Agencias y sucursales

Son medios que sirven para proyectar la organización de ventas de bienes y servicios

en territorios situados a algunas distancias de la oficina principal o central. En otro

orden, son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa

toda o otra parte, de su actividad, procedimientos típicos que muchas empresas

emplean como forma de expansión.

La agencia

Una agencia o agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con

independencia económica y administrativa en relación a la casa matriz, o sea es

responsable principalmente de sus obligaciones fiscales.

Función del agente o agencia:

Su función consiste en distribuir los productos o los servicios de un intermediario, al

cual se conoce como casa matriz.

Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas:

fondo de caja para el trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de las

agencias, costo de venta de la agencia y gastos de ventas de la agencia.

Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada

cuenta cliente de la agencia.

Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa

matriz y que tan solo a efecto de control se les agregará la palabra agencia o agente,

esto no quiere decir que la misma pertenezca a la contabilidad de la agencia.

La cuenta fondo de trabajo de la agencia es una cuenta de origen deudor, que

representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y

durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia.

Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulantes, ya

que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en

cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado.

Característica de una agencia o agente:

- No tiene personalidad jurídica propia

- Normalmente distribuyen productos y servicios de diferentes marcas y

fabricantes

- Cobran comisión por las mercancías vendidas

- No mantienen inventarios. Colocando pedidos, además de efectuar cobranzas y

remitir el efectivo a la casa matriz.

Contabilidad de la casa matriz

La casa matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso de los

gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de

carácter administrativo así como otros datos de relevancia.

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas

de agencias o agentes, gastos de ventas de agencia o agentes y ventas de agencias o

agentes. Cada una de estas cuentas debe tener un sub-cuenta por cada agencia o

agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de

inventarios perpetuos.

Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente ya ha sido previamente

vendida por este, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el

envío deben razonarse como gasto de ventas.

Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión

deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un

control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del

agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas.

Los asientos a realizar por cada matriz dependerán de si la gerencia desea determinar

las utilidades netas.

Sucursales

El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía

en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes,

fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.

La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación

y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya

que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de

abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas.

Las sucursales están autorizadas a conocer créditos y realizar la cobranza respectiva

con la cual cubre sus gastos.

Características para la apertura de una sucursal

- Jurídicamente son una extensión de la casa matriz

- Físicamente se consideran que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por

lo que es necesario presentar el correspondiente aviso a la administración

tributaria a través de un formulario destinado para tales fines.

- Efectúa su propia facturación

- Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de

acuerdo con sus característica, pueden o no llevar una contabilidad propia, que

debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las

inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz.

Aspecto financiero

Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas

realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables a

los problemas. Específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por

intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas

operaciones y los resultados obtenidos.

El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder

determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros,

catálogos de cuenta, etc., asiduamente consiste en un conjunto completo de

contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un

renglón de capital, sino una cuenta denominada “casa matriz, cuenta corriente”, que

muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal.

En la cuenta matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente.

En la cuenta matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la

inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad

(pérdida) neta del ejercicio, obtenido por la sucursal.

Se representa en el balance general dentro del grupo de los activos.

En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente.

Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz

efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (pérdida) neta del ejercicio,

obtenida por la sucursal.

Las sucursales pueden ser:

- Locales

- Extranjeras

Sucursales locales

Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este

tipo de sucursal obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las

instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para

proporcionar un mejor servicio, y evitar que el cliente acuda con los competidores, se

fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad.

Una de las ventajas contables de estas estrategias es que por su cercanía es posible

centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas

así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancía vendidas, gracias a

la cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar

cuentas de cheques.

Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos elevados en

los bancos y en inventarios, además permite un manejo más eficiente de los recursos

financieros de la empresa.

Sucursales extranjeras

Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados

fuera de la localidad en que se encuentra a la casa matriz. Aquí las sucursales

funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la

oficina principal les permite y, a veces hace indispensable una mayor independencia.

Diferencia entra agencia y sucursal

Agencias

- Tienen un sentido de muestra para que las vean los clientes pero no mantienen

existencia para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa

central y esta la que los sirve.

- Los créditos son cedidos por la sucursal las cuentas a cobrar se llevan a en los

libros de la sucursal; esta efectúa los cobros.

Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los

acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los

gastos

Una agencia ejerce las mismas funciones pero más o menos que un viajante, en tanto

la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa

independiente, sujeta solamente la inspección y el control de la casa matriz.

Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen

algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones

de las sucursales, y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las

sucursales.

Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal se halla sujeta a

alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican

necesariamente su sistema de contabilidad para adaptarse a la situación.

Cuentas de las sucursales

Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el

cual anota las mercancías recibidas de la casa de matriz y las adquiridas de otras

entidades, las ventas, las cuentas a cobrar, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor

contiene una cuenta denominada casa central, a la cual se acredita todo aquello que se

recibe de la casa de matriz y debita de lo que se envía a la misma, es pues una cuenta

de capital donde se indica la inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando

esta última cierre sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta ganancias y

pérdidas a la casa central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante

la casa central mientras que si existiera una pérdida neta, esta se cerraría contra la

cuenta casa central, cuenta corriente.

Métodos de contabilización casa matriz

Los métodos para efectuar las mercancías a las agencias y sucursales van a depender

hasta ciertos puntos del precio.

Actualmente existen 3 métodos a saber:

- Al costo: es el más usual y más sencillo

- A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: este

método se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se da cuenta del

costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las utilidades.

- A precio de ventas: este método facilita un inventario continuo de mercancías

de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación

automática de las mercancías que impedirá o descubrirá los descuidos y

posibles fraudes.

Contabilidad superior – Harry A. Finney, C.P.A. y Herbert E. Miller, C.P.A. Páginas 300-

318

Contabilidad superior – Álvaro Romeo Javier. Capítulo 6, páginas 502 - 532