Definicin de controlEl control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan estratgico.Requisitos de un buen control Correccin de fallas y errores: El control debe detectar e indicar errores de planeacin, organizacin o direccin. Previsin de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeacin, organizacin o direccin.La gestin administrativa En una empresa es uno de los factores ms importantes cuando se trata de montar un negocio debido a que del ella depender el xito que tenga dicho negocio o empresa. Es importante que se tenga en cuenta que con el pasar de los aos es mucha la competencia que se nos presenta por lo que siempre debemos estar informados de cmo realizarla de manera correcta. La gestion administrativa contable es un proceso que consiste bsicamente en organizar, coordinar y controlar adems de que es considerada un arte en el mundo de las finanzas. De todas formas, desde finales del siglo XIX se ha tomado la costumbre de definir a la gestin administrativa en trminos de cuatro funciones que deben llevar a cabo los respectivos gerentes de una empresa: el planeamiento, la organizacin, la direccin y el control.Por lo tanto diremos que la gestin administrativa en una empresa se encarga de realizar estos procesos recin mencionados utilizando todos los recursos que se presenten en una empresa con el fin de alcanzar aquellas metas que fueron planteadas al comienzo de la misma.Gestin administrativa modernaPodemos decir que la gestin administrativa moderna es la accin de confeccionar una sociedad que sea econmicamente estable cumpliendo con una mejora en cuanto a las normas sociales y con un gobierno que sea mucho ms eficaz. Pero si nos referimos a la gestin administrativa de una empresa entonces debemos tener en claro que la misma funciona en base a la determinacin y la satisfaccin de muchos de los objetivos en los aspectos polticos, sociales y econmicos que reposan en la competencia que posea el administrador.Concepto de la planificacinConcepto de la planificacin, es el paso previo a la toma de decisiones de la empresa, proporciona un marco de referencia para la toma de decisiones. La funcin de planificacin puede definirse tambin como la conexin entre objetivos, estrategias y decisiones. En el proceso de planificacin se estudian los cambios del entorno, y el diseo de la estructura organizativa, segn las estrategias formuladas.Concepto de la planificacin se instrumentaliza en la formulacin de planes donde se recogen los objetivos y las acciones con las que se pueden conseguir esos objetivos. La caracterstica principal de la planificacin es la de suministrar informacin respecto a las condiciones internas de la empresa y de las externas, o sea del entorno de la empresa , para disminuir la incertidumbre a la hora de tomar las decisiones en la empresaRequisitos de la planificacinLos requisitos de la planificacin van a ser:1. Contribuir a los objetivos, debe contribuir de forma positiva al cumplimiento de los fines de la empresa.2. Conseguir la eficacia de la planificacin, es decir el plan una vez puesto en marcha debe conseguir la obtencin de los objetivos con el mnimo de consecuencias imprevisibles.3. Generalizacin de la planificacin, es decir que los sub objetivos lleguen a todos los niveles de la empresa, y se disponga de los medios necesarios para alcanzarlos.4. Eficiencia en la planificacin, en trminos de conseguir el mximo rendimiento de los recursos utilizados. Es decir se tendr que elegir aquel plan que permita alcanzar los objetivos empleando la menor cantidad de recursos.PresupuestoSe llama presupuesto al clculo y negociacin anticipado de los ingresos y egresos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin.1 El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao.Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos).En el mbito del comercio, presupuesto es tambin un documento o informe que detalla el coste que tendr un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a l, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio. Sistema total de administracin empresarial.AuditoraLa auditora es el examen crtico y sistemtico que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado, que puede ser una persona, organizacin, sistema, proceso, proyecto o producto.Aunque hay muchos tipos de auditora, la expresin se utiliza generalmente para designar a la auditora externa de estados financieros, que es una auditora realizada por un profesional experto en contabilidad, de los libros y registros contables de una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la informacin contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables.Auditora contable, la realizada por un profesional, experto en contabilidad, sobre los estados contables de una entidad.Auditora administrativa, es la tcnica de control administrativo que examina -sistemtica e integralmente- el grado de eficiencia en la aplicacin del proceso administrativo a las distintas funciones de una entidad, as como la manera en que esta eficiencia influye en la efectividad de las mismas.El Manejo del PersonalEl manejo de personal es lo ms importante en una empresa, o sea que define el xito que pueda llegar a tener una empresa, ya que si el personal tiene la motivacin necesaria de parte del dueo de la empresa o institucin, esto llevar a efectuar un trabajo ms eficaz, por lo tanto es necesario que la empresa cuente con un manual de normas para poder manejar el personal adecuadamente, donde queden claramente las funciones que cada uno tiene que realizar en los puestos.Gran parte del xito de cualquier empresa, depende de la forma como se maneja el personal. Debemos tener presente que cada individuo tiene su propia filosofa, su propia manera de pensar y actuar, por eso es indispensable que toda persona que maneje personal sea consciente de stas diferencias, para evitar conflictos y saber cmo motivar a sus subordinados con el fin de lograr un mayor xito en las actividades encomendadas.Por otra parte, nadie puede dirigir eficientemente una compaa o departamento por s solo; las jefaturas significan lograr que las cosas se hagan a travs de otros y el arte de ser jefe consiste en saber dar rdenes y adems se debe tomar en cuenta los siguientes factores:1. Informar al personal sobre los objetivos y polticas de la empresa, con el fin de que no se cometan errores y asimismo conozcan lo que pueden lograr dentro de la compaa.2. Motivar al personal, estimularlo, valorar su esfuerzo y dedicacin al trabajo. De la motivacin que se d al personal depender en gran medida la obtencin de resultados de ste.3. Mantener una buena comunicacin con los empleados para que exista confianza entre ambas partes y as lograr mayor entendimiento y eficiencia.4. Dar el ejemplo de responsabilidad, honestidad y tica profesional, para que el empleado adopte un buen sistema laboral.5. Evitar conflictos entre el personal; nunca actuar por lo primero que se dice, sino investigar bien los problemas para no cometer injusticias.6. Mantener un carcter constante ante el personal, independientemente de los problemas personales o de trabajo que se tengan.7. No usar palabras groseras al dirigirse al personal ni gritarles, esto permitir guardar siempre el respeto y la confianza entre jefes y subordinados.8. Mantener un buen control sobre el personal, para poder conocer el avance del trabajo tanto en calidad como en cantidad9. Hacer una evaluacin imparcial, cuando se requiera, y reconocer pblicamente el esfuerzo de los empleados que sobre salgan; ayudndoles a surgir dentro de la compaa y estimularlos para que sigan adelante.10. Cuando se supervisa los trabajos se debe tomar una actitud de ensear haciendo o explicar detalladamente las funciones, para lograr una mayor Identificacin con el personal.Todo encargado del personal debe de mantener una buena relacin, para que as no haya mal entendidos entre ambos. Los lderes no deben de sentirse ms que los empleados, porque la experiencia no hace el liderazgo, unos veinte aos de experiencia pueden convertirse en un ao pero repetido en veinte veces. Cada dueo de empresa tambin debe de conocer a su personal para que dentro de ellos no haya personas con mala reputacin, y as no dae a la empresa.El Coaching en la Gestin GerencialConjunto integrado de acciones orientadas a mejorar el desempeo de una persona, de manera que alcance su potencial, por lo generalmente, el coaching busca construir habilidades como comunicacin, resolucin de problemas, trabajo en equipo entre otras, es importante saber que depende del tipo de planteamiento de la persona para saber que herramienta debemos aplicar. As mismo, se pueden utilizar lar siguientes herramientas: Feedback, Empata, Apoyo, Construccin de Confianza, Mutualidad, Paciencia, Respeto.Planificacin estratgicaEs un proceso sistemtico de desarrollo e implementacin de planes para alcanzar propsitos u objetivos. La planificacin estratgica, se aplica sobre todo en los asuntos militares (donde se llamara estrategia militar), y en actividades de negocios. Dentro de los negocios se usa para proporcionar una direccin general a una compaa (llamada Estrategia empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativos, en desarrollos de tecnologa de la informacin y crear estrategias de marketing para enumerar tan slo algunas aplicaciones.La Planeacin estratgica debe ser para las organizaciones de vital importancia, ya que en sus propsitos, objetivos, mecanismos, etc. se resume el rumbo, la directriz que toda la organizacin debe seguir, teniendo como objetivo final, el alcanzar las metas fijadas, mismas que se traducen en crecimiento econmico, humano o tecnolgico Los propsitos y objetivos consisten en identificar cmo eliminar las deficiencias, que puedan presentarse en cualquiera de los procesos.VisinLa visin, de manera simple, es el sueo de la organizacin, la inspiracin mxima a la cual se quiere llegar, la meta ambiciosa por alcanzar en el futuro. Los planes de la organizacin apuntan al logro, en el largo plazo, de dicha visin. Dicho de otro modo, la visin es la manera como se ve la organizacin en si misma en un plazo de diez, veinte o ms aos, en la cspide de xito.Para elaborar la visin, se debe realizar lo que se llama un ejercicio de visualizacin. Ello no es ms que una dinmica en la cual los miembros del equipo empresarial ven cmo ser su organizacin en el largo plazo e imaginar el xito que alcanzar. Dicha visin debe ser sumamente ambiciosa y debe mostrar una organizacin en la cumbre del xito empresarial.MisinDefinida La visin, se debe proceder a transformarla en una forma ms operativa, convertirla en algn tipo de objetivo organizacional. La misin es el reflejo del esfuerzo por traducir la visin en un gran objetivo general de la organizacin. La misin expone el porqu de la organizacin y lo que debe hacer. Es a partir de la misin que se generan las estrategias correspondientes a cada uno de los planes operativos. La misin es la piedra angular del planteamiento estratgico.La misin se compone, bsicamente, de tres elementos: la definicin del negocio, las metas principales de la organizacin y sus principios filosficos.La definicin del negocio debe hacerse en tres dimensiones:1. A quin se satisface?2. Qu se satisface?3. Cmo se satisfacen las necesidades del cliente?Esta manera de definir el negocio hace hincapi en la orientacin hacia el consumidor, en lugar de priorizar definiciones orientadas al producto. La primera orientacin lleva a satisfacer las necesidades del cliente. La segunda hace que la organizacin se concentre slo en las ventas y en los mercados atendidos.ObjetivosLa empresa deber tener un conjunto de objetivos sobre los cuales se podr medir el xito de la estrategia. Los objetivos debern ser:Especficos, Cuantificables, Alcanzables dentro del marco de tiempo establecido, Relevantes en el contexto de la visin, Limitados en el tiempo.Los objetivos pueden ser de corto, mediano y largo plazo. La razn de ello estriba en que, si bien la misin brinda una orientacin en cuanto a la direccin a la cual debe apuntarse el planeamiento organizacional, es tambin cierto que es demasiado genrica. Al ser tan general, no permite tener metas especficas a las cuales apuntar en el planeamiento. El resultado es que se termina teniendo planes que no llegan a concretarse por falta de una mayor precisin en las metas.Para que los planes de la empresa funcionen adecuadamente, se deben establecer objetivos de corto, mediano y largo plazo. Los objetivos en tres tiempos trazan un camino por seguir para la consecucin de la misin. La ventaja es que, por ser objetivos, pueden ser controlado ya que estn elaborados considerando un tiempo determinado, una forma de medir el avance (son tangibles); en suma, son especficos y realistas.El plan puede tener objetivos centrales y secundarios.La intencin es que los objetivos sirvan como herramienta de gestin y que ayuden a medir el desempeo organizacional. Entonces, resulta mejor el tener unos pocos objetivos que sirvan para medir la marcha de la organizacin y que sean fcilmente verificables; por ejemplo se podran tener objetivos para el punto de equilibrio y las utilidades antes de impuestos.Matriz FODALa sigla FODA, es un acrstico de Fortalezas (factores crticos positivos con los que se cuenta), Oportunidades, (aspectos positivos que podemos aprovechar utilizando nuestras fortalezas), Debilidades, (factores crticos negativos que se deben eliminar o reducir) y Amenazas, (aspectos negativos externos que podran obstaculizar el logro de nuestros objetivos).El anlisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situacin actual del objeto de estudio (persona, empresa u organizacin, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnstico preciso que permite, en funcin de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y polticas formulados.Luego de haber realizado el primer anlisis FODA, se aconseja realizar sucesivos anlisis de forma peridica teniendo como referencia el primero, con el propsito de conocer si estamos cumpliendo con los objetivos planteados en nuestra formulacin estratgica. Esto es aconsejable dado que las condiciones externas e internas son dinmicas y algunos factores cambian con el paso del tiempo, mientras que otros sufren modificaciones mnimas.En trminos del proceso de Marketing en particular, y de la administracin de empresas en general, diremos que la matriz FODA es el nexo que nos permite pasar del anlisis de los ambientes interno y externo de la empresa hacia la formulacin y seleccin de estrategias a seguir en el mercado.El objetivo primario del anlisis FODA consiste en obtener conclusiones sobre la forma en que el objeto estudiado ser capaz de afrontar los cambios y las turbulencias en el contexto, (oportunidades y amenazas) a partir de sus fortalezas y debilidades internas.Ejemplos de Fortalezas Buen ambiente laboral Proactividad en la gestin Conocimiento del mercado Grandes recursos financieros Buena calidad del producto final Posibilidades de acceder a crditos Equipamiento de ltima generacin Experiencia de los recursos humanos Recursos humanos motivados y contentos Procesos tcnicos y administrativos de calidad Caractersticas especiales del producto que se oferta Cualidades del servicio que se considera de alto nivelEjemplos de Debilidades Salarios bajos Equipamiento viejo Falta de capacitacin Problemas con la calidad Reactividad en la gestin Mala situacin financiera Incapacidad para ver errores Capital de trabajo mal utilizado Deficientes habilidades gerenciales Poca capacidad de acceso a crditos Falta de motivacin de los recursos humanos Producto o servicio sin caractersticas diferenciadorasEjemplos de Oportunidades Regulacin a favor Competencia dbil Mercado mal atendido Necesidad del producto Inexistencia de competencia Tendencias favorables en el mercado Fuerte poder adquisitivo del segmento metaEjemplos de Amenazas Conflictos gremiales Regulacin desfavorable Cambios en la legislacin Competencia muy agresiva Aumento de precio de insumos Segmento del mercado contrado Tendencias desfavorables en el mercado Competencia consolidada en el mercado Inexistencia de competencia (no se sabe como reaccionar el mercado)2