Coordinación General de Gestión...

MANUAL DE PROCESOS DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LAS INSTALACIONES

COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

(J.2.5)

Versión 1.0, Revisión 1.0

© 2016 Dirección de Administración por Procesos – Coordinación General de Panificación y Gestión Estratégica MIDUVI

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

Queda reservado el derecho de propiedad de este documento, con la facultad de disponer de él, publicarlo, traducirlo o autorizar su traducción.

No se permite la reproducción total o parcial de este documento, ni su incorporación a un sistema informático, ni su locación, ni su transmisión en cualquier forma o por cualquier medio, sea éste escrito o electrónico, mecánico, por fotocopia, por grabación u otros métodos, sin el permiso previo y escrito de los titulares de los derechos y del copyright.

FOTOCOPIAR ES DELITO.

Otros nombres de compañías y productos mencionados en este documento, pueden ser marcas comerciales o marcas registradas por sus respectivos dueños.

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN POR PROCESOS

MANUAL DE PROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LAS INSTALACIONES

Versión: 1 .0.0 Página 2 de 18

3223210101121111110101

9

Interno Av. 10 de agosto 2270 y Luis Cordero – (593)2 2983600, Quito Ecuador

MIDUVI, 2016

LISTA DE CAMBIOS

Versión Fecha de ejecución

Descripción del cambio o eliminación

Fecha de vigencia

Solicitado por Responsable y/o Cargo

1.0 15/09/2016 Elaboración del Manual de Procesos

Septiembre- 2016

Ing. Silvia Gómez Directora de Servicios, Procesos y Calidad

DECLARACIÓN DE LIBERACIÓN: Este documento, con la versión indicada es para uso institucional de la Coordinación General de Planificación y Gestión Estratégica del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda y está sujeto a los controles de procedimientos de su emisor, la Dirección de Administración por Procesos. Comentarios, sugerencias o preguntas deberán ser direccionadas al emisor.




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

TABLA DE CONTENIDO

INFORMACIÓN GENERAL DEL DOCUMENTO ................................................................................ 1

FIRMAS Y APROBACIONES ............................................................................................................. 1

LISTA DE CAMBIOS ........................................................................................................................ 2

1.- Objetivos .................................................................................................................................. 4

1.1 Objetivo general ............................................................................................................ 4

1.2 Objetivos específicos ..................................................................................................... 4

2.- Alcance ..................................................................................................................................... 4

3.- Responsables............................................................................................................................ 4

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas ....................................................................................... 5

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso ...................................................................................... 5

6.- Información Básica del Proceso ............................................................................................... 6

6.1 Ficha del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ........................................ 6

6.2 Diagrama de flujo del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ................... 7

6.3 Matriz aclaratoria del proceso subproceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones 8

6.4.- Indicadores de gestión del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones .......... 9

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos .................................................................................. 10

8.- Descripción de los subprocesos ............................................................................................. 11

8.1 Subproceso control y seguimiento .................................................................................... 11

8.1.1. Ficha del subproceso de control y seguimiento ............................................................ 11

8.1.2 Controles del subproceso de control y seguimiento...................................................... 12

8.1.3 Diagrama de flujo subproceso de control y seguimiento .............................................. 12

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de control y seguimiento ........................................ 13

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control y seguimiento ................................... 14

9.- Anexos .................................................................................................................................... 15

9.1.- Ficha técnica y diagrama del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones ..... 15

9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control y seguimiento ................................... 17




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

PROCESO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA DE LAS

INSTALACIONES

1.- Objetivos

1.1 Objetivo general

Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los funcionarios y visitantes del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, a nivel nacional.

1.2 Objetivos específicos

Contar con un servicio de calidad, garantizado y cumpliendo con todos los

permisos de ley que rigen sobre el funcionamiento de las empresas de

Seguridad y Vigilancia.

Brindar seguridad a las instalaciones del Ministerio de Desarrollo Urbano y

Vivienda, sus bienes, sus funcionarios y visitantes, a nivel nacional.

Aportar a que los inmuebles y áreas abiertas del Ministerio de Desarrollo

Urbano y Vivienda, sean espacios seguros para el cumplimiento de los fines

asignados legal y constitucionalmente, a nuestra institución.

2.- Alcance

El servicio tiene un alcance para diez y nueve Direcciones Provinciales del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, distribuidas en 22 puestos de 24 horas y 5 de 12 horas, e incluye todas las acciones y servicios que se requieran para cumplir con los objetivos generales y específicos previstos en estos términos de referencia. Los inmuebles que actualmente requieren el servicio están detallados en el cuadro 1 y durante la ejecución contractual se podrán crear, modificar o suprimir puestos de seguridad e incluir o excluir bienes inmuebles donde se requiera el servicio.

3.- Responsables

Empresa prestadora del servicio de seguridad saliente

Ministerio del Interior

Director/a Financiero




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

Director/a Administrativo

Analistas de la Dirección Administrativa

Coordinador/a General Jurídico

Empresa prestadora del servicio de seguridad adjudicada

Administrador de Contrato

4.- Glosario de Términos y Abreviaturas

ABREVIATURAS DEFINICIÓN

CGJ Coordinación General Jurídica

DA Dirección Administrativa

DF Dirección Financiera

TÉRMINOS DEFINICIÓN

Adjudicación Dar dominio para la administración de bienes y/o recursos de una Institución

Certificación Presupuestaria

Documento legal que certifica la disponibilidad del recurso económico para la ejecución del rubro.

5.- Lineamientos y Políticas del Proceso

El administrador del contrato de conformidad con la metodología del servicio tendrá siempre la atribución y responsabilidad de definir el servicio a funcionar bajo principios de optimización y racionalización.

El Ministerio del Interior en sus atribuciones deberá emitir autorización mediante un informe técnico para la contratación de la empresa prestadora de servicios de seguridad.

El servicio de Seguridad y Vigilancia, se contratará a través de una empresa especializada que cuente con personal capacitado y cumpla con todos los requisitos técnicos y legales necesarios para su funcionamiento. El proceso se sujetará a las disposiciones contenidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones del SERCOP.




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

6.- Información Básica del Proceso

6.1 Ficha del proceso de seguridad y vigilancia de las instalaciones

Proceso:

Seguridad y vigilancia de las instalaciones

Código del Proceso: J.2.5

Descripción:

PROPÓSITO:

Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los funcionarios.

DISPARADOR:

Fin de contrato

ENTRADAS:

Sugerencias y necesidades de seguridad

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Realizar análisis de vulnerabilidad

Revisar instalaciones técnicamente

Realizar términos de referencia

Adjudicar a la empresa ganadora

SUBPROCESOS:

1. Control y seguimiento

Productos/Servicios del Proceso:

Producto incluye la descripción de productos

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:


Tipo de cliente: Interno y externo

Marco Legal:

ARTÍCULO NORMATIVA

Acuerdo Ministerial 051-15

Art. 2 Ley Orgánica de la Policía Nacional

Art. 1 Ley de Seguridad y Vigilancia Privada




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

6.2 Diagrama de flujo del proceso de seguridad y vigilancia de las

instalaciones




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

6.3 Matriz aclaratoria del proceso subproceso de seguridad y vigilancia de las

instalaciones

No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Realizar el análisis

de vulnerabilidad

del espacio

Analista de la

empresa

prestadora del

servicio

saliente

Anualmente la empresa prestadora del

servicio saliente como requisito principal

para entregar el cargo deberá hacerlo

mediante la presentación y/o realización del

análisis de vulnerabilidad del espacio.

2

Detectar

necesidades de

seguridad en el

sitio

Analista de la

empresa

prestadora del

servicio

saliente

Una vez realizado el análisis se detectarán

las necesidades de seguridad en el sitio, de

esto se desprenderá sugerencias y

necesidades de seguridad en el sitio

Sugerencias y

necesidades

3

Revisar las

instalaciones

técnicamente

Analista de la

Dirección

Administrativa

A la par la Dirección Administrativa mediante

sus analistas revisarán técnicamente las

instalaciones de la institución en lo que

refiere a alarmas, seguridad, espacio físico,

etc.

4

Planificar la

cobertura del

servicio

Analista de la

Dirección

Administrativa

Con los informes presentados tanto de la

dirección Administrativa y las sugerencias de

la empresa prestadora del servicio saliente se

planificará la cobertura del servicio que

prestará la empresa entrante.

5

Determinar

número de

personas y costo

Analista de la

Dirección

Administrativa

De la planificación realizada se determinará

el número de personas y el costo para cubrir

la necesidad de seguridad en las

instalaciones.

Informe con

número de

personas y

costo

6

Solicitar

Certificación

Presupuestaria

Director/a

Administrativo Se solicitará la certificación presupuestaria

Memorando

solicitando

certificación

presupuestaria

7 Certificación

Presupuestaria

Director/a

Financiero Subproceso de certificación presupuestaria

Certificación

presupuestaria

8 Solicitar informe y

autorización

Director/a

Administrativo

A la par de la solicitud de certificación

presupuestaria se solicitará el informe de

autorización para contratar el servicio de

seguridad y vigilancia.

Oficio

solicitando

informe y

autorización

9 Emitir autorización

e informe

Autoridades del

Ministerio del

Interior

Las autoridades del ministerio del interior

emitirán la autorización respectiva mediante

un informe.




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

6.4.- Indicadores de gestión del proceso de seguridad y vigilancia de las

instalaciones

N° Indicador Fórmula de

Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la

Medición

Frecuencia de Medición

1 Control y seguimiento

Informes con multas / total de informes recibidos) x 100

Porcentaje Dirección Administrativa

Quipux Anual

10

Realizar y remitir

términos de

referencia

Analista de la

Dirección

Administrativa

Una vez obtenido tanto la certificación

presupuestaria como la autorización del

Ministerio del Interior para la contratación

de la empresa de seguridad y vigilancia se

realizará y remitirá los términos de

referencia para su contratación.

Memorando

con términos

de referencia

11 Compras Públicas

Coordinador/a

General

Jurídico

Subprocesos de compras públicas Contrato

12 Adjudicar a la

empresa ganadora

Analista de la

Dirección

Administrativa

Se adjudicará a la empresa ganadora Adjudicación

13

Planificar entrega -

recepción del

puesto

Analista de la

Dirección

Administrativa

Al entregar el puesto la empresa prestadora

del servicio saliente a la empresa prestadora

entrante se lo hará mediante acta entrega

recepción del puesto en donde indicará

novedades y por menores del puesto de

trabajo.

1. Entrega -

recepción del

puesto;

2. Informe

14 Control y

seguimiento

Administrador

de Contrato

Se realiza el subproceso de control y

seguimiento

Informe de

control y

seguimiento




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

7.- Mapa de Interrelación de los Procesos




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

8.- Descripción de los subprocesos

8.1 Subproceso control y seguimiento

8.1.1. Ficha del subproceso de control y seguimiento

Subproceso:

Control y seguimiento

Código del Subproceso:

J.2.5.1

Descripción:

PROPÓSITO:

Verificar el cumplimiento mediante el control y seguimiento diario a lo acordado en las consignas al inicio del contrato.

DISPARADOR:

Necesidad de realizar el control y seguimiento de las empresas prestadora del servicio de seguridad contratada.

ENTRADAS:

Acta entrega recepción del puesto

Consigna de cada puesto

Informe de vulnerabilidad

ACTIVIDADES PRINCIPALES:

Realizar supervisión a los puestos

Determinar multas

Solicitar pago

Productos/Servicios del Subproceso:

Informe para proceder con la solicitud de pago

Responsable del Subproceso:


Tipo de cliente: Interno y externo




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

8.1.2 Controles del subproceso de control y seguimiento

ARTÍCULO NORMATIVA

Acuerdo Ministerial 051-15

Art. 2 Ley Orgánica de la Policía Nacional

Art. 1 Ley de Seguridad y Vigilancia Privada

8.1.3 Diagrama de flujo subproceso de control y seguimiento




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

8.1.4 Matriz aclaratoria del subproceso de control y seguimiento

No. Actividad Rol Descripción Documento

1

Determinar

consignas a cada

puesto

Analistas de la

empresa de

seguridad

adjudicada

Una vez adjudicado la empresa de seguridad

y vigilancia determinará las consignas de

cada puesto de trabajo. Consignas

2 Realizar informe de

vulnerabilidad

Analista de la

Dirección

Administrativa

El analista de la dirección financiera a la par

realizará informe de vulnerabilidad.

Informe de

vulnerabilidad

3

Acordar

cumplimiento entre

las partes

Analista de la

Dirección

Administrativa

Con el informe de vulnerabilidad y las

consignas de cada puesto de trabajo se

acordará el cumplimiento entre las partes

tanto de la empresa adjudicada como de la

Institución.

4 Realizar supervisión

a los puestos

Administrador

de Contrato

El administrador de contrato en sus

competencias realizará la supervisión diaria

a los puestos de trabajo según las consignas.

Apuntes diarios

5 Realizar informe Administrador

de Contrato

Mensualmente de acuerdo a las

supervisiones diarias realizadas por parte del

Administrador se realizará el informe para

determinar el cumplimiento e

incumplimiento.

¿Existe incumplimiento?

Si existe incumplimiento va a la actividad 6;

Si no existe incumplimiento va a la actividad

7.

Informe

6 Determinar multas Administrador

de Contrato

En caso de que el Administrador de Contrato

determine que existe incumplimiento en el

puesto de trabajo determinará las multas.

7 Reasignar informe Administrador

de Contrato

El informe se reasignará al Director/a

Administrativo.

Memorando

con informe

8 Remitir informe con

novedades

Administrador

de Contrato

Se realizará un oficio remitiendo el informe

con las novedades encontradas de la

supervisión del Administrador de Contrato.

Oficio con

informe

9 Validar informe

Analistas de la

empresa de

seguridad

adjudicada

El equipo de trabajo de la empresa de

seguridad adjudicada validará el informe

para gestionar el pago mediante oficio como

contestación a las novedades encontradas.

Oficio de

validación

10 Solicitar pago Director/a

Administrativo

Una vez receptado el informe de la empresa

de seguridad adjudicada se solicitará el pago




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

8.1.5.- Indicadores de gestión del subproceso control y seguimiento

N° Indicador Fórmula de

Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la Medición

Frecuencia de Medición

1 Control y seguimiento

(Informes con multas / total de informes recibidos) x 100

Porcentaje Dirección Administrativa

Quipux Anual

mediante el Director/a Administrativo,

cuando el expediente este completo.




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

9.- Anexos

9.1.- Ficha técnica y diagrama del proceso de seguridad y vigilancia de las

instalaciones

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 09/09/2016

CÓDIGO: J.2.3

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO

CÓDIGO PROCESO DE REFERENCIA


FISICOS

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)1

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 09/09/2016

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

Memorando con términos de referenciaAdjudicaciónEntrega recepción del puestoContrato

Director/a Financiero

Director/a de Planificación e Inversión

Ley de Seguridad y Vigilancia Privada; Art. 1

Reforma Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

Empresa prestadora del servicio Fin de contrato

Ley Orgánica de la Policía Nacional; Art. 2

Informe de entrega - recepción del puesto

Aprobado por: Enma Barros Revisado por: Ing. Silvia Gomez

Informe de control y seguimiento

DENOMINACIÓN

Fecha: 09/09/2016

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su Reglamento General y las Resoluciones del SERCOP

DENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Control y seguimiento(Informes con multas / total de informes recibidos) x

100

Oficio sil icitando informe y autorización

Oficio con autorización

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

El proceso se lo realiza anualmente e inicia con el fin del contrato de la empresa prestadora del servicio saliente hasta el control y seguimiento de la

seguridad y vigilancia de las instalaciones.

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Fin del contrato

Código

ENTRADAS

Empresa prestadora del servicio

Analistas del Ministerio del Interior

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Patricio Silva

Empresa prestadora del servicio

Procesos Adjetivos

INDICADORES

FICHA DE PROCESO

GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES, TRANSPORTE Y LOGÍSTICA

Seguridad y vigilancia de las instalaciones

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Dotar de un servicio de seguridad y vigilancia privada con el propósito de garantizar la custodia de los bienes institucionales y la seguridad de los

funcionarios y visitantes del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda, a nivel nacional.

CLIENTES

Dirección Administrativa

Anual

NO

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 09/09/2016


Coordinador/a General Jurídica

REGISTROS

InformeSugerencias y necesidades


PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

80%




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

9.2.- Ficha técnica y diagrama del subproceso control y seguimiento

TIPO DE PROCESO: Adjetivo

FECHA: 09/09/2016

CÓDIGO: J.2.3.1

VERSIÓN: 1.0

MACROPROCESO

PROCESO

SUBPROCESO



FISICOS

Computadoras

Teléfonos

Escritorios

DENOMINACIÓN

TIPO DEL PROCESO TIPO DE CLIENTE Interno

RESPONSABLE DEL PROCESO PROCESO Operación

LINEA BASETIEMPO DE CLICLO

(DIAS)1

PROCESO CERTIFICADOFECHA DE

CERTIFICACIÓN

Elaborado por: Ing. Daniel Gaona

Fecha: 12/09/2016

LINEA BASE

META

RESPONSABLE DE MEDICIÓN

FRECUENCIA DE CALCULOFUENTE PARA CALCULO

Oficio con informe

Administrador de contrato

Ley de Seguridad y Vigilancia Privada; Art. 1

Reforma Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Desarrollo Urbano y Vivienda

Entrega recepción del puesto

Ley Orgánica de la Policía Nacional; Art. 2

Aprobado por: Enma Barros Aprobado por: Enma Barros Revisado por: Ing. Silvia Gomez

Solicitud de pago

Apuntes diarios

Memorando con informe

Fecha: 12/09/2016

DENOMINACIÓNDENOMINACIÓN FORMULA DE CÁLCULO

Control y seguimiento(Informes con multas / total de informes recibidos) x

100

Dirección Administrativa

Anual

NO

OBJETIVO DEL PROCESO / SUBPROCESO

ALCANCE DEL PROCESO / SUBPROCESO

El proceso inicia con la entrega recepción del puesto de la empresa de seguridad saliente a la empresa de seguridad adjudicada hasta la solicitud de pago

mensual

CONTROLES / BASE NORMATIVA / INSTRUCTIVOS

DISPARADOR

Acta de entrega recepción del puesto

Código

Empresa prestadora del servicio saliente

ENTRADAS

Dirección Financiera

PRODUCTOS/SERVICIOS DEL PROCESO (SALIDAS)

Patricio Silva

Software de la institución

Empresa prestadora del servicio Hardware de la Institución

Procesos Adjetivos

INDICADORESOficio de validación

FICHA DE SUBPROCESO

GESTIÓN ADMINISTRATIVAGESTIÓN INTERNA DE SERVICIOS INSTITUCIONALES, TRANSPORTE Y LOGÍSTICA

Control y seguimiento

RECURSOS

HUMANOS TECNOLÓGICOS

Verificar el cumplimiento mediante el control y seguimiento diario a lo acordado en las consignas al inicio del contrato.

CLIENTES

INDICADOR No. 1

0 (según GPR)

Fecha: 12/09/2016


REGISTROS

ConsignasInforme de vulnerabilidad


Informe

PROVEEDORES

Quipux

INDICADOR No. 2

90%




3223210101121111110101

9


MIDUVI, 2016

Coordinación General de Gestión...

Documents

Transcript of Coordinación General de Gestión...