Contabilidad en medios electronicos con Proscai v12-08-18 · Contabilidad en medios electrónicos...

Contabilidad en medios electrónicos

con Proscai

Nota: Esta guía es una versión preliminar.

V12‐/ago2018

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Contabilidad en medios electrónicos con Proscai

Soporte PROSCAI, S. C. AV. Presidente Masaryk 101 ‐ 601 Col. Polanco 11560 México, D.F. Tel.: (55) 5545 ‐ 6735 www.proscai.com

Todos los datos que aparecen en este manual y en la Empresa de Demostración que se utiliza para llevar a cabo el curso de Proscai, son ficticios. Cualquier similitud con la realidad es sólo coincidencia. Todos los vínculos han sido verificados y se encuentran vigentes al 09/septiembre/2015

Manual CONTABILIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS CON PROSCAI Autores: L.D.G. María Rosa Nieto Estrada y Sergio Avilés de la Rosa Diseño: L.D.G. María Rosa Nieto E.

Edición preliminar v10_/julio /2015 México, D.F.

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Índice

Nueva Miscelánea fiscal 2014 para llevar la Contabilidad en medios Electrónicos ........................................................... 5 Fundamento legal .................................................................................................................................................................. 5

CONTABILIDADENMEDIOSELECTRÓNICOSCONPROSCAI..............................................................6 Requisitos previos .................................................................................................................................................................. 7 Ajustes en el Catálogo de cuentas ......................................................................................................................................... 8

Configuración en Proscai .............................................................................................................................................. 10 Catálogo de cuentas ............................................................................................................................................................ 10 Crear catálogo de Perfiles de Impuestos y retenciones (Guía contabilizadora) .................................................................. 11 Asignar perfiles a productos y servicios ............................................................................................................................... 19 Alta de producto XGENERAL ................................................................................................................................................ 24 Referencia en proveedores .................................................................................................................................................. 25 Tipos de movimiento: pago de pasivos ............................................................................................................................... 26 Tipos de movimiento para CFD y CBB (Compra nacional Otros) y Compra Extranjera ....................................................... 27 Parámetro especial para XML recibidos .............................................................................................................................. 30 Parámetro especial sólo para tiendas .................................................................................................................................. 31 Ventana Cuentas de Datos Generales ................................................................................................................................. 31 Rutina para preparar Miscelánea 2014 ............................................................................................................................... 32 Comportamientos ................................................................................................................................................................ 32 Multimonedas ...................................................................................................................................................................... 33

Ejercicios ..................................................................................................................................................................... 34 Facturación directa .............................................................................................................................................................. 34 Registro de pasivos .............................................................................................................................................................. 37 Programar pagos de documentos vinculados ...................................................................................................................... 47 Carga automática de XML (solo pasivos, deber ser CFDI) ................................................................................................... 51 Alta Proveedores desde de ventana ADE ............................................................................................................................ 53

Archivos XML solicitados por el SAT ............................................................................................................................. 58 Archivo de Catálogo.XML ..................................................................................................................................................... 59 Archivo de Balanza.XML ...................................................................................................................................................... 61 Archivo de Auxiliares XML ................................................................................................................................................... 62 Archivo de pólizas ................................................................................................................................................................ 63

XML Viewer ................................................................................................................................................................. 64

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LECTURAYPROCESAMIENTODEARCHIVOSXMLDENÓMINAS...................................................66

Configuración .............................................................................................................................................................. 67 Copia de archivos XML de nómina ....................................................................................................................................... 67 Proveedores ......................................................................................................................................................................... 68 Catálogo de conceptos de nómina ...................................................................................................................................... 69 Registro de empleados ........................................................................................................................................................ 70 Lectura de XML de nómina .................................................................................................................................................. 71

Registrar empleados a partir de su XML ....................................................................................................................... 80

Alta masiva de empleados ........................................................................................................................................... 83

TRANSICIÓN.....................................................................................................................................................86 Manejo de documentos durante la transición .................................................................................................................... 86 Procedimiento ..................................................................................................................................................................... 87

GASTOSDECAJACHICA...............................................................................................................................90

MANEJODEVIÁTICOS...................................................................................................................................91

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NuevaMisceláneafiscal2014parallevarlaContabilidadenmediosElectrónicos

Fundamentolegal

Nuevas disposiciones fiscales que norman la Nueva miscelánea fiscal 2014, establecen:

SEGUNDA RESOLUCIÓN DE MODIFICACIONES A LA RESOLUCIÓN MISCELÁNEA FISCAL PARA 2014 Y SUS ANEXOS 1, 1-A, 2, 3, 6, 11, 14, 15, 18, 22, 23 y 24 Contabilidad en medios electrónicos I.2.8.6. Para los efectos del artículo 28, fracción III del CFF y 34 de su Reglamento, los contribuyentes, obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador de cuentas del SAT contenidos en el Anexo 24, apartados A y B.

balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas de orden; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deben identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados, conforme al anexo 24, apartado C.

información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación, asimismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D.

Fuentes: Si desea revisar el marco jurídico referente a la Contabilidad electrónica, verifique el siguiente enlace del SAT: http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica.aspx

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ContabilidadenmedioselectrónicosconProscai

En Proscai hemos desarrollado las adecuaciones necesarias para cubrir estos nuevos requerimientos fiscales que le permitirán tener la estructura y el desglose necesario de los datos, para generar los archivos mensuales solicitados así como el detalle de las pólizas en caso de ser requeridas por la autoridad.

En su catálogo de cuentas será necesario incluir a todos sus acreedores y crear las cuentas de impuestos con el detalle requerido, así como registrar el código agrupador de cuentas y el código del banco correspondiente, tal y como lo señala el SAT. Con base a esas cuentas, se creará un catálogo de perfiles de impuestos (a manera de guía contabilizadora) de acuerdo a las características de los productos y servicios que maneje para que posteriormente le asigne a cada uno de sus productos el perfil correspondiente, de esta forma al momento de realizar diversas operaciones de compra‐venta y generación de pasivos, pagos, depósitos y traslados de impuestos, se generen las pólizas al detalle requeridas, que a su vez se verán reflejadas en la balanza, cubriendo con esto los 3 puntos estipulados por el SAT que conforman la Reforma de la Miscelánea fiscal 2014.

Considerando todo lo anterior, a partir de ahora deberá generarse una póliza por cada documento elaborado, eliminando la práctica de pólizas por periodos (póliza de ventas, compras, traslados de IVA, IEPS e ISR). A su vez, cada uno de los documentos recibidos (recepciones y pasivos en formato XML de CFDI) serán vinculados a su UUID, y referenciados al número de documento en Proscai para facilitar su posterior identificación. En el caso de los pasivos (requiere que se hagan a través de la recepción de Gastos Múltiples), podrá importar los XML para su vinculación instantánea y poder proceder al pago.

NOTA: Únicamente las versiones de Proscai SQL tienen la capacidad de guarda los archivos XML dentro de la base de datos.

IMPORTANTE: Las cuentas contables aquí mencionadas, son solo un ejemplo; la estructura y nomenclatura son responsabilidad del contador de su empresa. Así mismo, la información obtenida en balanzas y pólizas generadas deberán ser validadas por el personal de su empresa. Por lo tanto, será responsabilidad de cada cliente validar que la información reflejada en los diversos archivos o formatos sea la correcta, así como del resguardo de sus archivos XML originales, Soporte Proscai no asume ninguna responsabilidad en el contenido de su información ni en el resguardo de los mismos.

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Requisitosprevios

Verifique que los RFC de sus clientes, proveedores y acreedores se encuentran registrados correctamente. Es recomendable que el cierre contable 2013 ya se haya realizado. Para poder resguardar los archivos XML dentro de su base de datos, generados a sus clientes y recibidos por parte de sus proveedores y acreedores, deberá tener su base en SQL. Esto le ofrece además mayor seguridad y agilidad en su manejo. Es responsabilidad del cliente resguardar en una carpeta específica todos los archivos XML originales que reciba de sus proveedores. Para trabajar con Proscai (tanto en el modo de pruebas como en productivo) utilice una copia de los originales, por ningún motivo utilice o deseche los XML originales. Genere un RESPALDO de su base de datos para utilizarlo como base de pruebas (Consulte la nota técnica 276 Bases de datos para pruebas). Previamente deberá tener instalada:

La última versión de Proscai

Podrá descargarla del área Extranet del portal www.proscai.com

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AjustesenelCatálogodecuentas

Es necesario que revise y valide la estructura de su catálogo de cuentas, creando las cuentas de detalle (impuestos) que sean necesarios a partir de los productos y/o servicios a la venta y de los servicios contratados. Dentro de los cuales se encuentran el IVA, la retención del IVA, Retención del ISR y los IEPS. Considerando las cuentas necesarias de VENTAS y de COMPRAS y los Impuestos efectivamente cobrados y pagados.

Anteriormente su catálogo de cuentas debía incluir el desglose del IVA de Ventas y el IVA efectivamente cobrado.

VENTAS COMPRAS

2102 IVA por pagar 1105 IVA por pagar

2102 001 IVA ventas facturado 1105 001 IVA de compras

2102 002 IVA ventas cobrado 1105 002 IVA de compras pagado

Bajo la nueva estructura, ahora serán necesarias las cuentas desglosadas de Retención de IVA e ISR tanto para ventas como para compras, según su actividad.

IMPUESTOS POR PAGAR

2104 Impuestos por pagar

2104 001 IVA Retenido

2104 002 IVA pagado proveedores

2104 003 ISR Retenido Arrendamiento

2104 004 ISR pagado Arrendamiento

2104 005 ISR Retenido Honorarios

2104 006 ISR pagado Honorarios

Inclusive podrá desglosar las cuentas de Ventas, Compras y Devoluciones.

VENTAS COMPRAS

4101 Ventas 5101 Compras

4101 001 Ventas al 16% 5101 001 Compras Nacionales

4101 002 Ventas No al 16% (tasa 0) 5101 002 Compras importación

4102 Descuentos sobre Venta 5102 Descuentos sobre Compra

4102 001 Descuentos s/ventas al 16% 5102 001 Descuentos s/Compra Nacionales

4102 002 Descuentos s/ventas NO al 16% 5102 002 Descuentos s/Compra Importación

4103 Devoluciones sobre Venta 5103 Devoluciones sobre Compra

4103 001 Devoluciones s/Venta al 16% 5103 001 Devoluciones s/Compra Nacionales

4103 002 Devoluciones s/Venta NO al 16% 5103 001 Devoluciones s/Compra Importación

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En caso de manejar IEPS, deberá registrarlo con sus diferentes tasas, según sus necesidades

VENTAS COMPRAS

2108 IEPS 1108 IEPS

2108 001 IEPS facturado 1108 001 IEPS de compras

2108 001 001 26.5% 1108 001 001 26.5%

2108 001 002 IEPS fijo 1108 001 001 IEPS fijo

2108 002 IEPS facturado cobrado 1108 002 IEPS efectivamente pagado

2108 002 001 26.5% 1108 002 001 26.5%

2108 002 002 IEPS fijo 1108 002 001 IEPS fijo

Con base a estas cuentas y las características de sus productos, se generarán los perfiles de impuestos que requiera, considerando el tipo de IVA, otros impuestos, las retenciones posibles con las diferentes tasas, etc., para que posteriormente solo asigne el perfil correspondiente a cada producto

Características de los productos

Tipo de IVA IEPS ISR Retenido Retención de IVA

16 % Tasa 0 Exento

26.5 % 30 % 50 % Fijo

Honorarios 10% Arrendamiento P.F. 10.66%

Fletes 4% Honorarios 10% Arrendamiento P.F. 10.66%

NOTA: Es importante considerar el uso de Centros de costos dentro de su catálogo de cuentas, en el caso de manejar tiendas, o bodegas, o centros de actividades o diversos departamentos, con el fin de unificar las cuentas en las cuales se agruparán las ventas y gastos.

Referencia: ARTÍCULO 33 DEL REGLAMENTO DEL CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN, CAPÍTULO IV, De la Contabilidad: Artículo 33.‐ Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente: XII. Establecer por centro de costos, identificando las operaciones, actos o actividades de cada sucursal o establecimiento, incluyendo aquéllos que se localicen en el extranjero; http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5339148&fecha=02/04/2014

La información contable que antes se registraba en el módulo Proveedores e Inventarios, se concentrará ahora en el perfil de impuestos del producto, por lo que será necesario correr una rutina para preparar la base de datos a la nueva miscelánea fiscal 2014.

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ConfiguraciónenProscai

Catálogodecuentas

1. Verifique su catálogo de cuentas contables y cree las cuentas de detalle que requiera (IVA, Retenciones, IEPS, Ventas y Compras).

2. En el módulo de Bancos, localice en la ventana el área de Contabilidad electrónica, agregue a todas las cuentas de su catálogo (incluyendo las de primer nivel) el código agrupador indicado por del SAT, que podrá consultar a partir de la página 17 en:

http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/codigo_agrupador.pdf

3. Únicamente en las cuentas que correspondan a Bancos, deberá registrar adicionalmente el Código de banco como lo solicita el SAT.

En el caso de los métodos de pago, si un banco utilizara varios métodos de pago, deje el campo vacio, y al momento de realizar los pagos, Proscai le preguntará si es un cheque o una transferencia e incluirá esa información para los archivos. Si tiene dudas, consulte los siguientes enlaces: Moneda: http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/catalogo_monedas.pdf Código del banco http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/catalogo_bancos.pdf Método de pago: http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/catalogo_metodos_pago.pdf

Agrupador SAT: En cada una de las cuentas del catálogo.

Solamente para cuentas de BANCOS: Banco SAT, Método de pago, Moneda.

Solamente para BANCOS extranjeros: Razón Social.

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CrearcatálogodePerfilesdeImpuestosyretenciones(Guíacontabilizadora)

Para crear su Catálogo de perfiles de impuestos, deberá considerar las características de sus productos. La idea es crear el o los perfiles de ventas y de compras (asignar las cuentas a detalle y de diferentes tasas a manera de una guía contabilizadora) que requiera para la operación de su empresa y, posteriormente solo asignarlos a los productos y servicios.

Identifique la existencia de las cuentas que vaya a elegir, en su catálogo contable registrado en Proscai.

Para este ejemplo, se darán de alta diversos perfiles para mostrar las diferentes características.

1. Vaya al módulo Datos Generales, seleccione del menú Datos Generales la opción Catálogos, elija Más y escoja Impuestos y Retenciones.

Despliega la ventana Perfil de impuestos que le permite registrar las cuentas de las diversas características fiscales de sus productos y servicios, a la compra y la venta, así como cobros y pagos.

En la ventana que despliega irá creando uno a uno los diversos perfiles que usted necesite, con la nomenclatura que desee.

Nombre y Descripción del perfil

Botones para trabajar con esta ventana

En la primera columna se registran las cuentas que serán afectadas al momento de facturar, recibir o generar un pasivo. La segunda columna registrará las cuentas a las que se trasladarán los impuestos al momento de la cobranza o los pagos.

En caso de tener diferentes cuentas de ventas, compras, o gastos, podrá especificar las cuentas que se verán afectadas. Si cuenta con el módulo Punto de Venta, podrá diferenciar las cuentas de afectación de ventas general y ventas pos, con la cuenta correspondiente para que se vea reflejada en las pólizas. Si NO desea diferenciarlas, deberá registrar la misma cuenta en ambos campos.

Para poder emitir en automático la póliza del Costo de ventas será necesario configurar estas cuentas.

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2. Es indispensable crear 2 perfiles básicos: llamados CG para Compras y VG para Ventas; para que el sistema lo asigne al producto cuando no cuente con un perfil asignado y específico.

Tipo CG, COMPRAS GENERAL

Tipo VG, VENTAS GENERAL

3. Usted deberá generar los perfiles necesarios para su operación con las cuentas correspondientes, según su catálogo contable.

A continuación se muestran los perfiles específicos creados para este ejemplo.

Recuerde: Si cuenta con el módulo Punto de Venta, podrá diferenciar las cuentas de afectación de ventas general y ventas pos, con la cuenta correspondiente para que se vea reflejada en las pólizas. Si NO desea diferenciarlas, deberá registrar la misma cuenta en ambos campos Ventas/Compras y Ventas POS.

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Perfiles para este ejemplo.

Perfil Tipo C1 para producto común COMPRAS

Perfil Tipo V1 para producto común VENTAS

Tipo de IVA: 16 % IEPS: NA ISR Retenido: NA Retención IVA: NA

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Perfil Tipo C2 para producto TASA 0 COMPRAS

Perfil Tipo V2 para producto TASA 0 VENTAS

Tipo de IVA: Tasa 0 IEPS: NA ISR Retenido: NA Retención IVA: NA

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Perfil Tipo C3 para producto con IEPS al 26.5% COMPRAS

Perfil Tipo V3 para producto con IEPS al 26.5% VENTAS

Tipo de IVA: 16 % IEPS: 26.5 % ó 30 % ó 50 % ISR Retenido: NA Retención IVA: NA

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Perfil Tipo C4 para producto con IEPS fijo COMPRAS

Perfil Tipo V4 para producto con IEPS fijo VENTAS

Tipo de IVA: 16% IEPS: 8 %

ó Fijo 1 ISR Retenido: NA Retención IVA: NA

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Perfil Tipo C5 para servicio de arrendamiento inmobiliario de Persona Física COMPRAS

Perfil Tipo V5 para servicio de arrendamiento inmobiliario de Persona Física VENTAS

Persona físicaTipo de IVA: 16 % IEPS: NA ISR Retenido: 10

Retención IVA: 10.66%

Cuenta del gasto

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Perfil Tipo C6 para servicio de FLETES COMPRA

Perfil Tipo V6 para servicio de FLETES

4. Oprima la tecla F2 para ir al módulo de Inventarios y asignar los perfiles.

Tipo de IVA: 16 % IEPS: NA ISR Retenido: NA

Retención IVA: 4%

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Asignarperfilesaproductosyservicios

Ahora es necesario asignar alguno de los perfiles creados a cada producto.

1. Vaya al módulo Inventarios e identifique su producto.

2. Utilice la barra de desplazamiento para ubicar la secciones Otros en la parte baja de la carátula del producto.

3. Haga clic en el botón Impuestos.

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4. Asigne el perfil que le corresponde.

En este caso, no hay perfil de IEPS ni porcentajes de retenciones y se indica que es IVA general. Al momento de asignar otros perfiles, es necesario registrar sus especificaciones: En el caso de Fletes se indica el porcentaje de retención.

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Cuando maneja IEPS se registra el perfil apropiado e indica en el caso de porcentaje, la cantidad y en el caso de IEPS fijo, se indica con un guión (‐) más el importe fijo.

En el caso de Arrendamiento, aparte del perfil creado y el IVA general, se registran los porcentajes de retención.

Nota: Esta asignación de perfil la deberá hacer en todos y cada uno de sus productos y servicios. También existe la posibilidad de asignar los perfiles por grupos de productos, si los tiene perfectamente identificados por código o a partir de su clasificación por familias.

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Si la opción de asignar perfiles por rango de productos se aplica a usted, siga este procedimiento.

5. Seleccione del menú Inventarios, la opción Cambiar precios.

6. Identifique el rango de producto (inciso 1) y seleccione la acción Perfil de impuestos (inciso 2).

7. En la parte inferior (inciso 3) indica si se trata del perfil de ventas o de compras, y registra el tipo de perfil.

Perfil de Ventas o Compras y el tipo de perfil

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8. También puede seleccionar los productos si sus familias lo permiten, como en el ejemplo siguiente.

9. Valide la existencia de sus servicios o gastos fijos, por ejemplo de PAPELERIA, TELEFONO, LUZ, RENTA, AGUA, FLETES, etc., y que cuenten con su perfil correspondiente asignado.

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AltadeproductoXGENERAL

Así como se crearon los perfiles generales (VG y CG) que en automático el sistema los asigna a los productos o servicio sin perfil, también se requiere de un producto general (XGENERAL) para que de él tome el perfil al momento de leer un XML de gastos, asigne este concepto a las partidas y le permita modificarlo por el producto, servicio o gasto específico, tomando las características y perfil propios.

1. Registre un producto llamado XGENERAL. Y asígnele el perfil VG (ventas general).

Esto le permitirá no solo generar sus pásivos, sino cargar automáticamente los archivos XML de sus acreedores con el desglose correcto de los impuesto generados (papelería, teléfono, luz, renta, agua, fletes, etc.).

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Referenciaenproveedores

En caso de pagar al proveedor por transferencia, deberá registrar la cuenta CLABE destino y la cuenta del banco SAT, como lo estipula la reforma.

1. Vaya al módulo de Proveedores.

2. Haga clic en el botón Varios, registre la Cuenta CLABE y la Clave de banco SAT.

*Podrá agilizar la carga de los pasivos si se crea una liga entre el acreedor y el servicio que le presta, para que cuando lea el archivo XML recibido, en automático se carguen los datos del documento incluyendo el UUID, dejándolo en estatus T= Vinculado con el UUID y listo para ser pagado. Esta opción es útil para registrar la luz, teléfono, arrendamientos, etc.

IMPORTANTE: el sistema solo cargará automáticamente XML de proveedores de servicios, es decir, marcados como Acreedores.

Cuenta CLABE destino, si paga por transferencia.

* Código del servicio fijo (gasto base) que presta el acreedor. Además es indispensable que se encuentre marcado como ACREEDOR.

Clave de banco SAT

Activar esta casilla si se trata de un proveedor extranjero. Registrar su TAX ID (Identificador del contribuyente extranjero).

Nombre del banco extranjero

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Tiposdemovimiento:pagodepasivos

Para que un pasivo pueda ser pagado, deberá estar forzosamente vinculado a un UUID.

Para ello es necesario que marque todos los tipos de movimiento para los cuales si sea necesario tener la liga de los UUID, como por ejemplo el tipo de movimiento para gastos y compras nacionales.

1. Busque su tipo de movimiento de recepción de mercancía, para este ejemplo es R.

2. En el área de CFD, active la casilla Factura.

Con esto indica al sistema, que requiere recibir y vincular la factura, para poder realizar el pago del CFDI de su acreedor.

3. También registre un tipo de movimiento para la Recepción de Gastos “RG” con las mismas afectaciones y condiciones.

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TiposdemovimientoparaCFDyCBB(CompranacionalOtros)yCompraExtranjera

El SAT solicita que se relacione el detalle de cada transacción dentro de la póliza, para indicar si se trata de:

A) Compra Nacional: comprobantes de origen nacional (CFDI) B) Compra nacional Otros (diferentes a CFDI es decir CFD y/o CBB) C) Compra extranjera (TAX ID y Banco extranjero)

A) Proscai realiza ya de forma nativa la relación para Compra Nacional, es decir la lectura y vinculación de XML de CFDI. B) Si usted recibe documentos como CFD (Comprobante Fiscal Digital) y CBB (Comprobante de Barras Bidimensial) requerirá crear y utilizar un tipo de movimiento específico al que le indique no es CFD. También le será solicitada como referencia el número de documento.

1. Duplique su tipo de recepción normal para crear el de Recepción nacional Otros (por ejemplo RO), e indique que NO es un comprobante fiscal digital.

Los documentos se generarán de forma tradicional, pero en el campo Referencia de la recepción registrará el número del documento, para que pueda visualizarlo en la ventana Administrador de documentos electrónicos (ADE).

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C) Si usted realiza compras extranjeras es necesario crear y utilizar un tipo de movimiento especial (por ejemplo RI) al que indique no es CFD, también le será solicitada como referencia el número de documento y utilizará algunos de los datos registrados en el proveedor específico: casilla Extranjero, nombre del banco y el TAX ID (Identificador del contribuyente extranjero) del proveedor.

Estos datos son adicionales al número de cuenta CLABE si paga por transferencia, la clave del banco como lo indica el SAT y el código del producto base si lo requiere.

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2. Registre un tipo de movimiento, para este ejemplo RI indicando que no es un CFD

Al generar un documento de forma tradicional deberá registrar en el campo Referencia el número de documento que ampara la compra o gasto para informar esta operación al SAT.

De esta forma podrá visualizarlo en la ventana Administrador de documentos electrónicos (ADE).

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ParámetroespecialparaXMLrecibidos

Una copia de los archivos XML que recibe por parte de sus proveedores, deberá guardarla en una carpeta específica para este fin, que en este ejemplo se llamará CFDIPRVS (puede agregar el nombre que desee) y se localizará dentro de la carpeta de Proscai. A su vez esta carpeta deberá contener 1 carpeta llamada Errores y otra carpeta llamada YA.

1. Genere las 3 carpetas: CFDIPRVS, ERRORES y YA.

2. En el módulo de Datos Generales registre el parámetro especial CFD_PRVS_PATHIN cuyo valor sea la ruta de esta carpeta, para este ejemplo quedó de la siguiente manera.

Parámetro especial Valor

CFDI_PRVS_PATHIN RUTA DE CARPETA CFDIPRVS

3. Cuando reciba los XML de sus proveedores, guarde una copia en esta carpeta.

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Parámetroespecialsóloparatiendas

Sólo si maneja tiendas, es necesario registrar el parámetro especial para evitar la duplicidad de pólizas al generar la póliza de Ventas para POS, evitando generar pólizas detalladas por cada factura emitida en el día.

Parámetro especial Valor

CFD_POL_POS_DIA 3

VentanaCuentasdeDatosGenerales

1. En la ventana Cuentas de Datos Generales, valide que se encuentren registrados los Tipos de póliza, sin importar los que actualmente esté utilizando, el sistema los tomará como valor: Ingresos (1), Egresos (2) y Diario (3).

Los tipos de pólizas para CFD y POS serán considerados como pólizas de Diario (3).

2. Si va a utilizar la opción de Producto base (para generar pasivos a partir de la lectura del archivo XML del acreedor) registre en el campo Gasto base la clave XGENERAL, para que bajo este concepto se generen las partidas de los pasivos de gastos no vinculados.

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RutinaparaprepararMiscelánea2014

Esta rutina borra de los módulos de Clientes y Proveedores y del catálogo de Tipos de movimiento, los datos referentes a retenciones e impuestos, para que ahora los tome de los perfiles que genere.

1. Correr la rutina correspondiente para preparar la base de datos para la nueva Miscelánea 2014.

La ruta para llegar a esta rutina es: Menú Proscai ‐> Varios ‐> Ok ‐> Ok ‐> Módulos ‐> Contabilidad ‐> Prepara miscelánea 2014

2. Después de preparar su base de datos, seleccione Terminar del menú Varios.

Comportamientos

1. Activar en el módulo de Datos generales los comportamientos:

Comportamientos activos

78 Una póliza por cada recepción

135 Contabilidad en medios electrónicos

NOTA: Hasta este momento, esta es la configuración básica para la Contabilidad en medio electrónicos con Proscai.

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Multimonedas

Si maneja MULTIMONEDAS, además será necesario agregar la abreviación de la moneda como lo estipula el SAT : http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Documents/catalogo_monedas.pdf

2. En el módulo Datos Generales, haga clic simultáneamente en la tecla Ctrl y en el botón Monedas.

3. Agregue las abreviaciones correspondientes a sus monedas (incluso la de pesos) y se reiniciará el sistema.

IMPORTANTE: Por favor revise el tema de Transición, antes de iniciar la operación.

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Ejercicios

Facturacióndirecta

Se elaborarán varios ejemplos con productos de diversos perfiles para que vea los efectos.

1. Genere una factura para el producto general y selle el documento, para que tenga el estatus de Timbrado.

Esto generó una póliza de ventas, busque la póliza en el módulo de Contabilidad.

Observe que la póliza de ventas detalla el cliente, IVA y la cuenta de ventas, además tiene la identificación del documento implicado.

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2. En el módulo de Bancos registre el pago.

3. Busque la póliza de ingresos generada.

Observe que el proceso hasta aquí es semejante a como lo venía haciendo y no hay cambios en la estructura de la póliza.

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4. Genere la miscelánea del documento con la fecha actual para el recibo.

5. Revise la póliza generada.

Observe que aparece el traslado de IVA, del facturado al efectivamente cobrado.

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Registrodepasivos

Recuerde haber asignado los perfiles correspondientes y la información complementaria.

1. Vaya al módulo Recepciones, menú Recepciones y elija la opción Gastos Múltiples.

2. Registre varios pasivos de manera normal.

En cada documento aparece el status en que se encuentra, P = pendiente de UUID, T = vinculado a su UUID.

Cada pasivo generó de manera automática su póliza detallando en la cuenta correspondiente, los importes previamente capturados y el desglose de los impuestos, de manera normal.

IMPORTANTE: En el caso de todas las recepciones, ya sean de mercancía como de pasivos, deberán vincularse con el UUID de cada documento.

Proscai le indicará el status de cada documento: P = pendiente de UUID T= vinculado a su UUID.

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En su carpeta de CFDIPRVS tiene copias de todos los archivos enviados por sus proveedores. Hasta este momento se encuentran vacías las carpetas ERRORES Y YA.

Para ligar los CFDI a cada recepción deberá correr un proceso para vincular sus recepciones, (su contador deberá determinar la frecuencia), este proceso carga los XML que correspondan a su RFC registrado en la base de datos, en la ventana Dirección del módulo Datos generales.

3. Seleccione del menú Contabilidad la opción Administrador de Documentos Electrónicos (ADE)

Este proceso analiza y cargará únicamente los XML que sean válidos.

El sistema revisará la carpeta donde guardó la copia de los CFDI enviados por sus proveedores y acreedores, si existieran errores, estos archivos serán enviados automáticamente a su carpeta ERRORES y le envía un mensaje.

Además renombrará y validará que los archivos movidos a la carpeta YA sean documentos realmente validos:

Valida que sean realmente dirigidos para usted, es decir que incluyan su RFC correcto.

Valida que sean archivos en formato XML de un CFDI (que no le hayan enviado pdf o txt, etc.).

Valida que no sean archivos duplicados.

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4. Haga clic en el botón OK del mensaje de errores.

Si revisa la carpeta CFDIPRVS ahora se encuentra vacía.

En la carpeta ERRORES están los archivos que no pasan la prueba de validación.

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En el caso de la carpeta YA, se encuentran ahora los XML leídos y validados, además los renombra consecutivamente.

Inicialmente la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) aparece vacía.

5. Haga clic en el botón Carga documentos.

Enseguida le muestra un cuadro de diálogo desde donde podrá filtrar los documentos en esta ventana, ya sea por razón social, FRC, Tipo de documento [RE (recepción), RG (Recepción de Gastos), NO (Nómina)], rango de documentos, Nuestro [1 si son nuestros como Nómina ó 0 si son de los de proveedores ), RFC validado o rango de fechas.

6. Para este ejemplo, déjela en blanco para que cargue todo.

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Dejará a la vista los archivos XML válidos, que además se encuentran marcados en la columna OK. El 1 indica que el RFC se encuentre correcto dentro de la base de datos y el 0 indica que se tiene que corregir en la base de datos el RFC del proveedor o acreedor, ya que existe diferencia con el XML.

El botón RFC pendiente deja a la vista aquellos documentos cuyo RFC no ha sido validado, es decir que aparecen con 0 en la columna OK. El botón No ligados mostrará en ventana únicamente los documentos que aún no traen referencia (número de recepción interna de Proscai) en la columna Documento. El botón RE/RG permite alternar la vista entre RE (recepciones) y RG (recepciones de gastos).

El botón Alta proveedores ejecuta una rutina que registra proveedores que no identifica en PROSCAI (por que no se encuentren registrados o detecte diferencias en el RFC), sin embargo ya podrían estar registrados y serían duplicados, por eso le advierte: “Esta rutina da de alta a los proveedores que no existan en el sistema, la validación se hace por medio del RFC y podría duplicar los proveedores existentes. ¿Continúo?”. Por tal motivo se recomienda realizar la revisión/corrección manualmente de los proveedores que sí identifique y dejar este proceso para los no registrados. El botón Alta Empleados será de utilidad para registrar a sus empleados a través de un archivo de texto. Este tema se explica en el capítulo de Alta masiva de empleados.

Por el momento, en esta ventana no hay ninguna referencia a Documentos, pero ya aparece el UUID que trae el XML.

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7. Ahora vaya al módulo Recepciones.

8. Seleccione del menú Recepciones la opción Concilia CFDI´S.

En la parte superior aparecen enlistados los XML validados y correctos en su RFC.

En la parte inferior, se encuentran los pasivos que tiene registrados. Existen una manera de vincular los CFDI con sus recepciones y crear la liga entre ellos para asociarlos con el UUID, automáticamente a través del botón Busca exactos. De esta manera, el sistema registrará en la columna Línea de abajo, en el documento vinculado, el número del CFDI de arriba que le corresponde, y el sistema irá marcando cuantos documentos ha encontrado. Otra forma de vincular los CFDI con sus recepciones y asociarlos con el UUID, es ligarlos manualmente, uno a uno a través del botón Vincula Manual.

En la parte superior de la ventana se muestran los CFDI válidos y un consecutivo en la columna Línea.

En la parte inferior se encuentran las recepciones y los pasivos registradas en Proscai y pendientes de vincular con su UUID. Observe que se encuentra en ceros la columna Línea.

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Para ligar los documentos automáticamente.

9. Haga clic en el botón Buscar exactos, con esto se está indicando al sistema que identifique los archivos correctamente.

Observe que en la columna Línea de las recepciones, aparece el número consecutivo de Línea de los archivos CFDI que corresponden entre sí. Si en la parte superior ha quedado algún documento sin ligar, es porque ya se encuentra en la carpeta CFDIPRV la copia del XML pero aún no se ha registrado la recepción en Proscai. Por su parte, también podrían existir recepciones registradas en Proscai de las cuales aún no recibe el CFDI.

10. Una vez que sus documentos ya fueron ligados, haga clic en el botón Registra para vincular automáticamente los CFDI con su recepciones.

Al momento de registrar la vinculación, elimina las líneas emparejadas dejando únicamente los archivos pendientes de relacionar, (de arriba y de abajo).

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11. Para ligar manualmente los documentos, selecciona el CFDI y selecciona su recepción o pasivo correspondiente, enseruida haz clic en el botón Vincula Manual.

12. Solicita que confirme la vinculación de ambos documentos.

13. Observe las columnas Línea, ya vinculó los documentos. Finalmente hacer clic en el botón Registra.

El documento desaparece de la ventana.

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14. Regrese al módulo de Contabilidad para ver los XML, opción Administrador de Documentos Electrónicos (ADE), donde ya se muestra la referencia al número de documento al que fueron vinculados.

Al revisar ahora el estatus de sus recepciones, observe que presentan una T = ya vinculadas con su UUID.

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15. Elija un documento de los vinculados a su UUID, es decir con estatus T, para este ejemplo el pasivo R00183.

16. Haga clic en el botón Comentarios del documento.

Observe que ya se encuentra vinculado a su UUID. RECUERDE: es necesario volver a cargar los XML en la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) del módulo de contabilidad, después de corregir los RFC de sus proveedores y acreedores que tenían alguna diferencia en la base de datos contra el CFDI, para que le permita vincularlos.

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Programarpagosdedocumentosvinculados

Proscai validará que sus documentos se encuentren en el estatus T para poder ser pagados, y podrá realizarlo de forma normal a través del botón Pagos del módulo de bancos (forma tradicional) o realizarlo de manera más ágil a través de Programar pagos (forma recomendada).

1. Vaya al módulo de Proveedores y seleccione del menú Proveedores la opción Programar pagos.

2. Oprima OK en el cuadro de diálogo que aparece, se enlistan todos sus documentos pendientes de pago. Identifique sus recepciones.

Observe que en la columna CFD se indica el status del documento, P (pendiente de conciliar) y T (ya cuenta con su UUID).

3. Seleccione algunos de sus documentos T, oprima el botón 0 para indicar que hará el pago en esta semana.

Los documentos quedan registrados ahora con la semana 0.

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4. Haga doble clic sobre cada uno de los documentos para que les asigne el status de que serán pagados (se marcarán con un * en la columna Sel).

5. Ahora oprima simultáneamente la tecla Ctrl + clic para seleccionar el rango de documentos y oprima el botón Paga.

6. Registre la cuenta del banco del cual va a generar el cheque o la transferencia, así como la fecha.

Recuerde que si va a pagar por transferencia, es necesarios tener registradas la cuenta CLABE del proveedor y del banco.

7. Oprima OK.

Observe que solo deja en pantalla los documentos que pagó y le permite imprimir el reporte de relación de pagos.

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8. Haga clic en el botón OK para imprimir en pantalla el reporte.

Se generan las pólizas correspondientes, una por proveedor, y en el caso de varios documentos de un mismo proveedor, aparecen desglosados los documentos.

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9. Realice la miscelánea del documento, para ello selecciónelo y haga doble clic sobre él.

10. Haga clic en el botón Recibo pago y registre la fecha en que se trasladen los impuestos.

11. Revise la póliza y observe que parecen los impuestos desglosados por documento.

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CargaautomáticadeXML(solopasivos,deberserCFDI)

Si utiliza la opción de producto base, es decir generar un pasivo con tan sólo leer un archivo XML, esto facilitará el registro de sus gastos fijos ó constantes. Es necesario ligar el proveedor con un servicio previamente registrado en el catálogo de productos, el cual ya cuenta con su perfil asignado, esto agilizará la generación de pasivos por luz, teléfono, agua, arrendamiento y/ó fletes.

1. Registre en el módulo de Recepciones una recepción directa, y teclee en el campo de proveedor la palabra XML, el sistema abrirá la ventana para seleccionar el archivo a procesar.

2. Seleccione el archivo.

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En el cuerpo del documento aparecerá el proveedor al cual esté ligado el RFC contenido en el XML, así como el servicio y los montos calculados por el sistema, según su perfil. También puede observar en la ventana los datos para hacer la Validación XML, de los importes y el desglose de los impuestos.

3. Valide los datos y haga clic en el botón Aceptar.

Este proceso cambia el status del documento indicando que es T (documento vinculado UUID), colocando el archivo XML con la referencia de su recepción, dentro de la carpeta YA.

4. Realice el pago y el traslado de impuestos de manera normal.

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AltaProveedoresdesdedeventanaADE

1. Se agregaron 4 archivos XML de proveedores a la carpeta CFDIPRVS.

2. Al oprimir botón Carga documentos, mando este mensaje de 3 documentos de proveedores validados

Y después de 1 documento no validado

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Dejando en ventana los documentos. Observe que en la columna OK aparecen 3 documentos con el RFC validado (columna OK) y 1 sin validar, es decir no lo encontró.

3. Haga clic en el botón Alta proveedores y observe que se despliega la ventana Asignación Proveedores.

Del lado izquierdo aparecen los documentos no validados y del lado derecho los servicios que tiene registrados en su base de datos.

Abajo se muestran 2 botones con lo que podrá modificar el tipo de proveedor según sea el caso y una vez que identifique el tipo de servicio que le ofrece, darlo de alta.

Proveedor no encontrado en la base de datos

Servicios registrados en su base de datos

Permite modificar el tipo de proveedor

Una vez asociado el proveedor con su servicio, podrá darlo de alta

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4. Seleccione el proveedor y una vez que identificó el servicio, haga doble clic sobre el servicio.

Observe que se registra el código del proveedor en la columna Perfil del proveedor.

5. Ahora haga clic en el botón Alta proveedores para que se registre en el módulo de proveedores.

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6. Le pide confirme que si desea dar de alta el proveedor.

7. Le informa que la validación fue correcta. Haga clic en el botón OK.

Observe que ya aparece validado con su RFC en la ventana principal, y queda listo para proceder de forma normal.

8. Vaya al módulo Proveedores y búsquelo.

El sistema registra al proveedor con un código consecutivo que podrá editar conforme a la estructura que maneje.

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9. El sistema registra al proveedor, con su Razón social y RFC.

10. Haga clic en el botón Varios y observe que se asignó el servicio como Producto Base del proveedor.

Agregue los datos completos del proveedor.

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ArchivosXMLsolicitadosporelSATProscai le permite emitir los reportes XML solicitados por el SAT con los requerimientos que estableció. Los nuevos requerimientos del SAT por la Séptima Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, requieren realizar algunas modificaciones en Proscai:

En el Catálogo de cuentas, ahora se debe agregar el código agrupador desde las cuentas de primer nivel, por lo que será necesario registrárselo ahora a todas las cuentas.

Para el archivo de la Balanza, se debe indicar el tipo de envío: N Normal o C Complementaria con la fecha de la última modificación de la balanza.

Ahora se requiere de un archivo Auxiliar de XML indicando el tipo de solicitud y el # de orden de trámite, según la solicitud.

El nombre de los archivos deben ser registrados de la siguiente manera:

Por ejemplo: El catálogo de cuentas y la balanza de comprobación como mínimo deberán enviarse a dos niveles (cuenta mayor y subcuenta a primer nivel). Para más información consulte el siguiente enlace http://www.sat.gob.mx/fichas_tematicas/buzon_tributario/Paginas/contabilidad_electronica_preguntas.aspx

Catálogo de cuentas, Balanza de Comprobación, Pólizas del Periodo, Auxiliar de Cuenta y/o Subcuenta, Auxiliar de Folios de los Comprobantes Fiscales

RFC Ejercicio Periodo Clave Extensión

12 o 13 caracteres, correspondientes al RFC del contribuyente, ya sea Persona Moral o Persona Física.

4 caracteres que identifican el año al que corresponde la información que se envía.

2 caracteres que identifican el número de mes al que corresponde la información que se envía.

Caracteres "CT" identifican el Catálogo de cuentas. Caracteres "BN" identifican las balanzas de comprobación con información normal; Caracteres "BC" identifican las balanzas de comprobación con información complementaria. Caracteres "PL" identifican Pólizas del Periodo. Caracteres "XC" identifican el Auxiliar de Cuenta y/o Subcuenta. Caracteres "XF" que identifican el Auxiliar de Folios de los CFD.

Caracteres ".ZIP" que identifican un archivo comprimido.

RFC propio + año del ejercicio y mes del periodo + clave del archivo. XML con extensión “ZIP”

Catálogo: XAXX010101000201501CT.XML

Balanza: XAXX010101000201501BN.XML

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ArchivodeCatálogo.XML

1. Vaya al módulo de Contabilidad.

2. Seleccione del menú Reportes, la opción Reportes fiscales, y elija Catalógo.XML

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El sistema validará que todas las cuentas del tercer nivel en adelante, cuenten con el código agrupador para poder generar el archivo. Va a generar el catálogo de cuentas con los datos obligatorios por el SAT:

3. Guarde el archivo generado en una carpeta con el nombre XAXX010101000201501CT.XML Recuerde agregar la extensión .XML al nombre del archivo.

Si abre el archivo con Internet Explorer podrá verlo de la siguiente manera:

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ArchivodeBalanza.XML

1. En el módulo Contabilidad, seleccione del menú Reportes, la opción Reportes fiscales, y elija Balanza.XML

2. Indique el mes y haga clic en el botón OK.

1 si ya tienes cierre del ejercicio anterior.

13 si aun no hay cierre del ejercicio anterior (en este caso el ejercicio anterior es 2014)

3. Guarde el archivo generado con el nombre XAXX010101000201501BN.XML

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ArchivodeAuxiliaresXML

Al momento de generar el reporte Auxiliar de cuentas y subcuentas (Auxiliares XML), además de indicar el mes, será necesario indicar el tipo de solicitud y según el caso el Número de orden o el Número de trámite.

El SAT prevé 4 tipos de solicitud: AF ‐ Acto de Fiscalización FC ‐ Fiscalización Compulsa DE – Devolución CO – Compensación.

Número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia el reporte auxiliar, requerido para tipo de solicitud AF y FC.

El número de tramite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia el reporte auxiliar, requerido para tipo de solicitud DE o CO.

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Archivodepólizas

Para el envío del archivo de Pólizas el SAT solicita que se indique el tipo de solicitud y el # de orden de trámite, y se deberá incluir en el detalle de la póliza: si se trata de una compra nacional (CFDI), de una compra nacional Otro (CFD o CBB) y si es compra Extranjera. Al momento de generar el reporte Pólizas, además de indicar el rango de fechas, indique el tipo de solicitud y según el caso, el Número de orden o el Número de trámite.

El SAT prevé 4 tipos de solicitud de póliza: AF ‐ Acto de Fiscalización FC ‐ Fiscalización Compulsa DE – Devolución CO – Compensación.

Número de orden asignado al acto de fiscalización al que hace referencia la solicitud de la póliza, requerido para tipo de solicitud AF y FC.

El número de tramite asignado a la solicitud de devolución o compensación al que hace referencia la solicitud de la póliza, requerido para tipo de solicitud DE o CO.

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XMLViewerExiste una herramienta llamada XML Viewer (la cual puede descargarla gratuitamente) que le permite visualizar y entender la estructura de los archivos XML de manera más sencilla. Factura modelo:

En XML se verá así:

Datos Emisor:Nombre, dirección, RFC

Datos Receptor: Nombre, dirección, RFC

Partidas: Cantidad, descripción, p. unitario y total

Impuestos retenidos

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Así lo verá en el visor de archivos XML, donde podrá explorar la estructura de sus archivos.

Es necesario entender la estructura de estos archivos para saber detectar de manera ágil cualquier error en el archivo, sin necesidad de ser expertos.

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LecturayprocesamientodearchivosXMLdeNóminas

Manejar el tema de los XML de nómina requiere previamente de una configuración sencilla y rápida. Trabajará de manera semejante a los XML de sus proveedores y acreedores.

Le recordamos que siempre utilice una copia de los XML oficiales, y que usted es el responsable del resguardo de sus archivos originales.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Paginas/complemento_nomina.aspx

Modificad

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Configuración

CopiadearchivosXMLdenómina

Una copia de los archivos XML de nómina deberá guardarla en la carpeta específica (que ya creo) para este fin, y que en este ejemplo se llama CFDIPRVS, y se localizará dentro de la carpeta de Proscai. Recuerde que en esta carpeta se encuentran registradas las carpetas Errores y YA.

1. Dentro de la carpeta CFDIPRVS agregue una copia de los archivos de nómina de sus empleados.

Recuerde que Proscai enviará a la carpeta correspondiente, en este caso YA o Errores, los archivos una vez que los haya leído, validado y procesado.

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Proveedores

Será necesario registrar un proveedor especial para que sea a quien se le cargue la cuenta por pagar de la nómina y puedan ser vinculados los recibos de nómina con esos documentos generados.

1. En el módulo de Proveedores, registre un proveedor NPP, llamado NOMINA POR PAGAR, marcado como acreedor y con cuenta contable correspondiente a acreedores diversos o deudores, (consulte con su contador).

2. También es necesario que se encuentren registrados sus acreedores diversos (incluyendo a sus empleados), para que puedan generarse las cuentas por pagar y las pólizas correspondientes, incluyendo su respectiva cuenta contable. Para este ejemplo quedó de la siguiente manera:

Código Nombre Cuenta

IMSS IMSS 6101008

INFO INFONAVIT 6101012

VPP VALES DE DESPENSA 6101031

ISR ISR 6101015

E218 Esther Vera Rosales 2103002001

E220 Miranda Malo Martinez 2103002002

E231 Jorge Curle Monroy 2103002003

Nuev

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Catálogodeconceptosdenómina

Es necesario que el contador le facilite el catálogo de conceptos de nómina que maneja (percepciones y deducciones) para ingresarlo a Proscai y relacionarlo con su cuenta contable correspondiente. Por ejemplo:

Percepciones Deducciones

P001 Sueldos D001 Impuesto ISR

P002 Aguinaldo D002 Cuota IMSS

P003 Utilidades PTU D003 Incapacidad

P005 Prima vacacional D004 Prestamos Personal

P006 Vales de despensa D006 Incidencias no justificadas

P008 Comisiones D007 Descuento por Fondo de ahorro

P009 Fondo de ahorro D010 Pensión Alimenticia

P021 Bono de productividad D094 Crédito INFONAVIT

1. Del menú Datos Generales, elija la opción Catálogos; elija la opción Más y seleccione Conceptos Nómina.

2. Registre su Catálogo de conceptos con la clave indicada, agregue la cuenta contable de afectación. En el caso de las Deducciones registre el código del acreedor que presta el servicio * (deberá estar registrado en proveedores), de dónde se deduce y en la columna Documento podrá agregar algún dato para referencia.

*En el caso de los conceptos que desee llevar un acumulativo de los movimientos por empleado, registre el signo =

3. Solamente en la percepción de Vales de despensa, sí registre el proveedor.

4. Registre también el concepto NPP NOMINA POR PAGAR y la cuenta correspondiente.

Si el XML incluyera un concepto que no se haya registrado en este catálogo, al momento de generar la póliza el sistema usará la cuenta Puente (registrada en Datos Generales), y además registrará el concepto en el catálogo, posteriormente y de forma manual deberá asignarle la cuenta correspondiente al concepto.

Nuev

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Registrodeempleados

Será necesario registrar en Proscai a todos y cada uno de sus empleados, como Usurarios.

1. Del menú Datos generales, seleccione Catálogos y elija la opción Usuarios.

2. Registre a cada empleado. Aquellos que no tienen acceso a Proscai, se recomienda asignarles un mismo grupo que no se utilice.

Es necesario que asigne, sin guiones ni espacios, el RFC de cada empleado para que puedan ser vinculados con el XML y si maneja centros de costos también indíquelo. El manejo de centros de costo ayudará a determinar la rentabilidad por centro de negocios, departamentos o tiendas.

Revise en el tema Importación de empleados a partir de un TXT (en ventana ADE) si desea registrar masivamente a sus empleados.

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LecturadeXMLdenómina

1. En el módulo de Contabilidad, abra la ventana del Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) para leer y validar los archivos de nómina.

2. Haga clic en el botón Carga Documentos.

En automático carga todos los archivos que encuentre en la carpeta CFDIPRVS y que serán trasladados a la carpeta YA, o ERRORES si fuera el caso.

En esta ventana podrá tener 3 tipos diferentes de archivos:

Los documentos que ya han sido leídos y vinculados, mostrará información en la columna Documento. Para este ejemplo están pendientes varios archivos.

TIPO DESCRIPCIÓN

RE Recepción de mercancía

RG Recepción de gasto

NO Nómina

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3. Ahora vaya al módulo de Recepciones, seleccione del menú Recepciones el comando Visualiza NÓMINA.

Del lado izquierdo enlista todos los archivos XML de nómina cargados.

4. Haga clic en el botón Carga XML´S para que Proscai cargue y desglose la información de todos los XML leídos.

Del lado derecho de la ventana le muestra el detalle de los documentos; observe que también se agregó la línea NPP para cuadrar la información por XML. Del lado izquierdo se indican la fecha, RFC y nombre del empleado, así como los conceptos de las deducciones y percepciones con importes por empleado, indica el centro de costo al que pertenece y la cuenta a la que aplica.

5. Ahora haga clic en el botón Genera Póliza para que se generen la póliza correspondiente.

En estos momentos la ventana queda vacía.

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6. Revise las pólizas generadas.

El sistema generará una póliza, donde identifica los conceptos por empleado y por centro de costos. La fecha que registra corresponde a la de la emisión del archivo XML y con base a ello, agrupa la información. Observe también que se encuentran detalladas cada una de las percepciones y deducciones por empleado.

Ya se ha generado también la cuenta por cobrar del proveedor NPP Nómina por pagar, y se recomienda utilizar la opción de PROGRAMAR PAGOS.

7. Revise nuevamente la ventana Administrador de documentos electrónicos (ADE).

Observe que aparece el número de documento, el folio que saca del consecutivo de los XML y agregó una referencia interna en la columna Descripción. En el campo Ruta indica que los archivos fueron movidos a la carpeta YA.

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8. Revise alguno de los proveedores, para este ejemplo será INFONAVIT, donde aparece el importe abonado del trabajadora E231 Jorge Curle Monroy.

9. Consulte también la ventana Movimientos de alguno de sus empleados.

En el caso de sus empleados, podrá consultar los abonos que va acumulando. En este ejemplo, aparecen los abonos a su préstamo personal, los correspondientes al Fondo de Ahorro Patronal/Trabajador y el abono a la compra de celular.

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Otro ejemplo, es cuando no encuentra un concepto registrado en su Catálogo de nómina, para este ejemplo se utilizará el XML correspondiente a pago de Reparto de utilidades.

10. Valide el archivo.

En la columna Documento se indica el consecutivo de archivos XML de empleados leídos y observe que en la columna Descripción se indica el consecutivo de pólizas de nómina generados.

11. En la ventana Visualiza XML nómina, señala un error en la cuenta del reparto de utilidades.

El concepto de Reparto de utilidades con la clave P011, son datos que extrae directamente del archivo XML. Recuerde que su catalogo no incluía ese concepto.

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12. Haga clic en el botón Valida Conceptos, le avisa que dio de alta un concepto y le asignó la cuenta puente de forma temporal, pero que es necesario que asigne la cuenta correspondiente.

Al revisar su Catálogo de conceptos de nómina, se observa así:

Solo si sale y regresa a la ventana Visualiza XML Nomina y vuelve a Cargar XML´S, observará que momentáneamente ha asignado la cuenta 9.

Se recomienda asignar la cuenta correspondiente antes de generar la póliza para que ya se genere correctamente, de forma normal.

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13. Si no fuera posible, genere la póliza utilizando momentáneamente la cuenta Puente.

14. Registre la cuenta correspondiente en su catálogo de conceptos de nómina.

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15. Posteriormente corrija la póliza haciendo clic en el botón Cambio y borre la información del campo Referencia.

La póliza queda entonces con la cuenta correcta.

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16. Para realizar el pago, en el menú de Proveedores elija la opción de Programar pagos. Filtre por proveedor NPP para facilitar el procedimiento.

17. Al momento de generar el pago, utilice el botón PagaN.

18. Elija la opción Transferencia consolidada si usted hace el pago global y desee que el banco realice la dispersión.

19. Si el pago es personalizado, hágalo a través de la opción Transferencia.

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RegistrarempleadosapartirdesuXMLSi debido al número de empleados en su compañía es poco práctico registrarlos uno por uno, existe un mecanismo con el cual se darán de alta automáticamente al momento de leer los archivos XML de la nómina, incluyendo su RFC para que puedan ser vinculados (proceso ideal para la carga inicial) y posteriormente asignar el centro de costo correspondiente de forma manual.

1. Agregue una copia de los XML de nómina de sus empleados (no registrados como usuarios), a la carpeta CFDIPRVS.

2. Abra la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE. Haga clic en el botón Alta Empleados.

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3. Muestra el nombre y RFC del empleado. Haga clic en el botón Alta Empleados.

El sistema registrará el RFC de su empleado en el catálogo de usuarios generando un consecutivo con el prefijo USXXXX.

El sistema le indica que registró un usuario sin clave en su catálogo de usuarios y le asignó el grupo 39.

4. Haga clic en el botón OK del mensaje.

Y con otro mensaje le indica que registre a cada empleado su Centro de costo.

5. Haga clic en el botón OK del mensaje.

Se recomienda asignar el centro de costos correspondiente a los usuarios, antes de generar la póliza para que ésta salga correctamente.

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6. Vaya a su catálogo de Usuarios y busque al empleado.

Observe que su código es US0001, registra el nombre, le asigna el grupo 39 y ya aparece su RFC, estos datos los obtiene del archivo XML.

7. A través del botón Cambio registre el centro de costos correspondiente de su empleado, para que la póliza se genere correctamente.

Si lo desea, agregue los demás datos del empleado.

Podrá continuar de forma normal, cargando los archivos XML.

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Altamasivadeempleados Otra forma de dar de alta a sus usuarios es importando un archivo de texto, lo cual agilizará su registro.

El layout del archivo separado por tabuladores es:

RFC NOMBRE CENTRO DE COSTO

1. Vaya a la ventana Administrador de documentos electrónicos ADE, del módulo de Contabilidad y haga clic en el botón Alta Empleados.

Esto desplegará la ventana “Asignación de proveedores”

2. Haga clic en el botón Importa Empleados.

Nuevo

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3. En la ventana que despliega, haga clic en el botón Carga y seleccione el archivo.

Carga los datos en la ventana.

4. Haga clic en el botón Validar.

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Le envía un mensaje.

5. Haga clic en el botón Procesa.

Envía otro mensaje

6. Haga clic en el botón OK.

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Transición

Manejodedocumentosdurantelatransición

A partir de las nuevas disposiciones para la Contabilidad en medios electrónicos, nos encontramos ya en el momento de iniciar la transición, por ello en Proscai hemos estado trabajando para que ésta sea lo más transparente posible. Hemos identificado 2 escenarios:

a) Para todos aquellos clientes que han elaborado sus pasivos desde la ventana de

Recepción de Gastos múltiples, la transición a la nueva contabilidad con medios electrónicos es totalmente TRANSPARENTE, ya que estos documentos incluyen las partidas necesarias; también las recepciones de mercancía y las facturas al ser generadas guardaron los lineamientos y cálculos necesarios. Ahora con la asignación de perfiles, no será necesario realizar ninguna mecánica especial pues ya cuentan con la información necesaria.

b) Sin embargo, los documentos generados por pasivos desde el módulo de

Contabilidad así como los generados por la opción Movimientos (ya sea por el módulo de Clientes ó Proveedores) al no contener partidas, no cubren con los lineamientos necesarios para su correcta aplicación. Para ello será necesario aplicar un procedimiento que permita identificar y asignar partidas a esos documentos para que cumplan con los requerimientos solicitados, con base a los perfiles que ya debe tener registrados.

A partir de este ajuste, se deberá utilizar la mecánica de registro de pasivos, por Gastos múltiples.

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Procedimiento

1. Despliegue la ventana Transición contabilidad electrónica a través de la siguiente ruta:

Menú Proscai ‐> Varios ‐> Ok ‐> Ok ‐> Módulos ‐> Contabilidad ‐> Renglón cxp y cxc contab. electr.

La ventana Transición contabilidad electrónica aparece vacía.

2. Haga clic en el botón Carga CXP y observe que el sistema despliega todos los documentos existentes sin partidas.

Para este ejemplo existen 2 documentos de fletes y otro que corresponde a una renta de local.

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3. Seleccione todos los que correspondan al mismo concepto y haga clic en el botón Asigna producto.

El sistema le avisa que asignará un producto (servicio) a los documentos seleccionados.

4. Haga clic en el botón OK y enseguida registre el concepto del servicio, para este ejemplo es Flete Nacional.

5. Haga clic en el botón OK y observe que ya agregó el concepto a la columna DDEPTP.

6. Seleccione el siguiente documento y asigne el producto. Para este ejemplo es Renta.

7. Ya que todos sus documentos tienen asignado su renglón de producto, es momento de hacer clic en el botón Genera renglón.

8. Repita este mismo procedimiento con el botón Carga CXC.

9. Para salir, cierre la ventana y seleccione del menú Varios la opción Terminar.

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10. Al reingresar a Proscai, busque alguno de los documentos.

El tratamiento contable que le dará a este documento, corresponderá al perfil asignado al producto. Ahora quedan listos sus documentos para procesarlos de manera normal. NOTA: Los movimientos generados como saldos iniciales para el arranque de operaciones del sistema (por ejemplo los movimientos de CxC y CxP de los menús Cliente y Proveedores), tampoco contienen la información de partidas que componen el saldo. En caso de manejar solo productos tasa 16%, podrían ser integrados por una partida, con el perfil VG (Ventas general) y CG (Compras general), para poder ser pagados y obtener el detalle del impuesto correspondiente.

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Gastosdecajachica

Con base en las nuevas disposiciones para Contabilidad electrónica, a continuación le explicamos cómo manejar los gastos que se efectúen desde caja chica.

1. Registre como gastos múltiples o recepción normal. Deje los archivos XML correspondientes en su carpeta CFDIPROVS.

Tanto los proveedores como los servicios, ya se encuentran registrados en Proscai y cuentan con su perfil.

2. Visualice y valide los XML a través de la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) del menú Contabilidad.

Aparecerán los archivos XML válidos, marcados en la columna OK y con su RFC correcto.

3. Vincule los XML a través de la ventana Concilia CFDI´s del módulo Recepciones.

Con esto, sus documentos ya cuentan con su estatus T = ya vinculados con su UUID y se ha generado el saldo en cada proveedor. Ahora se va a generar el cheque de reembolso para caja chica y se eliminará el saldo del proveedor.

4. Pague a través del módulo Bancos, genere un cheque registrando los datos como se indica a continuación:

En el campo Beneficiario: registre el nombre de la persona que cambiará el cheque para el rembolso.

En el campo Concepto: podrá registrar que se trata de la reposición de caja chica de la semana.

En el campo Proveedor: registre el código de uno de los proveedores y su importe, y enseguida registre el código del otro proveedor y su importe. Por ejemplo AGUA por 580 pesos, PAPEL por 265 pesos (de esta forma se está registrando Proveedor vs. Gasto, para que se genere la póliza correspondiente.

5. Termine el cheque de forma normal. Podrá ser cobrado para restituir el importe de la Caja chica.

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Manejodeviáticos

Si usted tiene la necesidad de manejar viáticos y reportarlos correctamente para su contabilidad electrónica, en este documento le explicamos cómo controlarlos.

1. Dé de alta a su empleado en el módulo de Proveedores, marcado como Acreedor.

2. En el módulo de Bancos genere un cheque o transferencia a nombre del empleado. Esto generará la póliza correspondiente.

3. Registre por Gastos Múltiples a cada proveedor los gastos por viáticos. Al recibir los archivos XML (por ejemplo Hotel, Transporte, Alimentos) páselos a la carpeta correspondiente CFDIPROVS.

4. Visualice y valide los XML a través de la ventana Administrador de Documentos Electrónicos (ADE) del menú Contabilidad.

5. Vincule los XML a través de la ventana Concilia CFDI´s del módulo Recepciones.

6. En módulo Bancos genere un pago con los siguientes datos:

Registre el código de los Proveedores, su gasto y su importe (Hotel y su importe, más el Transporte y su importe, más los Alimentos y su importe).

Adicionalmente agregue el Código de su empleado, pero con el importe en negativo para que se ajusten los importes, se registre el pago a los proveedores y se recupere el dinero “prestado” a su empleado.

Este documento generará la póliza correspondiente con los XML ligados de manera correcta.

7. Termine el cheque de forma normal.

Se generan las pólizas correspondientes.

Contabilidad en medios electronicos con Proscai v12-08-18 · Contabilidad en medios electrónicos...

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