CONTROL DE CAMBIOS - Minciencias

BENEFICIOS TRIBUTARIOS

CODIGO M303PR01

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Fecha 2015-05-25

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SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD DE COLCIENCIAS Una vez descargado o impreso este documento se considerará una COPIA NO CONTROLADA.

Los documentos actualizados del S.G.C. se encuentran en el Portal de Colciencias http://www.colciencias.gov.co Micro-sitio S.G.C. o en GINA

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Numerales Descripción de la modificación

00 2010-05 Todos Se crea documento

01 2011-04 Todos Se retira el numeral de indicadores, se ajustan las actividades del numeral 6 y se ajusta la normatividad soporte

02 2011-06 Todos

Se ajusta el procedimiento a lo solicitado por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios según acuerdo 1 de 2011 Se elimina el numeral 7 -tabla de registros- dado que esta quedará en la matriz, control de registros.

03 2012-08-24 3, 4, 5, 6, 7, 8

Se actualizan las disposiciones generales, se revisan y modifican definiciones, se actualiza la normatividad, se actualizan actividades, se incluyen tiempos y se modifican puntos de control.

04 2014-05-30 Encabezado

7 Se modifica código del procedimiento y de formatos por nuevo mapa de procesos

05 2015-05-25

Encabezado 2 3 4 5

6 y 7

Se modifica el logo institucional. Se ajusta el alcance del procedimiento. Se ajustan las disposiciones generales. Se actualizan las definiciones el procedimiento. Se actualiza la normatividad relacionada. Se ajustan todas las actividades del procedimiento con sus puntos de control.

1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades necesarias para el registro de los proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de innovación tecnológica que realizan las personas naturales o jurídicas en Colombia, con miras a obtener los beneficios tributarios en CT+I establecidos en la normatividad vigente.

2. ALCANCE El procedimiento inicia con el diligenciamiento de la información básica y finaliza con la validación de informes de seguimiento.

3. DISPOSICIONES GENERALES Los beneficios tributarios son aquellas exenciones, deducciones, ingresos no constitutivos de renta y otros tratamientos especiales, que se incluyen en la legislación colombiana y que implican disminuir las obligaciones tributarias generando menores recaudos para el Estado. Por tanto, los beneficios especiales en CTeI son financiación indirecta que buscan incentivar las actividades de Ciencia, Tecnología e Innovación y fomentar el desarrollo empresarial y económico del país. Los beneficios para el impuesto sobre la renta se consideran tres a los cuales acceden todas las personas naturales o jurídicas, a saber:

Deducciones de impuestos por inversión o donación en Ciencia y Tecnología

Rentas exentas por certificación de nuevo software con alto contenido científico.

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De otra parte, la Ley contempla otro beneficio denominado exención del impuesto del valor agregado o IVA para las importaciones de activos por los Centros de Investigación y los Centros de Desarrollo Tecnológico reconocidos por Colciencias, así como para las Instituciones de Educación, y que estén destinadas a proyectos de CTeI. Así mismo, la legislación a partir del año 2011 adiciono a los beneficios tributarios especiales, los Ingreso no constitutivos de renta o ganancia ocasional para la remuneración del personal con labores directas de CTeI siempre que provengan de los proyectos. A continuación se describe en qué consiste cada tipo de beneficio y los requisitos para acceder a los mismos:

3.1 Deducción en el impuesto de renta por inversiones o donaciones en proyectos de desarrollo científico, tecnológico o de innovación:

Este beneficio tributario contemplado en el artículo 158-1 del Estatuto Tributario establece que los contribuyentes de renta que realicen inversiones o donaciones en proyectos calificados por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación según los criterios definidos por el mismo en el documento de Tipología de Proyectos, podrán deducir en su declaración de renta el 175% de la inversión o donación, sin exceder del 40% de la renta líquida determinada antes de restar el valor de la inversión. Anualmente el CNBT asignará un cupo máximo anual y el cupo individual máximo por empresa.

Requisitos

Todas las solicitudes deberán cumplir con los criterios y condiciones definidas en el documento Tipología de Proyectos y las siguientes consideraciones:

El personal científico según lo definido en el documento de Tipología de Proyectos, debe tener actualizada y visible su hoja de vida en CvLAC. En esta aplicación electrónica debe estar diligenciada, por lo menos: la información básica, formación académica y experiencia laboral.

Inscribir previa inversión o donación, el proyecto a ejecutar a través del formulario digital dispuesto para tal fin, el cual se encuentra disponible en el www.colciencias.gov.co/beneficiostributarios. Es importante validar que se haga uso de la última versión del formulario.

En caso de tener acuerdos de cooperación técnica se deben anexar copia del mismo, como parte de la documentación del proyecto, según lo dispuesto en el documento de Tipología de Proyectos.

Diligenciar el formato de Carta Institucional remitiendo la solicitud al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios (CNBT).

Estar legalmente constituido y contar con información actualizada en el respectivo registro de representación legal.

Se deberá tener en cuenta las normas vigentes en relación con permisos ambientales y experimentación con seres vivos o genéticamente modificables, cuando se presente oficialmente la solicitud ante el CNBT. No darán derecho a la deducción especial, la inversión en proyectos que se realicen desconociendo las normas ambientales, normas de investigación en salud o las aplicadas en el caso de organismos genéticamente modificados o de acceso a recursos biológicos y genéticos.


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3.2. Exención de impuesto de renta por nuevos productos de software, elaborados en Colombia, con un alto contenido de investigación científica o tecnológica nacional:

Este beneficio tributario se encuentra contemplado en el artículo 207-2 numeral 8 del Estatuto Tributario y establece que los contribuyentes de renta que comercialicen nuevo software elaborado en Colombia y con un alto contenido de investigación científica y tecnológica nacional, tendrán derecho a llevar como renta exenta el 100% de los ingresos percibidos por su comercialización. Se considera nuevo, el software producido a partir de la entrada en vigencia de la Ley 788 de 2002. Este beneficio se encuentra vigente hasta el 31 de diciembre de 2017. Requisitos


El personal científico o desarrolladores, según lo definitivo en el documento de Tipología de Proyectos, debe tener actualizada y visible su hoja de vida en CvLAC. En esta aplicación electrónica debe estar diligenciada, por lo menos: la información básica, formación académica y experiencia laboral.

Inscribir el proyecto que dio origen al desarrollo del software, a través del formulario digital dispuesto para tal fin, el cual se encuentra disponible en el www.colciencias.gov.co/beneficiostributarios. Es importante validar que se haga uso de la última versión del formulario.

Deberán describirse cada una de las etapas para el desarrollo del software análisis, diseño, implementación y validación, según lo dispuesto en el documento de Tipología de Proyectos.

Diligenciar Carta Institucional remitiendo la solicitud al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios (CNBT)


3.3. Calificación de proyectos para fines de exención del impuesto sobre las ventas IVA por la compra de equipos y elementos importados y destinados a proyectos de investigación en ciencia, tecnología o innovación:

Este beneficio tributario se encuentra contemplado en el artículo 428-1 del Estatuto Tributario y establece que las importaciones de equipos o elementos destinados al desarrollo de proyectos de ciencia, tecnología e innovación, realizadas por centros de investigación o desarrollo tecnológico reconocidos por Colciencias y por las instituciones de educación reconocidas por el Ministerio de Educación Nacional estarán exentos del Impuesto sobre las Ventas IVA. Requisitos





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El personal científico según lo definitivo en el documento de Tipología de Proyectos, debe tener actualizada y visible su hoja de vida en CvLAC. En esta aplicación electrónica debe estar diligenciada, por lo menos: la información básica, formación académica y experiencia laboral.

Inscribir el proyecto a través del formulario digital dispuesto para tal fin, el cual se encuentra disponible en el www.colciencias.gov.co/beneficiostributarios. Es importante validar que se haga uso de la última versión del formulario.

Estar legalmente constituido y contar con el reconocido vigente como centro de investigación, centro de desarrollo tecnológico o institución de educación. El reconocimiento deberá ser otorgado por Colciencias en su último proceso de Reconocimiento y Medición de Grupos



En el caso de requerirse licencia previa para la importación se deberá anexar, copia legible y vigente del registro de importación tramitado ante la autoridad competente (VUCE). En los casos que no se requiera la licencia de importación, se deberá anexar el plan de importaciones del proyecto, según lo dispuesto en el documento de Tipología de Proyectos.

Anexar copia de la factura pro-forma o la cotización a nombre del Centro de Investigación, Centro de Desarrollo Tecnológico reconocido por Colciencias o la institución de Educación que solicita el trámite.

El proyecto que soporta la exención de IVA deberá tener como mínimo tres meses de vigencia antes de finalizar su ejecución.

Copia del acta de inicio del proyecto. (Este requisito aplica solo para los proyectos NO financiados por Colciencias).

Los proyectos de investigación en el campo de la salud humana, o aquellos en los que haya experimentación con animales, deberán ajustarse a las “Normas Científicas, Técnicas y Administrativas para la Investigación en Salud” vigentes que se encuentran vigentes y considerar de manera especial los aspectos éticos involucrados, por lo tanto se deben adjuntar las certificaciones o Actas de aprobación del Comité de Ética.

En el caso de organismos genéticamente modificados, el proyecto deberá acogerse a la regulación vigente sobre bioseguridad: Este hecho deberá explicitarse mediante carta o certificación del representante institucional responsable de la investigación adjuntando los soportes a que haya lugar. También deberán tenerse en cuenta las disposiciones y normas aplicadas en el momento por el país, en materia de acceso a recursos biológicos y genéticos.

Para que proceda la exención también es necesario remitir una declaración responsable sobre el impacto ambiental de los proyectos y equipos o elementos a importar directamente.




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3.4. Recursos recibidos para ser destinados al desarrollo de un proyecto calificado como de carácter científico, tecnológico o de innovación no serán constitutivos de renta ni ganancia ocasional, así como la remuneración a las personas naturales para la ejecución directa de dichos proyectos.

Este beneficio tributario se encuentra contemplado en el artículo 57-2 del Estatuto Tributario y establece que Los recursos que perciba el contribuyente de renta para ser destinados al desarrollo de proyectos calificados como de carácter científico, tecnológico o de innovación, según los criterios y las condiciones definidas por el CNBT, no serán constitutivos de renta ni ganancia ocasional. Del mismo modo, la remuneración de las personas naturales por la ejecución directa de labores de carácter científico, tecnológico o de innovación, siempre que dicha remuneración provenga de los recursos destinados al respectivo proyecto, según los criterios y las condiciones definidas por el CNBT, no será constitutiva de renta ni ganancia ocasional. Requisitos


El personal científico según lo definitivo en el documento de Tipología de Proyectos, debe tener actualizada y visible su hoja de vida en CvLAC. En esta aplicación electrónica debe estar diligenciada, por lo menos: la información básica, formación académica y experiencia laboral.

Inscribir el proyecto a través del formulario digital dispuesto para tal fin, el cual se encuentra disponible en el www.colciencias.gov.co/beneficiostributarios. Es importante validar que se haga uso de la última versión del formulario.


Relacionar el personal con labores directas de CTeI cuya remuneración proviene del proyecto calificado como de CTeI, según lo indicando en el documento Tipología de Proyectos. Esta información debe estar firmada por el representante legal de la entidad. Las personas jurídicas deberán Indicar el valor y la fuente de financiación de los ingresos para el desarrollo de proyectos de CTeI, indicando la vigencia fiscal.

4. DEFINICIONES

Deducciones: Tributariamente son aquellos gastos, que afectan la renta disminuyendo la utilidad y generando un menor impuesto. Son deducciones generales, todos aquellos gastos necesarios para la producción del ingreso y que tienen relación de causalidad y proporcionalidad con el mismo.

Son deducciones especiales, aquellos gastos especiales que autoriza la Ley, sin necesidad de que cumplan con los requisitos establecidos en las deducciones generales. Exención de IVA en CTeI: El Estatuto Tributario prevé de manera expresa que los equipos o elementos que se

importen es decir, que se introducen al territorio aduanero nacional y cuya procedencia es extranjera, y estén




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destinados al desarrollo de proyectos calificados como de CTeI se encuentren exentos del impuesto sobre las ventas. Es decir, que son bienes gravados pero a una tarifa del 0%. Ingresos no constitutivos de renta: todos aquellos ingresos que se reciban para la ejecución de un proyecto de CTeI, o que provengan de éste para cubrir la remuneración del personal con labores directas de CTeI, se considerará como ingreso no constitutivo de renta o de ganancia ocasional. Instituciones de educación: corresponden a las instituciones de educación básica primaria, secundaria, media, técnicas profesionales, instituciones universitarias o escuelas tecnológicas y las universidades, definidas como tales en los artículos 16, 17, 18 y 19 de la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992. Proyecto de CTeI: Es un conjunto coherente e integral de actividades de ciencia, tecnología e innovación, que buscan alcanzar un fin último a través de objetivos específicos, utilizando de manera coordinada e interrelacionada una metodología definida en un periodo de tiempo determinado, con herramientas y recursos humanos, tecnológicos y financieros previamente estimados. Un proyecto de CT+I busca generar nuevo conocimiento, mejorar una situación, aprovechar una oportunidad, responder o solucionar a una necesidad o un problema existente. Personal con labores directas de CTeI: son las personas que trabajan directamente en la concepción o creación de nuevos conocimientos, productos, procesos, servicios, métodos y sistemas, entre otros. Está conformado por el personal científico y el personal de apoyo. Renta exenta por nuevo software: Son los de ingresos nacionales o extranjeros que se reciban por la explotación, a través de actividades como la elaboración, enajenación, comercialización o licenciamiento del software certificado como de producción nacional y con alto contenido científico o tecnológico y que aun siendo estos ingresos fiscales, no están sujetos al impuesto de renta y complementarios, ya que la Ley les ha otorgado el beneficio de gravarse con tarifa cero (0). Software: Un producto de software es la suma total de los programas de cómputo, procedimientos, reglas, documentación técnica y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de cómputo Software nuevo: Se considera nuevo el software producido con posterioridad al 27 de diciembre de 2002 según la Ley 788 de 2002. Soporte Lógico: El soporte lógico (software) comprende uno o varios de los siguientes elementos: el programa de computador, la descripción del programa y el material auxiliar. Nota: para más detalle, ver las definiciones adoptadas por el CNBT en el documento “Tipología de Proyectos Calificados como de carácter científico, tecnológico e innovación”.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimientos, guías y/o documentos de referencia internos o externos

Nombre del Documento Descripción

Normatividad asociada

Ley 788 de 2002

Artículo 18. Otras rentas exentas. Adicionase el Estatuto Tributario…. 8. Los nuevos productos medicinales y el software,



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elaborados en Colombia y amparados con nuevas patentes registradas ante la autoridad competente, siempre y cuando tengan un alto contenido de investigación científica y tecnológica nacional, certificado por Colciencias o quien haga sus veces, por un término de diez (10) años a partir de la vigencia de la presente ley.

Ley 1286 de Enero de 2009 Por la cual se modifica la Ley 29 de 1990, se transforma a Colciencias en Departamento Administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación en Colombia y se dictan otras disposiciones.

Artículo 31. Crease el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación.

Ley 1450 de Junio de 2011 art. 35 y 36 /( modifica el artículo 428-1, ,adiciona el 57-2 del Estatuto Tributario)

Normas en materia tributaria relacionadas con la con la exención del impuesto y las deducciones en el impuesto de renta como estrategia de fomento en actividades de CT+I.

Ley 1607 de 2012, artículo 161 que modifica parcialmente el artículo 18 de la Ley 788 de 2002

Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones. El artículo 161 por medio del cual se amplía por 5 años la vigencia del artículo 207-2 numeral 8 del Estatuto Tributario, integra al Consejo Nacional de Beneficios Tributarios a MinTic y designa a dicho consejo como emisor del certificado de renta exenta por nuevo software.

Ley 1739 de 2014, la cual modifica el artículo 158-1 del Estatuto Tributario

Por el cual se adiciona a las deducciones tributarias en CTeI los proyectos de innovación y la asignación de cupo anual y cupo individual por empresa.

Decreto 2755 de septiembre 30 de 2003

Artículo 17. Requisitos para la obtención del beneficio. Artículo 18. Solicitud de certificación a Colciencias sobre nuevo software. Artículo 21. Requisitos para la obtención del beneficio por la explotación de patentes otorgadas a nuevos productos medicinales. Artículo 22. Solicitud de certificación a Colciencias sobre nuevos productos medicinales.

Decreto 121 de enero de 2014 Por medio del cual se reglamenta el artículo 161 de la

Ley 1607 de 2012.

Resolución 1855 de 2010 Por la cual se establece el procedimiento para la

calificación del carácter de los proyectos como de investigación científica, tecnológica o de innovación y se dictan normas complementarias.

Resolución de Colciencias No.00688 de 2012 o las que le modifiquen.

Por la cual se establecen definiciones y requisitos para el reconocimiento de los Centros y Grupos de Incentivos.

Resolución 149 de febrero de 2014, Por medio de la cual se delegan funciones. El artículo

segundo delega en la Dirección de Desarrollo



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artículo segundo Tecnológico e Innovación la función de secretaría técnica del CNBT.

Acuerdo 9 de agosto 8 de 2014 del CNBT

Por el cual se unifican los Acuerdos 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07 del Consejo Nacional de Beneficios Tributarios en Ciencia, Tecnología e Innovación y se dictan otras disposiciones.

CONCEPTOS DE LA DIAN RELACIONADOS CON EL TEMA

36718 – Mayo de 2001 Descriptor: Donaciones a Instituciones de educación.

80857- Diciembre 2002 Descriptor: Deducción por donaciones en proyectos a un departamento administrativo.

27761- Mayo de 2003 Descriptor: Requisitos para deducción por donación a una fundación.

66717 – Octubre 2003 Descriptor: Procedimiento aplicable para la renta exenta en la producción de software.

18451 – Abril 2005 Descriptor: Deducción por donaciones a entidades no constituidas como sin animo de lucro.

62888 – Septiembre 2005 Descriptor: IVA para bienes comprados con recursos del estado, deducción rubro de personal y otros.

94486 Noviembre 17 de 2009 Descriptor: Deducción por inversión en investigaciones. Concurrencia de impuestos, concepto del Consejo de estado.

Oficio 1813 de enero 26 de 2015 Descriptor: Ingreso no Constitutivo de Renta ni Ganancia Ocasional. Recursos para desarrollo científico, tecnológico o de innovación

2393 del 30 de enero de 2015 Descriptor: El IVA facturado por los proveedores de bienes y servicios objeto de la certificación expedida por el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios debe ser tratado como deducción del Impuesto de Renta.

6136 del 25 de febrero de 2015 Descriptor: Recursos provenientes de proyectos de carácter científico, tecnológico o de innovación.



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6. DESCRIPTIVO DEL PROCEDIMIENTO

N° Responsable Registros D Descripción de la actividad. Cx Punto de Control número x.

Tiempos

1 Persona Natural o Jurídica

Formulario electrónico y

anexos D

DILIGENCIAR LA INFORMACIÓN BÁSICA. Accede al formulario electrónico a través del portal de Colciencias www.colciencias.gov.co y realizar la inscripción de la solicitud en el aplicativo. Nota: Proyectos financiados por Colciencias: En caso que el proyecto sea aprobado y contratado para financiación de Colciencias, el beneficiario del proyecto (inversor) podrá aplicar al beneficio tributario si solicita al CNBT el registro del proyecto financiado antes de hacer la inversión.

De acuerdo al trámite

2 Grupo

Registro

Registro proyecto sistema

Correo electrónico u

oficio

D

REVISAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS MINIMOS El funcionario responsable ingresa al Sistema de información en el módulo de Registro y verifica que el solicitante haya incluido tanto en el formulario como los documentos anexos, toda la información mínima requerida para el trámite del Beneficio Tributario al cual aplica. Los requisitos para cada una de las modalidades de beneficios se presentan en las disposiciones generales del presente procedimiento y se encuentran publicados en el documento de Tipología de Proyectos aprobado por el CNBT, disponible en el Micrositio de Beneficios Tributarios. Si cumple con todos los requisitos tanto de información como documentales la solicitud se acepta y se codifica teniendo en cuenta:

La entidad solicitante es la que hace la inversión o recibe la donación y solicita el beneficio tributario, en caso de ser necesario se deberá ajustar los datos de la solicitud en el sistema de información dispuesto para tal fin

Si el programa que seleccionó el proponente no corresponde a la temática, se podrá solicitar al proponente la autorización para asignar la propuesta a otro programa nacional. Si dentro de los 2 días hábiles siguientes el proponente no ha manifestado cambio alguno, la solicitud se asignará al programa inicialmente seleccionado.




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Las solicitudes recibidas por primera vez para los beneficios tributarios se codificarán de la siguiente manera: el código de la solicitud deberá corresponder al código de la entidad que solicita el trámite o hace la inversión, el número de la convocatoria a la cual presenta la solicitud y el número del formulario electrónico con el cual registra la solicitud.

Para las exenciones de IVA de un proyecto ya calificado para beneficio tributario, el código de la solicitud nueva deberá mantener el código de la primera solicitud agregando al final de este, el número consecutivo que identifica cuantas solicitudes se han registrado para el mismo proyecto.

Nota: si no cumple con todos los requisitos de información o documentales, a través de un correo electrónico, se solicita la documentación faltante al proponente informándole que tiene 3 días hábiles para remitir la información solicitada, pasados los cuales se entenderá retirada la solicitud y se procederá a no aceptar en el Sistema de información la solicitud. La no aceptación deberá ser notificada a la entidad que presenta el proyecto indicando los requisitos que incumplió. Esta condición no aplica para las propuestas recibidas en la modalidad de convocatoria.

De 1 a 5 días hábiles

por proyecto.

C1 Verificar el estricto cumplimiento de los requisitos mínimos, dejando registro del incumplimiento y de la fecha en que se notifico, en el Sistema de Información

3 Grupo

Registro de Proyectos

Correo electrónico o memorando

D

ASIGNAR LA SOLICITUD AL PROGRAMA Codificada la solicitud, se asigna por el sistema de información y mediante comunicación escrita al Director Técnico del área con copia al Gestor del Programa Nacional al cual el solicitante haya aplicado en el formulario electrónico recibido, notifica la asignación. El área técnica deberá respetar la voluntad del solicitante y coordinar la evaluación o verificación en el programa que el solicitante seleccionó al momento del registro. Nota: una vez el área técnica encargada de la

1 día



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evaluación sea notificada de la asignación del proyecto, debe aceptar o rechazar dicha asignación en un plazo no mayor a 5 días hábiles, indicando claramente las razones del rechazo. Pasado este tiempo se entenderá aceptada la solicitud con toda la documentación adjunta.

4

Director Técnico /

Programas Nacionales

Oficio o correo electrónico

D

RETIRAR LA SOLICITUD DEL TRÁMITE REGISTRADO

Si a juicio del área técnica el proyecto no tiene información suficiente para ser evaluado, informará al proponente para que éste ajuste y presente nuevamente la propuesta según las recomendaciones. Esto no aplica para propuestas recibidas en modalidad convocatoria.

Si la entidad remite comunicación para el retiro del trámite, el área técnica procederá a retirarla, registrando en el módulo de observaciones del Sistema de Información el motivo y la fecha del retiro, conservando copia del correo en la respectiva carpeta y/o expediente físico y virtual.

Si la entidad no remite comunicación de retiro de la solicitud dentro de los 8 días hábiles siguientes a la comunicación de Colciencias, el área técnica procederá a continuar con las actividades del presente procedimiento con la información disponible.

En cualquiera de los dos casos se dejará consignado en el Sistema de Información y en el expediente.

De 1 a 8 días hábiles por proyecto

5

Director Técnico /


Acta del panel, comité o

concepto de evaluación

realizada por el experto o el

asesor interno.

D

EVALUAR Y VERIFICAR LAS SOLICITUDES PARA BENEFICIO TRIBUTARIO

Una vez el técnico responsable del programa nacional recibe la notificación de registro, procede a revisar y emitir concepto sobre la solicitud así:

VERIFICAR LAS EXENCIONES DE IVA

Para el proceso de verificación se podrán apoyar en el documento “TIPOLOGÍA DE PROYECTOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN.

En caso de ser un proyecto financiado por Colciencias, la evaluación se llevará a cabo internamente, basados en la evaluación inicial del proyecto financiado. Para este proceso el programa cuenta con máximo 15 días hábiles contados a partir de la fecha de la asignación de la solicitud en el

Para exenciones de IVA de 1

a 20 días hábiles por proyecto.



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sistema de información al programa.

En caso de ser un proyecto no financiado por Colciencias, el área técnica si lo juzga conveniente podrá apoyarse en el concepto de uno o más evaluadores externos. En todo caso la evaluación deberá ser registrada en el Sistema de Información. Para este proceso de evaluación externo el programa nacional contará con máximo 20 días hábiles para emitir el respectivo concepto, contados a partir de la fecha de la asignación de la solicitud en el Sistema de Información al programa.

Una vez se reciba la evaluación externa, el responsable del programa deberá verificar: a) Que el proyecto cuente con al menos 3 meses para finalizar su ejecución técnica, b) Los bienes o elementos a importar deben estar presupuestados y ser necesarios para la ejecución del proyecto.

VERIFICAR LAS TIPOLOGIAS DE LOS PROYECTOS PARA DEDUCCION EN RENTA

El técnico responsable del programa nacional deberá revisar la solicitud recibida de acuerdo al documento “TIPOLOGÍA DE PROYECTOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN,” en un tiempo no mayor a 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la asignación de la solicitud en el sistema de información al programa o según los tiempos establecidos en la respectiva convocatoria. Todos los proyectos presentados para deducción en renta, deberán ser revisados con base en el documento de tipología de proyectos publicado en el portal de la Entidad, así:

1. Verificar que en la tabla de caracterización que corresponde a la tipología seleccionada por el proponente, se enmarque el proyecto registrado. Revisar características y posibles resultados, para ello el área técnica podrá apoyarse en el concepto de un panel de expertos (aplica para convocatoria), o de uno o más evaluadores expertos (aplica para recepción por ventanilla abierta).

2. Verificar el presupuesto propuesto para el desarrollo del proyecto según lo lineamientos

Para deducciones

de 1 a 20 días hábiles por proyecto

o lo dispuesto en

la convocatoria



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establecidos y aceptados en el ítem “presupuesto” de cada una de las tipologías definidas en el documento de tipologías de proyectos.

3. Verificar que el proyecto no contemple características definidas para los proyectos que no son de la tipología.

VERIFICAR LAS TIPOLOGÍAS DE LOS PROYECTOS PARA RENTA EXENTA

El técnico responsable del programa nacional deberá revisar la solicitud recibida de acuerdo al documento “TIPOLOGÍA DE PROYECTOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN,” en un tiempo no mayor a 20 días hábiles contados a partir de la fecha de la asignación de la solicitud en el sistema de información al programa. Todos los proyectos presentados para renta exenta, deberán ser revisados con base en el documento de tipología de proyectos publicado en el portal de la Entidad, así:

1. Verificar que en la tabla de caracterización que corresponde a proyectos de investigación científica o de desarrollo tecnológico y que describe las distintas etapas de desarrollo del software. Para ello el área técnica podrá apoyarse en uno o más evaluadores expertos.

2. Verificar que el software fue desarrollado en Colombia.

VERIFICAR LOS INGRESOS NO CONSTITUTIVOS DE RENTA O GANANCIA OCASIONAL

Para el proceso de verificación se podrán apoyar en el documento “TIPOLOGÍA DE PROYECTOS DE CARÁCTER CIENTÍFICO, TECNOLÓGICO E INNOVACIÓN.

En caso de ser un proyecto financiado por Colciencias, la evaluación se llevará a cabo internamente, basados en la evaluación inicial del proyecto financiado. Para este proceso el programa cuenta con máximo 15 días hábiles contados a partir

Para renta exenta de 1

a 20 días hábiles por proyecto.

Para ingresos no constitutivos de renta o



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de la fecha de la asignación de la solicitud en el sistema de información al programa.

En caso de ser un proyecto no financiado por Colciencias, el área técnica si lo juzga conveniente podrá apoyarse en el concepto de uno o más evaluadores externos. En todo caso la evaluación deberá ser registrada en el Sistema de Información. Para este proceso de evaluación externo el programa nacional contará con máximo 20 días hábiles para emitir el respectivo concepto, contados a partir de la fecha de la asignación de la solicitud en el Sistema de Información al programa.

Una vez evaluado el proyecto, el responsable del programa deberá verificar: a) Que se hayan recibido ingresos de terceros destinados a la ejecución del proyecto, b) Que el personal científico o de apoyo tiene labores directas de CTeI y su remuneración proviene del proyecto a calificar, c) Que el personal relacionado sea el mismo definido inicialmente en el proyecto calificado o en las respectivas modificaciones aceptadas por el programa y d) Que se definan claramente los periodos fiscales en los cuales se hará uso del beneficio tributario.

ganancia ocasional de 1 a 20 días hábiles por proyecto.

6

Director Técnico /


Concepto de evaluación /

Oficio

D

EMITIR CONCEPTO Emite un concepto consolidando el proceso de evaluación y verificación de la información, indicando y justificando si el proyecto se ajusta o no, a los criterios y condiciones definidas en el documento de Tipología de Proyectos. Deja el respectivo registro en el Sistema de Información dispuesto para tal fin, con copia en el respectivo expediente físico y virtual. Si a juicio del área técnica, el proyecto requiere información adicional para ser conceptuado, podrá solicitar al proponente la información mediante correo electrónico por una sola vez, dejando constancia en el expediente. Para este proceso la entidad contará con un tiempo máximo de 8 días hábiles contados a partir de la fecha en que se remita el correo electrónico para hacer llegar la información solicitada. Lo anterior no aplica para proyectos presentados en modalidad convocatoria. Transcurrido este tiempo, en caso de no recibir los ajustes solicitados, el programa procederá a emitir concepto con la información que se tiene disponible hasta el momento.




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Tiempos

Si la entidad remite los ajustes el programa procede a conceptuar con la información adicional recibida.

7

Director Técnico /


D

CREAR EL EXPEDIENTE

Una vez el programa responsable conceptúa sobre el proyecto y realiza las tareas asignadas en el Sistema de Información, genera el reporte o concepto de evaluación desde dicho sistema e imprime toda la información y anexos allí registrados.

Una vez hecha la anterior actividad, el responsable de la solicitud en el Programa procede a crear la carpeta física y el respectivo expediente virtual con toda la documentación soporte debidamente foliado.

1 día por proyecto

8

Director Técnico /


Concepto de evaluación /

Memorando

D

VALIDAR Y FIRMAR EL CONCEPTO DE EVALUACIÓN El Director Técnico del Área valida y firma para todos los casos de beneficios tributarios, el concepto de calificación de las solicitudes que el área técnica imprime desde el Sistema de Información. Firmado el concepto de evaluación, el Director Técnico del área remite a la secretaría técnica del CNBT la carpeta que contiene todo el expediente de la solicitud debidamente foliada y con el respectivo memorando por el sistema de correspondencia.


9

Secretaría técnica del

CNBT

Revisión de carpetas

exenciones de IVA

M303PR01F01/


deducciones de renta

M303PR01F02/


exenciones de renta

M303PR01F03


Ingresos no constitutivos de

renta

D

VERIFICAR CARPETAS Recibe y verifica el cumplimiento de los requisitos y ajustes solicitados. ¿Cumple? Si: continúa con actividad 10. No: regresa a actividad 6.


C2 Verificar el cumplimiento de requisitos de ley y los criterios y condiciones definidas por el CNBT, para cada uno de los trámites.



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Tiempos

M303PR01F10

Memorando

10

Secretaría Técnica CNBT/

Inscripción de temas comités institucionales

Correo electrónico

Oficio

D

COORDINAR LA REUNIÓN PARA LA DECISIÓN DE LAS SOLICITUDES DE BENEFICIO TRIBUTARIO Inscribe el tema en la reunión en la cual se presentarán las solicitudes para beneficio tributario. Los proyectos para deducción tributaria y rentas exentas deben ser decididos en el CNBT programando con 30 días de anticipación la sesión y realizando en forma previa el preconsejo. Las exenciones de IVA e ingresos no constitutivos de renta deben ser decididas por las instancias de revisión y decisión de Colciencias, programando con 8 días de anticipación la sesión. Nota: por decisión del Comité de Dirección de Colciencias según acta 32 del 13 de diciembre de 2013, todas las solicitudes de ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional que correspondan a proyectos financiados por la Entidad, no requieren pasar a decisión ni del CNBT ni del Comité de Subdirección. Por lo anterior continúan con la actividad 12 del presente procedimiento.

De 1 a 30 días hábiles

11 CNBT/Comité

de Subdirección

Acta de reunión D

DECIDIR LA SOLICITUD DE BENEFICIO TRIBUTARIO De acuerdo a la información presentada por el Director Técnico del área responsable de la evaluación o el asesor que este designe, para el caso de deducciones tributarias, o por el secretario técnico del CNBT o quien este designe, en el caso de las exenciones, decide la calificación del proyecto y/o el reconocimiento del beneficio tributario solicitado. Las decisiones quedan consignadas en el acta de la respectiva reunión. Nota 1: cuando lo consideren necesario, el CNBT y el comité de Subdirección pueden solicitar aclaraciones o un nuevo proceso de evaluación al área técnica quien lideró el proceso. Nota 2: Cuando las decisiones sean tomadas en el Consejo Nacional de Beneficios Tributarios – CNBT, estas no requerirán surtir procedimiento alguno en otras instancias internas de Colciencias como los Comités Técnicos o de Subdirección.

1 día



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Tiempos

12 Secretaría

Técnica CNBT Memorando D

SOLICITAR ELABORACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO De acuerdo a las decisiones tanto del CNBT como del Comité de Subdirección, solicita mediante memorando a la Secretaría General la elaboración del acto administrativo que corresponda.


13

Secretaría General

Acto administrativo

D

ELABORAR EL ACTO ADMINISTRATIVO De acuerdo a la solicitud presentada por la Secretaría Técnica del CNBT, elabora el respectivo acto administrativo mediante el cual se informa la decisión tomada por el CNBT o por el Comité de Subdirección.


C3 Verificar la información del acto administrativo.

14

Secretaría General/Secretaría Técnica

CNBT

Correo electrónico

Publicación en portal

institucional

Notificación de resolución

Acto administrativo

D

COMUNICAR LA DECISIÓN En el caso de Acuerdos del CNBT o resultados de convocatoria de manera general, la Secretaría Técnica del CNBT coordina la publicación de la decisión en el portal institucional. Remite informe a la DIAN de las solicitudes para beneficio tributario calificadas según las normas vigentes. Para el caso de decisiones particulares, la Secretaría General envía mediante correo electrónico al representante legal la citación para la notificación de los actos administrativos. La notificación se realiza en forma personal o virtual al Representante Legal de la entidad o su apoderado, siguiendo el respectivo proceso legal para la ejecutoria de la resolución notificada.

1 día por proyecto

15

Secretaría General

Memorando D

ENTREGAR CARPETA AL ARCHIVO CENTRAL Una vez se ha notificado la respuesta al trámite de beneficios tributarios solicitado, procede a archivar copia del acto administrativo o los comunicados que se hayan expedido para la respectiva notificación. Remite mediante memorando la carpeta respectiva al archivo central para su respectiva gestión documental


16 Persona Natural o jurídica

Oficio D

SOLICITAR MODIFICACIÓN Si es requerido, solicita modificación del acto administrativo con una antelación no inferior a 60 días hábiles a:

Vencimiento de la ejecución técnica del proyecto, en el caso de las exenciones del IVA.

Vencimiento de la nueva licencia de

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Tiempos

importación.

Vencimiento del plazo límite para realizar la declaración de renta de la vigencia fiscal a modificar.

La siguiente es una lista enunciativa y no taxativa de posibles modificaciones.

a. Para exenciones de IVA:

Por vencimiento de la licencia de importación de activos aprobada.

Por cambio o modificación de los equipos o referencias registradas en la licencia o en el plan de importación con beneficio aprobado.

Por ajuste en valores o cambio de rubros.

Por cambio del proveedor internacional.

b. Para renta exenta:

Por cesión de derechos patrimoniales.

c. Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional:

Por modificación del personal con labores directas de CTeI,

Por ajuste en la remuneración proveniente del proyecto calificado como de CTeI

Nota: Las modificaciones deberán ser solicitadas formalmente.

17 Secretaria

Técnica CNBT

Acto administrativo

ajustado D

VERIFICAR SI SE REQUIERE CONCEPTO DEL ÁREA TÉCNICA Y TRAMITAR MODIFICACIÓN Verifica si es o no necesario solicitar concepto al área técnica. ¿Requiere concepto del área técnica? Si: solicita mediante memorando concepto al área técnica, para que en un periodo no superior a 15 días hábiles, valide la viabilidad de la modificación. No: solicita a la Secretaría General la elaboración del acto administrativo validando la modificación. Nota: deja registro de la modificación en el Sistema de Información y en el respectivo expediente físico y virtual.




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Tiempos

18

Secretaría General

Resolución

D

VERIFICAR SI SE INTERPONE RECURSO DE REPOSICIÓN Contra el acto administrativo que tome la decisión, procede el recurso de reposición, de acuerdo con lo establecido para esos efectos en el Código Contencioso Administrativo. ¿Se interpone recurso de reposición? SI: recibe y tramita los recursos de reposición interpuestos a los actos administrativos expedidos por Colciencias. Para tal fin podrá apoyarse en el concepto de las áreas técnicas. Continúa con actividad 19. La Secretaría General envía mediante correo electrónico al representante legal la citación para la notificación de los actos administrativos. La notificación se realiza en forma personal o virtual al Representante Legal de la entidad o su apoderado, siguiendo el respectivo proceso legal para la ejecutoria de la resolución notificada. No: Continua actividad 19 Nota: la Secretaría General deberá dejar copia de la resolución y notificación en el respectivo expediente y enviar al archivo central la respectiva carpeta.

Máximo 2 meses para cada recurso

19

Secretaria Técnica CNBT

Oficio, memorando

Relación de equipos con

exención de IVA M303PR01F04

Informe de Avance o final de proyectos

calificados por el CNBT

M303PR01F05

Informe de resultados

proyectos con deducción tributaria aprobada

D

REALIZAR SEGUIMIENTO Para el seguimiento de cada uno de los proyectos con beneficio tributario aprobado, Colciencias solicita informes y realiza visitas de seguimiento según los lineamientos que defina el CNBT para tal fin. Las exenciones de IVA serán legalizadas por el beneficiado, al diligenciar el formato “Relación de equipos o elementos importados para proyectos de investigación calificados por Colciencias” disponible en el portal de la Entidad. El formato diligenciado y revisado por la entidad se archiva en el expediente y se deja registro en el sistema de información. Para deducción tributaria, el beneficiado presentará informes de avance o final del proyecto calificado según lo definido por el CNBT Nota: Todos los informes de legalización deberán

Permanente


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Tiempos

M303PR01F06

Informe anual de ejecución presupuestal

M303PR01F07

Informe de uso del beneficio

para deducción tributaria

M303PR01F08

Solicitud de traslado

presupuestal M303PR01F09

ser radicados en físico por la entidad beneficiada, y para ello debe quedar registro en ORFEO.

20 Secretaria Técnica del

CNBT

Oficio, memorando

VERIFICAR LOS INFORMES Verifica si requiere concepto del área técnica para validar la información recibida y continuar con el proceso. ¿Se requiere concepto técnico? Si: mediante memorando se remite al área técnica responsable de la evaluación inicial. Continúa con actividad 21. No: continúa con la actividad 22. Nota: Se debe registrar en el sistema de información el número de informes recibidos por proyecto. En caso de no recibirse el informe en el periodo definido por el CNBT, la Secretaría Técnica del CNBT solicitará mediante oficio a la entidad responsable del proyecto el envío de dicho informe, si dicho informe no se recibe se da aviso a la DIAN.

Permanente

21

Dirección Técnica / Programa Nacional

Memorando / concepto de evaluación

externa cuando aplique

Concepto de evaluación e informe de

D

EVALUAR LOS INFORMES DE SEGUIMIENTO Evalúa los informes de seguimiento presentados por el beneficiario. El área técnica podrá apoyarse en evaluadores externos para emitir el concepto de evaluación del informe asignado En la evaluación, debe verificar si se cumplió o no, con los compromisos en materia de CTeI, si la ejecución corresponda al carácter calificado y si el presupuesto ejecutado o solicitado para traslado se encuentra técnicamente justificado. El área dispone




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Tiempos

ejecución para proyectos con deducción

tributaria

M303PR05F12

Visita de seguimiento a

proyectos exención del impuesto IVA

M303PR01F11

de 20 días hábiles para emitir dicho concepto. En caso de requerir información complementaria o aclaratoria, remite al correo electrónico dispuesto por la Secretaría Técnica del CNBT dicha solicitud de información, indicando claramente que se requiere y la razón por la cual es necesario hacer la solicitud. La Secretaría Técnica, procede a solicitar a la entidad dicha información dando un plazo no mayor a 5 días hábiles. Si no se recibe respuesta pasado dicho tiempo, el área técnica evalúa con la información recibida hasta la fecha.


CNBT

Oficio, memorando

D

VERIFICAR SI ES REQUERIDA LA CANCELACIÓN DEL REGISTRO En caso de inconsistencias la Secretaría General da traslado del respectivo informe a los posibles afectados, para que estos se pronuncien dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación. La información recibida de los posibles afectados pasa a la respectiva área técnica quien emite su concepto final sobre la información (el área dispondrá de 15 días hábiles para emitir concepto) y envía a la Secretaría Técnica del CNBT, quien según la gravedad, ordena la suspensión o cancelación del reconocimiento o inscripción de dicho proyecto como de Ciencia, Tecnología e Innovación y reporta a las autoridades competentes para los fines pertinentes.

1 a 40 días hábiles por proyecto


CNBT Oficio D

VALIDAR INFORMES DE SEGUIMIENTO Registra en el sistema de información el concepto de evaluación y el porcentaje de ejecución técnica validado en los informes por las áreas técnicas. Con base en esta información procede a: En el caso de las exenciones de IVA, emite comunicado de legalización y fin del proceso para la entidad beneficiada. En el caso de las deducciones tributarias: Solicita a la Secretaría General expide el respectivo acto administrativo para:

- Proyectos plurianuales, la siguiente vigencia presupuestal o el traslado con concepto positivo.

- Negación de la solicitud de traslado o no

Permanente


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http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/sgc/procesosMisionales/fomentoInvestigacion/financiacionProyectos/formatos/Inform_de_resultados%20proyectos_M101PR05F5.xls

http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/sgc/procesosMisionales/fomentoInvestigacion/financiacionProyectos/formatos/Inform_de_resultados%20proyectos_M101PR05F5.xls


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Tiempos

asignación de cupo de la siguiente vigencia.

Nota 1: según lo considere pertinente la Secretaría Técnica del CNBT, durante la ejecución del proyecto o en caso de encontrar inconsistencias en los informes presentados, podrá realizar visitas de seguimiento. Nota 2: los informes de avance, finales, de legalización o visitas de seguimiento deben ser archivados en el respectivo expediente físico y virtual.

C4 Verificar los resultados del informe y/o visita al beneficiario cuando aplique.

7. PUNTOS DE CONTROL

Punto de Control Responsable Registro/Evidencia

C1: Verificar el estricto cumplimiento de los requisitos mínimos, dejando registro del incumplimiento y de la fecha en que se notificó, en el Sistema de Información.

Grupo Registro Registro proyecto sistema

Correo electrónico u oficio

C2: Verificar el cumplimiento de requisitos de ley y los criterios y condiciones definidas por el CNBT, para cada uno de los trámites.

Secretaría Técnica del CNBT

Revisión de carpetas exenciones de IVA M303PR01F01/

Revisión de carpetas deducciones de renta M303PR01F02/

Revisión de carpetas exenciones de renta M303PR01F03

Revisión de carpetas Ingresos no constitutivos de renta M303PR01F10

Memorando

C3: Verificar la información del acto administrativo.

Secretaría General Acto administrativo

C4: Verificar los resultados del informe y/o visita al beneficiario cuando aplique.

Secretaría Técnica del CNBT

Oficio

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Luz Margy Acevedo Montañez

Nombre: Alejandra Ulloa

Nombre: Julián Pontón

Cargo: Asesor (E) Grado 6

Cargo: Contratista DDTI

Cargo: Director de Desarrollo Tecnológico e Innovación

Fin del procedimiento.


CONTROL DE CAMBIOS - Minciencias

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