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CONTABILIDAD III _________________________________________________________________________

__________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia

Programas de Estudio a Distancia

www.unipamplona.edu.co

Esperanza Paredes Hernández

Rectora

María Eugenia Velasco Espitia

Decana Facultad de Estudios a Distancia

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_________________________________________________________________________ UNIVERSIDAD DE PAMPLONA-Facultad de Estudios a Distancia

Tabla de Contenido Presentación Introducción Horizontes UNIDAD 1: Pasivo

Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información 1.1 CONCEPTO DE PASIVO

1.1.1 Naturaleza 1.1.1 Origen y Clasificación

1.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS 1.2.1 Concepto 1.2.2 Obligaciones en Moneda Extranjera 1.2.3 Cartas de Crédito 1.2.4 Aceptaciones Financieras

1.3 PROVEEDORES 1.3.1 Concepto 1.3.2 Contabilizaciones

1.4 CUENTAS POR PAGAR 1.4.1 Concepto 1.4.2 Contabilizaciones 1.4.3 Repaso de Retenciones en la Fuente

1.5 IMPUESTOS, GRAVÁMENES Y TASAS 1.5.1 Concepto 1.5.2 Contabilizaciones de Impuestos a las Ventas

1.6 OBLIGACIONES LABORALES, PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES 1.6.1 Concepto 1.6.2 Contabilizaciones 1.6.3 Consolidación 1.6.4 Aportes Parafiscales 1.6.5 Provisión para Prestaciones Sociales

1.7 DIFERIDOS 1.7.1 Concepto 1.7.2 Contabilizaciones

1.8 OTROS PASIVOS 1.8.1 Concepto



1.8.2 Contabilizaciones 1.9 BONOS Y PAPELES COMERCIALES

1.9.1 Concepto 1.9.2 Contabilizaciones

Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Repaso Significativo Bibliografía Sugerida

UNIDAD 2: Patrimonio

Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información 2.1 PATRIMONIO

2.1.1 Concepto 2.1.2 Constitución de una Sociedad Anónima 2.1.3 Clases de Capital en la Sociedad Anónima 2.1.4 El Capital en Otra Clase de Sociedades 2.1.5 Presentación en el Balance General 2.1.6 Acciones Comunes 2.1.7 Acciones Privilegiadas 2.1.8 Acciones Privilegiadas sin Derecho al Voto 2.1.9 Acciones Readquiridas 2.1.10 Requisitos para Readquirir Acciones 2.1.11 Recolocación de las Acciones 2.1.12 Contabilización con Readquisición de Acciones 2.1.13 Prima en Suscripción de Acciones 2.1.14 Prima en Acciones Readquiridas 2.1.15 Ajustes por Inflación al Patrimonio 2.1.16 Presentación en el Balance General

2.2 ACTAS DE ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Repaso Significativo Bibliografía Sugerida

UNIDAD 3: Distribución de Utilidades Descripción Temática



Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información 3.1 CONCEPTO DE PARTICIPACIÓN 3.2 CONCEPTO DE DIVIDENDOS 3.3 CONTABILIZACIONES DE UTILIDADES DISTRIBUIDAS 3.4 DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN ESPECIE Y/O EN EFECTIVO 3.5 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL

3.5.1 El Capital 3.5.2 Utilidades Retenidas 3.5.3 El Superávit de Capital

3.6 CANCELACIÓN DE LAS UTILIDADES 3.6.1 Utilidad del Ejercicio

3.7 CAPITALIZACIÓN DE LAS UTILIDADES 3.8 PROYECTO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Repaso Significativo Bibliografía Sugerida

UNIDAD 4. Superávit

Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información 4.1 CONCEPTO 4.2 CLASIFICACIÓN

4.2.1 Superávit por Valorización de Inversiones 4.2.2 Superávit por Valorización de Propiedades, Planta y Equipo

4.3 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL 4.4 RESERVAS OBLIGATORIAS

4.4.1 Reservas Estatutarias 4.4.2 Reservas Ocasionales

4.5 CONTABILIZACIONES 4.6 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Repaso Significativo



Bibliografía Sugerida UNIDAD 5: Cuentas de Orden

Descripción Temática Horizontes Núcleos Temáticos y Problemáticos Proceso de Información 5.1 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 5.2 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 5.3 CONCEPTO 5.4 CLASIFICACIÓN 5.5 CONTABILIZACIÓN

5.5.1 Movimiento de las Cuentas de Orden 5.6 AJUSTES POR INFLACIÓN 5.7 UTILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN 5.8 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA 5.9 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA 5.10 BIENES Y VALORES EN PODER DE TERCEROS 5.11 LITIGIOS Y DEMANDAS 5.12 PROMESAS DE COMPRAVENTA 5.13 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O

AMORTIZADOS 5.14 CRÉDITOS A FAVOR NO UTILIZADOS 5.15 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 5.16 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA 5.17 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN GARANTÍA 5.18 BIENES Y VALORES RECIBIDOS DE TERCEROS Proceso de Comprensión y Análisis Solución de Problemas Síntesis Creativa y Argumentativa Autoevaluación Repaso Significativo Bibliografía Sugerida

BIBLIOGRAFÍA GENERAL

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UNIVERSIDAD DE PAMPLONA – Facultad de Educación a Distancia

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Presentación La educación superior se ha convertido hoy día en prioridad para el gobierno Nacional y para las universidades públicas, brindando oportunidades de superación y desarrollo personal y social, sin que la población tenga que abandonar su región para merecer de este servicio educativo; prueba de ello es el espíritu de las actuales políticas educativas que se refleja en el proyecto de decreto Estándares de Calidad en Programas Académicos de Educación Superior a Distancia de la Presidencia de la República, el cual define: “Que la Educación Superior a Distancia es aquella que se caracteriza por diseñar ambientes de aprendizaje en los cuales se hace uso de mediaciones pedagógicas que permiten crear una ruptura espacio temporal en las relaciones inmediatas entre la institución de Educación Superior y el estudiante, el profesor y el estudiante, y los estudiantes entre sí”. La Educación Superior a Distancia ofrece esta cobertura y oportunidad educativa ya que su modelo está pensado para satisfacer las necesidades de toda nuestra población, en especial de los sectores menos favorecidos y para quienes las oportunidades se ven disminuidas por su situación económica y social, con actividades flexibles acordes a las posibilidades de los estudiantes. La Universidad de Pamplona gestora de la educación y promotora de llevar servicios con calidad a las diferentes regiones y el Centro de Educación Virtual y a Distancia de la Universidad de Pamplona, presentan los siguientes materiales de apoyo con los contenidos esperados para cada programa y les saluda como parte integral de nuestra comunidad universitaria e invita a su participación activa para trabajar en equipo en pro del aseguramiento de la calidad de la educación superior y el fortalecimiento permanente de nuestra Universidad, para contribuir colectivamente a la construcción del país que queremos; apuntando siempre hacia el cumplimiento de nuestra visión y misión como reza en el nuevo Estatuto Orgánico: Misión: Formar profesionales integrales que sean agentes generadores de cambios, promotores de la paz, la dignidad humana y el desarrollo nacional. Visión: La Universidad de Pamplona al finalizar la primera década del siglo XXI, deberá ser el primer centro de Educación Superior del Oriente Colombiano.

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Introducción Hoy día la necesidad de tomar decisiones razonables y creativas en las empresas y aún en nuestro quehacer diario, ha tomado mayor importancia. Es por esto que tomar una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de las que se dispone en las empresas, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El objetivo de este módulo de contabilidad de pasivos consiste en presentar la contabilidad como una parte esencial en el proceso de tomar decisiones por parte del contribuyente, el funcionario oficial, el gerente industrial o comercial y el inversionista. De otra parte este módulo esta diseñado con el propósito de facilitar el estudio del manejo e interpretación de la información financiera que se lleva a cabo en las empresas privadas en Colombia y servir de texto guía para los estudiantes de las disciplinas contables. La comprensión y el manejo de los pasivos y el patrimonio de una empresa, es importante en el estudio de la administración financiera y el análisis del entorno económico de una organización, ya que estos constituyen la forma como están financiados sus activos y dependiendo de su composición podemos analizar que tipo de decisiones afectaran sus resultados en los estados financieros. El propósito de este módulo es proporcionar al estudiante los conceptos y herramientas necesarias para enfrentar con propiedad el manejo de los negocios con el debido cumplimiento de sus obligaciones y la protección de las utilidades, de la misma manera revisaremos los estados financieros y particularmente lo referente al Superávit y la distribución de las utilidades, los cuales deben ser conocidos para poder comprender y manejar adecuadamente las herramientas financieras y contables que se van a estudiar. Los requerimientos de las normas contables, son muy claros, ya que son ellos los que introducen constantemente los cambios más importantes y que deben aplicarse con prudencia a fin de lograr la supervivencia de las organizaciones en el tiempo y conseguir ponerse a tono con las exigencias de un mundo cambiante con la globalización y los avances tecnológicos.

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Horizontes

Identificar claramente los principios y normas que dan origen a los pasivos, como también su evolución y clasificación de acuerdo con el contexto empresarial.

Presentar la naturaleza, los procedimientos de registro y control de todas las transacciones de las cuentas de pasivos más importantes.

Contabilizar los pasivos originados en moneda nacional y extranjera.

Conocer los procedimientos de ajuste por variaciones en la tasa de cambio originadas por las compras en moneda extranjera.

Describir los procedimientos contables para el registro de los pasivos generados por la nómina.

Preparar registros contables referentes al manejo y adecuación de los pasivos tomando en cuenta las especificaciones del Plan Único de Cuentas y demás normas que lo rigen.

Reconocer cada uno de los elementos del patrimonio, determinando las clasificaciones según el tipo de organización empresarial.

Diferenciar el patrimonio de una persona natural de una jurídica, en cuanto a la manera de contabilizar y reconocer los tipos de acciones que puedan poseer.

Identificar las diferentes clases de Superávit que se pueden generar a partir de las operaciones comerciales y con sus propios títulos; representado en el estado de balance General y en su patrimonio.

Conocer las normas y elaborar los registros contables a lugar, determinados en el estado de cambios de patrimonio.

Analizar el manejo de las cuentas de orden y acreedoras teniendo en cuenta su clasificación contable y su manejo financiero.

Ilustrar los procedimientos para contabilizar los pasivos diferidos.

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UNIDAD 1: Pasivo

Descripción Temática

En el desarrollo de esta temática elaboraremos una síntesis conceptual de lo referente a los pasivos y sus referencias claves para el manejo adecuado de los recursos y obligaciones con terceros. Inicialmente analizaremos que son y como se clasifican los pasivos dentro de un ente económico y consecuentemente sabremos como manejar las obligaciones financieras en moneda extranjera, en UPAC, en cartas de crédito y demás aceptaciones empresariales con entes financieros, para todo ello debemos tener en cuenta una serie de procedimientos contables y tributarios que son de gran importancia ante organismos de control y que deben cumplirse a cabalidad para no incurrir en sanciones previstas en las leyes tributarias. Analizaremos cada una de las formas de adquirir obligaciones financieras con entidades bancarias, que facilitan recursos para el manejo de las actividades de la organización, sus soportes y plazos mediales para el cumplimiento de los compromisos efectivos, sus contabilizaciones y soportes.

Horizontes

Unificar los criterios conceptuales y clasificaciones de los pasivos, determinando su origen y evolución.

Reconocer las Obligaciones financieras y laborales teniendo en cuenta los procesos a seguir en el desarrollo de las mismas.

Identificar como se manejan los proveedores y las cuentas por pagar a terceros.

Desarrollar los criterios de cumplimiento y participación del Estado en lo concerniente a los impuestos gravámenes y tasas.

Reconocer a los pasivos diferidos y otros pasivos en el manejo contable y organizacional.

Comprender los fundamentos de los registros.

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Núcleos Temáticos y Problemáticos Concepto de Pasivo

Obligaciones Financieras Proveedores Cuentas por Pagar Impuestos, Gravámenes y Tasas Obligaciones Laborales y Pasivos Estimados y Provisiones

Diferidos Otros Pasivos Bonos y Papeles Comerciales Todos los Registros contables ajustados al PUC y demás normas

Proceso de Información 1.1 CONCEPTO DE PASIVO Los pasivos son las cuentas que representan las obligaciones contraídas por la empresa que se deben proteger mediante el pago de dinero, transferencia de activos en las cuentas bancarias o por medio de la prestación de un servicio que produzca los ingresos necesarios para cubrir las cuotas a cancelar. También podemos definirlo como las deudas que posee una organización con terceros, que forman la parte deudora de las cuentas generales en el Balance, estas obligaciones son soportadas por los ingresos o el efectivo, según el caso. 1.1.1 Naturaleza Los pasivos se pueden definir como deudas y obligaciones que surgen de las transacciones o actos comerciales anteriores que requieren cancelación en determinado tiempo según lo dispuesto en la obligación. Por ello su naturaleza se fundamenta en la obligación y el tiempo pactado para la correspondiente cancelación. 1.1.2 Origen y Clasificación Los pasivos se originan en las transacciones antiguas que requieren una cancelación futura. Es decir, cuando compramos por ejemplo un televisor a crédito, se origina una obligación futura, lo cual nos indica, que los pasivos se originan en la compra de un activo fijo o corriente, en la adquisición de una deuda con una entidad financiera o por servicios recibidos para ser cancelados en un

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tiempo determinado, entre otros. Cuando se origina un pasivo, éste se debe registrar contablemente en el momento de la adquisición con el valor que se pagará. Muchos de los pasivos se acarrean en el pago de intereses, especialmente a los de largo plazo o en ocasiones a los de corto plazo. Existen los pasivos estimados, que corresponden a un valor en moneda corriente definido claramente mediante un contrato, en estos casos se sabe que el pasivo existe pero no cuanto es el monto exacto a pagar en moneda corriente. Clasificación Desde el Punto de Vista Legal: relacionado específicamente con la parte

contractual legal por medio de las leyes comerciales.

Obligaciones Contractuales Directas Obligaciones Contractuales Indirectas

Sueldos Prestaciones Sociales Arrendamientos Fletes, Proveedores Bonos, Hipotecas Ingresos Recibidos por Anticipados

Impuestos por pagar Fondos amortización de bonos Retención en la Fuente Recaudo de impoventas Depreciación, Provisiones Garantías y Seguros

Desde el Punto de Vista Contable

Pasivos Estimados: provisiones que nacen de la necesidad de prever las obligaciones sobre las cuales no se tiene una información exacta, con el fin de no subestimar los Gastos, se calcula un valor aproximado para la provisión; como por ejemplo: la provisión para prestaciones sociales, pensiones de jubilación, provisión de cartera, depreciaciones, provisión para impuestos, para inversiones, para inventarios, entre otros.

Por precaución, un balance general no debe presentar provisiones al final del año, por considerarse que todos los eventos estimados han tenido que ser consolidados.

Pasivos Reales: se originan cuando su valor esta demostrado en un contrato o cualquier otro documento contable, de igual manera las obligaciones adquiridas se encuentren plenamente identificadas, entre ellos podemos encontrar, las obligaciones financieras, los proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos gravámenes y tasas, los bonos y los papeles comerciales.

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Pasivos Diferidos: son obligaciones derivadas de los contratos y hacen referencia a dineros recibidos por arras de una promesa, venta o servicios, que se cobran de forma anticipada y su utilización esta comprometida con los resultados que emiten los ejercicios de los siguientes años. Por ejemplo: los arriendos, las promesas de ventas, las utilidades brutas diferidas y los ingresos financieros, la suscripción a los periódicos.

Pasivos Contingentes: son obligaciones sobre las cuales existe incertidumbre de que sucedan o no; se originan por medio de una situación legal fundamentada en una demanda civil contra la empresa, por ejemplo: los embargos y engaños, deudas y obligaciones contractuales.

De igual forma los pasivos se clasifican tradicionalmente en pasivos corrientes y pasivos a largo plazo.

Pasivos Corrientes: representan obligaciones exigibles en el curso de un año o

dentro del ciclo de operaciones de la empresa. Estas obligaciones, deben ser pagadas en el término de un año o al complementarse el ciclo de operaciones, según el que sea más largo. Por ejemplo: las cuentas por pagar, los documentos por pagar a corto plazo, los pasivos acumulados (intereses por pagar, impuesto sobre las ventas por pagar, pasivos de nómina) y el ingreso recibido por anticipado.

Cuentas por Pagar: estas cuentas están clasificadas en las cuentas comerciales, son obligadas de corto plazo con proveedores de compras o de mercancías. Otras cuentas por pagar incluyen pasivos por bienes y servicios diferentes a mercancía. Documentos por Pagar: emiten documentos por pagar siempre que se obtienen préstamos bancarios. Por ejemplo, la compra de finca raíz o equipos costosos, compra de mercancía, estos documentos por pagar, requieren que otra persona asuma cargo por intereses, es decir un codeudor.

Porción Corriente de la Deuda a Largo Plazo: comprendidas como deudas a largo plazo, como por ejemplo, préstamos hipotecarios, son pagaderos en una serie de cuotas mensuales o trimestrales.

Sobregiros Bancarios: en el momento en que se abre una cuenta bancaria se originan una serie de operaciones entre el banco y la organización empresaria, los sobregiros se presentan cuando los cheques girados exceden el valor de lo depósitos, originándose una obligación con el Banco, y este por lo general cobra intereses que pueden llegar a ser muy altos.

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Dividendos por Pagar: representan las utilidades que corresponden a los socios de la empresa, teniendo en cuenta las disposiciones de la Asamblea General de Socios, o accionistas, este dividendo se cancela en fechas determinadas.

Gastos Acumulados: son aquellos gastos en que se incurre pero que aún no han sido cancelados o que no se han vencido en plazo para pagar, de la misma manera, estos gastos incurren en otros pasivos como lo son, los intereses, los impuestos prediales, impuestos de renta, salarios, IVA, prestaciones sociales, entre otros.

Pasivos de Nómina: el costo de la nómina es un gasto que se debe causar cada 15 días o cada mes según lo dispuesto en las normas internas, a este van ligadas las prestaciones sociales y extralegales, parafiscales, la retención si se le aplica de acuerdo con la norma tributaria.

Ingresos Recibidos por Anticipado: cuando un cliente paga por anticipado una obligación surge un pasivo por ingreso no devengado, es decir se acredita la cuenta de los pasivos y se debita la cuenta de efectivo.

Pasivos a Largo Plazo: son aquellas obligaciones que surgen de los gastos más significativos, tales como la compra de activos fijos en todo su nivel, la refinanciación de una obligación que se encuentra próxima a vencer, se recomienda que las transacciones de pasivos a largo plazo sean menores ya que constituyen un endeudamiento de largo tiempo, en las empresas normalmente utilizan pocas transacciones, pero por lo general son de grandes cantidades de dinero, por otra parte se considera que estos pasivos son una fuente de financiación permanente, como alternativa patrimonial.

Obligaciones que se Refinancian: son aquellas obligaciones que se vencen en un período determinado por el acuerdo crediticio, que espera sea refinanciado a largo plazo. Para las entidades financieras es en ocasiones importante la refinanciación, ya que hace madurar la obligación sin reflejar morosidad. En ocasiones los Gerentes realizan la refinanciación para de igual forma madurarla o por otra parte realizar un abono grande a la misma y reducir el monto de intereses para ser refinanciado con un nuevo cálculo.

Documentos por Pagar por Cuotas: las compras de Activos Fijos, como Finca Raíz, Terrenos entre otros, se financian mediante un documento en el que se soporta el pago y el valor de las cuotas1, cuando se termine de pagar se dice entonces que el préstamo está totalmente amortizado o de lo contrario si no ha cancelado la última cuota, se deberá cancelar en un término previsto un pago

1 Estos pagos con frecuencia son llamados Servicio de Deuda.

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global. En estos documentos se pueden elaborar uno para intereses y otro para capital o uno solo que incluya las dos obligaciones.

Asignación de Pagos por Cuotas a Intereses y al Principal: en esta asignación se calcula el monto de cada una de las cuotas y los intereses como gasto mensual hasta el pago total del mismo, de la misma forma que determina la disminución de la deuda.

Reclasificación del Pasivo Es un concepto de clasificación del pasivo que consiste en tomar de nuevo los valores a largo plazo y convertirlos a corto plazo, para que la liquidez de la empresa sea más real. 1.2 OBLIGACIONES FINANCIERAS 1.2.1 Concepto Las obligaciones financieras, están comprendidas dentro de los pasivos, por la factibilidad de obtener recursos ante las entidades financieras, para capital de trabajo o bienes de capital, para desarrollar proyectos empresariales, entre otros, estos recursos provienen de un Banco o entidad crediticia mediante compromisos de recompra de inversiones o de cartera negociada. Es decir, cuando se habla de obligaciones financieras, se dice que son los compromisos adquiridos por la empresa por concepto de préstamos obtenidos con entidades bancarias, cuyo monto deberá cancelarse en el término de la deuda. Estas obligaciones son soportadas por documentos tales como, el pagaré, aceptaciones bancarias, cartas de crédito, letras por pagar. Los pasivos por obligaciones financieras son altamente rentables con un interés bajo, para la inversión de las acciones a desarrollar, pero en épocas de recesión, son altamente costosos y aumentan el riesgo de no cancelar a tiempo. Las obligaciones con bancos nacionales se registran en esta cuenta junto con el valor de los sobregiros bancarios, que serían uno de los pasivos más exigibles en el corto plazo, por cuanto los intereses son a tasas más altas de lo normal. Ejemplo Nº 1. La compañía Argos Ltda., recibe del banco Andino el día 31 de enero del año 2001, un préstamo bancario con 12 meses de plazo por valor de

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$12.000.000. Se compromete a pagarlo en cuotas mensuales iguales, con intereses del 24% anual, pagaderos mes vencido. Este préstamo se abona directamente en la cuenta corriente. El registro contable inicial con la recepción del préstamo será:

Bancos Obligaciones financieras

$12.000.000 $12.000.000

31/01/01. Registro préstamo en el banco Andino a 12 meses, por valor de $12.000.000 pagadero mensualmente con intereses del 24% anual. El día 28 de febrero cuando se vence la primera cuota, entonces, se tendrá abono al capital: $1.000.000.

Obligaciones financieras Bancos

$1.000.000 $1.000.000

28/02/01. Registro pago de la primera cuota al banco Andino. Cálculo y pago de intereses vencidos del primer mes: Intereses = capital x tiempo x tasa = $12.000.000 x 30 días x 24% = $240.000 360 360

Intereses bancarios Bancos

$240.000 $240.000

28/02/01. Registro del pago de intereses al Banco Andino, mes de febrero. El 31 de marzo para el pago de la segunda cuota se tendrá: Abono al capital: $1.000.000

Obligaciones Financieras Bancos

$1.000.000 $1.000.000

31/03/01. Registro pago de la segunda cuota al Banco Andino.

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Cálculo y pago de los intereses vencidos del segundo mes: El saldo de capital a esta fecha es $11.000.000 Intereses = capital x tiempo x tasa = $11.000.000 x 30 días x 24% = $220.000 360 360

Intereses bancarios Bancos

$220.000 $220.000

28/02/01. Registro del pago de intereses al Banco Andino, mes de marzo. El saldo de la cuenta de obligaciones financieras al cierre del mes de marzo será el siguiente:

Obligaciones Financieras Bancos Nacionales

Débito Crédito

Enero 31 – Préstamo Febrero 28 – Abono $ 1.000.000

$ 12.000.000

Saldo a febrero 28 11.000.000

Marzo 31 - Abono 1.000.000

Saldo a marzo 31 10.000.000

1.2.2 Obligaciones en Moneda Extranjera Lo manejan aquellas empresas que comercializan sus productos al extranjero o al mismo tiempo compran los insumos en el exterior, recibiendo de tal manera, un crédito para el pago de sus obligaciones. A pesar de que la negociación sea con el extranjero, se debe estimar en pesos colombianos el costo de la adquisición y registrarse a la tasa de cambio oficial, aunque el pago si se debe realizar con moneda extranjera. La devaluación es un factor que puede afectar dependiendo de su comportamiento ya que origina aumentos en la tasa de cambio. Los saldos pendientes al final del período de pago deberán ajustarse al tipo de cambio oficial de esa fecha, lo cual nos indica que el valor de la compra al momento de registro del pasivo, varía según la tasa cambiaria.

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Al igual que las obligaciones contraídas con bancos nacionales en moneda extranjera, el saldo debe ajustarse al finalizar cada ejercicio, con base en la tasa representativa (en Colombia) o tasa de cambio en otros países. Ejemplo Nº 2. Representaciones Zerdan Ltda., recibe el 1 de marzo del año 2001, del banco Latinoamericano de Los Ángeles, un préstamo por valor de US $14,400, con plazo de 12 meses, con cuotas mensuales pagaderas mes vencido. El préstamo se abonó en cuenta corriente. Supóngase para efectos del ejercicio, una tasa de cambio por dólar en marzo 1 de $1500, en marzo 31 $1520 y en abril 30$1540. Para efectuar el registro atendiendo el principio de la unidad de medida, debe convertirse ese valor en pesos. Entonces se tiene: Valor del préstamo US $14,400 x $1500 = $ 21.600.000. Su registro contable será el siguiente:

Bancos Obligaciones financieras Bancos del Exterior

$21.600.000 $21.600.000

1/03/01. Registro del préstamo obtenido en el banco Latinoamericano de Los Ángeles por valor de US $14.400 a 12 meses. Según la dinámica de la cuenta, al cierre del mes de marzo debe efectuarse la conversión o ajuste de la obligación a la tasa representativa vigente en esa fecha. Valor del dólar al momento del registro inicial de marzo 1 $1500 Valor del dólar al cierre del 31 de marzo $1520 Diferencia en cambio por dólar $20 El valor del ajuste se calcula así: Valor de la obligación: US $14400 x 20 =$288.000. Este ajuste, a no ser que esa obligación corresponda a un activo financiado o que deba capitalizarse, se registrará como un gasto financiero o un ingreso, dependiendo de si la variación es favorable o negativa, y como contrapartida se registrará un mayor o menor valor de la obligación.

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El registro contable en este caso será el siguiente:

Gasto financiero por diferencia en cambio Obligaciones financieras Banco del exterior

$288.000

$288.000

31/03/01. Registro del ajuste por la diferencia en cambio de la obligación financiera con el banco Latinoamericano de Los Ángeles. El 1 de abril se cancela la primera cuota así: Valor de la obligación: US $14.400/12 meses = US $ 1,200 mensuales. US $ 1,200 x 1.520 = $ 1.824.000.

Obligaciones financieras bancos del exterior Bancos

$1.824.000

$1.824.000

1/04/01. Registro del pago de la primera cuota del crédito al banco Latinoamericano de Los Ángeles. Al cierre del mes de abril se registra el mismo ajuste, de la siguiente manera: Valor del dólar al cierre del 31 de marzo $1.520 Valor del dólar al cierre del 30 de abril $1.540 Diferencia en cambio por dólar $20 Saldo de la obligación luego del primer abono: US $13.200 x 20 = $264.000.

Gastos financieros por diferencia en cambio Obligaciones financieras banco del exterior

$264.000

$264.000

30/04/01. Registro del ajuste por la diferencia en cambio de la obligación financiera con el banco Latinoamericano de Los Ángeles. El movimiento de esta cuenta hasta el 30 de abril puede observarse en la siguiente cuenta T:

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Obligaciones Financieras Bancos del Exterior

Débito Crédito

Marzo 1 Préstamo Marzo 31 Ajuste diferencia en cambio

21.600.000 288.000

Marzo 31 Saldo ajustado Abril 1 Abono obligación 1.824.000 Abril 30 Ajuste diferencia en cambio

21.888.000

264.000

Abril 30 Saldo ajustado 20.328.000

Como se ve, el saldo ajustado realmente corresponde a US $13.200 x 1540 que es la tasa representativa al cierre de abril 30. En este grupo de obligaciones financieras también pueden incluirse las obligaciones hipotecarias, las obligaciones con compañías de financiamiento comercial y demás corporaciones o entidades financieras, las cuales tienen tratamiento similar. 1.2.3 Cartas de Crédito Es un documento que se utiliza en el comercio internacional para notificar al exportador la existencia de fondos disponibles en un Banco por un valor determinado, para que este pueda obtener dinero, cumpliendo fielmente con las instrucciones de la carta de crédito, la cual requiere la presentación de una prueba al Banco, donde especifique el envío de los bienes que han sido embarcados, asegurados e inspeccionados en la forma detallada de la carta de crédito. 1.2.4 Aceptaciones Financieras Las aceptaciones Bancarias o Financieras son los compromisos que asume un Banco para responder por una letra de cambio aceptada por él para su cancelación al vencimiento, la cual se puede o no originar en crédito documentario que es un convenio mediante el cual el Banco efectuará los pagos o autorizará a otros Bancos para que lo realicen. 1.3 PROVEEDORES 1.3.1 Concepto Los proveedores son designados por la cuenta del pasivo como las deudas pendientes con las personas o entidades que proveen los recursos necesarios para

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la empresa y se dan a corto o largo plazo dependiendo del pedido, pero casi siempre se dan a corto y con cero intereses corrientes, claro que si se atrasa en un pago se causarían intereses de mora, pero no todas las empresas tienen estas exigencias. Estos proveedores tienen un gran poder sobre los destinos de la empresa, ya que son los que determinan las condiciones del crédito, ponen los precios a los productos, despachan y generan las condiciones de pago de los fletes dependiendo de las políticas de la empresa. Es notable, la gran cantidad de operaciones en las que interviene esta cuenta durante el ejercicio contable de un período determinado y por lo tanto se debe ejercer un control estricto para la consecución de sus pagos. Por otra parte, el cumplimiento de los proveedores constituye una gran utilidad para las empresas, ya que disminuye los gastos financieros por el costo de oportunidad que implican altos inventarios. De la misma manera, tenemos clasificados a los proveedores de acuerdo con su localización. 1.3.2 Contabilizaciones Proveedores Nacionales Utilizado comúnmente para las relaciones con terceras personas que suministran insumos (mercancías) para la producción, para la venta al por mayor y al menor en negocios. En el momento de comprar la mercancía, se realiza el siguiente asiento: Ejemplo Nº 3. El 3 de Enero la empresa SURTI MAX, compra mercancías por $15.000.000 más el IVA del 16% y la empresa al contabilizar la obligación causa la retención del 3%, para este ejemplo:

3.Ene.03 Mercancías no fabricadas por la Empresa. IVA Proveedores Nacionales Retención en la Fuente

$15.000.000

$2.400.000

$16.950.000 $450.000

El día 3 de Febrero cancela la deuda con los proveedores, ya que este día se vence el plazo del crédito de la mercancía y se registra de la siguiente manera:

3. Feb. 03 Proveedores Nacionales Bancos (Bco. Bogotá)

$16.950.000 $16.950.000

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“En la cuenta de Proveedores Nacionales, solo se generan descuentos o disminución del pasivo en caso de cancelación anticipada o de lo contrario si se cancela muy tarde se cobran intereses moratorios.”

Proveedores Extranjeros En esta cuenta se registra el valor de las obligaciones contraídas por el ente económico con proveedores del exterior, por la compra de bienes o insumos en empresas del exterior o la adquisición de dineros para inversión, con entidades Bancarias externas. Esta cuenta, en moneda extranjera debe reexpresarse al final del ejercicio por la diferencia en cambio que resulte. Ejemplo Nº 4. El Almacén Trigo y Miel, importó mercancías el 1 de diciembre de 2002 por US $10.000 y acordó con su proveedor la cancelación en Enero 31 de 2003. Los intereses son del 12% anual pagadero con el principal. El almacén cierra libros al finalizar el año 2002. Las tasas de cambio eran las siguientes:

Diciembre 1, 2002 $1.200 Diciembre 31, 2002 $1.206 Enero 31, 2003 $1.300

El registro de la compra debe realizarse por su precio de adquisición en pesos, de la siguiente manera:

Inventario de mercancía Cuentas por pagar al Exterior

$12.000.000 $12.000.000

1/12/02. Registro de importación de mercancías por valor de $12.000.000. La compra se realizó por US $10.000 y la cotización oficial del dólar era de $1.200, el registro se hace por un total de $12.000.000. Al cierre de libros de Diciembre 31 el Almacén debe los mismos US $ 10.000, pero adquirir cada dólar le va a costar $100 más, razón por la cual debe ajustar en $60.000 el pasivo por la diferencia en la tasa de cambio. Este ajuste origina un mayor valor a la cuenta de inventarios, así:

Inventario de mercancías Cuentas por pagar al exterior

$60.000 $60.000

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31/12/02. Registro de la diferencia en cambio como un mayor valor de los inventarios adquiridos. Si el Almacén hubiera vendido esta mercancía, se carga como mayor valor al costo de mercancía vendida en lugar de Inventarios, de la siguiente manera:

Costo de la mercancía vendida Cuentas por pagar al exterior

$60.000 $60.000

31/12/02. Registro de la diferencia en cambio como un mayor valor de la mercancía vendida.

Para efectos de declaración de renta, los ajustes por diferencia de cambio originados en las obligaciones exigibles en divisas extranjeras constituyen costos deducibles, siempre y cuando se certifiquen en la declaración de los asientos, realizados por el contador y aprobados por el Revisor Fiscal. Al 31 de diciembre, la empresa también debe causar el interés correspondiente a diciembre según la siguiente fórmula: US $10.000 x .12 x 1/12 x $1.206:

Gasto por intereses Intereses por pagar

$120.600 $120.600

31/12/02. Registro de la causación de intereses. Se puede apreciar, que los intereses no se capitalizaron a la cuenta de inventarios ni afectan el Costo de la mercancía vendida, constituyen simplemente un gasto financiero. Al momento de cancelar la deuda el 31 de Enero de 2003, se debe ajustar el pasivo en $4 más por cada dólar de deuda para que al momento de desembolsar el dinero de la caja refleje el nuevo aumento de la tasa de cambio entre diciembre 31 y Enero 31. Suponiendo que la mercancía no se ha vendido.

Inventario de mercancías Cuentas por pagar al exterior

$40.000 $40.000

31/01/03. Registro de la cancelación de la deuda y reflejando al diferencia en cambio.

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El registro correspondiente a la cancelación de la deuda será:

Cuentas por pagar al exterior Bancos

$12.100.000 $12.100.000

31/01/03. Registro de la cancelación de la deuda en el exterior. La obligación con el exterior se registro inicialmente por $12.000.000, ésta se aumento en $60.000 en diciembre 31 y en $40.000 en enero 31, razón por la cual el desembolso se realiza por $12.100.000, de igual forma deberá cancelar la deuda de intereses que a 31 de diciembre de 2002 por $120.000, cada uno de los dólares liquidados en esa fecha $1.206 valen ahora $6 más, razón por la cual deben ajustarse unos intereses por pagar en diciembre 31 a la tasa de cambio de enero 31 y luego calcular los intereses correspondientes a enero. Los intereses por pagar a enero 31 se calculan así: US $100 x 94 + US $10.000 x .12 x 1/12 x $1.300 = 139.400, el asiento de ajuste sería de la siguiente manera:

Gasto por intereses Intereses por pagar

$139.400 $139.400

31/01/03. Registro del ajuste de los intereses por pagar. El asiento del pago de los intereses por $250.500 (US $10.000 x .12 x 2/12 x $1.300) debe coincidir con el valor acumulado en la cuenta Intereses por pagar a Diciembre 31 ($120.600) y a Enero 31 ($139.400), es decir, $260.000:

Intereses por pagar Bancos

$260.000 $260.000

31/01/03. Registro de la cancelación de los intereses acumulados por pagar a enero 31 de 2003. Para las diferencias de cambio debemos tener en cuenta los siguientes elementos que tienen grandes repercusiones en los estados financieros:

Cuando el pasivo de proveedores se da por medio de la compra de bienes llamados activos fijos para el servicio de la misma empresa, por la diferencia de cambio, se llevará como mayor valor al costo histórico, se le puede de la misma manera aplicar la depreciación siempre y cuando no se haya usado.

Cuando el activo fijo se encuentra en funcionamiento, dicho ajuste debe realizarse al final del período contable.

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Cuando el pasivo de proveedores se da por la compra de bienes para la venta, entonces el mayor valor se hará por parte del costo de las mercancías, ya cuando estas hayan sido vendidas se llevará al estado de resultados

1.4 CUENTAS POR PAGAR 1.4.1 Concepto Las cuentas por pagar son aquellas que se generan por la administración o firma de contratos de diferentes conceptos como, el suministro de bienes y obras materiales, los honorarios, los servicios de mantenimiento, servicios públicos, arriendos, los salarios, las obligaciones con los asociados y demás directivos, las retenciones el IVA que se le hace a las leyes fiscales, entre otros. Los documentos y las cuentas por pagar, representan todas y cada una de las obligaciones a cargo de la entidad, que se originan por medio de bienes y servicios, clasificando cada una de estas obligaciones dependiendo de su grado de importancia, ya que por ejemplo, las cuentas por pagar deben estar separadas de los proveedores de materia prima y de mercancías y reservarlas para los gastos operativos o de apoyo a la producción. Las cuentas por pagar, se entienden como todas las obligaciones que se tienen con terceros, por conceptos diferentes a la actividad principal, por ejemplo, fletes, acarreos, arrendamientos, servicios públicos, reparaciones, compra de activos para el uso de la empresa, retefuente por los anteriores conceptos. Se deben registrar por separado las obligaciones de importancia, tales como las que existan a favor de proveedores, vinculados económicos, directores, propietarios del ente y otros acreedores. Cuentas Corrientes Comerciales Hace referencia a una cuenta abierta a favor de un tercero, que da facilidad al acceso de los elementos que la empresa usa en el curso normal de un negocio, para su efecto debe existir un contrato de cuenta corriente, como lo indica el código de comercio, en lo referente a los contratos y su celebración, de la siguiente manera: “El contrato (en general) es un acuerdo de dos o más partes para constituir, regular o extinguir entre ellas una relación jurídica patrimonial y salvo estipulación

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en contrario, se entenderá celebrado en el lugar de residencia del proponente y en el momento en que éste reciba la aceptación de la propuesta.2 “En virtud del contrato de cuenta corriente, los créditos y débitos derivados de las remesas mutuales de las partes se considerarán como partidas indivisibles de abono o de cargo en la cuenta de cada cuenta corriente, de modo que solo el saldo que resulte a la clausura de la cuenta constituirá un crédito exigible”. La clausura y la liquidación de la cuenta en los períodos de cierre no producirán la terminación del contrato, sino en los casos previstos en el Art. 1261.3 Dentro de las cuentas por pagar tenemos las siguientes:

Las Obligaciones Financieras Son todos aquellos compromisos adquiridos por la empresa por concepto de préstamos bancarios, cuyo monto debe cancelarse según los plazos previstos en el crédito, es decir, se involucra de igual forma a todos los documentos que verifican la autenticidad del préstamo, como lo son, las aceptaciones bancarias, los pagarés, las cartas de crédito, entre otros, en los cuales se encontrarán todas las especificaciones sobre plazos y tasas de interés.

Los Gastos por Pagar Son todos aquellos desembolsos que la empresa al final de mes o al final de un período específico debe realizar, entre ellos encontramos, los servicios públicos, el teléfono, el arriendo, salarios con sus respectivos intereses. Los Ingresos Recibidos por Anticipado Son dineros que se reciben con anterioridad, por la prestación de un servicio, dando origen a un compromiso por parte de la empresa y son clasificados como pasivos corrientes.

Aportes de Nómina Son todos los aportes que cada empleado está obligado a aportar mensualmente a instituciones que prestan servicios sociales a los trabajadores, los llamados parafiscales, SENA, ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, el ISS o las

2 Art. 864 de Código de Comercio. 3 Art. 1.245. del Código de Comercio.

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entidades promotoras de salud y los fondos de pensiones, estos aportes se calculan tomando en cuenta el ingreso mensual de nómina de cada empleado.

Préstamos de Socios Es de gran importancia, tener en cuenta que este pasivo lo debemos analizar de manera separada, ya que hay socios contribuyentes y otros no contribuyentes del impuesto de renta. Para ello la norma fiscal establece como “no contribuyentes” a las personas naturales o jurídicas que no se encuentran gravadas con el impuesto de renta, aun cuando perciban ingresos o posean bienes y de la misma manera determina la vinculación económica, cuando se presenta cualquier situación de dirección o control económico, financiero y administrativo. Las contribuciones que corresponden a cada institución se liquidan así:4 Aportes para salud: reglamentado por la ley 100 de 1993 para regular el

servicio público en salud y de igual forma crear condiciones de acceso al servicio en cada uno de sus niveles de atención.

Aportes para pensiones: este sistema tiene como fin garantizar el amparo contra contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte, mediante

4 En este punto se deben tener en cuenta las disposiciones de ley para cada año, en cuanto a

deducciones de salario se refiere.

CUENTAS POR PAGAR

OBLIGACIONES FINANCIERAS GASTOS POR PAGAR

INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO

PRESTAMOS DE SOCIOS

APORTES DE NÓMINA

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el reconocimiento de pensiones y prestaciones tomando en cuenta la normatividad comprendida en la ley 100 de 1993, específicamente el Art. 10.

Retención en la fuente: es el valor que el empleador descuenta mensualmente a los trabajadores por concepto del impuesto causado sobre el 70% de los pagos gravables originados en la relación laboral, teniendo en cuenta que no todos los trabajadores se les debe aplicar la retención, ya que esta está determinada por el monto del salario devengado, según la tabla de base de retención fijada para este año.

Descuentos voluntarios: son todos aquellos que comprenden los autorizados libremente por el trabajador, por concepto de cooperativas, fondos de empleados, juzgados, etc.

Aportes parafiscales: son los aportes que se deben descontar por ley mensualmente de la nómina del trabajador para beneficio de las entidades del estado.

A continuación, se describe el cuadro de aportes de nómina: El total devengado de la nómina de la Señora Maria Eugenia Saldarriaga, Tesorera de la empresa es de $664.000, el auxilio de transporte es de 37.500, los aportes son:

ENTIDAD FÓRMULA VALOR

Salud (EPS) Riesgos Profesionales (ARP) Fondo de Pensiones I. C. B. F Sena Cajas de Compensación Familiar.

664.000 – 37.500 x 12% x 2/3 664.000 – 37.500 x 0.522% 664.000 – 37.500 x 13.5% x 75% 664.000 – 37.500 x 3% 664.000 – 37.500 x 2% 664.000 – 37.500 x 4%

50.120 3.270 63.433 18.795 12.530 25.060

1.4.2 Contabilizaciones Las cuentas por pagar comprenden como anteriormente se había dicho, todas las obligaciones financieras, tales como cuentas corrientes comerciales, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, retención en la fuente, retención y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios, entre otros.

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Cuando se habla de cuentas corrientes comerciales se dice entonces que en su contabilización, se registrará el valor adecuado por el ente económico a favor de terceros, por diferentes conceptos a los proveedores y obligaciones financieras, con los que se mantiene un contrato teniendo en cuenta los términos previstos. Se acredita por el valor de las facturas por compras o servicios recibidos o por los dineros recibidos y por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si es el caso. Se debita por el valor de las facturas por ventas de bienes y servicios, por el valor de dineros entregados y por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en moneda extranjera. Ejemplo Nº 5. Los siguientes suministros de aseo y varios que hace Distribuciones el Ramal Ltda., el 30 de Junio de 2003, por valor de $125.000 a la empresa Social Industrias S.A.:

Elementos de aseo y cafetería Otros gastos Cuentas corrientes comerciales Retención en la fuente

$100.000 $25.000

$121.250 $3.750

30/06/03. Registro de la compra de suministros de aseo y varios. Ejemplo Nº 6. El pago de los Honorarios a un abogado por la elaboración de los proyectos de vías públicas para el Municipio de los Patios fue por $400.000; retención en la fuente del 6%., el día 8 de Mayo de 2003.

Honorarios Bancos Retención en la fuente

$400.000 $376.000 $24.000

8/05/03. Registro del pago de honorarios al abogado por elaboración del proyecto vías públicas. Ejemplo Nº 7. El siguiente contrato de obra material, realizada por el Ing. Jaime Cardozo, por valor de $30.000.000, con un anticipo del 50% para iniciar la obra y efectuada en dos entregas, a la empresa Social Ltda.

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Anticipos a contratistas Bancos Retención en la fuente

$15.000.000 $14.850.000

$150.000

10/04/03. Registro del anticipo de contrato al Ing. Jaime Cardozo. Los registros contables que nos muestran la terminación del contrato, para el día 10 Junio de 2003, consisten en cancelar el resto del contrato y recibir totalmente la obra, de la misma manera que los materiales comprados, otros elementos y la cuenta de anticipos.

Construcciones y edificaciones Anticipos a contratistas Bancos Retención en la fuente

$30.000.000 $15.000.000 $14.850.000

$150.000

10/06/03. Registro de la terminación del contrato y su cancelación. 1.4.3 Repaso de Retenciones en la Fuente La retención en la fuente se convierte en un mecanismo de recaudo de impuestos directos de período, es decir, cuando se grava directamente el dinero en cabeza del contribuyente de quien se pretende el pago y este a su vez no está en disposición económica de trasladar dicho impuesto hacia otro contribuyente. De manera más clara, es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios, por el cual, una persona (retenedor), deduce a otra (retenido) un porcentaje determinado del valor a pagar al contado o a crédito, en compras o servicios, con el fin de consignarlo en un Banco autorizado para recaudar impuestos en nombre de la DIAN (Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales). Agentes Retenedores: son aquellas personas jurídicas y las sociedades de

hecho, que se encuentran obligadas a realizar retención por diversos conceptos emitidos por ley. Las personas naturales, por salarios e ingresos laborales gravables, loterías, rifas, apuestas y similares, vena o enajenación de activos fijos diferentes de bienes raíces, entre otros.

Obligaciones de los agentes retenedores: los agentes retenedores deben retener, consignar oportunamente el dinero recaudado para no incurrir en sanciones, expedir certificados sobre las retenciones practicadas.

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Agente Autoretenedor: la administración tributaria autoriza a ciertos contribuyentes, que manejan un gran volumen de operaciones, que resultan retenidos por diversidad de conceptos, que sean estos autoretenedores, a los cuales no se les practica retención en la fuente.

Los registros en el libro auxiliar de retención, deben estar de acuerdo a la norma tributaria actual para evitar requerimientos de la Administración. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

Sujeto Pasivo: es aquella persona ya sea natural o jurídica, sobre la cuál recaen las normas del Estado.

Base de Retención: la base para practicar la retención, es la totalidad o valor bruto del pago o abono a cuenta efectuado. Pero, de la misma manera se debe tener en cuenta el concepto de la retención, ya que algunos tienen normas especiales para el cálculo de la base al momento de aplicar la tarifa.

Personas Naturales: aquellas que tengan calidad de comerciantes, y que tengan un patrimonio determinado por sus ingresos brutos superiores a un valor determinado en la norma tributaria, estas personas se les debe aplicar la retención.

La contabilidad de la retención en la fuente debe ser acreditada por todos los factores a los cuales se les aplica la tarifa dependiendo de los diferentes conceptos: laboral, honorarios, dividendos, servicios, rendimientos financieros, etc., y se debita por concepto de pago que se hace ante el Banco por el valor de la declaración de retención o por la devolución de las mercancías, proveedores y servicios. La norma fiscal establece los conceptos sobre los cuales debe aplicarse la retención en la fuente, el porcentaje de retención, la base para el cálculo, quién debe efectuarla y quién se debe retener en la fuente. Conceptos Sujetos a Retención Ingresos Laborales: por pagos originados en la relación laboral, o legal y

reglamentaria, en conceptos como sueldos, horas extras, recargos nocturnos, recargo dominical, participación de utilidades, porcentaje sobre ventas, sobre sueldos, comisiones, bonificaciones ocasionales y extralegales, salario integral, prima mínima legal de servicios para el sector público o prima de navidad para el sector público y reembolsos de gastos. Base sometida a la retención: 70% del valor pagado y se calcula en forma independiente.

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Ejemplo Nº 8. El señor Nelson Urrego recibe salario por $1.645.000 más comisiones en ventas, por el valor de $580.000, para un total de $2.225.000. Base de liquidación retención = $2.225.000 x 0.75 = 1.668.750. Anualmente el gobierno expide una tabla con el valor de la liquidación; a esta persona se le aplica el porcentaje de retención y se obtiene el valor correspondiente a la retención. En este caso, para la retención en la fuente en 2003 de $1.668.750 le corresponde: el rango entre $1.650.001 - $1.700.000 es decir $35.000. El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal Bancos Retención en la fuente por pagar

$2.225.000 $2.190.000

$35.000

Retención en la fuente por honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos:

están sometidos a retención en la fuente los pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones, servicios y arrendamientos. Se entiende por honorarios la remuneración a la actividad, prestación o trabajo realizado por una persona natural sin vínculo laboral o jurídico que genera una contraprestación en dinero o en especie.

Retención en la fuente por concepto de honorarios: es una suma equivalente al diez por ciento (10%) del respectivo pago o abono en cuenta, para cualquier cuantía.

Ejemplo Nº 9. Serdan S.A. pagó $1.230.000 por concepto de honorarios a una firma local de abogados. El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos honorarios Bancos Retención en la fuente por pagar

$1.230.000 $1.107.000 $123.000

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El registro contable del retenido será el siguiente:

Caja Anticipos fiscales Ingresos por servicios

$1.107.000 $123.000

$1.230.000

Retención en la fuente por servicios: los pagos o abonos en cuenta por concepto de servicios tienen establecida una retención en la fuente del seis por ciento (6%), sobre cuantía superior a $66.000.

Ejemplo Nº 10. La compañía Acomoda Ltda., pagó $1.350.000 por concepto de servicio de aseo y mantenimiento de maquinaría. El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos de mantenimiento Bancos Retención en la fuente por pagar

$1.350.000 $1.269.000

$81.000


Caja Anticipo de renta Ingreso por servicios de manto.

$1.269.000 $81.000

$1.350.000

Retención en la fuente comisiones: los pagos o abonos en cuenta por concepto de comisiones están sometidos a retención en la fuente. Tienen una tarifa del 10%, sobre el valor total de la operación.

Comisión es la retribución que se hace a quien realiza un negocio o un encargo por cuenta ajena, pero sin vínculo laboral, con la promesa de pagarle un valor fijo o un porcentaje en la transacción. Ejemplo Nº 11. La compañía Solares Ltda., pagó comisiones a calzado 2000 Ltda., por venta de mercancías en consignación por $650.000. El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos de ventas Bancos Retención en la fuente por pagar

$650.000 $585.000 $65.000

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El registro contable del retenido será:

Caja Anticipos fiscales Ingresos por servicios

$585.000 $65.000

$650.000

Retención en la fuente por rendimientos financieros: para los pagos o abonos en cuenta que realicen las personas jurídicas, las sociedades de hecho y las personas naturales por concepto de rendimientos financieros, como intereses, beneficios, ganancias, descuentos o diferencias entre el valor invertido y aportado, la tarifa general de retención es del 7% sobre el valor pagado o abono en cuenta: o lo que es lo mismo, el 10 % por el 70% del valor bruto del pago o abono en cuenta.

Ejemplo Nº 12. Calzado 2000 Ltda., pagó $1.250.000 por rendimientos financieros por inversiones. El registro contable del retenedor será el siguiente:

Gastos financieros Bancos Retención en la fuente por pagar

$1.250.000 $1.125.000 $125.000


Caja Anticipo de renta Ingresos financieros

$1.125.000 $125.000

$1.250.000

Auto - Retenedores Cuando la persona jurídica beneficiaria del pago o abono en cuenta tiene un gran número de retenedores, podrá solicitarse a la DIAN autorización para auto - retenerse por concepto de ventas, honorarios, comisiones, servicios, etc. Es decir, para practicarse su propia retención en la fuente. Ejemplo Nº 13. Calzado Ltda., vende mercancías por valor de $1.000.000, más el IVA del 16%, el vendedor es auto - retenedor.

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Su registro contable será el siguiente:

Clientes Anticipos fiscales Ventas IVA por pagar Retención en la fuente por pagar

$1.160.000 $30.000

$1.000.000 $160.000 $30.000

Retención en la fuente en el impuesto sobre las ventas: en Colombia desde el

año 1996, se estableció la retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta que se efectúen por impuesto sobre las ventas con una tarifa del 50%, salvo que se trate de la prestación de servicios separados contratados con personas o entidades sin residencia o domicilio en el país, en empresa, o la retención será del 100% del valor del impuesto (artículo 510 del Estatuto Tributario).

A quienes no se aplica: No se debe aplicar retención en el impuesto sobre las ventas en los siguientes casos:

Cuando la prestación de servicios y sobre compras gravadas sea inferior a la base establecida.

Responsables del régimen común que sean catalogados como grandes contribuyentes.

Entidades estatales. La retención en la fuente se aplica en los siguientes casos: El gran contribuyente a los responsables del régimen común que no sean

grandes contribuyentes y a todos los responsables del régimen simplificado.

En todas las transacciones con régimen simplificado, no hay retención efectiva al proveedor. Solamente se contabiliza retención aplicando al IVA por pagar.

Agentes retenedores: son agentes retenedores los responsables del régimen común, quienes tienen las mismas obligaciones:

Discriminación en todas las facturas del impuesto sobre las ventas. Efectuar la retención Consignar mensualmente los dineros recaudados

Expedir certificados bimestrales a los retenidos.

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Ejemplo Nº 13. Súper tiendas 2000 Ltda., responsable del régimen común y gran contribuyente, compra mercancías por valor de $1.000.000 más IVA a un responsable del régimen común. El registro contable será el siguiente:

Inventarios IVA por pagar Bancos Retención en la fuente IVA retenido

$1.000.000 $160.000

$1.050.000 $30.000 $80.000


Caja Anticipos fiscales Anticipos fiscales (IVA) Ventas IVA por pagar

$1.050.000 $30.000 $80.000

$1.000.000 $160.000

Ejemplo Nº 14. Súper tiendas 2000 Ltda., responsable del régimen común, compra mercancías por valor de $4.000.000 a crédito a un responsable del régimen simplificado. El registro contable del retenedor será el siguiente:

Inventarios IVA por pagar Proveedores Retención en la fuente por pagar IVA retenido

$4.000.000 $320.000

$3.880.000 $120.000 $320.000


Clientes Anticipos fiscales Ventas

$3.880.000 $120.000

$4.000.000

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1.5 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS 1.5.1 Concepto Comprenden todos los pagos realizados tanto al fisco Nacional como al Municipal, por el hecho de tener vigente la matrícula mercantil del negocio para cada uno de los sectores económicos. El impuesto de renta y complementarios se calcula sobre el estado de resultado final, una vez depurada la renta con los ingresos no constitutivos de renta y los gastos no aceptados por la DIAN, aplicando la tabla de intervalos de renta para personas naturales o con la tarifa para las sociedades comerciales. El IVA (impuesto a las ventas por pagar), es el resultado neto del impuesto generado en la comercialización de los productos y el impuesto descontado o pagado en la adquisición de los mismos.

CICLO DE LA RETENCIÓN EN

LA FUENTE

DEBITOS CRÉDITOS

CONTRATOS ANULADOS

SUELDOS Y LABORAL

DEVOLUCIONES EN COMPRAS

PAGOS A LA DIAN

HONORARIOS Y DIVIDENDOS

SERVICIOS Y

RENDIMIENTOS

FINANCIEROS

COMISIONES,

RIFAS,

ARRENDAMIENTOS REMESAS AL

EXTERIOR

PATRIMONIO

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El Impuesto de Industria y Comercio, son tarifas que le corresponden determinar a cada uno de los Municipios y concejos, tomando en cuenta el grado de desarrollo que desean lograr en sus localidades. El impuesto predial, corresponde recaudarlo a todos los Municipios sobre todos aquellos bienes inmuebles, tanto urbanos como rurales. El Impuesto de Renta y Complementarios, representa las obligaciones que se deben transferir al estado o alguna de las entidades que lo conforman, se deben realizar cada uno de los registros por separado, como lo determinan las normas legales que los rigen. El impuesto por pagar es un pasivo constituido por los montos razonablemente estimados para el período anual. La legislación tributaria establece que los contribuyentes están obligados a pagar un 75% del impuesto de renta como anticipo, determinado en su liquidación privada, con el nombre de anticipo de impuesto de renta del año siguiente gravable. Se debe causar una provisión para impuestos, teniendo en cuenta todos los presupuestos tributarios que estén vigentes, para reflejar al final de cada mes la responsabilidad que se tiene para con el Estado por concepto de impuestos. Ejemplo Nº 15. La compañía Argos Ltda., al cierre del año 02, obtuvo utilidades por valor de $20.000.000 antes de impuestos. Durante el mismo año, los clientes le retuvieron a titulo de impuesto de renta, un valor de $2.500.000. Supóngase que la compañía presentó su declaración de renta por el año gravable del año 02, el 16 de marzo del año 01 y pagó el saldo a su cargo en ese momento. En primer lugar, al cierre del año 02 debe contabilizarse el valor del pasivo estimado del impuesto de renta de acuerdo con las utilidades y con la tarifa establecida, en este caso del 35%, de la siguiente forma: Cálculo de la provisión del impuesto de renta por el año gravable de 02: Valor de las utilidades $20.000.000 Tarifa del impuesto de la renta 35% (para este caso) Valor estimado del impuesto $7.000.000

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33

El registro contable de esa provisión será el siguiente:

Impuesto de renta Impuesto de renta por pagar

$7.000.000 $7.000.000

Con este registro se afectan los resultados del año 02 y queda una utilidad neta por distribuir de $13.000.000. Para determinar el valor por pagar en el momento de la presentación de la declaración de renta, deben aplicarse los valores retenidos a titulo de impuesto de renta así:

Impuesto de renta por pagar Retención a favor

$2.500.000 $2.500.000

El saldo neto que debe pagarse en el momento de presentar la declaración quedará entonces en $4.500.000.

Impuesto de renta por pagar Bancos

$4.500.000 $4.500.000

El movimiento de esta cuenta se detalla en la siguiente cuenta T: Impuesto de Renta por Pagar

Diciembre 31 Provisión impuesto 7.000.000

Marzo 31 Aplicamos los anticipos 2.500.000 Marzo 31 Pago del impuesto 4.500.000 7.000.000

7.000.000

Saldo - 0 -

1.5.2 Contabilizaciones de Impuestos a las Ventas Son responsables del impuesto a las ventas, los comerciantes y quienes realicen actos similares a ellos, los importadores y quienes presten servicios, su causación se efectúa en la fecha de la emisión de la factura de venta o de la prestación del servicio o de la nacionalización de las importaciones, la base gravable es el valor total de la operación ya sea de contado o a crédito. Determina entonces la tarifa general del impuesto sobre las ventas y los servicios con un 16%, salvo las excepciones contempladas en la norma tributaria (productos con IVA).

CONTABILIDAD III


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Procedimiento Contable Este proceso depende del régimen al cual se sometan los responsables del impuesto a las ventas, sea régimen simplificado o régimen común. Para “régimen simplificado”, los responsables del IVA son las personas naturales, que tengan un establecimiento de comercio, que sus ingresos brutos y patrimonio no superen lo establecido por ley y que no sean importadores de bienes corporales muebles o vendan por cuenta de terceros a sus clientes. Ejemplo Nº 16. La empresa Mercados y Servicios compra el 1 de diciembre del 2002 una mercancía gravada por $400.000 a crédito y el día 15 de diciembre del mismo año vende mercancías a crédito por $800.000.

Compra de mercancías Cuentas por pagar

$464.000 $464.000

1/12/02. Registro de la compra de mercancías.

Clientes Ingresos por ventas

$800.000 $800.000

15/12/02. Registro de la venta de mercancías. Para el “régimen común”, comprende aquellos comerciantes que no cumplan las condiciones para acogerse al Régimen Simplificado, deberán someterse al régimen común, inscribiéndose en la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá de igual forma expedir facturas autorizadas con NIT y numeración consecutiva y deberá llevar un registro auxiliar de ventas y compras, como de igual manera una cuenta mayor denominada Impuesto a las ventas por pagar. Se acredita, por el valor del impuesto generado por la venta de bienes y servicios, por el impuesto correspondiente a los bienes gravados que se devuelvan o anulen durante el período. Se debita, por el impuesto pagado en la compra de bienes y servicios gravados, por el impuesto pagado en la importación de bienes corporales muebles, por el impuesto que tuvo que restituir al comprador, por la devolución o anulación de ventas.

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Ejemplo Nº 17. La Automotora del Occidente S.A., es un almacén de repuestos fabricados en el país y durante el primer trimestre del año 2002, realizó las siguientes operaciones comerciales:

El día 18 de de Enero, se efectúan ventas a un cliente por valor de $200.000 a crédito.

El día 20 de Enero, compran repuestos a crédito, por $50.000 a un gran contribuyente, quien además es auto - retenedor en la fuente de impuesto de renta y de IVA.

Impuestos Descontables Los comerciantes tienen derecho a descontar el valor del impuesto generado en sus transacciones, el valor del IVA pagado por los siguientes conceptos.

El impuesto sobre las ventas facturado al responsable por la adquisición de bienes y servicios.

El valor del IVA pagado en la importación de bienes. Del total del IVA descontable debe restarse el valor del impuesto a las ventas de los bienes devueltos en el periodo. Para su tratamiento contable se utiliza la cuenta del impuesto a las ventas por pagar, que tiene un tratamiento de cuenta corriente por cuanto registra el valor recaudado o causado, como el valor pagado o causado en la adquisición o venta de bienes, así como los servicios prestados y/o recibidos. Ejemplo Nº 18. La compañía Mercantil Ltda., realiza las siguientes transacciones:

18. Ene. 02 Clientes 200.000 Anticipo de impuestos (retefuente) 6.000 IVA retenido 16.000 Ingresos por ventas 200.000 IVA por pagar 32.000

20. Ene. 02 Compra de mercancías $50.000 Iva por pagar $8.000 Proveedores $58.000

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Enero 15/00. Vende mercancías a crédito por valor de $3.000.000 más IVA del 16%.

Febrero 5/00. Vende mercancías al contado por valor de $5.140.000 más IVA del 16%.

Febrero 15/00. Paga por concepto de compra de mercancías la suma de $3.000.000 más IVA del 16%.

Los registros contables de estas transacciones serán los siguientes: Venta de mercancías a crédito:

Deudores clientes IVA por pagar generado Ventas

$3.480.000 $480.000

$3.000.000

Inventario de mercancías IVA por pagar descontable Bancos

$1.600.000 $256.000

$1.856.000

Venta de mercancías al contado:

Caja IVA por pagar generado Ventas

$5.962.400 $822.400

$5.140.000

Compra de mercancías:

Inventario de mercancías IVA por pagar descontable Bancos

$3.000.000 $480.000

$3.480.000

El movimiento de la cuenta T es el siguiente: Impuesto a Las Ventas por Pagar

Enero 15 Venta Enero 25 Compra $256.000

$480.000

Saldo a enero 31 $224.000

Febrero 5 venta $822.400

CONTABILIDAD III


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Febrero 15 Compra $480.000

$736.000 $1.302.400

Saldo a febrero 28 $566.400

En Colombia existe la obligación formal de presentar ante el estado la declaración bimestral del IVA, ya sea pagando el saldo a cargo o presentando el saldo a favor del correspondiente bimestre. Esta declaración resume todas las transacciones realizadas por el ente económico durante ese bimestre, tanto en la parte de ingresos como de compras realizadas. En la sección de ingresos debemos informar el valor de las ventas por exportaciones, operaciones exentas en el territorio nacional, operaciones por ventas a comercializadoras internacionales e ingresos por operaciones excluidas y no gravadas. En la liquidación privada comparamos entonces los valores del IVA generado por las ventas, con los valores del IVA pagado por compras o descontables y el resultado será el valor a pagar o el saldo a favor del correspondiente bimestre. Impuesto de Industria y Comercio Es el valor del gravamen establecido por los distritos y municipios, sobre las actividades industriales, comerciales y de servicios, desarrolladas por los entes económicos que operen en ellos, según liquidación privada. Las tarifas y los periodos gravables los determina cada municipio mediante acuerdos. Ejemplo Nº 19. La compañía Coraima Ltda., tiene como actividad económica la compra y venta de prendas de vestir y confecciones en general. Durante los meses de enero y febrero del año 01, sus ingresos por ventas ascendieron a la suma de $25.800.000, así: en enero $12.500.000 y en febrero $13.300.000. Para esta actividad la tarifa establecida es del 3 por mil (3%). Se efectúa entonces la causación correspondiente en cada periodo así: Enero: valor de las ventas netas $12.500.000 x 0.003 = $37.500 Febrero: valor de las ventas netas $13.300.000 x .003 = $39.900 El registro contable será el siguiente:

Impuesto de Ind. y Cio. Impuesto por pagar de Ind y Cio

$37.500 $37.500

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Impuesto de Ind. y Cio. Impuesto por pagar Ind y Cio

$39.900 $39.900

El saldo a pagar acumulado por el bimestre es $74.400.

Impuesto por pagar Ind. y Cio Bancos

$74.400 $74.400

Impuesto a la Propiedad Raíz (Predial) Corresponde al valor de las tasas impositivas sobre la propiedad raíz determinadas por liquidaciones oficiales de acuerdo con normas vigentes. Este impuesto se calcula mediante tasas determinadas por el Estado, con base en el valor del avaluó oficial o auto - avalúo previamente determinado. Impuesto de Vehículos Corresponde al valor de los impuestos o tasas determinados por el Estado, por concepto de rodamiento de los vehículos de propiedad del ente económico. Impuesto a las Importaciones Registra el valor de los impuestos liquidados al ente económico, generados por la entrada de mercancías o bienes traídos del exterior. 1.6 OBLIGACIONES LABORALES, PASIVOS ESTIMADOS Y

PROVISIONES 1.6.1 Concepto Cuando las empresas tienen empleados a su cargo, se generan una serie de obligaciones a favor de los trabajadores, en virtud del cumplimiento de normas legales, pactos colectivos o convencionales de trabajo; por ejemplo salarios por pagar, cesantías consolidadas, prima de servicios, vacaciones, indemnizaciones entre otras. En cada país la legislación laboral establece diferentes prestaciones o beneficios para los trabajadores o empleados; por tanto, el tratamiento que se hace aquí está orientado al manejo tanto laboral como contable de Colombia.

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1.6.2 Contabilizaciones Obligaciones Laborales

Salarios por Pagar Constituye salario la remuneración ordinaria fija o variable, pero también incluye todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquier forma o denominación que se adopte, como premios, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. En relación a las retenciones y deducciones de salario, son permitidos los descuentos y retenciones por concepto de cuotas sindicales y de cooperativismo y cajas de ahorros, autorizados en forma legal; las cuotas con destino al seguro social obligatorio y las sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el reglamento de trabajo debidamente aprobado.

Prestaciones Sociales Son los beneficios que la ley establece, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores. Las prestaciones son:

Cesantías Es un auxilio prestacional que se creó con el fin de conservarle al trabajador, un ahorro para entregárselo cuando se retire de la empresa. En otras palabras, es un fondo de seguridad que le ayudará a cubrir parte de sus gastos, cuando por cualquier circunstancia quede sin empleo. También cumple un fin de ahorro para solucionar sus problemas de vivienda y de estudios. Según la ley Colombiana, todo empleador esta obligado a pagarles a sus trabajadores un mes de salario por cada año trabajado de servicios y proporcionalmente por fracción de año. La cifra, así determinada, da origen al siguiente registro contable.

Gastos de personal Obligaciones laborales

$XXXXXX $XXXXX

Cada vez que se pague alguna de las prestaciones sociales, se debita la cuenta Provisión para obligaciones laborales por el valor pagado y se acredita la cuenta caja así:

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Pasivos estimados y provisiones Bancos

$XXXXX $XXXX

Ejemplo Nº 20. Un trabajador se contrata a término indefinido el 1 de enero del año 01, con un salario de $450.000 mensuales, el auxilio de transporte es $30.000. La liquidación de las cesantías al 1 de diciembre del año 01 será: Del 1 de enero al 1 de diciembre del año 01 hay 330 días laborados. Sueldo mensual + auxilio de transporte X número de días laborados 360 $450.000 + 30.000 X 330 = $440.000 360

Fondo de Cesantías La ley 50 de 1990 (reforma laboral) creó un sistema para liquidar las cesantías; este se aplica obligatoriamente a los trabajadores que se vinculen a una empresa desde el 1 de enero de 1991; y se deja la opción para que los trabajadores que se encuentren vinculados laboralmente antes de esa fecha, se acojan al nuevo sistema de liquidación de las cesantías. Para liquidar las cesantías por ese método se procede así: el empleador debe liquidar a 31 de diciembre de cada año las cesantías de todos los trabajadores, a los cuales cubre esta nueva norma, por ese año. La liquidación de las cesantías se realiza por cada año, independientemente.

Intereses a las Cesantías La ley ordena que se le pague anualmente a cada trabajador antes del 1 de febrero, el 12 % sobre el saldo de cesantías consolidadas al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior o al momento de terminación del contrato o a la fecha del pago parcial de cesantías.

Prima de Servicios La ley establece que toda empresa de carácter permanente debe pagarles a su trabajadores, excepto a los ocasionales, 15 días de salario por semestre calendario. A los trabajadores que no hayan laborado el semestre completo se les pagará proporcionalmente al tiempo servido, siempre que éste haya sido cuando

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menos de tres meses si su contrato de trabajo es a término indefinido. Si el contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de la prima de servicios se hará sin tener en cuenta el tiempo laborado.

Vacaciones Anuales Remuneradas Los trabadores que hubieren prestado sus servicios durante un (1) año tienen derecho a quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. Cuando el contrato de trabajo termine sin que el trabajador hubiere disfrutado vacaciones, la compensación de estás en dinero procederá por año cumplido de servicio y proporcionalmente por fracciones de año, siempre y cuando éste exceda seis (6) meses. Para la compensación en dinero de las vacaciones, en el caso anterior, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador si el contrato de trabajo es a término definido, la liquidación de las vacaciones se hará sin tener en cuenta que tiempo ha laborado. Ejemplo Nº 21. Un trabajador se contrata a término indefinido el 1 de enero del año 01 y su salario es de $650.000 mensuales, a partir del 1 de enero del año siguiente toma 15 días hábiles de vacaciones. La liquidación de las vacaciones será: Sueldo mensual X 15 días $650.000 X 15 días = $325.000 30 días 30 días 1.6.3 Consolidación Aportes Patronales Este aporte lo hacen los empleadores por intermedio de las cajas de compensación. La ley establece que es el 9% del valor de la nómina mensual. Este aporte lo distribuyen las cajas de compensación, así:

El instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) 3% SENA 2% Caja de Compensación 4% Total prestaciones sociales institucionales 9%

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El registro contable será el siguiente:

Gastos personal Retenciones y aportes nómina

$XXXXXX $XXXXX

Proceso de Liquidación de la Nómina Aportes para pensiones: la ley 100 de 1993 también introdujo cambios en el sistema general de pensiones. Se buscó la cobertura y reconocimiento de la pensiones para contingencias como la vejez, invalidez y muerte y amplía su cobertura de protección para aquellas personas cuyos recursos no les permiten tener acceso a un sistema de pensiones. La ley para este sistema de pensiones estableció condiciones y exigencias como:

Afiliación obligatoria del trabajador Pago del monto de los aportes establecidos en la ley Escogencia libre de cualquiera de las opciones Valor de los aportes al fondo de pensiones: en este momento los aportes para pensiones se tasan en 13.5% del IBC (Ingreso Base de Cotización); el empleador aporta el 75% y el trabajador el 25% restante. Se estableció un aporte adicional equivalente al 1% del IBC para un fondo de solidaridad, para aquellos trabajadores que tengan un ingreso igual o superior a 4 salarios mínimos legales. Retención en la fuente: es el descuento que a título del impuesto de renta el empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores, sobre los pagos gravables originados en la relación laboral. Este valor se determina mediante la aplicación de la tabla publicada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, al 75% de los ingresos gravables. La ley establece una exención equivalente al 25 % de los ingresos laborales. Esto quiere decir que del total devengado por el trabajador, se descuenta el 25% que es exento del impuesto de renta y sobre el 75% restante se aplica el valor establecido en la tabla vigente para cada año. Valor neto a pagar: es el valor que debe pagar el empleador al trabajador, una vez efectuados todos los descuentos. Ejemplo Nº 22. Esta es la información para la elaboración de la nómina para el mes de abril del año 01 de la compañía Solares Ltda.

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Nombre del Empleado

Cargo Sueldo Mensual Comisiones

Pedro Arias Luis Pérez Carlos Pubiano Norma Corredor Francisco Alvarez Ofelia castro

Gerente Jefe de Ventas Contador Secretaria Vendedor Aseadora

$2.500.000 $1.200.000 $1.200.000 $420.000 $500.000 $300.000

$500.000

$300.000

Durante el mes laboraron tiempo extra las siguientes personas: Norma Corredor trabajó 12 horas extras diurnas ordinarias y 8 horas extras nocturnas ordinarias; Ofelia Castro laboró 8 horas extras nocturnas ordinarias y 10 horas extras diurnas ordinarias y 6 horas extras diurnas festivas. El proceso de liquidación de la nómina se inicia con la liquidación de las horas extras de la siguiente forma: Norma Corredor: sueldo básico $420.000. Número de horas laborables al mes 30 días X 8 horas = 240 horas mes Valor por hora normal $420.000 = $1.750 240 Valor de la hora extra diurna = $1.750 X 1.25 = $2.187,50 X 12 = $26.250 Valor de la hora extra nocturna = $1.750 X 1.75 = $3.062,50 X 8 = $24.500 Total horas extras $50.750 Ofelia Castro: sueldo básico $300.000 Número de horas laborables al mes 30 días X 8 horas = 240 horas mes Valor por hora normal $300.000 = $1.250 por hora 240 Valor de la hora extra diurna = $1.250 X 1.25 = $1.562,50 X 10 = $15.625 Valor de la hora extra nocturna = $1.250 X 1.75 = $2.187,50 X 8 = $17.500 Valor de la hora extra festiva diurna = $1.250 X 2.25 = $2.812,50 X 6 = $16.875 Total horas extras $50.000 Obsérvese la liquidación de la nómina lo siguiente: En los devengados solamente se incluye el auxilio de transporte a los empleados que devengan menos de dos (2) salarios mínimos: la secretaria y la aseadora.

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En la segunda parte correspondiente a las deducciones o descuentos se tiene:

Retención en la fuente por salarios: teniendo en cuenta la exención del 30% sobre los salarios de los empleados y aplicando la tabla de retención vigente para el año 2001 que estipula, retención sobre valores iguales o superiores a $1.400.000, al único que se le carga retención es al gerente.

Salario básico mensual: $2.500.000 menos 30% exento = $750.000. Ingreso gravable base de retención: $1.750.000, ubicado en el rango de $1.700.001 a $1.750.000. Valor de la retención a efectuar: $65.000 Aportes para la Salud: el aporte del trabajador por este concepto es de 1/3 sobre el aporte global del 12% establecido por la ley 100 de 1993 que equivale al 4% del ingreso base de cotización, valor aplicable para todos. Una vez liquidada la nómina se procede a su pago y contabilización de la siguiente manera: Cuenta Parcial Débito Crédito

Gastos de personal Sueldos Horas extra Comisiones Auxilio de transporte Retención fuente/sal Ret. y aport de nómina Aportes a EPS Bancos

$5.650.000 $100.750 $800.000 $52.826

$6.603.576

$65.000

$803.157

$5.735.420

COMPAÑÍA SOLARIS LTDA Nómina para pago de sueldos correspondiente al mes de abril del año 01

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Devengados

Nombre del empleado

Cargo

Sueldo Básico

Días Lab.

Básico deveng.

Comisión Aux.

Trans. Horas extra

Vlr total devengad

Pedro Arias Luis Pérez Carlos Rubiano Norma Corredor Francisco Älvarez Ofelia Castro

Gerente Jefe – vtas Contador Secretaria Vendedor Aseadora

2.500.000 1.200.000 1.200.000

400.000 500.000 300.000

30 30 30 30 15 30

2.500.000 1.000.000 1.200.000

400.000 250.000 300.000

500.000

300.000

26.413

26.413

50.750

50.000

2.500.000 1.500.000 1.200.000 477.163 550.000 376.413

Totales 5.650.000 800.000 52.826 100.750 6.603.576

Deducciones

Nombre del Empleado

Retenc. s/salario

s

Aportes para salud

Aportes a pensiones

Fondo de Solidaridad

Valor Total

Deducc.

Neto a pagar

Firmas

Pedro Arias Luis Pérez Carlos Rubiano Norma Corredor Francisco Älvarez Ofelia Castro

65.000

200.000 120.000 96.000 38.173 44.000 30.113

84.375 50.625 40.500 16.104 18.563 12.704

25.000 15.000 12.000

374.375 185.625 148.500 54.277 62.563 42.817

2.125.625 1.314.375 1.051.500 422.886 487.438 333.596

Totales 65.000 528.286 222.871 52.000 868.157 5.735.420

1.6.4 Aportes Parafiscales Como se anotó, la nómina incluye una serie de gastos adicionales por concepto de prestaciones sociales establecidas por la ley y los aportes parafiscales de carácter obligatorio para tener derecho a la deducción tributaria por pagos laborales. Los cálculos correspondientes a los aportes parafiscales son los siguientes: Aportes al AFP-pensiones Aportes al EPS-salud Aportes al ARP-riesgos Aportes a cajas de comp. Aportes al ICBF Aportes al Sena

75% del 13.5% 2/3 partes del 12% 0.522% 4% 3% 2%

663.263 528.286 3.419 264.143 196.523 131.015

$6.603.576 – 52.826 X13.5% X 75% $6.603.576 – 52.826 X 8% $6.603.576 – 52.826 X 0.522% $6.603.576 X 4% $6.603.576 – 52.826 X 3% $6.603.576 – 52.826 X 2%

Como se ve en el siguiente registro, se causa la obligación correspondiente a los aportes parafiscales del empleador y se establece la provisión para el pago de las prestaciones sociales legales.

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46


Cuenta Parcial Débito Crédito Gastos de Personal

Cesantías Intereses s/cesantías

Prima de servicios Vacaciones

Aportes a ARP

Aportes a EPS Aportes a pensiones

Aportes cajas de compensación Aportes al ICBF

Aportes al sena

Retenciones y aportes

De nómina

Aportes a EPS Aportes a ARP

Aportes cajas de compensación

Provisión obligaciones Laborales

Cesantías Interese s/cesantías

Vacaciones

Prima de servicios

$550.078 $5.501

$550.078 $275.369

$3.419

$528.286 $663.263

$264.143 $196.523

$131.015

$1.191.549 $3.419

$591.681

$550.078 $5.501

$275.369

$550.078

$3.167.675

$1.786.649

$1.381.026

Cesantía consolidada: corresponde al valor de las obligaciones que tiene la empresa con cada uno de sus trabajadores, por el concepto de auxilio de cesantías.

Como se anotó, en Colombia se les reconoce a los trabajadores una serie de prestaciones o auxilios, por mandato legal, convencional o pactos colectivos realizados. El cálculo de este valor se efectúa al cierre del respectivo periodo contable, con base en el tiempo laborado y el salario devengado para cada uno de los empleados. La sumatoria de estos resultados individuales es el valor que se considera cesantías consolidadas, que se compara con la provisión efectuada durante cada mes y la diferencia que resulta deberá ajustarse contra los resultados del ejercicio.

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Ejemplo Nº 23. Al cierre del año 2000, la compañía Solares Ltda., efectúa el cálculo de auxilio de cesantías por el año de todos sus trabajadores y obtiene un resultado de $2.562.300. El valor total aprovisionado por este concepto mes tras mes durante el año fue de $2.450.000. Para contabilizar el valor de las cesantías consolidadas se efectúa el siguiente registro:

Pasivos estimados Cesantías Gastos de administración Cesantías Obligaciones laborales Cesantías consolidadas

$2.450.000

$112.300

$2.562.300

Este registro indica que el valor de las cesantías consolidadas es superior a la provisión efectuada durante el año, por tanto, debe ajustarse el gasto en esa diferencia.

Intereses sobre Cesantías: en Colombia existe la disposición legal que obliga a las empresas a pagar intereses sobre el valor de las cesantías para cada trabajador, equivalentes al 12% anual sobre el saldo al 31 de diciembre de cada año.

Al cierre del año, con base en el valor de las cesantías consolidadas deben calcularse los intereses sobre las cesantías, equivalentes al 1% mensual o al 12% cuando se ha laborado todo el año. Para el ejercicio anterior, supóngase que todos los empleados laboraron durante el año completo; por tanto, en este caso deben causarse los intereses por el 12 % del valor de las cesantías consolidadas. Valor cesantías consolidadas $2.562.300 Valor de la provisión de intereses por el año $294.000 El valor real de los intereses entonces es $307.476 Menos el valor estimado en el año $294.000 El ajuste que resulta es: $13.476 Su registro contable será el siguiente:

Pasivos estimados $294.000

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Intereses sobre cesantías Gastos de administración Intereses sobre cesantías Obligaciones laborales Intereses sobre cesantías

$13.476

$307.476

Para las demás prestaciones se aplica la misma metodología. 1.6.5 Provisión para Prestaciones Sociales Pasivos Estimados y Provisiones Esta cuenta representa el valor de costos y gastos del ente económico cuyo valor exacto no se conoce y las apropiaciones mensuales que para efectos contables y financieros deben causarse. En este grupo se encuentran los pasivos estimados y provisiones para: costos y gastos, obligaciones laborales y garantías, entre otros. Provisión para Obligaciones Laborales Las personas naturales, jurídicas o empresas en general están obligadas a pagarles a sus trabajadores otros beneficios de orden laboral, cuyo monto y tipo están definidos plenamente en la legislación laboral o están inmersos en los pactos o convenciones colectivas de trabajo; son las denominadas prestaciones sociales. Su valor se origina en el valor de la nómina y constituye lógicamente un mayor valor de los gastos operacionales. Entre los principales conceptos pueden mencionarse: cesantías, vacaciones, prima de servicios e intereses sobre cesantías. El registro contable para cada uno de ellos debe efectuarse mensualmente, según el principio contable de la causación. La dinámica de estas cuentas de provisiones es similar para todas, pues su cálculo se hace mensualmente con base en la nómina.

Cesantías: este auxilio corresponde al pago que deben efectuar las empresas a sus trabajadores una vez termine o se cancele el correspondiente contrato de trabajo. Es equivalente a un mes de salario por cada año de servicio y proporcional por fracción de año. Pueden presentarse pagos anticipados a los trabajadores sobre este concepto, en casos especiales como compra de

CONTABILIDAD III


49

vivienda nueva o usada, mejoras, pago de obligaciones hipotecarias o para estudios universitarios.

Cada mes debe contabilizarse el valor de este auxilio equivalente al 8.33% del valor de la nómina (1 mes de salario al año; 100% dividido en 12 meses), y se utiliza un pasivo estimado. El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal Cesantías Pasivos laborales Cesantías

$XXXX

$XXXXX

Al finalizar el periodo contable debe calcularse el valor de las cesantías correspondientes a cada trabajador, con base en su antigüedad y último sueldo. Este valor, acumulado para todos los trabajadores, se compara con el valor de la provisión efectuada durante todo el año y se genera un ajuste que puede ser a favor o en contra. Si la provisión es inferior a las cesantías consolidadas, se debita la cuenta de

gastos operacionales, para que el pasivo refleje el valor real.

Si la provisión es superior a las cesantías consolidadas, debe acreditarse la cuenta de gastos operacionales por la diferencia.

Ejemplo Nº 24. Al cierre del ejercicio al 31 de diciembre de año 01, la compañía Mármoles S.A., efectúa la consolidación de las cesantías de sus empleados y arroja un valor de $745.820. El valor de la provisión calculada hasta esa misma fecha es $702.580. Como se observa, el valor de las cesantías consolidadas según la liquidación de cada uno de los trabajadores es superior en $43.240 al valor proveído durante el año y se genera el siguiente ajuste:

Gastos de personal Cesantías

$43.240

CONTABILIDAD III


50

Obligaciones laborales cesantías Obligaciones laborales Prestaciones sociales Cesantías consolidadas

$702.580

$745.820

Si la provisión fuera mayor que el valor consolidado, el registro se haría acreditando la cuenta de gastos operacionales en el mayor valor proveído.

Intereses Sobre Cesantías Sobre el sueldo de las cesantías el 31 de diciembre, las empresas deben pagar el 12% anual como reconocimiento por intereses. Estos deben pagarse antes del 1 de febrero del año inmediatamente siguiente. El cálculo de la provisión se hace multiplicando el valor de la provisión de cesantías por el 12 %. El registro contable sería el siguiente:

Gastos de personal Intereses sobre cesantías Obligaciones laborales Intereses sobre cesantías

$XXX

$XXX

Al finalizar el periodo también debe compararse el valor proveído con el valor de los intereses calculados sobre las cesantías consolidadas. La diferencia debe ajustarse afectando los gastos de operación si la provisión fuese menor y acreditando los gastos si la provisión fuese superior. Ejemplo Nº 25. La provisión para intereses sobre cesantías de la compañía Solares S.A. al 31 de diciembre del año 01 asciende a la suma de $84.310. Al efectuar el cálculo de los intereses sobre las cesantías consolidadas al cierre del ejercicio, se encuentran que dicho valor será: $745.820 X 12% = $89.498. La diferencia que resulta para ajuste será: $5.188. El registro contable será el siguiente:

Gastos de personal $5.188

CONTABILIDAD III


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Intereses sobre cesantías Obligaciones laborales Intereses sobre cesantías Intereses sobre cesantías

$84.310

$89.498

Vacaciones Los trabajadores tienen derecho a disfrutar de 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas por cada año de labores. Esta provisión equivale al 4,17% sobre el valor de la nómina (1 salario anual: 100% dividido en 24 quincenas). El registro de la provisión mensual sería el siguiente:

Gastos de personal Vacaciones Obligaciones laborales Vacaciones

$XXXX

$XXXX

Prima de Servicios La empresa debe pagarle a cada trabajador 30 días de salario al año por concepto de prima de servicios, pagaderos así: 15días en el primer semestre y 15 días en el segundo semestre. Esta provisión equivale al 8,33% sobre el valor de la nómina (1 salario anual; 100 % dividido en 12 meses). El registro mensual sería el siguiente:

Gastos de personal Prima de servicios Pasivos laborales Prima de servicios

$XXX

$XXXX

Como la prima se paga semestralmente, conviene efectuar el ajuste a esta provisión al cierre del semestre, para corregir los desfases que puedan presentarse.

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1.7 DIFERIDOS 1.7.1 Concepto En el grupo de pasivos se encuentran los diferidos, definidos como aquellos ingresos no causados, recibidos de clientes, los cuales tienen incidencia en periodos futuros o que deben aplicarse en varios ejercicios. Entre ellos están los ingresos recibidos por anticipado, la utilidad diferida en ventas a plazos y los impuestos diferidos. Ingresos Recibidos por Anticipado Esta cuenta refleja los valores recibidos por anticipado por el ente económico a título de prestación de servicios, intereses, arrendamientos, comisiones, honorarios y otros. 1.7.2 Contabilizaciones Esta cuenta se debita por el valor de los bienes o servicios suministrados y por el valor de las devoluciones a los anticipos por no haberse prestado el servicio y de otra parte se acredita por el valor de los ingresos recibidos anticipadamente. Ejemplo Nº 26. Mantenimiento y Reparaciones Ltda., recibe de la compañía Solares Ltda., en marzo 1 del año 01, la suma de $6.000.000 por concepto del contrato de mantenimiento preventivo a sus equipos de producción, por un año. Este valor constituye un pasivo diferido, por cuanto los servicios serán prestados en periodos futuros. En caso de cancelarse el contrato con anticipación a su vencimiento, debe reintegrarse el valor correspondiente al servicio no causado. El registro contable en el momento de recibir ese valor sería el siguiente:

Caja general Pasivo diferido Ingresos recibidos por anticipado

$6.000.000

$6.000.000

Al cierre de cada ejercicio se debe causar el ingreso, una vez prestado el servicio así: Valor del contrato: $6.000.000 para 12 meses lo que le da un valor mensual de $500.000. Para el 31 de marzo se tendrá:

Pasivo diferido $500.000

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Ingresos recibidos por anticipado Ingresos operacionales Prestación de servicios

$500.000

Esta cuenta va amortizándose a medida que vaya prestándose el servicio. El saldo pendiente de realizar es $5.500.000. Por tanto, el valor del ingreso total del contrato va causándose mes tras mes; por tanto, sólo afecta los resultados en la parte causada mes tras mes. Dentro de los pasivos diferidos se encuentran otros rubros como utilidad en ventas a plazos, impuestos diferidos, etcétera, cuyo tratamiento contable es similar al anterior. 1.8 OTROS PASIVOS 1.8.1 Concepto Este grupo de cuentas permite registrar todas aquellas obligaciones contraídas por el ente económico en el desarrollo de sus actividades, que no pueden clasificarse adecuadamente en los grupos anteriores. En él se clasifican cuentas como anticipos y avances recibidos, depósitos recibidos, ingresos para terceros, embargos judiciales, cuentas en participación, entre otros. 1.8.2 Contabilizaciones Anticipos y Avances Recibidos Esta cuenta refleja el valor de los dineros recibidos de clientes como anticipos o avances originados en ventas o celebración de contratos que posteriormente han de legalizarse por medio de facturación o elaboración de cuentas de cobro. Ejemplo Nº 27. Omega S.A., recibe el 15 de febrero del año 01 de productos Lido Ltda. Como anticipo del pedido por la compra de materiales de $7.000.000, la suma de $2.800.000. Estos materiales serán entregados en un término de 30 días con el pago del saldo. El registro contable será el siguiente:

Caja general $2.800.000

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Otros pasivos Anticipos y avances

$2.800.000

Por tratarse de un anticipo, debe cancelarse en el momento de la entrega total del pedido y su registro contable será:

Caja general Otros pasivos Anticipos y avances Ingresos operacionales Ventas

$4.200.000

$2.800.000

$7.000.000

Depósitos Recibidos En esta cuenta se registran los valores recibidos por el ente económico de personas naturales, jurídicas o para garantizar el cumplimiento de obligaciones contractuales, servicios, inversiones, etcétera. Cuando se refieren a socios o accionistas, estos valores corresponden a los depósitos efectuados con el fin de adquirir acciones o cuotas, mientras se legalizan o aprueban la emisión de acciones o cuotas correspondientes. Ingresos Recibidos para Terceros En esta cuenta se registran los dineros recibidos por la empresa o ente económico a nombre de terceros y que en consecuencia serán reintegrados a sus dueños en los plazos y condiciones convenidos. Es común encontrar el manejo de esta cuenta cuando se dan concesiones, por ejemplo en los almacenes de cadena para la venta de productos, mediante una comisión pactada y se pacta una comisión por la recepción de los dineros. 1.9 BONOS Y PAPELES COMERCIALES 1.9.1 Concepto Los bonos son títulos - valores expedidos por una empresa, en respaldo de un crédito contraído colectivamente, en los cuales se expresa el compromiso de

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cancelar su valor nominal en una fecha determinada, además de los intereses estipulados (Código de Comercio Art. 752.). Aspectos Generales Los bonos sólo pueden ser emitidos por las sociedades anónimas autorizadas por las autoridades competentes, quienes deben dar cumplimiento a los requisitos establecidos por la norma. Algunos de estos requisitos son los siguientes: La colocación debe ser autorizada por la asamblea de accionistas.

Los bonos que se coloquen por oferta pública deberán ser inscritos en una bolsa de valores.

No podrán emitirse bonos con vencimientos inferiores a un (1) año. La asamblea de accionistas puede delegar en la junta directiva, la aprobación

del prospecto de emisión de bonos.

Los documentos de los bonos deben constar en una o más series numeradas y en cada serie los bonos deben ser de igual valor nominal.

El valor de cada bono debe ser pagado íntegramente en el momento de la suscripción.

Los bonos convertibles en acciones no se pueden colocar a un precio inferior al valor nominal de los mismos.

Los bonos deben contener al menos la siguiente información: La palabra “bono”, la fecha de su expedición y la indicación de si es

nominativo, a la orden o al portador. El nombre y domicilio de la sociedad.

E capital autorizado, suscrito y pagado y la reserva legal. La serie, número y valor nominal. El rendimiento del bono, que puede estar determinado por una tasa de interés,

un descuento de colocación o una prima.

El monto de la emisión, la forma, lugar y plazos de amortización del capital y de pago de intereses.

El número de cupones que lleve adheridos. Las garantías que otorga la sociedad. La firma del representante legal de la sociedad. La indicación si son convertibles en acciones y las condiciones para ello. Las demás indicaciones exigidas por las entidades de vigilancia. Clases de Bonos

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Los bonos pueden ser de dos clases: ordinarios y convertibles en acciones. Los bonos ordinarios pueden ser al portador o nominativos. Se denominan bonos nominativos los expedidos a nombre del adquirente, cuyo registro se debe efectuar en un libro inscrito en la Cámara de Comercio. La transferencia de propiedad de un bono nominativo se realizará por endoso y la sociedad emisora de tales bonos anotará en el libro correspondiente la fecha, nombre completo y domicilio del nuevo adquirente. Los bonos convertibles en acciones confieren a sus poseedores el derecho de convertirlos en todo o en parte en acciones de la sociedad. Estos bonos pueden ser obligatoriamente convertibles en acciones de la sociedad emisora u opcionalmente convertibles en acciones, en cuyo caso la opción le corresponde al inversionista. Tales bonos convertibles deben ser nominativos, los que además, podrán ir acompañados de cupones que confieren a sus tenedores el derecho de suscribir acciones de la sociedad emisora, en las condiciones establecidas en la emisión. Dichos cupones podrán ser nominativos o a la orden y negociarse independientemente de los bonos. Tipos de Interés Los bonos pueden devengar dos tipos de interés: vencido o anticipado. En ambos casos puede pactarse un rendimiento fijo o un rendimiento dependiente del DTF vigente en la fecha de liquidación del interés. El DTF es el interés promedio ponderado de los Depósitos a Término Fijo que reconocen las corporaciones financieras a sus inversionistas. Generalmente, la sociedad emisora de bonos que devengan interés vencido, lo liquida y paga periódicamente en fechas fijadas con antelación, aunque no todos hayan sido vendidos en la misma fecha. Por el contrario, la sociedad que emite bonos con interés anticipado, los liquida y paga por periodos contados a partir de la fecha de colocación de cada bono.

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Adicionalmente, la sociedad puede colocar sus bonos por un valor mayor al nominal, en cuyo caso el excedente se denomina prima en bonos, constituyéndose para la sociedad emisora en un ingreso por diferir en el plazo de redención de los bonos. De otra parte, si la colocación de los bonos se hace por un valor menor al nominal, la diferencia se denomina descuento en bonos, la cual se constituye en un egreso diferido para la sociedad. El descuento otorgado al adquirente del bono, es tratado fiscalmente como un rendimiento financiero ganado por el inversionista y por esta razón se le debe aplicar un porcentaje de retención en la fuente, el cual varia según el tiempo de redención del título. 1.9.2 Contabilizaciones La sociedad emisora está en la obligación de registrar en libros auxiliares especiales, la contabilización de la inversión de los dineros provenientes de la colocación de los bonos. El procedimiento contable relacionado con los bonos, varía según el tipo de interés que devengan los bonos, sea interés vencido o interés anticipado. Registro Contable con Interés Vencido Los registros contables originados por la colocación y redención de los bonos, así como los asientos por el ajuste de los intereses, la prima y el descuento en los bonos, se explican a continuación con base en la siguiente información: 1 abril/94. La sociedad Calima S.A. es autorizada para emitir 1.000 bonos, valor nominal de $1.000 c/u, con un plazo de 12 meses contados a partir de la fecha de autorización e interés del 24% anual, pagadero semestre vencido.

15 abril/94. Venta de 300 bonos al valor nominal.

30 abril/94. Venta de 200 bonos al 111% del valor nominal. 31 Mayo/94. Venta de 500 bonos al 90% del valor nominal.

30 sept/94. Pago de los intereses causados del 1 abril/94 a la fecha.

31 dic/94. Amortización de la prima y el descuento de los bonos y causación de los intereses hasta la fecha.

1 abril/95. Redención de los bonos, amortización del saldo de la prima y del descuento y pago de los intereses causados hasta la fecha.

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Venta de Bonos al Valor Nominal Esta transacción implica la entrega de los bonos por parte de la sociedad al inversionista y esté a su vez, le entrega a la sociedad el valor nominal de tales bonos. El registro de esta operación es el siguiente:

Caja Bonos en circulación

$300.000 $300.00

15/04/94. Registro de la venta de 300 bonos al valor nominal de $1.00

Venta de Bonos por Mayor Valor al Nominal Esta operación origina un excedente en el monto recibido por la empresa, denominado Prima en bonos, que se registra en la misma cuenta aunque en valores separados para facilitar su amortización.

Caja Bonos en circulación Bonos en circulación

$222.000 $200.000 22.000

30/04/94. Registro de la venta de bonos al 111% del valor nominal.

Venta de Bonos por Menor Valor al Nominal El descuento concedido al inversionista en este caso, al recibir la empresa una suma de dinero inferior al valor nominal de los bonos, está sujeto a retención en la fuente del 7% por cuanto el plazo de los bonos es de 12 meses5. Este descuento concedido se registra en la misma cuenta de Bonos en circulación, para facilitar su amortización en el plazo estipulado para su redención.

Caja Bonos en circulación Bonos en circulación Retención fuente por pagar

$453.500 $50.000

$500.000 $3.500

5 Decreto reglamentario 1512 de 1985.

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31/05/94. Registro de la venta de 500 bonos al 90 % del valor nominal.

Pago de Intereses Los intereses causados por los bonos se tratan como un egreso financiero y se liquidan desde el momento de colocación hasta la fecha de pago, descontándole al inversionista la retención en la fuente la cual es del 10% sobre el 70% del monto de los intereses pagados, es decir, la retención aplicada es el 7% del valor pagado por concepto de intereses6.

Gastos financieros Caja Retención fuente por pagar

$93.000 $86.490 $6.510

30/09/94. Registro de la retención en la fuente y el pago de los intereses causados por cada colocación de bonos, así: 300 bonos X $1.000 X 2% X 5.5 meses = 33.000 200 bonos X $1.000 X 2% X 5 meses = 20.000 500 bonos X $1.000 X “% X 4 meses = 40.000 Total intereses 93.000 Retención en la fuente: $93.000 X 7% = $6.510

Amortización de la Prima en Bonos Al finalizar el periodo contable, es necesario amortizar la Prima en bonos por el tiempo proporcional, transcurrido desde la fecha de colocación hasta la fecha de cierre de libros, así:

Bonos en circulación Ingresos financieros

$16.000 $16.000

31/12/94. Registro del ajuste por la amortización de la Prima desde el 30 abril del 94 hasta la fecha, transcurridos 8 meses del plazo de los bonos.

Amortización del Descuento en Bonos El descuento concedido en la colocación de los bonos, debe amortizarse durante el plazo restante del bono, de tal modo que al final de cada periodo se ajusta el valor

6 Estatuto tributario, Artículo 396.

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correspondiente al lapso transcurrido desde el momento de la venta de los bonos hasta la fecha de terminación del respectivo periodo contable. La contabilización de la amortización del descuento en bonos requiere del siguiente registro:

Gastos financieros Bonos en circulación

$35.000 $35.000

31/12/94. Registro de amortización del descuento desde el 31 de mayo de 1994 hasta la fecha, transcurridos 7 meses del plazo de los bonos.

Causación de los Intereses Al finalizar el periodo contable, es necesario registrar los intereses causados por los bonos, aunque no se requiere efectuar la retención en al fuente por ese concepto. La retención se aplicará al momento del respectivo pago o abono en cuenta7.

Gastos financieros Intereses por pagar

$60.000 $60.000

31/12/94. Registro de los intereses por los 1.000 bonos al 2 % mensual desde 1 de octubre de 1994 hasta la fecha. La presentación en el Balance General al 31 de diciembre de 1994, del pasivo a largo plazo por concepto de los bonos, sería: Bonos e circulación (valor nominal) 1.000.000 Más: prima en bonos 6.000 Menos: descuento en bonos (15.000) Bonos en circulación (valor en libros) $991.000 Redención de Bonos Cumplido el plazo de los bonos, se debe cancelar su valor nominal a quienes los poseen, junto con los intereses causados hasta ese momento, una vez se haya descontado la retención en la fuente por los intereses. El registro es el siguiente:

7 Estatuto Tributario. Artículo 117.

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Bonos en circulación Intereses por pagar Gastos financieros Caja Retención fuente por pagar

$1.000.000 $60.000 $60.000

$1.111.600 $8.400

1/04/95. Registro de la redención de $1.000 c/u y pago de los respectivos intereses. Igualmente es indispensable amortizar el saldo de la prima y del descuento en bonos así:

Bonos en circulación Gastos financieros Ingresos financieros Bonos en circulación

$6.000 $15.000

$6.000 $15.000

1/04/95. Amortización del saldo de la prima y del descuento, transcurridos los últimos 3 meses del plazo de los bonos. Registro Contable con Interés Anticipado Los registros contables relacionados con la colocación y redención de los bonos, así como los asientos por la prima, el descuento y los intereses, se explican a continuación, teniendo en cuenta la siguiente información: 1 abril/94. La compañía Tocancipa S.A., es autorizada para emitir 1.000 bonos, con valor nominal de $1.000 c/u, con un plazo de 12 meses contados a partir de la fecha de su colocación e interés del 24 % anual, pagadero semestre anticipado.

30 abril/94. Venta de 600 bonos al 115% del valor nominal.

31 mayo/94. Venta de 400 bonos al 85 % del valor nominal.

31 octubre/94. Pago de intereses a los bonos vendidos el 30 abril de/94.

30 noviembre/94. Pago de intereses a los bonos vendidos el 31 de mayo de/94.

31 de diciembre/94. Amortización de la prima y el descuento.

30 de abril/95. Redención de los bonos vencidos en la fecha y ajuste a los intereses causados.

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31 de mayo/95. Redención de los bonos vencidos en la fecha y ajuste a los intereses causados.

Venta de Bonos por Mayor Valor al Nominal Al momento de la venta deben reconocerse los intereses semestrales anticipados de los bonos, previa la deducción por la retención en la fuente respectiva. El registro contable respectivo es el siguiente:

Caja Gastos financieros Bonos en circulación Bonos en circulación (prima) Retención fuente por pagar

$623.040 $72.000

$600.000 $90.000 $5.040

30/04/94. Venta de 600 bonos con prima del 15% y pago anticipado del interés semestral al 24 % anual, con retención en la fuente del 7% del valor de los intereses. Venta de Bonos por Menor Valor al Nominal El descuento resultante de la venta de los bonos al 85% del valor nominal, está sujeto a retención en la fuente del 7% porque el plazo de los bonos es de 12 meses, además de la retención en la fuente ocasionada por los intereses anticipados, así:

Caja Bonos en circulación(descuento) Gastos financieros Bonos en circulación Retención fuente por pagar (dscto) Retención fuente por pagar (intereses)

$299.560 $60.000 $48.000

$400.000 $4.200 $3.360

31/05/94. Venta de 400 bonos con descuento del 15% e interés semestral anticipado del 24% anual. Retención en la fuente del 7% sobre el descuento y del 7% sobre los intereses.

Pago de Intereses

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Los intereses anticipados que se pagan durante el plazo de los bonos, originan el siguiente registro contable:

Gastos financieros Intereses pagados por anticipado Caja Retención fuente por pagar

$24.000 $48.000

$44.640 $3.360

31/10/94. Pago anticipado de intereses semestrales al 24%, con retención del 7%.

Gastos financieros Intereses pagados por anticipado Caja Retención fuente por pagar

$8.000 $40.000

$44.640 $3.360

30/11/94. Pago anticipado del interés semestral al 24 % con retención del 7%.

Amortización de la Prima y del Descuento Al finalizar el periodo contable se requiere registrar el ajuste por el tiempo proporcional, tanto de la prima como del descuento en bonos, así:

Bonos en circulación (prima) Gastos financieros Ingresos financieros Bonos en circulación (descto.)

$60.000 $35.000

$60.000 $35.000

31/12/94. Amortización de la prima por 8 meses y del descuento por 7 meses.

Redención de los Bonos Cuando los bonos han cumplido su plazo, se debe cancelar su valor nominal, registrando esta operación así:

Bonos en circulación Caja

$6000.000 $600.000

30/04/95. Registro de la redención de 600 bonos, vencidos en la fecha.

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Bonos en circulación Caja

$400.000 $400.000

31/05/95. Registro de la redención de 400 bonos, vencidos en la fecha. Igualmente es necesario registrar la amortización del saldo de la prima y del descuento en bonos, así como el ajuste de los intereses causados en el respectivo periodo contable.

Bonos en circulación (prima) Gastos financieros (descto.) Gastos financieros (int.) Ingresos financieros (prima) Bonos en circulación (descto.) Intereses pagados por anticipado

$30.000 $25.000 $88.000

$30.000 $25.000 $88.000

31/05/95. Registro de la amortización de la prima, el descuento y el ajuste de los intereses causados, cumplido el plazo de los bonos. Cuando se emiten bonos convertibles en acciones, al momento de la redención se entregan acciones de la sociedad emisora en pago de los bonos. No se pueden entregar acciones a un precio inferior al valor nominal de éstas.

Proceso de Comprensión y Análisis Responder las siguientes preguntas:

Definir el término pasivo estimado y decir en que sección del balance general se mostrará una cuenta de esta naturaleza.

¿Donde cree que se debe mostrar la cuenta prestaciones sociales por pagar en el balance general?

Describir las diversas alternativas que pueden usarse para contabilizar las prestaciones sociales tales como cesantías y prima de servicios.

Explicar algunos de los conceptos por los que pueden existir deducciones de nómina.

¿Cómo se contabiliza una deducción de nómina por faltantes en un arqueo de auditoria?

¿Que garantías pueden tener los bonos?

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¿Que tipos de bonos pueden haber en cuanto a su posesión?

¿Que presentación en el balance general sugeriría para las cuentas descuento de bonos y prima de bonos?

¿Cual es el razonamiento por el cual se amortizan las cuentas de descuento de bonos y prima de bonos a través de la cuenta gasto de interés?

Explicar por que en la mayoría de los casos los bonos se venden por algo más o algo menos de su valor nominal.

Solución de Problemas

La compañía Mosaicos S.A., tiene contratados 10 trabajadores que devengan un salario mensual fijo de $1.000.000 c/u; fueron contratados el 1 de abril del año 01 bajo la ley 50. ¿Qué debe el 31 de diciembre y qué ha pagado en diciembre por prestaciones sociales?

La compañía Solares Ltda., contrata 5 trabajadores el 1 de julio con un salario mensual de $1.500.000 c/u; realiza provisión de prestaciones sociales del 25% y provisión para aportes parafiscales (IPS, Pensiones, Subsidio familiar) del 30% del salario.

Se requiere:

Causar la nómina y contabilizar prestaciones sociales y aportes para el 1 de julio del año 01 (provisión).

Causar la nómina de julio. Pagar los aportes patronales de agosto del año 01. Consolidar las prestaciones sociales el 31 de diciembre del año 01. Nota: deducciones a los trabajadores del pago mensual por retención en la

fuente 2% del 70% del salario. Préstamos (vivienda, vehículo, educación) $500.000. Aportes salud y pensiones: 8.37% del salario.

Industrias El Cóndor S.A., compró un equipo en el exterior, el 20 de mayo del presente año, por US $10.000 para pagarlo en dos cuota iguales a 30 y 60 días. El interés sobre saldos es del 2% mensual, pagaderos con las cuotas.

El 25 de junio pagó $170.000 por seguros y bodegaje. El 15 de julio pagó $60.000 por el traslado hasta la empresa.

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Se deben registrar en Diario todos los asientos necesarios de mayo, junio y julio, teniendo en cuenta que la cotización del dólar es:

Mayo 20 $850 Julio 15 $890 Junio 20 $870 Julio 20 $900

Mercantil S.A., compró a un proveedor materias primas en el exterior, importadas en noviembre 1 de 1990 por US $40.000 a crédito.

La deuda se va a pagar en dos cuotas en enero 31 de 1991 por US $ 10.000 y el saldo en abril 30 de 1991.

Los intereses se pagarán sobre saldos cada tres meses a partir de la fecha de compra, al 6% anual.

Los tipos de cambios por dólar son los siguientes:

Nov. 1/90. $610 Ene. 31/91. $626 Dic. 31/90. 620 Abril. 30/91. $634

La compañía cierra sus libros en diciembre 31 de cada año.

Si la mitad de las materias primas llegaron a la empresa el 1 de enero de 1991 y el resto llegó el 1 de febrero de 1991, se deben registrar en Diario los asientos necesarios.

La compañía Acuario Ltda., inició operaciones en 1996 y durante ese año obtuvo una renta líquida gravable de $13.144.000. La retención en la fuente que se le ha practicado a la empresa, por las ventas efectuadas en el año 1996, asciende a la suma de $3.360.000.

El plazo para presentar la declaración de renta por el año gravable de 1996 y pagar el impuesto, vence el 14 de mayo de 1997.

El 12 de diciembre de 1997, la administración de impuestos notifica a la compañía la liquidación oficial por el año 1996, la cual indica que no han sido aceptadas unas deducciones solicitadas por el valor de $842.000 exigiéndose a la empresa, el pago del excedente del impuesto antes del día 30 de diciembre de 1997.

Se pide registrar en diario los asientos necesarios por el año gravable de 1996.

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La compañía Normandia Ltda., obtuvo durante 1997 utilidades antes de impuestos por un monto de $2.100.000 y se le practicaron retenciones en la fuente por ventas, por un valor total de $543.000.

El día 16 de abril de 1998 se presenta declaración de renta y se paga el impuesto a cargo y el anticipo respectivo.

El 2 de diciembre de 1998 la compañía recibe la liquidación oficial del impuesto por el año gravable anterior, por un valor neto de $685.000.

Durante el año 1998 la empresa obtuvo una pérdida de $392.000, decidiéndose liquidar la sociedad a partir del 2 de enero de 1999, luego de efectuar los trámites legales correspondientes.

La compañía Jalisco Ltda., tiene mercancías por valor de $500.000 en abril 1 de 1998. Posteriormente, el día 5 del mismo mes, compra a un gran contribuyente (auto - retenedor de renta e IVA) en efectivo, mercancías facturadas en $700.000.

El 14 de abril le vende a la compañía Sur S.A., la mitad de las mercancías que tenía en existencia, por $1.000.000 a crédito.

Diez días después, la compañía Sur devuelve la cuarta parte de la mercancía comprada el 14 de abril, a la compañía Jalisco.

El día 26 de abril, la compañía Sur le paga a la compañía Jalisco el saldo que le adeuda en la fecha.

Si la compañía Jalisco utiliza inventario periódico y la compañía Sur tiene inventario permanente, se pide registrar en Diario las operaciones anteriores, para ambas compañías, suponiendo que las dos están inscritas en el régimen común y no son grandes contribuyentes.

La compañía Petrobas S.A., comercializa escritorios de madera y utiliza inventario permanente, valorando con PEPS. La compañía Petrobas y sus clientes están inscritos en el Régimen Común aunque no son grandes contribuyentes, pero sus proveedores sí son grandes contribuyentes.

El día 1 de octubre de 1996 tenía 150 escritorios por un valor de $3 millones, durante octubre efectuó las siguientes operaciones a crédito.

Octubre 15. Compra 110 escritorios a $23.000 cada uno.

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Octubre 20. Devuelve 20 escritorios de los comprados en Oct. 15. Octubre 25. Vende 160 escritorios facturados a $38.000. Octubre 29. Le devuelven el 10% de la venta de Oct. 25. Octubre 30. Paga el saldo de la deuda por la compra de Oct. 15.

Octubre 31. Cobra el saldo de la venta de Oct. 25.

Se pide: registrar en diarios las transacciones de octubre de 1996 y presentar el balance de prueba en octubre 31 de 1996.

El 1 de enero de 1991 se autorizó a la compañía Beta S.A., para colocar 7.500 bonos por un valor total de $15.000.000 con interés trimestral anticipado del 27% a 24 meses.

El 10 de enero de 1991 se vendieron 6.000 bonos al 108%.

Se pide registrar en diario, los asientos necesarios desde la venta hasta la redención de los bonos.

Sigma S.A., solicitó autorización para una emisión de bonos por valor de

9.000.000 a tres años, con valor nominal de $1.000 cada bono e interés del 24% anticipado pagadero semestralmente.

El 31 de diciembre de 1993 fue autorizada la emisión de los bonos. El 1 de enero de 1994 se vendieron 4.000 bonos al 106 %. El 15 de febrero de 1994 se vendieron 3.000 bonos al 104%. El resto de bonos se vendieron el 31 de marzo de 1994 al 96%.

Se requiere registrar en diario los asientos necesarios.

Síntesis Creativa y Argumentativa Argumentar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Por qué cree que en Colombia están tan poco desarrollados los mercados de capitales?

¿Por qué los movimientos de la tasa de interés en el mercado afectan el valor de un bono?

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¿Por qué se dice que los bonos tienen cierto parecido con las acciones preferentes y con las acciones comunes?

Un bono de $500.000 al 22% anual, con intereses pagaderos cada trimestre que se vence en tres años. ¿Cuánto deberíamos pagar por el bono si deseáramos comprarlo obteniendo una rentabilidad del 25% efectivo anual?

La empresa Moderna S.A., planea emitir bonos al 26% anual con intereses pagaderos semestralmente con el fin de financiar un importante proyecto de expansión de sus instalaciones. El vencimiento propuesto es de 8 años. Si se desea que los compradores obtengan una rentabilidad del 30% efectivo anual, ¿Cuál debería ser el valor de redención de cada bono?

Autoevaluación La compañía Coasmedas Ltda., cancela el día 31 de mayo de 1995 la suma de

$343.820 en efectivo por los sueldos del mes, después de haber deducido la suma de $34.180 por los siguientes conceptos:

Por ISS $21.450 Por anticipo de sueldos $7.500 Por retención en la fuente $5.230

Se pide registrar en forma de diario los asientos por el pago de la nómina, los aportes de nómina y las obligaciones laborales.

La compañía Parmenio S.A., presenta los siguientes saldos en algunas de sus

cuentas, al día 30 de noviembre de 1994.

Aportes nómina por pagar, ICBF, SENA, Caja compensación familiar $42.000 Aportes nómina por pagar, ISS $87.000 Cuentas por cobrar a trabajadores $27.000

Provisiones obligaciones laborales $1.295.000 El 5 de diciembre se pagan los aportes del mes anterior. El 12 de diciembre se pagan $273.000 correspondientes a la prima de servicios

del segundo semestre del año.

El 15 de diciembre se pagan $479.500 por la nómina de todo el mes de diciembre, luego de deducir los siguientes valores:

Préstamos a los empleados $24.000 Por aportes al ISS $36.500

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EL 16 de diciembre se registran los aportes de nómina por los salarios de diciembre.

El 31 de diciembre se calcula la porción corriente de las cesantías consolidadas

en un valor de $378.000 y las cesantías consolidadas a largo plazo, en $562.000; también se liquidan los intereses sobre las cesantías que deberán pagarse al mes siguiente.

Se pide efectuar los registros que sean más necesarios, en diario. Registrar en diario las transacciones llevadas a cabo durante el presente año,

por la que compra a grandes contribuyentes y vende mercancías a crédito con plazo de 30 días a clientes que no son grandes contribuyentes. La compañía California Ltda.., está inscrita en el régimen común.

Ene 8. Vende mercancías a varios clientes por $2.116.000 durante la primera

semana de enero.

Ene 14. Compra mercancías por valor de $487.000. Ene 20. Devuelve parte de las mercancías compradas en enero 14, por un

valor facturado de $163.000. Ene 26. Un cliente devuelve mercancías por un valor facturado de $82.000. Feb 9. Cobra el saldo de las ventas del mes anterior.

Feb 10. Paga el saldo de las mercancías compradas en enero 14, antes de la fecha de vencimiento, obteniendo un descuento del 5% por pronto pago.

Feb 17. Compra mercancías por valor de $1.440.000. Feb 22. Vende mercancías por un valor facturado de $832.000. Feb 25. Devuelve mercancías compradas en febrero 17 por $255.000. Feb 28. Compra mercancías compradas $326.000. Mar 15. Paga el saldo de las compras de febrero 17. Mar 17. Presenta la declaración del IVA y paga el saldo a cargo. El 31 de julio de 1995 es autorizada la compañía Macaregua S.A., para vender

bonos por $1.000.000 de pesos con plazo de 18 meses y valor nominal de $250 c/u. Los bonos rendirán un interés vencido del 18% pagadero cada tres meses.

El 1 de agosto vende 1.200 bonos al 115%.

En agosto 15 vende otros 1.400 bonos al 95%. Se pide registrar en diario los asientos necesarios por el año 1995 teniendo en

cuenta que la compañía cierra libros en diciembre 31.

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La compañía Rosario S.A., recibió el 1 de abril de 1993 autorización para emitir 500 bonos, con plazo de 12 meses e intereses anticipados del 24 % pagaderos cada 4 meses. El valor nominal es de $5.000 cada bono.

Se vendieron 300 bonos al 105% el 1 de mayo de 1993. El 15 de junio de 1993 se vendieron los bonos restantes al 94%. Se pide registrar en diario los asientos por los años 1993 y 1994.

Repaso Significativo Amplíar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un glosario donde se consideren entre otros los siguientes enunciados:

Consolidación de cesantías IVA por pagar Obligaciones laborales Pasivos contingentes

Pasivos diferidos Pasivos estimados Retención en la fuente Bonos

Bibliografía Sugerida SINISTERRA V, Gonzalo. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones. Segunda Edición. Bogotá. 1994.

MEIGS Robert F y otros. Contabilidad La base para la toma de decisiones. Cuarta Edición. Mc Graw Hill. Bogotá. 2000.

HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Bogotá. Pág. 301 – 321.

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UNIDAD 2: Patrimonio


En general el patrimonio de una empresa está constituido por tres grandes grupos de cuentas, “el capital” que está constituido por lo que los socios o accionistas aportan y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa; las “utilidades retenidas” que como su nombre lo indica son aquellas utilidades que la empresa ha obtenido a través del tiempo pero que no ha repartido entre los socios y el “superávit de capital” que representa un aumento del patrimonio como consecuencia de un aumento en el valor de los activos. De lo anterior podemos tomar en cuenta que ésta es la parte del balance general que hace especial referencia a los propietarios, debido a que estos estarán interesados en conocer, como usuarios de la información financiera que se obtiene a través de la contabilidad, el riesgo de su inversión y si se está viendo compensado con la rentabilidad que ofrece el negocio como tal. En esta unidad se podrán apreciar las diferentes transacciones que se realizan en una sociedad anónima con las acciones y su presentación en el balance general.

Horizontes

Conocer la estructura, la conformación y el registro de la cuentas del patrimonio según la constitución del ente económico.

Ilustrar las normas técnicas relativas al registro de las cuentas del patrimonio.

Identificar los diferentes grupos de las cuentas de patrimonio para los diferentes tipos de sociedades.

Comprender la dinámica de registro en cada una de las transacciones en las sociedades de personas.

Diferenciar los tipos de acciones y su registro contable.

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Núcleos Temáticos y Problemáticos Patrimonio

Actas de Asambleas de Accionistas

Proceso de Información 2.1 PATRIMONIO 2.1.1 Concepto El patrimonio representa los derechos que los propietarios tienen sobre los bienes de la compañía, conformado por los aportes efectuados en dinero o en especie y los beneficios obtenidos, como retribución al riesgo asumido por los dueños al realizar tal inversión. Desde el punto de vista comercial hay personas naturales y personas jurídicas; la persona natural es todo ente capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones; es decir, todos los individuos de la especie humana sin importar su edad, sexo o condición8. La persona Jurídica se entiende como un ente ficticio capaz de ejercer los derechos y contraer obligaciones civiles y se representa legal y judicialmente. Las sociedades constituidas legalmente son sociedades de derecho creadas con un objetivo específico. Desde el punto de vista contable las sociedades se clasifican en dos grupos:

Sociedades de personas o por cuotas o partes de interés social, entre las que se encuentran las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades colectivas, sociedades en comandita simple y las empresas unipersonales.

Sociedades de capital, también conocidas como sociedades por acciones, incluyen las sociedades en comandita por acciones y las sociedades anónimas.

Dependiendo de la conformación jurídica de la sociedad, el patrimonio tiene un tratamiento particular en cada caso. A continuación se explica la naturaleza de cada cuenta, los registros contables y su forma de presentación en el Balance, en primer lugar para las sociedades de personas y posteriormente para las sociedades de capital.

8 Código Civil.

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2.1.2 Constitución de una Sociedad Anónima Las sociedades que se consideran de capital o sociedades por acciones, son la sociedad anónima y la sociedad en comandita por acciones, las cuales deben cumplir las formalidades legales correspondientes, para la venta de las acciones, pago de dividendos, readquisiciones y venta de acciones propias, etc. Para la constitución de estas sociedades, no se requiere la calidad de las personas, sino el valor del capital que se aporta. La ley establece que toda sociedad de capital requiere para su funcionamiento, la autorización respectiva de la Superintendencia de Sociedades, quien define el monto máximo de aportes que la sociedad está en capacidad de recibir de sus socios. Estos documentos están respaldados por un documento llamado Acción, cuyo valor nominal es igual para todas las acciones y representan un título valor que es negociable en las bolsas de valores. Quién adquiere una acción se constituye en un propietario o accionista de la sociedad, tiene derecho a un voto en la asamblea de accionistas y también le da derecho a una porción proporcional de las utilidades anuales de la sociedad, denominada Dividendo. Características

Su capital esta expresado en acciones.

La responsabilidad de cada socio está limitada hasta el monto de sus aportes.

Las acciones son negociables fácilmente en las bolsas de valores, con excepción de las acciones privilegiadas.

No se requieren cambios o transformaciones en la escritura de constitución cada vez que ingresen nuevos socios.

Posee diferentes tipos de acciones.

El número de accionistas es ilimitado.

En su estructura organizacional el máximo órgano es la asamblea general de accionistas.

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2.1.3 Clases de Capital en la Sociedad Anónima En estas sociedades el patrimonio esta constituido por:

Capital autorizado: corresponde al monto total del capital fijado en la escritura de constitución o reformas posteriores. Cuenta de naturaleza crédito.

Capital por suscribir: es el valor del capital autorizado menos el valor de las acciones suscritas por los accionistas. Cuenta de naturaleza débito.

Capital suscrito por cobrar: es el valor pendiente de pago de los accionistas cuando se hace la suscripción respectiva de acciones. Cuenta de naturaleza débito.

Capital suscrito: es el valor que se obligan a pagar los accionistas, que no puede ser inferior al 50% del capital autorizado de la sociedad. Es la diferencia que resulta entre el capital autorizado y el suscrito por cobrar o por suscribir.

Cuando se efectúen aportes en especie deberá registrarse ese aporte por el valor pactado por los accionistas o socios, previa autorización de la entidad que ejerza la vigilancia y control si es el caso. Cuando se suscriben acciones o cuotas de interés social por encima del valor nominal, la diferencia se deberá registrar como una prima en colocación de acciones o cuotas, cuenta que forma parte del superávit de capital. En esta autorización se definen: cantidad de acciones comunes y privilegiadas, valor nominal de las mismas, porcentaje del derecho de suscripción por cada accionista, términos de suscripción y pago, iniciación del goce de dividendos etcétera. Es necesario, además, establecer un reglamento para la emisión de las acciones. 2.1.4 El Capital en Otra Clase de Sociedades Esta cuenta representa el valor de los aportes iniciales efectuados por los socios al momento de constituir la sociedad, respaldado por la escritura o acto de constitución respectivo, así como los incrementos posteriores, previo el cumplimiento de todos los requisitos. Para las sociedades de personas o por aportes o cuotas de interés social, empresas unipersonales, la constitución y los aportes se registran en el patrimonio tomando en cuenta lo siguiente:

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Una vez constituida legalmente la sociedad, forma una persona jurídica diferente de los socios considerados individualmente. En el aspecto contable, el control y la propiedad de estas empresas están relacionados con los propietarios.

Se debe utilizar la cuenta capital para cada uno de los socios por separado.

El patrimonio está conformado por la cuenta aportes o cuotas sociales. Ejemplo Nº 1. En enero 20 del año 01 se constituye la empresa el Armadillo Ltda., sociedad de responsabilidad limitada, cuyo objeto social será la compra y venta de mercancías con un capital de $15.000.000. Los aportes de sus tres socios son los siguientes:

Socio 1: aporta $7.000.000 representados así: en efectivo $3.000.000 y mercancías por valor de $4.000.000.

Socio 2: aporta $5.000.000 representados en un local comercial. Socio 3: aporta $3.000.000 representados en mercancías. Se recomienda que en la cuenta de capital se lleve un control sobre el aporte de cada uno. Los registros contables serán los siguientes:

Parcial Débito Crédito

Caja general Inventario de mercancías Construcciones y edificaciones Local comercial Capital social Cuotas o partes de interés social Socio 1 Socio 2 Socio 3

$7.000.000 $5.000.000 $3.000.000

$3.000.000 $7.000.000 $5.000.000

$15.000.000

Con base en este registro del capital, se determina la participación de cada socio de la siguiente forma: Socios Valor del aporte Participación Socio 1 $7.000.000 46.67% Socio 2 $5.000.000 33.33%

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Socio 3 $3.000.000 20% Total del capital social $15.000.000 100% Esta participación se tiene en cuenta para la distribución de utilidades y para la conformación del quórum en la toma de decisiones. Si algún socio propone aumentar sus aportes o un socio nuevo inversionista desea vincularse en calidad de socio, después que la sociedad ha iniciado operaciones, es necesario definir el valor del aporte y la participación que tendrá cada socio después de formalizar dicha transacción. El procedimiento y los registros contables respectivos son los siguientes:

Situación patrimonial anterior: consiste en determinar el derecho que tiene cada socio actual, sobre el patrimonio en general y sobre cada cuenta patrimonial en particular.

Cálculo de la propuesta: una vez definido el valor del aporte nuevo, se suma al patrimonio anterior y se le resta el saldo que tiene la Reserva Legal; el resultado es el valor patrimonial distribuible en cabeza de los socios en la proporción que ellos acuerden.

Capitalización de las utilidades: es el traslado del saldo de la cuenta utilidades acumuladas a las sub - cuentas de Aportes sociales de cada socio.

Registro del nuevo aporte: se deben efectuar los registros contables respectivos, de tal modo que la participación patrimonial de cada socio sea la acordada y respaldada en la respectiva escritura.

Situación patrimonial posterior: consiste en establecer los derechos patrimoniales de cada socio luego de efectuados los pasos anteriores.

Ejemplo Nº 2. Después de dos años de iniciadas las operaciones de la sociedad Belhorizonte Ltda., el patrimonio en diciembre 31 de 1995 asciende a $100.000 conformado por unos Aportes sociales de $50.000, utilidades acumuladas de $44.000 y reserva Legal de $6.000. Los socios Julio Jaramillo y Víctor Rosas, quienes poseen cada uno el 50% de la sociedad desde su creación, han recibido el 2 de enero de 1996 la propuesta del señor Tomás Torres de aportar $50.000 en efectivo, con la condición de tener el derecho de un tercio de la sociedad.

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Como los socios Jaramillo y Rosas requieren el dinero ofrecido por el señor Tomás para aumentar la liquidez de la sociedad, aceptan la propuesta aunque sus derechos se vean reducidos para cada uno, a una tercera parte de la sociedad. El procedimiento y los registros contables son los siguientes:

Situación Patrimonial Anterior Socio JJ Socio VR Total Aportes sociales 25.000 25.000 50.000 Utilidades acumuladas 22.000 22.000 44.000 Reserva legal 3.000 3.000 6.000 Total 50.000 50.000 100.000

Calculo de la Propuesta Patrimonio actual 100.000 Más: aporte de T. T 50.000 Nuevo patrimonio 150.000 Menos: reserva legal (6.000) Aporte total de socios 144.000 Aporte de cada socio: 4144.000/3 = $48.000 Capitalización de las Utilidades

Utilidades acumuladas Aportes sociales JJ. Aportes sociales VR.

$44.000 $22.000 $22.000

2/01/96. Para capitalizar las utilidades acumuladas a dic. 31/95. Registro del Nuevo Aporte

Caja Aportes sociales JJ. Aportes sociales VR. Aportes sociales TT.

$50.000 $1.000 $1.000 $48.000

2/01/96. Registro de los aportes del nuevo socio, quedando cada socio con iguales derechos sociales.

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Situación Patrimonial Posterior Socio JJ Socio VR Socio TT Total Aportes sociales 48.000 48.000 48.000 144.000 Reserva legal 2.000 2.000 2.000 6.000 Total 50.000 50.000 50.000 150.000 2.1.5 Presentación en el Balance General Con base en los datos del ejercicio Nº 1 veamos su presentación en el balance general:

El Armadillo Ltda.

Balance General al 20 de enero del año 01

Activo Pasivo Disponible: Caja $3.000.000 Pasivo - 0 - Inventario de mercancías 7.000.000 Total disponible 10.000.000 Total pasivo - 0 - Propiedad, planta y equipo: Patrimonio Construcciones y edificaciones Capital social Locales comerciales 5.000.000 Capital o partes de interés15.000.000 Total activo $15.000.000 Total patrimonio 15.000.000 Total pasivo y patrimonio15.000.000

2.1.6 Acciones Comunes En las sociedades de capital como en las sociedades anónimas se presentan este tipo de acciones: Acciones Ordinarias o Comunes Otorgan los siguientes derechos:

Participación en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas con voz y voto.

Negociar libremente las acciones en el mercado de valores. Derecho a inspeccionar los libros de contabilidad en los plazos fijados.

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Recibir los beneficios económicos cada año. Recibir la parte proporcional de los activos en caso de liquidación. 2.1.7 Acciones Privilegiadas Conceden a sus dueños, además de los derechos de las acciones comunes, los siguientes privilegios: Preferencia de reembolso hasta por el valor nominal de la participación en la

sociedad en caso de liquidación.

Destinación en primer término de cuotas determinadas sobre las utilidades.

Mayores dividendos. 2.1.8 Acciones Privilegiadas sin Derecho al Voto Acciones de goce o de industria: aquellas que se entregan como compensación de aportes en trabajo, conocimientos, tecnologías, secretos industriales, etcétera; estas les confieren a sus dueños los siguientes derechos:

Asistir a las asambleas con voz pero sin voto.

Participar proporcionalmente de las utilidades decretadas.

En caso de liquidación de la sociedad, participar de las reservas y valorizaciones acumuladas.

2.1.9 Acciones Readquiridas Cuando una sociedad readquiere algunas acciones expedidas se dice que tiene acciones propias readquiridas. Si la empresa va a retirar esas acciones (como en el caso de la liquidación o reorganización de una sociedad), dejan de ser “acciones propias readquiridas”. En los demás casos, mientras dure su posesión por parte de la empresa, se llaman y se contabilizan como “acciones propias readquiridas”. En igual forma mientras dure esta posesión por parte de la empresa, se suspenden todos los derechos correspondientes a estas acciones (tales como dividendos que se declaran periódicamente). El registro de las acciones readquiridas se debe hacer por su costo y su presentación debe hacerse en el Balance dentro del Patrimonio, como factor de resta de la reserva respectiva. Para el registro se utiliza la cuenta de Acciones Propias Readquiridas.

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La venta de tales acciones puede hacerse por un valor mayor al costo, en cuyo caso el excedente se registra como Prima en Colocación de acciones. Si la venta se hace por un valor menor al costo, la diferencia debe afectar la reserva correspondiente. 2.1.10 Requisitos para Readquirir Acciones La legislación en Colombia le permite a las sociedades anónimas readquirir acciones de las que se encuentran en circulación, siempre y cuando se dé cumplimiento a algunas condiciones como las siguientes:

La transacción debe ser aprobada en asamblea con el voto favorable de no menos del 70% de las acciones suscritas.

La operación empleará fondos tomados de las utilidades no apropiadas, para lo cual se constituirá una reserva con tal fin.

El monto de la reserva debe ascender, al menos, a la cuantía de la negociación.

La reserva debe mantenerse mientras los aportes permanezcan en poder de la empresa.

La autorización de la asamblea tendrá vigencia sólo por el ejercicio en el cual se haga.

Mientras las acciones readquiridas pertenezcan a la sociedad, quedarán en suspenso los derechos de ellas.

2.1.11 Recolocación de las Acciones Cuando la compañía dispone o pone en venta las acciones propias readquiridas, los asientos que se necesitan son exactamente el reverso de los que se hicieron cuando se adquirieron las acciones, a menos que se vendan por más o por menos de lo que se compraron, en cuyo caso se puede acreditar la diferencia a una cuenta de pérdida o ganancia, según el caso. De todas formas habrá que hacer dos asientos: uno para devolver la reserva para readquisición de acciones propias a superávit ganancias retenidas y otro para registrar la venta. Ejemplo Nº 3. La compañía Genios S.A., que había comprado 1.000 de sus acciones de valor de $10, al valor nominal, las vende después por $10.000.

Reserva readquisición de acciones Superávit ganancias retenidas

$10.000 $10.000

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Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit - ganancias retenidas:

Caja Acciones propias readquiridas

$10.000 $10.000

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas al valor nominal. Ejemplo Nº 4. La compañía Genios S.A., que había comprado 1.000 de sus propias acciones (de valor nominal de $10) por un total de $10.300, las vende después por $10.300.


$10.300 $10.300

Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit ganancias retenidas.

Caja Descto o Prima acciones propias Readq. Acciones propias readq.

$10.300 $300

$10.000

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas por lo que costaron a la compañía. Puesto que las acciones se readquirieron originalmente por $10.300, la cuenta de reserva se habría establecido por esta cantidad y por tanto la cancelación de la cuenta de reserva en el primer asiento que antecede es por $10.300. El segundo asiento, como el primero, es tan solo el reverso del asiento que se hizo cuando se compraron las acciones. En la adquisición se cargo la cuenta acciones propias readquiridas por el valor nominal de las acciones adquiridas y por tanto se había debitado Descuento o prima acciones propias readquiridas por los $300 restantes. Cuando se venden, entonces ambas cuentas se acreditan quedando canceladas y no hay pérdida o ganancia en la transacción. 2.1.12 Contabilización con Readquisición de Acciones Con respecto a la manera de contabilizar la adquisición de las acciones propias readquiridas, se emplean dos procedimientos diferentes: el primero consiste en registrar la adquisición al costo; el segundo emplea el valor nominal como base

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para el asiento de adquisición. En Colombia se usa el segundo procedimiento del valor nominal debido a que es el procedimiento exigido por la Superintendencia de Sociedades. Ejemplo Nº 5. La asamblea de accionistas de la sociedad Industrial S.A., autoriza a la gerencia para readquirir acciones propias el día 8 de junio de 1996, hasta por un monto de $70.000. Diez días después se readquieren 60 acciones propias a razón de $1.150 cada

una. El 10 de agosto de 1996 se venden 20 acciones propias readquiridas en $22.000. El día 5 de septiembre de 1996 se venden las demás acciones propias readquiridas, en la suma de $48.000.

Los registros contables son:

Utilidades acumuladas Reserva readquisición de acciones

$70.000 $70.000

8/06/96. Autorización para readquirir acciones propias.

Acciones propias readquiridas Caja

$69.000 $69.000

18/06/96. Compra de 60 acciones propias a $1.150 cada una.

Caja Reserva readquisición de acciones Acciones propias readquiridas

$22.000 $1.000

$23.000

10/08/96. Venta por menor valor al costo de 20 acciones propias readquiridas.

Caja Prima en colocación de acciones Acciones propias readquiridas

$48.000 $2.000 $46.000

5/09/96. Venta por mayor valor al costo, de 40 acciones propias readquiridas.

Reserva readquisición de acciones Utilidades acumuladas

$69.000 $69.000

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5/09/96. Restitución de las utilidades, por eliminación de la reserva creada el 8 de junio de 1996. 2.1.13 Prima en Suscripción de Acciones Aunque casi nunca ocurre con la primera venta de acciones, es decir, cuando se constituye la sociedad anónima, con frecuencia sucede que las ventas subsiguientes son por un precio que excede su valor nominal, lo que hace que surja una nueva cuenta de patrimonio llamada prima de acciones. El valor nominal de una acción establece un precio límite y ninguna sociedad anónima pude vender sus acciones por debajo de ese precio, sin embargo no existe prohibición alguna de que se vendan por valor superior al nominal, de modo que cuando están en demanda puede esperarse que se suscriban a precios que exceden de ese valor. Ejemplo Nº 6. La compañía Saramanta S.A., dos años después de haber sido constituida, expidió 2.000 acciones (valor nominal, $100 c/u.) a un precio de $107 c/u. Antes de esta transacción, diremos que había acciones vendidas por $400.000, según lo indican las dos cuentas que aparecen a continuación:

ACCIONES AUTORIZADAS ACCIONES EN RESERVA $1.000.000 $1.000.000 $400.000 $600.000 Ahora se están vendiendo otras 2.000 acciones (a $107 c/u) y el asiento que se hace para esto será el siguiente:

Caja Acciones en reserva Prima en acciones

$214.000 $200.000 $14.000

Para registrar venta de contado y expedición de 2.000 acciones a $107 c/u, según el asiento anterior, caja se debitará por la suma recibida $214.000. El lado crédito del asiento, sin embargo, se hace en dos partes: el valor nominal de las acciones vendidas se acredita a Acciones en reserva y la diferencia, a prima de acciones. Las dos cuentas son necesarias por cuanto acciones en reserva, debido a que originalmente fue debitada por el valor nominal de las acciones autorizadas, solo puede acreditarse por el valor nominal de cualquier acción que se expida.

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La cuenta prima de acciones sólo sirve para absorber la diferencia. Es una cuenta de capital permanente como lo son las cuentas de acciones mismas y permanecerá sin ser tocada (salvo los casos en que se presenten primas adicionales) hasta el día en que la compañía deba ser liquidada. 2.1.14 Prima en Acciones Readquiridas Cuando se da la venta por más del costo, de acciones propias readquiridas por menos del valor nominal. Ejemplo Nº 7. La compañía Saramago S.A., que había comprado 1.000 de sus propias acciones (de valor nominal de $10) por un total de $9.600, las vende después por $9.800.


$9.600 $9.600

Para devolver el saldo de la cuenta de reservas a superávit ganancias retenidas:

Caja Descto o Prima acciones propias Readq. Acciones propias readq. Ganancia en venta de acciones Propias readq.

$9.800 $400

$10.000 $200

Para registrar la venta de 1.000 acciones propias readquiridas (costo $9.600) por $9.800. Las acciones costaron a la compañía $9.600 y por tanto el asiento inicial devuelve a Superávit - ganancias retenidas la reserva establecida por esta cantidad. En el segundo asiento lo primero que hay que observar es que las dos cuentas establecidas al tiempo de la compra quedaron eliminadas. Estas son: descuento o prima acciones propias readquiridas que había sido debitada en la compra por $400 y acciones propias readquiridas que se había debitado cuando la compra era por $10.000. Ahora, como el efectivo recibido ascendió a $9.800 o sea $200 más que el costo, se equilibra el asiento acreditando una cuenta tal como ganancia en venta de acciones propias readquiridas. Esta cuenta se cerrará al final del periodo contable produciendo en última instancia un aumento de $200 en la cuenta Superávit ganancias retenidas.

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2.1.15 Ajustes por Inflación al Patrimonio Dentro de la cuenta revalorización de patrimonio se lleva la cuenta ajustes por inflación que registra el ajuste por inflación del patrimonio del ente económico, así como de los activos en periodo improductivo, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. El saldo de esta cuenta forma parte del patrimonio de los periodos siguientes para efectos del cálculo del ajuste por inflación y no podrá distribuirse como utilidad a los socios o accionistas, hasta tanto se liquide el ente económico o se capitalice tal valor. El ajuste del patrimonio se determinará con base en las normas legales vigentes. En el evento en que el ente económico emita acciones y/o cuotas o derechos sociales como resultado de la capitalización de algunas de las cuentas que conforman el grupo revalorización del patrimonio, deberá efectuar simultáneamente el respectivo registro en la cuenta capitalización por revalorización del patrimonio; en consecuencia, los saldos que registre el ente económico en esta cuenta deberán disminuirse efectuando la contrapartida correspondiente según el caso. 2.1.16 Presentación en el Balance General La presentación en el Balance General de las cuentas tratadas en esta unidad y en particular la composición del Patrimonio de una sociedad anónima, se muestra con el siguiente ejemplo ilustrativo: Patrimonio de Sociedad Anónima Capital Social

Capital autorizado 1.000 Menos: capital por suscribir (200) Capital suscrito y pagado 800 Más: Dividendos decretados en acciones 30 830

Superávit de Capital Prima en colocación de acciones 100 Donaciones 50 150

Reservas

Reserva Legal 80 Reserva para readquisición de acciones 90 Menos: Acciones propias readquiridas (40) 50 Reserva ocasional 70 200

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Revalorización del Patrimonio Ajuste por inflación 90

Resultados

Utilidad del ejercicio 140 Utilidades acumuladas 110 250

Superávit por Valorizaciones

Valorización de inversiones 50 Valorización de propiedades, planta y equipo 130 180

TOTAL PATRIMONIO 1.700 2.2 ACTAS DE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS El acta de la reunión respectiva deberá contener, como mínimo, en su cuerpo: número de acta; tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria); fecha, hora y lugar de la reunión, forma y antelación de la convocatoria y órgano que convoca de acuerdo con los estatutos; número de asociados convocados y número de asociados o delegados asistentes; constancia del quórum deliberatorio; orden del día; asuntos tratados; nombramientos efectuados bajo el sistema de elección establecido en los estatutos; decisiones adoptadas y el número de votos a favor, en contra, en blanco o nulos; constancias presentadas por los asistentes; fecha y hora de la clausura, entre otros. Una vez concluida la asamblea y elaborada el acta, ésta debe ser firmada por quienes hayan actuado como presidente y secretario y por todos los asociados elegidos como integrantes de la comisión para la aprobación del acta. Las actas correspondientes a reuniones de asamblea general serán sentadas, dentro del menor tiempo posible, en los libros respectivos. En todo caso, estos libros deberán ser inscritos ante las correspondientes cámaras de comercio. Lo anterior, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales respecto de la obligación de inscribir en la cámara de comercio determinados actos y documentos, y del envío a los organismos de estos últimos para el control de legalidad posterior, en los casos y dentro de los términos establecidos en las resoluciones y circulares expedidas por la misma. Para todos los efectos, las copias de las actas que se presenten ante los organismos de control y vigilancia, deberán ser, indefectiblemente, fotocopias tomadas del libro inscrito en cámara de comercio o extractos de la parte

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pertinente; en ambos casos, certificados por el secretario de la reunión o, en su defecto, por el representante legal.


¿Qué expresan las cuentas de patrimonio?

¿En qué se divide el capital en las sociedades anónimas?

¿A qué corresponde el capital suscrito?

¿En que está representado el capital de las sociedades anónimas y las sociedades de personas?

¿Cómo se denomina el valor asignado a cada acción y cual es su diferencia con el valor de mercado?

¿Como se registra el exceso en el valor cuando se suscriben acciones por un valor superior al nominal?

¿Qué es el capital autorizado?


La compañía Yoyo S.A., presenta la siguiente información a 31 de diciembre del año 01:

Valor nominal de las acciones $100/acción. Acciones autorizadas 500.000 acciones. Prima en colocación de acciones $1.000.000. Reserva legal el 30% del capital suscrito y pagado a diciembre del año 01. Acciones suscritas y pagadas 300.000 acciones. Utilidad neta del ejercicio del año 01 $30.000.000.

Datos año 02: durante el año 02 emitió el 20% de las acciones en reserva al valor de mercado ($120/acción). En julio 20/02 así: la mitad de contado y el resto con plazo de 6 meses; a diciembre 20/02 no había cobrado.

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Septiembre 20/02: readquiere 20.000 acciones al valor de mercado ($1.200/acción) de contado. Marzo 31/99: distribuye la utilidad del año 000 así: reserva legal 10%. Dividendo en efectivo 20% pagadero a tres meses. Dividendo en acciones al valor nominal 30%. Dividendos en acciones al valor de mercado 10% (valor de mercado 120$/acción). Reserva futuros ensanches 30%. Noviembre 25/02. Vende de contado 10.000 acciones de las que había readquirido a $125, de contado. La utilidad neta del año es de $255.000.000; durante el año 2002 se aumentó el capital autorizado en $20.000.000 (en junio 30).

Se requiere:

Registrar contablemente las transacciones del año 02. Presentar la sección de patrimonio clasificado a diciembre 31/02.

La compañía Centromed Ltda., Obtuvo utilidades antes de impuestos en 1992 por $ 48.000.000.

Los propietarios de la sociedad son los señores Carlos Niño y Luis López, cuyos aportes son $18.000.000 y $2.000.000 respectivamente, han decidido repartirse en efectivo el 10 de enero de 1993 la mitad de las utilidades de 1992. Se pide registrar en libros diario y mayores los asientos necesarios en diciembre 31 de 1992 y enero 10 de 1993.

El señor Carlos Caicedo desea ingresar el 1 de enero de 1997 a la sociedad el

Peñón Ltda., la cual inició operaciones dos años antes con un capital de 200.000 aportado en partes iguales por Gustavo Gómez y Mario Montoya.

Al 31 de diciembre de 1996 la cuenta Utilidades acumuladas tiene en su saldo un valor de $80.000 y la Reserva legal es de $40.000. El señor Caicedo ofrece aportar una suma igual al Patrimonio actual de la sociedad, siempre y cuando a partir de la fecha, él participe de la mitad de los derechos sociales.

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Los socios Gómez y Montoya le proponen al señor Caicedo que sólo $160.000 de contado y a partir de la fecha. Él participa de la mitad de los derechos sociales.

Los socios Gómez y Montoya le proponen al señor Caicedo que aporte sólo $160.000 de contado y a partir de la fecha cada socio participará en un tercio de la sociedad.

Se pide registrar en libros Diario y Mayores:

La capitalización de las utilidades acumuladas a dic. 31/96. La propuesta del señor Caicedo y mostrar cuál sería el nuevo saldo y la

participación de cada socio.

La propuesta de los señores Gómez y Montoya y mostrar cuál sería el saldo y la participación de cada socio.

El 20 de agosto de 1994 la compañía Agrícola S.A., lanza una nueva emisión de

20.000 acciones con un valor nominal de $10.

El 30 de agosto vende de contado 4.000 acciones con una prima del 20% por acción.

En septiembre 20 coloca una suscripción de 6.000 acciones a $14 cada una, el comprador hace un pago parcial del 50% y se compromete a para el saldo antes de tres meses.

El 20 de noviembre entrega 4.000 acciones a cambio de un motor avaluado en la suma de $44.000.

Se recibió el 15 de diciembre el pago de la mitad pendiente de la suscripción de septiembre 20.

El 31 de diciembre declara un dividendo en efectivo de $2 por cada nueva acción emitida. Además, declara un dividendo de una acción por cada 35 acciones suscritas y pagadas. El valor de colocación de dichas acciones es de $15 cada una.

El 2 de enero de 1995 la asamblea de accionistas autoriza readquirir acciones propias hasta por $5.000. El 5 de enero readquiere 400 acciones propias por $4.800. El 18 de enero paga el dividendo en efectivo. El 1 de febrero paga el dividendo en acciones. El 20 de febrero vende el 60% de las acciones propias

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readquiridas recibiendo $1 más de lo pagado por cada una. Se requiere registrar en Diario las transacciones que considere necesarias.

La compañía La Sierra S.A., inició operaciones a mediados de 1990 y cierra libros en diciembre 31. Al finalizar 1995, la sección de Patrimonio mostraba las siguientes partidas:

PATRIMONIO Capital autorizado (10.000 acc. A $10 c/u) $100.000 Capital por suscribir 50.000 Capital suscrito y pagado $150.000 Reserva legal 10.000 Utilidades acumuladas 80.000 Total Patrimonio $140.000

Durante 1996, realizó las siguientes transacciones relacionadas con su patrimonio:

Vendió en efectivo 1.000 acciones a $13 cada una. La compañía recibió como donación, un terreno avaluado en la suma de

$25.000 y los bienes raíces fueron revaluados oficialmente en $50.000 más.

Se suscribieron 2.000 acciones las cuales fueron vendidas a $15 cada una, cubriéndose el 60% de contado.

Los suscriptores pagaron el resto de las acciones suscritas en el literal anterior, en efectivo.

Se obtuvo de las entidades oficiales la autorización para emitir otras 10.000 acciones, con el mismo valor nominal.

Se adquirieron en la bolsa de valores 500 acciones propias a $12 y otras 200 a razón de $9, luego de la respectiva autorización de la asamblea de accionistas.

Se vendieron 300 de las acciones que se habían readquirido a $12 cada una. El valor de venta fue de $15 cada una.

Durante 1996 obtuvo utilidades netas antes de impuestos de $80.000; los impuestos de renta se estimaron en un 30%. La reserva legal es del 10% y se crearon dos reservas más: para futuros ensanches del 5% y para investigaciones del 2%.

Se declararon y pagaron dividendos así: en efectivo 10% sobre el capital suscrito y pagado; en acciones: 1 acción por cada 50 acciones suscritas y pagadas.

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Se requiere:

Registrar las transacciones anteriores en diario y mayores. Presentar la sección de Patrimonio al 31 de diciembre de 1996. La compañía se servicios La Colina S.A., realizó las siguientes operaciones

durante 1998:

Marzo 1. Recibe autorización para emitir 60.000 acciones con un valor nominal de $10.000 cada una.

Marzo 10. Vende 40.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 40% en efectivo y el resto a 4 meses.

Abril 15. Vende 5.000 acciones a $12.000 cada una, de contado.

Mayo 20. Recibe $45 millones de contado, por gastos hasta la fecha.

Junio 25. Paga $23 millones de contado, por gastos hasta la fecha.

Junio 30. Cierra libros y determina resultados del periodo (no se necesita calcular impuestos, ni reservas legal).

Julio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas a crédito.

Agosto 25. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias hasta por un monto de $4 millones.

Agosto 26. Se compran 300 acciones propias, así: 200 a $9.000 c/u.

Septiembre 15. Se decretan dividendos de $100 en efectivo por acción.

Octubre 20. Se reciben $1.800.000 de contado, por la venta de 150 acciones propias readquiridas que habían costado a razón de $9.000 c/u.

Noviembre 10. Se recibe un lote por valor de 8 millones, donado por un socio.

Noviembre 25. Se venden 5.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 50 % de contado y el resto a 3 meses.

Diciembre 15. Recibe $40 millones por servicios prestados a varios clientes y paga $20 millones por gastos. Ambas transacciones se realizan de contado.

Diciembre 31. Calcula el impuesto de renta y la reserva legal, con base en la utilidad de todo el año.

Se pide:

Registrar las transacciones en el libro diario.

Elaborar el balance general en diciembre 31 de 1998.

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La compañía se servicios La Colina S.A., presenta en enero 1 de 1993, el siguiente balance general:

Caja 100.000 Propiedades, Planta y Equipo 130.000 Total activo 230.000

Pasivo y Patrimonio

Impuesto de renta por pagar 60.000 Capital autorizado 100.000 Capital por suscribir 20.000 Reserva legal 9.000 Utilidades acumuladas 81.000 Total pasivo y patrimonio 230.000

Durante el año de 1993 realizó las siguientes transacciones:

Feb 10. Vende 50 acciones al 110% del valor nominal recibiendo el 40% de contado. (Valor nominal $100).

Marzo 12. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias hasta por un costo global de $20.000

Marzo 15. Readquiere 100 acciones propias por $9.500 de contado.

Abril 20. Recibe muebles pro $40.000 donados por un socio.

Mayo 7. Decreta un dividendo en acciones, de una acción por cada 5 acciones en circulación.

Junio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas en febrero 10.

Agosto 22. Venden 40 de las acciones propias readquiridas en marzo 15. La venta se realiza de contado a $115 cada una.

Septiembre 16. Paga el dividendo declarado en mayo 7.

Octubre 25. Recibe autorización para una nueva emisión de 1.000 acciones de $100.

Noviembre 30. Crea una reserva para contingencia por $20.000.

Diciembre 31. Durante el año se prestaron servicios a varios clientes por $220.000 y se causaron gastos por $110.000. Ambas operaciones se pagaron de contado.

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Se pide:

Registrar las transacciones en libro diario.

Elaborar balance general en diciembre 31 de 1993. Los siguientes son los saldos de las cuentas de la compañía La Loma S.A., al 31

de diciembre de 1994, después de ajustes, con los cuales se debe elaborar:

El estado de resultados por el año 1994.

El balance general al 31 de diciembre de 1994.

El estado de cambios en el patrimonio.

Caja 43.000 Dividendos decretados 20.000 Reserva Legal 15.000 Gastos operacionales 40.000 Superávit por donaciones 34.000 Capital autorizado 100.000 Reserva para readquisición de acciones 35.000 Utilidades acumuladas 85.000 Capital por suscribir 30.000 Prima en colocación de acciones 17.000 Ingresos por venta de servicios 190.000 Capital suscrito por cobrar 3.000 Dividendos decretados en acciones 15.000 Acciones propias readquiridas 35.000 Propiedades, Planta y equipo 320.000

Síntesis Creativa y Argumentativa Argumentar las respuestas a las siguientes preguntas:

¿Qué representa el patrimonio?

¿Cuales son las diferencias en la presentación del patrimonio de una sociedad de capital y una sociedad de personas?

¿En que momento se otorgan los títulos de las acciones?

¿A qué grupo del patrimonio pertenece la prima en colocación de acciones?

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¿Qué documento se debe elaborar en el incremento del capital de una sociedad de personas?

¿Qué representa el capital suscrito por cobrar?

¿Pueden las sociedades anónimas vender acciones por más de su valor nominal?

¿Pueden las sociedades anónimas vender acciones por menos de su valor nominal?

¿Pueden negociarse las acciones en el mercado de valores por menos de su valor nominal?

¿Es prima de acciones una cuenta de patrimonio temporal o permanente?

Autoevaluación Responder el siguiente cuestionario de evaluación:

Enunciar tres características que diferencien a las sociedades anónimas de los demás tipos de asociación empresarial.

¿Por qué cree que en Latinoamérica están tan poco desarrollados los mercados de capitales?

¿Por qué los movimientos de la tasa de interés en el mercado afectan al valor de un bono?

¿Por qué se dice que las acciones preferentes tienen cierto parecido con los bonos y cierto parecido con las acciones comunes?

Asociar la forma de calcular la rentabilidad de una acción con la forma de calcular la rentabilidad de una empresa que no sea una sociedad anónima.

¿Qué limitación le encontraría a la relación precio - valor en libros de la acción para efectos de realizar comparaciones entre empresas?

Resolver los siguientes ejercicios:

La Cumbre Ltda, adquirió de contado en abril 20 de 1995, 4.000 acciones de Cotextil S.A., por un valor total de $5.278.000, incluida la comisión del 1.5% al corredor de bolsa. Estas acciones tienen un valor nominal de $1.200.

El 10 de julio de 1995, Cotextil paga un dividendo en efectivo de $80 por acción; treinta días después, La Cumbre vendió 1.500 acciones de Cotextil de contado a $1.330 c/u.

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En octubre 8 del mismo año, Cotextil pagó a sus accionistas un dividendo extraordinario del 10% en acciones, al valor nominal.

Al 31 de diciembre de 1995, las acciones de Cotextil se cotizaron oficialmente a $1.400 cada una.

EL 14 de febrero de 1996 La Cumbre vendió de contado en $3.600.000 las restantes acciones de Cotextil.

Se pide registrar en diario las transacciones descritas, para ambas compañías. La Roca S.A., tiene 50.000 acciones emitidas de un valor nominal de $1.000, al

31 de diciembre de 1995.

El 1 de enero de 1996 fue autorizada por la Súper Sociedades para emitir 10.000 nuevas acciones al mismo valor nominal.

En la misma fecha se le autorizó emitir bonos por un monto de $2.000.000 a 2 años, con valor nominal de $1.000 e intereses del 24% trimestre anticipado.

El 10 de enero de 1996 vendió 5.000 bonos al 108%

El 15 de enero vende de contado 3.000 acciones al 125%

El 25 de enero coloca una suscripción de 4.000 acciones a $1.100 cada una. El comprador pagó el 60% y el saldo a 30 días.

El 31 de enero vende 6.000 bonos al 95% del valor nominal.

El 25 de febrero recibió el pago del resto de la suscripción de acciones de enero 25.

El 20 de Agosto entregó 2.000 acciones a cambio de un terreno cuyo valor avaluó es de $2.400.000.

El 30 de diciembre declaró un dividendo en efectivo de $8 por acción y un dividendo en acciones de 1 acción, al valor de mercado, por cada 50 acciones en circulación; el valor de mercado en esa fecha era de $1.100.

El 15 de enero de 1997 pagó el dividendo en efectivo.

El 1 de febrero la asamblea de accionistas aprobó la compra de acciones propias hasta por un monto de $600.000.

El 18 de febrero pagó el dividendo en acciones. Al día siguiente adquiere 500 acciones propias por %560.000.

El 15 de marzo vende el 60% de las acciones readquiridas el 20 de febrero, a un precio de $30 menos de lo que pago por c/u de ellas.

En abril 10 vendió en $228.000 el resto de las acciones adquiridas.

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Se pide registrar en diario los asientos por los años 1996 y 1997.

Repaso Significativo Amplíar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un glosario donde se consideren entre otros los siguientes enunciados:

Acciones comunes Acciones de goce Acciones ordinarias Capital autorizado Capital por suscribir

Capital social Capital suscrito y pagado Prima en colocación de acciones Reservas estatutarias Reservas obligatorias

Utilidades acumuladas Utilidad del ejercicio

Bibliografía Sugerida CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del Valle. Pág. 102 - 114, 1996. HARGADON, Bernard J y MUNERA C. Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Bogotá. Pág. 235 – 260. Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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UNIDAD 3: Distribución de Utilidades


Las corporaciones o sociedades anónimas se diferencian de aquellas sociedades de personas, en que su capitalización vía patrimonio puede llevarse a cabo a través de operaciones públicas en las denominadas bolsas de valores, en las que inversionistas interesados en comprometer fondos en una determinada S.A. adquieren paquetes de lo que se denomina acciones de la sociedad. El patrimonio de la S.A. está conformado, por lo tanto, por un determinado número de acciones de igual valor nominal, donde cada una representa un derecho. Dichas acciones pueden ser transferidas a otros propietarios sin que ello afecte el normal desarrollo de las operaciones. Otras características que diferencian a la corporación son:

Vida ilimitada. Es decir que la sociedad no desaparece si se da el evento de que sus propietarios originales o administradores fallezcan.

Separación entre la dirección y la propiedad, es decir, que los accionistas no administran directamente la sociedad. Para ello nombran en su representación una junta directiva, que es la que vela por que los ejecutivos mantengan el adecuado equilibrio de intereses entre los diversos grupos de interés, entre los cuales se destacan como los más importantes, los accionistas, los trabajadores y los clientes.

Mayor posibilidad de acceso a los mercados de dinero y a los mercados de capitales, lo cual le brinda mayores oportunidades de crecimiento con respecto a otros tipos de sociedad.

Responsabilidad limitada. Lo cual significa que los propietarios no son personalmente responsables de las obligaciones de la empresa.

En esta unidad analizaremos los conceptos de participación, dividendos, capitalización y proyectos de distribución de utilidades.

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Horizontes Conocer los procedimientos para el registro de los dividendos.

Comprender los registros de distribución de utilidades.

Ilustrar el procedimiento para la elaboración del proyecto de distribución de utilidades.

Diferenciar los conceptos de participación de utilidades en los tipos de sociedades.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

Concepto de Participación Concepto de Dividendos Contabilizaciones de Utilidades Distribuidas Distribución de Utilidades en Especie y/o en Efectivo Presentación en el Balance General

Cancelación de las Utilidades Capitalización de las Utilidades Proyecto de distribución de Utilidades

Proceso de Información 3.1 CONCEPTO DE PARTICIPACIÓN Las participaciones representan las utilidades que reciben los socios por el aporte de capital para la operación normal de la empresa. Todos los socios, al efectuar sus aportes en una sociedad, se proponen distribuirse entre sí las utilidades o pérdidas que resulten. Las sociedades de personas deben distribuir no menos del 50% de las utilidades líquidas del período a título de participación y cubrir primero las pérdidas de ejercicios anteriores con la autorización de la junta de socios. Ejemplo Nº 1. Para ilustrar esta distribución de utilidades, supóngase que para la sociedad El Domenico Ltda., la utilidad neta del ejercicio al cierre del año 2001 fue $9.800.000.

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La empresa decidió distribuir utilidades por valor de $5.400.000 tomando como base de distribución el capital aportado. El valor de las participaciones se calcularía de la siguiente forma: Socios Aportes Participación Pedro Pérez 7.000.000 35% Juan Valdez 5.000.000 25% Ramiro Parada 3.000.000 15% Carlos Portilla 5.000.000 25% La utilidad para distribuir son $5.400.000 así: Pedro Pérez 5.400.000 X 35% = 1.890.000 Juan Valdez 5.400.000 X 35% = 1.350.000 Ramiro Parada 5.400.000 X 15% = 810.000 Carlos Portilla 5.400.000 X 25% = 1.350.000 El registro contable sería el siguiente:

Cuenta Parcial Debe Haber

Utilidades acumuladas Participaciones por pagar Pedro Pérez Juan Valdez Ramiro Parada Carlos Portilla

1.890.000 1.350.000 810.000

1.350.000

$5.400.000

$5.400.000

Se ha creado un pasivo de la empresa a favor de los socios denominado participaciones por pagar. En el momento de su pago, el registro contable será:

Cuenta Parcial Debe Haber

Participaciones por pagar Pedro Pérez Juan Valdez Ramiro Parada Carlos Portilla Bancos

1.890.000 1.350.000 810.000

1.350.000

$5.400.000

$5.400.000

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3.2 CONCEPTO DE DIVIDENDOS Estos dividendos los decreta únicamente la asamblea general de accionistas, la cual determina un valor nominal por cada acción que se posea. En el momento de ser decretados se genera un pasivo de la empresa con los accionistas. Los dividendos pueden pagarse en efectivo o en acciones o en especie. 3.3 CONTABILIZACIONES DE UTILIDADES DISTRIBUIDAS La porción de utilidades que le corresponde a cada socio debe estar indicada en la escritura o en proporción a los derechos sociales. En el caso del socio industrial, si en la escritura no se indica su porcentaje, tiene derecho a una proporción de las utilidades, equivalente a la porción que le corresponde al socio que mayor valor haya aportado en dinero o especie9. De todas maneras, el registro contable afecta la cuenta utilidades acumuladas, debitándose por el monto de las utilidades que se reparten y acreditándose la cuenta caja. Ejemplo Nº 2. Los socios de la sociedad Portuguesa acordaron el 1 de febrero de 1994 repartirse $200.000 de las utilidades obtenidas el año anterior. Los socios son tres y cada uno respectivamente posee el 40%, 40% y 20%. El reparto se efectúa en proporción a los aportes de los socios. El registro contable es el siguiente:

Utilidades acumuladas Caja

$200.000 $200.000

1/02/94. Registro del reparto de utilidades en efectivo, así: Socio A $80.000; Socio B $80.000; Socio C $40.000.

9 Código de Comercio. Artículo 150.

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3.4 DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN ESPECIE Y/O EN EFECTIVO Dividendos Pagados en Efectivo Se sabe que los dividendos son declarados por la Asamblea general de accionistas sobre las utilidades líquidas del ejercicio luego de constituirse todas las reservas obligatorias y estatutarias. El primer paso es la declaración de dividendos y el segundo, el pago de los mismos. Ejemplo Nº 3. La compañía Torcoroma S.A., ha emitido 100.000 acciones al mercado y en su asamblea general de accionistas del 31 de marzo del año 2002 declaró el pago de un dividendo de $250 por acción, que serán pagados en efectivo en el término de un mes. Los registros contables serán los siguientes para la declaración de dividendos

Utilidades acumuladas Dividendos por pagar

$25.000.000 $25.000.000

Pago de dividendos

Dividendos por pagar Bancos

$25.000.000 $25.000.000

En caso de existir cuentas por cobrar a los accionistas éstas deben cruzarse antes de efectuar el pago. Dividendos Decretados en Acciones Corresponde al valor apropiado de las utilidades o ganancias acumuladas, mientras se emiten las acciones o se reforma la escritura de constitución del ente económico. Esto se da cuando las empresas no tienen efectivo suficiente o no conviene descapitalizarlas. Una vez decretados, se acostumbra pagar los dividendos en especie o mediante la emisión de acciones disponibles de la misma sociedad. Con ello no se modifica el valor de los activos ni el patrimonio de la empresa, porque solamente se da un traslado de las cuentas utilidades acumuladas al capital social y al Superávit.

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Ejemplo Nº 4. En asamblea general el 20 de marzo la Compañía Torcoroma S.A., decidió declarar el pago de dividendos en acciones por un equivalente al 20% de las utilidades, las cuales ascienden a $30.000.000. Al efectuar el cálculo y considerar un valor nominal de la acción en $1.000, este porcentaje equivale a 6.000 acciones que serán distribuidas en 30 días. El registro contable en el momento de decretar los dividendos será el siguiente:

Utilidades acumuladas Dividendos decretados en Acciones

$6.000.000 $6.000.000

En el momento de la emisión de las acciones, el registro contable será el siguiente:

Dividendos decretados en acciones Capital por suscribir

$6.000.000 $6.000.000

El ejemplo anterior tendría variación en caso de que las acciones que se emitan lógicamente tengan un valor de mercado diferente del valor nominal. Supóngase que las acciones anteriores tienen un valor de mercado equivalente a $1.100 por unidad y su valor nominal de $1.000. El registro contable para la emisión será diferente del anterior:

Dividendos decretados en acciones Prima en colocación de acciones Capital por suscribir

$6.600.000 $600.000

$6.000.000

En el caso de decretarse el pago de la participación de utilidades en cuotas o partes de interés social, se deberá calcular el incremento correspondiente para cada uno de los socios y efectuar los cambios correspondientes en el valor del capital. El 25 de marzo La Rosa Ltda., en su junta de socios, decidió decretar el pago de participaciones sobre utilidades acumuladas por valor de $10.000.000 pagaderos en cuotas o partes de interés social.

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Utilidades acumuladas Participaciones decretadas en Cuotas

$10.000.000 $10.000.000

Estas participaciones corresponden a la siguiente distribución: Socio A: 35%; socio B: 25%; socio C: 40%. Una vez efectuada la modificación en la escritura pública, supóngase 30 días después, el incremento en el capital que debe efectuarse con el siguiente registro:

Participaciones decretadas en cuotas Cuotas o partes de interés Social Socio A Socio B Socio C

$3.500.000 $2.500.000 $4.000.000

$10.000.000 $10.000.000

3.5 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL Para la presentación en el balance general es preciso tener en cuenta los tres componentes del patrimonio de una empresa:

El capital Las utilidades retenidas El superávit de capital 3.5.1 El Capital El capital esta constituido por lo que los socios o accionistas efectivamente aportan y su tratamiento varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa. El capital de las sociedades anónimas y similares está constituido por acciones de igual valor y en el balance de este tipo de sociedad podemos encontrarlo clasificado en tres clases: autorizado, suscrito y pagado.

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El capital autorizado es el que la ley le permite como máximo a la sociedad de acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal de control correspondiente. El capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un término no mayor de un año, para lo cual contraen una obligación legal con la empresa. El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad por los socios. En las sociedades de personas (limitadas y similares), el capital está conformado por “cuotas partes” que pagan los socios y su tratamiento contable es bien diferente al de las anónimas. 3.5.2 Utilidades Retenidas Como su nombre lo indica, son aquellas utilidades que la empresa ha obtenido a través del tiempo pero que no ha repartido entre los socios. Se clasifican a su vez en dos categorías: “apropiadas” y “no apropiadas”. Las apropiadas, más conocidas con el nombre de “reservas”, son aquellas que por algún motivo no se pueden repartir. Se definen las reservas como las apropiaciones de las utilidades retenidas con algún propósito específico. Dicho propósito puede adoptar tres formas: legal, estatutaria u ocasional. La reserva legal es aquella que por ley debe apropiar la empresa periodo tras periodo hasta alcanzar un determinado tope, por encima del cual ya no se requiere más apropiación. Las reservas estatutarias son aquellas estipuladas por los socios al momento de conformar la empresa, o sea en el contrato social o escritura de constitución y son de obligatorio cumplimiento por parte de todos ellos hasta que la Asamblea General determine algo en contrario. Por ejemplo, al fundar una sociedad, los socios podrán estipular que con el 30% de las utilidades se constituya una reserva para futuros ensanches en la fábrica. Las reservas ocasionales son las que se constituyen en un momento determinado con un fin especial. Por ejemplo, al terminar el año la asamblea podrá determinar que se apropie el 5% de las utilidades con el fin de patrocinar actos culturales para celebrar el décimo aniversario de creación de la empresa que será el año siguiente.

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Es importante que constituir reservas no equivale a que la empresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en algún lugar con el fin de llevar a cabo el propósito para el cual se constituyo dicha reserva. “Constituir reservas” equivale simplemente a que la empresa no distribuye una parte de las utilidades con el fin de que los fondos que ellas representan permanezcan en ella, participando en la operación, generando por lo tanto, más utilidades con las cuales se supone que la empresa lleva a cabo el fin propuesto por la reserva. La otra categoría de utilidades retenidas, o sea las “utilidades no apropiadas”, son aquellas que en cualquier momento y por disposición de los socios pueden ser repartidas entre ellos, mientras haya, obviamente, la posibilidad financiera de hacerlo. También se les conoce con el nombre de “utilidades a disposición de los socios”. 3.5.3 El Superávit de Capital Representa un aumento del patrimonio como consecuencia de un aumento de los activos. Las valorizaciones de éstos y la prima en venta de acciones propias son los casos más comunes. Las valorizaciones de los activos pueden ser registradas como tales de acuerdo con las normas fiscales, pero en ningún momento ser mostradas conformando el valor del activo particular sino como un rubro especial del activo que se coloca al final de éste. Como dichas valorizaciones pertenecen a los socios, deberán mostrase como contrapartida en el patrimonio utilizando la cuenta denominada “Superávit de Capital”. Igualmente se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por encima del valor nominal, que es lo que normalmente ocurre, la diferencia que se denomina “prima en colocación de acciones” no se puede contabilizar como una utilidad sino como un superávit de capital. Es de anotar que tanto las valorizaciones como la prima en colocación de acciones no pueden repartirse como dividendos entre los socios, debido a que en cualquier momento podría disminuir el valor de mercado de los activos valorizados o que al readquirir acciones propias tenga que hacerse pagando una prima superior a la recibida al momento de la emisión, haciendo que estas cuentas disminuyan.

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3.6 CANCELACIÓN DE LAS UTILIDADES Al finalizar el ejercicio contable o cierre de periodo, los registros de las operaciones realizadas por el ente económico deben arrojar resultados que pueden ser utilidad o pérdida. 3.6.1 Utilidad del Ejercicio Esta cuenta registra los beneficios obtenidos por el ente económico por las operaciones realizadas en el periodo. Ejemplo Nº1. Al finalizar el año 2002, la compañía Moderna S.A., presenta la siguiente información en sus cuentas de resultados: Ingresos operacionales (ventas) $80.000.000 Costo de la mercancía vendida (27.500.000) Gastos operacionales de administración (12.500.000) Utilidad antes de impuesto 40.000.000 Provisión para impuesto de renta 35% (14.000.000) Utilidad neta del ejercicio $26.000.000 El procedimiento de cierre de cuentas de resultados como veremos en unidades posteriores, implica la cancelación de los saldos de las cuentas contra la cuenta de ganancias y pérdidas así:

Ingresos operacionales en ventas Ganancias y pérdidas

$80.000.000 $80.000.000

Ganancias y pérdidas Gastos de administración

$12.500.000 $12.500.000

Ganancias y perdidas Costo de las mercancías vendidas

$ 27.500.000 $ 27.500.000

Ganancias y pérdidas Impuesto de renta Impuesto de renta por pagar

$14.000.000

$14.000.000

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El efecto de estos registros se observa en la siguiente cuenta T:

Ganancias y Pérdidas

Débito Crédito

Cancelación ingresos operacionales Cancelación costo de venta $27.500.000 Cancelación gastos de administración 12.500.000 Registro impuesto de renta 14.000.000

$80.000.000

Saldo de la cuenta 54.000.000 $80.000.000

Saldo de la cuenta 26.000.000

La cuenta ganancias y pérdidas presenta un saldo crédito de $26.000.000, lo que corresponde a una utilidad del ejercicio después de impuestos; este saldo que debe ser cancelado en la siguiente forma:

Ganancias y perdidas Utilidad del ejercicio

$26.000.000 $26.000.000

Con este registro la cuenta ganancias y pérdidas quedará con saldo cero como consecuencia de comparar las cuentas ingresos y egresos. En este caso el saldo es crédito por ser mayores los ingresos. La cuenta utilidad del ejercicio se disminuye en el momento de su distribución, ya sea para constituir reservas o para declarar dividendos o participaciones. El saldo restante normalmente se cancela con el traslado a utilidades acumuladas. Supóngase que en marzo la asamblea general de la Compañía Moderna S.A., decide distribuir las utilidades netas del ejercicio; constituye la reserva legal del 10% y decreta dividendos por un porcentaje del 20%. Esto origina los siguientes registros contables:

Utilidad del ejercicio Reserva legal Dividendos por pagar

$7.800.000 $2.600.000 $5.200.000

Se ha efectuado una distribución del 30%, o sea $7.800.000 entre dividendos y reserva legal, y queda un saldo por distribuir de $18.200.000, que debe ser trasladado a la cuenta utilidades acumuladas mediante el siguiente registro:

Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas

$18.200.000 $18.200.000

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3.7 CAPITALIZACIÓN DE LAS UTILIDADES En determinadas situaciones al finalizar el ejercicio económico los accionistas pueden decidir capitalizar parte de las utilidades, en este caso sencillamente se incrementaran los aportes de cada uno de los socios. Un ejemplo del asiento a registrarse sería el siguiente: El 2 de enero la compañía Moderna S.A., capitalizó parte de sus utilidades en un valor de $44.000.000 en cada uno de los dos socios Pedro Pérez y Juan Jaramillo, que tienen una participación igual en el patrimonio de la compañía. El registro es el siguiente:

Utilidades acumuladas Aportes sociales Pedro Pérez Aportes sociales Juan Jaramillo

$44.000.000 $22.000.000 $22.000.000

2/01/02. Para capitalizar las utilidades acumuladas a dic. 31 de 2002. 3.8 PROYECTO DE DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES Por norma general en las sociedades anónimas, la administración debe presentar a consideración de la Asamblea General de Accionistas el proyecto de distribución de utilidades, veamos un ejemplo claro de lo que debe contener una propuesta a presentarse en una asamblea en la que se colocará a consideración el proyecto de distribución de utilidades.

ENTIDAD: Banco Anglo Colombiano

TEMA: Proyectos de utilidades a presentar a la asamblea

INFORMACION: Proyecto de distribución de utilidades a presentar en la Asamblea General de Accionistas a reunirse el 25 de septiembre de 1998.

EJERCICIO DE ENERO 1 A JUNIO 30 DE 1998.

Utilidad Liquida a Distribuir: 2.132.027.245.04

Superávit por revalorización del patrimonio: $5.813.415.849.46

Total para distribuir: 7.945.443.094.50

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Para apropiarse así:

A dividendos pagaderos en efectivo: $691.430.346.00

Para las 2.304.767.820 acciones suscritas y pagaderas: un dividendo ordinario de $0,30 (Treinta Centavos Moneda Corriente) por cada una de las acciones poseídas por los accionistas en la fecha de la Asamblea General de Accionistas, pagadero a partir del 26 de octubre de 1998.

Reserva legal: 1.440.596.899.04

Capitalización de la Cuenta de Revalorización del Patrimonio: para distribuir en acciones de la cuenta Revalorización del Patrimonio a razón de 0.252234 (cero punto veinticinco, veintidós, treinta y cuatro) acciones por cada una de las acciones poseídas por los accionistas en la fecha de la Asamblea General de Accionistas.

La fracción de acción que no alcance a completar la unidad se mantendrá en la cuenta de Revalorización del Patrimonio.

El valor nominal de las acciones que se entregarán como Capitalización de la cuenta Revalorización del Patrimonio será de $10.

Los títulos de las acciones producto de la capitalización de la cuenta Revalorización del Patrimonio se emitirán y entregarán a los accionistas a partir del 26 de octubre de 1998.

Número total de acciones a emitir 581.340.806 X $10 = 5.813.408.060, para mantener en la cuenta de Revalorización Patrimonio: 7.789,46.


¿A qué corresponden las reservas?

¿Qué se debe hacer cuando se decreta un dividendo?

¿Qué indica el rendimiento de dividendos?

¿Debe ser el saldo de la cuenta utilidades retenidas de una compañía al final del periodo contable, necesariamente igual a su ganancia neta para dicho periodo?. Explicar.

¿Cuál es la relación entre el estado de rentas y gastos y el estado de utilidades retenidas?. ¿Entre este último y el balance general?

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¿Cuál es el efecto de los dividendos sobre: los activos netos de una compañía, y la sección de patrimonio en el balance general?

¿Será el aumento neto en la cuenta de utilidades retenidas de una compañía en un periodo contable necesariamente igual a su ganancia neta para dicho periodo?. Explicar.

¿Por que se necesita el estado de resultados?

¿En que caso una empresa que esté dando utilidades podría mostrar una disminución en el saldo de la cuenta utilidades retenidas de un periodo a otro?

¿Puede debitarse el pago de dividendos directamente a la cuenta de utilidades retenidas?. Explicar.

Solución de Problemas La compañía Asereje S.A., terminó el año con un saldo crédito en ganancias

retenidas de $550.000 y un saldo crédito de $840.000 en utilidad del ejercicio, el cual dejo abierto hasta la asamblea de febrero 20 del año siguiente. En este año tuvo las siguientes transacciones:

Febrero 20: la asamblea declaró dividendos pagaderos en efectivo por un total de $300.000 y aprobó la reserva legal adicional de $200.000 para contingencias.

Marzo 20: pagó dividendos en efectivo de $150.000.

Junio 15: una asamblea extraordinaria decretó dividendos en acciones del 10% sobre un total de 50.000 expedidas de valor nominal de $200 cada una, pagadera el 15 de julio.

Julio 15: pagó el dividendo en acciones.

Septiembre 20: pagó el saldo de dividendos en efectivo.

Diciembre 31: cerró la cuenta de dividendos en acciones.

Realizar las transacciones correspondientes a cada fecha. La compañía Carbones S.A., terminó el año 2001 con un saldo crédito en

utilidades retenidas de $55.000.000 y un saldo crédito de $84.000.000 en resumen del estado de resultados, el cual dejó abierto hasta la asamblea de febrero 20 de 2002. En 2002 tuvo las siguientes operaciones:

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Febrero 20: la asamblea declaró dividendos pagaderos en efectivo por un total de $30.000.000, aprobó la reserva legal de $8.400.000 y una reserva adicional de $20.000.000 para protección de inventarios.

Marzo 20: pago dividendos en efectivo $15.000.000

Junio 15: una asamblea extraordinaria decretó un dividendo en acciones del 10% sobre un total de 50.000 acciones expedidas de valor nominal de $10.000 c/u, pagadero el 15 de julio.

Julio 15: se pagó el dividendo en acciones.

Septiembre 20: se pagó el saldo de dividendos en efectivo.

Diciembre 31: se cerró la cuenta de dividendos en acciones.

Se requiere:

El asiento de febrero 20, suponiendo que se cierra el saldo del estado de resultados de 2001.

Los demás asientos enumerados.

Efectuar los asientos relacionados con el dividendo en acciones del problema anterior, suponiendo que no se usa el valor nominal sino un valor de mercado de $10.500 por acción.

La compañía Cementos S.A., mostraba las siguientes cuentas en la sección de patrimonio de su balance a junio 30 de 2001.

Acciones autorizadas (10.000 de valor nominal $2.000 c/u). $20.000.000 Acciones en reserva ____-0-____ Capital pagado $20.000.000 Utilidades retenidas 10.000.000 Total patrimonio $30.000.000

Una asamblea extraordinaria aprobó la readquisición de 500 acciones las cuales estaban en el mercado al valor nominal. Después de la readquisición, se utilizaron estas mismas acciones para pagar un dividendo en acciones.

Se requiere:

Efectuar los asientos de diario separadamente para la readquisición de acciones y el dividendo posterior en acciones.

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Efectuar el problema anterior suponiendo que el valor de mercado de las acciones era (a) $21.000 y (b) $19.000 cada una.

Síntesis Creativa y Argumentativa Argumentar su respuesta a las siguientes preguntas:

Explicar lo que se entiende con la afirmación de que el pago de un dividendo en acciones no es otra cosa que una “reducción” permanente de la cuenta Utilidades retenidas.

¿Por qué se considera más razonable contabilizar el pago de un dividendo en

acciones al valor “equitativo” y no al valor nominal?

Explicar la razón por la cual se restringe la cuenta de Utilidades retenidas en una suma igual al costo de las acciones propias readquiridas.

Autoevaluación Realizar los siguientes ejercicios: La compañía Daewoo S.A., presenta la siguiente información a 31 de diciembre

del año 2001:

Valor nominal de las acciones $100/acción Acciones autorizadas 500.000 acciones Prima en colocación de acciones $1.000.000

Reserva legal el 30% del capital suscrito y pagado a diciembre del año 2001. Revalorización del patrimonio $15.000.000 Reserva capital de trabajo $10.000.000 Acciones suscritas y pagadas 300.000 acciones Utilidad neta del ejercicio del año 2001 $30.000.000

Datos del año 2002:

Durante el año 2002 emitió el 20% de las acciones en reserva al valor de mercado (120 $/acción), en julio 20 de 2002 así:

La mitad de contado y el resto con plazo de 6 meses; a diciembre /02 no había cobrado.

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Septiembre 20/02: readquiere 20.000 acciones al valor de mercado ($1.200/acción) de contado.

Marzo 31/99: distribuye la utilidad del año 2000 así:

Reserva legal 10%, dividendos en efectivo 20% pagadero a tres meses, dividendos en acciones al valor nominal 30%, dividendos en acciones al valor de mercado 10% (valor de mercado 120$/ acción), reservas futuros ensanches 30%.

Noviembre 25/02: vende de contado 10.000 acciones de las que había readquirido a $125, de contado. La utilidad neta del año es de $25.000.000; durante el año 2002 se aumento el capital autorizado en $20.000.000 (en junio 30).

Se requiere:

Registrar contablemente las transacciones del año 2002. Presentar la sección del patrimonio clasificado a diciembre 31/02.

La compañía Verdes S.A., realizó las siguientes operaciones durante 2001:

Marzo 1. Recibe autorización para emitir 60.000 acciones con un valor nominal de $10.000 cada una.

Marzo 10. Vende 40.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 40% en efectivo y el resto a 4 meses.

Abril 15. Vende 5.000 acciones a $12.000 cada una, de contado.

Mayo 20. Recibe $45 millones de contado, por servicios prestados a varios clientes.

Junio 25. Paga $23 millones de contado, por gastos hasta la fecha.

Junio 30. Cierra libros y determina resultados del periodo (no se necesita calcular impuestos, ni reserva legal).

Julio 10. Recibe el saldo de las acciones vendidas a crédito.

Agosto 25. La asamblea de accionistas aprueba readquirir acciones propias hasta por un monto de $4 millones.

Agosto 26. Se compran 300 acciones propias, así: 200 a $9.000 c/u.

Noviembre 10. Se recibe un lote por valor de 8 millones, donado por un socio.

Noviembre 25. Se venden 5.000 acciones al valor nominal, recibiendo el 50% de contado y el resto a 3 meses.

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Diciembre 15. Recibe $40 millones por servicios prestados a varios clientes y paga $20 millones por gastos. Ambas transacciones se realizan de contado.

Diciembre 31. Cierra libros y determina la utilidad del periodo.

Diciembre 31. Calcula el impuesto de renta y la reserva legal, con base en la utilidad de todo el año.

Se pide:

Registrar las transacciones en libro diario. Elaborar el balance general en diciembre 31 de 2001.

La compañía La morena S.A., inició operaciones a mediados de 1990 y cierra libros en diciembre 31.

Al finalizar 1995, la sección de Patrimonio mostraba las siguientes partidas:

PATRIMONIO

Capital autorizado (10.000 acc. A $10 c/u) 100.000 Capital por suscribir 50.000 Capital suscrito y pagado 50.000 Reserva legal 10.000 Utilidades acumuladas 80.000 Total patrimonio 140.000

Durante 1996, realizó las siguientes transacciones relacionadas con su patrimonio:

Vendió en efectivo 1.000 acciones a $13 c/u.

La compañía recibió como donación, un terreno avaluado en la suma de $25.000 y los bienes raíces fueron revaluados oficialmente en $50.000 más.

Se suscribieron 2.000 acciones las cuales fueron vendidas a $15 cada una, cubriéndose el 60% de contado.

Los suscriptores pagaron el resto de las acciones suscritas en el literal anterior, en efectivo.

Se obtuvo de las entidades oficiales la autorización para emitir otras $10.000 acciones con el mismo valor nominal.

Se adquirieron en la bolsa de valores 500 acciones propias a $12 y otras 200 a razón de $9, luego de la respectiva autorización de la asamblea de accionistas.

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Se vendieron 300 de las acciones que se habían readquirido a $12 cada una, por un valor de $15 cada una.

Durante 1996 obtuvo utilidades netas antes de impuestos de $80.000; los impuestos de renta se estimaron en un 30%. La reserva legal es del 10% y se crearon dos reservas más: para futuros ensanches del 5% y para investigaciones del 2%.

Se declararon y pagaron dividendos así: en efectivo 10% sobre el capital suscrito y pagado; en acciones: 1 acción por cada 50 acciones suscritas y pagadas.

Se requiere:

Registrar las transacciones anteriores en diario y mayores.

Presentar la sección de patrimonio al 31 de diciembre de 1996.

Repaso Significativo Ampliar los conocimientos obtenidos en esta unidad conceptuando y elaborando un glosario donde se considere entre otros los siguientes enunciados:

Dividendos Participaciones

Valor nominal Valor de mercado Impuesto de renta Reserva legal Participaciones decretadas

Dividendos en acciones Dividendos en efectivo Utilidades retenidas Dividendos por pagar

Bibliografía Sugerida CEDEÑO Omar y JIMENEZ Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del Valle. Pág. 102 - 114, 1996.

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HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Pág 235 – 260. Bogotá. Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia Ltda. Editorial. Pág. 246 – 270. Bogotá

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UNIDAD 4: Superávit


Al final de cada periodo o ejercicio económico las empresas llevan a cabo el cierre contable con el fin de conocer el resultado de su gestión, dentro de las actividades que toda sociedad de capital realiza una vez obtenido este resultado, están las de constituir las reservas obligatorias, de otra parte la administración de la organización puede someter a aprobación de la asamblea general de accionistas la constitución de otro tipo de reservas, previendo futuras ampliaciones de la capacidad instalada o nuevas inversiones. Durante esta unidad conoceremos más a fondo las diferentes clases de reservas y su forma de contabilizarlas, además del efecto que tienen éstas sobre el patrimonio de la sociedad, además ampliaremos los conceptos sobre los diferentes tipos de superávit que se obtienen al practicar las valorizaciones pertinentes.

Horizontes

Conocer los procedimientos para el registro del superávit por valorizaciones.

Comprender los registros para contabilización de las reservas legales, estatutarias y ocasionales.

Ilustrar el procedimiento para la contabilización de valorizaciones por inversiones y propiedades, planta y equipo.

Diferenciar los diferentes conceptos empleados para la elaboración del estado de cambios en el patrimonio.

Núcleos Temáticos y Problemáticos

Conceptos Clasificación Presentación en el Balance General Reservas Obligatorias

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Contabilizaciones Estado de Cambios en el Patrimonio

Proceso de Información 4.1 CONCEPTO El superávit por valorizaciones corresponde al incremento de los activos con el transcurrir del tiempo, se da en aquellos países afectados por la inflación, la devaluación u otros fenómenos económicos. Estas valorizaciones se presentan en las inversiones, bienes inmuebles y otros activos. 4.2 CLASIFICACIÓN 4.2.1 Superávit por Valorización de Inversiones Es el valor correspondiente a la valorización de las inversiones que posee el ente económico, generada por la diferencia entre el valor en libros de las inversiones, ya sea en acciones, cuotas o aportes en sociedades y el valor intrínseco o valor en bolsa o de mercado. Como se anotó, esta valorización representa una utilidad potencial toda vez que no se ha realizado. Esta cuenta se debita por la venta de inversiones valorizadas, por la disminución de la valorización de la inversión, por el saldo registrado a la liquidación de la sociedad; y se acredita por el valor de la valorización efectuada con cargo a la cuenta de valorización en el activo. Ejemplo Nº 1. El Orito Ltda., compró el 1 de junio del año 2000 acciones de la sociedad La Almeja S.A., con un costo de $2.500 cada una. Al cierre del 31 de diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $3.200. El registro de la inversión, que debe hacerse a costo histórico, será el siguiente:

Inversiones - acciones Bancos

$5.000.000 $5.000.000

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Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $700 cada una, lo que origina una valorización total de $1.400.000; su registro contable será el siguiente:

Valorizaciones por Inversiones Superávit por valorizaciones de Inversiones

$1.400.000 $1.400.000

Esta diferencia positiva en el valor de la inversión en acciones no puede contabilizarse como un ingreso financiero pues no se ha realizado el ingreso. Así como se presentó un incremento en el valor, también es posible que se reduzca en cualquier momento y origine una disminución en su valorización. 4.2.2 Superávit por Valorización de Propiedades, Planta y Equipo En esta cuenta se registra la diferencia entre el valor neto en libros y el avalúo de carácter técnico que se le haya practicado por personas o entes idóneos al activo. Por valor neto en libros se entiende el saldo que resulta de descontarle al costo ajustado del activo el valor de la depreciación acumulada. Esta cuenta se debita por la venta del bien valorizado, por haber sido dado de baja el bien, por la disminución en la valorización y por el saldo al momento de la liquidación del ente económico; se acredita por el valor de la valorización efectuada con cargo a la cuenta de valorización de propiedad, planta y equipo. Ejemplo Nº 2. La perla S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo, presenta un edificio cuyo valor el 3 de diciembre aparece en el balance general así: Costo ajustado $25.800.000 Depreciación acumulada $3.870.000 El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de Propiedad Raíz dice que el activo tiene un valor de $28.000.000. El valor neto en libros del activo es de $21.930.000, comparado con el avalúo técnico practicado al activo de $28.000.000 da un exceso o valorización de $6.070.000.

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El registro para contabilizar esa valorización será el siguiente:

Valorizaciones Construcciones y edificaciones Superávit por valorización Construcciones y edificaciones

$6.070.000

$6.070.000

4.3 PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL En lo que respecta a los bienes raíces, existe en Colombia el avalúo oficial denominado “avalúo catastral”. Cuando el avalúo catastral es superior al costo del bien, la diferencia se carga a una cuenta separada denominada valorizaciones, con crédito de contrapartida a la cuenta “Superávit por valorización - construcciones y edificaciones”. Como se observa, tanto las cuentas de inversiones como las de bienes raíces permanecen a su costo original, ya que las re - valuaciones se contabilizan en cuentas separadas. En cuanto a la presentación en el balance general de las cuentas de valorizaciones estas se mostraran en el balance dentro del activo y su contrapartida en el patrimonio. Por norma técnica contable, estos avalúos se deben realizar por lo menos cada tres años por personas de reconocida y comprobada idoneidad profesional. 4.4 RESERVAS OBLIGATORIAS Las pérdidas eventuales se cubrirán con las reservas que hayan sido destinadas para ese propósito o en su defecto con la reserva legal. Estas reservas son apropiaciones de las utilidades obtenidas por el ente económico; entre ellas están:

Reservas obligatorias Reservas estatutarias Reservas ocasionales En esta cuenta se registran las apropiaciones de las utilidades líquidas del ejercicio, con el fin de cumplir disposiciones legales y proteger el patrimonio social.

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Entre estas está: la reserva legal, la reserva para readquisición de acciones y las reservas por disposiciones fiscales. La reserva legal, en nuestro medio, corresponde a la apropiación del 10% de las utilidades líquidas del ejercicio. Esta reserva la deben constituir las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades de capital y las sucursales de sociedades extranjeras. La reserva para readquisición de acciones y cuotas o partes de interés social corresponde al valor de las utilidades líquidas del ejercicio, destinado para cubrir la totalidad de la adquisición de las mismas. Registra también el valor pagado por la compra de sus propias acciones o cuotas de interés social en desarrollo de la operación de readquisición aprobada previamente por el órgano social competente. 4.4.1 Reservas Estatutarias Se registran en esta cuenta los valores correspondientes a aquellas partidas apropiadas de las utilidades de acuerdo con lo establecido o contemplado en los estatutos sociales. Por estar establecidas en la escritura de constitución, estas reservas, son de obligatorio cumplimiento hasta cuando sean suprimidas mediante reforma de la misma escritura. Ejemplos de estas reservas son: reserva para futuros ensanches, reserva para reposición de activos, entre otros. 4.4.2 Reservas Ocasionales Corresponden a los valores apropiados de las utilidades líquidas del ejercicio, ordenados por el máximo órgano social o por disposiciones legales con fines específicos y debidamente justificados, por ejemplo, reserva para reposición de activos, reserva para protección de inversiones, entre otras: Estas reservas solamente serán obligatorias para el ejercicio en el cual se hagan y el mismo órgano podrá cambiar su destinación o distribuirlas cuando resulten innecesarias.

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4.5 CONTABILIZACIONES Para observar la forma de contabilizar las diferentes transacciones que se realizan con estas cuentas veamos el siguiente ejemplo: Ejemplo Nº 3. El valor de las utilidades obtenidas durante el año 2001 por la sociedad La Finca S.A., antes de impuestos fue de $52.000.000. Ante la asamblea general de accionistas del 31 de marzo del año 2002, se presentó el siguiente proyecto de distribución de utilidades, en el que se incluyen reservas obligatorias, estatutarias y ocasionales de acuerdo con lo visto anteriormente, el cual fue aprobado: Reserva legal 10% Reserva para readquisición de acciones 10% Reserva para protección de inversiones 5% Reserva para futuros ensanches 5% Pago de dividendos 50% El saldo quedará como utilidades acumuladas 20% En el ejemplo, en primer lugar, debe efectuarse el cálculo del valor de la provisión para impuestos sobre la renta de la siguiente forma: Utilidad antes de impuestos $52.000.000 Provisión para impuestos $18.200.000 Utilidad neta del ejercicio $33.000.000 El registro contable será el siguiente:

Ganancias y pérdidas Impuesto de renta por pagar

$18.200.000 $18.200.000

El saldo de $33.800.000 debe trasladarse a la cuenta de utilidad del ejercicio.

Ganancias y pérdidas Utilidad del ejercicio

$33.800.000 $33.800.000

Para el cálculo de las reservas se toma el valor de la utilidad líquida de $33.800.000 y se calculan los porcentajes propuestos así:

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Tipo de Reserva Porcentaje Valor Apropiación Legal 10% $3.380.000 Readquisición de acciones 10% $3.380.000 Protección de inversiones 5% $1.690.000 Futuros ensanches 5% $1.690.000 Pago de dividendos 50% $16.690.000 Total apropiación 80% $27.040.000 Los registros contables para cada reserva serán los siguientes: Reserva legal

Utilidad del ejercicio Reserva legal

$3.380.000 $3.380.000

Reserva para readquisición de acciones

Utilidad del ejercicio Reserva para readquisición de Acciones

$3.380.000 $3.380.000

Reserva para protección de inversiones

Utilidad del ejercicio Reserva para readquisición de Acciones

$1.690.000 $1.690.000

Reserva para futuros ensanches

Utilidad del ejercicio Reserva para futuros ensanches

$1.690.000 $1.690.00

En la asamblea general se decidió, además pagar a título de dividendos en efectivo a los accionistas el 50% sobre las utilidades líquidas; su registro contable será el siguiente:

Utilidad del ejercicio Dividendos por pagar

$16.900.000 $16.900.000

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Obsérvese entonces que de las utilidades netas del ejercicio por $33.800.000, se aplicó entre las reservas y dividendos el 80% de las utilidades equivalentes a $27.040.000 y quedó un saldo pendiente de $6.760.000, que debe trasladarse a utilidades acumuladas de la siguiente forma:

Utilidad del ejercicio Utilidades acumuladas

$6.760.000 $6.760.000

4.6 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO El estado de cambios en el patrimonio mide la variación, los aumentos y/o disminuciones del patrimonio originados por las transacciones comerciales realizadas por la empresa entre el principio y el final del periodo contable. La determinación del cambio en el patrimonio se obtiene: sumando el monto inicial del patrimonio, los aumentos en sus diferentes componentes y restando las disminuciones en los mismos para llegar al monto final. El simple cambio en el patrimonio es poco representativo y ningún beneficio tiene para la empresa. La importancia de éstos es conocer las causas del cambio en el patrimonio. Las siguientes transacciones cambian al patrimonio: Los aportes de un nuevo socio que aumenta la cuenta capital y prima en

colocación de acciones.

El retiro de un socio que origina la disminución de la cuenta capital.

El cambio de bonos convertibles por acciones origina un aumento de la cuenta capital tanto, la utilidad o la pérdida son cambios netos en el patrimonio.

Las utilidades tienen la siguiente distribución:

Provisión para impuestos Apropiación para reservas Declaración de dividendos

Las valorizaciones de bienes de propiedad, planta y equipo e inversiones aumentan el patrimonio.

En lo relativo a los cambios en el patrimonio, debe revelarse:

Distribución de utilidades o excedentes decretados durante el periodo. Utilidades no apropiadas

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Reservas u otras cuentas incluidas en utilidades apropiadas. Prima en colocación de acciones y las valorizaciones. Revalorización del patrimonio. Otras cuentas integrantes del patrimonio. Un modelo de estado de cambios en el patrimonio es el siguiente:

Saldo inicial Aumentos Disminuciones Saldo final Capital suscrito y pagado 30.000 10.000 40.000

Superávit de capital 6.000 3.000 9.000 Reservas 2.000 1.500 3.500

Revalorización de patrimonio 1.200 950 2.150 Resultado del ejercicio 5.000 6.000 5.000 6.000

Totales 44.200 21.450 5.000 60.650

Proceso de Comprensión y Análisis Responder las siguientes preguntas: ¿Definir el estado de cambios en el patrimonio?

¿Definir que son Utilidades retenidas?

¿Explicar cuales son las diferentes tipos de Superávit?

¿Enunciar tres tipos de aumentos en el patrimonio?

¿Definir los diferentes tipos de reservas, obligatorias, estatutarias y ocasionales?


La compañía Textiles Orca S.A., presenta los siguientes datos correspondientes a dos años:

Compañía Textiles Orca S.A.

Balance General A diciembre 31

Patrimonio Año 01 Año 02 Capital suscrito y pagado 14.000 acciones a $10 c/u 140.000 150.000

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Prima en colocación de acciones 9.000 14.000 Reservas obligatorias 35.000 44.865 Reservas estatutarias 18.000 22.932 Revalorización de patrimonio 40.000 95.338 Utilidades acumuladas 28.000 8.000 $270.000 $335.135 Información adicional: el resultado del ejercicio antes de impuestos fue $151.775, se liquidó el impuesto de renta del 35%; una reserva obligatoria del 10%, reservas estatutarias del 5%. El resto de la ganancia se decreto en dividendos. De las utilidades acumuladas se decretaron $20.000 en dividendos en el mes de marzo; se vendieron 1.000 acciones de capital a $15 c/u, en el mes de octubre. Con la información anterior preparar el estado de cambios en el patrimonio.

La compañía La Moderna Ltda., compró el 1 de junio del año 2000 acciones de la sociedad La Paramédica S.A., con un costo de $3.500 cada una. Al cierre del 31 de diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $4.200.

Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $700 cada una, lo que origina una valorización total de $1.400.000. Se pide registrar los asientos de diario para las anteriores transacciones.

La Ponderosa S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo, presenta un edificio cuyo valor el 3 de diciembre aparece en el balance general así:

Costo ajustado $35.800.000 Depreciación acumulada $4.870.000

El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de

Propiedad Raíz, dice que el activo tiene un valor de $38.000.000.

El valor neto en libros del activo es de $30.930.000, comparado con el avalúo técnico practicado al activo de $38.000.000 da un exceso o valorización de $7.070.000. Se pide registrar los asientos de diario para estas transacciones.


Explicar lo que se entiende con la afirmación “en países con economías inflacionarias es preciso realizar avalúos técnicos por lo menos una vez cada

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tres años a fin de llevar a precios de mercado el valor de las inversiones y de los activos fijos que posee la empresa”.

Relacionar el superávit por valorizaciones con un principio de contabilidad generalmente aceptado en Colombia y explicar las razones de su apreciación.

Autoevaluación

Corina S.A., mostraba los siguientes datos al 31 de diciembre de 2001, en su sección de patrimonio:

Capital autorizado (100.000 acciones a $15) $1.500.000 Capital por suscribir $60.000 Capital suscrito y pagado $1.440.000 Superávit por valorizaciones $37.500 Acciones propias readquiridas 12.300 Prima en colocación de acciones $4.900 Utilidades acumuladas $101.500 Utilidades del ejercicio $214.300 Reserva legal $70.000 Reserva para readquisición de acciones $14.500 Total $1.895.000

Se pide:

Presentar correctamente la sección de patrimonio. Calcular el valor de las acciones en circulación y su valor en libros, al 31 de

diciembre de 2001.

La compañía La Morena Ltda., compró el 1 de Agosto del año 2001, 3000 acciones de la sociedad La Paramédica S.A., con un costo de $1.500 cada una, al cierre del 31 de diciembre, las acciones se cotizaron en la bolsa a $1.800.

Al cierre de 31 de diciembre, las acciones tienen un incremento de $500 cada una, lo que origina una valorización total de $1.500.000. Se pide registrar los asientos de diario para las anteriores transacciones.

La Potranca S.A., dentro del grupo propiedad, planta y equipo, presenta un edificio cuyo valor el 31 de diciembre aparece en el balance general así:

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Costo ajustado $85.000.000 Depreciación acumulada $14.500.000

El avalúo comercial practicado por una empresa afiliada a la Lonja de Propiedad Raíz dice que el activo tiene un valor de $88.000.000.

El valor neto en libros del activo es de $70.500.000, comparado con el avalúo técnico practicado al activo de $88.000.000 da un exceso o valorización de $17.500.000. Se pide registrar los asientos de diario para estas transacciones.

Con los siguientes datos en diciembre 31 de 1996 de la compañía Alameda S.A., se debe elaborar el Estado de cambios en el Patrimonio por el año de 1996.

Dividendos decretados durante el año $2.293.000 Superávit por valorización en dic. 31/95 $2.262.000 Utilidades del ejercicio después de impuestos $6.410.000 Capital social $12.355.000 Reserva legal anterior $1.738.000 Utilidades acumuladas anteriores $4.585.000 Valorización obtenida durante 1996 $812.000

La compañía Tequendama S.A., presenta la siguiente información, para elaborar el Estado de Cambios en el Patrimonio por el año de 1994.

Utilidades del ejercicio $2.330.000 Revalorización del patrimonio en 1994 $3.110.000 Capital social en Dic. 31/93 $15.600.000 Dividendos decretados durante el periodo $1.745.000 Utilidades acumuladas anteriores $6.084.000 Acciones suscritas y pagadas en 1994 $4.200.000 Reserva legal anterior $2.544.000 Prima en colocación de acciones en 1994 $210.000

Repaso Significativo Preparar el estado de cambios en el patrimonio de una compañía de su región, recordar que debe utilizar la información de dos periodos consecutivos, en su

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defecto si no le es posible obtener información en la cámara de comercio de su localidad, entonces utilizar la información de Internet.

Bibliografía Sugerida CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del Valle. Pág. 102 - 114, 1996. HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Pág. 235 – 260. Bogotá. Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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UNIDAD 5: Cuentas de Orden


Las cuentas de balance y de resultados tienen por objeto registrar los valores reales, es decir, aquellos que afectan el activo, el pasivo o el capital del comerciante.

No obstante, hay cierto tipo de operaciones que al efectuarse, no afectan ninguno de los tres elementos del balance, debido a ciertas contingencias que pueden que a la fecha en que se hayan celebrado, pueden convertirse en valores de activo, de pasivo o de resultados; por tanto, es pertinente que las mismas se registren en la contabilidad.

El problema es saber en que cuentas deben anotarse estas operaciones, ya que al no afectarse los valores de balance o de resultados, cabria pensar que no es necesario registrar tales operaciones en la contabilidad.

Las cuentas de orden son aquellas que sirven para el registro de operaciones que no afectan al activo, el pasivo o el capital pero de las que es necesario llevar un registro, con fines de recordatorio, de control, o bien, para anotar situaciones contingentes que pueden, o no, presentarse en el futuro.

Se les designa también con otros nombres:

Cuentas de saldos compensados

Cuentas de registro

Cuentas de memorando

Cuentas de secretaria

Las cuentas de orden por su naturaleza, solamente tienen aplicación en los casos específicos que a continuación se indican: Para registrar valores ajenos

Para registrar valores contingentes

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Para el registro de operaciones, con fines de control o de simple recordatorio.

Dentro de la operación normal de los negocios se suelen presentar este tipo de situaciones en la que la empresa lleva a cabo operaciones donde no tiene la tenencia de los bienes o compromisos sociales que afecten directamente la estructura financiera del negocio, este tipo de situaciones de todas formas requieren que la organización las controle de alguna manera, es por esto que se usan este tipo de cuentas de orden. En esta unidad estudiaremos este tipo de cuentas denominadas cuentas de orden deudoras y acreedoras junto con las diferentes situaciones que se puedan presentar para su manejo.

Horizontes Conocer los procedimientos para el registro de las cuentas de orden.

Comprender los registros para contabilización de las cuentas de orden deudoras y acreedoras.

Ilustrar el procedimiento para la contabilización de bienes y valores entregados en garantía y en custodia.

Núcleos Temáticos y Problemáticos Cuentas de Orden Deudoras

Cuentas de Orden Acreedoras Concepto Clasificación Contabilización Ajustes por Inflación

Utilidad de las Cuentas de Orden Bienes y Valores Entregados en Custodia Bienes y Valores Entregados en Garantía Bienes y Valores en Poder de Terceros Litigios y Demandas

Promesas de Compraventa Propiedades Planta y Equipo Depreciados, Agotados y Amortizados Créditos a Favor no Utilizados Responsabilidades Contingentes Bienes y Valores Recibidos en Custodia

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Bienes y Valores Recibidos en Garantía Bienes y Valores Recibidos de Terceros

Proceso de Información 5.1 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS Esta clasificación agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de activos. Información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias. De conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden consideradas monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se efectuará registrando el mismo como un mayor del código respectivo y un crédito en las cuentas correlativas de los grupos de cuentas llamados Derechos Contingentes por Contra (Crédito) y la cuenta Deudores Fiscales por el contrario, Deudoras de Control. 5.2 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS A este grupo pertenecen las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias. De conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden consideradas no monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se efectuará registrando el mismo como un mayor del valor de la cuenta respectiva y un débito a las cuentas correlativas de los grupos de Obligaciones contingentes por contra (débito), Acreedores fiscales por el contrario y Acreedoras de control por el contrario.

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5.3 CONCEPTO Las cuentas de orden buscan fundamentalmente controlar los derechos y obligaciones donde la empresa resulta inmersa por operaciones realizadas donde no tiene la tenencia de los bienes o compromisos sociales que en cualquier momento pueden afectar la estructura financiera, como por ejemplo: La empresa tiene derechos sobre inventarios entregados a otros comerciantes en consignación y que no están bajo el control directo de la empresa; sobre la cartera activa cuando se entrega el cobro al abogado; o bienes que se entregan en custodia o fideicomiso a instituciones financieras y no están bajo la acción de control de la Auditoria de la empresa. También tiene responsabilidades que no ameritan erogación directa de dinero pero que adquiere la empresa cuando sirve de garante de otras sociedades o de los mismos socios. Este tipo de cuentas tienen gran importancia desde el punto de vista de la Revisoría Fiscal en las grandes empresas. Estas cuentas figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías recibidas en consignación, valores en custodia, entre otras. 5.4 CLASIFICACIÓN Las cuentas de orden pueden clasificarse en:

Cuentas de orden de activo Cuentas de orden de pasivo

Cuentas de orden de resultados deudoras Cuentas de orden de resultados acreedoras También tomando como base la finalidad para la cual fueron creadas. La clasificación es la siguiente:

Cuentas de orden para valores ajenos Cuentas de orden para valores contingentes Cuentas de orden para valores de registro

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O se puede dar la clasificación según la norma Colombiana10:

Contingentes: las cuentas de orden contingentes reflejan los hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico.

Fiduciarias: las cuentas de orden fiduciarias reflejan los activos, los pasivos, el

patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico.

Fiscales: las cuentas de orden fiscales deben reflejar las diferencias de valor

existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que unas y otras puedan conciliarse.

De control: las cuentas de orden de control son utilizadas por el ente

económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél. Se usan para ejercer control interno.

5.5 CONTABILIZACIÓN En vista de que las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir siempre en grupos de cuando menos de dos, siendo la una correlativa de la otra y debiendo tener forzosamente movimientos y saldos compensados en todo momento. El saldo de una será siempre deudor y el de la correlativa, acreedor por igual cantidad. De hecho es una característica invariable de las cuentas de orden, el que se establezcan en grupos de dos, por lo que siempre habrá una cuenta de orden deudora y otra acreedora, a la cual también se le puede llamar “contra cuenta”. Para registrar determinada clase de operaciones a veces se requiere la apertura de más de dos cuentas de orden en un grupo; pero aún en estos casos, entre las cuentas que se abran, existirá el movimiento compensado, así como igualdad de saldos, aún cuando sea de naturaleza contraria.

10 Decreto Reglamentario 2649/93. Artículo 42 - 45.

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5.5.1 Movimiento de las Cuentas de Orden Una vez establecidas las cuentas de orden bajo los principios mencionados, el movimiento de ellas puede realizarse de dos maneras: Movimiento Directo. Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es directo, cuando el asiento que se practique en una de ellas tenga su replica en otra cuenta de orden y sin que intervengan cuentas de balance. Es decir, cuando al efectuarse un cargo a una cuenta de orden, el crédito, necesariamente, corresponda a otra cuenta de orden, o viceversa. Movimiento Cruzado Se dice que el movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando se alterna un cargo a una cuenta de orden, con crédito a una cuenta de balance o de resultados y un crédito a una cuenta de orden, con cargo a una cuenta de balance o de resultados. Después de corridos ambos asientos, las cuentas de orden se deberán mostrar igual al saldo, aunque de naturaleza contraria. Si en algún momento están descompensadas, des - balanceadas, es evidente que les falta algún movimiento de regularización. Los asientos en un grupo de cuentas de orden pueden cruzarse también con otro grupo de cuentas de orden. Si bien el movimiento directo es más fácil, se recomienda que en lo posible se operen por movimiento cruzado, porque con esto se evitan olvidos en su manejo, además de que sirve como auto prueba, ya que si al verificar la igualdad de saldos se observa una diferencia, saltara más a la vista, el movimiento faltante o mal aplicado. Podríamos resumir, que a consecuencia de su típico movimiento, las cuentas de orden se caracterizan por arrojar siempre saldos numéricamente iguales, aunque de naturaleza contraria. De no subsistir la igualdad en los saldos, quedaría demostrado, por este solo hecho, que los asientos en que se hubieran afectado esta clase de cuentas, se han ejecutado en forma incorrecta.

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Su Presentación en el Balance Atendiendo a la naturaleza de las cuentas de orden, la costumbre aceptada es que su saldo se anote al pie del balance, es decir, después de las sumas del activo, del pasivo y del capital. Cuando el número de estas cuentas es reducido, se anotan debajo del activo aquellas que tengan saldo deudor indicando el nombre de las mismas y el saldo correspondiente y debajo del pasivo y capital, las cuentas de orden de naturaleza acreedora, mencionando también su nombre y el saldo respectivo. La práctica mas generalizada es la de agrupar las cuentas de orden bajo los tres rubros que al principio se habían señalado, o sea, valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. 5.6 AJUSTES POR INFLACIÓN11 Para las cuentas de orden deudoras, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, las cuentas de orden consideradas no monetarias deberán ajustarse por inflación, dicho ajuste se efectuará registrando el mismo como un mayor valor del código respectivo y un crédito en las cuentas correlativas de los grupos de cuentas de derechos contingentes por el contrario, deudoras fiscales por el contrario, deudoras de control por contra. 5.7 UTILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN Las cuentas de orden, entonces, son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control en general sobre aspectos administrativos, o bien, para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes que puedan o no presentarse en el futuro. Con la idea de clarificar el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario precisar la diferencia que existe entre “valores reales” y “valores contingentes”. Los valores reales, son los derechos y obligaciones de la empresa que figuran dentro del activo y pasivo.

11 Decreto reglamentario 2650/93.

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Los valores contingentes, son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una “contingencia”, la cual si llegara a sobrevenir o a realizarse, entonces convierte dichos valores en reales. Mientras la contingencia no se realice, los valores contingentes deberán consignarse en cuentas de orden, tales cuentas se cancelaran si la contingencia llegara a realizarse o si la contingencia deja de ser probable. A esta clase de cuentas se les denomina también con el nombre de cuentas de memorando, por constituir un recordatorio contable. Como los conceptos son muy generales, conviene precisar las operaciones que determinan su apertura. 5.8 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN CUSTODIA Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta cuenta registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico, entregados a terceros para su custodia y que por consiguiente siguen siendo parte de sus activos. Esta cuenta se debita por los bienes entregados en custodia y por el valor del ajuste por inflación con abono a las cuentas respectivas del grupo derechos contingentes por el contrario; y se acredita por el retiro de los bienes entregados en custodia. 5.9 BIENES Y VALORES ENTREGADOS EN GARANTÍA Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta cuenta registra el importe de los bienes inmuebles, valores mobiliarios y otros bienes muebles que siendo parte de sus activos, son entregados por el ente económico a terceros en garantía de créditos obtenidos o por otras obligaciones contraídas. Esta cuenta se debita por el importe de los bienes propios entregados en garantía y por el valor del ajuste por inflación con abono a la cuenta respectiva del grupo de derechos contingentes por contra; y se acredita por la devolución de los bienes propios entregados en garantía y por la venta pública, subasta, adjudicación y/o efectivización de los bienes o valores entregados en garantía.

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5.10 BIENES Y VALORES EN PODER DE TERCEROS Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta cuenta registra el valor de los bienes de propiedad del ente económico entregados a terceros en calidad de arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación. Estas situaciones no implican que dichos bienes dejen de ser considerados como activos del ente económico. Esta cuenta se debita por el importe de los bienes entregados a terceros y por el valor del ajuste por inflación con abono a la cuenta respectiva del grupo de cuentas de derechos contingentes por contra; y se acredita por el retiro de los bienes entregados a terceros, ajustados. 5.11 LITIGIOS Y DEMANDAS Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta cuenta registra el valor de las pretensiones en denuncias penales, litigios o demandas civiles, laborales, comerciales y administrativas, entablados por el ente económico contra terceros. Se debita por el valor o importe de las pretensiones y se acredita por la culminación del proceso o extinción de la causa que dio origen al litigio o demanda. 5.12 PROMESAS DE COMPRAVENTA Cuenta de orden deudora dentro del grupo de los derechos contingentes. Esta cuenta registra el valor por el cual el ente económico ha suscrito promesa de compraventa de bienes que promete vender. Se debita por el valor o importe acordado de los bienes que en el han sido prometidos en venta; y se acredita por la venta del bien materia de la promesa o resolución de la misma. 5.13 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO DEPRECIADOS, AGOTADOS Y/O

AMORTIZADOS Cuenta de orden deudora dentro del grupo de las cuentas deudoras de control, ésta cuenta registra el valor comercial de las propiedades, planta y equipo que no

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obstante pueden encontrarse totalmente depreciados, el ente económico no les ha dado de baja en libros en razón a que aún están en condiciones de uso o cambio. Se debita por el valor comercial del activo técnicamente determinado y por el ajuste por inflación; y se acredita por la baja en libros. 5.14 CRÉDITOS A FAVOR NO UTILIZADOS Cuenta de orden deudora dentro del grupo de las cuentas deudoras de control, ésta cuenta registra el valor de las líneas de crédito individuales contratadas por el ente económico, en instituciones del país o del exterior bajo las diferentes modalidades de crédito. El saldo corresponde a la porción no utilizada del crédito obtenido. Se debita por el valor del crédito no utilizado, por el ajuste por diferencia en cambio a que haya lugar; y se acredita por la utilización parcial o total del crédito. 5.15 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES Cuenta de orden acreedora. Comprende los compromisos o contratos de los cuales se pueden derivar obligaciones a cargo del ente económico. 5.16 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades contingentes. Esta cuenta registra los bienes recibidos por el ente económico para su custodia, se debita por el importe de los bienes recibidos en custodia; y se acredita por la devolución de los bienes recibidos en custodia. 5.17 BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN GARANTÍA Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades contingentes.

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Esta cuenta registra el importe de los bienes inmuebles, valores mobiliarios y otros bienes inmuebles que han sido recibidos en garantía de operaciones realizadas por el ente económico, así como los valores equiparables a garantía real. Se debita por el valor de los documentos recibidos, por el valor de la hipoteca o de la prenda, por el valor de otros tipos de garantía recibida y por el valor del ajuste por inflación con cargo a la respectiva cuenta del grupo responsabilidades contingentes por contra; y se acredita por la cancelación de las garantías a favor del ente económico. 5.18 BIENES Y VALORES RECIBIDOS DE TERCEROS Cuenta de orden acreedora, dentro del grupo de cuentas de responsabilidades contingentes. Esta cuenta registra el valor de los bienes recibidos de terceros por el ente económico en calidad del arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación. Esta cuenta se debita por el valor de los bienes recibidos y por el valor del ajuste por inflación con cargo a la cuenta respectiva del grupo responsabilidades contingentes por contra y se acredita por el retiro parcial o total de la mercancía

Proceso de Comprensión y Análisis Responder las siguientes preguntas: ¿Qué finalidad tienen las cuentas de orden?

¿Que son los “valores reales” de la empresa? ¿Qué son los “valores contingentes”? ¿Qué tipo de operaciones se prestan en cuentas de orden? ¿Cómo se clasifican las cuentas de orden?

Solución de Problemas La compañía Mundos S.A., entrega $10.000.000 en mercancías en

consignación para la venta a la empresa Cacharrería Mundial Ltda. Esta vende las mercancías con un 25% de utilidad y descuenta comisión por venta del 5% sobre el valor de la venta.

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Cacharrería mundial vende durante el mes de enero la mitad de la mercancía y en febrero la otra mitad.

Se pide: efectuar los asientos de diario para contabilizar las transacciones dadas.

La compañía Cementos del Norte S.A., entrega 10.000 bultos de cemento a la distribuidora para el Hogar Ltda., a razón de $35.000 cada uno, como mercancía en consignación con un precio de venta fijado de $48.000 cada bulto.

La distribuidora vende en Junio 15, 200 bultos al precio fijado y cobra la comisión por venta de $4.500 por cada bulto vendido. En Junio 22 vende 1.800 bultos al precio y cobra su comisión pactada. En Junio 30 vende el resto de los bultos.

Se pide: registrar en diario los asientos de las transacciones anteriores.


¿Cuando se registra un derecho para la sociedad? ¿Cuándo se registra una obligación para la sociedad?

Autoevaluación Responder las siguientes preguntas: ¿Cómo se establecen las cuentas de orden?

¿Qué características en cuanto a saldos debe mostrar cada grupo de cuentas de orden?

¿Qué tipos de movimiento se pueden realizar en cuentas de orden? ¿En que consiste el tipo de movimiento directo? ¿En que consiste el tipo de movimiento cruzado? ¿Cuál tipo de movimiento en cuentas de orden es más recomendable? ¿Cómo deben nombrarse las cuentas de orden?

¿Dónde deben presentarse las cuentas de orden? ¿Por qué deben presentarse las cuentas de orden en el balance?

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¿Cómo deben presentarse las cuentas de orden en el balance?

Repaso Significativo Indagar en la Cámara de Comercio de su localidad los Estados Financieros de las principales compañías de su región, revisar si estos contienen cuentas de orden de algún tipo y preparar un informe ejecutivo en el que se de su opinión acerca de los motivos por los cuales esta compañía tiene cuentas de orden en sus Estados Financieros.

Bibliografía Sugerida HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Bogotá. Pág. 235 – 260. Díaz Moreno, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia Ltda. Editorial. Bogotá. Pág. 246 – 270.

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BIBLIOGRAFÍA GENERAL CEDEÑO, Omar y JIMENEZ, Ángela. Contabilidad Financiera. Universidad del Valle. Pág. 102 - 114, 1996.

DÍAZ MORENO, Hernando. Contabilidad General. Pearson Educación de Colombia Ltda. Pág. 246 – 270. Editorial Bogotá.

HARGADON, Bernard J y MUNERA C Armando. Principios de Contabilidad. Editorial Norma, Pág 235 – 260. Bogotá.

MEIGS Robert F y otros. Contabilidad La base para la toma de decisiones. Cuarta Edición. Mc Graw Hill. Bogotá. 2000.

SINISTERRA V, Gonzalo. Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones. Segunda Edición. Bogotá. 1994.

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