Instructivos Convertir archivos de Excel a TXT – Transferencia de Datos 15/09/2017 Dirección de Desarrollo – Gerencia TIC’s - Medimás EPS

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Descripción Descripción del objetivo del documento

Paso a paso

Paso 1 Recuerde que el archivo de Excel que desea convertir solo debe tener una hoja activa con todos

los datos.

Forma Correcta

Forma incorrecta

Paso 2 En Excel, seleccione la opción de “Guardar como”, y en las opciones del Tipo de archivo seleccione

Texto( delimitado por tabulaciones)

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Paso 3 Al intentar guardar, de forma automáticamente se despliega un mensaje que dice: “Nombre del

archivo.txt puede tener características no compatibles con Teto (delimitado por tabulaciones)

¿Desea mantener el formato del libro?” Debe seleccionar la opción Sí.

Paso 4 En este momento debe cerrar el archivo de Excel y se abre el archivo de texto que acaba de crear

haciendo doble clic, sobre el mismo, generalmente se usa el programa bloc de notas para abrirlo

Paso 5 Después diríjase a la opción del menú Edición realice clic sobre la opción “remplazar”

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Paso 6 En la ventana que aparece, escriba " " en el espacio "Buscar" y en el espacio "remplazar por"

escriba el símbolo pipeline "|" exigido por el ministerio.

Paso 7 Presione el botón "Remplazar todo", de esta manera se remplazarán las tabulaciones por el

símbolo pipeline.

Paso 8 El Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505, no permite datos diferentes

(nombres de las variables, numeración de cada variable, comillas etc.) a los registrados para cada

una de las variables o la guía del archivo. Esos datos deben ser eliminados, esto se puede hacer en

este momento.

Primero se deben seleccionar los datos a eliminar (generalmente se ubican al inicio del archivo)

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Paso seguido puede usar la tecla borrar.

La resolución 4505 exige que los archivos tengan un registro de control al inicio de los mismos, si el

archivo no contiene este registro el Aplicativo Medio de Transferencia de Datos Resolución 4505,

no lo aceptara. Esta contiene 5 variables separadas por el simbolo pipeline”|”, las variables son:

Tipo de registro: siempre debe ser el número uno (1) valor que significa que el registro es de

control

Código de la EPS o de la Dirección Territorial de Salud: Corresponde al Código asignado por la

Superintendencia Nacional de Salud en el caso de las EPS y para las Direcciones Territoriales de

Salud, el código del Departamento DIVIPOLA

Fecha inicial del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe

corresponder a la fecha de inicio del período de información reportada.

Fecha final del período de la información reportada: En formato AAAA-MM-DD. Debe

corresponder a la fecha final del periodo de información reportada y debe coincidir con la fecha de

corte del nombre del archivo.

Número total de registros de detalle contenidos en el archivo: Debe corresponder a la cantidad

de registros tipo 2 (cantidad de pacientes reportados), contenidos en el archivo.

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Ejemplo: 1|EPSS03|2013-04-01|2013-06-30|4

Una vez ingresado el registro de control vaya a "Archivo, Guardar como"

En la opción "Codificación" seleccione el ítem ANSI exigido por el Ministerio

Presione el botón "Guardar"

Se desplegara el mensaje de advertencia “Nombre del archivo.txt ya existe”, “¿Desea

remplazarlo?” presione el botón “Si”

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El nombre final del archivo a validar debe cumplir con la siguiente estructura:

No

Componente

del nombre

del archivo

Valores

permitidos o

formato

Descripción Longitud

Caracteres

1 4505 Numérico Número de la resolución, no debe ser

modificado 4

2

Fecha de

corte

(AAAAMMDD)

Numérico

Fecha de corte de la información

reportada, correspondiente al último día

calendario del período de información

reportada. No se debe utilizar ningún tipo

de separador.

8

3 Código de EPS Alfanumérico

Es el código de la EPS a la que se reporta

información.

Ejemplo:

Medimás Pos-C:

Medimás Pos-S:

6

4

Código único

de

habilitación

Numérico

Número único de habilitación, este es

asignado por el Ministerio de Salud y de la

Protección Social a cada IPS

Ejemplo:

110010485717

12

5 Consecutivo

de archivo Numérico

Corresponde al número de archivo

reportado por periodo. Es un número que

aumenta en forma ascendente iniciando

en 01 , si requiere reportar más archivos

se asigna 02,03, 04 etc

2

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

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1. En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, corresponde a los siguientes:

A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha.

2. Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con

extensión .txt

3. Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras

MAYÚSCULAS, sin caracteres especiales y sin tildes.

4. El separador de campos debe ser pipe (|), y debe ser usado exclusivamente para este fin.

Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial pipe

(|).

5. Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter

especial.

6. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles.

Para los campos que se permita valores decimales, se debe usar el punto (.) como

separador de decimales.

7. Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el carácter

guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.

8. Las longitudes de campos definidas en los registros de control y detalle de este anexo

técnico se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir que los datos

pueden tener una longitud menor al tamaño máximo.

9. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo

tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.

10. Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados

por la vocal ‘O’ la cual es un carácter diferente a cero.

11. Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de

registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro

12. Los archivos deben estar firmados digitalmente.