Contabilidad GERENCIAL

De acuerdo con David Noel Ramrez Padilla un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. En otras palabras se podra decir que es una herramienta esencial para planificar como se determinan y gestionan los recursos para lograr los mejores resultados posibles en donde se integran los esfuerzos de toda la organizacin.

Ahora bien, el control presupuestal nos proporciona una visin ms completa e innovadora sobre la planeacin, elaboracin y seguimiento del presupuesto. Es importante porque nos permite controlar la gestin de la empresa y as poder anticipar futuros problemas que se puedan producir. Dicho concepto se integra por dos reas fundamentales que son: presupuesto de operacin que es aquel que abarca todas las operaciones de ingreso, costo y de gasto, y el presupuesto financiero permite hacer una proyeccin de flujo de efectivo y de los estados financieros bsicos.La importancia de los presupuestos en las organizaciones se indica porque permiten coordinar el trabajo de las reas funcionales y orientarlo hacia el logro de las metas, as como tambin son un instrumento motivacional, ya que involucran a los gerentes de rea y a sus empleados en la definicin y logro de objetivos, con lo cual se facilita la comprensin del rol que tiene cada persona en el logro de las metas generales de la empresa y permiten una mejor asignacin y aprovechamiento de los recursos con que cuenta la organizacin y la comparacin del desempeo real contra el desempeo planeado, detectar desviaciones y emprender medidas correctivas que sean pertinentes.

Por lo tanto el presupuesto maestro permite plasmar un proceso completo de planeacin, el cual incluye todas las reas de cualquier entidad, iniciando primeramente por la proyeccin de cada una de las operaciones a realizar y culminando por los informes financieros y de ah que encontramos dos reas bsicas que juntas hacen el todo en cuanto a las actividades de la entidad, es por ello que se le conoce como presupuesto maestro ya que es el presupuesto principal de toda organizacin.Es necesario saber que el presupuesto de ventas es primer presupuesto que da origen a todos los dems puesto que no se podra presupuestar la produccin si antes no tenemos conocimiento de nuestras posibilidades de venta, por ello es importante conocer el mercado y la demanda para que no se vaya a cometer el error de producir ms o evitar que la produccin sea insuficiente para dar satisfaccin a la demanda.Siendo ste el punto de partida, es indispensable tenerse en particular un especial cuidado, por lo tanto se recomienda determinar el objetivo que la empresa pretende alcanzar en un determinado periodo presupuestal, tambin se deber realizar un estudio de mercado para estimar la demanda futura en un corto plazo utilizando distintas herramientas que nos sern de apoyo para dicho anlisis, de la misma manera de tendr que determinar las divisiones pertinentes tomando en cuenta a la magnitud de la organizacin, si se considera pertinente se puede dividir las ventas en zonas, divisiones o lneas y de acuerdo con los estudios realizados, se podr desarrollar el presupuesto de tal forma que pueda ser lo ms sencillo posible para su ejecucin.Frmula

Influencia de la administracin+ -Fuerzas econmicas generales+ -Factores especficos de ventaPresupuesto de ventas+ -Ventas del ao base=

Para estimar las ventas de manera correcta es necesario considerar tres aspectos importantes, el primeros son los factores especficos de venta que se compone por factores de ajuste, de cambio y corrientes de crecimiento, los cuales influirn para las futuras ventas.El segundo son las fuerzas econmicas generales, pues el entorno de la econmica es un aspecto muy importante en el presupuesto de ventas, dentro de los indicadores econmicos se pueden considerar el poder adquisitivo de la moneda, el crdito disponible, el empleo, la expansin demogrfica, la distribucin del ingreso, entre otras ms.

Y el tercero es la influencia de la administracin, sta se relaciona con la toma de las decisiones de la alta gerencia, tiene su impacto en la posibilidad de crecimiento en las ventas y en algunos casos en el fracaso, entre dichas decisiones se pude considerar el cambio en el producto, rediseo, restablecimiento de calidad y el impacto en el precio, etc.

Como ya vimos anteriormente, esto se parte a partir del presupuesto de ventas pues indica las posibilidades de vender para que pueda satisfacer la demanda. Pero tambin es importante conocer cunto se debe producir, no debe ser mucho mayor de lo que se puede vender, si as fuera, la inversin en inventarios sera muy grande con el riesgo de tener prdidas por deterioro de productos.Para estimar dicha produccin se utilizar la siguiente frmula: PPU=PVU+IF-II.Por lo cual, para satisfacer la demanda de productos terminados se debe de partir del nivel de ventas esperado, tambin es importante considerar que generalmente al inicio de periodo se tiene un inventario inicial que ya no se necesita producir.No basta con estimar lo que se necesita, sino que tambin se debe considerar las compras y el momento en que se debe comprar, as como el nivel de inventario de materiales que se tiene que mantener para evitar agotamientos y paros en la produccin o sobrecarga en el almacn de materiales que resulte muy costoso.

Para el departamento de compras la demanda ser lo que el departamento de produccin le requiera, por lo tanto, las compras debern cubrir las necesidades de materia prima, ms un margen de seguridad que cubra los riesgos de material defectuoso, retrasos en el reemplazo de materiales, incrementos en la produccin por pedidos especiales y ciertas situaciones que podrn requerir una mayor cantidad.Y en cuanto al presupuesto de inventarios, tiene que ver con el anlisis de varios aspectos importantes tomando en cuenta la estabilidad en el nivel de ventas y de produccin, tambin se puede optar una poltica para mantener los niveles constantes, en el caso de produccin tendra que ser variable y de acuerdo al comportamiento de la demanda.El tercer elemento del costo, debe presupuestarse a partir de lo que cada uno de los departamentos de servicio que requerir para cumplir con sus funciones, haciendo un enlistado de cada uno de los insumos y conceptos de gasto necesarios para su funcionamiento. La distribucin de gastos por departamento tiene dos momentos, la asignacin directa sobre una base que se identifican con un departamento que puede ser productivo de servicios, y el otro es la derrama interdepartamental de los gastos acumulados para determinar el costo total incurrido en departamentos productivos.Algunos conceptos son identificables de manera directa y pueden ser asignados sin necesidad de realizar ningn clculo. Existen bases de aplicacin para los costos que se determinan de manera global, pero que son utilizados por varias reas y stas bases debern ser utilizadas de manera muy lgica.

El presupuesto financiero hace posible conocer con anticipacin las cifras que esperamos tengan nuestros estados financieros y cuantificar el comportamiento de los flujos de efectivo. El presupuesto de una organizacin expresa la forma en que se van aplicar los recursos disponibles en el futuro para conseguir los objetivos fijados en la estrategia. Por lo tanto el presupuesto posee caractersticas importantes que lo convierten en una herramienta esencial para la gestin de cualquier organizacin.El estado de resultados presupuestado puede elaborarse a partir de las cifras resultantes en el presupuesto de operacin, si en una organizacin los presupuestos no funcionan o no se obtienen los resultados esperados se debe replantear la forma en que se realizan. Se trata de revisar y analizar su proceso verificando las deficiencias y disear uno adecuado que cumpla con las necesidades particulares para su actividad.

Otro aspecto muy importante es el balance general pro-forma que es un estado financiero que muestra la situacin econmica de la empresa al finalizar un periodo presupuestal, es decir, las cifras son estimaciones o proyecciones para un periodo inmediato futuro. Para poder elaborarlo es necesario contar con el balance inicial, estado de resultados ro-forma y la informacin necesaria para la realizacin de clculos de algunas cifras.El balance general pro-forma, regularmente no arrojar sumas iguales al aplicar la frmula de la dualidad econmica, esto porque no ha sido elaborado en base a datos de registros por partida doble, sino a estimaciones y clculos aproximados.Si la suma del activo es mayor que la del pasivo y capital, significar que las fuentes de financiamiento presupuestadas pueden ser insuficientes, por lo cual ser necesario adicionar un plan de financiamiento que evite este problema.Si por el contrario, la sumatoria del pasivo y el capital es superior significar que las fuentes de financiamiento son superiores a la inversin planeada, por lo cual ser necesario planear nuevas inversiones o en su defecto la reduccin del financiamiento innecesario.

Por otra parte, el presupuesto de efectivo es un elemento indispensable para que las empresas puedan funcionar y que le permita evitar escases en determinadas pocas del ao previendo el allegarse recursos de fuentes adecuadas, tambin para evitar tener fondos ociosos cuando haya excedentes de efectivo.Dicho concepto puede determinarse con base al estado de resultados pro-forma, pero existen otros mtodos para presupuestar el efectivo, que es el mtodo de las entradas y salidas, suele ser muy detallado y til para una buena planeacin del efectivo, que consiste en determinar la entradas de efectivo tomando en consideracin los diferentes conceptos que se espera, y determina las salidas mediante la diferencia as como tambin determina el flujo neto de efectivo.

Es necesario conocer que durante el proceso de elaboracin del presupuesto deber de existir un aspecto clave que es el estar involucrada gran parte de la organizacin durante el ejercicio. Adems de su importancia y de la inversin de recursos que requiere, es necesario estar actualizados y as poder estar abiertos al cambio que obligan a las organizaciones utilizar modelos y herramientas de gestin de una forma ms eficaz, con mayor flexibilidad que les permitir adaptarse y responder con xito a los cambios futuros.