Contabilidad General

CONTABILIDAD GENERAL

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Sesión No. 12

Nombre: Pagos y cobros por anticipado. Hoja de Trabajo.

Objetivo: Al término de la sesión, el alumno registrará asertivamente los pagos

y cobros por anticipado de una empresa determinada, además describirá los

elementos de una hoja de trabajo para su correcta elaboración.

Contextualización

¿Las empresas hacen pagos y cobros anticipados?

En las empresas comúnmente se efectúan pagos por anticipado, como son los

seguros que paga por asegurar algunos activos, rentas del local o edificio o

estacionamiento, etcétera o cuando le otorgan un préstamo puede ser que los

intereses se los cobren anticipadamente, y otros casos que veremos en esta

sesión, pero por hacer estos pagos adelantados la empresa tiene el derecho a

recibir un beneficio futuro y conforme vaya pasando el tiempo, los convierte en

gastos deducibles de sus ingresos. Así como hace pagos anticipados, también

en ocasiones puede hacer cobros por anticipados, por lo que le genera la

obligación de prestar un servicio que al final cuando pase el tiempo estos cobros

se convierten en ganancias.

Los pagos y cobros hechos por anticipado, cuando ya va transcurriendo el

tiempo o se van devengando, se tienen que efectuar ajustes a los saldos finales

de esta cuenta y dichos ajustes se pueden hacer en la hoja de trabajo, la misma

que sirve para determinar saldos ajustados y obtener nuevos saldos con los que

se elaboran los estados financieros.

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Introducción al Tema ¿Los pagos y cobros anticipados a que estado financiero corresponden?

En esta sesión estudiaremos los conceptos que se consideran pagos anticipados

que en clases anteriores hemos clasificado como activo diferido, y así ha sido la

costumbre, aunque ahora con la nueva normatividad colocan en la parte del

activo circulante aquellos pagos que se consumen o devengan en un plazo

menor a un año, aunque por definición hemos visto que el activo circulante es lo

que se puede convertir en efectivo en un plazo menor a un año. No hay que

olvidar que también hay pagos anticipados a proveedores, que los hace para

asegurar mercancía y por los que tiene el derecho de recibir la mercancía en su

defecto la devolución del efectivo entregado, este concepto si cumple con la

definición de activo circulante que conocemos.

Los cobros por anticipados hechos por la empresa, le generan un pasivo, ya que

tiene la obligación de prestar un servicio ya sea en el corto o largo plazo. Los

cobros anticipados a clientes son un ejemplo ya que la empresa tiene la

obligación de entregar la mercancía o devolver el efectivo recibido. También en

esta clase veremos la función de la hoja de trabajo y la forma en que se integra.

Los puntos a tratar en esta clase son:

Pagos y cobros anticipado

• Seguros y Fianzas

• Rentas

• Registro contable

Hoja de trabajo

• Concepto

• Proceso de Elaboración.

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Explicación

Pagos y cobros anticipados Primero estudiaremos los pagos anticipados, por lo que a continuación veremos

el concepto. De acuerdo a la norma de información financiera C-5, los pagos

anticipados se definen de la siguiente manera:

Concepto

¿Qué son los pagos anticipados?

Pagos anticipados, son aquellos activos que se derivan de pagos efectuados

en efectivo o sus similares con el objetivo de asegurar el suministro, con

ciertos beneficios, de servicios o activos que se van a recibir en el desarrollo

normal de las operaciones futuras de la entidad.

Imagen: Pagos, recuperada el 24/06/2016 de: http://www.ganadineromientrasduermes.com/como-recibir-pagos-en-internet/

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Clasificación de los pagos anticipados En la misma NIF C-5 se menciona la siguiente clasificación de Pagos

anticipados:

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Cobros por anticipado

¿Son diferentes los pagos y cobros por anticipado?

Los cobros por anticipado representan cantidades en efectivo recibidas y por lo

cual se tiene la obligación de prestar un servicio, ya lo hemos visto como pasivo

diferido en clases anteriores. Las cuentas que estudiamos son las de Rentas

cobradas por anticipado y la de intereses cobrados por anticipado, mismas que

cuando va transcurriendo el tiempo se van convirtiendo en ingresos, que quedan

registrados en como otros productos y productos financieros respectivamente.

Para que quede claro el concepto, tenemos el siguiente ejemplo: El día 1º de

octubre de 2015 la empresa comercial “X” cobra 2 años de renta por adelantado

por $2,000 mensuales por un local que no ocupa, no siendo esta su actividad

principal.

Al cierre del ejercicio, o sea el 31 de diciembre del mismo año, tendrá que

hacerse el asiento: Como puedes darte cuenta, conforme va transcurriendo el

tiempo se van convirtiendo en ganancias para la empresa. Lo mismo sucede con

los intereses cobrados por anticipado, al momento de cobrarlos no se pueden

considerar ganancias, sino conforme vaya pasando el tiempo.

DEBE HABER01-oct-15 BANCOS 55,680.00$

RENTAS COBRADAS POR ANT. 48,000.00$ IVA POR PAGAR 7,680.00$

Se cobran 2 años de renta por adelantado55,680.00$ 55,680.00$

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Seguros y fianzas

Mientras que la fianza es un tipo de seguro cuyo fin fundamental es garantizar al

que adquiere la fianza el resarcimiento del daño patrimonial sufrido por hechos

ilícitos como robo, fraude, abuso de confianza y peculado que ocasionen los

empleados afianzados y cuya responsabilidad penal sea debidamente

comprobada. Al momento de adquirir este tipo de seguros.

Rentas

A este rubro también se le llama

primas de seguros, y es una cuenta

que sirve para registrar las pólizas de

seguros adquiridas por adelantado que

cubrirán los activos asegurados en

períodos posteriores.

En lo referente a rentas cobradas por anticipado,

ya lo vimos en esta misma sesión. En este punto

nos referiremos a las rentas pagadas por

anticipado, que como ya lo hemos comentado en

sesiones anteriores, son las que el comerciante

paga por anticipado para asegurar el uso o disfrute

de un predio, para usarlo como estacionamiento,

un edificio, bodegas, casas, etcétera, para uso de

la empresa. Dichas rentas conforme va pasando el

tiempo o se van devengando, se van convirtiendo

en gastos y el saldo de la cuenta va disminuyendo,

hasta agotarse totalmente.

Imagen: Pagos, recuperada el 24/06/2016 de: http://www.andresycia.com/general/5-seguros-para-tu-

empresa/

Imagen: Rentas, recuperada el 24/06/2016 de:

http://www.bolsamania.com/declaracion-impuestos-renta/como-declarar-las-rentas-no-cobradas/seguros-para-tu-

empresa/

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Registro contable

¿Cómo se registran las rentas y los seguros pagados por adelantado?

El día 1 de junio la empresa Comercial X, S.A., realiza las siguientes

operaciones:

1. Paga 15 meses de renta por un terreno que se ocupará como

estacionamiento para clientes. Pagando la cantidad de $3,500 mensuales.

2. Adquiere una póliza por un año por la cantidad de $18,000 para asegurar

el equipo de reparto.

El asiento en el libro diario quedaría así:

Asiento 11 de Junio RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO 52,500.00$

IVA ACREDITABLE 8,400.00$ BANCOS 60,900.00$

Se pagan 15 meses de rentaAsiento 2

1 de Junio SEGUROS PAGADOS POR ANT. 18,000.00$ IVA ACREDITABLE 2,880.00$

BANCOS 20,880.00$ 81,780.00$ 81,780.00$

Al pasar este asiento a esquemas de mayor quedaría de la siguiente manera:

En este punto veremos tanto el registro

contable de los seguros y fianzas y rentas

pagadas por adelantado con ejemplos, así

como el asiento que se hace al cierre del

período por transcurrir el tiempo y los pagos

por anticipado se convierten en gastos.

Imagen: Registro contable, recuperada el 24/06/2016 de:

/http://www.blogadministracionyfinanzas.com/

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1) 52,500.00$ s) 190,000.00$ 60,900.00$ (120,880.00$ (2

1) 8,400.00$ 2) 2,880.00$

SEGUROS PAG. POR ANT.2) 18,000.00$

Nota: Hemos supuesto una cantidad de saldo en Bancos por $190,000

RENTAS PAG. POR ANT

IVA ACREDITABLE

BANCOS

¿Y los ajustes, cómo se hacen?

Cuando ya transcurrido el tiempo, tanto las rentas como los seguros se van

devengando o consumiendo y se debe hacer el ajuste correspondiente al final

del período.

En este ejemplo vemos que la renta se pagó el 1 de junio y al 31 de diciembre,

ya han pasado siete meses al igual que con los seguros pagados por anticipado.

Por lo que se deben hacer los siguientes ajustes:

Ajuste 131 DE DIC. GASTOS DE VENTA 24,500.00$

RENTA PAGADA POR ANT. 24,500.00$ Se ajustan 7 meses

31 DE DIC. Ajuste 2GASTOS DE VENTA 10,500.00$

SEGUROS PAG POR ANT. 10,500.00$ Se ajustan 7 meses transcurridos 35,000.00$ 35,000.00$

Al pasar estos asientos de diario a las cuentas de mayor, éstas quedarían así, y

sus saldos representan lo queda pendiente de devengar o del tiempo que falta

por transcurrir.

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Como puedes ver:

• Los saldos de Rentas pagadas por anticipado representan lo de 8 meses

pendientes de devengar. Ya que $3500 x 8 son $28,000.00

• El saldo de Seguros pagados por anticipado representa el importe de 5

meses pendientes de transcurrir, ya que son $1,500 por 5 meses que

faltan, porque ya se han devengado 7 meses y la póliza de seguro era por

un año.

Hoja de Trabajo Concepto

Es nuestro último tema del curso, y veremos

que la hoja de trabajo es un documento que

realizan las empresas antes de elaborar sus

estados financieros, y en la cual hacen los

ajustes para que los saldos de mayor

representen la realidad de la empresa.

Algunos le llaman papel de trabajo. Es

documento importante más no

indispensable, el cual ayuda al contador a

tener orden en los asientos de ajuste antes

de elaborar los estados financieros finales.

Ejemplos de ajustes son los que acabamos

de ver en el punto anterior, así como

estimación de cuentas incobrables,

depreciaciones de activos fijos, etcétera.

Imagen: Hoja de trabajo, recuperada el 24/06/2016 de:

https://presupuestosunivia.wordpress.com/2015/04/23/los-parametros-base-de-la-proyeccion-de-

los-estados-financieros-proforma/

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Proceso de elaboración ¿Cómo se elaborar la hoja de trabajo?

Primeramente, tienes que poner el encabezado, como es el nombre de la

empresa, el nombre del documento en este caso, Hoja de Trabajo, y la fecha a

la cual se están haciendo los ajustes y los estados financieros. Es un documento

de 12 o 10 columnas, el cual está conformado de la siguiente forma:

• Balanza de comprobación. 4 columnas si pones los movimientos y 2

columnas si sólo pones los saldos.

• Ajustes. Dos columnas para cargos y abonos.

• Balanza de saldos ajustados. 2 columnas. A los saldos de la balanza de

comprobación, le sumas o le restas los cargos o abonos de las columnas

de ajustes según corresponda.

• Ajustes de pérdidas y ganancias. 2. Columnas. Ajustes de pérdidas y

ganancias.

• Balanza Previa al Balance. 2 columnas. Son los saldos que quedan para

elaborar el balance general o estado de situación financiera.

A continuación, presentamos los saldos de la empresa Comercial del sur al 31

de Julio del año 2015, en el cual presentamos algunos ajustes que se hacen sólo

para ejemplificar la forma de elaborar la hoja de trabajo. Usaremos el formato de

hoja de trabajo de 10 columnas, ya que estaremos poniendo la balanza de

comprobación sólo con los saldos. En el caso de las columnas de pérdidas y

ganancias estamos utilizando las cuentas de mercancías del método analítico o

pormenorizado. Tanto los ajustes elaborados en la columna de ajuste como en

los ajustes de pérdidas y ganancias, una vez elaborada la hoja de trabajo, éstos

se deben pasar al diario y al mayor. Al final, los saldos de las cuentas del estado

de resultados deben quedar cancelados, mientras que las que deben quedar con

saldo son solamente las que aparecen en el balance.

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LA EMPRESA COMERCIAL DEL SUR INICIA OPERACIONES EL 1º DE ENERO DE 2015 Y AL31 DE JULIO DEL MISMO AÑO, OBTUVO LOS SIGUIENTES SALDOS:

BALANZA DE SALDOS:CAJA 2,000.00$ CLIENTES 3,000.00$ BANCOS 10,000.00$ VENTAS 35,000.00$ INVENTARIO 2,100.00$ COMPRAS 8,500.00$ EQ. REPARTO 12,000.00$ GTOS. ADMON. 1,000.00$ DEV. S/VTAS. 2,500.00$ GTOS. S/COMPRA 950.00$ DOC. POR COBRAR 1,450.00$ EQ. DE OFICINA 6,000.00$ DEV. S/COMPRA 350.00$ REB. S/COMPRA 1,700.00$ REB. S/VTA. 1,200.00$ SEG. PAG. ANT. 4,200.00$ RENTA PAG. ANT. 5,000.00$ GTOS. DE VENTA 800.00$ GTOS. DE INSTAL. 2,500.00$ IVA ACREDITABLE 1,900.00$ IVA POR PAGAR 3,600.00$ CAPITAL SOCIAL 13,550.00$ INTERES COB. ANT. 2,000.00$ EST. PARA DOCTOS. INCOBR. 500.00$

AL 31 DE JULIO DEL MISMO AÑO, SE REALIZA LOS SIGUIENTES AJUSTES:

1. DETERMINE VENTAS NETAS.2. DETERMINE COSTO DE VENTAS (EL INVENTARIO FINAL ES DE $1,000).3. DEL BANCO AVISAN HABER ABONADO EN NUESTRA CUENTA, INTERESES POR UNA INVERSIÓN APLAZO FIJO POR $500 (IVA INCLUIDO).4. SE ESTIMA INCOBRABILIDAD EN CLIENTES DEL 5% SOBRE SU SALDO.5. SE ANALIZAN DOCUMENTOS POR COBRAR, ENCONTRANDO UN DOCUMENTO INCOBRABLE POR $500.6. LAS RENTAS PAGADAS POR ANTICIPADO SON POR 10 MESES Y SE PAGARON EL 1º DE MARZO 50% ESPOR EL DEPTO. DE VENTAS Y EL RESTO POR EL DE ADMINISTRACIÓN. (Calculado a 5meses)7. LOS INTERESES COBRADOS POR ANTICIPADO SON DE 10 MESES Y SE COBRARON EL 29 DE MARZO.8. LOS GASTOS DE INSTALACIÓN SE EFECUTARON EN EL ESTACIONAMIENTO PARA CLIENTES EL DIA 8 DEMAYO Y SE ESTIMAN UTILES PARA UN AÑO. (Calculado a 3 meses)9. LOS SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO SON POR 10 MESES Y SE ASEGURÓ EL EQUIPO DE REPARTO. SE PAGARON EL 30 DE ENERO. (Calculado a 6 meses)10. COMPENSE EL IVA.11. AL PRACTICAR ARQUEO A LA CAJERA SE LE ENCONTRÓ UN FALTANTE DE $100, HACIENDO RESPONSA-BLE A LA CAJERA.12. CALCULE LAS DEPRECIACIONES DE ACUERDO A LA LEY.

NOTA: CONSIDERAR LO SIGUIENTE.EL EQUIPO DE REPARTO SE ADQUIRIÓ EL 30 DE JUNIO, Y SE USA EN EL DEPARTAMENTO DE VENTAS.EL EQUIPO DE OFICINA SE USA 60% EN EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Y EL RESTO EN EL DE VENTAS.

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Tomando en cuenta los ajustes anteriores, la hoja de trabajo debe quedar de la

siguiente manera:

Cuentas Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Haber1 Caja 2,000.00 2,000.00 2,000.00 2 Bancos 10,000.00 3 500.00 100.00 11 10,400.00 10,400.00 3 Inventario 2,100.00 2c 1,000.00 2,100.00 2b 1,000.00 1,000.00 4 Eq. reparto 12,000.00 12,000.00 12,000.00 5 Dev. s/ventas 2,500.00 2,500.00 1 - - 6 Doc. x cobrar 1,450.00 500.00 5 950.00 950.00 7 Dev. s/compras 350.00 2a 350.00 - - 8 Reb. s/ventas 1,200.00 1,200.00 1 - - 9 Renta pag. antic. 5,000.00 2,500.00 6 2,500.00 2,500.00

10 Gtos. de instalac. 2,500.00 2,500.00 2,500.00 11 Iva por pagar 3,600.00 10 1,900.00 68.97 3 1,768.97 1,768.97 12 Interes cob. ant. 2,000.00 7 800.00 1,200.00 1,200.00 13 Est. para doctos. incobr. 500.00 150.00 4 650.00 650.00 14 Clientes 3,000.00 3,000.00 3,000.00 15 Ventas 35,000.00 1 3,700.00 31,300.00 A 31,300.00 - 16 Compras 8,500.00 2 950.00 2,050.00 2a 7,400.00 7,400.00

2b 2,100.00 1,000.00 2c 1,100.00 1,100.00 8,500.00 2d 8,500.00 8,500.00

17 Gtos. s/compra 950.00 950.00 2 - - 18 Gtos. Admon. 1,000.00 6 1,250.00 2,460.00 2,460.00 B - -

12b 210.00 19 Eq. de oficina 6,000.00 6,000.00 6,000.00 20 Reb. s/compra 1,700.00 2a 1,700.00 - - 21 Seg. pag. ant. 4,200.00 2,520.00 9 6,720.00 6,720.00 22 Gtos. de venta 800.00 4 150.00 7,735.00 7,735.00 B - -

5 500.00 6 1,250.00 8 625.00 9 2,520.00

12a 1,750.00 12b 140.00

23 Iva acreditable 1,900.00 1,900.00 10 - - 24 Capital Social 13,550.00 13,550.00 13,550.00 25 Gastos financieros - - - B26 Prov. Para Doctos. Incobrables27 Productos financieros 431.03 3 1,231.03 C 1,231.03 - -

800.00 7 - 28 Amort. Acum. De Gastos de Inst. 625.00 8 625.00 625.00 29 Deudores diversos 11 100.00 100.00 100.00 30 Pérdidas y Ganancias31 Depr. Acum. De Eq. De Reparto 1,750.00 12a 1,750.00 1,750.00 32 Depr. Acum. De Eq. De Oficina 350.00 12b 350.00 350.00 33 Costo de ventas 2d 8,500.00 8,500.00 8,500.00 - - 34 Utilidad del Ejercicio 13,836.03 13,836.03 35 Pérdidas y Ganancias B 18,695.00 31,300.00 A

D 13,836.03 1,231.03 CSUMAS IGUALES 60,900.00 60,900.00 29,995.00 29,995.00 67,645.00 67,645.00 65,062.06 65,062.06 48,950.00 48,950.00

COMERCIAL DEL SURHoja de Trabajo al 31 de julio de 2015

Balanza de Saldos Ajustes Saldos Ajustados Ajustes Pér. Y Gan. Balanza Previa al balance

CONTABILIDAD GENERAL

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Con la hoja de trabajo finalizamos el curso de contabilidad general, como te

puedes dar cuenta, cada par de columnas debe dar sumas iguales, si no es así,

quiere decir que no estamos haciendo todos los cargos y todos los abonos de

manera adecuada. Lo marcado en color es para que veas el cargo y el abono

relacionado con el mismo color.

Se recomienda no pasar a la siguiente sección de columnas, si antes no te dan

las sumas iguales de la que estés haciendo. Con los Saldos de la Balanza previa

al balance puedes elaborar el Balance general o Estado de situación financiera.

Pero antes tienes que hacer el Estado de Resultados. Te comento también que

los saldos finales, de un período, son los saldos iniciales con lo que empiezas el

siguiente, y por los que se tiene que hacer un asiento de apertura en el diario y

así continuar con el registro normal las operaciones.

CONTABILIDAD GENERAL

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Conclusión

¿Para qué sirve la hoja de trabajo?

Con la hoja de trabajo terminamos el curso de Contabilidad General, no sin

antes ver algunos ejemplos de ajuste que se tuvieron que hacer como en el caso

de las rentas cobradas por anticipado, seguros pagados por anticipado, rentas e

intereses cobrados por anticipado, así como depreciaciones que vimos en

sesiones anteriores. Vimos que los pagos y cobros anticipados no se pueden

registrar directamente en gastos o ganancias al momento de efectuarlos, sino

que éstos se convierten en gastos o productos conforme transcurra el tiempo o

se vayan devengando o consumiendo. Algunas empresas colocan los pagos

anticipados en el activo circulante, algunos en el activo diferido. Va a depender

de como manejan su información. Mientras que los cobros por anticipado se

registran en el pasivo diferido y van disminuyendo y convirtiéndose en productos

o ganancias conforme transcurra el tiempo.

Para aprender más Para aprender más sobre los ajustes que se tienen que hacer al final del período

te invito a revisar el siguiente material:

• Rodríguez, R. (s/f). Asientos de ajustes o ajustes contables. Consultado el

20 de mayo de 2016:

http://micursodecontabilidad.com/blogs/asientos-de-ajustes-o-ajustes-

contables/

CONTABILIDAD GENERAL

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Actividad de Aprendizaje Instrucciones:

Con la finalidad de profundizar en los conocimientos adquiridos a lo largo de esta

sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad:

• Elabora las siguientes operaciones en libro diario y después los pasas a

esquemas de mayor. Suponiendo que en la cuenta de Bancos tenemos

un saldo de $200,000.00

1. El día 31 de marzo se paga una póliza de seguro para proteger por un

año la mercancía del almacén contra robo, e incendios por la cantidad

de $12,000.00.

2. El día 1 de septiembre se pagan 12 meses de renta por adelantado

por una bodega que se ocupará como almacén de mercancías, por un

total de $24,000.00

3. Registra los ajustes correspondientes al 31 de diciembre.

4. Elabora un cuestionario de 10 a 15 preguntas de la lectura.

Sube la actividad a la plataforma.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación y se tomará en cuenta lo

siguiente:

• Tus datos generales (portada)

• Ortografía y redacción

• Título

• Ejercicio

• Introducción y conclusión

CONTABILIDAD GENERAL

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Bibliografía

Lara, E. (2014). Contabilidad. Primer Curso. México: Editorial Trillas.

Cibergrafía

Flettman, J. (s/f). Importancia de los seguros y las fianzas para las empresas.

Consultado el 20 de mayo de

2016: www.fleitman.net/articulos/segurosFianzas.pdf

Pagos anticipados. Análisis NIF C-5. (s/f). Consultado el 20 de mayo de

2016: www.uv.mx/personal/alsalas/files/2012/03/Pagos-anticipados.pdf

Robalino, N. (2013). Pagos y cobros anticipados NR. Consultado el 20 de mayo

de 2016: https://prezi.com/dauuvjoac2ht/pagos-y-cobros-anticipados-nr/

Warren, C., Reeve, J., y Duchac, J. (2009). Contabilidad Financiera. Consultado

el 20 de mayo de 2016:

http://www.universidadsise.edu.pe/images/biblioteca/descargas/3sem/ppc_conta

bilidad_financiera.pdf