CONTROL INTERNO

Efectivo en Caja y Bancosa) Separacin de labores.Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros y efecten conciliaciones deben ser diferentes.b) Fianzas.El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.c) Fondos fijos: Deben establecerse para canalizar a travs de ellos los movimientos menores.d) Firmas mancomunadas.En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos).e) Firmas autorizadas.Las firmas autorizadas deben ser designadas por el Consejo de Administracin o la Direccin.f) Lmites de pago. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un lmite, que al excederse requiera autorizacin superior.g) Depsitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, al ms tardar, al da siguiente.h) Arqueos peridicos y Conciliaciones Regulares. Los fondos fijos deben recontarse peridicamente, cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes, las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliacin aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, por supuesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.Instrumentos financieros o inversiones en valores1. Procedimientos semejantes a los mencionados para caja y bancos con respecto a la custodia: separacin de labores, fianzas y arqueos peridicos.1. Debe existir un procedimiento que garantice el cobro oportuno de los rendimientos.1. En el caso de valores amortizados o vencidos debe existir un procedimiento de canje inmediato para evitar la improductividad de la inversin. 1. La compra y venta de valores debe hacerse con autorizacin del consejo designado para ello. Esta designacin debe hacerla el Consejo de Administracin o la Direccin. 1. Deben existir registros adecuados que permitan identificar claramente los valores (institucin emisora, clase, serie, valor nominal, cantidad, costo de adquisicin, etc.).Cuentas por cobrara) Separacin de labores de las personas que afectan los auxiliares de quienes reciben cobros y/o realizan ventas.b) Establecimiento de lmites de crdito y designacin de funcionarios autorizados para otorgarlos, ajenos al departamento de ventas.c) Existencia de polticas para el otorgamiento de bonificaciones y descuentos.d) Requerimiento de autorizacin especial para la cancelacin de cuentas incobrables.e) Conexin peridica de los saldos individuales contra el Mayor.f) Envos regulares de estados de cuenta y existencia de un departamento de aclaracin de diferencias.g) Formulacin de relaciones de la cuentas por cobrar clasificadas por antigedad y estudios peridicos de la recuperabilidad de los saldos vencidos.h) Investigacin peridica de saldos rojos (aparentes cobros en exceso).i) Arqueos peridicos de facturas, contrarrecibos y documentos pendientes de cobro.Inventariosa) Debe existir una adecuada separacin de labores (almacenistas, jefes de compra, de produccin, de ventas, registros en contabilidad, etc.)b) Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y las existencias de productos.c) Debe existir un sistema de inventarios perpetuos.d) Deben efectuarse inventarios fsicos, por lo menos una vez al ao con investigaciones exhaustivas de las diferencias que resulten y registrar contablemente las diferencias definitivas.e) Debe hacerse comparacin peridica de auxiliares contra mayor, y contra existencias fsicas y registrar contablemente las diferencias definitivas.f) Debe investigarse peridicamente los registros con saldos rojos y proceder a su cancelacin.g) Debe hacer un procedimiento de verificacin de facturas, antes de su pago o registro, contra entradas al almacn.h) Debe hacerse revisiones peridicas y la determinacin de material defectuoso u obsoleto, y generar el castigo oportuno y/o la venta inmediata de ese material.i) Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios que tengan riesgo inherente alto (por incendio, humedad, etc.).Activo fijoa) Las "altas" (compras) y bajas (ventas, desmantelamientos) deben estar debidamente autorizadas. Esta autorizacin debe otorgarla personal designado por el Consejo de Administracin o la Direccin de la empresa.b) Deben existir registros o auxiliares adecuados que permitan la identificacin inmediata de cada bien (costo original, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, lugar asignado, etc.)c) Debe existir definida una poltica de capitalizacin que seale con claridad cundo una erogacin debe considerarse incremento al activo o cundo debe considerarse gasto.d) En el caso de obras en proceso debe vigilarse su avance e incorporarlas oportunamente al activo fijo, al concluirse.e) Deben compararse peridicamente los auxiliares contra los bienes que se poseen fsicamente y viceversa, y generar los ajustes contables relativos por las diferencias definitivas.f) Debe verificarse que los bienes fuera de uso se contabilicen en cuenta especial que indique esa condicin.g) Debe verificarse con regularidad que la suma de los auxiliares integre el saldo de la cuenta de mayor relativa.h) Deben existir plizas de seguros que protejan el activo fijo contra diversos riesgos (incendio, robo, etctera).

Cargos Diferidosa) Debe existir una poltica definida, tanto para la acumulacin de partidas en este rubro, como para la amortizacin de las mismas.b) Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago, importe y periodo de amortizacin.c) Deben examinarse de forma peridica los conceptos que integren los cargos diferidos para verificar si conservan su vigencia y si subsiste el beneficio a los ejercicios futuros, o si se decide su amortizacin anticipada.Cuentas por pagar a corto plazoa) Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos: Compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los pasivos registrados deben respaldarse claramente con el bien o servicio recibido y registrarse en cuanto se reciba el mismo.b) Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previo al registro. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su registro, que no deje duda de que se trata de un pasivo real por un bien o servicio recibido, que debe ser pagado ms adelante.c) Debe revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuadas de pagos.d) Debe exigirse autorizacin especial previa al pago. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su pago, que no deje duda de que se trata de un pasivo real pendiente de pago.

Gastos acumulados por pagarDeben vigilarse los mismos aspectos de las cuentas y documentos por pagar del anterior. a) Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos: Compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los pasivos registrados deben respaldarse claramente con el bien o servicio recibido y registrarse en cuanto se reciba el mismo.b) Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previo al registro. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su registro, que no deje duda de que se trata de un pasivo real por un bien o servicio recibido, que debe ser pagado despus.c) Debe revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuadas de pagos.d) Debe exigirse autorizacin especial previa al pago. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su pago, que no deje duda de que se trata de un pasivo real pendiente de pago.

Pasivo a largo plazo

Deben vigilarse los mismos aspectos sealados para las cuentas y documentos por pagar a corto plazo:a) Registro oportuno y exacto. Debe existir un control estricto sobre las operaciones generadoras de pasivos: Compras, obtencin de prstamos, rgimen fiscal, etc. Los pasivos registrados deben respaldarse claramente con el bien o servicio recibido y registrarse en cuanto se reciba el mismo.b) Deben someterse a revisin y autorizacin adecuada, previo al registro. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su registro, que no deje duda de que se trata de un pasivo real por un bien o servicio recibido, que debe ser pagado despus.c) Debe revisarse peridicamente la antigedad y programacin adecuadas de pagos.d) Debe exigirse autorizacin especial previa al pago. Es decir, debe existir un proceso de autorizacin, previo a su pago, que no deje duda de que se trata de un pasivo real pendiente de pago.Crditos Diferidos

a) Deben existir auxiliares que muestren claramente el importe original y el periodo probable de su aplicacin a resultados. b) En el caso de servicios cobrados por anticipado deben existir registros que muestren claramente el concepto, la fecha de cobro, el importe y el periodo en el que se devengaran. c) Deben revisarse peridicamente para determinar su subsiste la condicin que los hace diferibles.Contingencias y pasivos contingentesLos aspectos del control interno relacionados con las contingencias pueden reducirse a un solo aspecto: que exista comunicacin oportuna y efectiva, a contabilidad, de todos los actos y decisiones de la Direccin, el consejo de Administracin y la Asamblea de accionistas, para el registro oportuno y adecuado de aquellos que provoquen operaciones contingentes.Capital contableSolo hay uno, de importancia capital: Todos los movimientos que afecten el capital contable deben hacerse del conocimiento previo de la asamblea de accionistas y ser aprobados por sta.Ventas netasEn general, le corresponden los mismos elementos de control que existe para las cuentas de activo relativas: almacn y cuentas por cobrar, adems de las siguientes:a) La facturacin y el registro deben ser lo ms inmediato posibles a las salidas de almacn por concepto de ventas. Por lo general, en los sistemas modernos de registro electrnico, como los sistemas ERP, este registro efectivamente tiende a ser simultaneo, lo que introduce un elemento de control automtico.b) Una persona independiente a la facturacin debe revisar sta: unidades contra remisiones, valores contra precios de listas, operaciones aritmticas, etc. Por lo dicho en el inciso a) esta actividad se va reduciendo, pero subsiste la conveniencia de revisiones peridicas en operaciones importantes, o revisiones a la base de datos del sistema ERP, para ratificar su exactitud.c) Debe existir autorizacin especial para aceptar devoluciones y conceder descuentos y rebajas. Costos de ventasEn general, le corresponden los mismos elementos de control anotados para la cuenta de activo relativa: almacenes y ventas, adems de los siguientes:a) Debe existir informacin peridica del volumen y costo de produccin y ventas.b) Deben existir programas de produccin y presupuestos de costos y gastos.c) En relacin con las variaciones entre los costos presupuestados y los reales deben proporcionarse explicaciones y exigirse responsabilidades.Gastos Generalesa) Deben existir presupuestos de gastos e informes de las variaciones resultantes en relacin con los gastos reales, exigindose explicaciones y responsabilidades a las personas que proceda.b) Deben estar autorizados, invariablemente por un ejecutivo de nivel apropiado (jefe de departamento, gerente de lnea etc.).c) Los documentos comprobatorios del gasto deben cancelarse previamente a su pago. Se entiende que un comprobante queda cancelado cuando se le impone un sello con alguna leyenda apropiada, como pagado con cheque numero __________ y la fecha relativa, para evitar su pago y registro duplicado.d) Deben ser documentos legales y cumplir con requisitos fiscales.e) Su clasificacin debe ser vigilada previamente a su registro en libros, y autorizada por un empleado del departamento de contabilidadImpuesto sobre la RentaEn general, es importante que se vigile el cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales y que las declaraciones relativas se revisen por persona distinta de quien las formula, antes de su pago.En empresas de importancia mayor, debe tenerse un empleado o un departamento dedicado, exclusivamente, a vigilar estos aspectos de clculo, cumplimiento y pago oportuno de todos los impuestos en los que la empresa sea causante directa (ISR, IVA, cuotas patronales del IMSS, etctera) o responsable solidaria (ISPT, cuotas del IMSS a cargo de los empleados, etctera).Participacin de los trabajadores en las utilidadesQue se vigile el cumplimiento oportuno de esta obligacion tanto en su provisin como en su pago.Cuentas de OrdenEl que proceda en atencin al concepto, por ejemplo:a) Avales: Que solo puedan ser otorgados con autorizacin del Consejo de Administracin.b) Depreciacin acelerada: Que se formulen estudios que justifiquen las tasas de depreciacin aplicadas de forma acelerada.

NORMAS DE INFORMACION FINANCIERAPRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOSPRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1.-SUSTANCIA ECONOMICA.DE LA ENTIDAD.ENTE.

2.-ENTIDAD ECONOMICA.DE LA REALIZACION.INTEGRACIN DE LA INFORMACIN.

3.-NEGOCIO EN MARCHA.DEL PERIODO CONTABLE.CUANTIFICACIN EN TRMINOS MONETARIOS.

4.-DEVENGACION CONTABLE.DEL VALOR HISTORICO ORIGINAL.BASE DE REGISTRO.

5.-ASOCIACION DE COSTOS Y GASTOS CON INGRESOS.DEL NEGOCIO EN MARCHA.PERODO CONTABLE.

6.-VALUACION.DE LA DUALIDAD ECONOMICA.COSTO HISTRICO.

7.-DUALIDAD ECONOMICA.DE LA REVELACION SUFICIENTE.EXISTENCIA PERMANENTE.

8.-CONSISTENCIA.DE LA IPORTANCIA RELATIVA.REVELACIN SUFICIENTE.

9.-DE LA CONSISTENCIA.IMPORTANCIA RELATIVA.

10.-CONSISTENCIA O COMPARABILIDAD.

11.-CONTROL PRESUPUESTARIO.

12.-CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES.

CUADRO COMPARATIVO