UGLic. José LorenzanaControl y evaluación de proyectos ISábado 07:00 a 08:00 a.m.

Presentación Capitulo IV

Brenda Lucrecia López de León 0810322

19/02/2011

El objetivo de los procesos de control de proyectos es comprobar que los trabajos se realicen bajo las estipulaciones organizacionales, técnicas, contractuales y legales que rijan los mismos. Particularmente que cumplan las especificaciones técnicas de calidad definidas al inicio del mismo. Además , que se ejecuten dentro del tiempo y costo establecido.

TÉCNICAS EXISTENTES EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

A continuación se explican las diversas técnicas y herramientas existentes para llevar a cabo la administración eficaz del proyecto

NO SI

Lista de tareas Lista de hotos (Milestones)

Grafica de barras (Gantt)Grafica de Hitos (Milestones)

Diagramas de Red: PERT, PDM, ADM

Diagramas de tiempos con vínculos de interdependencias entre tareas

ESCALA TEMPORAL

NO

SI

Rep

rese

nta

ció

n d

e

dep

en

den

cia

s

El diagrama de tiempo y horarios o grafica de Gantt ayuda a que todos sepan exactamente que tienen que hacer y en que tiempo deben hacerlo. Permite organizar las actividades, determinar los lapsos para la investigación y reunión de la información , administrar el tiempo del equipo , planificación de actividades y provee una excelente guía a través de todo el trabajo que se realiza. Este diagrama permite visualizar el control del avance del proyecto durante su ejecución.

GRAFICA DE GANTT O DIAGRAMA DE BARRAS

Un hito milestone es un evento claramente verificable y que requiere verificación antes de poder proseguir con la ejecución del proyecto .

La utilidad de los hitos se basa en la buena selección de los mismos. Pero al igual que los diagramas de GANTT, la programación con hitos no aporta o refleja información acerca de la interdependencia entre tareas o actividades. Es una enumeración de los mismos.

GRAFICA DE HITOS

Un diagrama de red es una representación que vincula las actividades de un proyecto entre si para reflejar las interdependencias entre las mismas. Una actividad puede presentar interdependencias con actividades sucesoras, predecesoras, o en paralelo

Los mas importantes son: PERT; PDM, ADM.

DIAGRAMA DE RED

El método del camino critico (CPM) derivado de las iniciales de su nombre en ingles Critical Path Method representa una valiosa herramienta para la programación de cualquier proyecto. Para representar el proyecto se basa en el concepto de Red.

Se diferencia de PERT por detalles de cómo se manejan el tiempo y el costo. En realidad, las diferencias entre PERT y CPM en la practica han desaparecido en la medida que se han integrado las mejores características de ambos por la necesidad existente de manejar con eficacia los proyectos

CPM

El PERT es una tecnic que deriva su nombre en ingles Program Evaluation and Review Technique, que en español significa Técnica de revisión y evaluación de programas. Ayuda a minimizar los riesgos de la falta de exactitud en la planificación y la indisponibilidad de recursos al ejecutar un proyecto.Esta orientada a los sucesos o eventos, y se ha utilizado típicamente en proyectos en los que el tiempo de duración de las actividades es una incertidumbre.

PERT

Traficación de actividades en un diagrama de PERT. En la figura siguiente B inicia en x y termina en y:

x yB

Si una actividad C debe ser realizada antes de la siguiente D se representa:

x y z

C D

Si al completar una actividad E se puede comenzar dos o mas (F,G) tal situación se puede representar así:

x

z

wy

F

G

E

Para calcular el tiempo del proyecto se debe considerar la duración de cada actividad. Luego se realiza un análisis de la red para determinar cual es la serie de actividades que al sumar sus duraciones constituyen la ruta mas larga denominada “ruta o camino critico”Se puede estimar el tiempo de acuerdo a :

Una estimación precisa basada en trabajos anteriores

Una estimación evaluada basada en experiencia reciente

Creencias basadas en buen juicio y conocimiento de l trabajo

Lo ideal es combinar estas categorías ya que cada una de ellas es valiosa. Es un método muy orientado al plazo de ejecución, con poca consideración hacia el costo. Se supone tres duraciones para cada suceso, la optimista a, la pesimista b y la normal m por lo que la duración es mas probable.

T= a+4m+b 6

Se debe de calcular la probabilidad de completar el proyecto en el tiempo requerido pero hacerlo puede ser complicado y su valor practico no es muy alto. Por ello se aplica la formula para el tiempo medio.

La programación de proyectos por CPM-PERT consiste en tres fases básicas: Planeación, Programación y control. En la fase de planeación se descompone el proyecto en actividades distintas. Se determina las estimaciones de tiempo para dichas actividades y se construye un diagrama de red (flechas). Dicho diagrama muestra las interdependencias entre las actividades en forma grafica.Luego , se construye el diagrama de tiempos de iniciación y terminación para cada actividad así como su relación con otras actividades del proyecto. Esta es la etapa de programación. Se señalan aquellas actividades criticas

CPM-PERT

La fase final es la de control . Se deben hacer reportes periódicos de progreso, basados en el diagrama de flechas y el diagrama de GANTT. La red puede actualizarse y analizarse. Si es necesario , puede reprogramarse la parte restante de proyecto.

Técnica para la programación y el control de proyectos. Es una técnica similar a las anteriores. Se orienta a problemas de tipo “ordenación” que poseen las siguientes características:

a. El objetivo del problema es el estudio y/o control de la realización de algo: un gran conjunto o proyecto, etc.

b. Esta realización puede descomponerse en la ejecución de un conjunto de actividades. Estas son las operaciones elementales. Tiene características de fecha de inicio, fecha de fin, duración, medios o recursos a utilizar.

c. La ejecución de las tareas esta sometida a un conjunto de ligaduras. Debe respetar las limitaciones o condiciones que imponen las ligaduras respecto a :tecnología, equipos, proveedores, mano de obra , metodología

ROY

En el PERT se utilizan redes de arcos para representar las actividades. En ROY los vértices representan las actividades.

Ejemplo diagrama Roy

P

ac

f

d

s

k

0

83

225

2

6

Método grafico de control que puede mostrar el grado de ejecución del trabajo. Dicho método es antiguo y no muestra si el trabajo esta adelantado o atrasado con respecto a su programación. Además, no puede mostrar la relación de costos ejecutados contra presupuestados.El avance del trabajo de registra en un mapa y se utilizan colores . Originalmente los colores se plasman con marcador de color. Luego fue modificado y se emplearon tachuelas de color

GRAFOCOLOR

Por sus siglas en ingles Precedence Diagramming Methid que significa método de diagramación de precedencias. Se basa en la utilización de una red. Las actividades se presentan en nodos y los arcos representan demoras de tiempo entre los puntos (comienzo o fin de nodo). Estas flechas unen, a las vez que muestran las dependencias

PDM (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN DE PRECEDENCIAS)

Los tipos de relaciones de precedencias que permiten son:

Relaciones de precedencia

Descripción Gráficamente

Relación FINAL-COMIENZO

Predecesor termina y las otras comienzan

Relación COMIENZO-FINAL

La tarea comienza al mismo tiempo que sus predecesoras

Relación Final-FINAL Ambas tareas terminan al mismo tiempo

Relación COMIENZO-COMIENZO

El Inicio de la predecesora determina cuando inicia la otra

Por sus siglas en ingles Arrow Diagramming Method. Esta orientada a las actividades, y se aplica en la industria de la construcción, en la que de forma habitual el tiempo de cada actividad es muy controlable. Las actividades se representan con flechas que se conectan con nodos para mostrar las dependencias

AMD (MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN POR LAS FLECHAS )

Grafico de PDM

inicio

B

AFin

EC

D

Grafico de ADM

Inicio

FinA

B C

D

E F

G

Dentro de las modificaciones que ha sufrido la grafica de GANTT esta este diagrama. Se trata de un grafico de Gantt en el que aparecen las dependencias entre actividades y los recursos implicados en cada una de ellas.De esta forma permite visualizar en forma mas real el proyecto que la que se obtiene a través del diagrama de Gantt simple.

DIAGRAMA DE TIEMPOS CON INTERDEPENDENCIAS

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADESDESCOMPOSICIÓN: Involucra subdividir los elementos del proyecto, en componentes mas pequeños y manejables de manera que se pueda proveer un mejor control administrativo. La salida final se describe como actividades. En algunas áreas de aplicación, la estructura de desglose del trabajo (EDT) y la lista de actividades se desarrollan simultaneamente.

PATRONES: una lista de actividades o una porción de una lista de actividades de un proyecto previo se usa muchas veces como un patrón para un nuevo proyecto. Adicionalmente, la lista de actividades para un elemento de la Estructura de desglose del trabajo (EDT) del proyecto en ejecución puede ser usada como un patrón para otros elementos de (EDT) similares

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

MÉTODO DE DIAGRAMA DE PRECEDENCIA (PDM)MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN CON FLECHAS(AMD)MÉTODO DE DIAGRAMACIÓN CONDICIONAL.

Las técnicas de diagramación tales como: GERT (tecnica de evaluación y repaso grafica) y modelos de sistemas dinámicos permiten el uso de actividades no secuenciales tales como iteraciones (un ensayo que se debe repetir mas de una vez) o ramales condicionales (una actualización de diseño que solo se necesita si la inspección detecta errores). Las técnicas de PDM y AMD no permiten el uso de ciclos o de ramales condicionales o probabilísticas.

Patrones de red: redes estandarizadas pueden ser usadas para acelerar la preparación de diagramas de red de proyectos. Estás pueden incluir un proyecto entero o solamente una porción de este.

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE PARA LA ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE ,LAS

ACTIVIDADES ASESORÍAS ESPECIALIZADA U OPINIÓN

EXPERTA. Toma ventaja de la opinión experta basada en experiencia en la gestión de proyectos en el sector. Las duraciones en ocasiones son difíciles de estimar. La opinión guiada por información histórica deberá ser usada cuando sea posible.

ESTIMACIÓN ANÁLOGA también llamada estimación de arriba-hacia abajo (top-down), precisa usar duraciones reales de una actividad. La estimación análoga es una forma de opinión experta y es mas fiable cuando la actividad previa es similar de hecho y no solo de apariencia. Esta basada en información histórica de duraciones reales de actividades anteriores similares.

SIMULACIÓN Involucra calcular múltiples duraciones con diferentes juegos de suposiciones.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA LA ESTIMACIÓN DE COSTOS

ESTIMACIÓN ANÁLOGA también se conoce como estimación arriba-abajo (top-down estimating), significa usar el costo real de un proyecto similar anterior , como la base de la estimación del proyecto

MODELACIÓN PARAMÉTRICA implica usar características (parámetros) del proyecto, en un modelo matemático para predecir costos

ESTACIÓN ABAJO-ARRIBA Esta técnica comprende la estimación del costo de elementos individuales de trabajo, y luego se totalizan los estimativos individuales para calcular el total del proyecto. El costo y precisión de la estimación abajo-arriba esta en función del tamaño de los elementos individuales de trabajo. El equipo administrativo del proyecto debe sopesar la precisión ganada contra el costo adicional

HERRAMIENTAS COMPUTARIZADAS herramientas computarizadas tales como software de administración de proyectos y hojas de calculo son usadas ampliamente para asistir en la estimación de costos.

ANÁLISIS MATEMÁTICO Calcula las fechas teóricas tempranas y tardías para todas las actividades sin tener en cuenta las limitaciones existentes de recursos. Las fechas no determinan la programación Indican los periodos de tiempo en los que las actividades se deberían programar dadas las limitaciones de recursos y cualquier tipo de limitación conocida. Las Técnicas mas conocidas son:

Método de la Ruta critica (CPM)Método de evaluación y revisión grafica (GERT)Técnica de Evaluación y revisión de programas (PERT)

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA EL DESARROLLO DE LA PROGRAMACIÓN

COMPRENSIÓN DE DURACIONES: Es un caso especial del análisis matemático que busca maneras de acortar la duración del proyecto sin cambiar el alcance de este, por ejemplo, cumplir fechas impuestas o metas de programación. La comprensión de duraciones incluye técnicas tales como

Crashig: En esta técnica se realizan cambios entre los costos y la programación para determinar el mayor grado de comprensión a cambio del menor aumento posible en los costos.

Fast tracking: esta técnica consiste en realizar actividades en paralelo que normalmente se ejecutarían en secuencia. Este, generalmente, resulta en trabajos que hay que repetir, y aumenta de manera desproporcionada el riesgo asociado con el proyecto

SIMULACIONES Heurísticas de nivelación de recursos. El análisis matemático muchas veces produce programación preliminar que requiere mas recursos durante ciertos periodos de tiempo de los que hay disponibles, o que requiere cambios en los niveles de recursos que no son manejables.

una heurística como “asignar recursos críticos escasos a actividades de la ruta critica primero” puede ser aplicada para desarrollar una programación que refleje tales restricciones.

La programación con base en restricciones de recursos es un caso especial de nivelación de recursos en donde la heurística involucrada es una limitación en la cantidad de recursos disponible

SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS A LA PROGRAMACIÓN Define los procedimientos por medio de los cuales la programación del proyecto puede ser cambiada. Deberá estar integrado de manera intima con el sistema general de control de cambios MEDICIÓN DE DESEMPEÑO estas técnicas ayudan a cuantificar la magnitud de cualquier variación que ocurra. Una parte importante del control del la programación es decidir si la varianza de programación requiere acción correctiva.

PLANIFICACIÓN ADICIONAL Muy pocos proyectos se desarrollan exactamente de acuerdo a su plan. Cambios prospectivos pueden requerir nuevas o revisadas duraciones de actividades, secuencias de actividades modificadas, o análisis de programaciones alternas.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS PARA EL CONTROL DE LA PROGRAMACIÓN

FIN CAPITULO IV