Control d'existències del magatzem

Control d'existències delmagatzemM. Antònia Rossell OlivéAdaptació:Ángeles Romero PérezMarisa Clavero Manrique

Operacions administratives de compravenda

Operacions administratives de compravenda Control d'existències del magatzem

Índex

Introducció 5

Resultats d’aprenentatge 7

1 El magatzem 91.1 Organització i funcionament dels magatzems. Processos administratius . . . . . . . . . . . . 9

1.1.1 Recepció . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101.1.2 Emmagatzematge i distribució interna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121.1.3 Expedició . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.2 Tipus d’existències. Productes peribles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.2.1 Tipus d’existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161.2.2 Productes peribles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.3 Envasos i embalatges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211.3.1 Envasos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221.3.2 Embalatge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.3.3 Gestió de residus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1.4 Etiquetatge. Sistemes de codificació tradicionals i telemàtics . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281.4.1 Etiquetatge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291.4.2 Sistema tradicional de codificació . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321.4.3 Sistema telemàtic: el codi de barres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

1.5 La identificació per radiofreqüència (RFID). Traçabilitat dels productes . . . . . . . . . . . . 371.5.1 Sistemes RFID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 381.5.2 Traçabilitat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

1.6 Inventaris i verificacions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391.6.1 Inventaris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 391.6.2 Verificacions de l’inventari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2 Gestió i valoració de les existències 452.1 Control i gestió d’existències. Processos administratius . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

2.1.1 Control de les existències: el model de classificació ABC . . . . . . . . . . . . . . . 462.1.2 Gestió de les existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492.1.3 Rotació d’existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 522.1.4 Sistemes de reposició de les existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

2.2 Estoc mínim i estoc òptim . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 552.2.1 Estoc mínim o punt de comanda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562.2.2 Estoc òptim i model de comanda òptima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

2.3 Mètodes de valoració d’existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 592.3.1 Importància de la valoració d’existències . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 602.3.2 Valoració de les entrades al magatzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 612.3.3 Valoració de les sortides del magatzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2.4 Fitxes de control de magatzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 662.4.1 Mètode del preu mitjà ponderat (PMP) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 672.4.2 Mètode FIFO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Operacions administratives de compravenda Control d'existències del magatzem

2.4.3 Comparació de les valoracions del cas pràctic per als dos mètodes . . . . . . . . . . . 72

3 Aplicacions específiques de control del magatzem 753.1 Inici de FactuSOL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

3.1.1 Configuracions generals del programa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 763.1.2 Creació de l’empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 783.1.3 Passos recomanats per iniciar la gestió del magatzem amb una empresa nova . . . . . 79

3.2 Introducció de les dades del magatzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 813.2.1 Famílies d’articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 833.2.2 Tarifes de preus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 843.2.3 Configuració dels articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 873.2.4 Codificació dels articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 893.2.5 Articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 913.2.6 Estocs inicials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

3.3 Moviments dels articles del magatzem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1023.3.1 Compres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1023.3.2 Vendes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1053.3.3 Gestió dels estocs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

3.4 Consultes i informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1133.4.1 Consultes per pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1133.4.2 Llistes i informes en paper i en suport digital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Operacions administratives de compravenda 5 Control d'existències del magatzem

Introducció

A les empreses es poden trobar diversos departaments que tindran noms diferents,segons com estigui estructurada l’empresa, on es desenvoluparan les tasquesadministratives per a la gestió de les seves operacions de compravenda. Però tantsi és una empresa de producció com una empresa que adquireix els productes per ala seva comercialització, hi ha un lloc anomenatmagatzem on hi ha els articles quees venen i hi seran ordenats i classificats per uns criteris decidits per l’empresa.Aquests criteris seran els millors per obtenir el control i la gestió necessaris deles existències i el màxim rendiment i agilitat en la satisfacció de la demanda delsclients.

L’emmagatzematge engloba diversos conceptes necessaris per al bon funcio-nament del procés de la compravenda. Els encarregats del magatzem han detenir unes relacions i comunicacions òptimes amb el departament de compres(necessitat d’aprovisionar per tenir existències al magatzem), amb el departamentd’administració (gestió de la documentació) i amb el departament de vendes(sortida d’articles del magatzem).

Aquesta connexió interdepartamental permetrà que la gestió i el control delmagatzem es puguin portar a terme, demanant les unitats necessàries en el momentque calgui per poder fer front a les comandes dels clients o a les necessitats delprocés productiu, amb els possibles imprevistos que puguin aparèixer.

L’empresa ha de gestionar els procediments administratius i la documentació quees genera en el magatzem amb rigorositat i control de les operacions que es podenderivar, per obtenir els millors resultats amb els costos mínims possibles.

En aquesta unitat formativa, s’estudia l’organització del magatzem i el procésgestió de les seves existències que es generen a partir de les operacions decompravenda, amb l’aplicació de conceptes teòrics i pràctics, i amb l’ús delprograma de gestió de magatzem FactuSOL.

En l’apartat “El magatzem” s’aborda conceptualment què és un magatzem iquines són les fases d’emmagatzematge, els nivells d’estoc que hi ha, els tipus deproductes que s’hi emmagatzemen i les particularitats dels productes peribles, elsdiferents tipus d’envasos i embalatges que s’utilitzen, els sistemes d’etiquetatgei codificació dels productes i dels processos, la traçabilitat dels productes, il’elaboració d’inventaris i verificacions dels estocs del magatzem.

En l’apartat “Gestió i valoració de les existències” s’expliquen els diferents modelsde control i gestió d’existències, quins són els costos que es deriven de la gestiódel magatzem, els nivells d’estocs que cal tenir en compte en l’aprovisionament,en quin moment s’han de fer comandes de productes i quantes unitats s’han dedemanar, i quins són els mètodes de valoració d’existències que l’empresa potutilitzar per fer les anotacions d’entrada i sortida dels articles del magatzem i aixíconèixer en qualsevolmoment quantes unitats hi ha almagatzem i quin valor tenen.


I en l’apartat “Aplicacions específiques de control del magatzem” coneixereu comes gestionen les existències d’un magatzem amb el programa FactuSOL: les dadesque cal introduir, l’organització dels articles, els moviments d’entrades i sortidesdels articles del magatzem i l’obtenció dels informes pertinents.

Per treballar el contingut d’aquesta unitat didàctica és recomanable que llegiuacuradament el material seguint els exemples que hi ha pas a pas per tal d’assolirels coneixements i, atès que una bona part de la unitat és procedimental, seriaadient que realitzeu les activitats i els exercicis d’autoavaluació a mesura que aneuassimilant continguts.


Resultats d’aprenentatge

En finalitzar aquesta unitat l’alumne/a:

1. Controla existències reconeixent i aplicant sistemes de gestió de magatzem.

• Classifica els diferents tipus d’existències habituals en empreses de produc-ció, comercials i de serveis.

• Diferencia els tipus d’embalatges i envasos que s’utilitzen.

• Descriu els procediments administratius de recepció, emmagatzemament,distribució interna i expedició d’existències.

• Calcula els preus unitaris de cost de les existències, tenint en compte lesdespeses corresponents.

• Identifica els mètodes de control d’existències.

• Calcula el valor de les existències en un moment determinat aplicant elmètode de valoració establert per l’empresa.

• Identifica el concepte de variació d’existències.

• Reconeix els conceptes d’estoc mínim i estoc òptim.

• Identifica els procediments interns per al llançament de comandes alsproveïdors.

• Valora la importància dels inventaris periòdics.

• Utilitza les aplicacions informàtiques i processos establerts en l’empresaper a la gestió del magatzem.

• Aplica criteris de protecció i respecte al medi ambient en la gestió deresidus.


1. El magatzem

Qualsevol empresa necessita un lloc per guardar els articles que ha compratals proveïdors fins que els ven als seus clients o els incorpora en el procés defabricació.

Exemple de magatzem

La gestió del magatzem s’encarrega de la recepció de les mercaderiesfins a la seva sortida del magatzem, passant per la col·locació il’adequada conservació dels articles emmagatzemats, i altres aspectes comla identificació dels productes i el seu control físic i comptable.

La missió del magatzem és disposar en tot moment dels productes necessaris persatisfer la demanda dels clients. La necessitat per part del fabricant, del majorista odel detallista de tenir magatzems està determinada pel fet que els clients exigeixendeterminades quantitats en un moment donat.

1.1 Organització i funcionament dels magatzems. Processosadministratius

Un magatzem s’ha d’organitzar en funció dels articles que hi té emmagatzemats,per això ha de reunir unes condicions:

• Ha de permetre rebre els articles amb rapidesa.

• Ha de disposar d’instal·lacions adequades al tipus d’articles que poden estaremmagatzemats.

• Ha de tenir accessibilitat en l’entrada i sortida d’articles.

Per complir aquestes condicions el magatzem s’ha d’organitzar en funció de l’espaidisponible, reduint costos d’emmagatzematge i permetent en qualsevol momentconèixer quins productes hi ha emmagatzemats, i també, en quin lloc i en quinaquantitat.

A l’organització física s’ha de tenir en compte:

• Ubicació: lloc exacte on es col·loca cada article o producte al magatzem.Segons sigui el tipus, es disposen en prestatgeries, apilats, etc.

• Passadissos: és molt important l’accessibilitat als productes per podertraslladar-los i transportar-los dins i fora del magatzem.

El magatzem

És el lloc destinat a guardar elsmaterials que l’empresa comprao fabrica.


• Mitjans: són els elements que s’utilitzen per manipular i transportar elsproductes. Poden ser humans (administratiu, mosso de magatzem, capde magatzem...), mòbils que faciliten el transport dels productes dins delmagatzem (apiladores, carretons, etc.), i els elements fixos (cintes transpor-tadores, grues, etc.).

A l’organització administrativa s’ha de tenir en compte l’eficàcia i la rapidesaen el traspàs d’informació amb la resta de departaments, en especial amb lasecció de compres (comandes a proveïdors) i amb la secció de vendes (venda delsproductes).

Una organització administrativa serà eficaç si gestiona i registra puntualmentels moviments dels articles al magatzem amb el seu valor econòmic. Aquestprocediment és necessari per saber tothora quantes unitats hi ha al magatzem iquan s’ha de realitzar una comanda al proveïdor per reposar existències. Per portara terme aquestes tasques s’utilitzen les fitxes de magatzem.

Quant al funcionament del magatzem, l’activitat que s’hi desenvolupa es potclassificar en tres fases, cada una d’elles amb uns processos administratiusdeterminats:

1. Recepció de les compres.

2. Emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies.

3. Expedició o lliurament de les vendes.

1.1.1 Recepció

Aquesta fase comença quan es reben les mercaderies que s’han demanat alsproveïdors. Es dóna entrada als articles una vegada s’ha comprovat que coincideixla recepció amb el que indica l’albarà.

La recepció consisteix a admetre la mercaderia que lliura el transportistade part del proveïdor, previ control, segons la comanda feta pel departamentde compres.

Les operacions de recepció que s’efectuen en elmagatzem són les següents (vegeula figura 1.1):

1. Consulta de la relació de les compres esperades en funció dels terminis delliurament.

2. Recepció dels productes que arriben dels proveïdors amb l’albarà delliurament del transportista.


3. Comprovació administrativa de la coincidència entre les dades de l’albarài les de l’ordre de compra (comanda): número de comanda, referències delsarticles, quantitats, etc.

• Si alguna dada no coincideix: es notificarà al departament de compresperquè gestioni les incidències. El procés de recepció continuarà si eldepartament de compres ho autoritza.

• Si són coincidents: s’assignarà un número d’entrada i continuarà elprocés.

4. Ordre de descàrrega de la mercaderia.

5. Comprovació física del nombre d’embalums i referències dels articlesdescarregats (ha de coincidir amb les dades que consten en l’albarà) iverificació del seu estat físic.

• Si hi ha desperfectes o diferències sobre els productes demanats, lapersona encarregada de la recepció ho comunicarà al departament decompres per fer la reclamació oportuna al proveïdor. El procés derecepció continuarà si el departament de compres ho autoritza.

• Si tot és correcte, continuarà el procés.

6. Autorització de l’entrada definitiva de les mercaderies en el magatzem iindicació als col·locadors de mercaderia de la seva ubicació concreta dinsde la zona d’emmagatzematge.

7. Registre d’entrada de la mercaderia rebuda en el sistema de controld’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, enregistrar l’albarà rebut es registrarà automàticament l’entrada dels articles.

Figura 1.1. Primera fase d’emmagatzematge: recepció de les compres (resumida)

Gestió de les incidències

El departament de compres serà l’encarregat de gestionar les incidències detec-tades fins que es resolguin.

• Les incidències les farà constar en la còpia de l’albarà que signarà per serretornat al proveïdor.


Localització dels productesal magatzem

Una manera eficient de fer-ho, ésassignar al producte un codi queindiqui el passadís, la posició i

l’altura en què està situat.

• Tramitarà una reclamació al proveïdor.

• Segons el tipus d’errades, pot no acceptar la mercaderia o la pot acceptaresperant que les diferències es tinguin en compte en una factura rectificativao en la següent factura de compra al mateix proveïdor.

La comprovació física no sempre és possible fer-la acuradament en el moment dela recepció, i per aquest motiu també es pot realitzar amb posterioritat.

1.1.2 Emmagatzematge i distribució interna

Un cop els productes entren al magatzem, l’empresa ha d’iniciar la gestió delsestocs que queden dipositats en el seu magatzem. Les operacions principals queha de fer són:

Exemple de codificació d’un article almagatzem

• Codificar i etiquetar els articles per facilitar la seva localització posterior,i després es col·loquen en el lloc assignat com podeu veure a la figura 1.2.

• Col·locar i guardar en el lloc adient del magatzem en espera de l’ordre depreparació de comandes. L’emmagatzematge de la mercaderia s’ha de dur aterme de manera segura, tenint en compte les característiques del productei amb l’objectiu d’utilitzar l’espai disponible de manera eficaç.

• Comprovar i verificar periòdicament l’estat dels articles, per mitjà del’inventari, i actualitzar els documents administratius i comptables en casde detectar-hi diferències.

• Controlar i gestionar les existències per garantir la seva disposició persatisfer les necessitats de la demanda o del procés de producció, en lesmillors condicions econòmiques.

Figura 1.2. Segona fase d’emmagatzematge: emmagatzematge i distribució interna de les mercaderies(resumida)

1.1.3 Expedició

Aquesta fase s’inicia amb l’ordre d’expedició del departament de vendes. Enaquest moment s’ha de preparar la mercaderia i la documentació per al lliuramental client, i finalitza quan es lliura al transportista. Vegeu els passos en la figura1.3.


Figura 1.3. Tercera fase d’emmagatzematge: expedició (resumida)

La preparació de comandes

En l’operativa de magatzems, la preparació de comandes té una gran transcen-dència pel que fa al nivell i a la qualitat de servei que cal donar als clients del’empresa.

Tenir estoc disponible i optimitzar els temps de preparació dels productes ques’han de servir són elements clau en la competitivitat de les empreses en l’actua-litat.

Entenem per preparació de comandes el conjunt d’operacions que es duen aterme en el magatzem per posar a disposició del transport tots els articlesque cada un dels nostres clients demanen.

La preparació de comandes segueix un procés en què intervenen, a més delmagatzem, altres departaments de l’empresa, tal com es pot apreciar en la figura1.4.

Figura 1.4. Procés de preparació de comandes

Una vegada que s’han determinat els mètodes i les tècniques de preparacióde comandes no hem d’oblidar que tota manipulació ha de tenir un suportdocumental determinat i propi per a cada cas.

En la preparació de comandes, intervenen tres departaments:


• Departament de vendes.

• Departament d’administració.

• Magatzem.

Les operacions que s’efectuen en cada departament i la documentació que s’utilitzasón les següents:

a) En el departament de vendesUna vegada s’ha rebut una comanda, ja s’ha de començar a preparar per ser servida.Les operacions que es faran són:

1. Recepció d’una comanda.

2. Lliurament de la comanda al departament d’administració.

b) En el departament d’administracióAquest departament gestionarà la documentació, i farà les operacions següents:

1. Comprovació administrativa: si les condicions comercials demanades(preus, descomptes, formes de pagament, etc.) s’adapten a les condicionsde l’empresa, les dades dels articles demanats (referències, unitats, etc.) sóncorrectes i és possible lliurar-los en la data demanada pel client.

• Si hi ha algun inconvenient, es notifica al departament de vendesperquè gestioni les solucions.

• El procés d’expedició continuarà si el departament de vendes hoautoritza.

2. Alta de la comanda en el sistema informàtic.

3. Enviament de la informació a la secció de preparació de comandes delmagatzem.

c) En el magatzemA partir d’aquest moment, s’organitza la preparació física. El procés habitual és:

1. Elaboració del programade preparació (també s’anomena ordre o llista depreparació): és una successió d’ordres disposades en seqüència per assignara un preparador o grup de preparadors, o a un mitjà mecànic o sistemaautomàtic. Pot ser en suport paper o en suport informàtic. En la figura1.5, podeu veure un exemple del que podria ser un programa de preparació.

2. Emissió de l’albarà, en què s’especifica el contingut i les dades d’envia-ment.


3. Registre de sortida de la mercaderia de l’albarà en el sistema de controld’estocs. Si s’utilitza una aplicació informàtica de gestió de magatzem, encrear l’albarà es registrarà automàticament la sortida dels articles.

4. Preparació dels articles de la comanda, anomenat picking, per part delspreparadors a partir de la llista de preparació.

5. Embalatge dels articles, formant paquets i embalums aptes per al transport.Paral·lelament, s’identificarà cada paquet i s’hi enganxaran les etiquetescorresponents.

6. Impressió de les etiquetes, que s’aniran enganxant als embalatges a mesuraque es va empaquetant la mercaderia. D’aquesta manera, la mercaderiaviatjarà degudament identificada.

7. Trasllat de la mercaderia a la zona d’expedicions del magatzem, per sercarregada al mitjà de transport previst.

Les etiquetes dels productes o de les unitats de càrrega s’han de col·locaren un lloc visible que permeti una lectura fàcil i ràpida de la informació quecontenen.

Figura 1.5. Programa de preparació de comandes

1.2 Tipus d’existències. Productes peribles

Les existències són aquells béns que una empresa té en el seu magatzem i queestan destinats a la venda o a la incorporació en el procés productiu.

Al conjunt d’existències del magatzem també se l’anomena estoc o inventari, toti que segons el context, pot tenir altres interpretacions amb lleugeres diferències:

• Estoc: és la quantitat determinada de mercaderies que posseeix una em-presa, amb una qualitat definida i adquirida en un moment determinat, ambl’objectiu d’estar sempre disponible per satisfer les demandes dels clients.

• Inventari: correspon a la llista detallada dels estocs d’una empresa. Tambés’anomena “fer inventari” al fet de realitzar el recompte físic de les existèn-cies.


El PGC de 2008 contemplala possibilitat de considerar

com a existències en lacomptabilitat els serveis en

curs.

1.2.1 Tipus d’existències

El Pla General Comptable (PGC) defineix les existències com a “actiusposseïts per ser venuts en el curs normal de l’explotació, en procés deproducció o en forma de materials o subministraments per ser consumitsen el procés de producció o en la prestació de serveis.”

Les existències es poden classificar des de diferents punts de vista:

1. Segons el PGC i el tipus d’empresa.

2. Segons la seva funció.

3. Segons la quantitat d’existències: els nivells d’estoc.

Segons el PGC i el tipus d’empresa

Tenint en compte l’activitat que fa l’empresa, les existències pròpies segons elPGC seran:

En empreses de serveis

• Serveis en curs. És la mà d’obra i altres costos del personal directamentinvolucrat en la prestació d’un servei que encara no ha finalitzat. Sónles úniques existències que no estan físicament en el magatzem, ja queúnicament consten en la comptabilitat.

En empreses comercials

• Mercaderies o existències comercials. Són materials que l’empresacompra i que, sense transformació, es destinen a la venda o comercialitzacióposterior.

En empreses industrials

• Primeres matèries. Productes que, mitjançant la transformació, es desti-naran a formar part dels articles acabats fabricats per l’empresa.

• Altres proveïments: elements i conjunts incorporables. Són els fabricatsfora de l’empresa, que s’adquireixen per incorporar-los en els productesacabats, sense sotmetre’ls a cap transformació.

• Productes en curs. Productes que es troben en la fase d’elaboració en elmoment de tancar l’exercici.


• Productes semiacabats. Productes fabricats per l’empresa i no destinatsnormalment a la venda fins que no són objecte d’elaboració, incorporació otransformació posterior.

• Productes acabats. Productes fabricats per l’empresa que tenen com adestinació el consum final o la utilització per part d’altres empreses.

• Subproductes, residus i materials recuperats:

– Subproductes. Productes que tenen importància secundària respectea l’activitat principal de l’empresa.

– Residus. Productes obtinguts de la fabricació dels productes princi-pals de l’empresa i que poden ser utilitzats o venuts.

– Materials recuperats. Productes que poden ser reutilitzats desprésd’haver participat en el procés de producció.

Altres existències que hi pot haver en qualsevol tipus d’empresa:

• Altres proveïments. Elements inventariables, com per exemple:

– Combustibles. Matèries energètiques que poden ser emmagatzema-des.

– Recanvis. Peces que serveixen per substituir-ne d’altres de semblantsen les instal·lacions, equips o màquines.

– Materials diversos. Altres materials de consum.– Embalatges. Embolcalls que serveixen per guardar-hi els productesacabats.

– Envasos. Recipients que poden ser recuperables o no, que estandestinats a contenir el producte acabat.

– Material d’oficina. Destinat a la finalitat que el seu nom indica.

Segons la seva funció

Endinsant-nos ja en el que és la gestió d’estocs, podem apreciar que, d’estocs,n’hi ha de diversos tipus segons la seva funció. A continuació detallem lescaracterístiques més rellevants de cada tipus:

• Estoc de cicle. És l’estoc que es compra en un moment determinat per anarconsumint al llarg del període.

• Estocs estacionals. Estocs que tenen per objecte fer front a un augmentesperat de les vendes en determinats moments de l’exercici econòmic (seriael cas d’empreses que, pel tipus de negoci, tenen fortes vendes a l’estiu i ésdurant aquesta època que augmenten les seves reserves d’existències).

• Estoc en trànsit. És l’estoc que circula entre el magatzem d’un proveïdor iel magatzem del client. Forma part de l’inventari disponible perquè, encaraque no ha arribat al magatzem, ja ha estat demanat i per tant l’hem de teniren compte als efectes de gestió.


Trencament de l’estoc

És la situació produïda quan esrep una comanda d’un client i no

s’hi pot fer front per mancad’existències.

• Estoc de recuperació. Productes usats, però que són susceptibles d’unanova utilització (per exemple, pneumàtics usats).

• Estoc obsolet. Articles nous o vells que ja no serveixen per cobrir lesnecessitats per a les quals varen ser comprats.

Els productes usats que sónsusceptibles de ser utilitzats de nouamb un reciclatge previ s’anomenen

estocs de recuperació.Segons la quantitat d’existències: els nivells d’estoc

A l’hora de gestionar les existències del magatzem, s’estableixen unes quantitatsd’estocs que serveixen de referència per prendre determinades decisions:

• Estoc màxim. És la quantitat màxima que hi pot haver d’un article almagatzem i normalment es determina per la capacitat del magatzem, elcapital que es pot invertir i els costos que genera el manteniment de lesexistències.

L’estoc màxim d’un article és la quantitat màxima que interessa teniremmagatzemada.

• Estoc mínim. És la quantitat més petita que hi hauria d’haver d’un articleal magatzem, per sota de la qual no s’hauria de baixar. Considerar un estocmínim de 0 unitats posa en risc la comercialització del producte perquè si esprodueix algun imprevist no es disposarà de la quantitat sol·licitada i no espodrà atendre la demanda, produint un trencament d’estocs. Per evitar-hos’acostuma a establir un estoc de seguretat.

L’estocmínim d’un article és la quantitat mínima que es vol mantenir perquèl’empresa no es quedi sense existències, segons les previsions habituals, i apartir de la qual entraran noves unitats.

A la figura 1.6, podeu veure representats l’estoc màxim, l’estoc mínim de 0 unitatsi també el trencament d’estoc produït per un imprevist.

Figura 1.6. Estoc màxim, estoc mínim i trencament d’estoc


• Estoc de seguretat. És un nivell d’estoc que s’estableix per fer front acomandes imprevistes dels clients o a retards en el termini de lliuramentdels proveïdors. És a dir, consisteix en l’acumulació de productes coma protecció davant la incertesa produïda per la demanda i el termini delliurament, evitant l’aparició de trencaments d’estoc no desitjables.

L’estoc de seguretat d’un article és la quantitat d’existències al magatzemque s’estableix per fer front a possibles imprevistos. En molts casos, l’estocmínim s’estableix en aquest mateix nivell.

A la figura 1.7, podeu veure representats l’estoc màxim i l’estoc mínim establertcom a estoc de seguretat, i com aquest actua de coixí davant d’un imprevist evitantun trencament de l’estoc.

Figura 1.7. Estoc màxim i estoc mínim amb un estoc de seguretat

• Estoc òptim. És la quantitat d’existències al magatzem que permet cobrirles previsions de vendes amb el cost més petit possible.

• Estoc disponible. És l’estoc que es considera a l’hora de fer la gestiód’estocs i és el resultat de restar a l’estoc físic (estoc real que hi ha en elmagatzem), les quantitats reservades per servir les comandes rebudes delsclients.

1.2.2 Productes peribles

Els productes peribles són els que, per les seves característiques, exigeixencondicions especials de manipulació i conservació en els seus períodesd’emmagatzematge i transport.

En general, són productes peribles tot tipus d’aliments i medecines sensibles a latemperatura, la humitat, la llum, el pas del temps, etc.


Els operadors logístics quetransportin mercaderies

peribles obligatòriament hand’utilitzar vehicles isoterms,

refrigerants, frigorífics ocalorífics.

La manipulació, la comercialització, el magatzematge i el transport de productesperibles està estrictament regulat per la normativa actual.

A més, el maneig d’aquests productes implica un control elevat per part de lesempreses oferents amb l’objectiu de donar-los sortida abans de la seva caducitat,i evitar amb això pèrdues de rendibilitat importants. El mateix ocorre ambproductes afectats per obsolescència i demandes del mercat estacionals o puntuals.

Emmagatzematge de productes peribles

En l’emmagatzematge de productes peribles es compliran les exigències i con-dicions adequades a la naturalesa específica de cadascun d’ells. Les condicionshabituals que s’han de mantenir són:

• La temperatura i humitat relativa, mitjançant la circulació d’aire conve-nient.

• L’aïllament dels articles que desprenguin olors d’aquells altres que pernaturalesa els puguin absorbir.

• La protecció contra l’acció directa de la llum solar, quan sigui perjudicialper al producte.

L’emmagatzematge s’ha de realitzar en llocs adequats que compleixin les normesvigents, com per exemple:

• Distribució en piles o lots que guardin les degudes distàncies els uns ambels altres i amb les parets, sòls i sostres.

• Utilització dels mecanismes de recepció, manipulació i expedició adequats.

• Inspeccions, rotació i remocions periòdiques dels productes, en funció deltemps d’emmagatzematge i conservació que suportin.

• Retirada dels productes deteriorats o l’envàs dels quals aparegui trencat.Aquests productes no es destinaran al consum humà, si fos el cas.

Si es tracta d’aliments, totes aquelles persones que per la seva activitat laboral hitenen contacte directe durant la seva preparació, fabricació, transformació, elabo-ració, envasat, emmagatzematge, transport, distribució, venda, subministrament iservei, estan obligats a tenir carnet de manipuladors d’aliments.

Transport de productes peribles

El transport de productes peribles exigeix estrictes mesures de control de tempe-ratures i l’adequació a normes dels vehicles utilitzats, a més d’estar sotmès a unesnormes molt estrictes que pretenen preservar la innocuïtat i l’aptitud del productealimentari per al consumidor final.

La legislació afecta tant l’àmbit nacional com l’internacional.


• Els productes peribles necessiten ser transportats a temperatures especialsper a la seva conservació. El vehicle utilitzat ha d’estar condicionat per com-plir les normes establertes (a més de complir altres normes específiques) imantenir una temperatura controlada.

• També es tenen en compte factors com la humitat relativa, la velocitatde l’aire, la densitat d’estiba i la seva compatibilitat, així com el tipusd’embalatge adequat per al seu transport.

1.3 Envasos i embalatges

El conjunt d’envasos i embalatges que acompanyen el producte des de la fabricaciófins al consum consisteix en:

Els palets són una de les unitatsd’emmagatzematge més usuals enels magatzems.

• Envasos primaris que contenen el producte: estan en contacte directeamb el producte i és el lloc on aquest es conserva. Són els anomenatsenvasos.

• Envasos secundaris o d’agrupació: agrupen un nombre determinat d’u-nitats, les quals es poden separar sense afectar les característiques delproducte. Correspon als packs.

• Envasos terciaris o de transport: faciliten la manipulació i el transportde diverses unitats de venda o de diversos envasos secundaris. Els mésutilitzats són els embalatges, però també s’hi inclourien els palets.

El sistema d’envasament en el seu conjunt ha de complir la funció principalde protecció del producte, i aportar la resistència necessària per garantir que elproducte arribi en condicions adequades per al seu consum.

Si no n’hi ha prou amb el sistema d’envasament i embalatge per garantir laintegritat del producte, aquest es deteriorarà i no podrà ser consumit, amb la qualcosa és generarà el residu tant del producte com de l’envàs.

Legislació

Generalment, els països tenen en vigència reglamentacions estrictes respecte a:

• Envasos i embalatges amb normes internacionals que contenen mesures oreglaments de salut, seguretat, protecció a l’ambient, protecció al consumi-dor, etc., com per exemple:

– ISO. Són normes internacionals de fabricació, comerç i comunicacióper a totes les branques industrials a excepció de l’elèctrica i l’electrò-nica.


Des de l’aparició delsautoserveis, el producte estroba totalment sol davantdel client i passa a ser el

venedor en els lineals delssupermercats, hipermercats

o grans magatzems.

– Codex Alimentarius. És un programa per a la protecció de lasalut dels consumidors, per assegurar unes pràctiques de comerçclares i promocionar la coordinació de totes les normes alimentàriesacordades per les organitzacions governamentals i no governamentals,creat per la FAO i l’OMS.

• Etiquetatge i rètols de determinats productes, particularment d’alimentsfrescos i envasats, begudes, especialitats medicinals, etc.

En el comerç internacional, els exportadors han de tenir en compte com pot afectarla normativa dels diferents països d’origen o destinació dels seus productes.

1.3.1 Envasos

Podríem definir l’envàs com el recipient de qualsevol material i de diversesformes concebut per contenir productes per al seu ús a partir d’aquest idestinat a contenir individualment una unitat de producte.

L’envàs, també denominat embalatge de venda o empaquetatge, identifica elproducte i es correspon amb la presentació comercial de la mercaderia.

Exemple de bric

Les característiques que ha de tenir un bon envàs són les següents:

• Possibilitat de contenir el producte segons les seves característiques físi-ques.

• Que permeti la seva identificació, mitjançant etiquetes o amb la impressióen l’envàs del contingut, capacitat, instruccions d’ús, etc. També s’utilitzenels codis de barres per facilitar la gestió de la compravenda i l’emmagatze-matge.

• Capacitat de protegir el producte.

• Resistència a les manipulacions, el transport i la distribució comercial, pergarantir que el producte arribi al consumidor en perfecte estat.

• Que s’ajusti a les unitats de càrrega i distribució del producte, per facilitarl’emmagatzematge i transport.

• Adequat a les necessitats del consumidor en termes de grandària, ergono-mia, qualitat, etc.

• Adaptat a les línies de fabricació i envasament del producte, i en particulara les línies d’envasament automàtic que disposi el fabricant.

• Que compleixi les legislacions vigents.

• Amb un cost adequat a l’oferta comercial que es vol fer del producte.


• Des del punt de vista comercial, que recordi la publicitat que s’ha fet alproducte, per atreure l’atenció del client, convèncer-lo dels avantatges itancar la venda.

Transport i emmagatzematge

L’envàs ha d’oferir la resistència necessària per evitar el deteriorament delproducte durant el transport, l’emmagatzematge i la manipulació.

Des d’aquest punt de vista, els podem classificar en:

Exemple de bossa de plàstic perpetites unitats

• Envasos rígids: tenen una forma definida que no es pot alterar, i permetenapilar el producte sobre ell mateix sense que es pugui danyar.

• Envasos semirígids: tenen una resistència a la compressió menor a la d’unenvàs rígid, i amb esforços de compressió el seu aspecte pot ser similar aldels envasos rígids.

• Envasos flexibles: són els fabricats per pel·lícules plàstiques, paper, fullesd’alumini, laminacions, etc., i es deformen en manipular-los manualment.Aquests envasos han d’estar protegits per uns altres de més resistents, perpermetre apilar el producte durant el transport o emmagatzematge.

Tipus d’envasos principals

Exemple de capsa de paper

A la taula 1.1, podeu veure els tipus, de quins materials són fets i el contingut.

Taula 1.1. Tipus d’envasos principals

Tipus Materials Continguts habituals

Llaunes Llauna, alumini,... Conserves

Pots o terrines Vidre, ceràmica, metall,... Conserves, aliments preparats,iogurts, cosmètics, cacau, etc.

Brics Cartró, plàstic polietilè i alumini Aliments líquids: llet, sucs...

Ampolles Vidre, plàstic, PVC, etc. Líquids: aigua, llet, vi,...

Flascons Vidre, ceràmica, etc. Perfumeria, cosmètica,...

Aerosols Metàl·lic o plàstic Neteja, higiene personal,...

Bosses Paper, plàstic, etc. Aliments en pols o de petitesunitats: sucre, sal, cafè, arròs,fruita seca, patates fregides...

Malles Plàstic Aliments: fruites, patates,...

Sacs Paper, plàstic Productes en pols: aliments per aanimals, adobs, ciment,...

Blísters Cartró i plàstic Articles de merceria, escriptori,ferreteria, informàtica,...

Safates Plàstic, polietilè, etc. Productes frescos d’alimentació,menjars preparats,...

Capses Paper, plàstic, fusta Tot tipus de productes i proteccióde productes delicats: farmàcia,bombons, galetes, perfums,cosmètica, vins i caves,...

Blísters

Full de cartró sobre el quals’enganxa una làmina de plàstictransparent amb forma de cavitatque allotja el producte que espresenta. S’exhibeixen en lesprestatgeries, cubetes o penjatsde ganxos.


1.3.2 Embalatge

Es considera embalatge qualsevol mitjà material destinat a contenirproductes només temporalment, pensant en la seva manipulació,transport i magatzematge.

L’embalatge protegeix una mercaderia per a la seva expedició (manipulació,càrrega i descàrrega, etc.) o la seva conservació en dipòsits o magatzems.

Solen ser caixes de diversos materials que poden agrupar diferents unitats deproductes envasats, però també poden contenir una única unitat de producte,generalment de dimensions considerables (mobles, electrodomèstics...).

Els embalatges habitualment estan normalitzats amb una grandària adequada perfacilitar el seu transport, manipulat i apilament.

Les funcions i característiques d’un bon embalatge són:

1. Complir les lleis establertes respecte a normes i requisits, que han d’apa-rèixer impresos sobre la seva superfície.

2. Protegir els productes i envasos de consum, i mantenir-los junts.

3. Oferir unamanipulació eficient en elmagatzem: facilitat en les operacionsd’embalatge i etiquetatge, comoditat per agafar-lo i capacitat d’exposició.És important adaptar-se a les dimensions estàndards del palet i, en la mesuradel possible, al mòdul de referència.

4. Tenir capacitat per resistir l’apilat i romandre estable quan està paletitzat.

5. Proporcionar la seva identificació EAN, amb una impressió i dissenyadequats.

6. Reduir al màxim els espais buits entre el producte i l’embalatge.

7. Deixar el mínim residu possible i ser valoritzable.

8. Oferir una manipulació eficient en el punt de venda: contenir un nombreuniforme i coherent d’unitats de consum, i presentar un disseny ergonòmicquant a pes, volum i forma.

Tipus d’embalatges principals

A la taula 1.2, podeu veure els tipus d’embalatges principals, de quins materialsestan fets, el seu contingut habitual i les propietats que mostra el seu ús.


Taula 1.2. Tipus d’embalatges principals

Tipus Materials Contingut habitual Propietats d’ús

Cistelles És un ordit de vímets,espart o altres materialsnaturals.

Fruites i verdures. Es poden deformar ambfacilitat, presentar voresafilades o oferir pocahigiene perquè són dedifícil rentat.

Caixes Cartró, plàstic, fusta,EPS (escuma depoliestirè), etc.

De cartró i de plàstic:tot tipus de productes.

De fusta: productesagraris, articles pesants(motors, maquinària,etc.)

D’EPS: productesfrescos o congelats.

De cartró: són netes imanejables però ambl’inconvenient ques’espatllen fàcilment perla humitat, l’apilament ila manipulació.

De plàstic: sónresistents a cops, moltrígides, reutilitzables iapilables ja queencaixen les unes ambles altres.

De fusta: són d’un solús i rígides, i responenbé a l’apilament.

D’EPS: és un materialinnocu perquè noafavoreix eldesenvolupament demicroorganismes combacteris o fongs queprovoquen ladescomposició en elsproductes. Amb granpoder d’aïllamenttèrmic.

Embolcalls Paper, cartró, plàstic(film, bombolles deplàstic), etc.

Tot tipus de productes. Fàcil adaptació alproducte, però si són enpaper o plàstic, calenaltres elements deprotecció més rígids.

A més dels embalatges que actuen d’embolcall, per condicionar el producte en elseu interior, poden ser necessaris alguns accessoris, com per exemple:

• Condicionadors: són unes peces de cartró o d’un altre material (plàstic,EPS, etc.) que tenen la funció de protegir o immobilitzar el producte dinsde la caixa.

• Capes de paper i plàstic: s’utilitzen per folrar altres embalatges i així evitarque el producte es danyi a causa del frec, o bé per evitar les pèrdues d’aiguadel producte.

Per seleccionar el tipus d’embalatge que s’ha d’utilitzar, s’han de considerardiferents factors, principalment les característiques del producte que s’ha deprotegir i la forma de transport que es farà servir.

L’embalatge també es pot adequar a les instruccions del comprador. Si ladestinació és un altre país, s’haurà de tenir en compte el compliment de les normesexigides en aquest país de destinació.

Cartró

Pot ser massís i llis o bé ambestries o canals en la sevasuperfície.


Queden dintre de la Llei11/1997 tots els envasos i

residus d’envasos posats almercat i generats,

respectivament, en elterritori de l’Estat.

1.3.3 Gestió de residus

A causa del gran consum de productes envasats, s’origina molta quantitat deresidus que han de ser tractats i reciclats.

Per aquest motiu, l’any 1994 el Parlament Europeu va publicar la Directiva 94/62,relativa als envasos i residus d’envasos, i es va transposar a la legislació espa-nyola mitjançant la Llei 11/1997, de 24 d’abril, d’envasos i residus d’envasos.

Dins del concepte d’envasos s’inclouen els envasos de venda o primaris, elsenvasos col·lectius o secundaris i els envasos de transport o terciaris, és adir, els envasos i embalatges.

Segons aquesta llei, les empreses responsables de la posada al mercat de productesenvasats, es veuen afectades per una sèrie d’obligacions amb dos objectiusprincipals:

• Prevenir i reduir l’impacte sobre el medi ambient dels envasos, ambl’establiment demesures adreçades a la prevenció de la producció de residusd’envasos.

• Gestionar els residus al llarg de tot el seu cicle de vida, amb la sevareutilització, reciclatge i altresmaneres de valorització de residus d’envasos,amb la finalitat d’evitar o reduir la seva eliminació en abocadors o incine-radores.

Així, doncs, fa responsables d’aquestes accions els envasadors i comerciantsde productes envasats o, quan no sigui possible identificar els anteriors, elsresponsables de la primera posada al mercat dels productes envasats.

Per fer-ho, la llei permet escollir dues opcions:

1. L’empresa es pot encarregar de la recollida dels envasos, amb el Sistema dedipòsit, devolució i retorn, facturant els envasos amb facultat de devolució:per cada envàs cobrarà una quantitat individualitzada que serà retornadaamb la devolució de l’envàs.

2. L’empresa pot delegar la recollida acollint-se a un sistema integrat degestió de residus d’envasos i envasos usats (SIG), per eximir-se delsistema obligatori anterior. El SIG assumeix finançar a les entitats localsel sobrecost de la recollida dels residus d’envasos i assegurar el reciclatgedels materials recollits. A la pràctica, aquest sistema és el majoritari.

Els envasos inclosos en un SIG s’hauran d’identificar mitjançant unsímbol, que ha de ser el mateix en tot el territori on actuï aquest sistema.


Actualment, a Catalunya hi ha tres sistemes integrats de gestió d’envasos, els dosprimers dels quals també són presents en l’àmbit de l’Estat espanyol:

• ECOEMBES: per als envasos lleugers, paper i cartró.

• ECOVIDRIO: per als envasos de vidre.

• SIGFITO: per als envasos de productes fitosanitaris.

El Punt Verd

El Punt Verd és el símbol del SIG d’Ecoembes.

Símbol del Punt verd

Les empreses que opten per l’opció del sistema del Punt Verd:

1. Han de posar en l’etiquetatge de cada producte el logotip del símbol delPunt Verd.

2. Han de pagar un cànon a Ecoembes per aquest sistema de recollida:cada producte cotitza per tots i cadascun dels diferents materials que elcomponen: ampolles de vidre, de plàstic, taps d’alumini, estoig de cartró,plàstic retràctil, etc. Cada producte té un cost diferent segons els materialsque el componguin.

3. En emetre la factura als seus clients que a la vegada siguin comerciants,cobraran un percentatge sobre el producte pel concepte de Punt Verd,però no als clients que siguin consumidors finals.

4. Tenen l’obligació d’informar la comunitat autònoma sobre els envasosposats al mercat. Ecoembes facilita el compliment d’aquest requisit legala les seves empreses adherides.

El Punt Verd garanteix que les empreses que presenten aquest logotip enels seus envasos compleixen les obligacions establertes en la Llei 11/97, iho estan fent per mitjà del SIG gestionat per Ecoembes.

Criteris de protecció i respecte al medi ambient en la gestió de residus

Des del punt de vista de respecte al medi ambient i tenint en compte els residusque representen, les funcions dels envasos es podrien dividir en:

Exemple de campanya per reduir l’úsde les bosses de plàstic alscomerços

• Funcions imprescindibles: seguretat, higiene i logística.

• Funcions supèrflues: màrqueting, acceptació del consumidor, etc.

Com a criteris de protecció i respecte al medi ambient, les recomanacions a lesempreses envasadores són:

Ecoembalajes España, S.A.(ECOEMBES)

És una societat sense ànim delucre, amb l’objecte social deldisseny i organització d’unsistema integrat de gestió (SIG)per a:

• La recollida periòdica iselectiva d’envasos.

• La separació iclassificació delsresidus.

• El transport a plantesde reciclatge ovalorització.

• La valorització, elreciclatge o lareutilització delsenvasos.


Tipus de plàstics

LDPE, HDPE, PET, PP, EPS (osuro blanc).

1. Eliminar els envasos superflus: d’acord amb la definició del Reial decret782/1998 són tots aquells envasos que, malgrat que facilitin la manipulació,distribució i presentació del producte destinat al consum, no siguin neces-saris per contenir-lo ni protegir-lo.

2. Reduir els envasos sobredimensionats, és a dir, els que malgrat tenir unautilitat, se’n podria reduir la mida.

3. Evitar el sobreenvasat o envasos de petita capacitat, i potenciar els envasosper a continguts més grans.

4. Substituir els materials menys reciclables per altres de més nivell dereciclat, és a dir, que els seus residus produeixin menys impacte sobre elmedi ambient durant tot el seu cicle de vida (vegeu la taula 1.3).

5. Potenciar els envasos reutilitzables. Són els envasos concebuts i disse-nyats per complir, durant el seu cicle de vida, un nombre mínim d’usos orotacions, demanera que una vegada consumits els productes que contenien,siguin susceptibles de ser reintegrats pel posseïdor, en el mateix procéseconòmic pel qual van ser concebuts o dissenyats. En el moment en quèaquests envasos deixen de ser reutilitzables, es converteixen en residus.

Taula 1.3. Impacte dels residus reciclats en el medi ambient segons la Fundació per a la Prevenció deResidus i Consum Responsable.

Materials g CO2/kg Relació

cartró 282 0,00

vidre 443 1,57

cartró ondulat 750 2,66

cartró ondulat 909 3,22

acer 1.095 3,88

brics 1.183 4,20

LDPE 2.341 8,30

HDPE 3.478 12,33

PET 3.872 13,73

PP 4.622 16,39

EPS 4.895 17,36

alumini 5.570 19,75

1.4 Etiquetatge. Sistemes de codificació tradicionals i telemàtics

En la gestió del magatzem, s’utilitzen etiquetes en qualsevol de les seves opera-cions, amb l’objectiu principal d’identificar el paquet i facilitar l’operació que estracti.

La informació que han de contenir dependrà de l’operació, i es pot expressar ambtextos o amb algun sistema de codificació, tradicional o telemàtic.


La tecnologia actual permet una gestió fàcil, ràpida i econòmica. El codi de barress’ha convertit en una eina important i imprescindible de la distribució actual, i elssistemes RFID s’estan utilitzant cada vegada més perquè milloren la gestió delsestocs.

1.4.1 Etiquetatge

Podem classificar els principals tipus d’etiquetes segons la informació que conte-nen:

• Etiquetes de producte. Amb informació sobre el producte i un codid’identificació.

• Etiquetes d’expedició. Identifiquen la tramesa.

• Etiquetes de perill. Indiquen els riscos del producte.

• Etiquetes de manipulació. Amb les instruccions que cal seguir permanipular-lo.

Les etiquetes s’han de col·locar en un lloc visible que permeti una lectura fàcil iràpida de la informació que contenen.

Etiquetes de producte

En el mateix producte o envàs hi ha d’haver informació del producte per a l’usuario consumidor i també un codi per identificar el producte per a la seva gestió en lesempreses.

1) Informació del producte

En els envasos i embalatges s’ha de reservar una zona per a les inscripcions queproporcionen informació sobre el seu contingut.

La legislació europea regula l’etiquetatge que afecta uns productes determinats,com són els productes alimentaris, els tèxtils i el calçat, els cosmètics, lessubstàncies perilloses o els detergents.

La legislació regula:

• El contingut obligatori que ha de portar l’etiqueta en determinats tipus deproductes.

• La presentació visual de l’etiqueta.

• La llengua en la qual han de figurar les indicacions.

L’etiquetatge d’un producteés la seva targeta depresentació i, a més, la sevagarantia de qualitat.


Exemple de codificació

El magatzem d’una empresadistribuïdora, que té com a

proveïdors diferents empresesque utilitzen diverses maneres de

codificació per als seusproductes, recodifica elsproductes que compra i

emmagatzema per unificar elscriteris i no haver de treballaramb tantes referències i tan

diverses.

Aquesta legislació europea és d’obligat compliment per als països integrants, entreels quals hi ha Espanya.

2) Codificació del producte

Quan els productes arriben al magatzem, s’han d’identificar, codificar i etiquetarper a la seva gestió: control d’estoc i assignació d’ubicacions.

El codi del producte també rep el nom de referència.

La codificació dels productes s’acostuma a fer en el departament de producció odisseny, però moltes vegades és el magatzem que codifica les existències en funciódels seus criteris de manipulació i control.

Per tant, ens podem trobar amb magatzems que utilitzen la mateixa codificació delfabricant i amb magatzems que recodifiquen els productes que emmagatzemen.

Etiquetes d’expedició

Malgrat que l’enviament sempre ha d’anar acompanyat d’un document (albarà ofactura), és necessari que cada embalum estigui perfectament identificat. Per això,s’enganxa una etiqueta d’expedició en cada paquet o embalum de la tramesa.

Model d’etiqueta d’expedició

L’etiqueta d’expedició ha de contenir les dades bàsiques del paquet:proveïdor, destinatari, número d’albarà, referències dels productes quecontenen (d’un o més productes), número d’embalum i total d’embalums.

Etiquetes de perill

El Reglament Nacional de Transport de Mercaderies Perilloses per Carretera(TPC) regula les etiquetes de perill que s’han d’incorporar a l’embalatge de lesmercaderies perilloses, i les classifica en diferents classes i subclasses, cadascunaidentificada amb un pictograma segons el codi ADR/RID (vegeu la figura 1.9).

Hi ha altres tipus de codificació i etiquetatge com el codi HAZCHEM i el codiNFPA (vegeu la figura 1.8), usats en el Regne Unit i els EUA.

Figura 1.8. Codi HAZCHEMi codi NFPA


Les etiquetes de perill s’utilitzen per indicar la perillositat del producte.

Figura 1.9. Codi ADR-RID per a la identificació de riscos

Etiquetes de manipulació

Les etiquetes de manipulació han de contenir informació referida a les sevesnormes de consum o ús del producte, o a les normes que cal seguir permanipular-lo, emmagatzemar-lo o transportar-lo.

En el cas de mercaderies que necessiten un tractament especial, s’incorporen sím-bols reconeguts internacionalment per les normes ISO (Organització Internacionalper a la Normalització) que donen indicacions per a la seva manipulació (vegeu lafigura 1.10).


Figura 1.10. Etiquetes de manipulació

1.4.2 Sistema tradicional de codificació

El sistema tradicional de codificació utilitza caràcters numèrics, alfabètics oalfanumèrics, organitzats segons algun criteri que resulti útil a l’empresa perfacilitar la seva interpretació i identificació.

Es poden codificar clients, proveïdors, articles, documents, etc. i qualsevolelement que intervingui en l’activitat de l’empresa. Respecte a les activitatsrelacionades amb el magatzem, la codificació que té més rellevància és la delsarticles o productes.

La codificació dels productesmés habitual es basa en el criteri de l’assortimentaportant informació de les característiques del producte, però també és convenientassignar una codificació ubicació-producte complementària que informi de laubicació del producte dins del magatzem.

Codificació per al criteri de l’assortiment

La codificació dels productes seguint el criteri de l’assortiment a què pertanyenutilitza la gamma, la família de productes, la subfamília i la unitat:

• Gamma: és una unitat de necessitat, és a dir, és el conjunt d’articles queresponen a una finalitat global idèntica.

• Família: correspon a una sèrie d’articles que responen a una mateixanecessitat.

• Subfamília: són divisions dintre d’una família per agrupar productes ambles mateixes característiques.


• Unitat, també denominada sèrie o article: és una unitat de venda i hi hauràtantes unitats com marques, mides, models, colors, preus, etc.

Exemple de codificació de productes

En la taula 1.4, podeu veure un exemple de codificació de productes seguint el criteri del’assortiment.

Taula 1.4. Codificació de productes d’acord amb l’assortiment

Gamma: joguines didàctiques (JD)

Família Jocs d’activitats (01) Jocs de taula (02)

Subfamília Construcció(C)

Estimulació(E)

Plàstics (P) Trencaclosques(T)

Dòmino (D)

Unitat Blocs perapilar (001)

Eines (002)

Mòbil (001)

Mantad’activitats(002)

Parcd’activitats(003)

Pintures(001)

Plastilina(002)

De números(001)

De lletres(002)

D’animals(001)

A l’hora de codificar o crear la referència del producte hem d’assignar un codi a cadascunade les divisions: codi de gamma, codi de família, codi de subfamília i codi d’unitat, i elconjunt conformarà la codificació del producte. Per exemple, el codi del producte parcd’activitats serà JD01E003.

Assignació ubicació-producte

Des del punt de vista de la gestió del magatzem i de la manipulació dels productesés necessari crear un sistema d’assignació ubicació-producte, de manera que quanes rebi una mercaderia es codifiqui i se li assigni una ubicació que estigui lliureen aquell moment o que hagi estat fixada prèviament. D’aquesta manera, sempretindrem un codi de producte unit a un codi d’ubicació.

L’assignació d’una ubicació és indispensable per saber en tot moment on estàcol·locat el producte, de quin producte es tracta i quantes unitats tenim en cadaubicació.

No hi ha un únic criteri per a la codificació de les ubicacions. Cada empresaestableix el seu sistema en funció de les seves necessitats. En tots els casos,la codificació ha de ser sistemàtica i ha d’ajudar a la ràpida localització de lamercaderia.

Els elements que s’han de codificar són, com a mínim, els que s’especifiquen totseguit:

• Àrea: correspon a la zona del magatzem formada per les prestatgeries i pelspassadissos corresponents.

• Passadís: és el conjunt de prestatgeries adossades que formen una filera.


Etiqueta d’expedició

Per al tractament telemàticconsta de diferents codis de

barres que permeten incorporartota la informació necessària peral control d’expedicions i per a la

traçabilitat del producte.

• Mòdul o columna: conjunt d’ubicacions situades entre les potes consecu-tives de la prestatgeria.

• Nivell o prestatge: indica el pis diferent dintre d’un mateix mòdul ocolumna. Cada pis pot ser una ubicació, però un prestatge pot estarsubdividit, formant diverses ubicacions.

Exemple de codi d’ubicació

El codi 0A080603 pot significar que aquest producte s’ubica a l’àrea 0A del magatzem, elpassadís número 08, a la columna número 06 i al tercer prestatge (03) en alçada.

Actualment, tots els magatzems disposen de programes informàtics de gestió quefan aquesta operació d’assignació ubicació-producte, informant, en temps real,sobre ubicacions lliures i localització i estoc dels productes.

1.4.3 Sistema telemàtic: el codi de barres

El codi de barres és un sistema d’identificació telemàtic molt fiable i que permetsimplificar les tasques de manipulació i control dins del magatzem, i la gestió deles expedicions de les mercaderies, entre altres utilitats.

Exemple d’etiqueta d’expedició

El codi de barres és un sistema de codificació telemàtic de productes,ubicacions, operacions, documents, expedicions, etc. que es representaper mitjà de “barres” de diferents amplades i separacions que, en passar pelraig que emet un lector, són captades, descodificades i poden ser tractadesinformàticament.

Només ens caldrà un programa que converteixi els números en grups de barres.La impressió del codi es pot fer en paper o en etiqueta mitjançant una impressorade transferència tèrmica.

Per a una gestió òptima del magatzem és convenient tenir els productes i les ubica-cions codificades mitjançant aquest sistema i facilitar als operaris i manipuladorsels lectors portàtils de codis de barres corresponents.

El sistema de codificació per codi de barres és fàcil d’utilitzar, la seva lectura ésràpida, no es cometen errors i es pot transmetre fàcilment a l’ordinador.

Codificació de productes i ubicacions

Els avantatges que ofereix un magatzem organitzat en ubicacions i amb codi debarres són múltiples. Vegem els més importants:

• Les existències registrades en l’ordinador coincideixen amb les reals.


• És més fàcil saber on estan col·locades les existències de tots els articles.

• L’inventari es pot fer amb més facilitat.

• Es redueix el risc de trencament d’estoc.

• Es millora la gestió.

• Facilita el fet de treballar amb menys estoc.

• Es poden detectar els articles sense venda o obsolets.

• S’evita l’oblit o la pèrdua d’articles.

• Es redueix el temps de preparació de comandes.

• S’evita gran part de l’entrada manual de dades en l’ordinador.

• Es redueixen errors en els albarans i en les factures.

Com a conseqüència de tot això, aconseguim assolir els objectius següents:

1. Increment de la productivitat.

2. Millora del servei al client.

3. Reducció dels diners invertits en estocs.

4. Impossibilitat que hi hagi pèrdues per envelliment de l’estoc.

Per tot plegat, el codi de barres té grans avantatges respecte dels altres sistemestradicionals i la seva utilització es generalitza a totes les funcions del magatzem.La taula 1.5, la taula 1.6 i la taula 1.7 mostren un estudi comparatiu entre el sistemasense codi de barres i el sistema amb codi de barres per a cada una de les fasesoperatives del magatzem.

Taula 1.5. Operativa en la recepció del producte sense codi de barres i amb codi de barres

Recepció del producte

Operacions Sense codi de barres Amb codi de barres

Identificació Per l’albarà del proveïdor Pel codi de barres

Comprovació Per l’aspecte exterior i l’etiquetade l’embalatge

Per la lectura del codi de barres

Qualitat de la identificació Insegura i laboriosa Fàcil, segura i ràpida

Errors Es poden produir errorsd’identificació

Mai no es produeixen errors

Registre d’entrada Es fa a partir de l’albarà, teclejantel codi propi

En el mateix moment en quès’identifica

Errors de registre Es produeixen errors de registreen:* Quantitat entrada* Línia de comanda* Codi d’article

Algunes vegades, però tan solsen la quantitat entrada


Taula 1.6. Operativa en l’emmagatzematge del producte sense codi de barres i amb codi de barres

Emmagatzematge

Operacions Sense codi de barres i senseubicacions

Amb codi de barres i organitzatamb ubicacions

Qui decideix on col·locar El responsable del magatzem, elcostum, l’atzar

La informació registrada al’ordinador sobre la ubicació decada article

Localització de la ubicació L’operari L’etiqueta d’identificació de laubicació

Col·locació No sempre en el lloc desitjat En el lloc escollit

Registre en l’ordinador No es fa. Només ho sap elmanipulador

Per lectura del codi de barres del’etiqueta d’ubicació

Errors possibles Es pot extraviar mercaderia ambcerta freqüència

Gairebé mai

Taula 1.7. Operativa en la preparació de comandes sense codi de barres i amb codi de barres

Preparació de comandes

Operacions Sense codi de barres i senseubicacions


Obtenció d’informació Llista dels articles que s’han deservir sense comprovació d’estoc

Llista dels articles que s’han deservir creada per l’ordinador iordenada per ubicacions

Localització del producte Pel preparador i de memòria Consultant la llista d’ubicacions

Qualitat de la localització Fàcil per al preparador si sónproductes habituals, laboriosa sisón poc freqüents

Sempre fàcil i ràpida

Identificació del producte Pel seu aspecte extern,embalatge o etiqueta

Lectura del codi de barres:* De la ubicació* Del producte

Errors Confusió d’articles o nolocalització

Mai

Registre de la sortida Manual Directament passant el lector decodi de barres

Errors de registre Algunes vegades en:* Quantitat* Codi d’article

Algunes vegades en la quantitat

Codis estàndards

L’Associació de Numeració d’Articles (EAN) és la creadora del sistema de codi-ficació internacional EAN. En l’àmbit nacional, l’AECOC (Associació Espanyolade Codificació Comercial) s’encarrega de controlar i garantir que fabricants icomerciants compleixin les normes de codificació.

Segons la utilitat dels codis, actualment s’utilitzen els estàndards següents:

El sistema de codificació deproductes anomenat codi de barres

fou creat per l’Associació deNumeració d’Articles (EAN).

• Codi EAN-13: identifica les unitats de consum. S’utilitza per identificarunitats de producte amb destinació al punt de venda. En la taula 1.8,podeu veure els dígits que l’integren. És important destacar que el codide l’empresa identifica l’empresa propietària de la marca, no la fabricant.


Per exemple, en el cas de les marques blanques, l’empresa propietària ésl’empresa distribuïdora, no la fabricant.

• Codi EAN-14 o DUN-14: s’utilitza per a unitats d’expedició o agrupa-cions d’unitats de consum que no van destinades al punt de venda (perexemple, caixes o palets).

• Codi EAN-128: s’utilitza en entorns no detallistes per connectar el fluxfísic de mercaderies amb el flux d’informació, amb informació logísticaaddicional com ara el número de sèrie, número de lot, localització, puntsd’entrega, dates de fabricació, envasament, caducitat, etc.

• Codi SSCC (serial shipping container code) o codi seriat de la unitatde tramesa: es tracta d’un codi que serveix per fer el seguiment de lesunitats logístiques, que permet diferenciar les mercaderies idèntiques peròde diferents unitats de transport, i proporciona informació del continguti dels moviments de les trameses en qualsevol punt de la cadena desubministrament.

És important per a una bona gestiómostrar als empleats el sistema decodificació dels productes i elfuncionament dels lectors de codis.

Taula 1.8. Dígits del codi de barres EAN-13

84Codi del país d’origen del producte. És assignat perEAN i per a Espanya és el 84.

00000 Codi de l’empresa propietària de la marca. Ésassignat per l’organisme nacional autoritzat. AEspanya és AECOC.

00000 Codi del producte creat per l’empresa fabricant.

0 Dígit de control que es calcula a partir de les dotzexifres anteriors.

1.5 La identificació per radiofreqüència (RFID). Traçabilitat delsproductes

Les tecnologies de la informació han permès desenvolupar un possible substitutper a les etiquetes de codi de barres: les etiquetes electròniques o etiquetesd’identificació per radiofreqüència (RFID).

Tant els codis de barres EAN com les etiquetes RFID faciliten la reconstrucció del’historial d’un producte o d’un lot de productes, és a dir, acumulen informaciósobre cada pas del procés de producció, d’emmagatzematge o de distribució peron ha passat aquest producte: és la traçabilitat.

Amb la traçabilitat, es podran localitzar ràpidament l’origen dels problemes quepuguin aparèixer i mirar d’evitar-los en el futur.


1.5.1 Sistemes RFID

Les etiquetes electròniques o etiquetes d’identificació per radiofreqüència (RFID)incorporen un xip i funcionen com a petites estacions de ràdio. Emeten i, enalguns casos, també reben senyals que són recollits per un lector i enviats a l’equipinformàtic.

• Les etiquetes només de lectura (tags) s’utilitzen bastant en la distribuciócomercial per prevenir robatoris, sobretot en el cas de productes petits ambun valor alt.

• Les etiquetes modificables (smart cards o targetes intel·ligents) permetenque s’ampliï o es modifiqui la informació que contenen, per exemple en elcas d’un canvi de preu. S’utilitzen en terminals logístiques i en el transportde mercaderies perilloses, ja que permeten incloure-hi informació sobre lescaracterístiques del producte i sobre mètodes d’actuació preventiva en casd’anomalies.

En la taula 1.9, podeu veure els avantatges que suposa la tecnologia RFID respecteal codi de barres en l’etiquetatge de productes.

Taula 1.9. Comparació de la tecnologia RFID amb el codi de barres

RFID Codi de barres

Es pot llegir sense visibilitat directa. Cal una línia de visió directa per a la lectura.

Permet llegir múltiples etiquetes simultàniament. Les lectures han de ser seqüencials i gairebé sempreamb intervenció humana.

Té un codi únic, fixat a fàbrica o escrit a distància. El codi sol ser el mateix en totes les etiquetes.

Identifica cada producte individualment. Identifica cada tipus de producte, i pot identificarcaixes o envasos individualment.

Pot contenir informació sobre el producte. Només pot contenir un codi, de vegades ambinformació del preu o de la quantitat.

És resistent a la humitat i a la temperatura. Es degrada en ambients humits o a altestemperatures.

Els principals inconvenients del sistema RFID són l’elevada inversió que necessitala seva instal·lació i aplicació, la falta d’una normativa internacional, les possiblesinterferències amb altres sistemes, i la vulnerabilitat al metall i als producteslíquids.

1.5.2 Traçabilitat

Tant els sistemes RFID com el codi EAN-128 permeten la traçabilitat delsproductes perquè permeten associar de manera sistemàtica un flux d’informació aun flux de mercaderia.


La traçabilitat és el procediment que ens permet conèixer l’històric,la ubicació i la trajectòria d’un producte al llarg de la cadena desubministrament.

Dit d’una altra manera, la traçabilitat és la capacitat de seguir un producte des delseu origen fins al seu final, com a article de consum.

Hi ha diversos tipus de traçabilitat:

• Traçabilitat ascendent. És la informació relacionada amb els productesque rebem i amb els seus proveïdors.

• Traçabilitat interna o traçabilitat de processos. És la informació relativaal seguiment dels productes dins de la mateixa empresa.

• Traçabilitat descendent. És la informació sobre les característiques delsproductes que han sortit de l’empresa i sobre la seva destinació.

Les empreses productores haurien de ser capaces d’associar les destinacions delsproductes amb les matèries primeres que es van utilitzar per a la seva elaboració.En el cas dels productes alimentaris, la traçabilitat és obligatòria.

1.6 Inventaris i verificacions

Les empreses no només han de portar un control físic dels seus estocs sinó quetambé els han de valorar i comptabilitzar per determinar els beneficis i l’actiu del’empresa.

Per obtenir un bon funcionament, lesempreses han de fer recomptesperiòdics de les existències.

El control i valoració dels estocs pot fer-se per cada entrada o sortida de productes,coneixent en tot moment les quantitats i valor del magatzem, però també enqualsevol moment de l’exercici econòmic segons les necessitats de l’empresa. ElPla General Comptable (PGC) obliga a fer-ho en el moment del tancament del’exercici econòmic, amb l’obtenció de l’inventari i la comptabilització del seuvalor.

1.6.1 Inventaris

Ens en podem trobar de dos tipus:

• Inventari físic. És aquell en què es fa un recompte físic de tots els articlesque hi ha al magatzem. Legalment s’ha de fer almenys una vegada l’anyi permet conèixer la quantitat i l’estat dels productes amb exactitud, elsarticles que han quedat obsolets, els que estan caducats...


• Inventari comptable. És una relació detallada de les existències del’empresa que informa de l’estoc de cada producte i el seu valor comptable,però no informa de l’estat dels productes. El seu valor s’ha de comptabilitzarobligatòriament a final de l’exercici comptable en els comptes correspo-nents segons el tipus d’existències previstos en el PGC.

Els inventaris permeten comptabilitzar les existències del magatzem ideterminar-ne el valor, l’estat i la composició.

Un exemple d’inventari comptable ordenat segons la classificació d’existènciesdel Pla General Comptable seria el que es mostra en la figura 1.11.

Figura 1.11. Exemple d’inventari comptable ordenat segon la classificació d’exis-tències del PGC

1.6.2 Verificacions de l’inventari

Malgrat que l’empresa porti un control informàtic, exhaustiu i fiable, de lesentrades i sortides de mercaderies del magatzem, es fa necessària la verificacióde les existències reals mitjançant un recompte periòdic.


La verificació de l’inventari és la realització de l’inventari físic i l’obtencióde l’inventari comptable.

Per diferents motius (errors en la transcripció de dades, desperfectes, errors enla manipulació de mercaderies, trencadisses, robatoris, etc.) és freqüent que esprodueixin desviacions entre l’inventari comptable i les existències reals.

Per aquest motiu, s’han de fer les verificacions corresponents comparant lesexistències reals amb els documents administratius o comptables, els quals hande reflectir el valor de les existències reals.

Les existències que són determinades per l’inventari físic han de tenircoincidència amb les de l’inventari comptable, i si es troben diferènciess’han de corregir en l’inventari comptable.

Abans de veure els diferents sistemes d’inventariar les existències i independent-ment del mètode escollit per cada empresa, cal realitzar una sèrie d’operacionscomunes:

1) Passos previs a la realització de l’inventari

• Creació i impressió d’un document per fer l’inventari.

• Localització i bloqueig dels materials que cal inventariar.

• Identificació de cada producte segons la codificació.

• Instruccions clares i concises a les persones que faran l’inventari.

2) Fases de l’inventari

L’inventari és un procés que ha de seguir una sèrie de fases:

• Recompte de les unitats físiques emmagatzemades de cada producte, iregistre del codi de producte i de la quantitat corresponent en el documentd’inventari: és la realització de l’inventari físic.

• Introducció del resultat del recompte en el sistema informàtic i verificacióde les quantitats comptades anteriorment.

• Correcció de les desviacions entre recompte físic i l’inventari comptable delregistre administratiu o informàtic. Si les diferències són considerables calfer-ne una auditoria específica.

• Obtenció de la relació de tots els articles inventariats amb les seves existèn-cies i valoracions: és l’inventari comptable.


Sistemes d’inventari físic

No hi ha un sistema únic per fer l’inventari i l’empresa determina quin és el quemillor s’adapta a les seves necessitats i el que menys perjudici suposa a l’hora deservir els seus clients.

a) Inventari físic tradicional. Amb aquest sistema el magatzem es tanca durantuns dies per poder fer el recompte. La freqüència pot ser diversa: anual, semestral,trimestral, etc.

Aquest mètode no és el més convenient, ja que el magatzem paralitza la sevaactivitat durant uns dies i això pot ser negatiu pel que fa al servei als clients. D’altrabanda, en cas de detectar desviacions, aquestes es corregiran després de repassari tornar a verificar els errors, la qual cosa vol dir que el procés de correcció és lenti requereix uns dies.

b) Inventari físic rotatiu. Aquest sistema permet que el magatzem no hagi detancar. Consisteix a dividir els productes que cal inventariar segons el criteriABC en funció de la seva rotació. Els productes A (amb una alta rotació) escompten cada trimestre, el productes B (amb una rotació mitjana) cada semestre iels productes C (de baixa rotació) anualment.

c) Inventari físic permanent. Consisteix a fer el recompte diari al principi o alfinal de la jornada, només de les existències que hagin tingut moviment. D’aquestamanera si hi ha algun error només s’ha de revisar aquell mateix dia.

Operativa en la realització d’inventari

A la taula 1.10 podeu veure les diferències en l’operativa d’un inventari, amb codisde barres o sense.

Taula 1.10. Operativa en la realització d’inventari sense codi de barres i amb codi de barres

Realització de l’inventari

Sense codi de barres i senseubicacions


L’inventari De tot el magatzem alhora Es pot fer rotatiu i en qualsevolmoment

Requisits El magatzem ha de quedar tancatsense haver-hi entrades nisortides

Es pot seguir treballantnormalment

Informació disponible Quantitat total que hi hauriad’haver de cada producte

Registre informàtic de:* Les ubicacions de cadaproducte* L’estoc de cada ubicació

Recompte Per zones o prestatgeries, anotanten fitxes el codi d’article i laquantitat que hi ha

Per ubicacions ambterminal/lector portàtil, llegint elcodi de barres de la ubicació i del’article i teclejant la quantitat

Qualitat del recompte Llarg, laboriós i requereix moltpersonal

Fàcil i ràpid


Taula 1.10 (continuació)

Realització de l’inventari

Errors Amb força facilitat:* En la identificació del producte* A l’hora de registrar el codi* En les quantitats

Només en les quantitats


2. Gestió i valoració de les existències

La necessitat de disposar d’estocs es produeix per la dificultat de coordinar igestionar en el temps, els requeriments dels clients o del sistema productiu ambel compliment dels proveïdors de subministrar els materials en el termini acordata l’empresa.

L’objectiu fonamental de la gestió d’existències és assegurar la disposiciódels materials per satisfer les necessitats de la demanda o del procés deproducció, en les millors condicions econòmiques per l’empresa.

Per això, cal aplicar els sistemes o mètodes adients per aconseguir un nivelld’existències que permeti un equilibri entre els costos i la qualitat del servei, ieviti els trencaments d’estoc.

També cal portar un control de les existències, més o menys acurat segons laimportància de l’article en el balanç de l’empresa, i del seu valor financer,mitjançant els diferents criteris i mètodes de valoració.

2.1 Control i gestió d’existències. Processos administratius

Els principals processos administratius que es duen a terme per al control i gestióde les existències són:

• Determinar el nivell de control que cal establir per a cada tipus d’article,mitjançant el sistema de classificació ABC.

• Calcular els costos del magatzem i d’elaboració de comandes produïtsper la gestió de les existències.

• Observar la rotació de l’estoc i prendre les mesures necessàries per evitarpèrdues o trencament d’estoc.

• Preveure la reposició dels estocs en el moment i la quantitat adequats. Espoden aplicar diferents sistemes:

– Punt de comanda i lot econòmic.– Aprovisionament periòdic.– Compra amb descomptes.– Sistema JIT (just-in-time).

• Controlar les entrades i sortides dels articles del magatzem, i saber en totmoment quantes unitats hi ha.


• Valorar les existències del magatzem, aplicant els mètodes acceptats pelPla General Comptable (PGC). Per exemple, els mètodes PMP o FIFO enles sortides.

2.1.1 Control de les existències: el model de classificació ABC

Hi ha empreses que, sigui perquè produeixen els seus propis articles i tenenuna gran quantitat d’existències per emmagatzemar o perquè es tracti d’empresescomercials que també han de tenir al magatzem una quantitat important d’articlesper afrontar la demanda dels clients, tenen la necessitat de donar la importànciaadient a cada tipus d’existència.

Quan al magatzem hi ha molta varietat d’articles i no es pot destinar el mateixtemps ni els mateixos recursos a tots per la importància que poden tenir uns i altres,es fa necessari classificar-los realitzant una vigilància i control de tipus mésminuciós per als productes més importants i una vigilància menys rigorosaals que tinguin menys rellevància.

El model ABC es basa en la classificació del total dels estocs en tresgrups, d’acord amb la seva aportació en la inversió de l’empresa: enmolt importants (A), menys importants que les anteriors (B) i poc importants(C), aplicant un tractament diferent a cadascun d’ells.

La classificació de les existències en aquest mètode és la següent:

• Existències A. Són els articles emmagatzemats més importants. Suposenel valor més gran de les existències, poden arribar a un 75% del total de lainversió i representen el 20% dels productes emmagatzemats.

• Existències B. Són articles menys rellevants per a l’empresa que elsanteriors, però també s’han de controlar i mantenir aquest control, tot i queha de ser menys estricte que el que es porta a terme a les existències A.Poden suposar el 20% del capital invertit i representen el 30% dels productesemmagatzemats.

• Existències C. Són existències que tenen poca rellevància i que no necessi-ten un control específic, es poden portar a terme mitjans més simples per alseu control. Poden suposar el 5% del capital invertit i representen el 50%dels articles emmagatzemats.

Els resultats de l’anàlisi ABC es representa en el gràfic denominat corba dePareto-Lorenz que teniu en la figura 2.1.


Figura 2.1. Representació gràfica del mètode ABC

Com es pot observar en aquesta representació gràfica, per la gestió del magatzeml’empresari s’haurà de:

1. centrar en els articles del grup A, ja que representen el 75% del valor de lainversió (de 0 fins 75% a l’eix que representa aquesta dada),

2. centrar menys en els productes del grup B, que representen un 20% de lainversió (des de 75% fins 95%)

3. centrar encara menys en els articles del grup C, que representen un 5% dela inversió (des de 95% fins a 100%).

Els productes A i B suposen en conjunt el 95% del valor de les existènciesemmagatzemades, per la qual cosa seran els que hauran d’absorbir els recursosprincipals que s’utilitzin en operacions de gestió i control de magatzems. En lapràctica això es tradueix en el següent:

• En la gestió dels productes A i B s’utilitzarà un sistema de seguimentpermanent de quantitats i valor.

• En la gestió dels productes C el control es farà en dates prefixades, aplicantel sistema d’aprovisionament periòdic.

Cas pràctic de classificació ABC

A continuació s’aplica el mètode ABC de gestió d’existències per classificar 10productes d’una empresa, segons el valor econòmic de la demanda anual de cadaun d’ells.

El primer pas per a la classificació és col·locar-los un a un, d’acord amb l’importde la demanda, de manera decreixent i amb el percentatge individual corresponentsobre el total, com es pot veure en la taula 3.1.


Taula 2.1. Cas pràctic: classificació ABC, pas 1

Codiproductes

Demanda anual Demanda acumulada Tipus (A, B,C)

Import euros %representatiu

Import eurosacumulat

Percentatgeacumulat

A1 26.000 43,87%

A2 18.000 30,37%

A3 5.400 9,11%

A4 4.100 6,92%

A5 2.500 4,22%

A6 1.200 2,02%

A7 900 1,52%

A8 700 1,18%

A9 250 0,42

A10 220 0,37%

Total 59.270 100%

Per calcular el % representatiu s’han de realitzar les operacions següents:

• % representatiu del producte A1: (26.000/59.270)x100 = 43,86 %

• % representatiu del producte A2: (18.000/59.270)x100 = 30,37 %

• I així successivament...

A continuació, en la taula 3.2 s’han calculat els imports acumulats i el percentatgeacumulat.


Codiproductes




Percentatgeacumulat

A1 26.000 43,87% 26.000 43,87%

A2 18.000 30,37% 44.000 74,24%

A3 5.400 9,11% 49.400 83,35%

A4 4.100 6,92% 53.500 90,27%

A5 2.500 4,22% 56.000 94,48%

A6 1.200 2,02% 57.200 96,51%

A7 900 1,52% 58.100 98,03%

A8 700 1,18% 58.800 99,21%

A9 250 0,42 59.050 99,63%

A10 220 0,37% 59.270 100%

Total 59.270 100%

Per calcular els imports acumulats s’han realitzat les operacions següents:


• L’import acumulat en el producte A1 és 26.000.

• L’import acumulat en el producte A2 és 44.000 (26.000 + 18.000).

• L’import acumulat en el producte A3 és 49.400 (44.000 + 5.400).

• I així successivament...

Per calcular els percentatges acumulats s’ha realitzat el mateix procediment queals càlculs dels imports acumulats, però amb les dades dels percentatges.

A continuació, en la taula 3.3 es classifiquen els productes depenent del percen-tatge en inversió que representen.


Codiproductes




Percentatgeacumulat

A1 26.000 43,87% 26.000 43,87% A

A2 18.000 30,37% 44.000 74,24% A

A3 5.400 9,11% 49.400 83,35% B

A4 4.100 6,92% 53.500 90,27% B

A5 2.500 4,22% 56.000 94,48% B

A6 1.200 2,02% 57.200 96,51% C

A7 900 1,52% 58.100 98,03% C

A8 700 1,18% 58.800 99,21% C

A9 250 0,42 59.050 99,63% C

A10 220 0,37% 59.270 100% C

Total 59.270 100%

S’observa que els articles A1 i A2 són del tipus A, ja que representen el 74,24%del valor del magatzem; s’ha de portar un control estricte d’aquests productes.

Els articles A3, A4 i A5 són del tipus B, ja que suposen aproximadament el 20%del valor del magatzem, exactament suposen un 20,24% (94,48%menys 74,24%);s’ha de realitzar un control menys rigorós d’aquests productes.

La resta de productes són del tipus C, en conjunt representen el 5,52% (100%menys 94,48%) del valor del magatzem; ja que la importància d’aquests ésmínima, els sistemes de control i gestió seran més simples.

2.1.2 Gestió de les existències

Si l’empresa conegués amb antelació la demanda dels seus productes i aquestano fluctués, no caldria l’existència de magatzems. Pensem, per exemple, en unaempresa de distribució; si sabés exactament el que els seus clients compraran


durant un any i en quin moment, només caldria que uns dies abans demanés lamercaderia corresponent al seu proveïdor i tal com li arribés la lliurés al seu client.

Si el sistema d’organització de la producció o de la comercialització del productees basa, com és habitual, en previsions o estimacions, més o menys ajustades dela demanda, serà necessària l’existència d’estocs per garantir l’aprovisionament.

Importància de la gestió de les existències

No n’hi ha prou que hi hagi un estoc, el que realment és important és sabergestionar-lo correctament.

Un objectiu de la gestió d’estocs ésmantenir un estoc equilibrat respectea les vendes.

No és recomanable mantenir un estoc elevat, com tampoc no ho és mantenir unestoc reduït:

• Un estoc elevat permet una més elevada qualitat de servei, atès que tenimreserva suficient de producte per fer front a la demanda variable. Aquestaseguretat, però, comporta uns costos elevats per a l’empresa.

• Un estoc reduït ens permet estalviar, però amb el risc que es produeixi untrencament d’estoc.

La gestió de les existències ha d’intentar complir els requisits següents:

• Cobrir les vendes per a un període de temps determinat.

• Respondre als possibles canvis del ritme de vendes.

• Tenir el mínim de costos possibles.

Com a conseqüència l’empresa haurà d’intentar trobar una harmonia o un equilibrientre el risc inherent al manteniment d’un determinat nivell d’estoc i el seu cost.

Per arribar a aquesta situació d’equilibri és necessari conèixer quins són elscostos associats al manteniment de l’estoc i establir un mètode per aprovisionar elmagatzem de manera òptima.

Objectius de la gestió d’existències

L’objectiu fonamental de la gestió d’existències és minimitzar els costosderivats de l’existència d’estocs mantenint una bona qualitat de servei.

Una bona gestió d’existències ha de respondre tres preguntes claus:El retard en l’arribada de les

mercaderies pot ser una causa detrencament d’estoc.


1. Quan s’ha d’emetre una ordre de comanda?

2. Quina quantitat de producte s’ha de demanar?

3. Amb quina freqüència ha de ser revisat i comptat l’estoc de productes (cadaquant de temps hem de fer inventari)?

Models de gestió d’existències

Els models de gestió d’existències ens ajuden a determinar el moment en què s’hande fer les comandes, la quantitat que s’ha de demanar i la freqüència de l’inventariper tal de dur a terme una gestió òptima del nivell d’existències.

Hi ha diferents mètodes de gestió que, malgrat ser models teòrics, es poden adaptara les necessitats i requisits de l’empresa.

Abans de passar a analitzar aquests models és convenient parlar dels costos quecomporta la gestió de les existències, ja que condicionen els resultats d’aquestsmodels i les decisions que es prendran.

Costos de la gestió de les existències

L’empresa ha de destinar una part dels seus recursos a mantenir un nivelld’existències per tal que la gestió del magatzem tingui més flexibilitat operativa.

Les decisions que s’han de prendre en moments determinats sobre la gestiód’existències generen uns costos rellevants que poden condicionar les funcionsdel proveïment.

Els costos de la gestió de les existències es poden classificar en diversos grups:

• Costos d’adquisició. Són els costos de les adquisicions dels articles quehan entrat al magatzem.

• Costos d’emissió de comandes. S’originen cada vegada que es realitza unacomanda. Són els costos administratius del departament de compres.

• Costos d’emmagatzematge. Són aquells que deriven del manteniment deles existències al magatzem. Poden ser:

– Administratius: personal administratiu del magatzem.

– Operatius: personal del magatzem, equips de manipulació i assegu-rances de les existències.

– D’espai físic: lloguers de locals, amortitzacions, impostos, altresaprovisionaments i assegurances de l’edifici.

– Econòmics: existències que passen de moda, depreciació de lesexistències, etc.

– Financers: interessos pagats per al finançament de capital que s’hainvertit per mantenir les existències.


• Costos de trencament d’estocs. Són aquells que es generen quan l’empresaes queda sense existències, sense poder fer front a una comanda d’un cliento quan no pot produir per manca de primeres matèries o d’altres existènciesnecessàries per a la producció. Aquestes circumstàncies provoquen unadisminució del grau de satisfacció dels clients i fa que l’empresa puguiperdre vendes. Així mateix, en el cas d’una empresa de fabricació, sis’ha d’aturar el sistema de producció, es generen uns costos d’inactivitatproductiva i de modificació dels programes de producció.

2.1.3 Rotació d’existències

La rotació d’existències és una ràtio de control i coneixement del comportamentde cada una de les referències del magatzem que informa sobre la dinàmica delproducte, però no és un element suficient per efectuar la gestió integral delsestocs.

Entenem per rotació d’existències el nombre de vegades que es renovenles existències durant un període de temps.

Les existències es van renovant amb el ritme previst depenent de la gestió delmagatzem, però per saber quantes vegades s’ha renovat l’estoc al llarg de l’any,es pot calcular l’índex de rotació d’existències, que és el resultat que s’obté dedividir l’import de les sortides anuals entre el valor mitjà dels estocs.

Índex de rotació = import de les sortides anuals / valor mitjà dels estocs

L’índex de rotació es pot calcular per a cada article o per al conjunt d’articles iindica quantes vegades s’han renovat les existències durant un període de temps.

Quan l’índex de rotació és baix vol dir que la inversió que s’ha realitzat no ésproductiva i que les existències es mouen poc.

Índex de rotació baix = poc moviment d’existències

Si l’índex de rotació és alt vol dir que hi ha molt moviment d’existències, i s’ha detenir cura amb l’estoc de seguretat per evitar el trencament d’estocs.

Índex de rotació alt = existències en continu moviment

L’índex de rotació idoni ha de ser més gran que 1

La comparació d’índex de rotació d’un any amb un altre permet observar elmoviment d’un article o del conjunt d’articles, i dóna la informació de progrés,estacionament o empitjorament.


Cas pràctic de l’índex de rotació d’un article: moviment continu

Calculeu l’índex de rotació de l’article A23 durant un any, tenint en compte que el valor deles sortides durant l’any ha estat de 36.000 AC i el valor mitjà de les existències de 8.210,42AC.

Solució

Índex de rotació = 36.000 / 8.210,42 = 4,38

Significa que aquest article es renova més de quatre vegades a l’any (4,38 vegades) i, pertant, direm que aquest article al magatzem té un moviment continu.

Cas pràctic de l’índex de rotació d’un article: baixa rotació

Calculeu l’índex de rotació de l’article A9 durant un any tenint en compte que el valor de lessortides durant l’any ha estat de 952 AC i el valor mitjà de les existències de 1.521,67 AC.

Solució

Índex de rotació = 952 / 1.521,67 = 0,63

Significa que aquest article es renova menys d’una vegada a l’any (0,63 vegades) i, pertant, direm que aquest article té una rotació baixa.

2.1.4 Sistemes de reposició de les existències

Amesura que els articles van sortint del magatzem, cal anar-los reposant. Però perfer-ho, cal tenir en compte que un dels objectius de la gestió d’estocs és optimitzartot el conjunt d’elements emmagatzemats, intentant coordinar les necessitatsfísiques de disposar de les mercaderies i les necessitats financeres.

Prenent com a base el comportament dels estocs i els seus punts crítics, es podenconsiderar diferents sistemes de reposició d’existències:

• Punt de comanda i comanda òptima.

• Aprovisionament periòdic.

• Compra amb descomptes.

• Sistema JIT (just-in-time).

Punt de comanda i comanda òptima

Aquestsmètodes, que són complementaris, estan basats en els nivells d’existènciesi permeten calcular dues dades diferents: quan cal fer la comanda i quantes unitatscal demanar.

• El punt de comanda indica quan s’ha de fer una comanda, calculant lesunitats necessàries per cobrir les vendes o consums durant el període delliurament del proveïdor. Per tant, si coneixem el termini de lliurament delproveïdor, sabrem les unitats mínimes que hi ha d’haver al magatzem i queindicaran que és el moment de fer la comanda.


Preu òptim

Hi ha un mètode que ens permetsaber quin és el millor preu que

ens pot oferir el nostre proveïdor.

L’empresa japonesa Toyota,fabricant d’automòbils, va

començar a aplicar amb èxitel sistema JIT.

• La comanda òptima (o lot econòmic) permet saber quina quantitat caldemanar minimitzant els costos de manteniment i els d’adquisició, a partird’una fórmula que calcula la quantitat òptima que s’ha de demanar en cadacomanda.

Més endavant, veurem amb detall com es calculen cada un d’ells.

Aprovisionament periòdic

Aquest mètode representa una alternativa als models de punt de comanda icomanda òptima (o lot econòmic).

La principal necessitat que planteja el mètode de punt de comanda és que obligaa mantenir un constant i detallat control dels estocs per conèixer, en tot moment,la quantitat total que hi ha en el magatzem i la que hi ha disponible.

En el cas de no tenir un sistema de control diari de les existències podemutilitzar el mètode d’aprovisionament periòdic, que consisteix a conèixer laquantitat que hi ha d’estoc cada cert temps i emetre una comanda peruna quantitat Q, la qual es determinarà com a diferència entre un nivellmàxim d’estoc (fixat prèviament per l’empresa) i la quantitat que hi ha en elmagatzem en aquell moment.

Q = Estoc màxim - Estoc real

Amb aquest mètode el que cal determinar és el període econòmic de compra, és adir, cada quant temps es revisaran les existències i es farà una comanda.

Compra amb descomptes

El model de comanda òptima o lot econòmic és un model teòric que no preveuuna variable important com és el preu. En la gestió d’aprovisionament el preunegociat entre proveïdor i client pot variar en funció del volum de compra.

En aquest cas, la quantitat òptima que cal comprar s’ha de calcular a partirdel cost total anual i es seleccionarà el volum de comanda que faci el costtotal més baix.

El sistema JIT (just-in-time)

El sistema JIT (just-in-time o just a temps) és un sistema integrat de gestió deproveïment que va sorgir al Japó aproximadament als anys vuitanta i posteriormentes va aplicar als EUA. En l’actualitat s’aplica a les principals grans empreses in-dustrials a escala mundial, sobretot en el sector de l’automobilisme i l’electrònica.


En el sistema d’organització just a temps o just in time (JIT) la fàbrica produeixen el moment en què té una venda assegurada i, per tant, demana als seusproveïdors els materials necessaris quan es posa a produir l’article prèviamentvenut. D’aquesta manera, el proveïdor serveix els materials directament a la líniade producció, sense passar pràcticament pel magatzem.

El sistema JIT proposa que els materials i els components es rebin enles diferents fases del procés de producció només quan realment esnecessiten, ja que d’aquesta manera es redueixen al mínim els articlesemmagatzemats, s’aprofita millor l’espai del magatzem i, per tant, es destinael mínim de recursos al manteniment d’existències.

Perquè el sistema JIT tingui èxit l’empresa ha de comptar amb uns requerimentsespecífics:

• Tenir personal qualificat i participatiu per identificar problemes de produc-ció i proveïment i així poder proposar solucions ràpides i dinàmiques.

• Disposar de la tecnologia adequada per adaptar els sistemes de producció iproveïment.

• Aplicar un sistema de control de qualitat per millorar els processos deproducció i proveïment.

2.2 Estoc mínim i estoc òptim

Un aspecte important en el dia a dia del magatzem és mantenir una bona gestióde les existències per garantir que l’empresa tingui la seguretat de poder disposard’existències suficients per fer front a les comandes dels clients, o en el cas deproducció a les demandes del procés de producció, i també s’ha de tenir en compteque la quantitat d’articles emmagatzemats no sigui excessiva, ja que suposaria unincrement dels costos d’emmagatzematge.

D’altra banda, també s’ha de saber respondre davant comandes imprevistes delsclients, ja que el grau de servei al client no seria satisfactori si no es potsubministrar la comanda.

És important trobar l’equilibri i és una tasca a vegades complexa per la qual s’hande tenir en compte la previsió de les vendes, els costos generats i els terminis delliurament del proveïdor.

Per tant, cal preveure un sistema de gestió d’existències amb dos objectius:

• Determinar l’estoc mínim que hi ha d’haver al magatzem per poder deter-minar en quin moment s’han de fer les comandes: es calcularà el punt decomanda.

Estoc mínim

No s’ha de confondre l’estocmínim que hi hauria d’haver almagatzem i que acostuma a serl’estoc de seguretat, amb l’estocmínim que hi ha d’haver com aindicatiu que cal emetre unacomanda, anomenat punt decomanda.


• Determinar la quantitat òptima d’articles que s’han de demanar perminimitzar els costos de gestió d’existències: es calcularà la comandaòptima.

Aquests dos objectius són necessaris per mantenir un nivell d’estocs òptim querepresenti els costos mínims i asseguri tant l’aprovisionament en els terminis detemps més curts segons les necessitats de l’empresa com la possibilitat de fer fronta les demandes de les vendes.

2.2.1 Estoc mínim o punt de comanda

En el moment de gestionar i controlar les existències l’empresa ha de tenir encompte dues variables: el termini de lliurament i el punt de comanda.

• El termini de lliurament és el període de temps que els proveïdors triguena subministrar les mercaderies o productes que l’empresa ha demanat. Quanels articles que l’empresa necessita els subministra un proveïdor extern espoden donar diverses circumstàncies:

– Que estigui acordat en un contracte de subministrament.

– Que les comandes es facin amb regularitat, es facin per escrit i quedireflectit el termini de lliurament pactat.

– Que les comandes siguin esporàdiques i no siguin per escrit. En aquestcas, s’ha de realitzar un seguiment en el temps del proveïdor per evitarque l’empresa es quedi sense poder atendre les comandes dels clients.

• El punt de comanda és el nivell d’existències necessàries per cobrir lescomandes dels clients durant el termini de lliurament del proveïdor mésl’estoc de seguretat establert pel producte.

Això vol dir que quan s’arriba a la quantitat del punt de comanda s’hade realitzar una comanda al proveïdor, ja que si no fos així l’empresa espodria trobar amb dificultats en el subministrament als clients.

En la figura 2.2 es pot observar quin seria el punt de comanda.

Cas pràctic del punt de comanda. Empresa comercial

Una empresa comercial necessita de mitjana 100 unitats diàries de dilluns a divendres del’article EC, és a dir, 500 unitats a la setmana, per atendre les comandes dels clients. Eltermini de lliurament del proveïdor és de tres dies i l’estoc de seguretat és de 50 unitats.Indiqueu en quin moment cal emetre una comanda.

Solució

El consum en el termini de lliurament és de 300 unitats (3 dies x 100 unitats diàries).

Com que l’estoc de seguretat són 50 unitats, el punt de comanda serà 300 + 50 = 350unitats.


Això vol dir que l’empresa haurà de fer una nova comanda als proveïdors quan el nivelld’existències de l’article EC sigui de 350 unitats.

Cas pràctic del punt de comanda. Empresa industrial

Una empresa de producció necessita de mitjana 200 unitats diàries, tots els dies de lasetmana, de l’article EI per al procés productiu. El termini de lliurament del proveïdor és devuit dies i l’estoc de seguretat és de 300 unitats.

Solució

El consum en el termini de lliurament és de 1.600 unitats (8 dies x 200 unitats diàries).

Com que l’estoc de seguretat són 300 unitats, el punt de comanda serà 1.600 + 300 =1.900 unitats.

Això vol dir que l’empresa haurà de fer una nova comanda als proveïdors quan el nivelld’existències del producte EI sigui de 1.900 unitats.

Figura 2.2. Punt de comanda

2.2.2 Estoc òptim i model de comanda òptima

Elmodel de comanda òptima també s’anomena lot econòmic omodel deWilson,i és aquell que minimitza els costos de la gestió d’existències.

Quan el nivell d’existències baixa fins al punt de comanda s’ha de gestionar unacomanda al proveïdor, de manera que durant el temps que passa fins que es rebenels productes el nivell d’existències baixi, però no per sota de l’estoc de seguretat.

Per efectuar els càlculs i obtenir la comanda òptima es realitza una anàlisi delscostos variables o indirectes associats a una comanda; aquests costos són elssegüents:

• Cost d’adquisició: és el cost de compra del producte al proveïdor més altresdespeses de compra relacionades (transportita, assegurances, ...) pagades aaltres empresses.

• Cost d’emmagatzematge: són els costos ocasionats pel magatzem.

Wilson va ser un analistaempresarial que vadesenvolupar un modelcreat per F. W. Harris el1915 amb la intenció deplanificar l’aprovisionamentde l’empresa.


Q o VOP*

A la quantitat de comandaòptima (Q*) també se l’anomenavolum de comanda òptima (VOP)

El model de comanda òptima, té com a objectiu el càlcul de la quantitatque s’ha de sol·licitar als proveïdors per aconseguir que els costos demanteniment i adquisició siguin mínims.

Tot i que actualment l’ordinador ens pot realitzar els càlculs, és convenient saberque les comandes poden determinar-se matemàticament; així doncs, és interessanti aconsellable conèixer el grau d’importància que té el fet de realitzar comandesfixes en moments variables i comandes variables en moments determinats.

La quantitat de comanda òptima (Q*), s’obté aplicant la fórmula següent:

Q∗ =√

2×s×De

Q*: quantitat de comanda òptima

s: cost unitari de gestió de la comanda

D: demanda mitjana anual en unitats

e: cost unitari d’emmagatzematge de l’article

Un cop determinada la quantitat òptima de comanda, es poden calcular el nombrede comandes anuals i cada quant de temps es farà una comanda.

Nombre de comandes anuals = DQ∗

Cada quants dies es fara una comanda = 365Nombre de comandes anuals

Cas pràctic de comanda òptima (Q). Empresa comercial*

Una empresa que necessita anualment 5.200 unitats per poder atendre les comandes delsclients, les compra a 10 AC la unitat. El cost de gestió d’una comanda és de 48 AC i el costd’emmagatzematge unitari de l’article és de 2 AC. Calculeu la comanda òptima.

Solució

s = 48 AC

D = 5.200 unitats

e = 2 AC

Substituint la fórmula:

Q∗ =√

2×48×5.2002

Q∗ =√

499.2002

Q∗ =√249.600 = 499, 60 unitats = 500 unitats

La quantitat òptima de comanda és de 500 unitats; aquesta és la quantitat idònia que caldemanar en cada comanda, en la qual el cost total de gestió de les existències és mínim.

El nombre de comandes anuals serà entre deu i onze:

5.200500

= 10, 4 comandes anuals


Per tant, es farà una comanda d’aquest article cada 35 dies aproximadament:

36510,4

= 35, 1 dies

Cas pràctic de comanda òptima (Q). Empresa industrial*

Una empresa que necessita anualment una primera matèria per a la producció en unaquantitat de 12.000 unitats, la compra a 2,50 AC la unitat. El cost per realitzar una comandaés de 75,25 AC i l’interès anual de manteniment d’una unitat és del 15%. Calculeu lacomanda òptima.

Solució

s = 75,25 AC

D = 12.000 unitats

e = 15% x 2,50 AC = 0,375 AC

Substituint la fórmula:

Q∗ =√

2×75,25×12.0000,15×2,50

Q∗ =√

1.806.0000,375

Q∗ =√4.816.000 = 2.195, 54 unitats = 2.196 unitats

La quantitat òptima de comanda és de 2.196 unitats; aquesta és la quantitat idònia que caldemanar en cada comanda, en la qual el cost total de gestió de les existències és mínim.

El nombre de comandes anuals serà entre cinc i sis:

12.0002.196

= 5, 464 comandes anuals

Per tant, es farà una comanda d’aquesta primera matèria cada 67 dies aproximadament:

3655,464

= 66, 80 dies

2.3 Mètodes de valoració d’existències

Les existències al magatzem representen una part del patrimoni de l’empresa iés per això que s’ha de tenir present la importància de l’emmagatzematge delsproductes i de la seva gestió.

És important conèixer com es valoren les existències quan entren al magatzem iquan surten del magatzem, especialment quan tenen preus diferents.

Una empresa ha de saber tothora de quantes unitats disposa i quin és el seu valoreconòmic. Això implica tenir un sistema d’organització i control dels articlesemmagatzemats mitjançant uns documents anomenats fitxes de magatzem, quehan de reflectir una valoració econòmica de les existències: és l’anomenat sistemade seguiment permanent de quantitats i valor.

Quan les diferents entrades al magatzem d’un article es produeixen a preusdiferents és difícil donar un valor a les unitats que surten i a les que es quedenal magatzem. Quan aquestes unitats són homogènies i intercanviables, es fa


necessari un mètode de valoració que sigui acceptat per la normativa, com perexemple el PMP i el FIFO.

2.3.1 Importància de la valoració d’existències

El magatzem és un continu d’entrades i sortides de mercaderies i l’empresa ha depoder saber quin és el valor de les mercaderies emmagatzemades en un momentdeterminat, tenint en compte que el preu d’adquisició durant l’exercici econòmicpot variar.

En els comptes anuals de l’empresa es reflecteix en valor de les existències en elmoment del tancament de l’exercici comptable i el benefici brut obtingut duranttot l’exercici per les operacions de compravenda:

• El valor de les existències apareix en l’actiu circulant del balanç desituació.

• El benefici brut de les operacions de compravenda queda calculat en elcompte de resultats o compte de pèrdues i guanys, amb els comptes ifórmula següents:

Benefici brut = Compte de vendes ± Compte de variació d’existències -Compte de compres

El compte de variació d’existències reflecteix la diferència del valor del magat-zem entre el dia d’obertura i el dia de tancament de l’exercici comptable, que esprodueix en donar d’alta les existències finals i tancar les inicials.

Variació d’existències = valor del magatzem al final de l’exercici - valor delmagatzem a l’inici de l’exercici

També definim el benefici brut com la diferència entre les vendes i el cost delsproductes venuts.

Benefici brut = Vendes - Cost dels productes venuts

El cost de productes venuts o el cost de venda es determina per la suma de lesexistències inicials més les compres, menys les existències finals:

Cost de venda = Existències inicials + Compres – Existències finals

Això vol dir que les existències exerceixen un paper important a l’hora decalcular el benefici o marge brut d’una empresa per a un període de tempsdeterminat.


Cas pràctic de càlcul de benefici brut

Les vendes anuals d’una empresa són de 10.000 AC, les compres han estat de 8.000 AC, lesexistències inicials de mercaderia al principi de l’exercici econòmic eren de 2.000 AC i lesexistències en el moment del tancament de 3.000 AC.

Benefici brut = 10.000 - (2.000 + 8.000 - 3.000) = 3.000 AC

Suposem que l’empresa té un altre mètode de valoració d’existències i les mateixesexistències finals han estat valorades per 4.000 AC.

Benefici brut = 10.000 - (2.000 + 8.000 - 4.000) = 4.000 AC

El problema de la valoració és que el preu de compra varia (inflació o descomptes)i, per tant, el valor de les existències inicials no serà igual que el de les finals.

No és qüestió només de tenir moltes o poques existències per obtenir un beneficimés gran, sinó que es tracta també de saber-ne el valor. Si el valor final de l’estocés alt, el benefici serà alt, i si la valoració és baixa, el benefici serà baix.

Això no suposaria cap problema si el preu de les mercaderies fos constant en cadacompra, però si el preu varia caldrà decidir quin serà el valor de les sortides i quinserà valor de les existències que ens queden.

Exemple de la necessitat d’un mètode de valoració

Suposem un magatzem amb 1.000 unitats, el valor de les quals és de 200.000 AC. S’efectuauna compra de 1.000 unitats més, a un cost de compra de 205.000 AC. Per tant el valor totalde les 2.000 unitats serà de 405.000 AC (200.000 + 205.000).

Amb posterioritat s’efectua una venda de 500 unitats, i queda un estoc de 1.500 unitats.Aquestes unitats que surten corresponen a les de la primera partida de 200.000 AC o a lesde la segona de 205.000 AC? Quin serà el valor de l’estoc resultant? Tot dependrà delmètode de valoració que l’empresa estableixi.

Per tant, és important que l’empresa determini un sistema de registre i controlde les entrades i sortides de mercaderia, i que defineixi els criteris i mètodes devaloració del seu estoc.

2.3.2 Valoració de les entrades al magatzem

Les existències emmagatzemades formen part del patrimoni de l’empresa; peraquesta raó han de tenir un valor econòmic quantificable.

El PGC de 2008 estableix que les existències s’han de valorar al preu d’adquisicióo cost de producció segons la seva naturalesa.

• Una empresa comercial valora les existències emmagatzemades al preud’adquisició.

• Una empresa que produeix els seus propis articles valora les existènciespel preu d’adquisició de les primeres matèries que utilitza per a la fabricaciómés el cost d’aquesta fabricació: és el cost de producció.


Costos indirectes

Són els que no es poden imputardirectament al producte per la

seva correspondència a diversosdepartaments, i per aquest motiu

s’estableix un percentatged’imputació a cada departament.

El preu d’adquisició d’un article és el preu de compra que figura en lafactura del proveïdor més totes les despeses pagades a altres empresesgenerades per la mateixa operació de proveïment: transports, assegurances,envasos, embalatges, etc.El cost de producció d’un article és el preu d’adquisició de les primeresmatèries i materials consumits utilitzats en el procés d’elaboració més elscostos directes de la producció (mà d’obra, combustible per a la maquinària,energia...) i la part proporcional dels costos indirectes imputables a laproducció.

Cas pràctic del càlcul del preu d’adquisició unitari. Empresa comercial

Una empresa comercial adquireix 20 unitats de l’article A78 per la seva venda. El preu decompra unitari segons la factura és de 75 AC. Altres despeses generades són: 45,25 ACde transports, 25,75 AC d’assegurances i 14,85 AC d’embalatges. Calculeu quin és el preud’adquisició unitari.

Solució

Preu d’adquisició unitari =(20× 75) + 45, 25 + 25, 75 + 14, 85

20=

1.585, 85

20= 79,29 AC/u

Aquestes unitats es valoraran al magatzem a 79,29 AC la unitat.

Cas pràctic del càlcul del preu d’adquisició unitari amb repartimentproporcionalment de despeses. Empresa comercial

Una empresa comercial adquireix els següents articles:

• 20 màquines ref. A14 de 20 kg de pes cadascuna i 800 AC com a preu de compra unitarisegons factura.

• 10 màquines ref. A25 de 12 kg de pes cadascuna i 375 AC com a preu de compra unitarisegons factura.

Les despeses de l’agencia de transports per les dues màquines són 425 AC facturades enfunció del pes. Les despeses de la companyia d’assegurances per les dues màquines ésde 360 AC, calculades segons el preu.

Solució

a) En primer lloc es calcula quina despesa de transport correspon a cada lot d’articles:

Despesa total de transport: 425 AC

Pes total = (20u.× 20kg/u.) + (10u.× 12kg/u.) = 400kg + 120kg = 520kg

Article ref. A14: 400 kg

520 kg....................425 AC

400 kg ................... x

x =400× 425

520= 326, 92AC

Article ref. A25: 120 kg

520 kg .................425 AC

120 kg .................. x


x =120× 425

520= 98, 08AC

b) A continuació calculem la part proporcional de l’assegurança en funció del preu:

Despesa total d’assegurança: 360 AC

Preu total = (20 u. x 800 AC/u.) + (10 u. x 375 AC/u.) = 16.000 AC + 3.750 AC = 19.750 AC

Article ref. A14: 16.000 AC

19.750 AC .................360 AC

16.000 AC ................. x

x =16.000× 360

19750= 291, 65AC

Article ref. A25: 3.750 AC

19.750 AC .................360 AC

3.750 AC ................. x

x =3.750× 360

19.750= 68, 35AC

c) Ara ja es poden calcular els preus d’adquisició per cada article (suma del preud’adquisició segons factura més la part proporcional de les despeses).

Article ref. A14

Preu d’adquisició unitari =16.000 + 326, 92 + 291, 65

20= 830,93 AC/u.

Article ref. A25

Preu d’adquisició unitari =3.750 + 98, 08 + 68, 35

10= 391,64 AC/u.

Cas pràctic del càlcul del cost de producció unitari. Empresa industrial

Una empresa fabrica un producte en lots de producció de 3.000 unitats. Els costos per a lafabricació de cada lot són els següents:

• 525 AC de matèries primeres.

• 224 AC de consums diversos.

• Costos directes: 1.250 AC de mà d’obra i 159 AC d’energia consumida.

• Costos indirectes totals: 6.284 AC, el percentatge que li correspon a aquest lot de produccióés del 8%.

Calculeu el cost de producció unitari.

Solució

Costos totals de producció de les 3.000 unitats:

525 AC + 224 AC + 1.250 AC + 159 AC + (8% de 6.284 AC) = 2.660,72 AC

Cost de producció unitari =2.660, 72AC

3.000= 0,887 AC/u.

És habitual que les empreses de producció fabriquin els seus productes en lots per aprofitarmillor els recursos productius.


Valoració

És important remarcar que en lavaloració d’entrades, sortides i

existències de mercaderiessempre considerarem, com a

criteri, el preu d’adquisició o elcost de producció, mai el preu

de venda.

2.3.3 Valoració de les sortides del magatzem

Quan al magatzem hi ha diferents entrades d’un mateix article a preus diferents avegades es fa difícil identificar el valor de les unitats de sortida i de les unitats quequeden al magatzem.

En el PGC de 2008, respecte als mètodes de valoració d’existències s’estableix elsegüent:

1. Si es tracta de béns no intercanviables entre ells, o béns produïts o se-gregats per a un projecte específic, s’utilitzarà el sistema d’identificacióde partides, i s’assignarà a cada bé el preu o els costos que li siguinespecíficament imputables. Un exemple pràctic d’aquest sistema es pottrobar en les existències d’empreses immobiliàries.

2. Quan es tracti de béns intercanviables entre ells, s’utilitzarà amb caràctergeneral el mètode del preu mitjà o cost mitjà.

Alternativament, es podrà aplicar el mètode FIFO (primera entrada, primerasortida) si l’empresa ho considera més convenient per a la seva gestió.

Triat un dels mètodes anteriors, d’acord amb el principi d’uniformitat, l’entitatutilitzarà el mateix mètode per a totes les existències que tinguin una natura-lesa i ús similars dins d’aquesta. Per a les existències amb una naturalesa o unús diferents, pot estar justificada la utilització d’un mètode diferent.

Això significa el següent:

1. Si es pot identificar el cost de l’article que surt, es registrarà lasortida per aquest cost.

2. Si els articles són similars i homogenis i no es pot identificar lapartida d’entrada i el seu cost, l’empresa pot triar entre dos mètodesde valoració: el preu mitjà ponderat (PMP) o el FIFO.

Per tant, l’empresa ha de tenir un criteri en la valoració de les sortides dels articlesdel magatzem i de les existències que hi queden. Aquesta valoració es realitza ambel suport de les fitxes de magatzem.

Sortides amb el mètode del preu mitjà ponderat (PMP)

El mètode del preu mitjà ponderat (PMP) per a la valoració d’existènciesdetermina un preu mitjà després de cada compra, el qual s’aplica a les sortidesi a l’estoc restant.

Aquest mètode es calcula sumant els productes de multiplicar els preus per lesquantitats respectives i dividint la quantitat resultant per la suma de quantitats.


PMP =∑

(preu×quantitat)∑quantitat

Exemple d’aplicació del mètode de preu mitjà ponderat

Una empresa té en el seu magatzem 300 unitats de l’article ZP que han costat 5 AC/u., 700unitats que han costat 8AC/u. i 200 unitats a 10 AC/u. Aplicant la fórmula obtenim:

PMP =(300×5)+(700×8)+(200×10)

300+700+200= 9.100AC

1.200u.= 7, 58AC/u.

Les 1.200 unitats emmagatzemades tenen un valor unitari de 7,58 AC/u.

Suposant que l’empresa ven 800 unitats, el cost d’aquesta venda es valorà segons el preumitjà calculat:

Sortida = 800 u. x 7,58 AC/u. = 6.064 AC

La valoració del cost de la venda serà, doncs, de 6.064 AC i les existències restants (400 u.)tindran un valor total de:

400 u. x 7,58 AC/u. = 3.032 AC.

El preu unitari de 7,58 AC es mantindrà fins que l’empresa torni a comprar a un altre preude cost, moment en què haurem de calcular novament el PMP.

Sortides amb el mètode FIFO

El mètode FIFO calcula la valoració de les sortides del magatzem considerantque la primera unitat que surt és la primera que va entrar.

Les sortides es valoren al preu més antic.

D’aquesta manera les existències queden valorades a preus actuals i els consums,a preus antics.

El mètode FIFO és aconsellable en períodes d’estabilitat monetària, en canvien èpoques inflacionistes l’augment de preus produeix una sobrevaloració de lesexistències en el magatzem.

Exemple d’aplicació del mètode FIFO

La mateixa empresa del mètode PMP amb les mateixes 300 unitats de l’article ZP, si aplicael mètode FIFO haurà de realitzar els càlculs de la taula 2.4, on es pot observar que separales partides amb diferent preu de cost d’entrada i va fent les sortides per les partides mésantigues.

Taula 2.4. Exemple d’aplicació del mètode FIFO

Operació EntradaQ x P = valor

SortidaQ x P = valor

ExistènciesQ x P = valor

Compra 300 x 5 = 1.500 300 x 5= 1.500

Compra 700 x 8 = 5.600 300 x 5 = 1.500700 x 8 = 5.600

Compra 200 x 10 = 2.000 300 x 5 = 1.500700 x 8 = 5.600200 x 10 = 2.000

PMP

Amb la sigla PMP ens referiremal preu mitjà ponderat.

FIFO

FIFO és l’abreviatura de first in -first out, és a dir, primeraentrada, primera sortida.


Venda 300 x 5 = 1.500500 x 8 = 4.000

200 x 8 = 1.600200 x 10 = 2.000

Valor existències 3.600 AC

Comparació del mètode FIFO amb el mètode PMP

Si es compara el resultat dels dos mètodes (taula 2.5), es pot observar que mentre queel PMP representa una valoració mitjana, el FIFO representa una valoració alta de lesexistències davant d’una situació de preus ascendents.

Taula 2.5. Comparació dels mètodes de valoració d’existències

Mètode Valor vendes Valor existències finals

PMP 6.064 AC 3.032 AC

FIFO 5.500 AC 3.600 AC

2.4 Fitxes de control de magatzem

La fitxa de magatzem és un document que serveix per portar el controladministratiu dels productes o articles emmagatzemats.

A la fitxa de magatzem s’anoten les entrades i les sortides del magatzem d’unarticle amb el seu valor econòmic. També hi ha de quedar reflectida la quantitatd’articles que queden al magatzem valorades econòmicament.

L’empresa tindrà una fitxa de magatzem per cada article, i el disseny d’aquestdocument ha de ser el que millor s’adapti a les necessitats del magatzem i del’empresa.

En la figura 2.3 es mostra un model de fitxa de magatzem, que s’analitza acontinuació.

Figura 2.3. Model de fitxa de magatzem

Relació dels números de la figura 2.3 amb el seu significat:


1. Encapçalament. En aquest espai s’indicarà el nom i la referència (codi)de l’article, el proveïdor que subministra l’article, l’estoc màxim, l’estocmínim, l’estoc de seguretat, el mètode o criteri de valoració utilitzat per alcontrol de l’article, el punt de comanda i el termini de lliurament establertpel proveïdor, entre d’altres.

2. Data en què es produeix l’entrada o la sortida dels articles.

3. Concepte del moviment: la procedència de la mercaderia en el cas que siguiuna entrada (nom del proveïdor) o destinació d’aquesta en el cas d’una venda(nom client). En tots dos casos és aconsellable fer referència al documentque justifica l’operació.

4. Entrades/compres. S’anotarà la quantitat de mercaderia que entra almagatzem valorada al preu d’adquisició o al cost de producció.

5. Sortides/vendes. S’anotarà la quantitat de mercaderia que surt del magat-zem valorada al preu d’adquisició o al cost de producció que consta a lafitxa segons el mètode utilitzat. En cap cas es valoren les sortides al preude venda en la fitxa de magatzem.

6. Existències. En aquest apartat figura la quantitat emmagatzemada en cadamoment i la seva valoració, que serà diferent segons el mètode de valoraciótriat per a l’article.

En els articles homogenis, quan les diverses entrades es produeixen a preus dife-rents, es fa difícil poder identificar el valor unitari dels que surten del magatzem.Per valorar aquestes sortides i les existències que queden al magatzem s’utilitzenmètodes o criteris de valoració, i els acceptats pel Pla General Comptable són elPMP i el FIFO.

2.4.1 Mètode del preu mitjà ponderat (PMP)

El procediment de registre en el mètode de valoració PMP és el següent:

1. Entrada. El valor de les unitats que s’han adquirit és el preu d’adquisicióo cost de producció unitari.

2. Sortida. El valor de les unitats que surten del magatzem amb aquest mètodeés el que consta com a preu unitari en les existències en el moment de lasortida.

3. Existències. Quan hi ha una entrada s’ha de calcular el nou preu mitjàponderat. Quan hi ha una sortida les unitats que queden emmagatzemadeses valoren al mateix preu unitari.


Cal fer les operacionsindicades a la taula 2.6 i lataula 2.9 seguint l’ordre 1),

2) i 3)

Preu mitjà ponderat (PMP) = [(unitats de les existències anteriors x preuunitari) + (unitats que han entrat x preu unitari)] / nombre total d’unitatsdesprés de l’entrada

Cas pràctic de fitxa de magatzem pel mètode FIFO

Mitjançant aquest cas pràctic s’analitza el mètode del preu mitjà ponderat pas apas (vegeu la figura 2.4).

Figura 2.4. Cas pràctic PMP

Els passos que s’han realitzat en les anotacions de la fitxa de magatzem de la figura2.4 són:

• Existències inicials. La fitxa s’obre el dia 2 de gener amb unes existènciesde 20 unitats a un preu unitari de 240 AC; l’import total és de 4.800 AC.

• Compra del dia 7 de gener. S’adquireixen 20 unitats a un preu unitaride 300 AC i l’import total és de 6.000 AC. S’anota a la columna Entrades/compres. És una entrada i, per tant, modificarà el preu mitjà ponderat de lesexistències al magatzem, tal com figura en la taula 2.6.

• Venda del dia 12 de gener. Les vendes no produeixen cap tipus demodificació en el preu mitjà ponderat: s’anoten a la columna de Sortides/vendes al preu unitari de les últimes existències. El resultat a existènciesqueda com veieu en la taula 2.7.

• Venda del dia 18 de gener. Anotació a la columna de Sortides/vendesal preu unitari de les últimes existències. El resultat a existències quedareflectit en la taula 2.8.

El punt de comanda ens indica que quan s’arriba a 20 unitats al magatzems’ha de realitzar una compra de mercaderies al proveïdor; per tant, desprésde la venda del dia 18 de gener les unitats al magatzem són 15, nombred’unitats inferior al punt de comanda. S’han de demanar més unitats.

• Comanda del dia 18 de gener. Es realitza una comanda fins a l’estocmàxim: 50 u. - 15 u. = 35 u. No es registra en la fitxa de magatzem perquèno suposa cap entrada ni sortida de l’article.


• Compra del dia 23 de gener. Després de 5 dies de l’emissió de la comandaanterior, arriben les unitats demanades per un import total de 9.800,00 AC is’anoten a la columnaEntrades/compres. Esmodifica el preumitjà ponderatde les existències per la compra realitzada a un preu d’adquisició d’importdiferent. El resultat a existències queda reflectit en la taula 2.9.

• Venda del dia 28 de gener. No es produeix cap tipus de modificació en elpreu mitjà ponderat i es realitzen les anotacions a la columna Sortides/ven-des al preu unitari de les últimes existències. El resultat a existències és elque teniu en la taula 2.10.

Taula 2.6. Existències del dia 7 de gener. PMP

1) Unitats 3) Preu unitari PMP 2) Import Total

20 (existències anteriors) + 20 (entrada) = 40 10.800 / 40 = 270 4.800 + 6.000 = 10.800



40 (existències anteriors) - 15 (venda) = 25 270 10.800 - 4.050 = 6.750






15 (existències anteriors) + 35 (compra) = 50 13.850 / 50 = 277 4.050 + 9.800 = 13.850




Les existències finals a dia 28 de gener són de 30 unitats a valorades a 277AC/unitati un valor total de 8.310 AC pel mètode de valoració del PMP.

2.4.2 Mètode FIFO

El procediment de registre en mètode de valoració FIFO és el següent:


Cal fer les operacionsindicades a la taula 2.11i ala taula 2.15 seguint l’ordre

1), 2) i 3)

1. Entrada. Les unitats es valoren al preu d’adquisició o al cost de producció.

2. Sortida. Surten en primer lloc les primeres unitats que han entrat almagatzem i ho fan pel seu valor d’entrada; en el cas que no siguin suficientsper servir la comanda al client, es dóna sortida a les unitats que han entratdesprés al seu preu d’entrada corresponent.

3. Existències. Cada entrada o compra figura independentment de la resta, is’anoten per ordre cronològic de la més antiga a la més recent i amb el seupreu corresponent d’adquisició o cost de producció unitari.

FIFO, separant les partides amb preus d’entrada diferents = (unitats de lesexistències 1 x peu unitari 1) + (unitats de les existències 2 x peu unitari 2)+ ... + (unitats de les existències n x peu unitari n)

Cas pràctic de fitxa de magatzem pel mètode PMP

Mitjançant aquest cas pràctic s’analitza el mètode FIFO pas a pas (vegeu la figura2.5).

Figura 2.5. Cas pràctic FIFO

Passos que s’han realitzat en les anotacions de la fitxa de magatzem de la figura2.5:

• Existències inicials. La fitxa s’ha obert el dia 2 de gener amb unesexistències de 20 unitats a un preu unitari de 240 AC; l’import total és de4.800 AC. Si hi hagués existències a preus diferents i amb data d’entradadiferents haurien de col·locar-se per ordre cronològic situant primer les mésantigues.

• Compra del dia 7 de gener. S’adquireixen 20 unitats a 300 AC la unitatamb un import total de 6.000 AC. L’anotació es realitza a la columnad’Entrades/compres. Les existències s’han d’anotar una darrere de l’altra;per tant, s’anotaran després de les que ja hi havia, tal com figura en la taula2.11.


• Venda del dia 12 de gener. Es venen 15 unitats i les primeres unitats quesurten són les primeres que van entrar; per tant, es venen 15 unitats al preuunitari de 240 AC que fan un import total de 3.600 AC. Les existències quequeden al magatzem són les que figuren en la taula 2.12.

• Venda del dia 18 de gener. Es venen 10 unitats i les primeres unitats quesurten són les més antigues; per tant, surten 5 unitats al preu unitari de240 AC amb un import de 1.200 AC i, com que no són suficients per servir lacomanda al client, s’agafen 5 unitats més de les següents en ordre d’entrada;en aquest cas, aquestes 5 unitats tenen un preu unitari de 300 AC i un importtotal de 1.500 AC i es realitza l’anotació a la columna de Sortides/vendes.Les existències que queden al magatzem són les de la taula 2.13.

El punt de comanda indica que s’ha de realitzar el proveïment de lesmercaderies, ja que no arriben a 20 unitats, que és l’indicatiu de la necessitatde demanar més unitats.

• Comanda del dia 18 de gener. Es realitza una comanda fins a l’estocmàxim: 50 u. - 15 u. = 35 u. No es registra en la fitxa de magatzem perquèno suposa cap entrada ni sortida de l’article.

• Compra del dia 23 de gener. Després de 5 dies de l’emissió de lacomanda anterior, arriben les unitats demanades i s’anoten a la columnad’Entrades/compres pel seu preu d’adquisició; en aquest cas, és de 280AC amb un import total de 9.800 AC. A la columna d’Existències s’anotenper separat per ordre cronològic (primer les entrades més antigues) i cadaentrada amb el seu preu d’adquisició. Les existències amb aquesta compraqueden reflectides en la taula 2.14.

• Venda del dia 28 de gener. Es venen 20 unitats i les primeres unitats quesurten són les més antigues; per tant, surten 15 unitats al preu unitari de300 AC amb un import de 4.500 AC i, ja que no són suficients per servir lacomanda al client, s’agafen 5 unitats més de les següents en ordre d’entrada,en aquest cas aquestes 5 unitats tenen un preu unitari de 280 AC i un importtotal de 1.400 AC i es realitza l’anotació a la columna de Sortides/vendes.Les existències que queden al magatzem són les de la taula 2.15.

Taula 2.11. Existències del dia 7 de gener. FIFO

1) Unitats 2) Preu unitari FIFO 3) Import total

20 (existències anteriors) 240 20 x 240 = 4.800

20 (nova entrada) 300 20 x 300 = 6.000



20 (existències més antigues) - 15 (venda) = 5 240 5 x 240 = 1.200

20 (existències més recents) 300 20 x 300 = 6.000




5 (existències més antigues) - 5 (part de lavenda) = 0

20 (existències més recents) - 5 (part final de lavenda) = 15

300 15 x 300 = 4.500



15 (existències anteriors) 300 15 x 300 = 4.500

35 (nova entrada) 280 35 x 280 = 9.800



15 (existències més antigues) - 15 (part de lavenda) = 0

35 (existències més recents) - 5 (part final de lavenda) = 30

280 30 280 = 8.400

Les existències finals a 28 de gener pel mètode FIFO són 30 unitats a un preud’adquisició unitari de 280 AC, que donen un valor total de 8.400 AC.

2.4.3 Comparació de les valoracions del cas pràctic per als dosmètodes

Si en els casos pràctics anteriors s’extreu la informació que donen les fitxes demagatzem amb els mateixos moviments però amb diferents mètodes de valoracióde les existències, s’obté una informació interessant a l’hora de decidir quinmètode de valoració és convenient utilitzar.

Analitzem els dos mètodes en la taula 2.16 suposant que el producte té un preu devenda de 525 AC/u. Aquests són els resultats del mateix producte trets amb els dosmètodes de valoració d’existències:

Taula 2.16. Dades dels mètodes de valoració d’existències

Mètode Unitatsvenudes

Vendes Cost de lesvendes

Benefici Existènciesfinals 28gener

PMP 45 23.625 AC 12.290 AC 11.335 AC 8.310 AC

FIFO 45 23.625 AC 12.200 AC 11.425 AC 8.400 AC

Els càlculs realitzats han estat els següents:


• Unitats venudes: En total s’han venut 45 unitats en el mes de gener(consulteu la figura 2.4 i la figura 2.5).

– 12 de gener: 15 unitats



• Vendes. Si les unitats venudes s’han facturat a un preu de venda de 525 ACla unitat, l’import total de les vendes serà: 45 unitats x 525 AC/u. = 23.625AC, i és el mateix per als dos mètodes.

• Cost de les vendes. S’extreu de la suma dels imports de la columnaSortides/vendes de cada fitxa de magatzem:

– PMP = 4.050 + 2.700 + 5.540 = 12.290 AC

– FIFO = 3.600 + 1.200 + 1.500 + 4.500 + 1.400 = 12.200 AC

• Benefici. És la diferència entre les vendes i el seu cost.

• Existències finals 28 gener. És l’import de les últimes existències anotadesa les fitxes de magatzem. En el cas del FIFO, si després de l’últimmovimenthaguessin quedat diferents partides, caldria sumar els seus imports.

Com podeu comprovar, els valors del cost de les vendes, del benefici i de lesexistències finals són diferents segons el mètode aplicat a causa de la diferentvaloració de cada mètode en les sortides de les mercaderies del magatzem.

Cada empresa pot triar quin mètode utilitza si els articles són homogenis; elsresultats variaran segons sigui la tendència general dels preus:

• El mètode FIFO és més recomanable quan els preus de compra tendeixen abaixar.

• Davant una inestabilitat dels preus, el PMP és més neutre que el mètodeFIFO.

El mètode de valoració d’existències que es decideixi aplicar ha de ser fix, ja queaixí ho diu la normativa. Un canvi de criteri ha d’aplicar-se de forma retroactiva,que significa que s’haurà de calcular el seu efecte des de l’exercici més antic en quèes va aplicar del qual se’n tingui informació, realitzant els corresponents ajustosen la comptabilitat de l’exercici del canvi.


3. Aplicacions específiques de control del magatzem

Al mercat hi ha una gran quantitat d’aplicacions informàtiques que estan prepa-rades per gestionar estocs amb seccions, famílies, tarifes, talles, colors, etc. quefaciliten l’ordenació, la venda i el càlcul del preu de venda, i que disposen d’unexhaustiu control de les existències. I per controlar les diferents botigues d’unaempresa, acostumen a tenir configurats múltiples magatzems.

Moltes d’aquestes aplicacions també permeten apujar o abaixar els preus de vendaa partir dels preus de cost, i també aplicar ofertes o preus especials per a clientsespecials.

Les fitxes dels articles d’aquestes aplicacions incorporen una gran quantitat dedades i informació, des de les més habituals (descripció, proveïdor, preu decost, etc.) fins a altres més específiques, i també permeten conèixer les sevesestadístiques, unitats venudes, comprades, pendents de servir i de rebre, etc.

Un dels paquets integrats de programes informàtics per a la gestió d’una empresaés el proporcionat per Software DELSOL, disponible al web www.sdelsol.com.Entre les diferents aplicacions que s’hi poden trobar hi ha el programa FactuSOL,pensat especialment per gestionar el magatzem i totes les operacions de compra-venda.

A continuació, s’explica com es gestiona el magatzem en el programa FactuSOL.

3.1 Inici de FactuSOL

Un cop baixat el programa, s’haurà d’instal·lar seguint les instruccions.

Seguidament s’entrarà al programa, com un dels usuaris creats, i es crearàl’empresa amb la qual es vol treballar. Des d’aquesta empresa, s’introduiran totesles bases de dades relacionades amb els magatzems, i es configuraran per podergestionar-los segons les característiques dels articles.

Les opcions principals per a la creació i l’obertura d’empreses dins de FactuSOLes troben en el botó Sistema (vegeu la figura 3.1), el qual desplega el menú deSistema (vegeu la figura 3.2).

Figura 3.1. Botó de Sistema peraccedir al menú de Sistema

http://www.sdelsol.com/


En les opcions d’ajuda deFactuSOL es pot trobar

informació ampliada sobreles configuracions generals

del programa.

Figura 3.2. Menú de Sistema

3.1.1 Configuracions generals del programa

Menú Sistema \botó Opciones de FactuSOL

Figura 3.3. Opcions de Fac-tuSOL

Des d’aquest botó (vegeu la figura 3.3), es pot accedir a totes les configuracionsgenerals que s’apliquen a totes les empreses creades en el programa.

Les opcions disponibles són les del menú de l’esquerra de la figura 3.4.

Figura 3.4. Opcions de FactuSOL


Quan el programa FactuSOL s’instal·la a l’ordinador, no es crea cap configuraciód’impressores, per la qual cosa és necessari configurar almenys una impressoraper poder imprimir.

• Configuración de impresoras: per configurar les impressores que utilitzaràFactuSOL. Cal tenir en compte que la presentació de les dades en lavisualització prèvia dels informes variarà segons la impressora predetermi-nada. També es poden establir els tipus de lletra de les diferents parts delsinformes.

Instal·lació d’una impressora

Per instal·lar una impressora a FactuSOL (vegeu la figura 3.5):

• Heu de fer clic al botó Nueva.

• Cal seleccionar una impressora i, opcionalment, les dades del disseny delsinformes.

• Premeu el botó Guardar per desar la informació introduïda.

• Seleccioneu la impressora predeterminada fent clic al botóHacer predeter-minada. La que estigui activada com a predeterminada quedarà marcadaamb lletra de color blau.

Figura 3.5. Configuració d’una nova impressora


3.1.2 Creació de l’empresa

Per treballar en una empresa, primer cal crear-la i introduir totes les seves dadesfiscals, identificatives i de configuració, entre les quals hi ha algunes opcions quedeterminaran com es gestionaran els articles: per talles i colors, per sèries o lots,etc.

Menú Sistema \opció Nueva empresa

En el programa FactuSOL aquestes dades estan distribuïdes en tres fitxes:

1) Fitxa Datos generales (vegeu la figura 3.6)

Figura 3.6. Fitxa de dades generals

2) Fitxa Otros datos (vegeu la figura 3.7)

Figura 3.7. Fitxa d’altres dades

3) Fitxa Opciones (vegeu la figura 3.8). Les opcions relacionades amb la gestiódels articles i del magatzem són les indicades a continuació.


• Utilizar tallas y colores: per desglossar cada article per talles i colors, ambun preu de venda i un codi de barres EAN diferents, i també controlar el seuestoc de manera independent.

• Utilizar números de serie/lote de artículos: es refereix a la traçabilitat delsarticles. Si s’activa, quan s’introdueixin els articles en els documents decompravenda, el programa sol·licitarà la informació referent als númerosde sèrie o lot de l’article, data de fabricació i consum preferent.

Figura 3.8. Fitxa d’opcions

3.1.3 Passos recomanats per iniciar la gestió del magatzem amb unaempresa nova

Després de crear una empresa nova a FactuSOL, haureu de configurar i donard’alta tots els elements necessaris per gestionar-ne les operacions de compravendarelacionades amb el magatzem: articles, clients, proveïdors...

Però per fer-ho, és molt important seguir un ordre determinat, ja que aquestselements estan enllaçats els uns amb els altres i en crear-los, alguns demaneninformació d’altres.

Respecte a la gestió dels articles i del magatzem, és recomanable donar d’alta lesdades en l’ordre següent:

1. Magatzems

2. Seccions

3. Famílies

4. Talles i colors

5. Tarifes de preus

6. Proveïdors

Modificació de lesopinions de talles, colors,sèries i lotsDesprés de crear l’empresaes poden modificar des dela solapa Administración\icona Datos \pestanyaOpciones


Els proveïdors i fabricantss’han de donar d’alta

sempre abans dels articles,però es poden crear

indistintament abans odesprés del magatzem.

Empresa de proves

El programa FactuSOLincorpora una empresa de proves

per poder experimentar el seufuncionament sempre que es

consideri convenient, sense queafecti l’empresa de treball.

7. Fabricants

8. Articles

9. Inventari inicial

Cal tenir present que per realitzar les compres i les vendes que generen elsmoviments d’entrada i sortida d’articles del magatzem, també cal donar d’altaaltres bases de dades.

• Bases de dades de compres: formes de pagament, representants, etc.

• Bases de dades de vendes: clients, tipus de clients, formes de cobrament,transportistes, activitats de clients, etc.

Aquestes dades es poden crear de nou o ser importades d’altres empreses.

Importació de dades d’altres empreses

Menú Sistema \opció Archivo de empresas

Figura 3.9. Arxiu d’empreses

Es desplegarà un menú (vegeu la figura 3.9) amb una opció que permet importardades d’altres empreses:


• Traspaso de datos de la empresa (vegeu la figura 3.10). Permet la còpiadels fitxers seleccionats d’una empresa a una altra. S’ha d’indicar el codi del’empresa d’origen i el de la de destinació, l’exercici en el qual es bolcaranles dades i cadascun dels fitxers que es volen traspassar.

Figura 3.10. Traspàs de dades de l’empresa

3.2 Introducció de les dades del magatzem

Pestanya Almacén

Des de la solapa d’Almacén (vegeu la figura 3.11), podeu accedir i gestionar totesles bases de dades relacionades amb el magatzem i els articles de l’empresa.

Figura 3.11. Solapa de magatzem

Les dades principals que es necessiten per gestionar un magatzem són les fitxesdels articles, però també calen moltes altres dades que permetin la seva organit-zació i classificació.


Així, doncs, abans de donar d’alta les fitxes dels articles, a FactuSOL es crearanles bases de dades indicades a la taula 3.1 i la taula 3.2.

Taula 3.1. Bases de dades creades des de la solapa del magatzem

Bases de dades Contingut Pestanya Almacén \opció:

Magatzems Els diferents magatzems que tél’empresa.

Almacenes

Seccions Agrupacions de famílies d’articles,equivalents a les gammes. És útilquan hi ha molta diversitatd’articles. Per exemple, en unsupermercat: Alimentació, Neteja,etc.

Secciones

Famílies Agrupacions d’articles ambcaracterístiques comunes. Perexemple, en la secció Alimentació:Conserves, Begudes, etc.

Familias

Unitats de mesura Segons el tipus d’article, potinteressar que les unitatss’expressin com a unitats, kg,litres, metres quadrats, etc.

Unidades de medida

Assembladors Diferents articles que es podenagrupar per formar un nou articlecompost.

Ensamblados

Talles Talles dels articles. Aquestacaracterística es pot adaptar, perexemple com a capacitats,dimensions...

Tallas y colores \Tallas

Colors Colors dels articles. Es podrancombinar amb diferents talles.

Tallas y colores \Colores

Tallatges Combinacions de talles i colors.Si estan ben definits, facilitaranl’assignació de talles i colors alsarticles ja que no caldràseleccionar la talla i el color perseparat, sinó només el tallatgeamb la combinació definida.

Tallas y colores \Archivo detallajes

Tarifes Tarifes de PVP. La seva creació idisseny pot ser molt complexa, toti que FactuSOL ofereix diferentsopcions per facilitar aquestatasca.

Tarifas

Taula 3.2. Bases de dades creades des de diferents ubicacions del programa

Bases de dades Contingut Opcions de FactuSOL

Tipus d’IVA Tipus d’IVA per ser assignats acada article.

Pestanya Utilidades \IVA/RET

Proveïdors Proveïdors dels articles del’empresa.

Pestanya Compras\Proveedores

Fabricants Fabricants dels diferents articlesde l’empresa.

Pestanya Compras \Fabricantes

A continuació, s’amplia la informació de les bases de dades complementàries deles fitxes dels articles, que resulten més complexes: les famílies d’articles i lestarifes de preus.


3.2.1 Famílies d’articles

Pestanya Almacén \opció Familias

La previsió de crear un gran nombre de referències d’articles, requereix queaquestes es classifiquin en grups d’articles anomenats Famílies.

Figura 3.12. Finestra de famílies

Les dades necessàries per crear una família són (vegeu la figura 3.12) les següents.

• Código: codi que identifica la família.

• Descripción: la denominació de la família.

• Sección: la secció a la qual pertany la família.

• Texto predefinido: es pot indicar un text que facilitarà, a l’hora de crearels articles de la família, la introducció de la seva descripció, ja que enseleccionar el codi apareixerà aquesta descripció i només caldrà afegir lapart final d’aquest text.

• Cuenta de compras: per enllaçar-lo al compte de compres del programaContaSol.

• Cuenta de ventas: per enllaçar-lo al compte de vendes del programaContaSol.

• Permitir el uso de esta familia en la web: s’activarà si es vol que aquestafamília i els seus articles siguin inclosos en la base de dades que FactuSOLpot publicar a internet a petició de l’usuari.


Una vegada creades les famílies, amb el botó Opciones es pot accedir a cada fitxai a les seves llistes.

Codificació de les famílies

Com que l’objectiu de les famílies és facilitar la gestió dels articles, en la sevacodificació s’han de tenir en compte diverses particularitats:

• El codi de la família, amb un màxim de tres caràcters, pot ser alfanumèricperò es recomanen codis numèrics.

• L’ordre del codi de família serà possiblement el que posteriorment utilitziel programa en els informes i llistes, per la qual cosa cal estudiar ambdeteniment en quin ordre han d’aparèixer els articles i aplicar aquest ordreen el codi de les famílies.

• Es recomana no utilitzar nombres correlatius per al codi de la família, ja queen un futur pot ser necessari inserir una família d’articles entre dos codis jaexistents. Per tant, convé deixar buits dins de la codificació. Per exemple:010, 020, 030, 040, 050...

3.2.2 Tarifes de preus

Pestanya Almacén \opció Tarifas

Aquestes tarifes es refereixen a les dels preus de venda, i no són necessàries pera la gestió del magatzem. Però com que el preu de venda és una informacióindispensable de l’article, i es pot calcular automàticament a partir del seu preude cost, veurem com es dissenyen i s’assignen a cada article en el programaFactuSOL.

Des d’aquesta opció es poden crear tantes tarifes com siguin necessàries, indicantel percentatge de marge comercial que cal aplicar sobre el preu de cost indicat enla fitxa de l’article, i també si l’IVA ha d’estar inclòs o no en el preu de venda, talcom es mostra a la figura 3.13.

Per tant, abans de donar d’alta els articles, s’han de crear les tarifes per poder-lesassignar a cada article.

Després, aquestes tarifes es poden assignar tant als articles com als clients:

• En la fitxa de l’article s’hauran d’activar les tarifes de preus que es volenaplicar en les vendes d’aquest article. Les que quedin sense activar, no espodran aplicar en cap cas durant l’operació de compravenda.


• En la fitxa del client es podrà seleccionar una tarifa si es vol aplicar unmateix marge per a tots els articles venuts a aquest client; d’aquesta manera,en qualsevol venda a aquest client apareixerà automàticament el preu del’article calculat segons la tarifa indicada. Si no s’ha seleccionat cap tarifaen la fitxa del client, o si l’article de la venda no preveu la tarifa del client,en el moment de la venda s’haurà d’introduir el preu.

Figura 3.13. Finestra de tarifes

A més de calcular el preu dels articles per mitjà de les tarifes, hi ha altrespossibilitats per determinar els preus de venda:

• En la fitxa de l’article també es poden establir descomptes fixos generals,condicions especials (un descompte o un preu especial) per aplicar adeterminats clients per aquest article, o uns preus fixos a aplicar segonsels colors de l’article.

• Després de crear els articles, les tarifes de preus i els clients, des de la solapade Ventas també es poden establir descomptes, ofertes, tarifes especials icondicions especials per a alguns articles o clients.

Per actualitzar les tarifes de manera general, per tarifes o per un rang d’articles,FactuSOL ofereix diferents opcions (vegeu la figura 3.14).

Ja que qualsevol procés d’actualització pot retocar una gran quantitat de fitxesd’articles en molt poc temps, i atès que no es pot tornar enrere en el procés, ésrecomanable fer una còpia de seguretat abans d’executar qualsevol d’aques-tes opcions per, en cas que el resultat no sigui el desitjable, poder tornar enrererestaurant la còpia.


Figura 3.14. Opcions de les tarifes de preus

Importació d’un fitxer de tarifes

Pestanya Almacén \opció Importar tarifas

Des d’aquesta opció, es poden actualitzar les tarifes dels articles amb la importaciód’un fitxer en format Excel o Calc.

Aquest fitxer d’origen ha de tenir les dades estructurades segons determinadescaracterístiques i complir uns requisits, sense els quals és inviable la importació.

Actualització dels PVP des del preu de cost

Pestanya Almacén \opció Actualizar PVP desde el precio de costo

A mesura que s’avanci en la gestió de l’empresa mitjançant el programa, encaraque els preus de cost vagin variant amb les entrades, els preus de venda sempre esmantenen inalterables.

Aquesta opció facilita l’actualització dels preus de venda d’una tarifa i d’un rangd’articles de manera automàtica, a partir del preu de cost actual dels articles i delsmarges estipulats en la seva creació.

En la mateixa actualització es poden arrodonir els preus a nombres enters o enfraccions de cinc cèntims.

Actualització de preus de venda

Pestanya Almacén \opció Actualización de precios de venta

Permet actualitzar els preus de venda d’una tarifa de preus d’un rang d’articles,de manera automàtica, amb tres possibilitats:

1. Incrementant o disminuint en un percentatge el preu de venda, podentarrodonir així els preus a nombres enters o en fraccions de cinc cèntims.

2. Fixant un preu de venda final.

3. Augmentant el preu actual en un import indicat.


Actualització de preus de cost

Pestanya Almacén \opció Actualización de precios de costo

Permet actualitzar els preus de cost d’una tarifa de preus d’un rang d’articles, demanera automàtica, amb dues possibilitats:

1. Incrementant o disminuint en un percentatge el preu de cost, podent arro-donir els decimals.

2. Fixant un preu de cost final.

3.2.3 Configuració dels articles

Pestanya Almacén \icona Artículos \icona Configuración

Amb les opcions de configuració d’articles es poden establir algunes rutinesperquè s’executin automàticament en crear els articles, de manera que faciliti laintroducció de dades i recopili la màxima informació dels articles.

Figura 3.15. Finestra de configuració

S’obrirà una nova finestra amb diverses pestanyes per configurar diferents tipusde dades. Les principals es troben a la pestanya Configuraciones, que conté duespestanyes més: Valores predefinidos, consultas... i Descripciones, opciones...(vegeu la figura 3.15).


Si es modifiquen els títolsTallas i Colores, les seves

opcions del programaautomàticament quedaran

substituïdes pels nousnoms, i les relacionadesamb Tallajes quedaran

substituïdes per Tipos.

Per definir els valors per defecte

Des de la pestanya Valores predefinidos, consultas..., es poden predefinir diferentstipus de dades que estan agrupades segons determinades característiques.

• Valores predefinidos: són els valors que apareixeran per defecte en crear unnou article, com per exemple, un magatzem, proveïdor, família, tipus d’IVAi el nom del camp que fa incrementar el preu de venda unitari.

• Precios: per bloquejar els preus de venda perquè no variïn si es modifica elseu cost o marge de la fitxa de l’article, o per forçar els arrodoniments depreus, amb opcions de decimals en preus i quantitats.

• Márgenes: perquè el marge comercial indicat en la fitxa per obtenir el preude venda s’apliqui sobre el preu de cost o sobre el preu de venda. Perexemple, tenint un preu de cost de 1.000 AC, per aplicar un 30% de marge:sobre el preu de cost resultaria un preu de venda de 1.300AC, i sobre un preude venda el resultat seria de 1.428,57 AC (1.428,57 – 30% = 1.000).

• Consultas de rentabilidad: perquè la consulta sigui sobre el preu de cost osobre el preu de venda.

• Decimales en precios unitarios / Decimales en cantidades: per indicar elnombre de decimals (2, 3 o 4) amb què es vol treballar, tant en preus unitariscom en quantitats. No obstant això, s’ha de tenir en compte que els importstotals dels documents només poden anar amb dos decimals.

• Consultas. Permet indicar els preus que es mostraran en la llista per pantallade la finestra Artículos: preu de cost, PVP o qualsevol altra tarifa, i ambIVA o sense. També es poden activar altres opcions sobre com veure lainformació d’aquesta mateixa finestra.

Per completar la informació

Des de la pestanya Descripciones, opciones..., les agrupacions de dades configu-rables són les relacionades a continuació.

• Descripciones: per afegir més d’una descripció dels articles.

• Opciones: amb opcions diverses que ajudaran a organitzar la gestió delmagatzem, entre les que es troba la següent.

– Ventas por debajo del costo: per indicar com ha d’actuar el programaen fer una venda d’un article per sota del seu preu de cost. Les opcionsdisponibles són: Permitir, Advertir al usuario i No permitir.

• Campos programables: per introduir els títols dels tres camps programablesde la fitxa de l’article, situats en la finestra Técnica. Per exemple, es podriaindicar: pes, potència, període de garantia, etc.


• Características especiales: per modificar els títols de les descripcionsidentificades en el programa com a talles i colors.

• Contador automático: per seleccionar entre dos i tretze dígits a utilitzar enla codificació dels articles. Si la codificació és numèrica, quan es creï unarticle, s’obtindrà una codificació correlativa.

3.2.4 Codificació dels articles

El procés de creació de les fitxes d’articles és potser el més laboriós i compromèsdel programa, ja que és una tasca d’estructuració i recopilació d’informació quecomporta un gran esforç en temps i treball.

Abans d’introduir les dades relacionades amb el magatzem, és molt importantpreveure el sistema de codificació dels articles. D’aquesta manera, es podràorganitzar una classificació coherent, que facilitarà la localització dels articles enqualsevol moment:

1. Primer cal tenir present la diversificació del tipus d’articles. Si són moltdiferents uns dels altres, cal pensar a agrupar-los per famílies. En l’empresade proves de FactuSOL, dedicada a la compravenda de productes informà-tics, algunes de les famílies són: torres CPU, discos durs, impressores, etc.

2. Si les famílies resultants també són molt diferents o tenen alguna carac-terística que també permeti agrupar-les, es pot pensar a establir seccions(equivalents a les gammes). Per exemple, en la mateixa empresa de provesles seccions són: Hardware, Software, Internet, etc.

3. I per acabar, cal pensar com codificar els articles, sobretot perquè proporci-onin una informació mínima que faciliti la seva interpretació i localització.FactuSOL treballa amb quatre codis diferents:

• El codi de l’article.

• El codi de barres.

• El codi equivalent.

• El codi curt.

Codi de l’article

Aquest codi és obligatori i és el que utilitza bàsicament el programa per a la gestiódels articles.

Per això, una bona codificació és essencial per al futur bon funcionament delprograma: cal preveure quina informació ens proporcionaran, si ha de ser numèrico alfanumèric, quants dígits, etc.

Per establir la seva estructura, cal tenir en compte el següent:

Codis dels articles

Són els que identifiquen l’articlei per aquest motiu només espoden introduir en el momentde crear l’article.


Els codis de barres espoden assignar als articles

mentre es creen o en unmoment posterior.

• Encara que la seva longitud màxima és de tretze caràcters, es poden crearcodis amb només tres o quatre caràcters. Una longitud òptima podria ser desis a deu caràcters.

• S’ha d’intentar no utilitzar caràcters alfabètics, ja que pot endarrerir la sevaintroducció en no poder utilitzar únicament el teclat numèric.

• És aconsellable facilitar la identificació dels codis, estructurant-los perfamília i per alguna característica.

Exemple de codificació

Per codificar un disc dur extern de 160 GB es pot crear el codi 0201160:

• 020 és el codi de la família.

• 1 és una distinció entre els interns i els externs (0-1).

• 160 són els GB.

Codi de barres

Els codis de barres s’establiran opcionalment a més a més dels codis dels articles,i la seva codificació es pot estructurar de manera aleatòria o programada com elscodis dels articles però utilitzant tots els tretze dígits.

Segons com es vulguin introduir aquests codis de barres, s’utilitzaran opcionsdiferents.

• De manera manual: s’introduiran un a un, per cada article o per cada tallai color.

– Per article: des de la fitxa de l’article, a la finestraGeneral en el campCódigo EAN.

– Per talla i color: des de la fitxa de l’article, a la pestanya Tallas ycolores amb la icona Códigos EAN.

• De manera automàtica: per un grup d’articles i, fins i tot, per les sevestalles i colors.

– A la finestra Artículos amb la llista dels articles, amb la icona EAN-13de la solapa.

Codi equivalent

FactuSOL ofereix una eina per simplificar la introducció dels codis dels articles:la codificació equivalent, que pot ser una codificació més simple o molt més curta,que automàticament es transformarà en la codificació completa quan s’introdueixien els documents de compravenda.

Aquesta codificació és opcional però resultarà especialment útil en els articles quecal introduir contínuament, com en el cas dels articles amb un índex de vendes alt.


Codi curt

És un codi generat aleatòriament pel programa de manera automàtica en elmoment de crear l’article, i pot servir per etiquetar els articles amb etiquetadoresmanuals.

3.2.5 Articles

Pestanya Almacén \opció Artículos

En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura 3.16) esmostren totes les fitxes d’articlescreades a l’empresa:

Figura 3.16. Finestra amb la llista d’articles

• Disposa d’una solapa pròpia des de la qual es poden crear i gestionaraquestes fitxes.

• A la part superior de la llista hi ha el botó Actualizar per actualitzar irefrescar la pantalla.

• A l’esquerra es pot trobar un menú amb diferents opcions per seleccionar ofiltrar els articles que es mostraran en la llista de la pantalla.

Accedint a qualsevol fitxa d’articles es podran consultar o modificar les sevesdades, i amb el botó Nuevo es crearan nous articles.

Les fitxes d’articles consten de tres pestanyes, cadascuna amb la seva pròpiasolapa, per accedir a les seves dades com:

Les dades dels articles espoden exportar a l’Outlook© i a l’AgendaSOL.


1. característiques de l’article

2. números de sèrie o lot

3. talles i colors

Característiques de l’article

Fitxa de l’article \solapa Artículo

Les característiques de l’article estan distribuïdes en diverses finestres, a les qualspodeu accedir des de l’apartatMostrar de la seva pròpia solapa. Aquestes finestressón:

• General (vegeu la figura 3.17): apareix per defecte, amb les dades identifi-catives de l’article.

– Código: codi de l’article en el programa, que no es pot repetir i queaccepta caràcters alfanumèrics. Una vegada creat l’article, és l’úniccamp que no es pot modificar.

– Código EAN : codi de barres de l’article. Per introduir-ne més d’un,s’ha de fer mitjançant el botó Más códigos EAN del artículo.

– Familia: codi de la família de l’article. Amb el botó Buscar es potcrear i seleccionar una família.

– Descripción general: text que s’imprimirà en els informes i en elsdocuments en què aparegui l’article. Si en les opcions de configuraciódels articles s’ha demanat afegir més d’una descripció, apareixerà elbotó Descripciones auxiliares, que si s’activa es podran introduir lesdescripcions següents:

∗ Descripción para etiquetas: per imprimir en les etiquetes.∗ Descripción para tikes: s’imprimirà en els mòduls de TPV

(Terminal Punt de Venda) que es connectin amb aquest programa.∗ Descripción larga: si s’introdueix, apareixerà aquesta descripció

en lloc de la descripció general.∗ Primera descripción general / Segunda descripción general /

Tercera descripción general: per introduir fins a tres campsaddicionals que podran ser impresos en els documents de compresi vendes. El seu títol es podrà modificar en la configuraciód’articles.

– Equivalente: codi opcional per facilitar la introducció dels articles mésutilitzats.

– Código corto: codi aleatori que queda introduït automàticament.

– Tipo de IVA: se seleccionarà el tipus d’IVA que correspon a l’article.

– Tipo de IVA 2º periodo: apareix només si s’ha configurat l’empresaper utilitzar dues taules d’IVA.


– Proveedor habitual: es pot indicar el proveïdor a qui s’acostuma acomprar aquest article. Amb el botó Buscar es pot crear i seleccionarun proveïdor.

– Referencia: codi que utilitza el proveïdor per referir-se a aquest article.

– Fabricante: per indicar el fabricant de l’article. Amb el botó Buscares pot crear i seleccionar un fabricant.

– Precio de costo: preu de compra de l’article. Es pot introduir el preude la tarifa del proveïdor (preu brut) o el preu net.

– Descuentos: percentatges de descompte que el proveïdor aplica sobrela seva tarifa. Normalment, i per evitar confusions, es recomana que enel camp Precio de costo s’introdueixi el preu net amb els descomptesdel proveïdor i que aquests apartats quedin a zero.

– Per a cadascuna de les tarifes que es vulguin utilitzar per aquest article,cal fer-hi doble clic perquè calculi el preu de venda corresponent. Lesdades que cal confirmar o modificar són les següents:

∗ Margen: és el marge que s’aplicarà sobre el preu de cost net, ésa dir, sobre el preu brut de compra menys els descomptes, perobtenir el preu de venda.

∗ Precio de venta: és el preu de venda que queda calculat automà-ticament després d’aplicar el marge sobre el preu de cost, peròtambé es pot introduir manualment.

– Almacén: se seleccionarà el magatzem per consultar els estocs d’a-quest article. També permet modificar els estocs mínim i màxim:primer cal seleccionar el magatzem i després fer clic al botóModificar.

– Stock mínimo: actua com a punt de comanda, és a dir, per indicar l’es-toc mínim a partir del qual s’hauria d’emetre una comanda. FactuSOLmostra un avís quan un article queda per sota del seu estoc mínim enfer un document de sortida, i també disposa d’una opció que permetgenerar comandes automàticament a partir d’aquest estoc mínim.

– Stock máximo: per indicar la quantitat d’unitats que com a màxim esvol tenir al magatzem. Després, si quan es fa una entrada de l’article elseu estoc queda per sobre d’aquesta quantitat, emetrà un avís informantque s’ha sobrepassat l’estoc màxim.

– Stock actual: mostra l’estoc que hi ha realment en el magatzem peròno es pot modificar des d’aquí.

– Stock disponible: mostra la diferència entre l’estoc real actual menysles comandes de clients compromeses, però no es pot modificar desd’aquí.

– Observaciones: es poden introduir les observacions que es vulguind’aquest article.


Figura 3.17. Finestra general de les fitxes d’articles

• Técnica (vegeu la figura 3.18): per a les característiques tècniques del’article.

– Fecha de alta: data en què s’ha creat l’article en el programa.

– Fecha de la última modificación: data en la qual s’ha modificat algunapartat referent a la fitxa de l’article. S’ajustarà automàticamentsempre que s’alteri el preu de cost o venda de l’article des de lesdiferents opcions d’actualització de preus.

– Contraseña: FactuSOL permet crear una contrasenya per a cadaarticle, visible únicament per l’usuari Supervisor.

– Máximo descuento aplicable: percentatge màxim de descompte quepermetrà aplicar sobre el preu de venda.

– Importe de portes por Und.: ports a afegir a cada unitat de l’article.

– Und. por bulto: unitats que entren en una caixa.

– Cantidad por defecto en los doc. de salida: quantitat que apareixeràde manera automàtica en els documents de sortida (pressupostos,comandes, albarans i factures).

– % de descuento fijo en ventas: descompte que s’aplicarà per defecteen tots els documents de venda.

– Artículo concatenado: codi d’un altre article que s’acostuma a com-prar o vendre juntament amb un altre. Així, en el moment d’introduiruna línia de venda o compra de l’article en un document de compra-venda, s’emplenarà automàticament la línia següent amb les dades del’article indicat en aquest camp, i amb el mateix nombre d’unitats.Podeu utilitzar el botó Buscar per crear i seleccionar un article.


– Unidad de medida: unitat de mesura de l’article (metres, litres, kg,etc.), per imprimir-la en la línia de detall dels documents de vendes ide compres. Podeu utilitzar el botó Archivo per crear i seleccionar unaunitat de mesura.

– Dimensiones: dimensions de l’article.– Ubicación en el almacén: lloc on està situat l’article en el magatzem.– Uds. en línea: per indicar quants articles s’han de col·locar en línia enles prestatgeries.

– Peso: pes de l’article.– Garantía: condicions de garantia del producte.– Campo programable 1 / 2 / 3: els noms d’aquests camps s’han decrear des de la icona Configuración de la solapa Artículos. Després,des d’aquí s’hi introduiran les dades corresponents.

– Mensaje emergente: text que apareixerà automàticament quan s’utilit-zi aquest article en les entrades i sortides del magatzem.

– Es un artículo compuesto: s’activarà si és un article compost. Des delbotó Ver composición podrà accedir a la configuració del compost.

– No permitir utilizar el artículo / No imprimir el artículo en ningúnlistado / Desactivar mensajes de stock para el artículo / Traspasar aMovilSOL: s’activaran o desactivaran segons interessi.

– Cuenta de ventas / Cuenta de compras: comptes de la comptabilitatdel programa ContaSol.

Figura 3.18. Finestra tècnica de les fitxes d’articles

• Proveedores (vegeu la figura 3.19): a mesura que es vagin realitzantentrades de mercaderies, es crearan de manera automàtica els registres deles compres en aquesta solapa.


Figura 3.19. Finestra de proveïdors de les fitxes d’articles

• Internet (vegeu la figura 3.20): per indicar les gestions de l’article al webde l’empresa. Les opcions són:

– Permitir el uso de este artículo en la web: s’activarà si es vol incloureaquest article en la base de dades que FactuSOL pot publicar a interneta petició de l’usuari.

– Control de stock del artículo: forma en què es mostrarà l’estoc del’article a un usuari que estigui fent una comanda en línia.

– Mensaje emergente para la web: missatge que es mostrarà per pantallasempre que algun usuari accedeixi a l’article.

– Descripción del artículo en la web: descripció detallada que esmostrarà al web.


Figura 3.20. Finestra d’internet de les fitxes d’articles

Figura 3.21. Finestra de condicions de les fitxes d’articles

• Condiciones (vegeu la figura 3.21): per determinar un preu o un descompteespecial de l’article, per aplicar al client indicat.

La mateixa solapa Artículo ofereix dues icones que permeten altres accions:


Figura 3.22. Finestra d’imatge de les fitxes d’articles

Figura 3.23. Finestra d’estadístiques de les fitxes d’articles

• Imagen (vegeu la figura 3.22): per seleccionar un fitxer d’imatge per al’article.

• Estadísticas (vegeu la figura 3.23): per consultar i imprimir diferentsestadístiques sobre el resultat de la utilització de l’article en les compreso vendes de l’empresa.


Números de sèrie o lot

Fitxa de l’article \solapa Números de serie/lote

Aquesta solapa no apareixerà fins que la fitxa de l’article no quedi desada alprograma.

Apareixeran els números de sèrie o lot de l’article que han estat introduïts en elsseus documents de compres i vendes (vegeu la figura 3.24).

Fent doble clic a un dels lots es mostrarà la seva traçabilitat: el document amb elqual va entrar o sortir del magatzem (albarà o factura) i les seves dades (número,data, client o proveïdor, l’article i les unitats).

Figura 3.24. Finestra de sèrie o lot de les fitxes dels articles

Talles i colors

Fitxa de l’article \solapa Tallas y colores

Si en les dades generals de l’empresa s’ha activat l’ús de talles i colors, desd’aquesta finestra es podrà accedir al desglossament de talles i colors de l’article.

Aquesta finestra (vegeu la figura 3.25) té la seva pròpia solapa amb diferentsicones.

• Icona Tallaje (o Tipos si s’ha substituït Tallas per un altre nom): perseleccionar les diferents talles i els colors creats en el programa, amb lesopcions que es despleguen.

Si es modifiquen els títolsTallas i Colores, les sevesopcions del programaautomàticament quedaransubstituïdes pels nousnoms, i les relacionadesamb Tallajes quedaransubstituïdes per Tipos.


– Selección libre: permet seleccionar cada talla i cada color.

– Seleccionant un dels tallatges (combinació de talles i colors): nomésapareixeran els que prèviament s’hauran definit en la solapa Almacén,amb la icona Tallas y colores (o amb el nom modificat) i l’opcióArxivo de tallajes (o Archivo de tipos si s’ha modificat). Seleccionantun tallatge quedarà activada automàticament la combinació de talla icolor prèviament definida.

• Icona Precios: si s’han introduït talles i colors, caldrà introduir els preus devenda des d’aquesta opció, i podran ser independents per a cadascuna de lestalles i colors de l’article. Es poden utilitzar els botons inferiors per agilitarl’entrada de dades i evitar teclejar diverses vegades el mateix preu:

– BotóMismo precio para todos los colores de la talla seleccionada.

– BotóMismo precio para todos los tallas y colores.

– BotóMismo precio para todo.

• Icona Códigos EAN: si s’han introduït talles i colors, caldrà introduirels codis de barres des d’aquesta opció, i podran ser independents per acadascuna de les talles i colors de l’article. D’aquesta manera, es podràautomatitzar la selecció de talla i color, i quan s’introdueixi aquest codide barres en els documents de venda i de compra, el programa aplicaràautomàticament el codi de l’article, la talla i el color.

Figura 3.25. Finestra de talles i colors de les fitxes d’articles


3.2.6 Estocs inicials

Pestanya Almacén \opció Inventario

Si quan es crea l’article a l’empresa ja hi ha un estoc físic al magatzem, desd’aquest apartat es pot introduir l’inventari comptable inicial.

Igualment, si més endavant es verifica l’inventari i es detecten diferències entre lesunitats reals del magatzem i les que consten en el programa, també es pot utilitzaraquesta opció per modificar l’estoc del programa.

Per fer aquesta operació de verificació, que s’identifica com a consolidació del’inventari, serà imprescindible introduir la data en què es realitza.

A partir de les quantitats introduïdes, tot el control de les existències d’aquestarticle es farà només a partir d’aquesta data i amb aquest estoc inicial.

En la finestra que s’obrirà (vegeu la figura 3.26) trobareu les opcions per laconsolidació.

• Botó Nuevo: per introduir les unitats dels articles. S’obrirà una novafinestra, per introduir les dades indicades a continuació.

– Almacén a consolidar: el magatzem on es troba l’article que volemmodificar les unitats.

– Fecha consolidación: la data de la consolidació.

– Código del artículo: el codi de l’article a consolidar.

– Talla y color: la talla i el color de l’article, si en té.

– Stock actual: mostrarà l’estoc comptable que hi ha a la fitxa de l’articleseleccionat, sense que es pugui modificar.

– Unidades contadas: per introduir les unitats inicials o les reals ques’hagin comptat en el magatzem.

– Disponible a consolidar: mostrarà les unitats que quedaran disponi-bles, sense que es puguin modificar.

– Restar a las “Unidades contadas” los pedidos de clientes pendientesde enviar: es pot activar si es volen descomptar les unitats compro-meses en comandes de clients.

• Botó Opciones: es despleguen diverses opcions per modificar l’inventari oobtenir la llista de les consolidacions fetes.


Abans de realitzar lesoperacions de compra

també cal donar d’alta altresbases de dades

relacionades amb lescompres: proveïdors,fabricants, formes de

pagament, representants,etc.

Figura 3.26. Finestres de l’inventari

3.3 Moviments dels articles del magatzem

Quan es tenen totes les dades introduïdes, ja es poden fer les entrades i sortidesdels articles del magatzem.

Les operacions habituals que comporten aquest moviment dels articles són lescompres i les vendes.

En la gestió de les compres i les vendes que es fa des del programa FactuSOL, espoden crear una sèrie de documents però només alguns generen moviments en elmagatzem.

3.3.1 Compres

Pestanya Compras

Figura 3.27. Solapa de compres

Mostrarà la solapa de Compras (vegeu la figura 3.27) amb diferents apartats iopcions per crear o accedir als documents de compres i als fitxers relacionats.

• Documentos: hi haurà tots els documents generats en les compres.


– Pedidos a proveedores: són les comandes que s’envien als proveïdors.

– Entradas: reflecteixen les entrades d’articles al magatzem correspo-nents als albarans rebuts.

– Facturas recibidas: són les factures de compres rebudes.

– Devoluciones: corresponen a les factures rectificatives (devolucions)de les factures que s’han rebut per les compres.

• Proveedores: amb opcions per accedir a les fitxes de proveïdors i les seveseines d’exportació.

• Generación: conté diferents opcions per generar alguns dels documents decompres de manera ràpida.

• Auxiliar: per accedir a les formes de pagament, als representants i alsfabricants, tots relacionats amb les compres.

El magatzem s’actualitzarà en les situacions següents:

• Quan es creï o generi un albarà, amb l’entrada dels articles.

• Quan la compra s’iniciï amb una factura (sense que hi hagi cap albarà previ),amb l’entrada dels articles.

• Quan s’introdueixi una devolució, amb la sortida (devolució) dels articles.

Creació del primer document d’una compra

Per crear el primer document d’una operació de compres heu de seguir els passossegüents:

1. A la solapa Compras (vegeu la figura 3.27) seleccioneu el tipus de documentque voleu crear a l’apartat Documentos: comandes a proveïdors, albaransde compres (entrades), factures rebudes o factures rectificatives per devolu-cions de compres.

2. Des de la solapa del tipus de document seleccionat, heu de fer clic a la iconaNuevo.

3. En la finestra que s’obrirà, introduireu les dades necessàries per fer lacompra.

Documents que continuen l’operació d’una compra

Perquè els moviments del magatzem es gestionin correctament, s’han d’utilitzardiferents procediments automàtics que permetin que el segon document que s’hagide crear agafi les dades del primer. I si n’hi ha un tercer, les agafi del primer o delsegon, i així successivament.


Aquests procediments són les opcions de validació o bé les opcions per generardocuments.

a) Validació de documents

Interior del nou document \opció Validar

Primer cal iniciar el nou document com si fos el primer, amb el botó Nuevo. Totseguit, des d’aquest nou document que es vol crear es validarà un documentanterior (vegeu la figura 3.28) amb l’opció Validar.

Figura 3.28. Creació de nous documents de compres amb opcions de validació

b) Generació de factures de compres

Solapa d’Entradas \opció Factura

Amb les opcions de generació de documents, des d’un document ja creat esgenerarà un nou document posterior (vegeu la figura 3.29).

Figura 3.29. Creació de factures de compres amb l’opció de generació

En les compres, només és possible generar una factura rebuda a partir d’una odiverses entrades. D’aquesta manera, la nova factura rebuda haurà agafat totes lesdades de les entrades seleccionades.

c) Generació ràpida de múltiples documents de compres

Pestanya Compras \apartat Generación

Disposa de diferents opcions per crear múltiples documents de compres de maneraràpida, a partir d’una única opció d’aquest apartat (vegeu la figura 3.30).


Figura 3.30. Creació de múltiples docu-ments de compres amb opcions de generació

En cada una d’aquestes opcions, s’haurà de seleccionar un rang de dades i escrearan tants documents com proveïdors intervinguin en l’interval seleccionat,entre la que es troba la següent.

• Generar pedido: permet crear automàticament comandes a partir delsestocsmínims introduïts en les fitxes dels articles. Les quantitats demanadesseran el resultat d’un percentatge sobre aquests estocs mínims, que s’hauràintroduït en una de les opcions demanades.

Devolucions de compres

Les factures rectificatives de compres es poden crear de dues formes diferents:

• De forma automàtica, des de la solapa Facturas recibidas, desplegant laicona Nuevo i seleccionant Crear devolución de la factura seleccionada.

• De forma manual, des de la solapa Devoluciones, amb la icona Nueva.

3.3.2 Vendes

Pestanya Ventas

Figura 3.31. Solapa de vendes

Mostrarà la solapa deVentas (vegeu la figura 3.31) amb diferents apartats i opcionsper crear o accedir als documents de vendes i als fitxers relacionats.

• Documentos: hi haurà tots els documents generats en les vendes.

– Presupuestos: són els pressupostos que s’hauran d’enviar als clients.

– Pedidos de clientes: hi haurà les comandes que arriben dels clients.

Abans de realitzar lesoperacions de venda, caldonar d’alta altres bases dedades relacionades amb lesvendes: tipus de clients,formes de cobrament,transportistes, activitats declients, etc.


– Albaranes: reflecteixen les sortides d’articles del magatzem corres-ponents als albarans de vendes emesos.

– Facturas: són les factures expedides per vendes.

– Abonos: corresponen a les factures rectificatives (abonaments) defactures expedides per vendes.

• Clientes: amb opcions per accedir a les fitxes de clients i també als riscos,bestretes, accions comercials i eines d’impressió i exportació.

• Agentes: hi haurà les fitxes dels agents comercials de l’empresa.

• Condiciones de venta: per accedir als descomptes, ofertes, tarifes especialsi condicions especials que es poden aplicar a les vendes.

• Auxiliares: per accedir a les formes de cobrament, activitats de clients, tipusde clients i transportistes, tots relacionats amb les vendes.

• Partes de reparación: per accedir als informes de reparació, línies deproducte, marques, tipus d’intervenció i preus.

El magatzem s’actualitzarà en les situacions següents:

• Quan es creï o generi un albarà, amb la sortida dels articles.

• Quan la venda s’iniciï amb una factura (sense que hi hagi cap albarà previ),amb la sortida dels articles.

• Quan s’introdueixi una factura rectificativa (Abono), amb l’entrada (retorn)dels articles.

Creació del primer document d’una venda

Per crear el primer document d’una operació de vendes heu de seguir els passossegüents:

• A la solapa Ventas (vegeu la figura 3.31) seleccioneu el tipus de documentque voleu crear de l’apartat Documentos: pressupostos, comandes declients, albarans de vendes, factures de vendes o factures rectificativesd’abonaments d’articles.

• Des de la solapa del tipus de document seleccionat, heu de fer clic a la iconaNuevo.

• En la finestra que s’obrirà, introduireu les dades necessàries per fer la venda.

Documents que continuen l’operació d’una venda

Perquè els moviments del magatzem es gestionin correctament, s’han d’utilitzardiferents procediments automàtics que permetin que el segon document de la


mateixa operació de vendes que s’hagi de crear agafi les dades del primer. I sin’hi ha un tercer, les agafi del primer o del segon, i així successivament.

Aquests procediments són les opcions de validació o bé les opcions per generardocuments.

a) Validació de documents

Interior del nou document \opció Validar

Primer, cal iniciar el nou document com si fos el primer, amb el botó Nuevo. Totseguit, des d’aquest nou document que es vol crear es validarà un documentanterior (vegeu la figura 3.32) amb l’opció Validar.

Figura 3.32. Creació de nous documents de vendes amb opcions de validació

b) Generació de documents

Solapa de cada tipus de document \opció Pedido, Albarán o Factura

Cada document mostrarà només les icones dels documents que es poden generara partir d’ell mateix.

Amb aquestes opcions de generació de documents, des d’un document ja creates generarà un document posterior (vegeu la figura 3.33).

Figura 3.33. Creació de documents de vendes amb les opcions de generació


En les vendes, es pot generar qualsevol dels documents posteriors de la mateixaoperació. D’aquesta manera, el nou document haurà agafat totes les dades delsdocuments seleccionats.

c) Generació ràpida de múltiples factures de venda

Pestanya Administración \apartat Generación

Disposa de diferents opcions (vegeu la figura 3.34), que s’utilitzaran per crearuna o múltiples factures que continguin un o més albarans, mitjançant una únicaoperació, demanera ràpida i sense necessitat d’indicar totes les dades delsmètodesgenerals: només caldrà seleccionar els albarans que cal facturar i indicar el númeroi la data de les factures que es volen crear.

Figura 3.34. Creació de múltiples documents de vendesamb opcions de generació

Abonaments de vendes

Les factures rectificatives de vendes es poden crear de formes diferents:

• De forma automàtica, des de la solapa Facturas, desplegant la iconaNuevo i seleccionant:

– Crear abono en el fichero de facturas emitidas.

– Crear abono en el fichero de abonos.

• De forma manual, des de la solapa Abonos, amb la icona Nuevo.


Condicions de venda especials

Pestanya Ventas \apartat Condiciones de venta

Després de crear els articles, les tarifes de preus i els clients, es poden establircondicions especials per a alguns d’ells (articles o clients), com per exempledescomptes puntuals o diversos tipus d’ofertes, des de les opcions d’aquest apartat(vegeu la figura 3.35).

Figura 3.35. Opcions de condicionsde venda

Cal tenir present que algunes d’aquestes condicions especials s’apliquen ambprioritat respecte a altres, en cas que a un article n’hi correspongui més d’una.

1) Descomptes

• Descuentos: permet crear un escalat de descomptes per aplicar-los sobreel preu de tarifa de venda segons els grups de clients. Per aquest motiu, ésimprescindible haver creat grups de clients.

A cada grup se li podrà assignar un percentatge de descompte o un import derebaixa del preu d’un article o d’una família d’articles.

2) Ofertes

Figura 3.36. Tipus d’ofertes

• Ofertas. En cada tipus d’oferta s’ha d’indicar l’article sobre el qual s’aplicai les dates de vigència de l’oferta. Les possibilitats són les de la figura 3.36.

– Oferta de precios: aplica un preu de venda especial de l’article durantel període de l’oferta.

– Oferta de descuento: aplica un descompte a l’article durant el períodede l’oferta.

– Oferta 3 x 2: per cobrar dos articles quan se’n lliurin tres, en elsarticles que es determinin.

En la fitxa de clients, en laicona Comercial hi ha elcamp Tipo de cliente, quepermet crear grups declients diferents.


– Oferta regalo: per afegir fins a dos articles de regal en la venda del’article que es determini. És recomanable concatenar aquests articles.

3) Tarifa especial

• Tarifa especial: permet crear ofertes en una tarifa especial que seranaplicades als articles que es determinin. S’ha d’indicar l’article al quals’aplicarà l’oferta i seleccionar entre les dues opcions disponibles: fixar unpreu de venda o un percentatge de descompte.

4) Condicions especials

• Condiciones especiales: per aplicar als clients seleccionats. També espoden introduir des de la fitxa dels articles i des de la fitxa dels clients.

– En cas d’indicar un preu final, aquest predomina sobre qualsevol altrepreu especificat per a l’article en qualsevol de les tarifes existents.

– En cas d’indicar un percentatge de descompte, aquest s’indicarà en lalínia de venda i s’aplicarà sobre el preu al qual s’estigui fent la venda.

3.3.3 Gestió dels estocs

Pestanya Almacén \apartat Almacén

Figura 3.37. Opcions per a la gestió delsestocs

Amés de les entrades i sortides d’articles del magatzem que es produeixen amb lesoperacions de compravenda, periòdicament s’han de fer les revisions físiques delmagatzem i els controls necessaris per verificar i, si cal, actualitzar la informaciódels estocs que consta en el programa FactuSOL.

Fruit d’aquestes revisions, és possible que sigui necessari modificar les unitats queconsten a les fitxes dels articles, registrar baixes per deterioraments, traspassararticles a altres magatzems de l’empresa, etc.

Des d’aquest apartat (vegeu la figura 3.37) es poden fer les operacions descrites acontinuació:

• Modificació dels estocs registrats.


• Baixes d’estocs.

• Traspàs a un altre magatzem.

• Càrrega fictícia d’estocs.

• Càlcul de l’estoc segons els moviments.

• Valoració dels estocs de cada article.

Modificació dels estocs registrats

Opció Inventario

Des d’aquesta opció, es poden modificar les unitats dels estocs que consten a lesfitxes dels articles, i per aquest motiu també s’utilitza per introduir l’estoc inicial.

L’operació generada, que correspon a la verificació de l’inventari, s’identifica coma consolidació de l’inventari, i es considerarà realitzada en la data indicadaen un dels seus camps. A partir d’aquesta data i de les unitats introduïdes, esrecalcularan els estocs amb les entrades i sortides registrades en els documents decompravenda.

En seleccionar aquesta opció, s’obrirà una finestra amb els botons següents.

• Botó Nuevo: per introduir les unitats dels articles.

• Botó Opciones des d’on es despleguen diverses opcions per modificarl’inventari o obtenir la seva llista.

– Reiniciar i cargar consolidación del año anterior: per eliminar totesles consolidacions d’estoc que hi hagi, i carregar amb data 1 de gener,l’estoc existent en l’exercici anterior de la mateixa empresa.

– Puesta a cero: per crear una consolidació d’inventari amb zero unitatsper a tots els articles, amb una data determinada.

– Consolidar rango de artículos: permet seleccionar un rang d’articlesi crear una consolidació amb les mateixes unitats i data per a tots ells.

– Acceso al listado: per obtenir la llista de les consolidacions del’inventari, per ser imprès o en suport magnètic, després de seleccionarels articles per diferents criteris.

Baixes d’estocs

Opció Salidas internas

Serveix per donar de baixa les unitats per motius que no es deriven directamentdels processos naturals de compres i vendes, com per exemple, trencaments,


minvaments, furts, etc. No s’ha de confondre amb les modificacions d’inventari,les quals s’han de reflectir des de l’opció Inventario.

En un mateix document de la baixa, es poden descriure tots els articles que esvulgui, s’ha d’indicar la data, el magatzem afectat per la sortida, una observaciósobre el moviment, i cadascun dels articles i unitats que s’han de donar de baixa,i també el número de sèrie o lot de la sortida.

Traspàs a un altre magatzem

Opció Traspaso entre almacenes

S’utilitza per registrar els traspassos d’articles d’un magatzem a un altre del’empresa, en la data indicada, i es crea un document de traspàs que pot contenirun nombre il·limitat d’articles traspassats.

Cada document de traspàs es podrà consultar, modificar i imprimir sempre quesigui necessari.

Càrrega fictícia d’estocs

Opció Volcado de stock

Quan a l’empresa no li interessa controlar l’estoc del magatzem, pot utilitzaraquesta opció per introduir un nombre d’unitats fictícies a un rang d’articles.D’aquesta manera, el programa permetrà crear documents de sortides d’articles(albarans, factures directes o devolucions) a partir d’un nombre elevat d’unitats, ievitar així que apareguin els missatges d’estoc sota mínims, estoc en negatiu, etc.

Després d’un bolcat d’estoc, només es pot reposar l’estoc correcte utilitzantl’opció Regeneración de stock.

Càlcul de l’estoc segons els moviments

Opció Regeneración de stock

Aquest procediment torna a calcular l’estoc de cada article en cadascun delsmagatzems de l’empresa, tenint en compte les entrades, les sortides, els traspassosi les fabricacions registrades en l’exercici.

Si hi hagués una consolidació d’inventari amb una data posterior a la de l’inici del’exercici, només es tindrien en compte els moviments posteriors a aquesta data.


Valoració dels estocs de cada article

Opció Valoración

Aquesta opció no genera cap moviment d’articles, només mostra en pantalla elvalor de cada article en el magatzem seleccionat.

La valoració es duu a terme a preu de cost o a preu de venda (segons la tarifatriada), i el seu resultat es pot veure detalladament o resumidament.

3.4 Consultes i informes

Per consultar les dades dels estocs i els moviments que s’han fet en els diferentsmagatzems de l’empresa, es pot fer des de diverses ubicacions del programa.

Les consultes es poden fer per pantalla i també es poden obtenir informes en papero en suport digital (fitxers).

3.4.1 Consultes per pantalla

Pestanya Almacén \apartat Consultas

Figura 3.38. Consultes del magat-zem per pantalla

Mentre es gestiona el magatzem, resulta útil fer consultes per pantalla per mitjàde les opcions següents (vegeu la figura 3.38):

• Entradas y salidas. Permet consultar els moviments produïts per un article,i també informació important de cada sortida i entrada, com per exemple elspreus i descomptes associats. Si l’estoc que mostra resulta diferent del queapareix en la fitxa, cal tornar a calcular l’estoc amb l’opció Regeneraciónde estock. Des d’aquesta opció també es pot obtenir una llista per imprimiro en PDF.

• Trazabilidad. Per fer el seguiment d’un determinat número de sèrie olot, i també d’informació important de cada moviment, com del client oproveïdor, les unitats, dates de fabricació i consum preferent.


• Consumos por cliente. Mostrarà els moviments d’articles produïts pelclient indicat, tenint en compte els albarans, les factures i els abonaments(factures rectificatives) tant de l’exercici actual com de l’exercici anterior.

• Salidas por cliente. Per consultar els moviments produïts per un client i unarticle determinat, a més d’informació important de cada sortida com elspreus i descomptes associats.

3.4.2 Llistes i informes en paper i en suport digital

Pestanya Informes

Figura 3.39. Solapa d’informes

El programa FactuSOL disposa d’aquesta zona amb una solapa des d’on es podenobtenir una gran varietat d’informes (vegeu la figura 3.39), tant de les dadesque consten a les bases de dades del programa, com dels moviments fets en lesoperacions de compravenda, a més d’estats i situacions determinades.

Entre tots els informes que es poden obtenir, ens centrarem en els relacionats ambels estocs dels magatzems.

Procediment general per generar informes

El procediment per generar informes és el següent:

1. En primer lloc, heu de seleccionar l’informe. Segons els tipus de dades queha de contenir, s’ha de cercar en l’apartat corresponent de la solapa.

2. En la finestra que s’obrirà, heu d’indicar les opcions que corresponguin ales dades que es volen obtenir. Heu de tenir present que, segons les opcionsseleccionades, un mateix informe pot produir resultats diferents.

Característiques de les finestres

La majoria de les finestres que s’obriran en seleccionar un informe tenen caracte-rístiques similars, encara que les opcions siguin diferents.

A la capçalera, a Tipo de salida del informe, podeu triar entre treure l’informe perimpressora o en un fitxer. Les opcions són les mateixes per a tots els informes.


• Impresora. Amb diferents botons (vegeu la figura 3.41).

– Propiedades: per poder seleccionar la impressora i configurar l’infor-me.

– Vista previa (vegeu la figura 3.40): per visualitzar el resultat per panta-lla. S’obrirà una finestra amb una solapa que conté eines per imprimirl’informe, convertir-lo a PDF o enviar-lo per correu electrònic.

– Imprimir: per iniciar la impressió de l’informe.

Figura 3.40. Solapa de vista previa

• Archivo. Cal indicar si el fitxer que es vol obtenir ha de ser en format Calco Excel (vegeu la figura 3.42), i la destinació on desar-lo, i mostrarà un noubotó.

– Generar: per generar el fitxer de l’informe.

A més, aquestes finestres estan formades per dues pestanyes que contenen altresopcions per seleccionar, el contingut de les quals serà diferent en cada tipusd’informe.

Figura 3.41. Exemple d’opcions d’informes: sortida per impressora i pestanya d’intervals

Les etiquetes només espoden imprimir, és a dir, noes poden obtenir com afitxers de Calc o d’Excel.


• Intervalos (vegeu la figura 3.41): per seleccionar els intervals de les dadesque ha de mostrar l’informe.

• Opciones (vegeu la figura 3.42): acostuma a haver-hi opcions d’ordenacióde les dades, de límits d’impressió, de classificació, etc.

Figura 3.42. Exemple d’opcions d’informes: sortida en fitxer i pestanya d’opcions

Configuració dels informes i de les etiquetes

A l’apartat Auxiliar de la solapa Informes hi ha diferents eines per configurar elsinformes i les etiquetes.

• Diseñador: per crear informes a mida seleccionant les dades que es volenmostrar, és a dir, per consultar la informació específica no analitzada en elsnombrosos informes predeterminats de FactuSOL.

• Configuración: hi ha una opció desplegant Etiquetas que permet adaptarles impressions de les etiquetes al format real del paper.

Informes dels estocs

FactuSOL ofereix molts tipus d’informes, però només ens centrarem en els delsestocs dels magatzems que es poden seleccionar des dels apartats Almacén iAuxiliar, i que es troben classificats a la taula 3.3.


Taula 3.3. Classificació dels d’informes de magatzem

Classificació dels informes d’estocs

Apartat de la solapa Almacén Auxiliar

Opcions dels tipus d’informesque es poden obtenir

Artículos:- Artículos- Familias- Secciones- Almacenes- Fichas

Inventario:- Inventario- De números de serie/lote- De tallas y colores- Histórico- Stock disponible- Artículos bajo mínimo con ladiferencia- Artículos sobre máximo con ladiferencia- Consolidación de inventario

Trazabilidad

Consumos:- Entradas y salidas por artículo- Consumo de artículos- Consumo de artículosclasificado- Resumen de consumo mensual- Artículos no consumidos- Clientes sin consumo- Compras y ventas contrastadas- Ventas realizadas sinprecio/regalos

Fabricación:- Fabricación- Costes de fabricación

Salidas

Traspasos

Icona ETIQUETAS:Artículos:- General- Por albaranes- Por entradas- Por facturas recibidas- Por traspaso de almacenes- Por fabricación de compuestos

Control d'existències del magatzem

Documents

Transcript of Control d'existències del magatzem