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Control MAE. Marcio Anael Sierra Varela

LOGOConcepto de Control

La palabra control proviene del término francés contrôle y significa comprobación, inspección, fiscalización o intervención. También puede hacer referencia al dominio, mando y preponderancia, o a la regulación sobre un sistema.

LOGOConcepto de control administrativo Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el

proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa“

Para Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas”

LOGO¿Por qué es importante el control?

El control es importante porque es el vínculo final en las funciones de la gerencia. Es la única forma que tienen los gerentes para saber si los objetivos organizacionales se están cumpliendo, y si no, las razones por las que no se están logrando. El valor de la función de control radica en su relación con la planeación, el empowerment y la protección de los centros de trabajo.

LOGORelación entre planeación y control

LOGOEl proceso de control

El proceso de control consiste en tres etapas:

La medición del rendimiento real La comparación de éste con una norma La toma de medidas administrativas para corregir

desviaciones o normas inadecuadas.

LOGOEl proceso de control

LOGOMedición

Para determinar cuál es el desempeño real, un gerente debe obtener información sobre éste. Por lo tanto, la primera etapa del control es la medición. Veamos cómo medimos y qué medimos.Cómo medimos Cuatro fuentes de información que usan con frecuencia los gerentes para medir el desempeño real son la observación personal, los informes estadísticos, los informes orales y los informes escritos.

LOGOMedición ¿Qué medimos?Lo que medimos es probablemente más importante para el proceso de control que cómo medimos. ¿Por qué? La selección de los criterios erróneos puede ocasionar consecuencias disfuncionales graves. Además, lo que medimos determina, en gran parte, aquello en lo que las personas tratarán de sobresalir.

LOGOComparación

La etapa de comparación determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar. Aunque es posible esperar cierta variación en el desempeño en todas las actividades, es fundamental determinar el margen de variación aceptable.

LOGOComparación

Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y requieren la atención del gerente.En la etapa de comparación, los gerentes se interesan de manera particular en el tamaño y la dirección de la variación.

LOGOLas medidas administrativas

La tercera y última etapa del proceso de control es la toma de medidas administrativas. Los gerentes pueden elegir entre tres cursos de acción posibles: no hacer nada; corregir el desempeño real o revisar los estándares. Como “no hacer nada” se explica por sí mismo, veamos con más detalle los otros dos.

LOGOLas medidas administrativas

Corregir el desempeño real Si la fuente de variación del desempeño es un trabajo insatisfactorio, el gerente deseará tomar medidas correctivas. Como ejemplos de esta acción correctiva podrían ser el cambio de la estrategia, la estructura, las prácticas de compensación o los programas de capacitación; el rediseño de empleos o el despido de empleados

LOGOLas medidas administrativas

Revisar los estándares Es posible que la variación sea resultado de un estándar poco realista; es decir, la meta pudo haber sido demasiado alta o baja. En tales casos; el estándar es el que requiere acción correctiva, no el desempeño.

LOGODecisiones administrativas en el proceso de control

LOGOResumen de las decisiones gerencialesLos estándares surgen de las metas que se desarrollan durante el proceso de planeación. Entonces estas metas proporcionan la base para el proceso de control, el cual es básicamente un flujo continuo entre la medición, la comparación y la toma de medidas administrativas. Dependiendo de los resultados de la comparación, las decisiones de un gerente sobre el curso de acción que tomará podrían ser: no hacer nada, revisar el estándar o corregir el desempeño.

LOGOControl del desempeño de la organización

Kilómetros de asientos disponibles. Asientos por kilómetros volados. Ingresos por pasajeros por kilómetros. Factores de carga por pasajero. Estos son sólo algunos de los indicadores de desempeño importantes que miden los ejecutivos en la industria intensamente competitiva de las líneas aéreas.

LOGO¿Qué es el desempeño de la organización?

El desempeño es todo esto. Es el resultado final de una actividad, y si la actividad consiste en varias horas de práctica intensa antes de un concierto o carrera o en llevar a cabo responsabilidades laborales en forma tan eficiente y eficaz como sea posible, el desempeño es el resultado de esa actividad.

LOGO¿Qué es el desempeño de la organización?

Los gerentes se interesan en el desempeño de la organización, es decir, los resultados finales acumulados de los procesos y actividades laborales de toda la organización. Es un concepto complejo, pero importante, y los gerentes necesitan entender los factores que contribuyen con un desempeño alto de la organización.

LOGOMedidas del desempeño de la organización

Entre las medidas de desempeño de la organización usadas con mayor frecuencia están la productividad de la organización, la eficacia de la misma y las clasificaciones de la industria.

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Productividad de la organización

Productividad de la organización La productividad es la producción general de bienes y servicios dividida entre los insumos necesarios para generar esa producción. Las organizaciones se esfuerzan por ser productivas. Desean producir la mayor cantidad de bienes y servicios, usando la menor cantidad de insumos.

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LOGOProductividad de la organización

¿Cómo se mide?La producción se mide por el ingreso de ventas que una organización recibe cuando se venden esos bienes y servicios (precio de venta por cantidad vendida). El insumo se mide por los costos de adquisición y transformación de los recursos de la organización en productos.

LOGOEficacia de la organización

La eficacia de la organización es una medida de qué tan adecuados son los objetivos organizacionales y qué tan bien una organización logra esos objetivos. Es una medida de desempeño común que usan los gerentes.

LOGOClasificaciones de la industria Hay muchos tipos de clasificaciones para industrias y empresas. Las clasificaciones de cada lista están determinadas por medidas de desempeño específicas.Las Empresas con Mejor Rendimiento de Fortune y de Fortune 500 están determinadas por resultados financieros, incluyendo, por ejemplo, las utilidades, el rendimiento sobre los ingresos y el rendimiento sobre el capital contable de los accionistas; el crecimiento de las utilidades en uno, y los ingresos por empleado, los ingresos por dólar de activos y los ingresos por dólar de capital contable.

LOGOHerramientas para controlar el desempeño de la organización

Los gerentes necesitan las herramientas adecuadas para supervisar y medir el desempeño de la organización. Antes de describir algunos tipos específicos de herramientas para controlar el desempeño de la organización que los gerentes podrían usar, veamos los conceptos de control de alimentación anticipada, concurrente y de retroalimentación.

LOGOControles de alimentación anticipada, concurrentey de retroalimentación

Los gerentes pueden implementar controles antes de que una actividad empiece, durante el tiempo en el que la actividad se lleva a cabo y después de que la actividad se ha completado. El primer tipo se denomina control de alimentación anticipada, el segundo es el control concurrente y el último es el control de retroalimentación.

LOGOControl de alimentación anticipada

El tipo de control más deseable, el control de alimentación anticipada, evita los problemas previstos, ya que se lleva a cabo antes de la actividad real. La clave para el control de alimentación anticipada es tomar medidas administrativas antes de que ocurra un problema.

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Los controles de alimentación anticipada son deseables porque permiten a los gerentes impedir los problemas en vez de tener que corregirlos después de que el daño (como productos de calidad deficiente, clientes perdidos, ingresos perdidos, etcétera) se haya hecho.

Control de alimentación anticipada

LOGOTipos de control

LOGOControl concurrente

El control concurrente, como su nombre lo indica, ocurre mientras se lleva a cabo una actividad. Cuando el control se ejerce mientras se realiza el trabajo, la gerencia puede corregir los problemas antes de que se vuelvan demasiado costosos. La forma más conocida de control concurrente es la supervisión directa.

LOGOControl de retroalimentación

El tipo de control más popular se basa en la retroalimentación. En el control de retroalimentación, el control se lleva a cabo después de realizar una actividad.

LOGOControl de retroalimentación

Los controles de retroalimentación sí tienen dos ventajas.Primer lugar, la retroalimentación proporciona a los gerentes información significativa sobre qué tan eficaces fueron sus esfuerzos de planeación.En segundo lugar, el control de retroalimentación puede mejorar la motivación de los empleados. Las personas desean información sobre qué tan bien se han desempeñado y el control de retroalimentación proporciona esa información.

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MAE. Marcio Anael Sierra Varela