CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2021
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CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCION Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01 Página 1 de 33 CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCIÓN 2021 Id Control Tipo de control Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración control corte 30 de agosto de 2021 (1) Responsable (1.2) Segregación de funciones del responsable (2) Periodicidad (3) Propósito (4) Como se realiza la actividad de control (5) Observaciones o desviaciones (6) Evidencia de la Ejecución del control 01 El director administrativo de planeación verifica que el proceso de seguimiento sea continuo y sistemático de recolección y análisis de información que permita determinar el grado de avance hacia las metas, de tal forma que retroalimente el ciclo de la gestión pública. Preventivo Afecta Probabilidad Director Administrativo de Planeación SI Trimestral Prevenir Se realiza generando información de manera sistemática que permita medir los avances y el cumplimiento de las metas, requiere de la formulación y selección de indicadores para cada uno de sus eslabones. Se investiga y resuelven de manera oportuna Actas o constancias del seguimiento a las políticas públicas. Desde el diseño del control se cumple con los lineamientos establecidos, a la fecha no se puede evidenciar la ejecución de los controles, toda vez que están proceso de construcción y socialización Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de RIESGO Manipulación de información en conceptos y seguimiento de las políticas públicas. RESPONSABLE DEL RIESGO Direccionamiento estratégico TIPO DE RIESGO Corrupción
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la Ejecución del control
01
El director administrativo de planeación verifica que el proceso de seguimiento sea continuo y sistemático de recolección y análisis de información que permita determinar el grado de avance hacia las metas, de tal forma que retroalimente el ciclo de la gestión pública.
Preventivo Afecta Probabilidad
Director Administrativo de Planeación
SI
Trimestral
Prevenir
Se realiza generando información de manera sistemática que permita medir los avances y el cumplimiento de las metas, requiere de la formulación y selección de indicadores para cada uno de sus eslabones.
Se investiga y resuelven de
manera oportuna
Actas o constancias del seguimiento a las políticas públicas.
Desde el diseño del control se cumple con los lineamientos establecidos, a la fecha no se puede evidenciar la ejecución de los controles, toda vez que están proceso de construcción y socialización Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de
RIESGO Manipulación de información en conceptos y seguimiento de las políticas públicas.
RESPONSABLE DEL RIESGO Direccionamiento estratégico
TIPO DE RIESGO Corrupción
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tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo, el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo
02
El director administrativo de planeación Constata que se generen alertas tempranas para la consecución de las metas.
Detectivo Afecta Impacto
Director Administrativo de Planeación
SI
Trimestral
Detectar Se verifica la existencia de alertas tempranas.
Se le da trámite de manera oportuna
Acta de revisión de alertas tempranas
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo, el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación
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es a precisarlo.
RIESGO Posibilidad de direccionamiento en la formulación de proyectos con la finalidad de incurrir en la desviación de los recursos públicos.
RESPONSABLE DEL RIESGO Direccionamiento estratégico TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la Ejecución
del control
01
Los directivos y jefes de dependencia verifican el cumplimiento de criterios de viabilidad del proyecto.
Detectivo Afecta Impacto
Directivos y jefes de dependencia
SI
Anual
Detectar
Se realiza la viabilidad de los proyectos mediante el aplicativo SUIFP TERRITORIO de manera anual cuando se registran los ´proyectos en el Banco de Programas y Proyectos, el rol es ejercido por los directivos de cada dependencia y los profesionales del Banco de Programas y proyectos verifican que se cumpla con esta actividad.
Se investiga y resuelven de
manera oportuna
Ficha resumen del proyecto de SUIFP TERRITORIO Concepto de verificación de los criterios
En el Instituto no aplica el SUIFP TERRITORIO
Se invita a revisarlo. Debe establecerse un control que se ajuste a la realidad del Instituto.
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RIESGO Posibilidad de direccionamiento en la formulación de proyectos con la finalidad de incurrir en la desviación de los recursos públicos.
RESPONSABLE DEL RIESGO Direccionamiento estratégico
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
02
El director administrativo de planeación verifica en el registro del Banco de Proyectos que los recursos solicitados se encuentran en el presupuesto y en el Plan de Acción.
Preventivo Afecta Probabilidad
Director administrativo de planeación
SI
Trimestral
Prevenir
De manera trimestral se hace seguimiento al proyecto mediante el Plan de Acción y cada que se registra un proyecto se verifica con el presupuesto y la programación en el Plan de Acción.
Se investigan y se resuelven de manera oportuna
Registro del Banco de proyectos y Plan de Acción ejecutado
Se invita a revisar si el control ataca la causa del mismo. Se sugiere por ejemplo, un control en el que se verifique que el proyecto esté alineado, con el Plan de Desarrollo Municipal y en coherencia con ello, con el Plan
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de Acción del Instituto.
RIESGO Posibilidad de ocultamiento o manipulación información relacionada con la planeación, la inversión, sus resultados y metas alcanzados.
RESPONSABLE DEL RIESGO Direccionamiento estratégico TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El director administrativo de planeación constata que se realice de manera oportuna la publicación de los resultados de la gestión, con el fin de mantener informada a la
Preventivo Afecta probabilidad
Director Administrativo de planeación
SI
Trimestral
Prevenir
Se revisan los informes de resultados de la gestión
Se investiga y resuelven de
manera oportuna
Informes de gestión y publicaciones
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo, el
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Entidad y grupos de valor.
instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
02
El director administrativo de planeación verifica que se publique el seguimiento a los proyectos de inversión y metas del plan de desarrollo.
Preventivo Afecta probabilidad
Director Administrativo de planeación
SI
Trimestral
Prevenir
Se verifica la publicación de los informes de seguimiento a los proyectos de inversión y metas del plan de desarrollo
Se investiga y resuelven de
manera oportuna
Seguimientos publicados. Acta
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo. (Se revisará en un Comité? Queda un informe de la verificación?).
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RIESGO Posibilidad de asignación indebida de permisos para el acceso y uso de servicios tecnológicos no autorizados.
RESPONSABLE DEL RIESGO Funcionario encargado de TIC y soporte tecnológico TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de autoridad
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la Ejecución
del control
01
El funcionario encargado de TIC y soporte tecnológico verifica que se hayan registrado todas las eliminaciones, actualizaciones o creaciones de usuarios una vez Realizada la validación por parte de los dueños de la información durante la depuración de usuarios.
Detectivo Afecta Impacto
Funcionario
encargado de TIC y soporte tecnológico
SI
Mensual
Detectar
Se realiza depuración de usuarios y se registran las eliminaciones, actualizaciones o creaciones de usuarios.
Se tramita y se resuelve de manera oportuna
Registros de la depuración de usuarios.
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
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RIESGO Posibilidad de hurto de bienes por parte del servidor público en beneficio propio o de un tercero
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión de bienes y servicios
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la Ejecución
del control
01
Los Gerentes y jefes de dependencia verifican que se realice de manera oportuna la asignación de consecutivo a los bienes que ingresan al inventario (placa y número de ingreso).
Preventivo Afecta probabilidad
Directivos y jefes de dependencia
SI
Mensual
Prevenir
Se realiza Asignación oportuna de consecutivos, placas y número de ingreso a los a los bienes
Se le da trámite de manera oportuna
Inventarios actualizados
Se invita a revisar si la causa es por el movimiento de personal o el traslado de bienes entre dependencias. Se invita a revisar si el control ataca la causa del mismo. Al cruzar las causas con el control, se
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dificulta entender el nexo entre ambos.
02
Los gerentes y
jefes de
dependencia
verifican que los
sistemas de
seguridad de
sus
dependencias
sean eficientes.
Preventivo Afecta probabilidad
Directivos y jefes de dependencia
SI
Mensual
Prevenir
Se verifica que los sistemas de seguridad funcionen correctamente y se hace los respectivos mantenimientos o ajustes.
Se le da trámite de manera oportuna
Actas o informes de verificación y mantenimientos
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
RIESGO Posibilidad de adulteración o sustracción de la documentación.
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Documental
TIPO DE RIESGO Corrupción
Criterios de evaluación de los controles (variables)
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Id Control Tipo de control
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
01
El profesional de archivo y almacén verifica que se descargue la consulta del material documental en los formatos respectivos
Detectivo Afecta Impacto
Profesional de archivo y almacén
SI
Semanal
Detectar
Se realiza descarga de la consulta documental periódicamente.
Se da tramite y resuelve de manera oportuna
Formatos descarga consulta documental
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
02
El profesional de archivo y almacén revisa que las Políticas, directrices y herramientas archivísticas se encuentren debidamente establecidas e implementadas
Preventivo Afecta Probabilidad
Profesional de archivo y almacén
SI
Bimestral
Prevenir Se revisan y ajustan las políticas, directrices y herramientas archivísticas implementadas.
Se investiga y resuelve de manera oportuna
Actas de reunión Política y directrices establecidas e implementadas
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras
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por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
RIESGO Posibilidad de manipulación de la información de las acciones correctivas, preventivas o de mejora para favorecer a funcionarios o a terceros.
RESPONSABLE DEL RIESGO Mejoramiento continuo TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
Los líderes de los procesos realizan seguimiento al cumplimiento de las
Preventivo Afecta Probabilidad
Líderes de los
procesos
SI
Trimestral
Prevenir
Se consultan los informes de seguimiento a
Se investiga y se resuelve de
Informes de seguimiento a
Se invita a revisar controles adicionales,
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acciones, en atención a la primera línea de defensa y revisar el estado de avance de las acciones definidas en los planes de mejoramiento de acuerdo con los plazos establecidos.
planes de mejoramiento de por parte del responsable de la acción.
manera oportuna
los planes de mejoramiento
para las causas de “existencia de una cultura de corrupción” y “presiones de funcionarios con poder de decisión”. Controles tales como, seguimientos en el marco del Comité de Gestión y Desempeño Institucional”
RIESGO Posibilidad de manipulación la información de las acciones correctivas, preventivas o de mejora para favorecer a funcionarios o a terceros.
RESPONSABLE DEL RIESGO Mejoramiento continuo
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
02
Los líderes de los procesos revisan los controles y la trazabilidad
Preventivo Afecta Probabilidad
Líderes de los
procesos
SI
Bimestral
Prevenir
Se realiza seguimiento y evaluación constante a los controles y
Se investiga y se resuelve de
manera oportuna
Informes de seguimiento y evaluación
Se invita a revisar controles adicionales, para las causas de
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desde que se identifica la situación crítica, la formulación de acciones y el seguimiento y cierre de las acciones
trazabilidad del procedimiento
“existencia de una cultura de corrupción” y “presiones de funcionarios con poder de decisión”. Controles tales como, seguimientos en el marco del Comité de Gestión y Desempeño Institucional”
RIESGO Posibilidad de que se configure conflicto de interés RESPONSABLE DEL RIESGO Evaluación Independiente TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento
valoración control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia
de la Ejecución del control
01
El jefe de control
interno verifica
antes de cada
auditoría que los
auditores hayan
diligenciado el
Preventivo
Afecta
Probabilidad
Jefe de
Control Interno
Y Gerente
(para la
verificación del
SI
Para cada
auditoría
Prevenir
El jefe de control
interno, una vez
aprobado el Plan
Anual de Auditoría
envía al equipo
auditor el formato de
no impedimentos y
el formato que
El auditor, no
podrá realizar la
auditoría, en
caso de estar
Formato de
no
impedimento
y el código
de ética de
auditor
Se evidencia
avance en el
diseño de los
controles de
acuerdo con la
metodología
propuesta por la
Función Pública.
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formato de no
impedimentos,
lectura del Código
de ética del auditor.
Nota: para el jefe
de control interno,
la verificación la
realiza su jefe
inmediato.
jefe de control
interno)
evidencia la lectura
del código de ética
del auditor, cada
auditor debe leerlo y
diligenciarlo. El jefe
de control interno
verifica que ambos
documentos hayan
sido firmados por
cada auditor. Este
control, se repite en
la etapa de
planeación de cada
auditoría, para
fortalecerlo en caso
de que hayan
cambiado las
condiciones. Se
adjuntan los
instrumentos
diligenciados en el
expediente físico o
electrónico de cada
auditoría, con el
visto bueno del jefe
de control interno.
Nota: para el caso
del jefe de control
interno, la
verificación la
realizar el gerente
del Instituto.
El auditor, no podrá
realizar la auditoría,
en caso de estar
incurso en algún
impedimento.
incurso en algún
impedimento
diligenciado
por el auditor
y con el visto
bueno del
jefe de
control
interno
Queda pendiente
para evaluar la
efectividad de los
mismos, verificar
su
implementación.
A la fecha de este
seguimiento aún
no se cuenta con
evidencias de
ejecución de los
controles, toda vez
que estos se
acaban de
formular.
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RIESGO Posibilidad de que se presenten actuaciones intencionales en el ejercicio de auditoría RESPONSABLE DEL RIESGO Evaluación Independiente –Control Interno o quien haga sus veces TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto de
2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El jefe de control interno, durante cada auditoría, verificará evidencias de los
Preventivo Afecta Probabilidad
Jefe de Control Interno
SI
En cada auditoría
Prevenir
El jefe de control interno, durante cada auditoría, verificará el desarrollo de la misma, teniendo en cuenta las
Se investiga y resuelven de
manera oportuna
Actas o constancias del seguimiento a las políticas públicas.
Se evidencia avance en el diseño de los controles de acuerdo con la metodología propuesta por la
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hallazgos con el fin de identificar su objetividad.
evidencias de los hallazgos con el fin de identificar su objetividad y que estos se vean reflejados en el informe. En caso de desviaciones, solicitará al auditor incluir el o los hallazgos en el informe
Función Pública. Queda pendiente para evaluar la efectividad de los mismos, verificar su implementación. A la fecha de este seguimiento aún no se cuenta con evidencias de ejecución de los controles, toda vez que estos se acaban de formular.
RIESGO Posibilidad de destinación y uso indebido de los recursos públicos
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Financiera
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El profesional asignado cada tres
Preventivo
SI
Trimestral
Prevenir
Se revisa permanentemente
Se invita a revisar si el
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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meses, verificará físicamente la existencia de los bienes devolutivos de la entidad para actualizar el inventario y tomando las medidas administrativas y legales necesarias, evidencia aplicativa para manejo de inventario, y reportes
Afecta probabilidad
Subdirección administrativa y
financiera
la normatividad vigente y se realizan las actualizaciones y ajustes pertinentes.
Se da tramite y resuelve de
manera oportuna
.Inventarios actualizados y actas.
control ataca la causa del mismo. Al cruzar las causas con el control, se dificulta entender el nexo entre ambos.
02
Líder de cada equipo de trabajo, cada dos meses realiza seguimiento a la ejecución de actividades de cada procedimiento, evidenciado en actas de reunión o correo electrónico.
Preventivo Afecta probabilidad
Subgerencia administrativa y financiera
SI
Bimestral
Prevenir
Se revisa permanentemente la normatividad vigente y se realizan las actualizaciones y ajustes pertinentes
Se da tramite y resuelve de manera oportuna
Actas de reunión y correos electrónicos
Se invita a revisar si el control ataca la causa del mismo. Al cruzar las causas con el control, se dificulta entender el nexo entre ambos.
RIESGO Posibilidad de asignación, programación y ejecución presupuestal con destinación diferente al cumplimiento de las metas y programas institucionales.
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión financiera – Direccionamiento Estratégico
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCION
Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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del responsable
01
El profesional de contratación revisa los objetos contractuales para asegurar la articulación entre los objetos Contractuales y las metas de inversión.
Preventivo Afecta probabilidad
Profesional de contratación, Tesorero y director administrativo de planeación
SI
Cada vez
que inicie un proceso
contractual
Prevenir
Se realiza revisión de los objetos contractuales verificando que exista articulación con las metas de inversión.
Se da tramite y
resuelve de manera oportuna
Constancia de revisión por la secretaría de planeación y Secretaría de hacienda
En la evidencia de ejecución del control se mencionan cargos que no existen en el Instituto. Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo. Nota: Se invita a analizar la pertinencia de unificar el riesgo
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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“Posibilidad de destinación y uso indebido de los recursos públicos” con este riesgo y en ese orden de ideas, unificar las causas y los controles.
02
El director administrativo de Planeación revisa la viabilidad técnica en la formulación de proyectos de inversión, para garantizar Que se Encuentren técnicamente formulados.
Preventivo Afecta probabilidad
Director administrativo de planeación
SI
Cada vez que se formule un proyecto
Prevenir
Se expide la viabilidad técnica del proyecto
Se da tramite y
resuelve de manera oportuna
Documento o concepto de viabilidad técnica
Desde el diseño del control se cumple con los lineamientos establecidos, a la fecha no se puede evidenciar la ejecución de los controles, toda vez que están proceso de construcción y socialización
RIESGO Posibilidad de trámite indebido de quejas, informes, denuncias y procesos disciplinarios en beneficio de un tercero.
RESPONSABLE DEL RIESGO Jefe de Control disciplinario Interno o quien haga sus veces
TIPO DE RIESGO Corrupción
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El Jede de control disciplinario interno o que haga sus veces constata la asignación del control de confidencialidad en los documentos generados por control interno disciplinario, en el sistema de gestión Documental.
Preventivo Afecta probabilidad
El Jede de control disciplinario interno o que haga sus veces
SI
Mensual
Prevenir
Se realiza a través de la plataforma de gestión documental y de la revisión de los expedientes en físico
Se le da
trámite de manera oportuna
Información anonimizada. Directrices impartidas desde Control Disciplinario Interno.
A la fecha de corte de este informe, el Instituto no cuenta con Jefe de Control Interno Disciplinario y no se tiene establecido quien ejerce el rol. Se invita a analizar los controles formulados.
02
El Jede de control disciplinario interno o que haga sus veces revisa que se cumpla de manera eficiente el control documental de los documentos y su trazabilidad.
Preventivo Afecta probabilidad
El Jede de control disciplinario interno o que haga sus veces
SI
Mensual
Prevenir
Se realiza elaborando un acta de evidencia de la revisión en el que se refleja el estado del mismo.
Se le da
trámite de manera oportuna
Acta de revisión
A la fecha de corte de este informe, el Instituto no cuenta con Jefe de Control Interno Disciplinario y no se tiene establecido quien ejerce el rol. Se invita a analizar los
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controles formulados.
RIESGO Posibilidad de manipulación dolosa de los registros y/o documentos de los procedimientos a cargo de Gestión de Talento Humano.
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión de Talento Humano
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id Control Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El Jefe de Talento o quien haga humano o quien haga sus veces establece las restricciones necesarias para el acceso a los aplicativos y bases de datos a personal no autorizado por Gestión del Talento humano para evitar accesos prohibidos.
Preventivo Afecta probabilidad
El Jefe de Talento o quien haga humano o quien haga sus veces
SI
Semanal
Prevenir
Se hace prohibición al personal no autorizado para acceder a aplicativos o bases de datos.
Se le da trámite de manera oportuna
Circulares, memorandos directrices relacionadas con la custodia de la información.
En el Instituto, a la fecha de corte de este informe, no existe un aplicativo para la Gestión del Talento Humano. Se Invita a revisar el control de y ajustarlo a la realidad del Instituto.
CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCION
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02
El Jefe de Talento o
quien haga humano
o quien haga sus
veces, verifica en el
archivo de historias
laborales, que los
documentos que se
ingresen en las
historiales laborales
estén debidamente
custodiados y
conservados.
Preventivo Afecta probabilidad
El Jefe de Talento o quien haga humano o quien haga sus veces
SI
Trimestral
Prevenir
Se realiza revisión y verificación de la hoja de control de las historias laborales
Se da el trámite y se resuelve de manera oportuna
Hoja de control de historias laborales
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
RIESGO Posibilidad de recibir o solicitar cualquier dádiva o beneficio a nombre propio o de terceros
RESPONSABLE DEL RIESGO Todos los procesos de la entidad.
TIPO DE RIESGO Corrupción
CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCION
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01
Los secretarios
de despacho y
responsables de
los procesos
contractuales de
cada área
verificaran que el
Manual de
contratación se
encuentre
implementado
con parámetros
técnicos y
financieros para
cada tipo de
contratación, y
formalizado en
procedimientos.
Preventivo Afecta probabilidad
Directivos y responsables de los procesos contractuales
Si
Cada vez que inicie un proceso contractual
Prevenir
Revisión oportuna de los procesos contractuales, por parte del profesional de contratación.
Las observaciones, desviaciones o diferencias identificadas como resultados de la ejecución d e l control s o n investigadas y resueltas de manera oportuna.
Actas de reunión, documentos soporte y listados de chequeo
En la descripción del control, se enuncian cargos que no existen en el Instituto. Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo. Se invita a revisar controles desde el Plan de Adquisiciones, revisar la pertinencia de controles desde el Comité de Contratación, Controles a
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través de la verificación de listas de chequeo.
Id Control Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
02
El jefe de control interno o quien haga sus veces brindará capacitación a todos los funcionarios que intervienen en los procesos contractuales, las mismas que se incluyen en los
Preventivo Afecta probabilidad
El jefe de control interno o quien haga sus veces
SI
Semestral
Prevenir
Capacitación a los funcionarios que intervienen en los procesos de contratación
Se le da trámite de manera oportuna
Listados de asistencia a la capacitación. Actas de capacitación. Plan anual de capacitación.
Se invita a revisar si el control propuesto ataca todas las causas identificadas, se invita a formular más controles, se invita a revisar si las actividades
RIESGO Posibilidad de recibir o solicitar cualquier dádiva o beneficio a nombre propio o de terceros
RESPONSABLE DEL RIESGO Todos los procesos de la entidad.
TIPO DE RIESGO Corrupción
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planes anuales de capacitación.
de capacitación son efectivas para atacar las causas y mitigar los impactos de los riesgos.
RIESGO Posibilidad de supervisión e interventoría deficiente.
RESPONSABLE DEL RIESGO Todos los procesos
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
Los supervisores e interventores verifican el cumplimiento de requisitos del contrato y hacen seguimiento y control a la ejecución y liquidación.
Preventivo Afecta probabilidad
Interventores y supervisores
SI
Permanente
Prevenir
Se verifica: - Cumplimiento del objeto contractual, - Entrega de los bienes contratados - Cumplimiento de las obligaciones pactadas, - Pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social -realizar la verificación final del bien, producto y servicios recibidos. -Se verifica que el documento se
Se tramitan y resuelven oportunamente
Informes de supervisión o interventoría
Se invita a revisar si los controles establecidos contribuyen a atacar todas las causas identificadas. Si el riesgo es “posibilidad de supervisión e interventoría deficiente, ”
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suscriba y tramite dentro del plazo legal establecido en la normatividad Vigente y el Manual de Contratación.
así como está descrito no se configura como un riesgo de corrupción, se acerca más a un riesgo de gestión.
RIESGO Supervisión e Interventoría deficiente.
RESPONSABLE DEL RIESGO Todos los procesos
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad de
control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
02
Los supervisores e interventores realizarán los seguimientos a los riesgos estipulados para cada contrato y realizarán el respectivo informe.
Detectivo Afecta Impacto
Interventores y supervisores
SI
Mensual
Detectar
El interventor o supervisor hace seguimiento a los riesgos estimados para el contrato y elabora el informe respectivo.
Se investigan y resuelven oportunamente.
Informes de seguimiento a los riesgos para los contratos.
Se invita a revisar si los controles establecidos contribuyen a atacar todas las causas identificadas. Si el riesgo es “posibilidad de supervisión
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e interventoría deficiente” así como está descrito, no se configura como un riesgo de corrupción, se acerca más a un riesgo de gestión.
RIESGO Posibilidad de direccionamiento y manipulación de los estudios previos y demás documentos de las etapas de planeación, selección y ejecución de los contratos estatales.
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Jurídica y contratación
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de agosto
de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la actividad
de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El profesional de contratación de cada área Verifica el cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente de
Preventivo Afecta probabilidad
Profesionales de contratación de cada área o proceso.
SI
Cada que se
inicie un proceso
contractual.
Prevenir
Se verifica el cumplimiento de la normatividad vigente en los siguientes aspectos: - Que los riesgos Correspondan al objeto contractual.
Se investigan y resuelven oportunamente
Constancias de revisión y visto bueno del funcionario competente.
Se invita a revisar la denominación del rol de que realiza el control, en el Instituto no existe como tal un rol de
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acuerdo a la modalidad de selección, y el Manual de Contratación.
- Que de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar se soliciten los amparos, valores y vigencia de la garantía, Conforme a la normatividad vigente. -Que los requisitos de los proponentes sean ajustados a lo establecido en la Ley y el Manual de contratación.
profesional en contratación. Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo. Se invita a revisar controles desde el Plan de Adquisiciones, revisar la pertinencia de controles desde el Comité de Contratación, Controles a través de la verificación de listas de chequeo.
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RIESGO Posibilidad de direccionamiento y manipulación de los estudios previos y demás documentos de las etapas de planeación, selección y ejecución de los contratos estatales.
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Jurídica y contratación
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
02
El funcionario designado verifica los formatos o documentos relacionando los estudios previos y demás documentos del proceso contractual.
Detectivo Afecta Impacto
Funcionario designado de gestión jurídica y contratación
SI
Cada que se
inicie un proceso
contractual
Detectar
Se validan los formatos o documentos.
Se tramitan y resuelven oportunamente
Constancias de revisión y visto bueno del funcionario competente.
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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es a precisarlo.
03
El funcionario designado verifica que el proceso de selección del contratista contenga los requisitos establecidos en la normatividad vigente.
Detectivo Afecta el impacto
Funcionario designado de gestión jurídica y contratación
SI
Cada vez que se inicie proceso de selección del contratista
Detectar
Se verifica el cumplimiento de los requisitos solicitados en la invitación, de acuerdo con su competencia y de conformidad a lo establecido en la normatividad vigente"
Se tramitan y resuelven oportunamente
Constancias de revisión y visto bueno del funcionario competente.
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
CONTROLES RIESGOS DE CORRUPCION
Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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RIESGO Posibilidad de Direccionar y/o intervenir indebidamente en los trámites o procesos a cargo de la gestión Jurídica
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Jurídica y contratación
TIPO DE RIESGO Corrupción
Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
01
El profesional competente verifica si el documento contiene el visto bueno del funcionario de jurídica y del profesional encargado del Análisis de Conceptos Jurídicos, verificar la firma cuando sea el competente.
Preventivo Afecta probabilidad
Profesional designado de jurídica
SI
Permanente
Prevenir
Se revisa y valida el visto bueno y firmas de los responsables
Se investigan y resuelven oportunamente
Visto bueno de documentos y firmas de los funcionarios competentes.
Se invita a revisar si el control ataca la causa del mismo. Al cruzar las causas con el control, se dificulta entender el nexo entre ambos.
02
El profesional designado revisa si el trámite o proceso cumple con los requisitos establecidos en la ley y emite Instrucciones.
Preventivo Afecta probabilidad
Profesional designado de la jurídica
SI
Permanente
Prevenir
Se realiza revisión del documento para verificar que se ajuste a derecho.
Se investigan y resuelven oportunamente
Documento revisado con soportes legales
Se invita a revisar en el ¿cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo
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el instrumento mediante el cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
RIESGO Posibilidad de Direccionar y/o intervenir indebidamente en los trámites o procesos a cargo de la gestión Jurídica
RESPONSABLE DEL RIESGO Gestión Jurídica y contratación
TIPO DE RIESGO Corrupción Id
Control
Tipo de control
Criterios de evaluación de los controles (variables) Seguimiento valoración
control corte 30 de
agosto de 2021
(1) Responsable
(1.2) Segregación de funciones
del responsable
(2) Periodicidad
(3) Propósito
(4) Como se realiza la
actividad de control
(5) Observaciones o
desviaciones
(6) Evidencia de la
Ejecución del control
03
El profesional designado verifica que el trámite o proceso cumpla con las normas reglamentarias aplicables al trámite. Verifica que se encuentre dentro de los términos estipulados en la Ley y los
Preventivo Afecta probabilidad
Profesional designado de gestión jurídica
SI
Permanente
Prevenir
Se revisa la normatividad vigente relacionada con el trámite, que se encuentre dentro de los términos legales.
Se le da trámite de manera oportuna
Documentos y trámites revisados por los funcionarios competentes. Validación del procedimiento
¿Cómo? Que la redacción sea clara, precisa, de tal manera que permita identificar entre otras por ejemplo el instrumento mediante el
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Código: DES-FT-03 Versión: 01 Fecha de aprobación: 2021/02/01
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procedimientos. cual se realizará dicho control, el control puede ser manual o automático, la invitación es a precisarlo.
Resumen seguimiento efectividad de los controles:
Se evidencia avance en cuanto a la identificación de riesgos de corrupción atendiendo los lineamientos de la Función Pública.
Teniendo en cuenta que a la fecha de corte de este informe apenas desde los procesos se están diseñando los controles a los riegos identificados,
no es posible evaluar la efectividad del control, toda vez que no están implementados.
En general se invita a revisar en la redacción, como se llevarán a cabo los controles, de tal manera se identifique con claridad este aspecto.
En la redacción de los controles, se invita a que los mismos estén directamente relacionados con las causas y que los mismos se redacten con
acciones tales como: verificar, comprobar, corroborar, cotejar, examinar, constatar.
Se sugiere implementar una plantilla en la que desde un único instrumento se puedan ver los riesgos, los controles y los seguimientos.
En el documento “Mapa de riesgos” código DES-FT-01 Versión 01, se registra el riesgo “Posibilidad de direccionar y manipular los cobros por
concepto de utilización de escenarios deportivos” y en el documento “Control riesgos de corrupción” código DES-FT-03 no se identificaron controles
a las causas de dicho riesgo.
CLAUDIA SALAZAR ARANGO Jefe Oficina de Control Interno
