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Control de Gastos (Requisiciones) 2013
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Control de Gastos
(Requisiciones)
2013
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ÍNDICE
Control de Gastos (Requisiciones)
1. Objetivo ...................................................................................................................................... 2
2. Problemática ............................................................................................................................. 2
3. Actualidad .................................................................................................................................. 2
4. Propuesta de Solución ............................................................................................................. 3
4.1. Proceso .............................................................................................................................. 4
4.2. Formato de Requisición Interna ..................................................................................... 5
4.3. Procedimiento ................................................................................................................... 5
4.4. Gastos Fijos e Inventariables ......................................................................................... 8
4.5. Políticas .............................................................................................................................. 8
5. Proceso en los sistemas (SAP-Formato-Email) ................................................................ 10
5.1. Proceso ............................................................................................................................ 10
5.2. Alta de artículo (Compras) ............................................................................................ 11
5.3. Alta de Proveedor ........................................................................................................... 12
5.4. Oferta de Compra (JAS/Solicitante/Costos) ............................................................... 13
5.5. Autorización (Administración/Administrador General) .............................................. 17
5.6. Orden de Compra (Compras) ....................................................................................... 20
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CONTROL DE GASTOS (REQUISICIONES)
El control de gastos internos es necesario para conocer el comportamiento de los departamentos y atender sus requerimientos, otorgándoles todo lo necesario para poder realizar en tiempo y forma sus actividades, así como llegar a contar con un Presupuesto Anual destinado a sus gastos. Es necesario comenzar con el uso de las Requisiciones, donde se documentará y controlará todas las solitudes de compra de manera interna, llevándonos al control de este proceso y pudiendo tener un estimado más claro para designar presupuestos por área, trayendo ahorros en la compañía y claridad de gastos internos.
1. Objetivo Contar con un control de gastos internos, así como un histórico de los mismos para
poder evitar un mal uso de los recursos y pudiéndonos anticipar en los
requerimientos internos.
El uso de las Requisiciones nos ayudará a tener un control por medio de un proceso
de autorización, logrando un presupuesto en cada uno de las áreas.
Es importante centralizar el control de gastos internos para poder tener un análisis
objetivo y generar mejoras del uso de los recursos.
2. Problemática No se cuenta con controles ni presupuestos para registrar los gastos por cada
departamento, además la compra y autorización de estos gastos no está claro ni
centralizado por lo que varias áreas realizan sus propias compras pudiendo existir
un descontrol y desorganización para estas tareas.
3. Actualidad No existe una revisión y ni autorización de los gastos internos de la empresa. Las
facturas de estos gastos se pagan sin hacer una investigación para valorar que la
necesidad fuera real y en otras ocasiones se espera autorizaciones por parte de
dirección, haciendo el proceso lento, burocrático y poco funcional.
En ocasiones llega la factura de un producto que ya fue comprado y no se tenía el
justificante en forma escrita del requerimiento del producto.
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4. Propuesta de Solución Realizar la implementación de un proceso llamado requisiciones para poder tener
registros de los gastos que se generan en todos los departamentos. Nos referimos
a requisición a la solicitud de un producto o servicio necesario para el desempeño
del trabajo de una persona. El proceso es el siguiente:
1. El solicitante debe hablar con su Jefe directo para validar el requerimiento
del producto o servicio.
2. La persona solicitante pide a Compras la cotización del producto/servicio.
3. Llena el formato de requisición del producto o servicio que desea, basándose
en la información proporcionada por Compras.
4. Pide firma de autorización de Jefe Directo en el Formato impreso
5. Pide firma de autorización de Responsable de área en el Formato impreso y
se realiza la elección del Proveedor.
6. Compras realiza el Alta el Artículo y Proveedor elegido
7. Ingreso de Oferta de Compra (Requisición) en sistema SAP. La persona
responsable del ingreso se divide de la siguiente manera:
a. Usuarios de SAP: En caso de tener SAP, la persona que realiza la
requisición, la ingresa en el sistema.
b. Usuarios que NO cuenta con SAP: En caso de NO tener SAP, se
deberá entregar el formato a:
i. GDL: Área de Costos
ii. Otras sucursales: El o la JAS de la sucursal
8. Autorización de Administración (Costos), Administrador General o Dirección
en el SAP. En caso de que el monto sea mayor a $20,000.00 se pedirá la
autorización de Dirección.
9. Una vez que se autoriza la Oferta, Compras realiza la Orden de Compra
basada en la Oferta de Compra.
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4.1. Proceso
El siguiente proceso se realizará para todas las requisiciones con excepción de:
Papelería: Se deberá solicitar la mercancía en Recepción de la sucursal
correspondiente.
Proceso Autorización Requisición
Administrador General
Persona con Requerimiento
JAS Compras AdministraciónResponsable
Fase
Solicitud de Compra
Llenar Formato de Requisición de
Compra
Tipo de Compra
Fijo
Otros
Compra de Producto/Servicio
Si
Requisición Respondida
Si
Validación de Factura
Pago de Factura
Autorización Jefe Directo
Si
Autorización Administrador
General
Cotización de Mercancía
No
No
Autorización JAS o Gerente Regional
No
Ingreso Requisición
Autorización Responsable
No
Ingreso Requisición
Si
1
1
Hablar con Jefe Directo
Firma Jefe Directo en Formato
Firma Responsable en Formato
Solicitante tiene SAP
No
Si
Ingreso Requisición
SucursalGDL
Otra
Ingreso Requisición (Área de Costos)
2
2
Alta de Artículos y Proveedor
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4.2. Formato de Requisición Interna
4.3. Procedimiento
En la siguiente tabla se muestra la explicación más detallada de lo que se debe
seguir en los dos tipos de gastos que se mostraron en el flujo anterior.
GASTOS FIJOS
Autorización Gerente/JAS Pagos administrativos - corriente / internos en
sucursal (Gerente)
Pagos fuera de sucursal / Administrador Gral
Ingreso de Requisición de
Compra
El (La) JAS tendrá que solicitar la compra por medio
de una requisición autorizada en sistema
Compra de Artículo/Servicio Se comprará la solicitud autorizada por el (la) JAS
1
1
2
Sólo en montos mayores a $20,000.00
3
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GASTOS OTROS
Hablar con el Jefe Directo Cuando necesitamos un artículo o servicio, primeramente tenemos que hablar con nuestro Jefe Directo de la necesidad por la que necesitamos del producto o servicio. Cuando se encuentra de acuerdo seguiremos con los siguientes pasos.
Cotización de Mercancía Después de la autorización del Jefe Directo, el solicitante le pedirá a Compras 3 cotizaciones del Producto/Servicio (vía correo). Una vez respondida la Cotización se iniciará con el llenado del Formato de Requisición.
Formato Requisición de Compra
El formato debe contener los datos del solicitante, las características del artículo/servicio necesario. Los montos y proveedores sugeridos por el área de Compras. El formato tendrá tres copias, una se la quedará el solicitante, otra el comprador y la última la persona que autorizó la compra de lo solicitado.
Firma de Jefe Directo El solicitante tendrá que pedir la firma de su Jefe Directo en el campo de “Nombre y Firma Jefe Directo” para seguir con el proceso
Autorización Responsable Antes de ingresar la Oferta de Compra al sistema, se tendrá que tener una autorización del encargado del área/proceso al que tiene relación nuestra requisición. Enseguida se muestra el tema y el responsable con el cual buscaremos la autorización.
SAP – Administrador SAP
Hardware y Software – Gte Soporte y Servicio
Mobiliario de oficina – Administrador Gral
Equipo de Transporte – Gte Operaciones
Remodelaciones – Administrador Gral
Gastos para Personal – Gte. RRHH
Firma de Responsable En el caso en que el Responsable se encuentra de acuerdo con la Requisición, deberá firmar en el espacio del Formato en el campo de “Nombre y Firma de Responsable”. En este momento el responsable sugiere la opción que es mejor para él como encargado y la señala en el espacio designado a un lado de las cotizaciones.
Alta de Artículos y Proveedor Compras es responsable de realizar el alta del artículo solicitado, así como el proveedor al que fue elegido por el Responsable. Antes de realizar el alta deberá corroborar que no se encontraban ya
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registrados. Sin contar con el alta de Compras no se podrá realizar el ingreso de la Oferta de Compra (Requisición) en el SAP.
Ingreso de Requisición de Compra
Una vez que el solicitante tenga lleno el Formato de Requisición y la elección del proveedor, se ingresará la Oferta de Compra en el sistema:
Usuario SAP: Cuando el solicitante cuente con SAP, tendrá que realizar la Oferta de Compra el mismo.
Cuando el solicitante NO cuenta con SAP, le pedirá apoyo a:
o GDL: Ingreso por persona responsable de Costos (Administración)
o Otras sucursales: Ingreso con apoyo de el/la JAS de la sucursal.
Autorización Administración/ Administrador General/ Dirección
Depende del monto de la solicitud, será la persona que se responsabiliza de la autorización como se explica en las políticas. Cuando no se autorice una Oferta de Compra, se notificará al Jefe Directo del solicitante el motivo por el cual se declinó la autorización.
Compra de Artículo/ Servicio Compras verá los pedidos que debe comprar en su BO de Ofertas de Compra Autorizadas. NO se podrán realizar cambios en la Orden de Compra. En caso de requerir un cambio se deberá realizar una nueva requisición.
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4.4. Gastos Fijos e Inventariables
En la siguiente tabla se muestran los Gastos fijos que serán autorizados
directamente por el o la JAS de la sucursal y los que serán considerados
Inventariables al momento de ingresar un gasto.
GASTOS FIJOS
GASTOS
INVENTARIABLES
Luz Computadoras
Agua Pantallas
Servicio de Teléfono Impresoras
Internet Proyectores
Renta Mouse
Celular Teclados
Gas Tintas
Gasolina Sillas
Escritorios
Ventiladores
Teléfonos
Memorias USB
Discos Duro Externos
Celulares
4.5. Políticas
Los gastos fijos serán autorizados por el (la) Gerente Regional o el (la)
JAS de la sucursal en la que se tiene el requerimiento.
Los gastos “Otros” se refieren a productos/servicios que requiere una
persona para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y éstos
serán autorizados primeramente por el Jefe directo de la persona, después
por el Responsable del área y por último por Administración, el
Administrador General o Dirección de la empresa, según sea el caso.
El Administrador General, realizará sus autorizaciones tomando en cuenta
en el presupuesto por área y artículo a comparar.
El lugar de entrega deberá ser especificada en el documento, de no ser
así, se entregará en el domicilio donde se levante la requisición.
Cuando exista el caso de una Urgencia, solamente se realizará la compra
cuando se tenga una validación por parte del Administrador General por
medio de un Correo electrónico.
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Las autorizaciones en el sistema se realizarán de la siguiente manera.
o Hasta $2,000.00 pesos será responsabilidad de Administración
autorizar la compra.
o $2,001.00 hasta $20,000.00 pesos será responsabilidad del
Administrador General, pero antes pasará por Administración para
una primera autorización.
o Cuando el monto sea mayor a $20,001.00 pesos se tendrá que pasar
por la autorización de Administración, del Administrador General y éste
buscar la autorización de Dirección Ejecutiva para darle pauta de
avance a la compra. Se tendrá que tener firmado el Formato de
Requisición por Dirección en el campo correspondiente.
Nota: Los gastos que se realizan por medio de Caja Chica, no entrarán en
este proceso.
Antes de ingresar la requisición de Compra, se tendrá que tener una
autorización del Encargado del área/proceso al que tiene relación nuestra
requisición. Enseguida se muestra el tema y el responsable de él, con el cual
buscaremos la autorización.
o SAP – Administrador SAP
o Hardware y Software – Gte Soporte y Servicio
o Mobiliario de oficina – Administrador Gral
o Equipo de Transporte – Gte Operaciones
o Remodelaciones – Administrador Gral
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5. Proceso en los sistemas (SAP-Formato-Email)
5.1. Proceso
Proceso Autorización Requisición
Administrador General
Persona con Requerimiento
JAS Compras AdministraciónResponsable
Fase
Solicitud de Compra
Llenar Formato de Requisición de
Compra
Tipo de Compra
Fijo
Otros
Compra de Producto/Servicio
Si
Requisición Respondida
Si
Validación de Factura
Pago de Factura
Autorización Jefe Directo
Si
Autorización Administrador
General
Cotización de Mercancía
No
No
Autorización JAS o Gerente Regional
No
Ingreso Requisición
Autorización Responsable
No
Ingreso Requisición
Si
1
1
Hablar con Jefe Directo
Firma Jefe Directo en Formato
Firma Responsable en Formato
Solicitante tiene SAP
No
Si
Ingreso Requisición
SucursalGDL
Otra
Ingreso Requisición (Área de Costos)
2
2
Alta de Artículos y Proveedor
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5.2. Alta de artículo (Compras)
1. Abrir la opción de “Datos maestros de artículo” y hacer clic en el ícono de
“Crear”
2. Hacer clic en la lupa que se muestra en la siguiente imagen para obtener una
clave de artículo consecutiva
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3. Escribir la descripción del artículo y hacer clic en “Crear” después de llenar
todos los campos necesarios. Dejar seleccionada las opción de “Artículo de
Compra” y si es necesario otra, adicionalmente señalarla.
Nota: Estas características del artículo podrán ser modificadas posteriormente por
el área de administración si lo considera necesario.
5.3. Alta de Proveedor
Se realizará el Alta del Proveedor siguiendo el proceso con el que se opera
actualmente (Formato de Alta).
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5.4. Oferta de Compra (JAS/Solicitante/Costos)
1. Abrir la opción de “Oferta de compra” en el menú de Compras-Proveedores
2. Seleccionar el proveedor al que se le realizó una cotización y fue aprobado
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3. Elegir el artículo que deseamos comprar, el cual creo JAS/Compras.
4. Llenar el número de piezas que deseamos en el campo de “Cantidad de
oferta” y el “Precio Unitario”, éste procede de la cotización previamente
otorgada por compras.
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5. Realizar el llenado de las Dimensiones correspondientes
6. Seleccionar la fecha en que requerimos el producto o servicio listo y hacer
clic en “Crear”
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7. Al momento de hacer clic en crear, nos mostrará la siguiente pantalla donde
podremos añadir comentarios a nuestra Oferta de Compra, como ejemplo,
quién solicito el artículo. Hacer clic en “OK”
Nota: Escribir en la parte superior derecha del Formato de Requisición el número
de Oferta de Compra (Requisición) realizada en SAP.
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5.5. Autorización (Administración/Administrador General)
El siguiente proceso dependerá del monto total de la requisición, hasta $2,000.00
pesos será responsabilidad de Administración y de $2,001.00 pesos será
responsabilidad del Administrador General, esta persona deberá contar con una
autorización de Dirección cuando el monto es mayor a $20,001.00 pesos.
1. Hacer clic en el ícono de “Resumen de mensajes/alerta”, seleccionar la petición
que deseamos resolver y hacer clic en la flecha marcada
1
2
3
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2. Se desplegará el siguiente recuadro donde en la opción de “Decisión” se elegirá
“Autorizado” cuando se acepte la compra y “No aprobados” cuando no sea aceptada
la compra y hacer clic en “Actualizar”
1. Cuando respondimos a la petición, la línea que se refiere a ésta petición, ya
no estará en negritas. Ahora la línea que se verá en letras negritas será la
respuesta, autorización u operación rechazada
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4. Después de que se autorizó la compra de los artículos solicitados,
Administración deberá abrir la Oferta de Compra- Borrador (Autorizado) en
la flecha marcada y hará clic en “Crear”
5. Modificar la Parametrización del artículo si es necesario, dependiendo de las
afectaciones que tendrá el artículo o servicio que se comprará
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5.6. Orden de Compra (Compras)
Compras tendrá un BackOrder de Ofertas de Compra – Autorizadas
1. Abrir la Orden de Compra Autorizada, hacer clic en “Copiar a” y seleccionar
la opción de “Pedido”
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2. Hacer clic en “Crear”
Nota: No se podrán realizar cambios en los datos de la Orden de Compra. En caso
de requerirlos se tendrá que ingresar una nueva requisición.
