CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN - unizar.es...Por “procedimiento” se entenderá la realización...
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CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 1 de 30 Revisión: 2
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
EDICIÓN FECHA MODIFICACIÓN
1 22-07-11 Edición inicial
2 31-5-13 Incluir referencia a documentos ‘Doc’. Incluir nomenclatura para el almacenamiento informático.
Elaboración:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 15-4-2013
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 1-5-2013
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 31-5-2013
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 2 de 30 Revisión: 2
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
6 DESARROLLO
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
9 INDICADORES
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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1 OBJETO
El objeto de este procedimiento es el establecer un sistema para identificar, elaborar, revisar,
aprobar, controlar y actualizar todos los documentos que formen parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
Clasificación del procedimiento: De apoyo
2 CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a todos los documentos que forman el Sistema de Garantía Interna de
la Calidad de la Escuela Politécnica Superior de Huesca (EPS) de la Universidad de Zaragoza (UZ) es decir:
El Manual del Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la EPS
El Manual de Procedimientos
Las Instrucciones Técnicas (si las hubiera)
Los formatos de los Registros
Los diagramas de flujo(si los hubiera)
3 RESPONSABILIDADES
La responsabilidad principal corresponde a:
Propietario del procedimiento: Presidente del Comité de la Calidad de la EPS.
Las responsabilidades secundarias corresponden a:
Director de la EPS.
Comité de la Calidad de la EPS.
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS
Norma UNE_EN_ISO 9001.2008
http://www.unizar.es/gobierno/vr_institucionales/imagen.html. Manual de identidad corporativa (pdf)
Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza.
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
Todos los documentos que forman el Sistema de Garantía Interna de la Calidad de la EPS
FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC para todos los procedimientos del SGIC.
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6 DESARROLLO
CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GARANTÍA
INTERNA DE CALIDAD (SGIC) DE LA EPS
Todos los documentos que formen parte del SGIC de la EPS deben ser claramente legibles y
comprensibles, para todas las personas que estén involucradas en su desarrollo y que, en mayor o menor
medida, sean partícipes de las acciones que en él se determinan.
Para ello, buscando una uniformidad necesaria que posibilite la consecución de lo expresado
anteriormente, se seguirán unas determinadas indicaciones, sin menoscabo de que eventualmente, el autor
o los autores de determinados documentos del sistema, consideren necesaria la modificación de estas
recomendaciones, siempre con la finalidad de obtener una mayor claridad y un mejor entendimiento de lo
expresado en el documento en cuestión.
Márgenes de las páginas de los documentos del SGIC
El tratamiento de textos utilizado es el Word.
Los márgenes de las páginas de los documentos son los siguientes:
Superior = 2,5 cm Inferior = 1,5 cm
Izquierdo = 1 cm Derecho = 1 cm Encuadernación = 2 cm
Formato del párrafo de texto
El formato utilizado será:
Alineación = Justificada Sangría = Primera línea en 1,25 cm
Espaciado anterior = 6 puntos Espaciado posterior = 0 puntos Interlineado = 1,5 líneas
Eventualmente, como en los encabezados de los documentos o en algunas tablas, para ganar
claridad y no sobredimensionar en exceso el tamaño de dichos encabezados o tablas, podrá emplearse:
Alineación = Justificada Sangría = Ninguna
Espaciado anterior = 0 puntos Espaciado posterior = 0 puntos Interlineado = Sencillo
Formato de la fuente de texto
El formato utilizado será ARIAL, con ESTILO NORMAL, de 10 puntos.
Eventualmente, como en los encabezados de los documentos o en algunas tablas, para ganar
claridad y no sobredimensionar en exceso el tamaño de dichos encabezados o tablas, podrá emplearse
ARIAL de 8 puntos.
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Formatos utilizados.
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Encabezado y pie de páginas
El formato utilizado será ARIAL, con ESTILO NORMAL, de 8 puntos.
Encabezado de un documento (un procedimiento).
Las dimensiones de la tabla de encabezado dependerán de la longitud del título del documento que
describan. No obstante, se recomienda que se adapten al formato presentado en la imagen, dado por cuatro
columnas: 0 – 3,75; 4 – 9,5; 9,75 – 13; 13,25 – 16,75.
En todos los casos contendrán:
Primera columna (parte izquierda): logotipo de la Universidad de Zaragoza.
Segunda columna: título del documento.
Tercera columna: datos identificativos del documento.
Cuarta columna (parte derecha: logotipo de la Escuela Politécnica Superior (EPS).
Los logotipos utilizados deberán corresponderse con los indicados por la Universidad de Zaragoza y
pueden ser obtenidos en su página web:
http://www.unizar.es/gobierno/vr_institucionales/imagen.html
Manual de identidad corporativa (pdf)
Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza
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Se adaptarán al tamaño de la celda correspondiente. Deberán ser perfectamente legibles e
identificables.
Atendiendo a cada uno de los sistemas de documentos en particular:
EL MANUAL DEL SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE LA CALIDAD (SGIC) DE LA EPS
En él se recoge la declaración de intenciones que compromete a la EPS a la implantación de todo
aquello que en él se manifieste. El sus capítulos MQ_EPS_0 y MQ_EPS_1 se describe su estructura y la
forma de identificarlo.
Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Presidente del Comité de la Calidad de la EPS
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento ...................................... Director
Controlar y aprobar las modificaciones ............ Director
Archivar los documentos obsoletos .................. Director / Presidente del Comité de la Calidad de la
EPS
Publicar el documento ...................................... Director
No se distribuirán copias escritas del documento ya que su contenido será publicado en la página
web del centro: http://www.unizar.es/eps/.
Como se indicó en MQ_EPS_1, el MSGIC incluye una descripción general del Sistema de Garantía
Interna de la Calidad de acuerdo con las directrices del programa AUDIT elaborado por ANECA.
En el encabezado de cada una de las páginas del MSGIC se recogen los siguientes datos:
Identificador del Documento: MSGIC.
Número del capítulo y título del mismo.
Logotipos de la Universidad de Zaragoza y de la EPS.
Código: MSGIC_Ordinal del capítulo.
Número de revisión del capítulo y fecha de aprobación de la misma.
Número de página y número total de páginas del capítulo.
Por ejemplo:
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Encabezado de las páginas MSGIC.
Todos los capítulos del MSGIC comenzarán con las siguientes dos páginas:
En la primera de ellas aparecerán los siguientes datos:
Nombre del documento
Número del capítulo
Título del capítulo
Tabla de revisiones
Tabla de identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación
del capítulo.
En la segunda aparecerá lo siguiente:
Índice del capítulo
Cada capítulo se desglosa en los siguientes apartados:
Objeto
Ámbito de aplicación
Documentación de referencia
Desarrollo
Anexos, en su caso
El MSGIC deberá revisarse, al menos cada tres años o siempre que se produzcan cambios en la
organización y/o actividades del Centro, en las normas que le afecten, o como consecuencia de resultados
de evaluaciones o revisiones del SGIC.
Cuando se produzca algún cambio se revisarán los correspondientes capítulos afectados del
MSGIC. El sistema de control del MSGIC debe permitir la revisión independiente de cada capítulo. Se dejará
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constancia en el número de revisión del encabezado de página y en la tabla de “Resumen de Revisiones”
de la portada. De las revisiones anteriores queda una copia guardada en formato papel e informático.
Las dos primeras páginas de los capítulos del MSGIC.
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Por “procedimiento” se entenderá la realización escrita de las actividades que materializan un
proceso. La Norma ISO 9001.2008 recomienda el uso del método de Gestión por Procesos (punto 0.2).
Un procedimiento “manifiesta”, muestra el desarrollo de las actividades que se deben realizar para
materializar lo expuesto en el MSGIC.
Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento ...................................... Director
Controlar las modificaciones ............................ Propietario del procedimiento
Revisar el documento modificado .................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento modificado .................... Director
Archivar los documentos obsoletos .................. Director / Presidente del Comité de la Calidad de la
EPS
Publicar el documento ...................................... Director
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No se distribuirán copias escritas del documento ya que su contenido será publicado en la página
web del centro: http://www.unizar.es/eps/.
En todo proceso debe de haber una cabecera que represente a la organización responsable del
mismo y que debe aparecer en todas las páginas del procedimiento.
Por ejemplo, para este mismo procedimiento, PRA-4201 Control de la documentación, la cabecera
es la siguiente:
Encabezado de las páginas de un procedimiento.
En ella aparecen los siguientes elementos:
Logotipos de la organización: el de la Universidad de Zaragoza en el extremo izquierdo y el de la
EPS en el extremo derecho.
El nombre del procedimiento en letras mayúsculas y en negrita.
Datos que identifique inequívocamente al procedimiento: su código, la fecha de su aprobación, el
indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la versión vigente
del procedimiento.
La codificación del procedimiento viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201 Control
de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.
Se ha optado por una codificación que identifique los procedimientos de una organización (en este
caso la EPS) con los apartados de la norma UNE-EN-ISO 9001.2008.
Así se tiene que la codificación obedece a las siguientes reglas:
Todos los procedimientos vendrán identificados por las letras “PR” seguidas de una letra en función
del tipo de procedimiento de que se trate; así se tiene:
PRE: procedimientos estratégicos; aquellos que posicionan a la organización (sirven para definir su
estrategia).
PRC: procedimientos clave (o cliente); aquellos que justifican la operatividad de la organización; dan
“datos” al sistema de gestión.
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PRA: procedimientos de apoyo; aquellos que dan soporte a otros procedimientos del sistema.
La clasificación del procedimiento (como “estratégico”, “clave” o “de apoyo”) vendrá fijada
por el Comité de Garantía de la Calidad de la EPS.
El signo “-“ seguido de cuatro números.
Los dos primeros números harán referencia al apartado de la norma ISO 9001.2008 con el que se
identifican
Los dos últimos números serán una secuencia consecutiva según sean los procedimientos
redactados relativos al apartado de la norma al que hagan referencia.
De esta manera se tiene:
ISO 9001.2008 PROCEDIMIENTOS DE LA EPS
4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos generales
4.2 Requisitos de la documentación PRA-4201
5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de la dirección
5.2 Enfoque al cliente
5.3 Política de la calidad PRE-5301
5.4 Planificación
5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación
5.6 Revisión por la dirección
6 GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de recursos
6.2 Recursos humanos PRA-6201, PRA-6202, PRA-6203, PRA-6204
6.3 Infraestructura PRA-6301, PRA-6302
6.4 Ambiente de trabajo
7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO (en este caso producto debe
entenderse como equivalente a servicio)
7.1 Planificación de la realización del producto
7.2 Procesos relacionados con el cliente PRC-7201, PRC-7202, PRC-7203, y siguientes
7.3 Diseño y desarrollo
7.4 Compras PRA-7401
7.5 Producción y prestación del servicio
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición
8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
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8.1 Generalidades
8.2 Seguimiento y medición PRC-8201, PRC-8202, PRC-8203
8.3 Control del producto no conforme PRC-8301
8.4 Análisis de datos PRC-8401
8.5 Mejora PRC-8501
En la primera página de un procedimiento deben aparecer los siguientes elementos (además del
encabezado):
El nombre del procedimiento en letras mayúsculas.
Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión del procedimiento, fecha
de aprobación del mismo, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va
a tener. Si no hubiera espacio para contemplar todas las modificaciones realizadas, se anotará una
referencia que identifique los cambios realizados (por ejemplo: Anexo 1) que se redactarán al final
del texto del procedimiento.
Una tabla en la que se identifique (nombre y apellidos) los responsables de la elaboración, revisión y
aprobación del procedimiento.
En la segunda página aparecerá el índice del procedimiento; vendrá precedido por la palabra
“ÍNDICE” y sus contenidos serán iguales para todos, de forma que ellos tendrán que especificar los mismos
contenidos, que son:
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO
5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO
6 DESARROLLO
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
9 INDICADORES
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 13 de 30 Revisión: 2
Ejemplo: las dos primeras páginas del PRA-4201 Control de la documentación.
1 OBJETO:
Describe el objetivo, el logro, que se pretende conseguir con la aplicación de las actividades
descritas en el procedimiento.
La clasificación del procedimiento (como “estratégico”, “clave” o “de apoyo”).
2 CAMPO DE APLICACIÓN:
Describe a quién se debe aplicar las acciones descritas en el procedimiento.
3 RESPONSABILIDADES:
Describe a las personas (su funcionalidad: el cargo que ocupan) que van a ocuparse de que el
procedimiento describa correctamente las actividades que pretende explicitar, es decir, de que las acciones
descritas sean correctas y de que realmente sean adecuadas para la consecución del objetivo propuesto.
El responsable principal es el “propietario” del procedimiento, y es quien tiene “la última palabra” y el
“derecho a veto” respecto de la descripción de las actividades explicitadas en la redacción del
procedimiento. Cualquier modificación del mismo deberá contar con su aprobación.
Además pueden quedar reflejadas las responsabilidades secundarias: es decir, aquellas personas
(funciones) que colaboran y que son referencia directa en el desarrollo del procedimiento.
4 ENTRADAS AL PROCEDIMIENTO:
Los procedimientos deben dar evidencia de todas las acciones que describen. Dicha evidencia se
formaliza en los “registros” cuyo formato también corresponde al Sistema de Calidad del que forman parte
los “procedimientos”.
En este sentido, las “entradas al procedimiento” son aquellos documentos cuyos datos o cuya
información es necesaria para la realización de la acciones descritas en el procedimiento.
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5 SALIDAS DEL PROCEDIMIENTO:
La “Gestión por Procesos” es un conjunto interrelacionado de actividades de forma que las salidas
de unas de ellas sean las entradas de otras.
Las salidas del procedimiento son los datos o información, las referencias de los documentos donde
se encuentran, que son el resultado de aplicar las actividades descritas en el procedimiento. Serán entradas
a otros procedimientos.
6 DESARROLLO:
En este punto se describen las acciones o actividades que deben realizarse para conseguir los
objetivos perseguidos con la aplicación del procedimiento.
Como “reglas genéricas” para su redacción debe tenerse en cuenta lo siguiente:
No redactar párrafos largos. Usar frases concretas.
No emplear un lenguaje complicado, cuanto más sencillo, claro e inequívoco mejor.
Incluir en el texto las referencias a los documentos necesarios para el desarrollo del procedimiento
(documentos tanto de entrada, de salida, de consulta, etc.)
Identificar cada párrafo con un número natural (secuencial), que posteriormente se usará para
identificar el párrafo con la parte correspondiente en el flujograma del procedimiento.
No dar nada por supuesto: los detalles son importantes.
No dejar nada a la improvisación.
En la medida de lo posible, se usará un “lenguaje común” que deberá ser fijado por el Comité de
Calidad de la EPS. Por ejemplo, no usar nombres alternativos: el coordinador de la titulación, el
profesor responsable de la titulación, el representante del PDI que coordina unos estudios, etc.
En la medida de lo posible intentar usar frases completas” que respondan al esquema:
QUIÉN HACE QUÉ, PARA QUÉ LO HACE, CON QUÉ LO HACE, DÓNDE LO HACE, PARA
QUIÉN LO HACE Y DÓNDE SE RECOGE LA EVIDENCIA DE QUE LO HA HECHO.
7 FLUJOGRAMA:
Es una representación gráfica, realizada con herramientas adecuadas, que explicita la secuencia de
actividades descritas en el procedimiento y que sirve de guía, soporte y ayuda para la correcta comprensión
del texto del procedimiento.
En él aparece la secuencia de números naturales que sirve para establecer una correspondencia
inequívoca con el texto del procedimiento.
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES:
El Sistema de Gestión de la Calidad es una metodología “viva”, cuya aplicación y mantenimiento
deben prolongarse a lo largo del tiempo. Al conjuntar todos los procedimientos, hay una serie de
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actuaciones (de actividades) que deben de estar “sincronizadas” en función de unas referencias temporales
que vienen marcadas por la propia dinámica de la EPS.
En este apartado se señalan, para las actividades que componen un procedimiento, una referencia
temporal respecto de la cual deben desarrollarse dichas actividades.
En el caso general, la referencia no es única, pero sí hay fechas límite que no deben superarse.
Las referencias temporales tomadas son las siguientes:
Referencias Fechas aproximadas
Principio de curso Septiembre
1º semestre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Enero
Fin 1º semestre
Exámenes Febrero
2º semestre
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Fin 2º semestre
Exámenes
Agosto
Septiembre
Exámenes finales
Fin de Curso
(Inicio del curso siguiente)
Debe tenerse en cuenta que las referencias válidas son las correspondientes a la primera columna.
Pueden añadirse más columnas si a juicio del propietario del procedimiento sirven para aumentar la
claridad (la operatividad) del procedimiento.
El calendario de actuaciones puede presentarse en formas diferentes, y será el propietario del
procedimiento en cuestión, quien determine cuál de ellas utilizar. Por ejemplo:
REFERENCIA TIEMPO – ACTIVIDADES:
Referencias temporales ACTUACIONES
Principio de curso
1º semestre Actividad “a”
Actividad “b”
Fin 1º semestre
Exámenes
2º semestre Actividad “n”
Actividad “m”
Fin 2º semestre
Exámenes
Actividad “j”
Exámenes finales
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Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 16 de 30 Revisión: 2
Fin de Curso
(Inicio del curso siguiente)
REFERENCIA ACTIVIDADES - TIEMPO:
ACTUACIONES Referencias temporales
Actividad “h” Antes de fin de curso
Actividad “p” Antes de fin del primer cuatrimestre
Actividad “s” Durante todo el curso
Actividad “r” Durante el segundo cuatrimestre
Actividad “g” Durante todo el curso
9 INDICADORES:
Un indicador representa una referencia para medir, para conocer, cómo está funcionando un
procedimiento. Determina, no tanto los resultados de la aplicación del procedimiento sino que realmente las
actividades descritas en el procedimiento, lo que se hace, sirven para conseguir el objetivo propuesto.
Se recomienda que para cada indicador se especifiquen los siguientes datos: “Nombre”, “Fórmula”,
“Periodo de cálculo” y Sistema de seguimiento”.
Si no se especifica el responsable del indicador, se entenderá que es el propietario del
procedimiento donde aparezca.
El nombre del indicador se formará de la siguiente manera:
La palabra “INDICADOR”
Letra mayúscula I
Signo “-“
Cuatro dígitos coincidentes con el procedimiento del cual derivan
Signo “-“
Un número natural secuencial en función del número de indicadores existentes en el
procedimiento
Como complemento a la denominación de los indicadores propuestos, se recomienda la inclusión de
la siguiente tabla:
Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
Es el conjunto de acciones que debe realizar el propietario del procedimiento para garantizar la
mejora de las actuaciones del propio procedimiento y la mejora del SGIC en su totalidad.
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Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 17 de 30 Revisión: 2
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Es el conjunto de acciones que debe realizar el propietario del procedimiento para garantizar que la
información generada por el procedimiento es publicada (si procede).
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO:
Es el conjunto completo de los documentos que son usados para dar evidencia de la aplicación
correcta de las actividades descritas en el procedimiento. En concreto serán el listado de los formatos de los
registros y el listado de los formatos de los registros de indicadores (fichas de indicadores).
Para dar mayor operatividad al control documental del SGIC, no se consignará en el procedimiento
la fecha de aprobación de los documentos ni la versión en uso, quedando éstas consignadas en el
documento FR-4201-1 LISTADO DE DOCUMENTOS DEL SGIC DE LA EPS generado en este mismo
procedimiento. Dicho documento aparecerá como “entrada” en todos los procedimientos del SGIC.
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
Es el conjunto completo de los documentos que son usados para la aplicación correcta de las
actividades descritas en el procedimiento.
LAS INSTRUCCIONES TÉCNICAS
Una instrucción técnica representa el desarrollo de unas actividades concretas y detalladas para la
realización de una parte de lo expuesto en un procedimiento, que a juicio del propietario de dicho
procedimiento, necesitan ser expresadas con más detalle y de forma más particularizada a un caso
concreto.
Las instrucciones técnicas, completan y particularizan al procedimiento del que dependen
funcionalmente. Queda a juicio del propietario del procedimiento, la necesidad o conveniencia de su
existencia.
En caso de que haya instrucciones técnicas, las acciones a realizar y los responsables de su
cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento / Persona en quien
delegue el Propietario del procedimiento
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento ...................................... Propietario del procedimiento
Elaborar y aprobar las modificaciones ............. Propietario del procedimiento
Revisar las modificaciones ............................... Comité de la Calidad de la EPS
Archivar los documentos obsoletos .................. Presidente del Comité de la Calidad de la EPS
Publicar el documento ...................................... Director
En toda instrucción técnica debe de haber una cabecera que represente a la organización
responsable de la misma y que debe aparecer en todas sus páginas.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 18 de 30 Revisión: 2
En ella aparecen los siguientes elementos:
Logotipos de la organización: el de la Universidad de Zaragoza en el extremo izquierdo y el de la
EPS en el extremo derecho.
El nombre de la instrucción técnica en letras mayúsculas
El nombre del procedimiento del que proceden en letras mayúsculas
Datos que identifique inequívocamente a la instrucción técnica: su código, la fecha de su
aprobación, el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la
versión vigente de la instrucción técnica.
La codificación de una instrucción técnica viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201
Control de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.
Se ha optado por una codificación que identifique las instrucciones técnicas con los procedimientos
de los que funcionalmente dependen.
Así se tiene que la codificación obedece a las siguientes reglas:
Todas las instrucciones técnicas vendrán identificados por las letras “IT”, el signo “-“, seguido de
cuatro números, un signo “-“ y un número.
Los cuatro primeros números harán referencia al procedimiento del que funcionalmente depende
El último número serán una secuencia consecutiva según sean las instrucciones técnicas
redactadas.
Por ejemplo, para la instrucción técnica IT-7401-1 del procedimiento “PRA-7401 Gestión de
compras”, su encabezado sería:
Encabezado de las páginas de una instrucción técnica.
En la primera página de una instrucción técnica deben aparecer los siguientes elementos (además
del encabezado):
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 19 de 30 Revisión: 2
El nombre de la instrucción técnica en letras mayúsculas y en negrita.
Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión de la instrucción técnica,
fecha de aprobación, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va a
tener.
Una tabla en la que se identifique (nombre y apellidos) los responsables de la elaboración, revisión y
aprobación de la instrucción técnica.
En la segunda página aparecerá el índice de la instrucción técnica; vendrá precedido por la palabra
“ÍNDICE” y sus contenidos serán iguales para todas, de forma que ellos tendrán que especificar los mismos
contenidos, que son:
ÍNDICE
1 OBJETO
2 CAMPO DE APLICACIÓN
3 RESPONSABILIDADES
4 DESARROLLO
5 FLUJOGRAMA
6 DOCUMENTOS DE LA INSTRUCCIÓN
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
LOS FORMATOS DE LOS REGISTROS
El Manual de la Calidad expresa “lo que se quiere conseguir”, un Procedimiento manifiesta las
acciones necesarias que se deben realizar para la consecución de lo manifestado en el Manual del Sistema
de Garantía Interna de la Calidad. En según qué casos es posible que sea necesaria la redacción más
detallada y particularizada de dichas acciones, mediante Instrucciones Técnicas.
En cualquier caso, la evidencia de que realmente se ha realizado “lo que se dice que se ha
realizado” se consigue mediante los Registros.
Un Registro es la prueba documental que demuestra las acciones desarrolladas para la
consecución de un logro.
Un Registro se cumplimenta en un Formato de cuya elaboración se responsabiliza, en general, el
SGIC.
Un Formato es el documento, que al cumplimentarse, al rellenarse con datos, se convierte en un
Registro. Por eso, también se les denomina “Formato de registro”.
Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 20 de 30 Revisión: 2
Aprobar el documento ...................................... Propietario del procedimiento
Controlar y aprobar las modificaciones ............ Propietario del procedimiento
Revisar las modificaciones ............................... Comité de la Calidad de la EPS
Archivar los documentos obsoletos .................. Presidente del Comité de la Calidad de la EPS
Publicar el documento ...................................... Director
En todos los formatos debe de haber una cabecera que represente a la organización responsable
de la misma y que debe aparecer en todas sus páginas.
En ella aparecen los siguientes elementos:
Logotipos de la organización: el de la Universidad de Zaragoza en el extremo izquierdo y el de la
EPS en el extremo derecho.
El nombre del formato de registro en letras mayúsculas
El nombre del procedimiento del que procede en letras mayúsculas
Datos que identifique inequívocamente al formato de registro: su código, la fecha de su aprobación,
el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la versión
vigente del registro.
Nota: El número total de páginas, representa al número de páginas del documento una vez ha sido
cumplimentado, por lo que un mismo formato al convertirse en un registro puede tener un número
diferente de páginas en función de los datos con los que ha sido rellenado, así como tener un
número diferente de páginas de una fecha a otra por el mismo motivo.
La codificación de un formato de registro viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201
Control de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.
Se ha optado por una codificación que identifique los formatos de registro con los procedimientos de
los que funcionalmente dependen.
Así se tiene que la codificación obedece a las siguientes reglas:
Todos los formatos de registros vendrán identificados por las letras “FR”, el signo “-“, seguido de
cuatro números, otro signo “-“ y un número.
Los cuatro primeros números harán referencia al procedimiento del que funcionalmente depende
El último número serán una secuencia consecutiva según sean los registros redactados.
Por ejemplo: el encabezado del registro FR-4210-1, de este mismo procedimiento, PRA-4210
Control de la documentación, será el mostrado en la figura adjunta.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 21 de 30 Revisión: 2
Encabezado de las páginas de un formato de registro.
Al final de cada formato de registro se reservará un espacio para que el responsable de la “toma de
datos”, de cumplimentar el formato para convertirlo en un registro, consigne su nombre, la fecha y la
responsabilidad que ostenta. Por ejemplo, se incluirá una tabla como la siguiente (o similar) donde queden
consignados los siguientes datos:
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Únicamente en el original de cada formato se incluirá en el pie de la página una tabla de
identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación del formato.
Elaboración:
Fecha:
Revisión:
Fecha:
Aprobación:
Fecha:
DOCUMENTOS DOC
En aquellos casos de los Formatos de los registros en los que el propietario del procedimiento
decida, por razones de claridad en la documentación como es el caso de las Resoluciones
Administrativas comunicadas mediante oficio, será posible utilizar un Formato que se denominará Doc
(referencia a ‘documento’), en el que se incluirá TODA la información incluida en el formato original excepto
el encabezado, si bien en el pie de la página debe hacerse una referencia al Sistema de Garantía Interna de
la Calidad y al formato origen del documento.
Ejemplo. Este procedimiento genera el Formato “FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la
EPS”. Si a juicio del propietario del procedimiento origen (PRA-4201 Control de la Documentación, en este
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 22 de 30 Revisión: 2
caso el Presidente del Comité de la Calidad de la EPS), que no es el caso, determinara generar un
documento Doc, éste tendría el siguiente aspecto:
Referencia al formato origen en los documentos Doc.
Su denominación será la siguiente:
SGIC: referencia al Sistema de Garantía Interna de la Calidad.
FR-XXXX-X: referencia al código del formato origen del documento.
Dichos documentos NO podrán alterar en ningún caso su formato que deberá ser siempre igual al
Formato origen del mismo.
LOS FORMATOS DE LOS REGISTROS DE INDICADORES: FICHAS DE INDICADORES
El Manual de la Calidad expresa “lo que se quiere conseguir”, un Procedimiento manifiesta las
acciones necesarias que se deben realizar para la consecución de lo manifestado en el Manual del Sistema
de Garantía Interna de la Calidad. En según qué casos es posible que sea necesaria la redacción más
detallada y particularizada de dichas acciones, mediante Instrucciones Técnicas.
En cualquier caso, la evidencia de que realmente se ha realizado “lo que se dice que se ha
realizado” se consigue mediante los Registros.
Un Registro es la prueba documental que demuestra las acciones desarrolladas para la
consecución de un logro.
Un indicador representa una referencia para medir, para conocer, cómo está funcionando un
procedimiento. Determina, no tanto los resultados de la aplicación del procedimiento sino que realmente las
actividades descritas en el procedimiento, lo que se hace, sirven para conseguir el objetivo propuesto.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 23 de 30 Revisión: 2
Un registro se cumplimenta en un formato de cuya elaboración se responsabiliza, en general, el
SGIC. Un formato es el documento, que al cumplimentarse, al rellenarse con datos, se convierte en un
registro. Por eso, también se les denomina “formato de registro”.
Los indicadores se recogerán en documentos denominados “formatos de registros de indicadores”,
o más funcionalmente: “fichas de indicadores”.
Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Propietario del procedimiento
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento ...................................... Propietario del procedimiento
Controlar y aprobar las modificaciones ............ Propietario del procedimiento
Revisar las modificaciones ............................... Comité de la Calidad de la EPS
Archivar los documentos obsoletos .................. Presidente del Comité de la Calidad de la EPS
Publicar el documento ...................................... Director
En todas las fichas de indicadores debe de haber una cabecera que represente a la organización
responsable de la misma y que aparecerá en todas sus páginas.
En ella aparecen los siguientes elementos:
Logotipos de la organización: el de la Universidad de Zaragoza en el extremo izquierdo y el de la
EPS en el extremo derecho.
El nombre del indicador en letras mayúsculas
El nombre del procedimiento del que procede en letras mayúsculas
Datos que identifique inequívocamente al registro de indicador: su código, la fecha de su
aprobación, el indicativo del número de la página y del número total de páginas y un indicativo de la
versión vigente del registro de indicador.
Nota: El número total de páginas, representa al número de páginas del documento una vez ha sido
cumplimentado, por lo que un mismo formato al convertirse en un registro puede tener un número diferente
de páginas en función de los datos con los que ha sido rellenado, así como tener un número diferente de
páginas de una fecha a otra por el mismo motivo.
La codificación de una ficha de indicador viene recogida en este mismo procedimiento (“PRA-4201
Control de la documentación”) para garantizar su homogeneidad.
Se ha optado por una codificación que identifique las fichas de indicadores con los procedimientos
de los que funcionalmente dependen.
Así se tiene que la codificación obedece a las siguientes reglas:
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 24 de 30 Revisión: 2
Todas las fichas de indicadores vendrán identificados por las letras “FI”, el signo “-“, seguido de
cuatro números, otro signo “-“ y un número.
Los cuatro primeros números harán referencia al procedimiento del que funcionalmente depende
El último número serán una secuencia consecutiva según sean los registros redactados.
Por ejemplo: el encabezado del registro de indicador FI-4210-1, de este mismo procedimiento, PRA-
4210 Control de la documentación, será el mostrado en la figura adjunta.
Encabezado de las páginas de un registro de indicador.
Las primeras líneas de cada ficha de indicador harán referencia a la operatividad del mismo; así
serán las siguientes:
Indicador x (donde “x” representa al número del indicador para ese proceso en particular)
Nombre: nombre del indicador
Fórmula: (si procede)
Periodo de cálculo: periodo en el que debe obtenerse el valor buscado.
Sistema de seguimiento: el empleado para obtener el indicador (seguimiento, contabilizar,
evolución, …).
Responsable: persona encargada de la obtención del indicador.
Al final de cada ficha de indicador se reservará un espacio para que el responsable de la “toma de
datos”, de cumplimentar el formato para convertirlo en un registro de indicador, consigne su nombre, la
fecha y la responsabilidad que ostenta.
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
Únicamente en el original de cada ficha de indicador se incluirá en el pie de la página una tabla de
identificación de los agentes responsables de la elaboración, revisión y aprobación de la ficha.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 25 de 30 Revisión: 2
Elaboración:
Fecha:
Revisión:
Fecha:
Aprobación:
Fecha:
LOS DIAGRAMAS DE FLUJO O FLUJOGRAMAS
Es una representación gráfica de las interrelaciones existentes entre los diferentes elementos que
conforman el SGIC.
Pueden ser documentos aislados, con entidad propia o bien formar parte de una documentación
concreta, como el Mapa de Procesos (que representa las interacciones existentes entre los diferentes
procedimientos del SGIC) o el organigrama de la EPS incluido en el MSGIC, y también los diferentes
flujogramas de los procedimientos del SGIC, que explicitan la secuencia de actividades descritas en dichos
procedimientos y que sirven de guía, soporte y ayuda para la correcta comprensión del texto del mismo.
Las acciones a realizar y los responsables de su cumplimiento son:
Elaborar el documento ..................................... Presidente del Comité de la Calidad de la EPS
Revisar el documento ....................................... Comité de la Calidad de la EPS
Aprobar el documento ...................................... Director
Controlar y aprobar las modificaciones ............ Director
Revisar las modificaciones ............................... Comité de la Calidad de la EPS
Archivar los documentos obsoletos .................. Director / Presidente del Comité de la Calidad de la
EPS
Publicar el documento ...................................... Director
No se distribuirán copias escritas del documento ya que su contenido será publicado en la página
web del centro: http://www.unizar.es/eps/.
En el encabezado de cada una de las páginas de un diagrama de flujo, cuando sea un documento
con entidad propia, se recogen los siguientes datos:
Título del documento.
Logotipos de la Universidad de Zaragoza y de la EPS.
Código: “DF” seguido de un signo “-“ y de un número secuencial.
Fecha de aprobación del documento.
Número de página y número total de páginas del documento.
Número de revisión del documento.
Por ejemplo, para el diagrama de flujo del Mapa de los Procesos:
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 26 de 30 Revisión: 2
Encabezado de las páginas de un diagrama de flujo.
En la primera página de un diagrama de flujo deben aparecer los siguientes elementos (además del
encabezado):
El nombre del diagrama en letras mayúsculas.
Una tabla en la que aparezcan los siguientes datos: indicativo de la versión del documento, fecha de
aprobación del mismo, especificación de las modificaciones que en el transcurso de su “vida” va a
tener. Si no hubiera espacio para contemplar todas las modificaciones realizadas, se anotará una
referencia que identifique los cambios realizados (por ejemplo: Anexo 1) que se redactarán al final
del documento.
Una tabla en la que se identifique (nombre y apellidos) los responsables de la elaboración, revisión y
aprobación del documento.
LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA
La documentación externa es el conjunto de documentos pertenecientes al SGIC emitidos por
organizaciones externas. Es el Responsable de la Calidad el encargado de recopilarla, distribuirla y
actualizarla.
Esta documentación aparecerá reflejada en el registro “FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC
de la EPS” y no se codificará puesto que posee su propia codificación. En el supuesto caso de que no
disponga de codificación será referenciada por su propio nombre.
ALMACENAMIENTO INFORMÁTICO DE FICHEROS
Dado que la documentación del SGIC del Centro se guardará en formato informático, es
aconsejable nombrar los ficheros relativos a las instrucciones técnicas, los formatos y los formatos de
indicadores, anteponiendo el código con el que se identifica al procedimiento del que proceden, con el fin de
localizar juntos todos los documentos vinculados a un mismo procedimiento, ya que se ordenan
alfabéticamente.
Así, para este mismo procedimiento “PRA-4201 Control de la documentación” se tiene:
PRA-4201 FI-4201-1 Indicador 1
PRA-4201 FR-4201-1 Documentación
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 27 de 30 Revisión: 2
Para reflejar la versión del documento, al final del nombre del fichero se incluirá la siguiente
denominación:
_: barra baja
vi: referencia a la versión del documento número ‘i’.
Si un documento es eliminado, se incluirá al final del nombre del fichero la siguiente denominación:
_: barra baja
Eliminado: referencia a que dicho documento NO puede ser utilizado.
XXXXXX: seis cifras que hacen referencia a la fecha en la que el documento ha sido
sustituido, las dos últimas cifras del año, dos cifras para el mes y dos cifras para el día.
Si un documento es sustituido, se incluirá al final del nombre del fichero la siguiente denominación:
_: barra baja
Sustituido: referencia a que dicho documento NO puede ser utilizado.
XXXXXX: seis cifras que hacen referencia a la fecha en la que el documento ha sido
sustituido, las dos últimas cifras del año, dos cifras para el mes y dos cifras para el día.
Por ejemplo, para este procedimiento “PRA-4201 Control de la documentación” se tiene:
De esta forma se indica que el PRA-4201 Control
de la documentación tiene dos versiones,
mientras que el Formato FR-4201-1 y la ficha de
Indicador FI-4201-1 están las dos en su primera
versión.
El PRA-4201 Control de la documentación, fue
sustituido en su primera versión en fecha 31 de
mayo de 2013.
Los usuarios del procedimiento identificarán visualmente las versiones de cada documento y así
determinarán que NO pueden usar un ‘_v1’ si hay un ‘_v2’.
Por ejemplo, para el procedimiento “PRA-6301 Mantenimiento de edificios e instalaciones”, se tiene:
El formato FR-6301-1 fue eliminado en fecha 12 de enero de 2013.
El procedimiento PRA-6301 Mantenimiento d edificios e instalaciones en su versión 1 (_v1) fue sustituido en fecha 12 de enero de 2013 por su versión 2 (_v2).
Lo mismo ha ocurrido con la instrucción técnica IT-6301-1.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 28 de 30 Revisión: 2
IMPORTANTE:
Esta nomenclatura sólo es útil para el almacenamiento en soporte informático de los documentos
generados por el SGIC. Si hubiera una diferencia con lo expuesto en este mismo procedimiento sobre la
denominación de los diferentes documentos del sistema (procedimientos, formatos, fichas de indicadores,
etc.) DEBE PREVALECER SIEMPRE, la denominación general expuesta en este mismo procedimiento.
DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO “CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN”
El Sistema de Garantía Interna de la Calidad (SGIC) de la EPS responde a las exigencias del
programa AUDIT de la ANECA, por lo que es responsabilidad del Director y del Presidente del Comité de la
Calidad de la EPS desarrollar la documentación pertinente para que las directrices de dicho programa sean
cumplidas.
1 En este sentido, el Director o el Presidente del Comité de la Calidad de la EPS, detectan la
necesidad de documentar un determinado elemento del SGIC.
2 Identificarán a la persona o las personas que por su formación y/o por su trabajo sean las más
adecuadas para la redacción de dichos documentos. En todos los casos, se identificará a una persona que
actúe como máximo responsable.
3 Bajo la supervisión de dicha persona se redactará un borrador del documento, cuya identificación
seguirá lo expuesto en este mismo procedimiento “PRA-4201 Control de la Documentación” según el tipo de
documento del que se trate: un capítulo del Manual, un procedimiento, un registro, etc. La versión será
identificada con la palabra “Borrador”.
4 Una vez concluida la redacción, el borrador será presentado al Comité de la Calidad de la EPS,
que comprobará la adecuación formal de dicho documento al SGIC. El mismo comité realizará la revisión
del documento o la encargará a la persona que considere oportuno.
5 Un a vez realizada la revisión, se aprobará por parte del Presidente del Comité de la Calidad o del
Director de la EPS. En la medida de lo posible, se intentará que la elaboración, la revisión y la aprobación
no sean realizadas por la misma persona. Se eliminará la palabra “Borrador” de la versión del documento.
6 Se actualizará el registro documental pertinente para recoger la referencia a dicho documento.
Dicho registro será el FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.
7 Las acciones recogidas en el documento aprobado son implantadas en la EPS, según sea su
campo de aplicación.
8 Si en cualquier momento se detectara la necesidad de realizar una modificación del contenido de
un documento, se seguirá la misma secuencia de actuaciones que para su redacción.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 29 de 30 Revisión: 2
7 FLUJOGRAMA
8 CALENDARIO DE ACTUACIONES
La redacción o modificación de un documento del SGIC puede llevarse a cabo en cualquier
momento.
9 INDICADORES
1: Número de veces que es cambiado un documento del SGIC en un curso académico.
Responsable Mecanismo/Procedimiento Periodicidad Indicador Objetivo
Presidente del Comité de la Calidad
Contabilizar Un curso
académico I-4201-1
FI-4201-1 Conocer la estabilidad del SGIC
10 ACTUACIONES PARA LA MEJORA
El presidente del Comité de la Calidad de la EPS, como propietario del procedimiento, analizará los
indicadores dados en el punto 9 “INDICADORES” de este procedimiento y actualizará en el FR-4201-1
Listado de documentos que forman el SGIC donde consta la última versión aprobada de todos los
documentos (la que debe estar en vigor), de forma que tendrá evidencia de la estabilidad de cada uno de
los documentos del SGIC.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PRA-4201 Fecha: 31-05-13 Página: 30 de 30 Revisión: 2
Si bien al principio de la “vida” de un documento es admisible que cambie relativamente pronto, una
vez realizada su implantación (la realización de las acciones que representa o demanda), no es deseable a
lo largo el tiempo, ni un número excesivo de cambios, que denotaría poca estabilidad o poca comprensión
de qué es lo que realmente se pretende con la aplicación de dicho documento, ni el que no exista ninguna
modificación, lo que denotaría una interpretación muy estática o bien el no haber analizado en profundidad
las posibilidades de mejora del documento en cuestión.
Esta información será analizada en los procedimientos PRC-8203 Auditorías internas y PRC-8401
Análisis de datos.
11 ACTUACIONES PARA GARANTIZAR LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Este procedimiento será publicado en la página web del centro.
Así mismo será publicado el registro FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS, donde
aparecerán consignadas las últimas versiones de todos los documentos del SGIC.
12 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO
En este procedimiento da evidencia de sus actuaciones en los siguientes documentos:
Instrucciones técnicas:
No hay.
Formatos de los registros:
FR-4201-1 Listado de documentos del SGIC de la EPS.
Formatos de los registros de indicadores:
FI-4201-1: ficha del indicador I-4201-1
13 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma UNE-EN-ISO 9001.2008
http://www.unizar.es/gobierno/vr_institucionales/imagen.html
Manual de identidad corporativa (pdf). Recursos identidad corporativa Universidad de Zaragoza.
LISTADO DE DOCUMENTOS DEL SGIC DE
LA EPS
PRA-4201 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: FR-4201-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22 de julio de 2011
El SGIC de la EPS consta de la siguiente documentación:
Diagramas de flujo
Documento Versión Fecha de
aprobación
Manual de la Calidad del SGIC:
Documento Versión Fecha de
aprobación
Manual de Procedimientos del SGIC: Incluye las Instrucciones Técnicas, los Formatos de los
Registros y los Formatos de las Fichas de Indicadores
Documento Versión Fecha de
aprobación
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________
INDICADOR I-4201-1
PRA-4201 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: FI-4201-1 Fecha: 22-07-11 Página: 1 de 1 Revisión: 1
Elaboración:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Revisión:
Antonio Garcés Presidente del Comité de la Calidad Fecha: 22 de julio de 2011
Aprobación:
Luis Pardos Director de la EPS Fecha: 22 de julio de 2011
Indicador 1
Nombre: Número de veces que es cambiado un documento del SGIC en un curso académico.
Fórmula: Número de documentos que han sido modificados / Número total de documentos
Periodo de cálculo: Un curso académico
Sistema de seguimiento: Contabilizar / Evolución
Responsable: Presidente del Comité de la Calidad
Formato cumplimentado por: __________________________________ Fecha: _____________ Firma: ______________________