CONTENIDO III PARCIAL

ANALISIS Y DISEÑO DE

SISTEMAS

Lic. Alexis Ramos

Instituto Técnico Cultura Popular

CONTENIDO III PARCIAL

Requerimiento de

Información

Términos de Referencia del

Proyecto

Diagrama de Flujo

Procesos

REQUERIMIENTO DE

INFORMACIÓN

La determinación de los requerimientos es el estudio del

sistema actual del negocio a fin de encontrar como trabaja

y donde debe mejorase. Los estudios del sistema son el

resultado de una evaluación para conocer como funcionan

los métodos actuales o si son necesarios o

posibles algunos ajustes; elaborar preguntas en relación

con los sistemas manuales y los computarizados.

Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en

los departamentos para usuarios (como mercadotecnia, contabilidad, venta,

compra o producción), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos

que los gerentes y usuarios de esas áreas; por lo tanto un paso inicial en la

investigación es entender la situación.

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DETERMINACIÓN DE

REQUERIMIENTO

Las características de un buen análisis de sistemas durante la

determinación de requerimientos, son:

• IMPERTINENCIA. Debe cuestionarse cualquier cosa.

• IMPARCIALIDAD. El rol del analista es hallar la mejor solución

al problema u oportunidad del negocio.

• RELAJARSE ANTE LAS RESTRICCIONES. Asumir que cualquier

cosa es factible y eliminar lo no factible.

• ATENDER LOS DETALLES. Cualquier hecho puede influir en cualquier

otro.

• REESTRUCTURAR. Ver la organización de nuevas

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DETERMINACIÓN DE

REQUERIMIENTO

• Preguntas a responder por el analista:

– ¿Cómo funciona el sistema actual? ¿De forma manual o

automatizada?.

– ¿Qué información es necesaria para un apropiado funcionamiento?

– ¿Qué clase de reportes son generados?.

– ¿Cómo la gente usa el sistema para realizar el trabajo?.

• El analista también debe enfocarse hacia lo siguiente:

– ¿Cómo deberá integrarse una nueva función al sistema?.

– ¿Qué información será necesaria para operar sin problemas?.

– ¿Qué clase de reportes son necesarios para trabajar?.

– ¿Cómo el nuevo sistema altera el trabajo de los empleados?.

– ¿Qué nuevos y mejorados servicios de información son necesarios

para soportar las metas, objetivos, funciones y estrategias

organizacionales?.

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DETERMINACIÓN DE

REQUERIMIENTO

• Además, el analista necesita conocer y entender los

siguientes

aspectos de la organización:

– Los objetivos del negocio que guían el qué y el cómo el

trabajo es

realizado.

– La información que la gente necesita para realizar el trabajo.

– La información (definición, volumen, tamaño, etc.) manejada

dentro de la organización para soportar el trabajo.

– Cuándo, cómo y por quién o qué, la información el movida,

transformada y guardada.

– La secuencia y la dependencia entre las diferentes

actividades que

manejan la información.

– Las reglas de manejo y procesamiento de la información.

– Políticas y lineamientos que describen la naturaleza del

negocio,

del mercado y del ambiente en el que la organización opera.

– Los eventos claves que afectan el valor de la información, así

como

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MÉTODOS TRADICIONALES

PARA

DETERMINAR

REQUERIMIENTOS•Entrevistas individuales a personas que conocen los aspectos

y la operación del sistema actual, así como las futuras

necesidades en sistemas para soportar nuevas actividades

organizacionales.

• Consulta a grupos vía cuestionarios para descubrir asuntos

importantes y requerimientos.

• Entrevistas grupales a personas con diversas necesidades

para hallar sinergias y contrastes entre los requerimientos de

Sistemas

• Observación de trabajadores en momentos específicos para

ver cómo la data es manejada y qué información necesita la

gente para su trabajo.

• Estudio de los documentos del negocio para descubrir los

aspectos importantes, las políticas, las reglas y las directrices,

así como ejemplos del uso de la información en la organización.Menú

LAS ENTREVISTAS

La realización de entrevistas engloba los siguientes pasos:

1) Preparar la entrevista:

1.1) Entender los objetivos y alcances de la entrevista.

1.2) Planificar la entrevista. Identificar tópicos.

1.3) Establecer el programa de la entrevista.

2) Efectuar la entrevista.

3) Documentar y analizar los resultados:

3.1) Elaborar los resúmenes de las entrevistas.

3.2) Documentar con informes, archivos, etc.

3.3) Emitir las conclusiones.

4) Clarificar la información obtenida:

4.1) Determinar otras personas a entrevistar.

4.2) Concertar reuniones.

4.3) Documentar.

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LOS CUESTIONARIOS

La realización de cuestionarios engloba los siguientes pasos:

1) Preparar el cuestionario:

1.1) Establecer los niveles y escalas de medición de las preguntas.

1.2) Determinar la codificación de las preguntas cerradas.

1.3) Elaborar la primera versión del cuestionario.

1.4) Validar el cuestionario → determinar su confiabilidad.

1.5) Consultar con expertos o personas familiarizadas con el tema.

1.6) Ajustar la primera versión.

2) Llevar a cabo la prueba piloto:

2.1) Aplicar la primera versión del cuestionario.

2.2) Calcular los índices de confiabilidad.

2.3) Elaborar la versión final del cuestionario.

3) Aplicar el cuestionario a la muestra.

4) Documentar y analizar los resultados obtenidos:

4.1) Calcular los estadísticos y las medidas de tendencia central.

4.2) Analizar la información obtenida.

5) Elaborar las conclusiones y las recomendaciones.

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COMPARACIÓN ENTRE

LAS ENTREVISTAS Y LOS

CUESTIONARIOS

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LAS OBSERVACIONES

• OBSERVAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS:

– Cambio de manos de los documentos y la frecuencia.

– Fuente y destino de los informes.

– Personas que firman los documentos.

– Revisar documentos y papeles con datos de varios días.

• OBSERVAR LOS EVENTOS:

– Llamadas:

• Telefónicas externas.

• Telefónicas internas.

– Comunicaciones verbales.

– Movimiento de personal.

– Reuniones:

• Periódicas.

• Eventuales.

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DIAGRAMA DE FLUJO

Es un grafico lógico del plan de trabajo que se

ejecutara para la solución de un determinado

problema. A través de él, se planifica la

solución del problema independiente del

lenguaje de computación a usar. De esta

manera se separa loas instrucción es un

lenguaje determinado con todas las reglas.

Las capacidades humanas necesarias para

elaborar un diagrama de flujo correcto son:

Lógico, Prácticas, y Atención.

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OBJETIVOS DIAGRAMA DE

FLUJO

•Estructura la solución del problema independiente del

lenguaje a utilizar.

•Separar la solución lógica de programación de la

parte de reglas y sintaxis de codificación con esta

división del trabajo se obtiene mayor eficiencia.

•Dar una visión completa del problema al programador

ya que pierde en un programa ya codificado.

•Permitir una compresión más rápida del programa a

otros programadores.

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SIMBOLOGIA DIAGRAMA DE

FLUJO

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PROCESOS

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La Gestión de Procesos coexiste con la

administración funcional, asignando

"propietarios" a los procesos clave,

haciendo posible una gestión

interfuncional generadora de valor para el

cliente y que, por tanto, procura su

satisfacción. Determina qué procesos

necesitan ser mejorados o rediseñados,

establece prioridades y provee de un

contexto para iniciar y mantener planes de

mejora que permitan alcanzar objetivos

establecidos. Hace posible la comprensión

del modo en que están configurados los

procesos de negocio, de sus fortalezas y

debilidades.

MAPA DE PROCESOS

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Una aproximación que define la

organización como un sistema de

procesos interrelacionados. El mapa

de procesos impulsa a la

organización a poseer una visión más

allá de sus límites geográficos y

funcionales, mostrando cómo sus

actividades están relacionadas con

los clientes externos, proveedores y

grupos de interés. Tales "mapas" dan

la oportunidad de mejorar la

coordinación entre los elementos

clave de la organización. Asimismo

dan la oportunidad de distinguir entre

procesos clave, estratégicos y de

soporte, constituyendo el primer paso

para seleccionar los procesos sobre

los que actuar.

TERMINOS DE

REFERENCIAS

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Los Términos de referencia contienen las especificaciones técnicas, objetivos

y estructura de cómo ejecutar un determinado estudio, trabajo, proyecto, comité,

conferencia, negociación, etc.

•Describe el ámbito espacial donde ha de ejecutarse el estudio o trabajo.

•Define el objetivo general y los objetivos específicos;

•Define el tiempo disponible.

•Detalla los requisitos de los técnicos que han de participar, como especialidades

y tiempos mínimos que han de dedicar al estudio o trabajo.

•Detalla los resultados esperados y contenidos de los informes, entre otras cosas.

TERMINOS DE

REFERENCIAS

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•Crear términos de referencia detallados es crítico, pues ellos definen:

•Visión, objetivos, alcance y resultados (qué debe ser alcanzado).

•Componentes, roles y responsabilidades (quién tomará parte en ello).

•Recursos, finanzas y planificación de calidad (cómo será alcanzado).

•Desglose del trabajo y calendarización (cuándo será alcanzado).

•Factores de éxito/riesgos y restricciones.