TABLAS DINÁMICAS

CONSOLIDAR BUSCAR OBJETIVO

CAMILLETTI, Alicia Edith

EXCEL: ANÁLISIS

ExcelExcel dispone de diversos comandos y herramientas que permiten obtener más información de una planilla de la que hemos vertido en ella.

Entre estas Herramientas de AnálisisHerramientas de Análisis podemos citar:

C o n s o l i d a r C o n s o l i d a r Tablas DinámicasTablas Dinámicas Buscar ObjetivosBuscar Objetivos

CONSOLIDAR Esta herramienta nos permite integrar varias tablas de

valores que se encuentren en una misma hoja o en diferentes hojas de un libro, resumiéndolas en una sola mediante alguna operación (suma, cuenta, promedio, máximo, mínimo, desviación estándar, varianza, etc.) que se indicó.

MODOMODOLa consolidación se puede realizar de tres modos: Referencias 3DReferencias 3D (referencia a un rango que

ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro): utilizadas cuando las hojas de donde se toman los datos tienen diferentes diseños y rótulos, o cuando se desea personalizar la fórmula. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

CONSOLIDAR

Por posiciónPor posición: utilizadas cuando las hojas están igualmente organizadas y presentan el mismo diseño.

Por categoríasPor categorías: utilizadas cuando las hojas tienen los mismos rótulos pero no guardan la misma posición.

En ambos casos podemos configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podremos modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación.

CONSOLIDAR

Hoja Hoja SUC 1SUC 1

Hoja Hoja SUC 2SUC 2

Hoja Hoja SUC 3SUC 3 Hoja Hoja

SUC 4SUC 4

Consolidar por Consolidar por PosiciónPosición

CONSOLIDAR

HojaHoja ANUALANUAL

• Nos ubicamos en la hoja donde deseamos consolidar los gastos totales. Seleccionamos la celda superior izquierda en el área de destino de los datos de consolidación: en este ejemplo la celda B4 de la Hoja ANUAL.

• En el Menú DatosDatos, elegimos la opción ConsolidarConsolidar.

CONSOLIDAR En el cuadro FunciónFunción,

seleccionamos la función que utilizaremos para la consolidación. En este caso empleamos SumaSuma.

En el cuadro ReferenciaReferencia, introducimos el rango de los datos de origen que deseamos consolidar. En el ejemplo son los datos de la hoja SUC1, es decir B4:C13

CONSOLIDAR Presionamos el botón

AgregarAgregar. Repetimos el paso

anterior para cada hoja que deseamos consolidar.

Al seleccionar la hoja SUC2, automáticamente aparecerá seleccionado el rango de datos a consolidar: esto se debe a que los datos tienen la misma posición.

Agregamos los datos de las cuatro sucursales.

CONSOLIDAR Debido a que únicamente

elegimos los datos sin los encabezados o rótulos, en Usar Rótulos EnUsar Rótulos En no seleccionamos nada

Si deseamos actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando haya cambios en los datos de origen, debemos pulsar sobre la casilla Crear Crear Vínculos con los Datos Vínculos con los Datos de Origende Origen.

Una vez que se han creado los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

Para terminar pulsamos en AceptarAceptar.

CONSOLIDAR

Si deseamos conocer los datos que originaron estos resultados:

Para expandir toda la tabla. oprimimos el botón 22 que se encuentra a la izquierda del rótulo de las columnas..

Para comprimirla presionamos el botón 11..

Para expandir una línea, oprimimos el botón ++..

Para comprimir una línea, presionamos el botón --..

CONSOLIDARPara realizar una consolidación por categoría, se incorporarán los siguientes datos:

Hoja Hoja SUC SUC 11

Hoja Hoja SUC SUC 22

Hoja Hoja ANUALANUAL

Hoja Hoja SUC SUC 33

TABLAS DINÁMICAS

Consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos.

Es dinámica porque es interactiva, es decir nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos de origen, etc. Sin embargo, si cambiamos un dato en la lista original, ese cambio no se refleja automáticamente en ella.

TABLAS DINÁMICAS Vamos a examinar los

datos referidos a los gastos de Oficina de nuestras sucursales.

Nuestra nueva base de datos contiene el concepto, la Sucursal, el semestre y el importe destinado a tal fin.

Para acceder al asistente accedemos al Menú DatosMenú Datos y seleccionamos la opción Informe de tablas y Informe de tablas y gráficos dinámicos.gráficos dinámicos.

TABLAS DINÁMICAS

Se abre el Primer Paso del Asistente para tablas Asistente para tablas y gráficos dinámicosy gráficos dinámicos, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

TABLAS DINÁMICAS

En el Segundo Paso seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras (tanto de filas como columnas).

TABLAS DINÁMICAS

En el Tercer y último Paso debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica.

Si pulsamos sobre el botón Diseño...Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

TABLAS DINÁMICAS En la imagen podemos

apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

TABLAS DINÁMICAS

Volvemos al paso 4 del Asistente y pulsamos FinalizarFinalizar.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Arrastramos los campos hasta la ubicación deseada (a Semestre NO). Y presionamos el botón Aceptar.Aceptar.

TABLAS DINÁMICAS

Si arrastrásemos a la zona de filas el campo SEMESTRE, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

TABLAS DINÁMICAS

Si necesitamos actualizar los datos de nuestra Tabla Dinámica debemos recurrir a la opción ACTUALIZAR ACTUALIZAR

DATOS DATOS !!

BUSCAR OBJETIVO

Es una herramienta que de forma simple y efectiva consigue que obtengamos el valor deseado en una celda cambiando para ello el valor de otra celda.

Su potencialidad radica en que entre la celda objetivo y la que se ha de cambiar pueden existir un gran número de celdas relacionadas, que también verán alterado su valor para conseguir el resultado deseado.

Se le suele llamar Análisis de Sensibilidad en reversa

BUSCAR OBJETIVO Desplegamos el Menú

Herramientas y seleccionamos la opción Buscar Buscar ObjetivoObjetivo, apareciendo una única ventana en la que hemos de indicar la celda objetivo, el valor que deseamos obtener en ella y la celda que deseamos que varíe su valor para conseguirlo.

BUSCAR OBJETIVO

Aplicaremos la Herramienta Buscar Buscar ObjetivoObjetivo en la Base de Datos con los gastos anuales de la Sucursal San Rafael.

BUSCAR OBJETIVO Nos interesa conocer el

monto que deberíamos haber gastado en el concepto de ELECTRÓNICOS a fin de que el gasto del año 2005 sea de $ 70.000,00

En Definir CeldaDefinir Celda especificamos la celda que contiene la fórmula.

En Con el ValorCon el Valor introducimos, manualmente, el valor al que queremos llegar

En Para Cambiar la Cambiar la CeldaCelda debemos poner la celda de la variable que queremos despejar (calcular).

Para finalizar presionamos Aceptar.Aceptar.

BUSCAR OBJETIVOValor inicial de Valor inicial de ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

Valor final de Valor final de ELECTRÓNICOSELECTRÓNICOS

Valor Total Valor Total inicial del AÑO inicial del AÑO 20052005

Valor Total Valor Total final del AÑO final del AÑO 20052005