Controles de formulario en Excel

Los controles de formulario en Excel son objetos que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darán funcionalidad adicional para interactuar mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la información.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botón. Los controles de formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles. Solamente pulsa el botón Insertar y observarás cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrás observar el grupo de controles ActiveX pero sus diferencias y similitudes las discutiremos en otro artículo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los controles de formulario.

¿Cómo insertar un control de formulario en Excel?

Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del menú desplegable y hacer clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para “dibujar” el contorno del control. Observa este procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

Existen diferentes tipos de controles de formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad e interacción con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una selección múltiple de sus opciones. A continuación una breve descripción de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un intervalo predefinido.

Botón. El botón nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre él.

Botón de opción. Nos permite una única selección dentro de un conjunto de opciones.

Casilla de verificación. Permite la selección o no selección de una opción.

Control de número.  Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numérico.

Cuadro combinado. Es una combinación de un cuadro de texto con un cuadro de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectángulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opción  o múltiples opciones de acuerdo a la configuración del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Controles de formulario no disponibles en Excel 2010

Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a partir de Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las hojas como lo son el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.

Cómo utilizar los controles de formulario en una hoja de cálculo

ResumenMicrosoft Excel proporciona varios controles para las hojas de diálogo que son útiles para seleccionar elementos de una lista. Ejemplos de controles son cuadros de lista, cuadros combinados, botones de número y barras de desplazamiento.

Para obtener más información acerca de los controles de formulario en Excel, consulte Información general de formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de trabajo

Más información

Los métodos siguientes muestran cómo utilizar cuadros de lista, cuadros combinados, botones de número y barras de desplazamiento. Los ejemplos utilizan la misma función de índice, lista y vínculo de celda.

Habilitar la pestaña Programador

Para utilizar los controles de formulario de Excel 2010, tiene que habilitar la pestaña Programador. Para ello, siga estos pasos: 

1. Haga clic en Archivo y, a continuación, en Opciones.

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2. Haga clic en Personalizar cinta de opciones en el panel izquierdo.

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3. Active la casilla Programador en Fichas principales a la derecha y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para utilizar los controles de formulario de Excel 2007, debe habilitar la pestaña Programador. Para ello, siga estos pasos: 

1. Haga clic en el Botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

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2. En la pestaña Popular, active la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Configurar la lista, el vínculo de la celda y el índice

1. En una nueva hoja de cálculo, escriba los elementos siguientes del rango H1:H20:2. H1: Patines de ruedas3. H2: VCR4. H3: Escritorio5. H4: Jarro6. H5: Auto7. H6: Lavadora8. H7: Selector del cohete9. H8: Bicicleta10. H9: Teléfono:11. H10: Vela12. H11: Dulce13. H12: Altavoces14. H13: Vestido15. H14: Cobertor16. H15: Secador17. H16: Guitarra18. H17: Secador19. H18: Juego de herramientas20. H19: VCR21. H20: Disco duro

22. En la celda A1, escriba la fórmula siguiente:

=ÍNDICE(H1:H20,G1,0)

Ejemplo del cuadro de lista

1. Para agregar un cuadro de lista en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador, haga clic en Insertar en el grupo Controles y, a continuación, haga clic Cuadro de lista (control de formulario) en la sección Controles de formulario.

Para agregar un cuadro combinado en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en el botón Cuadro de lista en la barra de herramientas Formularios. Si la barra de herramientas Formularios no está visible, seleccione Barras de herramientas en el menú Ver y, a continuación, haga clic en Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro de lista y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree un cuadro de lista que abarque las celdas B2:E10.

3. En el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

4. En la ventana Formato de objeto, escriba la información siguiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.

a. Para especificar el intervalo de la lista, escriba H1:H20 en el cuadro Rango de entrada.

b. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

Nota: la fórmula ÍNDICE() utiliza el valor de G1 para devolver el elemento apropiado de la lista.

c. En Tipo de selección asegúrese de que esté seleccionada la opción Única.

NotaLas opciones Múltiple y Extender sólo serán útiles cuando use un procedimiento de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones con el fin de devolver los valores de la lista. Observe igualmente que la casilla Sombreado 3D agrega una apariencia tridimensional al cuadro de lista.

2. El cuadro de lista debería mostrar la lista de elementos. Para utilizar el cuadro de lista, haga clic en cualquier celda para que el cuadro de lista no se seleccione. Si hace clic en un elemento de la lista, la celda G1 se actualiza con un número que indica la posición del elemento seleccionado en la lista. La fórmula INDEX de la celda A1 utiliza este número para mostrar el nombre del elemento.

Ejemplo de cuadro combinado

1. Para agregar un cuadro combinado en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Cuadro combinado en la sección Controles de formulario.

Para agregar un cuadro combinado en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en el botón Cuadro combinado en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda del cuadro combinado y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree un cuadro combinado que abarque las celdas B2:E10.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro combinado y, a continuación, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

a. Para especificar el intervalo de la lista, escriba H1:H20 en el cuadro Rango de entrada.

b. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

c. Nota: la fórmula ÍNDICE utiliza el valor de G1 para devolver el elemento apropiado de la lista.

d. En el cuadro Líneas de unión verticales, escriba 10. Esta entrada determina cuántos elementos se mostrarán antes de que sea necesario utilizar una barra de desplazamiento para ver los demás elementos.

Nota: la casilla Sombreado 3-D es opcional. Agrega una apariencia tridimensional a la lista desplegable o al cuadro combinado.

2. La lista desplegable o el cuadro combinado deberían mostrar la lista de elementos. Para utilizar la lista desplegable o el cuadro combinado, haga clic en alguna celda para que el objeto no se seleccione. Al hacer clic en un elemento de la lista desplegable o del cuadro combinado, la celda G1 se actualiza con un número que indica la posición en la lista del elemento seleccionado. La fórmula ÍNDICE de la celda A1 utiliza este número para mostrar el nombre del elemento.

Ejemplo de botón de número

1. Para agregar un botón de número en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Botón de número en la sección Controles de formulario.

Para agregar un control de número en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en el botón Control de número en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda del botón de número y, a continuación, arrastre este hasta donde desea situar la esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree un botón de número que abarque las celdas B2: B3.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en el botón de número y, a continuación, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

a. En el cuadro Valor actual, escriba 1.

Este valor inicializa el botón de número para que la fórmula ÍNDICE señale al primer elemento de la lista.

b. En el cuadro Valor mínimo, escriba 1.

Este valor restringe la parte superior del botón de número al primer elemento de la lista.

c. En el cuadro Valor máximo, escriba 20.

Este número especifica el número máximo de entradas en la lista.

d. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1.

Este valor controla cuánto incrementa el botón de número el valor actual.

e. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

2. Haga clic en alguna celda para que el botón de número no se seleccione. Al hacer clic en el control hacia arriba o hacia abajo en el botón de número, la celda G1 se actualiza con un número que indica el valor actual del botón de número más o menos el cambio incremental del mismo. Este número actualiza a continuación la fórmula INDEX en la celda A1 para mostrar el elemento siguiente o anterior.

El valor del botón de número no cambiará si el valor actual es 1 y hace clic en el control hacia abajo o si el valor actual es 20 y hace clic en el control hacia arriba.

Ejemplo de barra de desplazamiento

1. Para agregar una barra de desplazamiento en Excel 2010 y Excel 2007, haga clic en la pestaña Programador, haga clic en Insertar y, a continuación, haga clic en Barra de desplazamiento en la sección Controles de formulario.

Para agregar una barra de desplazamiento en Excel 2003 y en versiones anteriores de Excel, haga clic en el botón Barra de desplazamiento en la barra de herramientas Formularios.

2. Haga clic en la ubicación de la hoja de trabajo donde desea que aparezca la esquina superior izquierda de la barra de desplazamiento y, a continuación, arrastre esta hasta donde desea situar la esquina inferior derecha. En este ejemplo, cree una barra de desplazamiento que abarque las celdas B2:B6 a lo alto y tenga aproximadamente un tamaño de un cuarto del ancho de la columna.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra de desplazamiento y, a continuación, haga clic en Formato de control.

4. Escriba la información siguiente y haga clic en Aceptar.

a. En el cuadro Valor actual, escriba 1.

Este valor inicializa la barra de desplazamiento para que la fórmula ÍNDICE señale al primer elemento de la lista.

b. En el cuadro Valor mínimo, escriba 1.

Este valor restringe la parte superior de la barra de desplazamiento al primer elemento de la lista.

c. En el cuadro Valor máximo, escriba 20. Esta cifra especifica el número máximo de entradas de la lista.

d. En el cuadro Cambio incremental, escriba 1.

Este valor controla cuántos números incrementa el control de la barra de desplazamiento el valor actual.

e. En el cuadro Cambio de página, escriba 5. Esta entrada controla cuánto se incrementará el valor actual si hace clic dentro de la barra de desplazamiento en algún lado del cuadro de desplazamiento).

f. Para colocar un valor numérico en la celda G1 (según el elemento que se seleccione en la lista), escriba G1 en el cuadro Vínculo de celda.

Nota: la casilla Sombreado 3-D es opcional. Agrega una apariencia tridimensional a la barra de desplazamiento.

2. Haga clic en alguna celda para que la barra de desplazamiento no se seleccione. Al hacer clic en el control hacia arriba o hacia abajo en la barra de desplazamiento, la celda G1 se actualiza con un número que indica el valor actual de la barra de desplazamiento más o menos el cambio incremental de la misma. Este número se utiliza en la fórmula ÍNDICE de la celda A1 para mostrar el elemento siguiente o anterior al actual. También puede arrastrar el cuadro de desplazamiento para cambiar el valor o hacer clic en la barra de desplazamiento en algún lugar del cuadro de desplazamiento para incrementar en 5 (el valor de Cambio de página ). La barra de desplazamiento no cambiará si el valor actual es 1 y hace clic en el control hacia abajo, o si el valor actual es 20 y hace clic en el control hacia arriba.