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INVENTARIO

CONCEPTO

Es la relación pormenorizada, detallada y valorada de todos los bienes y obligaciones que la empresa posee, reflejados contablemente en ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL a una fecha determinada.

Cuando se efectúa un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles siguientes:

- Dimensiones

- Elementos que conforman parte de su estructura o elaboración

- Marca

- Modelo

- Color

- Número

- Serie, etc.

PARTES DEL INVENTARIO

a) ACTIVO

Esta representado por el conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y desarrollo.

b) PASIVO

Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo efecto de la ejecución de funcionamiento y desarrollo.

c) RESUMEN

Viene a ser la comparación entre el total de los activos menos el pasivo, cuyo resultado es la determinación del capital de la empresa o negocio.

d) BALANCE DEL INVENTARIO

Consiste en representar en forma resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS (CARGO) y las cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS (ABONO) determinando el equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble.

Toma el criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura en el Libro Diario, lo cual se efectúa aplicando los principios de la partida doble.

DIARIO El diario es un libro de registro original o de primera anotación.

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En este libro se registran todos los ingresos y egresos efectuados por una empresa en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado y habilitados. Por ejemplo, supongamos que el cliente Juan nos paga Q5,000.00 que nos debía, las cuales cobramos por caja. El asiento sería el siguiente: Pda # Fecha Caja Q5,000.00 Clientes Q5,000.00 Cobro efectuado a Juan Q5,000.00 Q5,000.00

Las cuentas cargadas serán las representativas de aquellos elementos que constituyan los empleos de la operación -desde el punto de vista de la empresa que efectúa la contabilidad- y las cuentas abonadas las que expresen los conceptos correspondientes a los recursos.

En cualquier asiento, la suma de los importes de las cuentas cargadas deberá coincidir con la suma de los valores de las cuentas abonadas.

El diario constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos.

Importancia y finalidad

De acuerdo con el artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala el libro diario es obligatorio para los comerciantes el cual debe de ser autorizado y habilitado.

El Libro Diario es conocido como libro de primera entrada, porque en él se registran por primera vez las operaciones de la empresa. En el quedarán registradas todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico; se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse, así como los importes de los débitos y créditos.

El Diario de consta de dos Columnas.

Una vez registradas las operaciones de un determinado período generalmente en forma mensual totalizamos las columnas; verificamos el total de los cargos que deben ser igual al total de los abonos y luego se transfieren estos totales al Mayor General.

Ventajas del Diario.

El diario cumple tres útiles funciones.

En primer lugar reduce la posibilidad de errores, pues si las operaciones se registrasen directamente en el mayor, existiera el serio peligro de omitir el débito

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o el crédito de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o crédito. Este peligro se reduce al mínimo con el uso del diario. Aquí, los débitos y créditos de cada operación se registran juntos, lo cual permite descubrir fácilmente esta clase de errores.

En segundo lugar los débitos y créditos de cada transacción se asientan en el diario guardando perfecto balance, lográndose así el registro completo de la operación en un solo lugar. Además, el diario ofrece amplio espacio para describir la operación con el detalle que se desee.

En tercer lugar todos los datos relativos a las operaciones aparecen en el diario en su orden cronológico.

LAS PARTES BASICAS PARA ASENTAR EN EL DIARIO GENERAL

Fecha

nombre y número de las cuentas a cargar

nombre y número de la cuentas a cargar abonar

cantidades a cargar.

cantidades a abonar

explicación.

PASOS QUE SE DEBEN SEGUIR EN EL PROCESO DE REGISTRO:

Identificar la operación de los documentos, como pueden ser las fichas de depósito de los bancos, los talonarios de venta y las matrices de los cheques.

especificar cada cuenta afectada por operación y clasificarla por tipos, o sea activo, pasivo y capital contable.

determinar si la operación aumenta o disminuye cada cuenta.

utilizando las reglas del debito y el crédito de terminar si se tiene que debitar o acreditar la cuenta.

anotar la operación en el diario incluyendo una breve explicación del asiento de diario recordando que primero debemos escribir el lado debito del asiento y después el lado crédito.

MAYOR

Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio de la empresa.

Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado y habilitado.

Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

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Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor.

Cuenta es una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.

Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones.

El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando los movimientos producidos. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas, siendo éste el cometido del Mayor.

Al valor que presenta una cuenta en una fecha dada se le conoce con el nombre de saldo. Éste viene dado por la diferencia entre la suma del Debe y la suma del Haber de la correspondiente cuenta. El saldo puede ser:

– Deudor, si la suma del Debe es mayor que la del Haber.

– Acreedor, si la suma del Debe es inferior a la suma del Haber.

– Nulo, si el valor de ambas sumas coincide.

En cualquier fecha, en el libro Mayor se cumplirá que la suma de los saldos deudores coincidirá con la suma de los saldos acreedores y, además, el valor total de las sumas del Debe será igual al importe total de las sumas del Haber.

Importancia y Finalidad.

Cuando se habla de la cuenta, en el medio contable permite clasificar el Activo, el Pasivo y el Capital, y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad; permitiendo controlar los aumentos y disminuciones que experimentan las diferentes partidas reales y nominales.

El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa, según lo establece el artículo 368 del Código de Comercio de Guatemala, este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad.

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EJERCICIO

Al 31 de diciembre de 2010, el Sr. Reynaldo Zorrilla al finalizar sus operaciones comerciales solicita a su Contador el Inventario correspondiente alcanzando los siguientes datos:

1.- DOCUMENTOS DIVERSOS:

-Letra N° 07340 o/ Carlos Quinto por préstamo Q 5,000.00

-Letra N° 350 c/ Leoncio Espinoza por Venta Q 35,000.00

-Factura N° 01-3452 o/ Distribuidora Pacifico Q 17,000.00

-Letra N° 394 c/ Ismael Jurado por Ventas Q 20,000.00

2.- Efectivo Q 10,000.00

3.- Depósito en Cuenta Corriente Banco ZXY, S. A. Q 8,000.00

4.- Mercaderías:

-Diversa Q126,000.00

5.- ACTIVOS FIJOS:

-Vitrina Exhibidor metálica Q 5,000.00

-Mostrador Metálico Q 3,000.00

-Maquina Registradora Q 1,500.00

-Computadora Pentium Q 2,500.00

6.- Depreciación tasa anual 10%

7.- Planilla de Sueldos pendiente de pago Q 1,400.00

8.- Impuesto del IVA por pagar Q 3,000.00

9.- Terreno cercado para almacén Q 10,000.00

Operaciones correspondientes al mes de enero de 2011

Día Descripción

1 Se vende mercadería al contado Q30,000.00 y al crédito Q10,000.00

2 Se compra mercadería al contado por Q9,000.00

3 Se compra mobiliario y equipo por Q3,000.00 al contado

4 Se compra mercadería al crédito por Q10,000.00

5 Se paga a los proveedores el 60% de las compras al crédito

6 Se paga una letra por Q2,000.00

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7 Nuestros clientes pagan Q5,000.00

8 Se compra una bicicleta para reparto en Q2,000.00, al contado

9 Se pagó el alquiler del local del negocio por 3 meses anticipados, a razón de

Q1,500.00 cada mes.

30 Se pagan sueldos del mes así: Administración Q1,000.00 y ventas Q1,500.00.

INSTRUCCIONES Efectuar el inventario Registrar la partida de apertura Registrar las operaciones del mes Mayorizar