Preparativos para una consultoría

AdministraciónOctavo semestre

ConsultoríaCatedrático: Pedro Fonseca

Integrantes del equipo:Rosalina García arias

Esmeralda González CamposMaría del Carmen Ruiz Gutiérrez

Introducción

Los preparativos constituyen la fase inicial en todo proceso y contrato de consultoría.

Los preparativos no son en gran parte una etapa de adaptación.

El cliente quiere asegurarse de que esta tratando con el consultor adecuado y el consultor ha de estar convencido de que es la persona apropiada o e que la suya es la organización de consultoría competente para abordar los problemas de ese cliente particular.

No obstante, el consultor es una persona ajena a la organización cliente. Puede haber desconfianza , incertidumbre e inquietud.

Además, el cliente puede haber decidido hablar con varios consultores antes de elegir a uno para el cometido.

7.1 Contactos iniciales El consultor establece el contacto Dirigirse a los clientes potenciales sin que estos lo hayan

solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultoría.

Si el consultor contacta a un cliente sobre el que tiene suficiente información y puede mostrarle que conoce sus problemas e intenciones y que tiene algo muy apropósito que ofrecer, las posibilidades de que esa iniciativa conduzca a la asignación de una tarea aumentan de forma considerable.

Las autoridades publicas u otras organizaciones aumentan públicamente su intención de llevar a cabo un proyecto de consultoría e invitan a los consultores a manifestar su interés o a presentar propuestas.

El cliente establece el contacto

En la mayor parte de los casos, el cliente establece el primer contacto. Esto implica que capta la existencia de algunos problemas de gestión en su organización y la necesidad de contar con un asesoramiento independiente y por algún motivo decide recurrir a un consultor de empresas. Además el cliente debe de tener alguna razón para recurrir a un consultor particular:

El cliente debe de tener alguna razón para recurrir a un consultor particular:

Ha oído hablar de la forma profesión del consultor.

Un empresario amigo quedo satisfecho con los servicios del consultor y se lo recomendó(muy frecuente)

El cliente encuentra el nombre del consultor en un registro de repertorio( menos frecuente)

Primeras reuniones La primera reunión debe considerarse

como una breve oportunidad para conquistar la confianza del cliente y causarle una impresión favorable.

La cuestión de saber quien debe asistir a la primera reunión con el cliente puede plantear un problemas si una organización de consultoría utiliza a un grupo de consultores( por regla general asociados o miembros de una alta categoría) para negociar los contratos y a otro grupo (que incluye a funcionarios de categoría superior y subalterna) para ejecutar las tareas.

Preparación de las reuniones iniciales

Las reuniones iniciales exigen que el consultor se prepare a fondo.

el cliente no desea que el consultor se presente con soluciones confeccionadas, pero espera tratar con alguien que este muy familiarizado con los tipos de problemas que se pueden plantear en su org.

Esta información se obtiene fácilmente durante el primer contacto con el cliente o pidiéndole que proporcione documentos sobre las ventas.

En general el consultor suele reunir información sobre:

La terminología comúnmente utilizada. La índole y el emplazamiento de los mercados. Las normas y la ubicación de los principales

productos; Los tipos y fuentes de materias primas ; Los pesos y medidas utilizados en la industria; Los procedimientos y el equipo; Los métodos y las practicas mercantiles

peculiares de la industria; Las leyes, reglamentos y las costumbres que

regulan la industria; la historia y la evolución.

Objeto de reunión La reunión es una forma de entrevista

de investigación en la que cada parte trata de conocer la otra. El consultor trata de estimular al cliente a que lleve la voz cantante: quiere que el cliente hable de su empresa, sus dificultades, esperanzas y expectativas.

El objetivo fundamental del consultor en la reunión será convencer al cliente de que esta eligiendo lo que le conviene. A menos que sus cualidades sean realmente excepcionales.

En lo que respecta a los honorarios, el cliente puede saber cuanto cobran los consultores en sus intervenciones y estar al tanto de las tarifas aplicadas. En caso contrario, el consultor tendrá que examinar en que etapa de la fase inicial debe proporcionar esta información al cliente.

Acuerdo sobre como proceder

Si el consultor y el cliente llegan a la conclusión de que están interesados en principio en trabajar juntos, es preciso contestar a varias otras preguntas, al igual que es justo examinar y convenir las condiciones de la colaboración.

7.2 Diagnostico preliminar de los problemas

Al iniciar una misión de consultoría, el consultor debe saber con exactitud que espera el cliente de el. Este es el motivo por el que, durante las reuniones iniciales, el consultor alienta al cliente a que diga lo mas que pueda acerca de su percepción personal del problema que es necesario resolver y del trabajo que deberá realizar el consultor.

En la practica, un consultor experimentado inicia ese diagnostico desde el primer momento en que entra en contacto con el cliente. Todo le interesa: quien lo ha contactado y como ; el modo en que será recibido en la primera reunión; que tipo de preguntas formula el cliente ; si existe algún matiz de fondo en esas preguntas; que dice el cliente acerca de su empresa y sus competidores, si esta relajado o tenso; etc.

Alcance del diagnostico El objetivo del diagnostico preliminar del problema no

consiste en poner medidas para corregirlo, sino en difundir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto.

La amplitud de ese diagnostico preliminar depende mucho de la índole del problema. Los bromas muy concretos y mas bien técnicos no suelen requerir un estudio global de toda la organización del cliente.

• El tiempo dedicado al diagnostico preliminar del problema es relativamente breve. Por regla general se necesitan de uno a cuatro días.

Algunas pautas metodológicas

El diagnostico incluye la reunión y el análisis de información sobre las actividades, el rendimiento y las perspectivas del cliente. Incluye asimismo conversaciones con determinados directores y otros empleados esenciales y, en algunos casos, también con personas ajenas a la organización cliente. En lo esencial, el consultor no esta

interesado en los detalles, sino que busca las tendencias, relaciones y proporciones principales.

LA UTILIZACION DE COMPARACIONES

EL consultor tiene plena conciencia de que cada organización cliente es especial y deberá ser tratada como tal. pese a ello, necesita puntos de referencia .

El consultor los podrá encontrar haciendo comparaciones con: Las realizaciones del pasado (si el rendimiento de la organización se ha deteriorado y si el problema es esencialmente de tipo correctivo); Los propios objetivos , planes y niveles del cliente( si el rendimiento real no esta a su altura); Otras organizaciones comparables (para evaluar lo que se ha conseguido en otras partes y si seria posible conseguirlo en la organización cliente).

El consultor debe efectuar comparación no solo cuando trabaja con cifras sino también al evaluar información cualitativa (por ejemplo, la estructura de la organización, la cultura de la empresa, las aplicaciones de la informática, o las técnicas de estudio de mercado utilizadas).

En otras palabras, el trabajo del consultor se facilita en gran medida si puede preguntarse que niveles de rendimiento y que clases de problemas va a encontrar normalmente en el tipo de organización a la que pertenece la empresa de su cliente.

LA PARTICIPACIÓN DEL CLIENTE El dialogo con el cliente se prosigue durante el

diagnostico del problema .Ese dialogo mostrara lo que piensa el cliente a cerca de diversos aspectos de su empresa: cuales son sus metas , objetivos y capacidades técnicas y humanas, cuales son sus posibilidades de efectuar cambios y el estilo de consultoría que se debe aplicar en su caso.

FUENTES DE INFORMACION

Todo diagnostico atinado se basa en el rápido acopio de información selectiva que revela el tipo y el grado de ayuda que el consultor puede prestar al cliente.

OTROS METODOS

El método descrito en los párrafos anteriores es el utilizado tradicionalmente por los consultores: el consultor realiza el diagnostico como experto, utilizando las técnicas de acopio de datos y analíticas que prefiera , con una participación mayor o menor del cliente.

7.3 MANDATO

El mandato es la declaración inicial del trabajo que ha de realizar el consultor.Como se ha mencionado en la sección precedente, cuando el consultor se reúne por primera vez con el cliente, puede descubrir que este ya ha preparado el mandato, es decir las atribuciones correspondientes a su cometido.Ese mandato se utiliza luego para poner en marcha un procedimiento oficial de selección con el fin de designar a un consultor para que ejecute la tarea.