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1 INVITACION PUBLICA Nº 029-2010
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INVITACION PUBLICA Nº 029-2010
BOGOTÁ D.C., JUNIO DE 2010
RECOMENDACIONES A LOS PARTICIPANTES
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Para dar cumplimento al objeto de esta invitación, se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente:
Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar.
Examinar rigurosamente el contenido de los Términos de Referencia, los documentos que hacen parte del mismo y las normas relacionadas con la contratación aplicable al presente proceso.
Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley y en los presentes Términos de Referencia.
Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en los Términos de Referencia.
Suministrar toda la información requerida a través de los presentes Términos de Referencia.
Diligenciar totalmente los anexos contenidos en estos Términos de Referencia, si hubiere lugar a ello.
Presentar las propuestas en original y dos (2) copias impresas, con el correspondiente índice y debidamente foliadas, de acuerdo a lo establecido en los presentes Términos de Referencia.
Considerar que la oferta será rechazada si:
o No ofrece los servicios requeridos.o La oferta económica supera el presupuesto estimado.o Se presenta por fuera del plazo o en lugar diferente al estipulado para su
presentación.o No cumple u ofrece los requisitos mínimos exigidos.o No adjunta la garantía de seriedad de la oferta en los términos previstos
en el presente documento.o No adjunta la certificación de pago de sus obligaciones con la seguridad
social y parafiscales.o No adjunta los documentos que sean necesarios para considerar su
viabilidad jurídica, financiera y técnica.
Incurrir en cualquiera de las causales detalladas en el numeral 3.4. de la presente invitación.
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Tabla de contenido
CAPÍTULO 1..........................................................................................................................61.1 Introducción..............................................................................................................6
1.1.1 Información General.........................................................................................61.1.2 Idioma...............................................................................................................61.1.3 Régimen Legal..................................................................................................61.1.4 Objeto................................................................................................................6
CAPÍTULO 2..........................................................................................................................72.1 Generalidades del proyecto......................................................................................72.2 Presupuesto...............................................................................................................72.3 Domicilio..................................................................................................................72.4 Cronograma de la invitación....................................................................................72.5 Apertura de la invitación..........................................................................................82.6 Aclaraciones al contenido de los Términos de Referencia.......................................82.7 Audiencia para precisar el contenido y alcance de los Términos de Referencia.....92.8 Acto de cierre de la invitación y apertura de la urna................................................92.9 Número mínimo de participantes.............................................................................92.10 Evaluación de propuestas..................................................................................102.11 Aceptación de la Oferta......................................................................................102.12 Adjudicación al Proponente calificado en segundo lugar...................................102.13 No selección........................................................................................................112.14 Interpretación de los Términos de Referencia....................................................112.15 Lucha contra la corrupción.................................................................................11
2.15.1 Compromisos anticorrupción asumidos por el Proponente............................112.15.2 Incumplimiento de los compromisos..............................................................12
2.16 Información por medios electrónicos.................................................................12CAPÍTULO 3........................................................................................................................12
3.1 Calidades de los Proponentes y de la propuesta.....................................................123.1.1 Calidades de los Proponentes..........................................................................123.1.2 Presentación de las propuestas........................................................................133.1.3 Condiciones de la propuesta...........................................................................15
3.2 Documentos de la propuesta...................................................................................15
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3.2.1 Carta de presentación de la propuesta.............................................................153.2.2 Documentación adjunta...................................................................................153.2.3 Oferta Técnica – Requerimientos Mínimos....................................................203.2.3.1 Certificados Mínimos de cumplimiento de contratos similares..................203.2.3.2 Capacidad Administrativa y Operacional Mínima......................................223.2.3.3 Equipo mínimo para la ejecución del contrato............................................233.2.3.4 Especificaciones técnicas de la Solución....................................................233.2.3.5 Derechos de Autor.......................................................................................233.2.3.6 Certificación Multiplataforma.....................................................................243.2.3.7 Certificación Funcionalidad........................................................................243.2.4 Oferta económica............................................................................................24
3.3 Validez de las propuestas.......................................................................................253.4 Rechazo de las propuestas......................................................................................25
CAPÍTULO 4........................................................................................................................264.1 Evaluación y calificación de las propuestas...........................................................264.2 Revisión jurídica.....................................................................................................274.3 Revisión financiera.................................................................................................274.4 Evaluación técnica– 3500 puntos...........................................................................29
4.4.1 Condiciones requeridas...................................................................................294.4.2 Evaluación experiencia...................................................................................324.4.2.1 Experiencia del Proponente (200 puntos)...................................................324.4.2.2 Valor contratos ejecutados (100 puntos).....................................................324.4.3 Certificaciones de calidad de desarrollo del software – 300 puntos...............334.4.4 Costos de adaptaciones adicionales requeridas - 100 puntos..........................334.4.4.1 Funcionamiento Multiplataforma de la Solución (100 puntos)...................34
4.5 Tiempo de implementación de la solución.............................................................344.6 Evaluación económica – 1500 puntos....................................................................34
4.6.1 Evaluación Económica de la Solución............................................................354.6.2 Evaluación Económica del Hardware y base de Datos - 500 puntos.............35
CAPÍTULO 5........................................................................................................................365.1 Especificaciones.....................................................................................................36
5.1.1 Antecedentes...................................................................................................365.1.1.1 Definición de Alcance.................................................................................365.1.1.2 Infraestructura Tecnológica Actual.............................................................39
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5.1.1.3 Integración...................................................................................................395.2 Especificaciones técnicas.......................................................................................40
5.2.1 Generalidades..................................................................................................405.2.2 Implementación de la solución.......................................................................405.2.2.1 Metodología.................................................................................................405.2.2.2 Suministro e instalación de la solución.......................................................415.2.2.3 Capacitación................................................................................................415.2.2.4 Requerimientos mínimos de hardware........................................................425.2.3 Gestión del Cambio y Transferencia de Conocimiento..................................43
5.3 Garantía de la solución...........................................................................................435.4 Soporte y mantenimiento de la solución................................................................44
CAPITULO 6........................................................................................................................446.1 Del contrato............................................................................................................44
6.1.1 Término para firma del contrato e iniciación de la ejecución del mismo.......446.1.2 Lugar de entrega..............................................................................................456.1.3 Valor del contrato............................................................................................456.1.4 Forma de pago.................................................................................................45
6.2 Garantías.................................................................................................................466.3 Cesión del contrato.................................................................................................466.4 Supervisión del contrato.........................................................................................476.5 Impuestos y gastos..................................................................................................476.6 Solución de conflictos............................................................................................47
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CAPÍTULO 1
1.1 Introducción
1.1.1 Información General
FIDUPREVISORA S.A. a través de la Gerencia Administrativa con el apoyo de la Gerencia de Tecnología e Información está interesada en contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos.
La solución debe ser multiempresa con manejo independiente para todos sus módulos, permitiendo de igual manera realizar consolidaciones de información y operaciones entre empresas con una sola interacción, significando esto que producto de una operación debe afectar una ó más empresas de acuerdo a parámetros preestablecidos; no deben existir restricciones de diseño y flujo de información para el manejo de interoperación entre empresas o negocios.
1.1.2 Idioma
Las propuestas, comunicaciones, audiencias, providencias, aclaraciones, modificaciones y todo lo referente al desarrollo de la presente invitación, se harán en idioma castellano.
1.1.3 Régimen Legal
La presente Invitación y el contrato que se derive de la misma se regulará por las normas de derecho privado y el Manual de Contratación de FIDUPREVISORA S.A., de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de Ley 1150 de 2007, así mismo, se aplicarán los principios de de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política.
1.1.4 Objeto
Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de cada uno de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento, de acuerdo a las condiciones de los presentes Términos.
El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, webservices, conectores, interfaces y demás componentes del software requeridas para el correcto funcionamiento de la solución ofertada en su totalidad, con el fin de cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas, sin incluir Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo requeridos en entorno de pruebas y producción. Igualmente, debe contemplar el servicio de soporte,
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mantenimiento y actualizaciones y/o alquiler por un plazo de ejecución de cinco (5) años.
CAPÍTULO 2
2.1 Generalidades del proyecto
La presentación de propuesta dentro o con ocasión de la presente de Invitación, no genera obligación para FIDUPREVISORA S.A., para seleccionar y/o celebrar un Contrato.
La presente es una mera invitación pública a presentar propuestas sometidas en su integridad al derecho privado.
2.2 Presupuesto
FIDUPREVISORA S.A. cuenta con disponibilidad presupuestal para la vigencia del 2010, así como con las vigencias futuras necesarias para llevar a cabo el presente proceso de selección. Dicho presupuesto, se destinará a cubrir los gastos emanados del contrato que resulte de esta Invitación, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de selección y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve.
Las ofertas que se presenten y que superen el valor del presupuesto establecido serán rechazadas.
El presupuesto incluye la totalidad de los costos que se requieran para cualquiera de las opciones económicas que el proponente pueda ofrecer (adquisición o alquiler) por el tiempo establecido.
FIDUPREVISORA S.A no asume responsabilidad alguna por el mal uso que el proponente haga del presupuesto oficial estimado, para la realización de sus cálculos económicos.
2.3 Domicilio
Para efectos de la presente Invitación y para el contrato que de ella se deriven, se tendrá como domicilio la ciudad de Bogotá D.C.
2.4 Cronograma de la invitación
ETAPAS FECHA Y HORA LUGARPublicación Términos de Referencia
9 de junio de 2010, 5:00 P.M.
Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. www.fiduprevisora.com.co
Recepción de observaciones al Términos de Referencia
10 de junio de 2010 al 2 de julio de 2010
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 2 y/o al correo electrónico [email protected]
Audiencia precisión y alcance contenido del Términos de Referencia
15 de junio de 2010, 2:00 pm.
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 2
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ETAPAS FECHA Y HORA LUGARCierre del plazo para entrega de propuestas
9 de julio de 2010, 5:00 pm.
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 2, Gerencia Administrativa.
Evaluación de propuestas y solicitud de aclaraciones
Siete (7) días hábiles posteriores al cierre del plazo
Publicación del informe de evaluación
Un (1) día hábil posterior a la finalización de la evaluación
Página Web de la FIDUPREVISORA S.A. www.fiduprevisora.com.co
Observaciones al informe de evaluación
Dos (2) días hábiles posteriores a la publicación del informe de evaluación
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 2 y/o al correo electrónico [email protected]
Adjudicación Cinco (5) días hábiles posteriores a la terminación del plazo para observaciones al informe de evaluación
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 5, Sala de Juntas.
Suscripción y legalización del contrato
Dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la adjudicación.
FIDUPREVISORA S.A., Calle 72 No. 10 – 03 Piso 2, Vicepresidencia Jurídica
2.5 Apertura de la invitación
La apertura de la Invitación Pública se llevará a cabo en la fecha y hora estipulada en el Cronograma de la Invitación, entendiéndose abierto el proceso con la sola publicación de los Términos de Referencia definitivos en la página WEB de la FIDUPREVISORA S.A. (www.fiduprevisora.com.co).
El plazo de la Invitación, entendido como el periodo que debe transcurrir entre la fecha de la publicación de los Términos de Referencia definitivos y el cierre del plazo para entrega de propuestas, podrá ser prorrogado antes de su vencimiento, cuando fuere necesario, plazo que se comunicará a través de la publicación de adendas tituladas con números en orden ascendente suscritas por el Gerente Administrativo de la Entidad, donde se indicarán las razones que dieron lugar a ello..
2.6 Aclaraciones al contenido de los Términos de Referencia
Los interesados podrán solicitar aclaraciones adicionales, en los plazos establecidos en el Cronograma de la invitación, radicando su petición escrita en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A., ubicada en la Calle 72 No. 10-03, Piso 2, Bogotá D.C. o vía correo electrónico a la dirección [email protected].
La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de las propuestas y, en consecuencia, las condiciones de los Términos de Referencia y la presente invitación habrán de tomarse como se expidieron inicialmente.
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No son admisibles ni se atenderán las consultas telefónicas ni las visitas personales. No se atenderán solicitudes que lleguen con posterioridad a las fechas señaladas, ni en horarios diferentes a los establecidos.
2.7 Audiencia para precisar el contenido y alcance de los Términos de Referencia
Se celebrará una audiencia con el objeto de precisar el contenido y el alcance de los Términos de Referencia y para oír a los interesados, diligencia de la cual se levantará un acta suscrita por los intervinientes, y la que se publicará en la página Web de FIDUPREVISORA S.A.
Dicha audiencia se celebrará en la fecha y lugar establecidos en el Cronograma de la Invitación.
FIDUPREVISORA S.A. procederá a resolver las preguntas e inquietudes planteadas por escrito por los eventuales oferentes, las cuales podrán ser remitidas con anticipación o entregadas ese mismo día al inicio de la audiencia; las que no sean resueltas en la misma, se responderán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de celebración de dicha diligencia, en un documento que se comunicará a todos los interesados a través de publicación en la página Web de FIDUPREVISORA S.A.
Por otra parte, y como resultado de lo debatido en la audiencia y cuando resulte conveniente, se expedirá las modificaciones pertinentes a los Términos de Referencia mediante adendas, los cuales serán publicados en la página Web de FIDUPREVISORA S.A.
2.8 Acto de cierre de la invitación y apertura de la urna
Las propuestas deben ser entregadas e introducidas en la urna respectiva ubicada en la Gerencia Administrativa de FIDUPREVISORA S.A, Calle 72 No.10-03 piso 2, Bogotá D.C., conforme la fecha y hora establecidos en el Cronograma de la Invitación como plazo máximo para la entrega de éstas.
En acto público que se realizará en ésta misma fecha, se procederá al cierre de la invitación y a la apertura de la urna que contiene las propuestas. En dicho acto se levantará un acta en la cual se relacionará el Nombre y/o razón social de los Proponentes.
Las propuestas presentadas después de la fecha y hora de cierre de la invitación, serán devueltas sin abrir, al interesado.
2.9 Número mínimo de participantes
De presentarse una única propuesta, ésta puede ser adjudicada si se ajusta y cumple con todos los requerimientos de tipo técnico, financiero, económico y jurídico.
2.10 Evaluación de propuestas
FIDUPREVISORA S.A. realizará las evaluaciones jurídica, técnica, económica y financiera de las propuestas, dentro del término máximo estipulado en el cronograma de la invitación.
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El orden de evaluación, comprenderá, en primera instancia, los Requisitos Mínimos especificados en los numerales 3.2.3. y el capítulo 5 de este documento, seguido de las evaluaciones jurídica y financiera, considerados habilitantes para que la propuesta sea evaluada técnicamente.
FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar hasta el momento de la adjudicación, por escrito o vía fax o mediante correo electrónico, dirigido al representante legal de la empresa o firma Proponente, las aclaraciones y explicaciones a que hubiere lugar, y si es del caso, solicitar que se alleguen los documentos necesarios para tal fin, sin que por ello los Proponentes puedan completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas.
El término de evaluación previsto en el presente numeral podrá prorrogarse.
2.11 Aceptación de la Oferta
La adjudicación se efectuará conforme se establece en el cronograma de la invitación. Dicho plazo podrá ser prorrogado por un lapso no mayor a la mitad del inicialmente fijado.
FIDUPREVISORA S.A. podrá aceptar en forma total o parcial, sin que se exceda el presupuesto oficial de esta contratación, al (los) Proponente(s) cuya(s) oferta(s) obtenga(n) el mayor puntaje conforme los parámetros previstos en el Capítulo 4 de estos Términos y el alcance estipulado en los capítulos 1, 2, 3 y 4 del Anexo 7, siempre que la(s) misma(s) sea(n) hábil(es) y favorable(s) según lo establecido en los presentes Términos de Referencia. Conforme lo anterior, la fiduciaria podrá adjudicar independientemente y a proponentes distintos, si es del caso, los componentes 1, 2 3 y 4 del Anexo 7, siempre y cuando exista adjudicatario del componente 1(ERP).
En virtud de lo anterior, el proponente deberá especificar y garantizar que los diferentes componentes de la solución ofertada, conforme los capítulos 1, 2, 3 y 4 del Anexo 7, no son dependientes entre sí ni se generara menoscabo en las funcionalidades independientes al estar ausentes las otras. La ausencia de este requisito será causal de rechazo de la oferta.
Si como resultado de la evaluación, dos o más Proponentes obtuvieren igual puntaje total entre todas las ofertas, y éste fuere el mayor de la evaluación final, siempre y cuando se cumplan las condiciones antes previstas, se adjudicará al Proponente que de ellos hubiere obtenido en la evaluación del factor TECNICO la más alta calificación y en caso de persistir el empate se asignará a quien haya obtenido la mayor calificación ECONOMICA y si persiste el empate se definirá por sorteo.
2.12 Adjudicación al Proponente calificado en segundo lugar
Si el adjudicatario de la presente Invitación no suscribe el respectivo contrato o no otorga la garantía única dentro del término señalado, FIDUPREVISORA S.A. podrá adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, al Proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para FIDUPREVISORA S.A.
2.13 No selección
FIDUPREVISORA S.A. es libre de no aceptar ninguna propuesta, bien sea porque ninguna de ellas se adecua a las exigencias de los presentes términos, porque existan
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causas que impidan la escogencia o comparación objetiva de las propuestas presentadas, o por razones de conveniencia.
FIDUPREVISORA S.A., podrá abstenerse de seleccionar y de contratar, sin que ello genere derecho a presentar reclamaciones por parte de los Proponentes, caso en el cual así se comunicará a los Proponentes, mediante publicación en la página Web.
2.14 Interpretación de los Términos de Referencia
Los presentes Términos de Referencia deben ser interpretados como un todo, por lo que sus disposiciones no pueden ser entendidas ni interpretadas de manera separada al que indique su contexto general. Los plazos establecidos en estos Términos de Referencia y en sus anexos se entenderán como días hábiles y los meses como calendarios, salvo que de manera expresa se indique lo contrario; cuando el vencimiento de un plazo no corresponda a un día hábil o no laborables, el vencimiento del plazo se trasladará al día hábil siguiente; el día sábado no se considera como día hábil.
Los presentes Términos de Referencia harán parte del contrato que se celebre en virtud de la Invitación.
2.15 Lucha contra la corrupción
En el evento de conocerse casos especiales de corrupción en el proceso de selección deberá informarse del hecho a la Oficina de Control Interno de FIDUPREVISORA S.A.
2.15.1Compromisos anticorrupción asumidos por el Proponente
El Proponente apoyará la acción del Estado Colombiano y del FIDUPREVISORA S.A. para fortalecer la transparencia y la responsabilidad de rendir cuentas, y en este contexto deberá asumir explícitamente los siguientes compromisos, sin perjuicio de su obligación de cumplir la ley colombiana:
El Proponente se compromete a no ofrecer ni dar sobornos ni ninguna otra forma de halago o dádiva a ningún funcionario en relación con su Propuesta, con el proceso de Invitación o de contratación, ni con la ejecución del Contrato que pueda celebrarse como resultado de su Propuesta.
El Proponente se compromete a no permitir que nadie incumpla el compromiso anterior, bien sea empleado suyo o un tercero independiente que lo haga en su nombre.
El Proponente se compromete al cumplimiento en todo momento de las leyes de la República de Colombia, y especialmente de aquellas que rigen la presente Invitación y la relación contractual que podría derivarse de ella, y se impone la obligación de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., ni a cualquier otro funcionario público que pueda influir en la Adjudicación del contrato, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que por su influencia sobre funcionarios públicos, puedan influir sobre la Adjudicación, ni de ofrecer pagos o halagos a los funcionarios de FIDUPREVISORA S.A., durante el desarrollo del contrato que se suscribiría de ser elegida su Propuesta.
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2.15.2Incumplimiento de los compromisos
Si durante el proceso de Invitación, se comprobare el incumplimiento del Proponente, de los compromisos antes enunciados, se procederá al rechazo de la Propuesta presentada. En caso que FIDUPREVISORA S.A., advierta hechos constitutivos de corrupción de parte del Proponente durante el proceso de selección, tales hechos se pondrán inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, a fin de que se inicien las acciones legales a que hubiere lugar.
Si se comprobare el incumplimiento de dichos compromisos con posterioridad a la Adjudicación de la Invitación, o con posterioridad a la suscripción del contrato, ello será suficiente motivo para dar por terminado el contrato, y se harán exigibles las sanciones previstas en el contrato.
2.16 Información por medios electrónicos
La publicación en la página Web, se considera como medio suficiente e idóneo para que los Proponentes conozcan los actos que se expiden en el proceso de Invitación, y con la presentación de su propuesta se entiende que aceptan este medio para la comunicación de las actuaciones de FIDUPREVISORA S.A., en la presente Invitación:
Los Términos de Referencia Las Adendas a los Términos de Referencia. La selección o la decisión de abstenerse de seleccionar. Otros documentos que hagan parte de la presente Invitación.
CAPÍTULO 3
3.1 Calidades de los Proponentes y de la propuesta
3.1.1 Calidades de los Proponentes
Podrán participar en la presente Invitación las personas jurídicas inscritas en el REGISTRO INTERNO DE PROVEEDORES O CONTRATISTAS de la FIDUPREVISORA S.A., sin perjuicio que se pueda participar cualquier otro oferente, que desarrollen las actividades del objeto de la presente invitación y cumplan los requisitos adelante señalados y que en cualquiera de los casos se encuentren hábiles para contratar.
Los Proponentes no deben encontrarse incursos en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibiciones previstas en la constitución y la ley.
La manifestación sobre ausencia de inhabilidades e incompatibilidades, se entenderá hecha con la sola presentación de la propuesta. El Proponente o cada uno de sus integrantes, cuando el mismo sea un consorcio o unión temporal, no debe aparecer relacionado en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República. Si aparece reportado en este boletín, el Proponente deberá acreditar la manifestación en tal sentido en la carta de presentación, a la cual deberá anexar el cumplimiento de las disposiciones, contempladas en la Resolución Orgánica Nº 05149 del 26 de octubre de 2000 y 5246 del 14 de septiembre de 2001 de la Contraloría General de la República.
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Las calidades y demás requisitos exigidos a los Proponentes en estos Términos de Referencia deberán acreditarse mediante los documentos certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme a la ley colombiana, previstos en los presentes Términos de Referencia.
3.1.2 Presentación de las propuestas
Con la sola presentación de la propuesta se entenderán aceptados todos los requerimientos previstos en los presentes Términos de Referencia tanto para participar como para la ejecución del futuro contrato.
El contenido de las propuestas es de carácter reservado en la forma prevista en estos Términos de Referencia, en alusión a las normas señaladas. Después de entregadas las propuestas no se permitirá la adición y/o el retiro total o parcial de los documentos que las componen.
Cada propuesta debe incluir el nombre del Proponente, su dirección, domicilio comercial y estar debidamente firmada por el representante legal de la empresa Proponente. En la propuesta es indispensable colocar en letra imprenta legible el nombre y apellidos completos de quien la suscribe.
Los paquetes deberán indicar el nombre o razón social del Proponente, su dirección, la ciudad y país respectivos, a efectos de que sea posible notificarle cualquier decisión o comentario relevante con la propuesta por cualquier motivo, si el paquete fuese entregado sin cerrar o sin las constancias requeridas no se asumirá responsabilidad alguna en caso de que la propuesta sea extraviada, abierta prematuramente, o simplemente refundida.
No se admitirán propuestas complementarias o propuestas de modificaciones, que fueren presentadas por correo o fax ni entregadas con posterioridad a la fecha y hora de cierre señalados.
Las propuestas deberán ser presentadas en idioma castellano, impreso en original y dos (2) copias, legibles, de idéntico contenido, estar foliadas en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, incluyendo en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos en los Términos de Referencia, entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados, concordantes con la numeración indicada en esta invitación.
Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original.
Se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos. De existir alguna diferencia la propuesta será rechazada.
En caso de existir discrepancia entre el valor unitario y el valor total de cada ítem, FIDUPREVISORA S.A. tomará para efectos de la evaluación de la propuesta el valor unitario.
Todos los gastos que impliquen la preparación y presentación de la Propuesta estarán a cargo del Proponente.
Si existiere discrepancia entre los valores en letras y en números, se tendrá en cuenta el valor en letras, siempre y cuando sea coherente con la invitación, sin perjuicio de
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que el contratante unilateralmente pueda dar por descartada la oferta, por los motivos señalados.
La presentación de la propuesta implica el conocimiento de la legislación colombiana en materia de contratación, especialmente las normas señaladas en el Código de Comercio, el Código Civil, el Manual de Contratación de la FIDUPREVISORA S.A. y demás normas concordantes con el régimen de contratación de FIDUPREVISORA S.A. y la aceptación de todas las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes Términos de Referencia.
Las ofertas se entregarán en sobres cerrados, debidamente rotulados como se indica a continuación, deben radicarse en la Calle 72 No 10-03 piso 2 de la ciudad de Bogotá.
Los rótulos deben contener la siguiente información:
Señores:FIDUPREVISORA S.A.Invitación Número _______Propuesta (Indicar si es original o copia)NOMBRE DEL PROPONENTE.Contiene: ____ foliosCiudad - País
De dicha diligencia se levantará un acta, en la que se dejará constancia de las propuestas recibidas, la cual será suscrita por los miembros de las distintas áreas que se encuentren presentes y designados para tal efecto y por los Proponentes presentes.
Con la presentación de la propuesta por parte del Oferente, queda plenamente demostrado que este último:
Estudió completamente las especificaciones, formularios y demás componentes de estos Términos de Referencia y las aceptó.
Recibió las aclaraciones necesarias por parte de FIDUPREVISORA S.A., sobre inquietudes o dudas previamente consultadas.
Ha aceptado que los Términos de Referencia son completos, compatibles y adecuados para identificar los servicios y obligaciones que se ejecutarán.
Está enterado a satisfacción en cuanto al alcance del objeto del contrato y ha tenido en cuenta todo lo anterior y lo relativo a las condiciones geográficas, climáticas y de orden público para realizar su oferta, así como todas las circunstancias necesarias para la debida ejecución del contrato en caso de ser elegido.
Todos los errores y las deducciones que con fundamento en sus propias interpretaciones, conclusiones ó análisis, realice el oferente respecto de los Términos de Referencia de esta Invitación, son por su exclusiva cuenta, por tanto, FIDUPREVISORA S.A. no asume responsabilidad alguna por tales deducciones.
3.1.3 Condiciones de la propuesta
Propuesta total: El Proponente podrá presentar una oferta total, que incluya todos los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede
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contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados.
Propuestas parciales: El Proponente podrá presentar una oferta parcial, que contemple uno o más de los componentes (ERP, BPM, CRM, BI) requeridos y en cuya parte económica puede contemplar una o las dos opciones económicas de remuneración (adquisición o alquiler), que se ajuste en todos los aspectos a las condiciones de esta Invitación, según las especificaciones y requerimientos técnicos mínimos que deben incluir la totalidad de los conceptos solicitados.
3.2 Documentos de la propuesta
La propuesta deberá contener la información requerida, vertida en los documentos señalados a continuación, en ese mismo orden y con una tabla de contenido o índice, la cual es necesaria para su comparación y selección objetiva.
Igualmente, debe adjuntarse completamente, la información requerida en los Anexos 1 al 13 de este documento. La no presentación de la información requerida en los anexos mencionados, dará lugar al rechazo de la oferta.
3.2.1 Carta de presentación de la propuesta
La carta de presentación (Proforma No. 1) deberá ser firmada por el Representante Legal del Proponente, quien señalará que se encuentra debidamente autorizado para presentar la propuesta de acuerdo con los estatutos sociales o con el documento de consorcio o unión temporal, y si no se encuentra autorizado por los estatutos, anexará el documento de autorización del órgano social competente, en el cual conste que está facultado para presentar la oferta y firmar el contrato hasta por el valor de la propuesta. La no presentación de la Carta de Presentación de la Propuesta, dará lugar al rechazo de la oferta.
3.2.2 Documentación adjunta
Cada uno de los Proponentes individuales y cada uno de los miembros de un consorcio o unión temporal si es del caso, deberán adjuntar a la propuesta los siguientes documentos:
a) Formato “INFORMACION GENERAL DE PROVEEDORES” completamente diligenciado y con los soportes descritos (Anexo 5).
b) Formato único de Hoja de Vida para Personas Jurídicas del Departamento Administrativo de la Función Pública (LEY 190 DE 1995 y LEY 443 DE 1998- RESOLUCIÓN 580 del 19 de agosto de 1999. Para cada una de las experiencias relacionadas en este documento, deberán adjuntarse las certificaciones respectivas.
c) Fotocopia del Número de Identificación Tributaria NIT o su equivalente.
d) Fotocopia de la cédula de ciudadanía de la persona natural o el Representante Legal de la persona jurídica.
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e) Certificado de existencia de representación legal, expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a cuarenta y cinco (45) días de antelación al cierre de la invitación y en donde conste haber sido constituida con una antelación no inferior a tres (3) años, que su vigencia será superior al término de la duración de la garantía ofrecida y que su objeto social prevé el desarrollo de las actividades objeto de la presente invitación.
f) El representante legal de la firma deberá declarar bajo la gravedad de juramento, que a la persona jurídica a la cual representa, no se le han hecho efectivas Pólizas de Garantía de Cumplimiento y/o Calidad en su contra o le han sido impuestas multas o sanciones por entidades contratantes, en los últimos tres (3) años. El anterior término se contará a partir de la fecha de entrega de la propuesta para participar en la presente invitación, lo cual estará sujeto a verificación. Será rechazada la propuesta presentada por el oferente que haya sido sancionado en los últimos tres años.
g) En caso de ser gran contribuyente, aportar el documento que así lo acredite. En todo caso deberá indicarse expresamente el régimen tributario al cual pertenezca.
h) Las personas jurídicas que se presenten en consorcio y/o unión temporal, deberán cumplir con lo siguiente:
A. Documento de constitución.
Indicar el título conforme al cual se presenta la propuesta (Consorcio o Unión Temporal)
Designar el Representante del Consorcio o Unión Temporal para todos los efectos, indicando las atribuciones conferidas para comprometer al Consorcio o a la Unión Temporal.
Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal.
En el caso de la Unión Temporal deben señalarse los términos y extensión de la participación de cada uno de los integrantes de la Unión, en la propuesta y en su ejecución, los cuales solo podrán ser modificados con el consentimiento previo y escrito de FIDUPREVISORA S.A.
B. El acta de acuerdo debe contener, entre otras cosas, la siguiente información:
Objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual será el mismo del contrato que llegare a suscribirse.
Tiempo de duración, que no será inferior al término del contrato y por un (1) año más.
La manifestación clara y expresa de la responsabilidad solidaria e ilimitada de los miembros del Consorcio ante FIDUPREVISORA S.A., y la responsabilidad limitada de las Uniones Temporales, según la participación de sus miembros en la ejecución del contrato, ante FIDUPREVISORA S.A.
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El porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del Consorcio y la Unión Temporal, según sea el caso.
Manifestación expresa de que las partes integrantes no podrán revocar y/o modificar el Consorcio o Unión Temporal durante el tiempo que dure el contrato y su etapa liquidación.
La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes de los mismos, según sea el caso.
PARÁGRAFO: Cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal de manera individual deberán cumplir y acreditar todos y cada uno de los requisitos y condiciones exigidos para las personas jurídicas atrás relacionados. En ningún caso se podrá participar con más de una (1) propuesta al tiempo, ya sea que se actúe como persona jurídica o como Consorcio o Unión Temporal.
Las personas extranjeras deberán presentar los documentos exigidos con su correspondiente traducción al idioma castellano, debidamente consularizados y legalizados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores con arreglo a las leyes de la República de Colombia.
Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar las propuestas mediante apoderados debidamente constituidos, con domicilio en Colombia y ampliamente facultados para presentar la propuesta, para suscribir y ejecutar el contrato, así como para representarla judicial y extrajudicialmente. Dicho apoderado deberá mantenerse por el término del contrato y un (1) año más como mínimo, a menos que de conformidad con las normas vigentes tenga la obligación de establecer una sucursal en Colombia.
En materia tributaria y contable, ya sea Persona Jurídica, Consorcio o Unión Temporal, se observarán todas las normas establecidas en la legislación Colombiana.
El documento o contrato de constitución del consorcio o unión temporal de oferentes extranjeros: en el evento en que el oferente se presente en una de estas modalidades, deberá ser ajustado a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1.993, y su duración no podrá ser inferior a la vigencia del contrato principal y un (1) año más.
i) Certificación vigente, expedida por la Contraloría General de la República, de que el Proponente o los miembros de la Unión Temporal o Consorcio no son responsables fiscales.
j) Cuando el Proponente obre por conducto de un representante o apoderado, allegará con su propuesta, copia del documento legalmente otorgado en el que conste tal circunstancia y las facultades conferidas.
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k) Si existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad, deberá acreditar extracto del acta debidamente suscrita por el Secretario de la Junta Directiva o Junta de Socios o del órgano social que haga sus veces, según fuere la naturaleza jurídica del Proponente, expedida como lo determina el Código de Comercio, donde se indiquen claramente las facultades otorgadas para presentar oferta, contratar en el evento que sea beneficiado en la adjudicación de la invitación y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo.
l) El Proponente con su oferta deberá presentar copia legible de los estados financieros, que contenga por lo menos balance general, estado de resultados y sus respectivas notas, con corte a 31 de Diciembre de 2009 debidamente firmados por:
o El Representante Legalo Contador Públicoo Y el Revisor Fiscal, si a él hay lugar según lo dispuesto en el parágrafo 2°
del artículo 13 de la Ley 43 de 1990
m) Certificación del Revisor Fiscal o el Representante Legal que indique el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales, así como los aportes al Sistema Integral de Salud y Pensiones con fecha de expedición no superior a 30 días a la fecha de cierre de la invitación.
n) El Proponente acompañará fotocopia de la Tarjeta Profesional y Certificado de Antecedentes Disciplinarios, tanto del Contador como del Revisor Fiscal, si a este último estuvieren obligados, expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la presente invitación.
o) Póliza de Garantía de Seriedad de la Oferta: El oferente deberá suministrar conjuntamente con la oferta una póliza de garantía de seriedad de la oferta a favor de FIDUPREVISORA S.A. por una cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la oferta, indicando claramente su vigencia, valor y objeto. Igualmente, la Garantía deberá acompañarse con certificado u otro medio idóneo donde conste que el tomador pagó la totalidad de la prima y que la garantía no se extingue aunque se produzca la terminación unilateral del contrato por parte de la compañía de seguros.
La garantía debe consistir en una póliza de una compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia de reconocida experiencia, trayectoria e idoneidad en el país, con póliza matriz aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia y debe corresponder a las que se otorgan a favor de entidades privadas. El Beneficiario de las pólizas de seguro es FIDUPREVISORA S.A., NIT, 860.525.148-5.
La no presentación de la garantía de seriedad dará lugar al rechazo de la oferta.
Cuando la oferta sea presentada por un Consorcio o Unión Temporal, las pólizas deberán ser tomadas a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando sus integrantes.
La Vigencia de la póliza deberá ser igual a la de la oferta, contados a partir del cierre de la invitación. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de solicitar la
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ampliación del período de validez de la garantía de seriedad cuando sea necesario prorrogar el término de las ofertas. De igual manera, si se prorroga el plazo para la suscripción del contrato o para la constitución de la garantía única, el adjudicatario deberá prorrogar la vigencia de la garantía de seriedad, si la vigencia inicial no fuere suficiente. El mayor valor que pueda generar la ampliación de dicha póliza, será en todos los casos a cargo del oferente.
Sanción por incumplimiento del oferente. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, la garantía de seriedad, se hará efectiva en favor de FIDUPREVISORA S.A. si el oferente seleccionado no se allanase a cumplir las obligaciones establecidas en estos Términos de Referencia y especialmente:
1. Cuando el Proponente, solicite el retiro de su oferta después de presentada y durante el período de validez de la misma, salvo en caso de inhabilidad o incompatibilidad sobreviniente ocurrida a partir del momento de su presentación.
2. Cuando al serle adjudicado el contrato al OFERENTE, éste no proceda a la suscripción del mismo dentro del plazo establecido en los Términos de Referencia.
3. Cuando se compruebe que la información suministrada en la OFERTA, en algunos de sus documentos, no corresponde a la realidad o no cumple a la fecha de presentación de la misma con los componentes ofrecidos.
4. Cuando no entregue los documentos necesarios para la ejecución del contrato en el plazo establecido, una vez suscrito éste.
Si por cualquier razón no se obtiene la efectividad de la garantía de seriedad de la oferta, FIDUPREVISORA S.A. adelantará los trámites legales pertinentes para obtener la efectividad de la misma.
Devolución de la garantía. La garantía de seriedad, será devuelta por FIDUPREVISORA S.A. a los oferentes no favorecidos en la inscripción en el registro, cuando ellos lo soliciten.
FIDUPREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes la presentación de documentos y/o aclaraciones a la oferta que se consideren necesarios y que no se encuentren enunciados en el presente numeral. El término para la solicitud de la documentación será el comprendido entre el cierre de recibo de propuestas y la adjudicación. El término para la recepción de los documentos y/o aclaraciones solicitados será el día hábil siguiente a la fecha de su solicitud.
La no presentación de los documentos y/o aclaraciones antes citados dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al recibo de la solicitud es causal de rechazo de la oferta.
3.2.3 Oferta Técnica – Requerimientos Mínimos
Independientemente de la opción económica ofertada (adquisición y/o alquiler), el Proponente deberá presentar una oferta técnica, que además de contener la información requerida punto a punto en el Capítulo 5 de estos Términos de Referencia, deberá acompañarse de los siguientes documentos:
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3.2.3.1 Certificados Mínimos de cumplimiento de contratos similares
El Proponente debe presentar como requisito mínimo y conforme el alcance de su propuesta (total o parcial):
Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 1 del Anexo 7 – ERP,
Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 2 del Anexo 7 – CRM,
Tres (3) certificaciones sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 3 del Anexo 7 – BPM, y,
Tres (3) certificación sobre cumplimiento de contratos relativos al Suministro e implementación de la solución ofrecida para el capítulo 4 del Anexo 7 – BI;
Los contratos acreditados deben estar en etapa de producción. Como mínimo, una (1) de dichas certificaciones, para cada uno de los casos, deberá corresponder a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en Colombia, y, una (1) de dichas certificaciones, para cada uno de los casos, deberá corresponder a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en el exterior.
Dichas certificaciones deberán estar identificadas y etiquetadas mediante texto en la parte superior derecha, como “CERTIFICACIONES MINIMAS”.
Las certificaciones deberán corresponder a contratos ejecutados o en ejecución, para los cuales su fecha de inicio se encuentre dentro de los cinco (5) últimos años, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación, expedidas por entidad contratante.
Las certificaciones con calificación de calidad y cumplimiento regular, mala o expresiones similares o que no cumplan con el requisito mínimo del inciso anterior no serán tenidas en cuenta en el estudio técnico respectivo.
Las certificaciones aportadas de clientes en donde el software ofrecido no se encuentre actualmente en producción serán rechazadas.
Serán rechazadas las propuestas cuando no se cumpla con la cantidad de certificaciones mínimas exigidas o si no corresponden a contratos ejecutados en entidades del sector financiero en Colombia en la forma requerida.
FIDUPREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados.
En las certificaciones expedidas por entidades oficiales colombianas bastará para su validez la firma del funcionario que las suscriba.
Cuando el Proponente certifique contratos en los cuales participó en Unión Temporal o Consorcio, se le acreditará en la calificación la totalidad de la experiencia certificada. Al
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menos uno de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deberá acreditar el requisito previsto en este numeral.
El proponente podrá aportar certificaciones de experiencia de procesos en forma individual, por parte de los integrantes del consorcio y/o unión temporal cuando sea del caso, o del fabricante de la(s) solución(es) ofertada(s), siempre y cuando medien las certificaciones requeridas en el numeral 3.2.3.2. “Respaldo del Fabricante”.
Para que la certificación sea considerada como válida, debe cumplir con las siguientes especificaciones mínimas:
Fecha de inicio: Indicar la fecha de inicio del contrato.
Fecha de Terminación (si aplica): Indicar la fecha de terminación del contrato.
Debe estar impresa en papel membreteado de la empresa que la expide y/o debe tener sello de la empresa sobre la firma de quien expide; deben distinguirse claramente el nombre, cargo y teléfono de contacto de quien certifica.
Objeto del contrato, el cual debe describir exactamente la solución y el software implementado, así como el alcance de la aplicación (suite completa o módulos); igualmente debe especificarse que SE ENCUENTRA EN PRODUCCIÓN AL MOMENTO DE EXPEDIR LA CERTIFICACIÓN.
Tiempo de ejecución del Contrato, deberá acreditar el periodo de ejecución del contrato.
Monto de la contratación: El monto de cada certificación aportada corresponderá, para contratos ejecutados, al valor final facturado, o, para contratos en ejecución, al valor facturado a la fecha de apertura de la invitación, y no podrá ser inferior al ochenta por ciento (80%) del valor de la solución propuesta para cubrir los requerimientos del capítulo 1, 2, 3 Y 4 del Anexo 7 en forma individual. Para el caso de contratos ejecutados en el exterior, el monto se liquidará conforme la TRM del día de suscripción / inicio del contrato, según el registro del Banco de la República. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el monto certificado se tomará con base en el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes.
Calificación: Cada certificación debe presentar la calificación (mala, regular, buena ó excelente) para los siguientes aspectos:
o Oportunidad y Calidad en la ejecución del plan de trabajo. o Oportunidad y Calidad en la entrega de los productos y/o servicios contratados.o Oportunidad y Calidad en la atención y solución de problemas.
3.2.3.2 Capacidad Administrativa y Operacional Mínima
Cada uno de los requisitos que se señalan en la siguiente tabla será de obligatorio cumplimiento por parte del Oferente. FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de corroborar mediante visitas físicas el cumplimiento de las exigencias establecidas.
Criterio Requerimiento Soporte Respuesta FolioMesa de Ayuda El oferente debe contar con
una Mesa de Ayuda para el reporte de incidentes. La Fiduciaria estima requerir
Certificación del Representante legal en donde se informe sobre la composición y procesos de
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soporte de la Mesa de Ayuda con disponibilidad de 5x10, sin embargo, ésta debe garantizar soporte extendido con disponibilidad 7x24.
la Mesa de Ayuda del Oferente. Igualmente debe certificar que ésta cuenta con mínimo un (1) año de funcionamiento.
Soporte Especializado
El oferente debe contar con un equipo de soporte técnico especializado (recursos humanos y recursos físicos) en la(s) herramienta(s) que hagan parte de su oferta.
Certificación del Representante Legal en donde se informe sobre el nivel de especialización de sus recursos de soporte
Respaldo deFabricante
El oferente debe contar con el respaldo y soporte del Fabricante de la(s) Herramienta(s) que incluya en su oferta. Este respaldo debeser expreso para la vigencia del contrato.
Certificaciones que avalen la representación del fabricante en cabeza del Oferente, en comunicación enviada y suscrita por el Representante Legal del Fabricante.
Representación en Colombia
El oferente debe contar con representación delProducto en Colombia.
Carta del Representante Legal en donde conste que el fabricante ha otorgado la representación del producto en Colombia.
El no diligenciamiento y cumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas en la tabla anterior, será causal de rechazo de la propuesta.
3.2.3.3 Equipo mínimo para la ejecución del contrato
El oferente, para garantizar la correcta ejecución de las actividades, servicios y productos contratados, deberá suministrar un equipo mínimo, mismo que no podrá ser cambiado durante la vigencia del contrato, sin la autorización previa de FIDUPREVISORA S.A. Igualmente, FIUDPREVISORA S.A., podrá solicitar el reemplazo de alguno de los integrantes del equipo mínimo, siendo obligación del Proponente efectuar el reemplazo mencionado por personal con igual o superior experiencia en un lapso no mayor a quince (15) días hábiles, conforme los requisitos mínimos exigidos para cada rol, so pena de incurrir en causales de incumplimiento del contrato.
El equipo mínimo deberá estar conformado por los siguientes roles y para cada uno de ellos se evaluarán criterios de experiencia específicos y obligatorios, para lo cual el Proponente debe adjuntar Hoja de Vida de cada uno de los integrantes en el formato suministrado por FIDUPREVISORA en el Anexo No.6 “Hoja de Vida”, identificando plenamente el Rol al que corresponde.
Los perfiles requeridos, así como los requisitos mínimos de éstos y las funciones mínimas, sin ser las únicas, esperadas por Fiduprevisora S.A., se encuentran descritos en el Anexo 12 – Equipo Mínimo.
El Proponente, para la ejecución del proyecto, podrá utilizar un número indeterminado de recursos, adicional al equipo mínimo, para cubrir los roles mencionados anteriormente, siempre y cuando se cumpla con los requisitos mínimos mencionados anteriormente. En el formato “HOJA DE VIDA” del Anexo 6, deberá establecerse claramente si el perfil corresponde al equipo mínimo o al equipo de soporte, así como el rol que se está cubriendo.
El no cumplimiento de cualquiera de las condiciones mencionadas en la tabla anterior, será causal de rechazo de la propuesta.
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3.2.3.4 Especificaciones técnicas de la Solución
El Proponente deberá cumplir con todos los requerimientos etiquetados como mandatorios, conforme el Anexo 7; el no cumplimiento de cualquiera de éstos será causal de rechazo.
El Proponente deberá aportar toda la documentación que considere pertinente y que le permita soportar el cumplimiento de los requerimientos específicos planteados a través de este documento. Dicha documentación deberá ser foliada y referenciada en donde se solicite. No se considerarán como soportes válidos, vínculos a páginas de internet o documentos que no estén anexados y debidamente foliados.
3.2.3.5 Derechos de Autor
El proponente deberá acreditar mediante las certificaciones necesarias y el debido registro ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor, con anterioridad mínima de dos (2) años contada a partir de la fecha de cierre del proceso, la titularidad de los derechos patrimoniales de autor de los productos específicos ofrecidos como parte de la solución, o, en su defecto, que obra bajo autorización expresa del (los) titular (es) de los mismos, titularidad que deberá así mismo ser acreditada con el registro ante la Dirección Nacional de Derechos de Autor con la misma anterioridad mencionada; la autorización expresa del titular deberá incluir la capacidad legal y técnica al oferente para implementar la solución, otorgar garantía, soporte y mantenimiento de la misma. Si la titularidad de los derechos patrimoniales de Autor recae en compañía extranjera dicha titularidad deberá acreditarse por medio de la entidad en el país de origen que haga las veces de la Dirección Nacional de Derechos de Autor de Colombia. La ausencia de este requisito será causal de rechazo de la oferta.
3.2.3.6 Certificación Multiplataforma
La infraestructura de base de datos actual de la Fiduciaria está basado en motor Oracle; el proponente deberá aportar como requisito mínimo, certificación expedida por el fabricante de la solución, en donde conste que ésta funciona sobre plataforma ORACLE, sin embargo, es deseable que dicha solución también funcione en esquemas multiplataforma, para lo cual el Proveedor podrá aportar certificación(es) adicional(es) expedida(s) por el fabricante del software sobre instalaciones en cliente, en la(s) cual(es) conste el funcionamiento de la solución ofrecida en esquema multiplataforma.
3.2.3.7 Certificación Funcionalidad
El proponente deberá aportar como requisito mínimo, certificación, conforme Proforma No. 02 - Certificación de Funcionalidad, en la que manifieste conocer, haber estudiado y garantizar que las soluciones ofrecidas soportan el contenido del Anexo 13 - Estructura General de Negocio, así como que las soluciones ofrecidas soportan todas las operaciones y funcionalidades requeridas en el Anexo 7, para todos los negocios y sociedad, de manera individual y consolidada, conforme el modelo plasmado en el anexo mencionado.
3.2.4 Oferta económica
Todos los valores de la oferta deberán ser expresados en dólares americanos (USD$) sin exceder el presupuesto oficial de la invitación. El proponente podrá ofertar las
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opciones económicas previstas en la invitación (adquisición y/o alquiler), siendo oferta aceptable, como mínimo una de las mencionadas. El Proponente indicará que los valores unitarios son fijos y se mantendrán así desde la presentación de la propuesta y durante toda la ejecución del contrato, y que incluyen la totalidad de los costos directos e indirectos, tales como nacionalización, transporte, impuestos, imprevistos, e IVA, si a ello hubiere lugar, y demás impuestos del orden Nacional que el cumplimiento del respectivo contrato conlleve. En caso de no expresar que éstos se encuentran incluidos en el valor de la propuesta, los mismos se entenderán comprendidos en dicho valor. Dichos valores deben relacionarse en los formatos conforme las tablas del numeral 4.5. Evaluación Económica de este documento.
El Proponente debe considerar para determinar el valor de su propuesta, el riesgo cam-biario y los posibles incrementos que puedan presentarse en los costos directos e indi-rectos que el cumplimiento del contrato conlleve durante toda su ejecución.
Los precios de la propuesta deben mantenerse en firme a partir de la presentación de ésta y una vez suscrito el contrato se mantendrán fijos durante todo el tiempo de su ejecución.
3.3 Validez de las propuestas
La propuesta deberá tener una validez o vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación.
3.4 Rechazo de las propuestas
Se rechazarán aquellas propuestas que se encuentren en cualquiera de las siguientes circunstancias:
No ofrecer los servicios requeridos
Superar el presupuesto estimado
Presentar la propuesta por fuera del plazo o en lugar distinto al estipulado para su presentación
No cumplir u ofrecer los requisitos mínimos exigidos.
No adjuntar la garantía de seriedad de la oferta.
No presentar el certificado de Cámara de Comercio cuando haya lugar a ello.
No adjuntar el extracto del acta debidamente suscrita por el Secretario de la Junta Directiva o Junta de Socios o del órgano social que haga sus veces, según fuere la naturaleza jurídica del Proponente, expedida como lo determina el Código de Comercio, donde se indiquen claramente las facultades otorgadas para presentar oferta, contratar en el evento que sea beneficiado en la adjudicación de la invitación y firmar el respectivo contrato hasta por el valor total del mismo, cuando existieren limitaciones en las facultades del representante legal para contratar y comprometer a la sociedad.
No adjuntar los estados financieros, que contenga por lo menos balance general, estado de resultados y sus respectivas notas, con corte a 31 de Diciembre de 2009
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No diligenciar los anexos de estos términos.
La no presentación de la Carta de Presentación (proforma No. 1).
Cuando el Proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a las personas encargadas de la evaluación de las propuestas o de la adjudicación del contrato.
La comprobación de que el Proponente se halla incurso en alguna o algunas de las prohibiciones, inhabilidades y/o incompatibilidades para proponer o contratar, establecidas sobre la materia en la legislación colombiana vigente.
La omisión de alguno de los requisitos y anexos de la propuesta señalados como obligatorios en el numeral 3.2 del presente documento.
No acreditar las calidades para participar previstas en el Capítulo 3 de este documento.
Cuando la propuesta sea condicionada.
Cuando la propuesta no ofrezca o cumpla con las especificaciones técnicas obligatorias requeridas en el numeral 3.2.3. y el capítulo 5 de los Términos de Referencia.
Las demás causales de rechazo señaladas en la ley y en los presentes Términos de Invitación.
CAPÍTULO 4
4.1 Evaluación y calificación de las propuestas
FIDUPREVISORA S.A. realizará los análisis comparativos necesarios para adjudicar la presente invitación teniendo en cuenta los criterios de evaluación técnica y económica descritos a continuación, sobre una base de Cinco mil (5.000) puntos.
El puntaje final para cada propuesta y opción económica ofertada estará compuesto por las siguientes variables:
Propuesta (i)
j Módulo TotalEv. Técnica
Total Ev. Económica -
Alquiler
Total Ev. Económica - Adquisición
Total (T + Al)
Total (T + Ad)
1 ERP2 CRM3 BPM4 BI
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La calificación de las propuestas se efectuará así:
EVALUACION DE PROPUESTASTOTAL
Revisión Jurídica HabilitanteRevisión Financiera HabilitanteEvaluación Técnica 3500Evaluación Económica 1500TOTAL 5000
4.2 Revisión jurídica
La evaluación jurídica no tendrá ponderación alguna. Se trata del estudio que debe realizar la Vicepresidencia Jurídica de FIDUPREVISORA S.A., para determinar si la propuesta desde el punto de vista jurídico se ajusta a lo exigido en los Términos de Referencia, de conformidad con el análisis y verificación de los documentos requeridos. Cuando las propuestas no cumplan con los requisitos exigidos, este informe las excluirá de ser consideradas en la adjudicación, y no se efectuará la evaluación de los demás factores previstos.
4.3 Revisión financiera
La evaluación financiera no tendrá ponderación alguna. El estudio financiero de las propuestas se efectúa con el fin de asegurar a FIDUPREVISORA S.A., la normal ejecución del objeto a contratar sin riesgos económicos y financieros. Para el efecto, la Vicepresidencia Financiera de la FIDUPREVISORA S.A., examinará la información reflejada en el Balance General con corte a Diciembre 31 de 2009, en lo relacionado con Capital de Trabajo, Nivel de Endeudamiento, Índice de Liquidez y Patrimonio.
Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, igualmente el estudio financiero se realizará aplicando los factores señalados en este numeral, con base en los porcentajes de participación y sobre la composición agregada de la información de cada uno de sus integrantes, contenida en los Balances Generales con corte a 31 de diciembre de 2009 y las notas explicativas a los Estados Financieros cuando éstas se requieran.
El estudio financiero se efectuará teniendo como base los indicadores señalados a continuación.
Capital de Trabajo
Se determina el capital de trabajo (CT), restando el activo corriente (AC) el valor del pasivo corriente (PC) reflejado en el Balance General a Diciembre 31 de 2009.
Formula:
CT = AC – PC
Criterio:
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Si CT > = al cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será ACEPTADA
Si CT < al cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP), dicha oferta será RECHAZADA
Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, el Capital de Trabajo se calculará con base en la composición agregada o sumatoria simple de los valores del activo corriente y el pasivo corriente que se registren en el Balance General a Diciembre 31 de 2009, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula:
CTC= å (AC1+ AC2 + AC3 + .....+ ACn ) - å (PC1 + PC2 + PC3 + ...+ PCn )
Donde:
CTC Capital de Trabajo total del consorcio o unión temporalAC (1...n) Activo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la
unión temporal.PC (1....n) Pasivo corriente de c/u de los integrantes del consorcio o de la
unión temporal.
El resultado de aplicar la formula anterior para Capital de Trabajo del consorcio o unión temporal, deberá garantizar como mínimo el valor total de la propuesta presentada por el Proponente (VP).
Si efectuado este estudio, se presenta capital de trabajo que no se cumple con las exigencias contenidas en este numeral, la oferta será RECHAZADA.
Nivel de Endeudamiento
Se obtiene el porcentaje de endeudamiento resultante de dividir el Pasivo Total por el Activo Total, reflejado en el Balance General a diciembre 31 de 2009 el resultado se multiplicará por 100, así:
Formula:
NE = (PT / AT) * 100
Para el caso de consorcios y uniones temporales, se calculará el Nivel de Endeudamiento con base en la composición agregada o sumatoria simple del Pasivo Total y del Activo Total, que se registre en el Balance General a diciembre 31 de 2009, de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, aplicando la siguiente fórmula:
NEC = å (PT1 + PT2 + PT3 + ............+ PTn ) * 100 å (AT1 + AT2 + AT3 + .......….+ ATn )
Donde:
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NEC Nivel de Endeudamiento del consorcio o unión temporalPT (1…n) Pasivo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión
temporal.AT (1....n) Activo Total de c/u de los integrantes del consorcio o de la unión
temporal.
Para el estudio financiero se toman los estados financieros a 31 de diciembre de 2009. Los mínimos requeridos para que la propuesta sea considerada serán los siguientes:
Capital de Trabajo: Mínimo el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la propuesta
Endeudamiento: Máximo 75% (setenta y cinco por ciento)
Patrimonio (Expresado en SMMLV): Mayor o igual al cincuenta por ciento (50%) del valor de la propuesta
Se deberá diligenciar el Anexo No. 1 - CUADRO DE CÁLCULO DE INDICADORES FINANCIEROS.
4.4 Evaluación técnica– 3500 puntos
Solamente las propuestas habilitadas jurídica y financieramente y que cumplan con los requerimientos técnicos mínimos, serán objeto de esta evaluación. Dicha evaluación comprende la verificación de los requisitos técnicos establecidos en los Términos de Referencia, de los cuales se examinará que las propuestas presentadas cumplan con los requisitos mínimos establecidos para cada ítem del cual se haya presentado propuesta. A partir de ello se calificará técnicamente y se dará más puntaje al Proponente que más ventajas técnicas ofrezcan para FIDUPREVISORA S.A. y así proporcionalmente a las demás propuestas.
El esquema de evaluación Técnica se llevará a cabo de la siguiente manera:
REQUERIMIENTOS EVALUABLES PUNTAJEMAXIMO
Condiciones requeridas:Módulo ERP 675Módulo CRM 675Módulo BPM 675Módulo BI 675
Experiencia del Proponente 200Valor contratos ejecutados 100Certificaciones de calidad del software 300Costos de adaptaciones adicionales requeridas 100Funcionamiento Multiplataforma de la Solución 100TOTAL 3500
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La calificación mínima en la evaluación técnica será de dos mil ochocientos (2800) puntos; en el evento de no alcanzar esta calificación la oferta será rechazada.
4.4.1 Condiciones requeridas
Se calificará de acuerdo al ANEXO No. 7 – REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.
Las condiciones planteadas en el anexo mencionado y etiquetadas como mandatorias, constituyen el mínimo de funcionalidades por componente que FIDUPREVISORA S.A. espera recibir como respuesta a esta invitación y por tanto se consideran Requerimiento Mínimo, tal como se estipula en el numeral 3.2.3.4..
Los Requerimientos no Funcionales incluidos en el Anexo 7, serán también de obligatorio cumplimiento, salvo se estipule lo contrario, siendo causal de descalificación el no cumplimiento de alguno de ellos.
Las condiciones etiquetas como opcionales, corresponden a aquellas que FIDUPREVISORA S.A. considera relevantes pero que no son exigidas dentro de la operación y que representan funcionalidades de valor agregado. Sobre estas condiciones, se asignará el puntaje respectivo, conforme se describe a continuación.
Por efectos de orden, el Anexo 7 se encuentra organizado por componentes, sin embargo, el proponente debe contemplar que pueden existir funcionalidades incluidas bajo algún componente, que puede ser atendida por funcionalidades existentes en otro componente o módulo. En este caso, el proponente podrá agregar la observación pertinente, referenciando el folio en que se describe el tema en particular.
El oferente deberá responder cada una de las condiciones etiquetadas opcionales en la columna Respuesta, registrando en ésta SI CUMPLE (SI) o NO CUMPLE (NO) e indicando en la columna FOLIO la ubicación dentro del documento general de la propuesta, del soporte respectivo, el cual podrá hacer referencia a fichas técnicas documentales que deberán anexarse. No se considerarán como soportes válidos, vínculos a páginas de internet o documentos que no estén anexados y debidamente foliados.
Adicionalmente el oferente deberá responder en la columna Requ. Desarrollo si para el cumplimiento de la condición requiere de desarrollo adicional sobre el software base; las posibles respuestas son SI o NO.
Cuando el oferente no registre ninguna respuesta en la columna Respuesta a cualquiera de las condiciones, se entenderá que la respuesta es No Cumple (NO).
Cuando el oferente no registre respuesta en la columna Requ. Desarrollo a cualquiera de las condiciones, se entenderá que la respuesta es Si (Si requiere Desarrollo).
FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de validar la forma cómo fue sustentada cada respuesta y realizará comprobaciones y verificaciones necesarias. Con base en la mencionada validación, la FIDUPREVISORA S.A. aceptará o rechazará las respuestas suministradas.
Con base en el diligenciamiento mencionado anteriormente, la FIDUPREVISORA S.A. aplicará la siguiente fórmula de calificación:
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La propuesta con el mayor número de respuestas Cumple obtendrá el mayor puntaje asignado sobre una base máxima conforme el módulo evaluado (ver tabla) y las demás se calificarán en forma directamente proporcional.
(a) C_Pr (i) = Mc(j) * (C(i) / CMx )Donde:
Mc (j) = Puntaje máximo cumplimiento Módulo (j)C_Pr (i) = Puntaje asignado a la Propuesta(i).CMx = Máximo número de respuestas Cumple entre las propuestas C(i) = Número de respuestas Cumple para la Propuesta(i).
La propuesta con el menor número de respuestas con necesidad de desarrollos adicionales obtendrá el mayor puntaje asignado sobre una base máxima conforme el módulo evaluado (ver tabla) y las demás se calificarán en forma inversamente proporcional.
(b) ND_Pr (i) = Md(j) * ( ND(i) / NDMx )Donde:
Md (j) = Puntaje máximo desarrollos módulo (j)ND_Pr (i) = Puntaje asignado a la Propuesta(i).NDMx = Máximo número de respuestas No Requiere Desarrollo entre las
propuestasND(i) = Número de respuestas No Requiere Desarrollo para la
Propuesta(i).
Los puntajes máximos posibles por módulo (Mc (j) y Md (j)) se ilustran en la tabla siguiente:
Puntajes Máximos por Módulo
j Módulo Cumplimiento Desarrollos adicionales Total
1 ERP 350 325 6752 CRM 350 325 6753 BPM 350 325 6754 BI 350 325 675
El puntaje de cada Oferente para este punto y para cada módulo, será el resultado de sumar el puntaje obtenido en (a) y el puntaje obtenido en (b) conforme la tabla anterior y se reflejará en la tabla siguiente:
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Propuesta (i)
j Módulo Total(a) + (b)
1 ERP2 CRM3 BPM4 BI
4.4.2 Evaluación experiencia
Para acreditar la experiencia solicitada en los puntos 4.4.2.1. y 4.4.2.2., el Proponente deberá aportar certificaciones técnicas y comerciales correspondientes a contratos de servicios similares, adicionales a las establecidas como requisito mínimo en el numeral 3.2.3.1. y conforme el alcance de su propuesta (total o parcial). Para esto el Proponente podrá anexar máximo hasta cinco (5) certificaciones, las cuales deben cumplir con las especificaciones establecidas en el numeral 3.2.3.1. para ser consideradas válidas
4.4.2.1 Experiencia del Proponente (200 puntos)
CRITERIO PUNTAJE MAXIMO
Cada certificación de experiencia en contratos de suministro e implementación de soluciones del software ofrecido para los módulos ERP, CRM, BPM o BI en territorio colombiano o en el exterior que cumpla con los criterios requeridos, se le asignarán cuarenta (40) puntos.
200
4.4.2.2 Valor contratos ejecutados (100 puntos)
CRITERIO PUNTAJEMÁXIMO
Cada certificación de experiencia en contratos de suministro e implementación de soluciones del software ofrecido para los módulos ERP, CRM, BPM o BI que este entre el 80% y el 89.99% del valor de la propuesta, se le asignará ocho (8) puntos
40
Cada certificación de experiencia en contratos de suministro e implementación de soluciones del software ofrecido para los módulos ERP, CRM, BPM o BI que este entre el 90% y el 99.99% del valor la propuesta, se le asignará catorce (14) puntos.
70
Cada certificación de experiencia en contratos de suministro e implementación de soluciones del software ofrecido para los módulos ERP, CRM, BPM o BI igual o superior al 100% del valor de la propuesta se le asignará veinte (20) puntos.
100
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4.4.3 Certificaciones de calidad de desarrollo del software – 300 puntos
El Proponente, podrá aportar los avales y/o certificados que lo acrediten como Fábrica(s) de Software ofertado, oficialmente avalado(s) conforme método de evaluación propio del modelo SW-CMMI (Software - Capacity Maturity Model® Integration). La evaluación deberá haber sido liderada por profesional autorizado y acreditado por el SEI (Software Engineering Institute) – Lead Assesor/Evaluator/Appraiser – y haber sido realizado en los últimos doce (12) meses contados a partir del mes anterior a la apertura de los términos de esta invitación.
En caso de no contar con la mencionada certificación, el Proponente podrá acreditar que se encuentra en proceso de implementación de ésta y que este proceso se ha iniciado por lo menos seis (6) meses antes de la fecha de apertura de esta invitación, mediante certificación expedida por el representante legal y avalada por un evaluador debidamente autorizado por el SEI. En este último caso, deberá adjuntarse también certificación del SEI en donde conste la calidad del evaluador. La FIDUPREVISORA S.A. se reserva el derecho de verificar la información aportada.
El puntaje (único) se asignará conforme la siguiente tabla:
CRITERIO PUNTAJEERP BPM CRM BI
En proceso de implementación (cumpliendo los requisitos descritos) 10 10 5 5CMMI 2 – Mínimo 1 Aval 60 60 15 15CMMI 3 o superior – Mínimo 1 Aval 150 100 25 25
4.4.4 Costos de adaptaciones adicionales requeridas - 100 puntos
Estas adaptaciones, son aquellas que surjan en forma adicional a los desarrollos previstos por el proveedor para cubrir los requerimientos del anexo 7.
Se tomará como referente para este numeral, el valor Total Promedio Ponderado ofrecido por el proponente como tarifa por hora, por el desarrollo de adaptaciones adicionales requeridas por la FIDUPREVISORA S.A., que no se encuentren cubiertas dentro del servicio de soporte y mantenimiento.
El valor Total Promedio Ponderado, será el resultado de aplicar el peso ponderado sobre el valor de la tarifa hora de cada uno de los perfiles mencionados en la tabla siguiente, la cual deberá ser diligenciada discriminando los valores en la forma señalada.
No. Peso Rol Vr. Tarifa Hora (COP$)
1 10% Gerente de Proyectos de Software2 25% Arquitecto de Software3 25% Analista Desarrollador4 25% Analista de Pruebas5 15% Analista de Calidad
Total Promedio Ponderado
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Se asignará la totalidad de los puntos al Proponente que ofrezca el menor valor Total Promedio Ponderado incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de invitación a cotizar y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve, y en forma inversamente proporcional a los demás Proponentes.
Esta tarifa se considera fija por un lapso no inferior a cinco (5) años, siendo posible incrementarla para los años subsecuentes al primero, en un porcentaje menor o igual al IPC certificado por el organismo colombiano competente, reservándose el derecho la entidad de contratar dicho servicio.
4.4.4.1 Funcionamiento Multiplataforma de la Solución (100 puntos)
CRITERIO PUNTAJE MAXIMO
El proveedor que aporte certificaciones (mínimo dos [2]), expedidas por el fabricante del software sobre instalaciones en clientes, en donde conste el funcionamiento en esquema multiplataforma de la solución ofertada, se hará acreedor de totalidad de los puntos.
100
4.5 Tiempo de implementación de la solución
El Proponente deberá presentar como parte de su propuesta, cronograma de implementación de la solución, en el cual debe distinguirse plenamente el tiempo máximo de entrega de la solución en producción, el cual no podrá superar doce (12) meses a partir de la fecha de perfeccionamiento del eventual contrato que se derive de este proceso.
Dicho cronograma deberá incluir las fases específicas que se cubrirán (incluyendo como mínimo Instalación, Pruebas, Migración y Capacitación), así como los tiempos que se dedicarán a cada una para el cubrimiento de los diferentes hitos propuestos. Igualmente deberá especificar en dicho cronograma la gradualidad de implementación por módulos, si aplica.
Los tiempos estipulados en la oferta, se consideran como ANS (Acuerdos de Niveles de Servicio). La inobservancia de los acuerdos de servicio anteriormente mencionados, se penalizará con el descuento del cero punto cero, cero, cero, uno (0,0001) del valor total del contrato por cada día de retraso, bastando para su aplicación la certificación del supervisor del contrato. 4.6 Evaluación económica – 1500 puntos
La evaluación económica se efectuará con base en dos criterios particulares:
1. Evaluación Económica de la Solución – 1000 Puntos2. Evaluación Económica del Hardware y Base de Datos requerido – 500 puntos
El valor a adjudicar en este proceso, corresponderá al valor reflejado para cubrir los costos de licenciamiento, parametrización e implementación, desarrollos adicionales, soporte y mantenimiento y las actualizaciones de la evaluación económica solicitada, por cinco (5) años. Dicha adjudicación se efectuará en pesos colombianos (COP$) con una tasa de descuento en dólares americanos (USD$) de 2.5%, conforme se describe a continuación.
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4.6.1 Evaluación Económica de la Solución
Se asignarán puntos conforme el máximo establecido en la tabla siguiente para cada ítem (módulo), al Proponente que, ofrezca el menor valor calculado utilizando la metodología de Costo Anual Equivalente a partir de los flujos anuales, con una tasa de descuento en dólares americanos (USD$) de 2.5%, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de Invitación y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve, y en forma inversamente proporcional a los demás Proponentes.
Puntajes Máximos por Módulo
j Módulo Económico
1 ERP 3002 CRM 2503 BPM 2504 BI 200
El Proponente deberá diligenciar las tablas incluidas en el Anexo 10 Detalle Propuesta Económica Solución, incluyendo en ésta valores del 2010, correspondientes a los conceptos allí señalados, para cada uno de los componentes de la solución ofrecida.
Para el diligenciamiento de las tablas, deben diligenciarse los valores respectivos para cada uno de los Items listados; para cada año (1 al 5). La columna Total, debe contener la suma de la fila correspondiente; los campos Subtotal, IVA y Total, deben contener la suma de los valores por cada año (columna), así como el IVA y el Total de la suma de las dos cifras, respectivamente. Finalmente en el campo determinado por el cruce de la fila Total Componente y la columna Total, deben aparecer la suma de los valores de cada uno de los años, lo cual debe coincidir con la suma de la columna Total. Fiduprevisora S.A. efectuará los cálculos necesarios para garantizar que las cifras totalizadas se encuentren correctas. En caso de evidenciar diferencias entre las sumas aportadas por el proponente y las obtenidas por la Fiduciaria, primarán las segundas, quedando explícita tal situación en el informe de evaluación de las propuestas.
4.6.2 Evaluación Económica del Hardware y base de Datos - 500 puntos
Los elementos evaluados en este punto, no hacen parte de este proceso de contratación, sin embargo, si del proyecto en general y los valores allí reflejados son a título informativo y serán utilizados como referencia por Fiduprevisora S.A. durante la ejecución del mismo.
Se asignarán quinientos (500) puntos al Proponente que ofrezca el menor valor calculado utilizando la metodología de Costo Anual Equivalente a partir de los flujos anuales, con una tasa de descuento en dólares americanos (USD$) de 2.5%, incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), si a éste hubiere lugar y demás
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impuestos, tasas, de carácter nacional legales vigentes al momento de la apertura del presente proceso de Invitación y demás costos directos o indirectos que la ejecución del contrato conlleve, y en forma inversamente proporcional a los demás Proponentes.
El Proponente deberá diligenciar las tablas incluidas en el Anexo 11 Detalle Propuesta Económica Hardware y Base de Datos, incluyendo en ésta valores del 2010, correspondientes a los conceptos allí señalados.
Para el diligenciamiento de las tablas, deben diligenciarse los valores respectivos para cada uno de los Items listados, para cada año (1 al 5). La columna Total, debe contener la suma de la fila correspondiente; los campos Subtotal, IVA y Total, deben contener la suma de los valores por cada año (columna), así como el IVA y el Total de la suma de las dos cifras, respectivamente. Finalmente en el campo determinado por el cruce de la fila Total Componente y la columna Total, deben aparecer la suma de los valores de cada uno de los años, lo cual debe coincidir con la suma de la columna Total. Fiduprevisora S.A. efectuará los cálculos necesarios para garantizar que las cifras totalizadas se encuentren correctas. En caso de evidenciar diferencias entre las sumas aportadas por el proponente y las obtenidas por la Fiduciaria, primarán las segundas, quedando explícita tal situación en el informe de evaluación de las propuestas.
Para el caso de los servidores requeridos en la tabla, debe referenciarse la gama a la que corresponden.
CAPÍTULO 5
5.1 Especificaciones
5.1.1 Antecedentes
5.1.1.1 Definición de Alcance
Fiduprevisora S.A. con el fin de determinar el alcance de este proyecto, adelantó estudios previos de diagnóstico sobre la infraestructura de software actual, evidenciando la existencia de múltiples aplicativos, lo cual generaba necesidades de integración con su consecuente costo administrativo y técnico.
Con el objeto de disminuir al máximo el número de aplicativos, tal como se menciona anteriormente, y como resultado del diagnóstico efectuado, se identificó la necesidad de contar con soluciones claramente diferenciadas:
Solución de Fiducia (Core), que permita administrar la información relativa al negocio Fiduciario, y,
Solución ERP, que permita administrar la información administrativa, financiera, comercial, contable, de gestión humana y cadena de abastecimiento, tanto de los negocios que gestiona la Fiduciaria, como la de empresa, en conjunto con esquemas de BPM, CRM y BI.
El modelo previsto, se presenta en la Figura 1 siguiente:
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FRONTClientes
CORENegocio
Fiduciario
ERPInformación Fiduciaria /
Empresa
USUARIOSFiduprevisora
Solución Software
Figura 1. Modelo de Operación
Como se observa en la Figura 1, se distinguen tres entornos:
1. Front enfocado a los servicios que se prestarían al Cliente Final a través de esquemas WEB
2. Solución de Software que contempla la existencia de las dos soluciones individuales (Fiducia y ERP)
3. Clientes Usuarios de FIDUPREVISORA S.A.
El objetivo del módulo CORE será el de permitir el procesamiento y transaccionalidad propia del negocio Fiduciario, configurándose como insumo (DATA) para el módulo ERP, el cual, debe entenderse como el punto de acopio de datos y generación de información de gestión, información para toma de decisión gerencial e insumo para generación de conocimiento (Ver Figura 2).
Cabe anotar, que pueden presentarse situaciones en las cuales los datos iniciales son sometidos a algún tipo de procesamiento en uno de los módulos, completando dicho trámite en otro, razón por la cual, debe contemplarse la atención total de la funcionalidad a través de la solución integrada, sin que necesariamente ésta se complete en el módulo origen.
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Infraestructura de Hardware Seguridad y control
Procesos alineados con mejores prácticas
Estrategia de Cambio Organizacional
Gerenciamiento de Transformación Empresarial y de Implementación de sistemas de información
Gesti
ón D
ocum
enta
l
Infraestr. Hardware
Modelo DIKW
Figura 2. Modelo Conceptual
Teniendo en cuenta lo anterior, Fiduprevisora S.A. enfoca, mediante estos términos, la atención de soluciones que cotejen todos los requerimientos detallados en el Anexo 7, y que enmarcarían inicialmente los componentes de ERP, BPM, CRM y BI, mismos que posteriormente deben contar con la posibilidad de integrarse a soluciones CORE de negocio y soluciones de Gestión Documental o, en un esquema mayor, soluciones tipo ECM.
Por otra parte, teniendo en cuenta que a la fecha Fiduprevisora S.A. cuenta con software de propósito específico implementado y en funcionamiento, sobre el cual no se contempla reemplazo, debe cotejarse la integración de las soluciones mencionadas (conforme se menciona en el Anexo 7) con los siguientes aplicativos:
Software Jurídico (ORION): BD Oracle / Arquitectura WEB / .Net
Software de Inversiones (PORFIN): BD Oracle / Arquitectura C/S / Oracle Developer 6i
Software de Gestión de Calidad (ISolucion): BD Oracle / Arquitectura WEB / .Net
Software Administración Fondo de Prestaciones del Magisterio (FOMAG): BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE
Software Nómina de Pensionados: BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE
Software de Gestión Documental: BD Oracle / Arquitectura WEB / J2EE. A ser provisto en contratación posterior
Software Inteligencia de Negocios (BI): A ser provisto en contratación posterior
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Software BPM: A ser provisto en contratación posterior
Software CERO (Control Estratégico de Riesgos)
5.1.1.2 Infraestructura Tecnológica Actual
Como apoyo tecnológico para el manejo del negocio la FIDUPREVISORA S.A., cuenta con la infraestructura, tanto en hardware como de software, con capacidades para soportar los sistemas de información que requiera la organización.
Tecnologías de software: Manejador de Base de Datos ORACLE 10g Sistemas Operativos UNIX, Windows Server 2003 Correo Electrónico Exchange. Herramientas de Microsoft Office.
Comunicaciones
Red WAN. Topología Estrella Sistemas Operativos Estaciones Clientes
El software debe poder ejecutarse desde estaciones cliente con sistemas operativos Windows 2000 y Windows XP.
Arquitectura.
Sistemas de Información en arquitecturas Cliente / Servidor (Developer Oracle) y Web (J2EE), sobre base de datos Oracle.
Seguridad.
En cuanto a los mecanismos de seguridad se utilizan tres filtros, el primero es suministrado por el Sistema Operativo del Cliente, el segundo por la Red y el tercero por el Manejador de bases de datos en este caso del Oracle definiéndose roles de Parametrización, captura, consulta y reportes para cada aplicativo y asociando los usuarios encargados de cada tarea a estos roles. A nivel de los Aplicativos, se tienen definidos niveles de acceso por usuario, de acuerdo a una parametrización inicial del negocio, lo cual da un cuarto nivel de seguridad de acceso a datos y procesos.
5.1.1.3 Integración
FIDUPREVISORA S.A. cuenta con diferentes sistemas de información que apoyan la operación del negocio; el Proponente debe tener en cuenta que para la implementación de la solución se requiere de desarrollos de nuevas funcionalidades y/o interfaces ue permitan la comunicación ó interacción con estos de manera eficiente y efectiva, con unos tiempos de respuesta mínimos. Dependiendo del grado de criticidad de la información que se maneje con las nuevas funcionalidades la comunicación podrá manejarse en forma de archivo plano, objeto compartido, web services ó datos de archivo XML; para esto se manejaran los estándares definidos por el área de Tecnología.
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5.2 Especificaciones técnicas
5.2.1 Generalidades
El Proponente debe garantizar que dentro de su propuesta, tanto de implementación como de soporte y mantenimiento posterior, se encuentran cubiertas, sin costo adicional, todas las actualizaciones de software relacionadas con normatividad emitida por los entes de control colombianos y nuevas versiones del producto liberadas (release), mientras subsistan los mencionados esquemas de soporte y mantenimiento, y, durante el tiempo de garantía de la solución.
El Proponente deberá ofertar soluciones robustas de mercado probadas y estables, que cubran el modelo de negocio, modelo de integración y funcionalidades establecidas en los anexos 7 y 13.
El Proponente deberá brindar la asistencia técnica, capacitación y acompañamiento a los equipos de trabajo definidos al interior de la FIDUPREVISORA S.A. con objeto de asegurar la implementación y puesta en marcha de la solución.
El Proponente deberá estimar la realización del levantamiento de información que le permita identificar las necesidades de personalización en cada uno de los módulos a implantar.
El Proponente debe contemplar dentro de su propuesta, la atención de todos los puntos requeridos como mandatorios en el Anexo 7, mismos que configuran los requerimientos mínimos de FIDUPREVISORA S.A.
El Proponente debe contemplar que dentro de su oferta, no se aceptará el ofrecimiento de ninguna solución de Software que haya sido implementada previamente en FIDUPREVISORA S.A., ya sea en su versión o suite completa o por módulos; dicho software se encuentra especificado en el Anexo 9 - Inventario-SI-ERP-FIDUCIA.
5.2.2 Implementación de la solución
La implementación de los módulos debe realizarse en forma tal que se optimicen los tiempos de puesta en marcha de la solución. Para garantizar este aspecto, deben tenerse en cuenta los lineamientos establecidos en los numerales siguientes.
5.2.2.1 Metodología
El Proponente deberá presentar como parte de su propuesta una metodología que contemple toda la implementación de la solución requerida. El plan de implementación debe ir acompañado de los cronogramas respectivos para cada una de las actividades a realizar en el desarrollo del proyecto.
FIDUPREVISORA S.A. proveerá, además de un grupo de Gestión de Proyecto, un equipo de trabajo continuo durante toda la duración del proyecto, el cual estará conformado por funcionarios expertos en cada uno de los temas y módulos que se implementen a través de la solución. La dedicación del mencionado equipo de trabajo, será del tiempo requerido durante los lapsos que se definan en los cronogramas y planes de implementación acordados con el proponente.
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El grupo del oferente seleccionado deberá tener una dedicación de tiempo completo durante la duración total del proyecto.
La metodología propuesta debe contener como mínimo los siguientes aspectos:
Descripción de la metodología de trabajo para el desarrollo e implementación y el plan general de actividades para la ejecución del trabajo.
Descripción de la metodología de trabajo para la fase de capacitación y el plan general de actividades para la ejecución del trabajo.
Descripción de la metodología de trabajo para la fase de soporte y el plan general de actividades para la ejecución del trabajo.
Descripción de la metodología de trabajo para la prestación del servicio de garantía y el plan general de actividades para la ejecución del trabajo.
Descripción de la metodología de trabajo para la actualización de versiones por modificaciones de las aplicaciones (corrección de errores técnicos o ajustes) y el plan general de actividades para la ejecución del trabajo.
5.2.2.2 Suministro e instalación de la solución
El Proponente deberá incluir en la oferta, un plan detallado de suministro e instalación con los tiempos de cada fase / proceso definidos.
El Proponente deberá entregar manuales actualizados en español de
instalación, configuración, técnico, de administración y de usuario final, en físico y medio magnético, los cuales también deben poder ser accedidos en línea a través de los aplicativos.
Los manuales deberán estar escritos en español y redactados en forma comprensible para el personal sin conocimientos técnicos.
El contenido de la documentación que debe entregar el Proponente deberá ser aprobado por el los líderes y por el supervisor del contrato.
5.2.2.3 Capacitación
El Proponente deberá cumplir con las siguientes actividades en el proceso de capacitación:
Presentar en la propuesta el plan de capacitación tanto para usuario final como para el administrador del software, donde se detalle el temario de los talleres a realizar y el perfil de las personas que deben participar en cada uno de ellos.
Diseñar los instrumentos y mecanismos de evaluación de la capacitación impartida de forma que estos midan el grado de conocimiento de los temas tratados y su utilización en los procesos cotidianos.
La capacitación comprende:
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o Cursos de capacitación para las personas usuarias de cada módulo con la intensidad requerida y pactada con la Fiduciaria, de tal forma que sea suficiente para garantizar que el personal usuario cuenta con las habilidades, destrezas y conocimientos necesarios para la correcta utilización del software.
o Para los usuarios líderes o administradores del Sistema, talleres de administración de mínimo 20 horas adicionales, que traten específicamente de la parametrización y formulación requerida para el correcto funcionamiento del sistema.
o Para el administrador del sistema, se deberá realizar una capacitación de mínimo 60 horas que trate específicamente de la configuración del sistema operacional, consideraciones sobre la base de datos, el funcionamiento en red, plan de backup y plan de contingencias.
o La realización de talleres de sensibilización con una duración mínima de 10 horas sobre el alcance de cada subsistema y del sistema en su totalidad y las implicaciones de su uso en la organización, los cuales deben estar dirigidos a jefes de área, administradores de bases de datos y operadores de los sistemas de información.
o Realización de evaluaciones de cada una de de las sesiones de capacitación, efectuadas a los asistentes a las mismas. En caso de que las evaluaciones no cumplan con los requisitos de aprobación, se deben efectuar sesiones adicionales que permitan alcanzar este propósito.
o Presentación de un informe de capacitación por dependencia que contenga como mínimo: relación de las personas capacitadas, resultados de la evaluación del instructor, alumnos y recomendaciones para mejorar el uso del sistema.
La(s) capacitación(es) debe(n) ser dictadas por personal del proveedor, que cuente con las certificaciones y/o avales específicos, expedidos por el fabricante.
5.2.2.4 Requerimientos mínimos de hardware
El Proponente deberá efectuar un dimensionamiento de los requerimientos de Hardware y Base de datos, conforme la solución ofrecida, entregando una ficha técnica donde estipule los requerimientos mínimos necesarios tanto en servidores (gama), cómo en estaciones de trabajo, almacenamiento, base de datos y demás que se considere pertinente, contemplando entornos de prueba y producción.
Este dimensionamiento, será insumo para el diligenciamiento de las tablas requeridas en el numeral 4.6.2.
El Proponente debe contemplar dentro de la solución mencionada, el suministro de todo el software adicional y base, licenciamiento y herramientas necesarias, webservices, conectores, interfaces y demás componentes del software requeridas para el correcto funcionamiento y puesta en producción de la solución ofertada en su totalidad, con el fin de cubrir todos los requerimientos descritos en las especificaciones funcionales anexas, sin incluir Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo en los entornos de prueba y producción.
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Para efectos del proyecto, en el entorno de Desarrollo, el proveedor debe contemplar el suministro del hardware y licenciamiento requerido sin perjuicio de lo estipulado en el Anexo 7. FIDUPREVISORA S.A. proveerá el licenciamiento de Base de Datos, Servidores y Sistema Operativo para los entornos de Prueba y Producción, así como la infraestructura de Hardware necesaria y requerida por el proponte, para los entornos de Pruebas y Producción, conforme características definidas en la ficha técnica solicitada.
5.2.3 Gestión del Cambio y Transferencia de Conocimiento
El proponente deberá estimar e incluir dentro de su oferta, la metodología y ejecución de actividades de Gestión del Cambio y Transferencia del Conocimiento asociadas a la ejecución del proyecto, la cuales deberán como mínimo cubrir los siguientes aspectos:
Asesoramiento y acompañamiento a los líderes funcionales en la metodología para la actualización de los procesos impactados por la solución
Definición y asesoramiento en la implementación de una estrategia de divulgación de los procesos impactados por la solución.
Definición y recomendación de los cambios organizacionales que se deban adoptar en las áreas usuarias de los procesos impactados por la solución.
Desarrollo y Ejecución del plan de Gestión del Cambio para la adopción de los módulos de la solución y la estabilización y sostenibilidad de éstos.
Presentar y ejecutar, previo consenso con la Fiduciaria, un plan de sensibilización asociado al plan de capacitación.
Desarrollo y ejecución del plan de capacitación a usuarios finales de la solución.
Capacitar y transferir conocimiento en la especificación funcional y técnica de la solución.
5.3 Garantía de la solución
Para todos los efectos, en caso de opción económica Adquisición, el Proponente deberá suscribir garantía por todos y cada uno de los productos y/o servicios entregados por un tiempo no inferior a cinco (5) años, a partir de la entrega y aceptación a satisfacción de la solución por parte de la FIDUPREVISORA S.A., suscrita por el Supervisor del Contrato. En caso de opción económica alquiler, deberá suscribirse garantía de estabilidad de la solución durante el tiempo total de dicho alquiler (cinco [5] años).
Durante la vigencia de esta garantía, la corrección de los errores se llevará a cabo por cuenta y riesgo del Proponente, en el lugar donde ellos se presenten, y no generará a su favor ninguna clase de reconocimiento pecuniario por parte de la FIDUPREVISORA S.A.. La corrección de errores en ningún caso deberá tardar más de tres (3) días hábiles, salvo que en consenso con la FIDUPREVISORA S.A., se determine un tiempo distinto. Esta garantía deberá ser suscrita por el representante legal del Proponente.
5.4 Soporte y mantenimiento de la solución
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El Proponente deberá adjuntar a su propuesta, el Modelo de Soporte y Mantenimiento ofrecido a partir de la entrega a satisfacción de la solución completa, previa certificación del supervisor del contrato. En dicho modelo, deberá especificarse como mínimo, los ANS (Acuerdos de Niveles de Servicio) ofrecidos, procedimientos para implementación de nuevas versiones, ya sea por cambios normativos o por nuevas versiones liberadas (release), así como los valores esperados de dicho servicio, conforme las tablas del Anexo 10.
Igualmente debe especificarse, para el primer año, la tarifa por hora y el detalle de ésta, relacionado con adaptaciones adicionales requeridas por la FIDUPREVISORA S.A., que no se encuentren cubiertas dentro del mencionado servicio de soporte y mantenimiento. Dicha tarifa se considera fija por un lapso no inferior a cinco (5) años, siendo posible incrementarla para los años subsecuentes al primero, en un porcentaje menor o igual al IPC certificado por el organismo colombiano competente, reservándose el derecho la entidad de contratar dicho servicio.
Estos valores se consideran fijos y serán tomados como referentes de obligatorio cumplimiento para la suscripción del contrato respectivo cuando así se requiera, al asimilarse ésta información como Oferta Mercantil para la prestación del servicio de soporte y mantenimiento anualmente, o para la contratación de desarrollos adicionales si así se requiere.
CAPITULO 6
6.1 Del contrato
6.1.1 Término para firma del contrato e iniciación de la ejecución del mismo
Una vez adjudicada la invitación el Proponente favorecido deberá suscribir el correspondiente contrato conforme minuta anexa, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de la adjudicación.
El contratista deberá entregar a FIDUPREVISORA S.A. la garantía única establecida en el contrato junto con el recibo de pago de la prima de la garantía, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato o según el plazo establecido en el mismo. La póliza de seguros debe ser otorgada por una compañía establecida en el país y vigilada por la Superintendencia Financiera.
En el evento en que EL CONTRATISTA no constituya estas garantías, LA FIDUPREVISORA S.A. podrá dar por terminado el contrato sin ninguna indemnización a favor del CONTRATISTA, según lo que se establezca en el mismo, so pena de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta, sin perjuicio de las demás acciones legales a que haya lugar.
6.1.2 Lugar de entrega
Los servicios deben ser entregados en las instalaciones de Fiduprevisora S.A. ubicadas en la Calle 72 No. 10-03 de la ciudad de Bogotá.
La entrega se entenderá efectuada con la suscripción del respectivo acta, suscrita por quien entrega con el visto bueno del supervisor del contrato.
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6.1.3 Valor del contrato
El valor total del contrato será el valor total adjudicado, sin que sobrepase el monto de la disponibilidad presupuestal.
6.1.4 Forma de pago
El proveedor podrá facturar en dólares americanos (USD$) que se liquidarán y pagarán en pesos colombianos (COP$) con base en la TRM vigente a los diez (10) días calendario de la fecha de la factura.
La programación de pagos prevista por la Fiduciaria corresponderá al cumplimiento del cronograma y a la opción económica adjudicada de la siguiente manera:
Opción económica Adquisición:
Primer pago, equivalente al 10% del valor total del contrato excepto el costo total de Soporte y Mantenimiento y actualizaciones, a la finalización de la fase de levantamiento de información para personalización y ajuste, previa certificación del supervisor del contrato.
Segundo pago, equivalente al 35% del valor total del contrato excepto el costo total de Soporte y Mantenimiento y actualizaciones, cuando se finalice la instalación, parametrización, implementación en producción y capacitación del módulo ERP, previa certificación del supervisor del contrato.
Tercer pago, equivalente al 35% del valor total del contrato excepto el costo total de Soporte y Mantenimiento y actualizaciones, cuando se finalice la instalación, parametrización, implementación en producción y capacitación de los módulos adicionales (BPM, CRM, BI), previa certificación del supervisor del contrato.
Cuarto y último pago, equivalente al 20% del valor total del contrato del valor total del contrato excepto el costo total de Soporte y Mantenimiento y actualizaciones, cuando se suscriba el acta de liquidación del contrato con fundamento en el acta de recibo a satisfacción de todos los productos y/o servicios contratados suscrita por el supervisor del contrato.
Pagos anuales por soporte y mantenimiento, conforme se haya ofertado y efectivamente prestado y certificado su cumplimiento por el supervisor del contrato, hasta los cinco (5) años previstos.
Opción económica Alquiler:
Pagos mensuales por el servicio efectivamente prestado (estando la solución en producción) y certificado su cumplimiento por el supervisor del contrato, hasta los cinco (5) años previstos.
Para efectuar el pago, se debe radicar la factura correspondiente acompañada de la Certificación del Revisor Fiscal y/o representante legal en el que se indique el pago al sistema de seguridad social integral – aportes fiscales y parafiscales de sus empleados con fecha de expedición no superior a treinta (30) días, y demás documentos requeridos conforme el manual de contratación de la FIDUPREVISORA S.A.. Igualmente,
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debe acompañarse de certificación del supervisor del contrato contra criterios de aceptación de productos por parte de los usuarios.
6.2 Garantías
El contratista se obliga a constituir a favor y a satisfacción de FIDUPREVISORA S.A. una póliza expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en el país, amparando los riesgos que a continuación se detallan:
- CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO: por un monto igual al diez (10%) por ciento del valor del contrato y que su vigencia sea igual al término de duración del mismo y seis (6) meses más.
- CALIDAD DEL SERVICIO: por un monto igual al diez (10%) por ciento del valor del contrato y que su vigencia sea igual al término de duración del mismo y seis (6) meses más.
- PAGO DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: por el cinco (5%) del valor del contrato y con una vigencia igual al término de duración del contrato y tres (3) años más.
En el evento de que el contratista no constituya estas garantías, LA FIDUPREVISORA S.A. podrá dar por terminado el contrato éste sin indemnización ninguna a favor del contratista, según lo que se establezca en el mismo.
Las Pólizas contenidas en este numeral son independientes de las Garantías de fábrica propias de cada producto.
6.3 Cesión del contrato
El contratista no podrá ceder el contrato ni la ejecución de ninguna de las actividades contratadas a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, sin el consentimiento previo y escrito de la FIDUPREVISORA S.A..
6.4 Supervisión del contrato
FIDUPREVISORA S.A., mantendrá una permanente supervisión del contrato a través de la Gerencia de Tecnología e Información, quien verificará el desarrollo y en general el cumplimiento de los compromisos contractuales.
6.5 Impuestos y gastos
Todos los gastos que se requieran para el perfeccionamiento y legalización del contrato e iniciación del plazo de ejecución del mismo y ejecución del contrato serán por cuenta del contratista, así como también los impuestos a que haya lugar.
6.6 Solución de conflictos
En el evento en que surja alguna diferencia entre las partes por razón o con ocasión del contrato, buscarán en primer término una solución directa mediante conciliación, amigable composición o la transacción, dentro de los diez (10) días calendarios siguientes a la notificación que cualquiera de la partes envíe a la otra. Si en dicho término no fuere posible un arreglo a sus diferencias o a una parte de ellas ambas convienen someter el asunto al conocimiento a la autoridad judicial competente.
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La presentación de la propuesta dentro o con ocasión de la presente invitación a cotizar no genera obligación para FIDUPREVISORA S.A. para seleccionar y/o celebrar el contrato.
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PROFORMA No. 01CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA OFERTA
Bogotá, D.C. - Colombia.
Señores:
FIDUPREVISORA S.A. Gerencia Administrativa
ASUNTO: Invitación No. 0XX-2010
Por medio de los documentos adjuntos me permito presentar oferta para contratar la solución integral que cubra los siguientes servicios:
“Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento.”
Así mismo declaro:
1. Que conozco los Términos de Invitación del proceso de selección e informaciones sobre preguntas y respuestas, así como los demás documentos relacionados con el objeto a desarrollar y acepto cumplir todos los requisitos en ellos exigidos salvo las sugerencias expresamente declaradas, en el evento que sean aceptadas por FIDUPREVISORA S.A.
2. Que acepto las consecuencias que se deriven del incumplimiento de los requisitos a que se refiere el numeral anterior.
3. Que bajo la gravedad del juramento que toda la información aportada y contenida en mi oferta es veraz y susceptible de comprobación.
4. Que acepto las condiciones y demás exigencias para la ejecución del contrato.
5. Que en caso de que sea seleccionado, me comprometo a ejecutar el contrato con FIDUPREVISORA S.A. y a terminar el contrato dentro de los plazos contractuales, de acuerdo con lo establecido en los documentos del proceso de selección.
6. Que conozco y acepto en un todo las leyes generales y especiales aplicables a este proceso contractual.
7. Que con la firma de la presente Carta manifiesto bajo la gravedad de juramento que ni yo ni la(s) persona(s) natural(es) y/o jurídicas por mi representada, nos encontramos incursos dentro de las inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones consagradas en la Ley.
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8. Que yo y la(s) persona(s) natural(es) y/o jurídicas por mi representadas, nos encontramos a paz y salvo con el Tesoro Nacional, por concepto de todos los impuestos nacionales y distritales de los cuales somos sujeto pasivo. (En caso de no encontrarse a paz y salvo señalar el concepto de los atrasos en detalle.)
QUE MI OFERTA SE RESUME ASI:
Nombre completo del Proponente: NIT:Representante legal Cedula de Ciudadanía GARANTIA DE SERIEDAD:Aseguradora:Valor : Vigencia :
Desde: ( , , ) Hasta: ( , , )(Día, mes, año) (Día, mes, año)
Me permito informar que las comunicaciones relativas a este proceso de selección las recibiré en la siguiente dirección:
Persona contacto: Dirección: Ciudad: Teléfono(s): Fax: Correo Electrónico:
Atentamente,
Nombre Representante Legal:Firma Representante Legal:C.C.:
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PROFORMA No. 02CERTIFICACIÓN DE FUNCIONALIDAD
Bogotá, D.C. - Colombia.
Señores:
FIDUPREVISORA S.A. Gerencia Administrativa
ASUNTO: Invitación No. 0XX-2010
Por medio de la presente certificación, declaro que conozco y he estudiado el contenido del Anexo 13 – Estructura General de Negocio, y que las soluciones ofertadas en mi propuesta, soportan los modelos allí expuestos, así como todas las operaciones y funcionalidades requeridas en el Anexo 7 de los términos, para todos los negocios y sociedad, de manera individual y consolidada, conforme los modelo plasmados en los anexos mencionados.
Atentamente,
Nombre Representante Legal:Firma Representante Legal:C.C.:
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ANEXO No. 1
CUADRO DE CÁLCULO DE INDICADORES FINANCIEROS
1. Capital de TrabajoACTIVO CORRIENTEPASIVO CORRIENTE
2. Nivel de EndeudamientoTOTAL PASIVO TOTAL ACTIVO
3. Patrimonio
PATRIMONIO
___________________________REPRESENTANTE LEGAL
____________________________REVISOR FISCALTP No.
____________________________CONTADORTP No.
Total Activo−Total Pasivo
Total PasivoTotal Activo
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ANEXO No. 2
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE
Referencia: Invitación No. 0XX-2010
ÍTEM DESCRIPCIÓN
Nombre Empresa
Tipo de SociedadDirección, ciudad y país - sede principal
Teléfono
Fax
E-mailDirección y ciudad – sucursal en Colombia
Representante Legal
Documento de identidad
Actividad de la sociedad
Régimen tributario sociedad
Vigencia de la sociedad
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ANEXO No. 3
FORMATO DE INFORMACIÓN TRIBUTARIA
Para dar cumplimiento a las normas vigentes sobre información tributaria le solicitamos suministrar la siguiente información:
NOMBRE ó RAZÓN SOCIAL:NIT. ó C.C.DIRECCIÓN : TELÉFONO: FAX:
1. La Empresa esta catalogada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como:
a) Contribuyente del impuesto de renta SI NOb) Gran contribuyente SI NOc) Responsable del IVA SI NOd) Auto retenedor de renta SI NOe) Retenedor de IVA SI NO
2. Por la Administración de Impuestos Municipales como:
a) Contribuyente de Industria y Comercio de (ciudad) SI NOb) Actividad económica Principal: Código: Porcentaje
NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGALDILIGENCIADO POR:Ciudad y Fecha:
FIRMA: C.C DE
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ANEXO No. 4
PROPUESTA ECONÓMICA(Esta propuesta debe ir en sobre cerrado y por separado)
Ciudad y Fecha
Señores:FIDUPREVISORA S.A.Atn. Gerencia Administrativa Calle 72 Nº 10-03, piso 2º - Oficina 201Bogotá, D.C.
Cordial saludo:
De conformidad con la Invitación No. 0XX de 2010, el suscrito en nombre y representación de _______________________, por medio de la presente manifiesto que la propuesta económica relacionada con un contrato para contratar la solución integral que cubra los siguientes servicios:
“Contar con una solución tecnológica ERP de última generación conforme alcance técnico y funcional estipulado en el Anexo 7, que se integre con un BPM, CRM y BI, que le permita a FIDUPREVISORA S.A. soportar y gestionar la operación de sus negocios y de empresa, dando cumplimiento a la normatividad vigente, apoyando el modelo de negocio definido y sus estrategias de crecimiento.”
De conformidad con las especificaciones contenidas en los Términos de Referencia de la invitación a cotizar No.________, se proponen las siguientes tarifas:
XXXXXX
La tarifa que se propone, incluye todos los costos e impuestos inherentes al servicio que se ofrece y la propuesta económica será obligatoria hasta por el término de su validez y, en el evento de resultar adjudicatarios del Proceso de Selección, será de obligatorio cumplimiento para la firma del contrato.
Nombre o razón social del Proponente: __________________________________Dirección:__________________________________________________________Ciudad: ___________________________________________________________Apartado Aéreo: ____________________________________________________Teléfonos: _________________________________________________________Fax: ______________________________________________________________Correo electrónico: __________________________________________________
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ANEXO No. 10
DETALLE PROPUESTA ECONÓMICA SOLUCION
1. Componente ERP
a. Adquisición
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente ERPIVATotal Componente ERP
b. Alquiler (SaaS)
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente ERPIVATotal Componente ERP
2. Componente BPM
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a. Adquisición
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente BPMIVATotal Componente BPM
b. Alquiler (SaaS)
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente BPMIVATotal Componente BPM
3. Componente CRM
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a. Adquisición
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente CRMIVATotal Componente CRM
b. Alquiler (SaaS)
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente CRMIVATotal Componente CRM
4. Componente BI
a. Adquisición
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Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente BIIVATotal Componente BI
b. Alquiler (SaaS)
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Licenciamiento2. Parametrización / Implementación3. Desarrollos requeridos4. Soporte y Mantenimiento5. ActualizacionesSubtotal Componente BIIVATotal Componente BI
5. Consolidado Componentes
Items Alquiler (SaaS) Adquisición1. Total Componente ERP2. Total Componente BPM
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3. Total Componente CRM4. Total Componente BITotal
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ANEXO No. 11
DETALLE PROPUESTA ECONÓMICA HARDWARE Y BASE DE DATOS
a. Adquisición
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Servidores2. Almacenamiento3. Licenciamiento (BD, SO, etc.)4. Servicios de Administración5. …Subtotal IVATotal
b. Alquiler
Items Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Total1. Servidores2. Almacenamiento3. Licenciamiento (BD, SO, etc.)4. Servicios de Administración5. …Subtotal IVATotal
ANEXO No. 12
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EQUIPO MINIMO
Número y Rol requerido
Requisitos mínimos Funciones mínimas esperadas
Un (1) Gerente de Proyecto
1. Profesional universitario en Ingeniería o Administración,2. Experiencia general mínima de diez (10) años y específica en Gerencia de Proyectos de cinco (5) años, 3. Haber participado en por los menos tres (3) proyectos de similares características al objeto de esta invitación, en el rol de director o gerente de proyecto, con una dedicación mínima de veinticuatro (24) meses durante los tres (3) años anteriores a la fecha de apertura del presente proceso y, 4. Postgrado en Gerencia de Proyectos y/o certificación vigente Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) o certificación vigente Project Management Professional de PRINCE2 emitida por entidad acreditada.
1. Definir conjuntamente con Fiduprevisora S.A. la metodología de trabajo a ser utilizada2. Coordinar y administrar los recursos del proveedor de la solución, incluyendo la mesa de ayuda, en concordancia con los planes de trabajo establecidos3. Revisar y evaluar continuamente el Plan Proyecto, registrando avances y, evidenciando actividades y ruta crítica4. Identificar actividades susceptibles de atraso o atrasadas, y tomar las medidas correctivas necesarias.5. Establecer, citar, gestionar y propender por la realización de Comités de Seguimiento general, por lo menos una (1) vez al mes, y de los demás comités y/o reuniones necesarias para garantizar el flujo adecuado del proyecto6. Mantener continua comunicación con el Gerente de Proyecto de la Fiduciaria y el PMO establecido7. Mantener en forma organizada y disponible para consulta, toda la documentación del proyecto8. Gestionar los incidentes y cambios del proyecto, entre otros. 9. Asistir a los comités y las reuniones que se programen del proyecto.10. Elaboración del Modelo de Riesgos del Proyecto.11. Gestionar y garantizar el cumplimiento de los requerimientos planteados en los términos y en la oferta aportada.
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Número y Rol requerido
Requisitos mínimos Funciones mínimas esperadas
Cuatro (4) Consultores Funcionales (uno para cada componente)
Para cada uno:
1. Profesional universitario en Ingeniería o Administración,2. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en implementación, instalación y soporte de la solución ofrecida y, 3. Haber participado en por los menos dos (2) proyectos de similares características al objeto de esta invitación, en el rol de Consultor Funcional.
1. Levantamiento de la información necesaria para determinar los ajustes requeridos para la correcta implementación de la solución.2. Realización del levantamiento de procesos y funciones, asociados a la solución.3. Parametrización de la solución, conforme requerimientos y funcionalidades identificadas.4. Realizar la debida capacitación de los módulos a su cargo, así como la transferencia de conocimiento a los usuarios definidos.5. Realizar el proceso de soporte y acompañamiento de las pruebas e implementación de la solución.
Cuatro (4) Consultores Técnicos (uno para cada componente)
1. Profesional universitario en Ingeniería o Administración,2. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en implementación, instalación y soporte de la solución ofrecida y,3. Haber participado en por los menos dos (2) proyectos de similares características al objeto de esta invitación, en el rol de Consultor Técnico.
1. Levantamiento de la información técnica necesaria para determinar los ajustes requeridos para la correcta implementación de la solución.2. Parametrización técnica de la solución, conforme requerimientos y funcionalidades identificadas.4. Realizar la debida capacitación de los módulos a su cargo, así como la transferencia de conocimiento a los usuarios definidos.5. Acompañamiento continuo durante el proceso de implementación.
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Número y Rol requerido
Requisitos mínimos Funciones mínimas esperadas
Un (1) Consultor Asegurador de Calidad
1. Profesional universitario en Ingeniería o Administración,2. Experiencia específica mínima de cinco (5) años en aseguramiento de calidad de software y/o proyectos de implementación de software y, 3. Haber participado en por los menos dos (2) proyectos de similares características al objeto de esta invitación, en el rol de Asegurador de Calidad
1. Diseñar y refinar casos de prueba.2. Registrar la no conformidad de los estándares y procedimientos, si no fueron cumplidos razonablemente.3. Recolectar y mantener el Set de datos de pruebas.4. Obtener métricas y estadísticas de calidad en el proyecto.5. Control y seguimiento de defectos.6. Evaluación del resultado de cada ciclo de pruebas.7. Participar activamente en las reuniones de seguimiento de cada proyecto.8. Reportar cualquier defecto o incidencia identificada en el producto.9. Generación de informes conforme defina el Gerente del proyecto, PMO o la Fiduciaria.
Un (1) Consultor de Gestión del Cambio y Transferencia de Conocimiento
1. Ingeniero Industrial o Administrador de Empresas, 2. Postgrado en Gerencia del Recurso Humano o Sicología Organizacional o Gerencia del Cambio Tecnológico,3. Experiencia específica mínima de tres (3) años en actividades de manejo del cambio en proyectos tecnológicos4. Haber participado en por los menos dos (2) proyectos de similares características al objeto de esta invitación, en el rol de Consultor de Gestión del cambio y Transferencia de conocimiento
1. Asesorar y acompañar a los líderes funcionales en la metodología para la actualización de los procesos impactados por la solución2. Definir y asesorar la implementación de una estrategia de divulgación de los procesos impactados por la solución.3. Definir y recomendar los cambios organizacionales que se deban adoptar en las áreas usuarias de los procesos impactados por la solución.4. Desarrollar y Ejecutar el plan de Gestión del Cambio para la adopción de los módulos de la solución y la estabilización y sostenibilidad de éstos.5. Presentar y ejecutar, previo consenso con la Fiduciaria, un plan de sensibilización asociado al plan de capacitación.6. Desarrollar y ejecutar el plan de capacitación a usuarios finales de la solución.7. Capacitar y transferir conocimiento en la especificación funcional y técnica de la solución.
