COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA
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ADUANA. DEL ECUADOR COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA CAI-012-2010 CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA INFORME GENERAL Examen Especial, a los estados procesales de los juicios coactivos, en el Distrito de Aduana de Quito, por el período comprendido entre el 02 de enero de 2006 y el 31 de diciembre de 2008
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ADUANA.
DEL
ECUADOR
COORDINACIÓN GENERAL DE AUDITORÍA INTERNA
CAI-012-2010
CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA
INFORME GENERAL
Examen Especial, a los estados procesales de los juicios coactivos, en el
Distrito de Aduana de Quito, por el período comprendido entre el 02 de enero de
2006 y el 31 de diciembre de 2008
y50 O P
CORPORACIÓN ADUANERA ECUATORIANA
EXAMEN ESPECIAL A LOS ESTADOS PROCESALES DE LOSJUICIOS COACTIVOS, EN EL DISTRITO DE ADUANA DE QUITO
Periodo comprendido entre el 02 de enero de 2006 y el, 31 de diciembre de2008.
ÍNDICE
CONTENIDO Pág.
CARTA DE PRESENTACIÓN
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examenObjetivo del examenAlcance del examenBase legalEstructura orgánica
1
22223
Objetivos de la entidad 3 - 4
Monto de recursos examinados 4
Servidores relacionados 4
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Evaluación de control internoInadecuada segregación de funciones para el ejercicio dela jurisdicción coactiva en el Distrito.
5 - 6
La Corporación Aduanera Ecuatoriana carece deuniformidad en el proceso de acción coactiva.
6 - 8
Desorganización en el manejo del archivo de los Juicios 9
Coactivos.
Error en la liquidación de intereses y costas procesales. 10 - 13
Autos de Pago pendientes de cancelación. 13- 15
Debilidades al momento de la notificación del Auto de Pago. 16 - 19
Juicios Coactivos Impugnados y en Estado de Excepción.19- 21
Anexo 1 Servidores relacionados 22 - 22Anexo 2 Cronograma de aplicación de recomendaciones 23 - 26
RELACIÓN DE SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
CAE: Corporación Aduanera Ecuatoriana
CAI: Coordinación General de Auditoría Interna
CGE: Contraloría General del Estado
GAD: Gerencia de Auditoría
LOA: Ley Orgánica de Aduana
SICE: Sistema Interactivo de Comercio Exterior
S/N: Sin número
USD: Dólares
Informe aprobado el:
Guayaquil,
SeñorGerente GeneralCorporación Aduanera EcuatorianaPresente
Hemos efectuado el examen especial a los estados procesales de los juicioscoactivos, en el Distrito de Aduana de Quito, por el período comprendido entre el 02 deenero de 2006 y el 31 de diciembre de 2008.
Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de AuditoríaGubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normasrequieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonablede que la información y la documentación examinada no contiene exposicioneserróneas de carácter significativo; igualmente, que las operaciones a las cualescorresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales yreglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentranexpresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en elpresente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata ycon el carácter de obligatorio.
Atentamente,Dios, Patria y
Lcda. C.P.A We y Enríquez SalazarCoordinadora g eneral de Auditoría InternaCorporación • duanera Ecuatoriana
CAPITULO I
INFORMACIÓN 1NTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial ejecutado a los estados procesales de los juicios coactivos, en el
Distrito de Aduana de Quito, por el período comprendido entre el 02 de enero de 2006 y
el 31 de diciembre de 2008, se efectuó con cargo al Plan Anual de Control 2010 de laCoordinación General de Auditoría Interna de la Corporación Aduanera Ecuatoriana,
debidamente aprobado por el señor Contralor General del Estado mediante Acuerdo 003CG de 13 de enero 2010 y en cumplimiento a la orden de trabajo 004-GAD, emitida el22 de marzo de 2010 por la Coordinadora General de Auditoría Interna de la CAE.
Objetivo del examen
• Verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la LOA y suReglamento; en el Código Tributario; y, en las disposiciones legales reglamentarias
y monetarias aplicable al procedimiento de acción coactiva seguidas en el Distritode Aduana de Quito.
Alcance del examen
El examen especial abarcó la revisión de los juicios coactivos emitidos en el Distrito de
Aduana de Quito, durante el periodo comprendido entre el 2 de enero de 2006 y el 31de diciembre 2008.
Base legal
La CAE es una persona jurídica de derecho público, de duración indefinida, patrimonio
del Estado, con autonomía técnica, administrativa, financiera y presupuestaria,
domiciliada en la ciudad de Guayaquil y con jurisdicción en todo el territorio nacional.Fue constituida mediante Ley 99, publicada en el Registro Oficial 359 de 13 de julio de
1998.Q
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Estructura orgánica
La Corporación Aduanera Ecuatoriana durante el período sujeto a examen se rigió por
el Reglamento Orgánico Funcional, publicado en el Registro Oficial 138 de 1 de agosto
de 2003 mismo que estuvo en vigencia hasta la expedición del nuevo Estatuto
Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, publicado en el Suplemento del
Registro Oficial 362 de 18 de junio de 2008. Con la siguiente estructura:
Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos
Directorio
o Coordinación General de Auditoría Interna
Gerencia General
o Subgerencia de Operaciones
Gerencias Distritales
Gerencia Distrital Quito
Secretaría General
Administrativo Financiero
Financiero
Asesoría Jurídica
Trámites operativos
Reclamos administrativos
Abandono, remate y venta directa
Patrocinio judicial
Coactivas
Despacho
Zona Primaria
Servicio de Vigilancia Aduanera
Objetivos de la entidad
Objetivo general
Facilitar las operaciones de comercio exterior y ejercer control sobre las
mercancías, personas y medios de transporte, de tal forma que se pueda
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determinar el correcto cobro de los tributos a fin de disminuir los tiempos de
despacho.
Objetivos específicos
Alcanzar efectividad en el control aduanero.
Mejorar la eficiencia en el proceso operativo aduanero
Institucionalizar la Corporación Aduanera Ecuatoriana
Crear una cultura aduanera en la sociedad
Monto de recursos examinados
El detalle de Juicio Coactivos emitidos en el periodo sujeto a examen es el siguiente:
Año Cancelados Pendientes
de
Cancelación
Juicios de
Excepción//
Impugnación
Dados de
bajaTotal
2006 41 08 06 13 68
2007 86 13 20 06 125
2008 30 03 06 01 40
Total 157 24 32 20 233
Servidores relacionados
La nómina de servidores relacionados con el examen se encuentra en el Anexo 1
4
CAPÍTULO II
RESULTADOS DE EXAMEN
Evaluación de Control Interno
Con oficios CAI-0453 y GAD-OF-JCQ-008, de 18 y 26 de mayo de 2010
respectivamente, se comunicaron tanto al Gerente General de la Corporación
Aduanera Ecuatoriana como al Gerente del Distrito de Aduana de Quito, los resultados
de la evaluación de control interno, constando como principales deficiencias, las
siguientes:
Inadecuada segregación de funciones para el ejercicio de la jurisdiccióncoactiva en el Distrito
Como parte de las responsabilidades de la Dirección de Asesoría Jurídica del Distrito,
está el ejercicio de la acción coactiva; para el efecto, con oficio GDQ-DAJQ-OF-(i)-055
de 1 de febrero de 2010, la directora del área designó a una persona como encargada
del proceso; quien cumple su labor, ejecutando las siguientes funciones: gestión de
cobro, abogado de coactivas, secretario ad hoc, elaboración de autos de pago,
citaciones, acciones cautelares, resoluciones para la firma del Gerente Distrital,
manejo del archivo, excepciones y ocasionalmente notificaciones.
Es decir, todo el proceso está a cargo de una misma persona, excepto la firma de
documentos, que corresponde al Gerente Distrital en su calidad de Juez de coactivas.
En la entrevista mantenida con la Directora de Asesoría Jurídica, manifestó que
cuando el servidor se ausenta, el proceso de coactivas se paraliza, situación que se
contrapone con lo establecido en el artículo 159 del Código Tributario que estipula:
"En caso de falta o impedimento del funcionario que deba ejercer la coactiva, lesubrogará el que le siga en jerarquía dentro de la respectiva oficina, quien calificará laexcusa o el impedimento".
Al respecto la norma de control interno 140-02 (actual 401-01) Separación de
funciones incompatibles, establece:
5
"La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir lasfunciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las tareas, demanera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reduccióndel riesgo de errores o acciones irregulares".
Conclusión
No existe separación de funciones en el ejercicio de la acción coactiva del Distrito de
Aduana de Quito, situación que podría derivar en un aumento del riesgo de error,
desperdicio o actividades incorrectas y en la posibilidad de no detectar tales
problemas.
Recomendación
Al Gerente Distrital
1. Conformará en coordinación con la Directora de Asesoría Jurídica del Distrito, un
equipo de trabajo de al menos dos personas, con la finalidad de que exista
separación de funciones en el ejercicio de la acción coactiva del Distrito de Aduana
de Quito.
La Corporación Aduanera Ecuatoriana carece de uniformidad en el proceso deacción coactiva
El procedimiento de acción coactiva de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, se
realiza a base de lo dispuesto en los artículos 8 letra h) y 21 de la Ley Orgánica de
Aduanas, según lo cual, de manera supletoria deben aplicarse las disposiciones del
Código Tributario en cuanto a esta materia se refiere.
El Gerente General mediante resolución GGN-GAJ-DJA-RE-1046 de 5 de septiembre
de 2008, desconcentró la facultad coactiva otorgada a su autoridad hacia los Gerentes
Distritales para que estos asuman dentro de su competencia territorial, la calidad de
funcionarios ejecutores tanto de obligaciones tributarias como no tributarias. Ordenó
que en cuanto a obligaciones tributarias el procedimiento se ciña a lo dispuesto en el
Capítulo V del Título II del Libro Segundo del Código Tributario, mientras que para
6
obligaciones no tributarias se apegue a la Sección 30 del Título II de la Codificación
del Código de Procedimiento Civil.
Distrito de Aduana de Quito
En el Distrito de Aduana de Quito, se determinó mediante entrevistas con el personal
de la Dirección Administrativa Financiera y de la Dirección de Asesoría Jurídica, que
en cuanto al cobro de costas procesales por juicios coactivos, se actúa de acuerdo con
el valor máximo dispuesto en el artículo 276 del Código Tributario, que estipula:
"Condena de costas.-...serán determinados según la importancia del asunto y el méritodel trabajo realizado, en un valor que en ningún caso superará al 10% del tributo quecausen las glosas desvanecidas o confirmadas, según corresponda".
Distrito de Aduana de Guayaquil
Por otra parte, el Gerente Distrital de Aduana de Guayaquil, con resolución 08336 de
18 de noviembre de 2008, publicada en el Registro Oficial 499 de 5 de enero de 2009,
resolvió regular los valores correspondientes a costas procesales a cargo del
coactivado, por concepto de ejecución de vía coactiva, bajo la siguiente escala:
Resolución Porcentaje del valor
por costa
Desde Hasta Valor Desde Hasta
20 200 20 100% 10%
201 499 30 15% 6.01%
500 999 50 10% 5%
1000 1499 70 7% 4.67%
1500 1999 100 6.67% 5%
2000 3999 200 10% 5%
4000 9999 300 7.5% 3%
10000 29999 400 4% 1.33%
30000 49999 500 1.67% 1%
50000 69999 600 1.2% 0.86%
70000 99999 700 1% 0.7%
100000 — 1000 1% <1%
7
Como se puede apreciar, en el caso del Distrito Guayaquil el valor de las costas para
las primeras dos escalas, supera el 10% del tributo establecido como máximo legal en
el Código Tributario, y para las últimas escalas el valor cobrado por costas es ínfimo.
A pesar de existir una normativa general, la entidad carece de un manual de
procedimientos e instructivos de trabajo que reglamenten aspectos específicos como
mecanismos relativos al control interno previo y concurrente, cálculos y periodicidad
para la presentación de informes de gestión y cobro, lo cual ha conllevado a que los
funcionarios que ejercen la acción coactiva, realicen liquidaciones de intereses sin
contar con una revisión del departamento financiero.
Al respecto la norma de control interno 200-07 Coordinación de accionesorganizacionales, en su parte pertinente señala:
"El control interno debe contemplar los mecanismos y disposiciones requeridos a efectoque las servidoras y servidores de las unidades participantes en la ejecución de losprocesos, actividades y transacciones de la institución, desarrollen sus acciones demanera coordinada y coherente, con miras a la implantación efectiva de la estrategiaorganizacional para el logro de los objetivos".
Conclusión
El ejercicio de la acción coactiva en la Gerencia Distrital de Quito se efectúa en
atención a las disposiciones legales, sin contar con un instructivo que refleje losrangos que son objeto de la acción coactiva, lo que conlleva al cobro discrecional por
parte de los servidores aduaneros.
Recomendación
Al Gerente General
2. A través de las Coordinaciones Generales de Gestión Aduanera y AsesoríaJurídica, elaborará un Reglamento para el ejercicio de la jurisdicción coactiva, así
como un instructivo que norme el cobro de las costas procesales, guiándose porlos principios de generalidad, progresividad, equidad, transparencia y simplicidad
administrativa, de conformidad con la normativa vigente.
8
Desorganización en el manejo del archivo de los Juicios Coactivos
El archivo de los expedientes de los juicios coactivos, de los años sujetos a examen,
no es el adecuado, por cuanto los documentos que ahí reposan, están ubicados enforma desordenada, dificultando las acciones de verificación y control; así como para
información de otros usuarios autorizados.
Esta debilidad evidencia la inobservancia de la norma de control interno 210-04
(actual 405-04) Documentación de respaldo y su archivo, señala:
"La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivopara la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos, con base enlas disposiciones técnicas y jurídicas vigentes."
Conclusión
La documentación relacionada al ejercicio de la jurisdicción coactiva del Distrito de
Aduana de Quito, no se encuentra en un archivo adecuado, debidamente clasificado y
conservado, dificultando su seguimiento y verificación, por parte de los usuarios
internos
Recomendación
Al Gerente Distrital
3.- Disponer a la Dirección de Asesoría Jurídica, se establezcan procedimientos que
aseguren la existencia de un archivo adecuado de los juicios coactivos, mismosque se mantendrán durante los plazos que fijen las disposiciones legales vigentes.
Para ello contará con el apoyo de la Secretaría General de la CorporaciónAduanera Ecuatoriana, quién verificara que los archivos documentales de la
Dirección de Asesoría Jurídica del Distrito, estén incluidos en el contrato de
modernización de manejo documental que fa entidad suscribió con la ESPOL; lamodernización de los archivos en el Distrito deberá contemplar infraestructura,
capacitación y ordenamiento técnico de los datos.
9
Error en la liquidación de intereses y costas procesales
De acuerdo al Reglamento Orgánico Funcional de la Corporación Aduanera
Ecuatoriana vigente hasta el 17 de junio de 2008, la acción coactiva se encontraba
entre las funciones y atribuciones del Departamento Administrativo Financiero de las
Gerencias Distritales, a partir del 18 de junio de 2008; esta acción forma parte de lasatribuciones y responsabilidades de las Asesorías Jurídicas Distritales.
De la revisión efectuada a los expedientes de los juicios coactivos, se determinó que
en las liquidaciones del cálculo de los intereses y costas procesales, realizadas en
forma manual en una hoja de Excel, existen diferencias en menos que fueroncobradas a los contribuyentes. Diferencias que fueron producto de: a) errores en la
sumatoria de intereses, b) consideración equivocada de la fecha desde que corría elcobro de intereses; y, c) sumatoria errónea de los títulos de crédito que amparaban un
auto de pago.
Mediante comunicación de 16 de abril de 2009, el servidor que actuaba de Secretario
Ad-Hoc, durante el periodo examinado, manifestó que entre sus funciones principales,se encontraban: elaboración de autos de pago, sean por títulos de crédito o garantías
vencidas; así como el cálculo de intereses más capital a la fecha que el deudor se
acercaba a cancelar.
Mediante comunicación de 11 de mayo de 2009, un servidor del DepartamentoAdministrativo Financiero, encargado de la emisión de las liquidaciones manuales
manifestó:
"Una vez iniciado el proceso coactivo con el auto de pago y el establecimiento demedidas cautelares, el contribuyente se acerca al departamento financiero para emitirla correspondiente liquidación en el módulo de Liquidaciones Manuales del SICE yproceder a cancelar el valor del título de crédito, las costas judiciales e intereses de serel caso. Una vez cancelada la liquidación en el Banco se procede a confirmar supago en el sistema SICE e informar al área de coactiva sobre la cancelación del autode pago".
Según las liquidaciones de intereses y costas procesales efectuadas por esta
Coordinación de Control, contrastadas con los documentos físicos que reposan en los1.1 ?
10
expedientes de los Juicios Coactivos, se determinó que existió una diferencia de
652,53 USD, que la entidad dejó de percibir por concepto de intereses y costas
procesales.
Al respecto el artículo 21 de la Ley Orgánica de Aduanas dispone:
"El Estado, a través de la Corporación Aduanera Ecuatoriana, podrá cobrarcoactivamente los tributos al comercio exterior y demás obligaciones como acreedor dela obligación tributaria aduanera, aplicando para ello las disposiciones contenidas en elCódigo Tributario".
Concomitantemente el artículo 86 del Código Tributario, establece:
"Los plazos o términos establecidos, en este Código o en otras leyes tributariasorgánicas y especiales, se contarán a partir del día hábil siguiente al de la notificación,legalmente efectuada, del correspondiente acto administrativo, y correrán hasta laúltima hora hábil del día de su vencimiento.- Los plazos o términos obligan por igual alos funcionarios administrativos y a los interesados en los mismos".
Con oficio GAD-OF-JCQ-012 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados a un
servidor del área Administrativo Financiero, que emitía y confirmaba las liquidaciones
manuales en el Sistema Interactivo de Comercio Exterior durante el periodo
examinado; quien con oficio ZPR-Q-OF-(i)-461 de 2010-07-20, manifestó:
"Mi función comprendía estrictamente la de ingresar manualmente la información alSistema lnteractivo de Comercio Exterior opción Liquidaciones Manuales los valores apagar por concepto de autos de pago de los juicios emitidos a los operadores decomercio exterior; más no la de elaborar, revisar y liquidar los mismos; es decirevitando ser juez y parte dentro del proceso coactivo...".
A la vez con oficio GAD-OF-JCQ-013 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados a
otro servidor del área Administrativo Financiero, que también realizaba las funciones
de emisión y confirmación de las liquidaciones en el SICE; manifestando con oficio
DDE-EQ-AFDQ-OF-(i)-130 de 19 de julio de 2010, que:
"...dichos cálculos eran realizados por los funcionarios de coactivas, en base a losdocumentos que reposan en esa dependencia, los mismos que remitían esta hoja decálculo con firma de responsabilidad a los funcionarios del DepartamentoAdministrativo Financiero, para la respectiva generación de la liquidación manual enbase a la información proporcionada
11
Con oficio GAD-OF-JCQ-014 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al
servidor que actuaba como Secretario Ad-Hoc en el área de Coactivas; quien .
mediante comunicación de 15 de julio de 2010 indicó, que los intereses se los
calculaba de igual manera para todos los juicios, considerando el interés de mora
establecido trimestralmente por el Banco Central y el Servicio de Rentas Internas, y
que el monto más el vencimiento los realizaba en un borrador para su remisión
posterior al Departamento Administrativo Financiero, quienes después de la revisión y
corrección respectiva, emitían la liquidación manual.
Con oficio GAD-OF-JCQ-026 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al Jefe
Administrativo Financiero del Distrito de Aduana de Quito, que actuó en el periodo del
3 de octubre 2005 al 14 de diciembre de 2009, quien con oficio CAE-ARC-2010-006
de 21 de julio 2010, señaló:
"El cálculo de las liquidaciones era realizado por un funcionario de la secciónCoactivas, para posteriormente ser revisado y liquidado por un funcionario de áreafinanciera, conforme a las funciones determinadas por mí, en calidad de JefeAdministrativo Financiero durante el periodo de análisis.- En la Institución no existe unmanual de procedimientos actualizado para la elaboración y cobro tanto de Títulos deCrédito como de Autos de Pago, así como tampoco un Sistema Informático que soportela gestión y regule procedimientos como el cálculo de intereses al cobrar Títulos deCrédito y/o Autos de Pago... siguiendo para esto un procedimiento manual, como únicaalternativa y por consecuencia, susceptible de errores de buena fe..."sic.
Los valores observados no fueron cancelados durante el trabajo de campo, a pesar
de las conversaciones mantenidas por parte de esta Coordinación de Control con los
servidores responsables, para que se gestione la liquidación de estos valores.
Opinión de Auditoría
Lo manifestado por los servidores, no modifica lo comentado por la Coordinación
General de Auditoría Interna.
Conclusión
Se determinó diferencias en las liquidaciones del cálculo de los intereses y costas
procesales, ocasionando que la entidad deje de percibir 652,53 USD.
12
Recomendación
Al Gerente Distrital
4.- Dispondrá a la Dirección de Asesoría Jurídica del Distrito Quito, verificar y
convalidar las hojas de Excel que se utilizan en los procesos coactivos, con la
finalidad de garantizar la exactitud de los cálculos, conforme a los procedimientos
establecidos para el efecto.
Autos de Pago pendientes de cancelación
Según los datos proporcionados por el servidor encargado de Coactivas y conforme elregistro de juicios elaborados para su control, se determinó que durante el período
examinado, se instauraron 233 procesos coactivos. De la revisión documental sedeterminaron 24 expedientes que se encuentran pendientes de cobro, es decir el 10%
del total de procesos instaurados, evidenciándose que el último procedimiento fue el
envío de medidas cautelares a la Dirección de Tránsito, Superintendencia de Bancos yAgencia de Garantía de Depósitos, cuyo monto total asciende a 26 940,62 USD.
Al respecto el segundo inciso del artículo 56 del Código Tributario señala:"No se tomará en cuenta la interrupción por la citación del auto de pago cuando laejecución hubiere dejado de continuarse por más de dos años...".
A su vez el artículo 164 del mismo cuerpo legal establece:"El ejecutor podrá ordenar, en el mismo auto de pago o posteriormente, el arraigo o laprohibición de ausentarse, el secuestro, la retención o la prohibición de enajenar losbienes".
Y el artículo 166 del código Ibídem, referente al embargo dispone:"Si no se pagare la deuda ni se hubiere dimitido bienes para el embargo en el términoordenado en el auto de pago; si la dimisión fuere maliciosa; si los bienes estuvierensituados fuera de la República o no alcanzaren para cubrir el crédito, el ejecutorordenará el embargo de los bienes que señale, prefiriendo en su orden: dinero, metalespreciosos, títulos de acciones y valores fiduciarios; joyas y objetos de arte, frutos orentas; los bienes dados en prenda o hipoteca o los que fueren materia de laprohibición de enajenar, secuestro o retención,- créditos o derechos del deudor . bienesraíces, establecimientos o empresas comerciales, industriales o agrícolas.- Paradecretar el embargo de bienes raíces, el ejecutor obtendrá los certificados de avalúocatastral y del registrador ole fa propiedad_ ".,)
13
El artículo 24 de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa dispone
que uno de los deberes de los servidores públicos, es:
"b. Desempeñar personalmente, las obligaciones de su puesto, las obligaciones de supuesto, con solicitud, eficiencia y con la diligencia que emplean generalmente en laadministración de sus propias actividades, cumpliendo las disposiciones reglamentariasde su dependencia".
Con oficio GAD-OF-JCQ-018 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al
encargado de Coactivas del Distrito de Aduana de Quito, quien con oficio DAJQ-
COAQ-0E-(i)-379 de 16 de julio 2010, señaló que:
"... el último paso del procedimiento coactivo es la imposición de las medidascautelares, mediante oficios dirigidos a la Superintendencia de Bancos y a la Comisiónde Tránsito, Transporte Terrestre y Seguridad Vial...".
Con oficio GAD-OF-JCQ-019 de 14 de julio de 2010, se comunicó de esta observación
a la Abogada de Coactivas, actuante en el período comprendido entre el 01 de Enero
de 2006 y 29 de marzo de 2007, quien manifestó mediante comunicación de 21 de
julio de 2010, lo siguiente:
"... el hecho de que no hayan sido cancelados dichos juicios coactivos a la fecha, nosignifica que no se haya ejercido el procedimiento o acción coactiva para recabartributos aduaneros...".
Se comunicó con oficio GAD-OF-JCQ-020 de 14 de julio de 2010, al Abogado de
Coactivas actuante en el periodo comprendido entre el 30 de marzo de 2007 al 30 de
junio de 2007, sin recibir respuesta hasta el 22 de julio de 2010.
Con oficio GAD-OF-JCQ-021 de 14 de Julio de 2010 se comunicó resultados a la
Abogada de Coactivas, que actuó en el período comprendido entre el 1 de julio de
2007 y 1 de diciembre de 2008, en el que informó que el 1 de diciembre de 2008,
realizó el acta entrega recepción correspondiente a su cargo, evidenciándose que a
esa fecha existían 18 procesos coactivos pendientes de cancelación.
De lo comentado no se evidencian informes y/o bitácoras en donde se señalen las
gestiones realizadas por Coactivas para la recaudación de los valores durante el
período sujeto a examen, lo cual se contrapone a lo señalado en las Normas de
Control Interno 110-08 Titulo: Actitud hacia el control interno y 130-05 Herramientas
para Evaluar las actividades de monitoreo y/o supervisión.
14
La inobservancia de las disposiciones legales y normas de control antes descritas, por
parte de los funcionarios de Coactivas y Financiero, ocasiono que fa entidad no
cuente con un informe que contenga las pautas y pasos a seguir, paraca recaudación
y/o realización del monto total por 26 940,62 USD, correspondientes a los 24 casos
de autos de pagos pendientes de cancelación.
Opinión de Auditoría
Lo manifestado por los servidores, no modifica lo comentado por la Coordinación
General de Auditoría Interna.
Acciones tomadas por la entidad
Se evidenció que la entidad como último procedimiento realizó el pedido de medidas
cautelares a la Dirección de Tránsito, Superintendencia de Bancos y Agencia de
Garantía de Depósitos, para los 24 expedientes que por un monto de 26 940,62 USD,
se encuentran pendientes de cobro.
Conclusión
La entidad no cuenta con un Informe en el que se detalle el estado actual de los 24
procesos coactivos pendientes de cancelación, ocasionado por la falta de acción
oportuna por parte de la entidad, mismos que podrían derivar en prescripción de las
obligaciones.
Recomendación
Al Gerente Distrital
5.- Dispondrá al Director de Asesoría Jurídica, realice un análisis del estado de los
procesos coactivos, a fin de verificar si se han establecido las medidas cautelares
pertinentes y posterior cobro de los tributos rla recaudadas.
15
Debilidades al momento de la notificación del Auto de Pago
De la revisión efectuada a 233 expedientes de juicios coactivos, se observó que el
51,07% de las notificaciones de autos de pago, presentaron debilidades:
Novedades Número de juicioscoactivos
No se evidencia notificaciones de auto de pago 7
No se evidencia tres notificaciones de los autos de pago 11
Notificaciones realizadas solamente al importador o alagente de aduana
15
Los casilleros de notificaciones están en blanco 62
Notificaciones sin fechas de recepción 16No se han realizado notificaciones en la prensa pordesconocimiento de la dirección, ya sea del importador y/oagente de aduana.
8
TOTAL 119
Adicionalmente, los siguientes autos de pago fueron notificados aproximadamente
once meses después de la fecha de emisión de los citados autos:
No. Auto Fecha de emisión Fecha de notificación010-2007 22-01-2007 17-12-2007013-2007 22-01-2007 17-12-2007016-2007 24-01-2007 17-12-2007017-2007 25-01-2007 17-12-2007018-2007 30-01-2007 17-12-2007019-2007 30-01-2007 17-12-2007020-2007 02-02-2007 17-12-2007022-2007 30-01-2007 17-12-2007024-2007 02-02-2007 17-12-2007031-2007 02-02-2007 17-12-2007050-2007 22-02-2007 30-05-2008
Por lo que se evidencia que los formularios de notificaciones no han sido objeto de una
revisión periódica por parte de los servidores de coactivas, para verificar la correctautilización de los documentos utilizados para el efecto.
Si bien es cierto que estas debilidades en el procedimiento de notificación, no
derivaron en reclamos por parte de los contribuyentes durante et perlado examinado,
las mismas pudieron ocasionar prescripción a dar de baja un juicio coactivo par falta
de formalidades.
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Los artículos 105 y 106 del Código Tributario, estipulan:
"Notificación es el acto por el cual se hace saber a una persona natural o jurídica elcontenido de un acto o resolución administrativa...- La notificación se hará por elfuncionario o empleado a quien la ley, el reglamento o el propio órgano de laadministración designe. El notificador dejará constancia, bajo su responsabilidadpersonal y pecuniaria, del lugar, día, hora y forma de notificación".
Concomitante con lo señalado por el Código Tributario, el artículo 74 del Código de
Procedimiento Civil establece:
"En el proceso se extenderá acta de la citación, expresando el nombre completo delcitado, la forma en que se la hubiere practicado y la fecha, hora y lugar de la misma.-De la notificación, el actuario sentará la correspondiente razón, en la que se haráconstar el nombre del notificado y la fecha y hora de la diligencia. En una sola razónpodrá dejarse constancia de dos o más notificaciones hechas a distintas personas.- Elacta respectiva será firmada por el actuario".
A su vez el artículo 92 del citado cuerpo legal menciona:
"Las citaciones y notificaciones se harán a más tardar, dentro de veinticuatro horas,contadas desde aquella en que se firmare la providencia...".
Con oficio GAD-OF-JCQ-22 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al
secretario Ad-Hoc actuante en el periodo analizado, quien mediante comunicación de
15 julio de 2010, señaló que las notificaciones las realizaba voluntariamente, de
acuerdo a instrucciones recibidas por el abogado ejecutor; agregando que todas las
notificaciones se realizaron ya sea al importador y/o al agente.
En comunicación recibida en la Coordinación General de Auditoría el 16 de Julio de
2010, mismo que da respuesta a la comunicación de resultados GAD-OF-JCQ-23 de
14 de julio de 2010, la abogada de Coactivas actuante en el periodo 2008, señaló que
los procesos coactivos fueron entregados a los notificadores para su trámite
pertinente, y en los casos de notificaciones por la prensa al Jefe Administrativo
Financiero del Distrito.
Con oficio GAD-OF-JCQ-24 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados a la
abogada de Coactivas, actuante en el periodo comprendido entre el 1 de enero de
2006 y el 29 de marzo de 2007, quien con comunicaciones de 21 y 29 de julio de
2010, respectivamente señaló que entre sus funciones no constaban las delf
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notificación de autos de pago, y que con respecto a la demora de las notificaciones, se
debió al tiempo que se utilizó en ubicar el lugar de los domicilios de los coactivados,
que constan en el título de crédito, Insta llegar a la decisión de notificarlos por la
prensa.
Con oficio GAD-OF-JCQ-26 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al servidor
que desempeñó el cargo de Jefe Administrativo Financiero en el Distrito de Aduana de
Quito, durante el periodo analizado, quien con oficio CAE-ARC-2010-006 de 21 de
Julio de 2010, señaló:
"...la Jefatura Departamental a mi cargo en las fechas de análisis como una de lasGerencias Distritales de turno, asignamos por escrito las responsabilidades específicasque cada funcionario de la sección Coactivas debía cumplir dentro del área, bajo ladirecta supervisión y responsabilidad del funcionario que fungía como AbogadoEjecutor... Era este funcionario quien debía coordinar las acciones de la secciónCoactivas en general, y particularmente supervisar las labores del Notificador, delSecretario Ad Hoc, de la Asistente Administrativa y las propias suyas, debiendoinformar escrito (sic) a la Jefatura Administrativa Financiera de presentarse cualquiernovedad o procedimiento adicional que rebasara la gestión de la sección Coactivascomo por ejemplo notificaciones no realizadas, requerimientos de notificaciones por laprensa, para lo cual debía presentar el extracto del texto a ser publicado parapreviamente solicitar la autorización a la Gerencia Distrital...".
Con oficio GAD-OF-JCQ-25 de 14 de julio de 2010, se comunicó resultados al servidor
que actuó en calidad de Abogado de Coactivas de 30 de marzo 2007 al 30 de junio
de 2007, sin recibir respuesta hasta el 22 de julio de 2010.
Opinión de Auditoría
Lo manifestado por los servidores, no modifica lo comentado por la Coordinación
General de Auditoría Interna.
Conclusión
El 51,07% de los juicios coactivos analizados presentaron debilidades en el proceso
de notificación de los autos de pago, generando un alto riesgo de dar de baja un
proceso coactivo, o de caer en la prescripción de una acción de cobro.
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Recomendaciones
Al Gerente Distrito'
Dispondrá a la Dirección Administrativa Financiera, proveer de los medios y
recursos necesarios para las diligencias dispuestas dentro del proceso coactivo,
toda vez que estos gastos serán restituidos por los deudores cuando cancelen su
obligación.
Dispondrá que previo al envío a la Dirección de Asesoría Jurídica, de los títulos de
crédito, garantías o multas vencidas, el área que remita los mismos, deberá detallaren forma clara y precisa la dirección del domicilio o lugar de trabajo del deudor, con
nombres de calles, avenidas, intersecciones, número del inmueble y de ser posible
número telefónico. Igualmente, el nombre completo de la persona natural o jurídica.
A la Directora de Asesoría Jurídica
8.- Efectuará revisiones periódicas de las notificaciones emitidas por concepto de auto
de pago de los juicios coactivos, adicionalmente dispondrá al servidor encargadode las notificaciones de auto de pago de los juicios coactivos, se siente la
correspondiente razón, señalando el nombre completo del notificado, la forma en
que la hubiere practicado y la fecha, hora y lugar de la misma. Finalmente el actade notificación deberá ser firmada por el actuario.
Juicios Coactivos Impugnados y en Estado de Excepción
De la revisión efectuada a los expedientes de los procesos coactivos, se observó quevarios de ellos se encuentran: con juicios de excepción, impugnados ante el Tribunal
Distrital o con reclamos administrativos, mismos que: seis corresponden al año 2006,
veinte al 2007 y seis al año 2008, dando un valor de 1 402 985,80 USD.
En relación a estos procesos, no se evidencia el estado actual de los mismos y uncronograma de actividades e informe de labores en las visitas efectuadas por parte de
los funcionarios del departamento jurídico en que se detalle en forma pormenorizada (";*
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cada una de las diligencias ejecutadas respecto a los procesos judiciales iniciados ante
el Tribunal Distrital Fiscal.
Al respecto, el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la
Corporación Aduanera Ecuatoriana, publicado en el Suplemento del Registro Oficial
362 del 18 de junio de 2008, señala como misión de la Dirección de Asesoría Jurídica:
"Brindar asesoramiento completo e integral en materia jurídica a la máxima autoridadaduanera del distrito correspondiente, que viabilice una operación aduanera ágil yeficiente, así como un patrocinio institucional que garantice los intereses del estado".Constando entre sus productos: "Defensa en juicio de excepciones y acción directa".
Con oficio GAD-OF-JCQ-017 de 14 de julio de 2010 se comunicó resultadosparciales a la Asesora Jurídica, actuante en el periodo analizado, quien con
comunicación de 21 de julio de 2010, señaló el estado actual en el que se encuentranlos juicios de excepción, impugnación y reclamos administrativos.
Así también, con oficios GAD-OF-JCQ-015 y 016 de 14 de julio de 2010, se comunicó
resultados a los ex servidores de Asesoría Jurídica, relacionados con el proceso
coactivo, sin recibir respuesta hasta la lectura del borrador de informe.
La falta de seguimiento, monitoreo e impulso a las causas legales por casos de juicios
coactivos impugnados y en estado de excepción, dio lugar a que la entidad no cuentecon un control interno idóneo y acertado de dichos procesos.
Conclusión
Treinta y dos procesos coactivos, se encuentran impugnados o con juicios de
excepción, ante el Tribunal Distrital Fiscal, sin observarse por parte de la entidad un
adecuado seguimiento, monitoreo e impulso a dichos procesos judiciales, dando lugar aque la entidad no cuente con un control interno idóneo y acertado de dichos procesos. e
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Atentamente,Dios, Patria y
Recomendación
Al Gerente Distrital
9.- Dispondrá a la Directora de Asesoría Jurídica, realice una bitácora en la que se
registre el número de juicio coactivo ligado con el número de juicio de impugnación
o excepción, con la finalidad de efectuar un seguimiento oportuno de los procesos
judiciales, verificar el estado del mismo y facilitar las actividades de control.
Lcd C.P. Wen. Enríquez SalazarCoordinadora G- eral de Auditoría InternaCorporación Aduanera Ecuatoriana
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