Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

Departamento de Preservación y Conservación de Fondos

Arsenio Sánchez Hernampérez XXIII Asamblea General de ABINIA / Jornada del 12 de septiembre de 2012

Conservación en la Biblioteca Nacional de España:

Problemática y planes de futuro

(…o la difícil normalización de lo diverso)

BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

Índice La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación

Los condicionantes

El establecimiento de un programa marco

El plan de preservación de la BNE.

Objetivos estratégicos


LA BNE es la institución bibliotecaria superior del estado y cabecera del

sistema bibliotecario español. Por ello, es el centro responsable de la

identificación, preservación, conservación y difusión del patrimonio

documental español

El fondo es el más rico del país, con cerca de 28 millones de libros y

documentos

1. La Biblioteca Nacional de España vista desde la conservación



Sede de Alcalá Meco (1990)

•20 millones de piezas

•60.000 m2 de depósito

•Depósito Legal.

•Hemeroteca histórica.

•Fondo general.

Sede de Recoletos (1896)

• 8 millones de piezas

• 20.000 m2. de depósito

• Fondo manuscritos raros e incunables.

• Fondo bellas artes.

• Fondo cartografía.

• Fondo partituras y registros sonoros y audiovisuales.

• Fondo general.

• Publicaciones periódicas.

• Archivo histórico.



Origen del fondo de la Biblioteca Nacional

• Fondo inicial Colecciones reales y fondos procedentes de las bibliotecas

incautadas en la Guerra de Sucesión

• Fondo de depósito legal Nuevos impresos

• Donativos, compras, permutas e incautaciones Fondos de especial

relevancia



¿Qué funciones debe ejercer una Biblioteca Nacional?

• Conservación y difusión del patrimonio documental

• Formación de la colección bibliográfica nacional

• Garantizar el acceso a la información y al documento

• Coordinación y el fomento de la normativa técnica



Los grandes desafíos:

• Afrontar la preservación del PBE

• Dar a conocer el PBE empleando diversos cauces de difusión

• Integrarlo en un conjunto global superior –Europa- sin

renunciar a las señas de identidad de su propia cultura

• La avalancha digital

• El cambio hacia nuevas formas de comunicación

• Cooperación con otras instituciones y organismos

Los peligros:

• Colonialismo cultural

• Dependencia tecnológica

• Pérdida de liderazgo

• Soberbia



Desde los años 90, la BNE ha realizado un gran esfuerzo:

• Integración en el escenario cultural del estado español

• Modernización de sus infraestructuras

• Generar recursos de acceso a su inmenso patrimonio

• Crecimiento de forma ordenada

• Adaptación e innovación tecnológica

Tareas pendientes

• Ejercer el liderazgo

• Construir e integrar una conservación sostenible


2. Condicionantes

La política de conservación en la BNE está condicionada por:

• Heterogeneidad del fondo

• Diferentes categorías documentales

• Volumen y fragilidad del fondo

• Diferentes espacios de almacenamiento

• Dificultades de personal

• Escasa presencia social

• Escaso arraigo de la conservación documental


2. Condicionantes

1º. Heterogeneidad del fondo

(No es posible desarrollar aplicar métodologías generales)

• Diversidad de formatos

• Diferentes sensibilidades al deterioro

• Diferentes necesidades de mantenimiento

Las políticas no pueden ser normalizadas, es necesario priorizar y

establecer grupos de atención prioritaria o especializada.


2º. Diferentes categorías documentales

(No es posible desarrollar políticas generales)

• Colecciones de alta trascendencia

• Fondos de importancia relativa o nula

Las políticas deben ser divergentes, aunque basadas en una misma

perspectiva: la retención a largo plazo y el acceso a las colecciones.

2. Condicionantes


2. Condicionantes

3º. Volumen del fondo

(No es posible atender a todos los documentos)

• 28.000.000 de objetos

• Más de 300 km de estanterías.

• Crecimiento es de, aproximadamente, 1.000.000 de documentos al año

• El volumen de problemas históricos es inmenso

• Son necesarias inversiones multimillonarias para la conservación


2. Condicionantes

4º. Diferentes espacios de almacenamiento

• Desde el siglo XVIII, la BNE ha conocido 4 sedes diferentes

• Las dos sedes actuales son muy diferentes en cuanto a la organización de

los espacios, infraestructuras técnicas y mobiliario

• Las necesidades en Recoletos son trascendentales e irresolubles

• Alcalá funciona correctamente, aunque con problemas ambientales

Diferentes espacios implican diferentes posibilidades de conservación


2. Condicionantes

5º. Dificultades de personal

• Personal de la AGE deficitario

• Personal de conservación insuficiente

• Dificultades de comunicación

• Falta de permanencia

Sin plantillas permanentes, bien formadas y motivadas, es imposible el

desarrollo de políticas estables


2. Condicionantes

6º. Escasa presencia social

• Problemas de base en la educación

• Escasa implantación en la sociedad

• Acceso

• Difusión


2. Condicionantes

7º Escaso arraigo de las políticas de conservación documental

• Las necesidades de conservación no suelen ser vistas como algo

necesario, sino como exceso de celo, ocultismo y un patrimonialismo mal

entendido.

• Raramente se admiten las recomendaciones del departamento de

preservación cuando afectan a objetivos estratégicos de la Biblioteca

Nacional.

Es necesario desarrollar una labor constante de concienciación.


3. El establecimiento de un programa marco

Para el establecimiento de la política de conservación en la BNE es necesario:

• El establecimiento de los objetivos

• Delimitación de los campos de actuación

• Determinación de las actuaciones prioritarias

• Revisión de los métodos tradicionales

• Creación de los recursos necesarios


3. El establecimiento de un programa marco

Funciones del DPyCF

•Controlar el riesgo de pérdida de información mediante la aplicación de medidas

preventivas y curativas

•Facilitar la difusión y acceso a las colecciones

•Formar a profesionales y usuarios sobre buenas prácticas en la manipulación, uso y

reproducción de las colecciones.

•Supervisar que los flujos de trabajo de los distintos servicios garantizan las condiciones

óptimas de conservación.

•Evaluar el estado de conservación de la colección para el diagnóstico de riesgos y su

prevención y corrección.

•Certificar el estado de conservación de colecciones y documentos que deben ser

trasladados, manipulados o utilizados en cualquier situación que pueda implicar riesgo


FACTORES INTERNOS FACTORES EXTERNOS F

AC

TO

RE

S

FA

VO

RA

BLE

S

FORTALEZAS

Personal altamente cualificado

Colecciones bien identificadas

Medios tecnológicos avanzados

Capacidad de diagnosis

Instalaciones adecuadas

Garantía de estabilidad profesional

Capacidad de diagnosis

Buenas posibilidades de proyección externa

OPORTUNIDADES

Necesidad de nuevos planteamientos

Mejores sistemas de comunicación

Facilidades para trabajos en red

Perspectivas de planes cooperativos

Avances tecnológicos

Buenas posibilidades de mercado

Posibilidad de convertirse en centro de referencia

FA

CT

OR

ES

DE

SF

AV

OR

AB

LE

S

DEBILIDADES

Escasez de recursos técnicos y humanos

Necesidades de mantenimiento de fondos y

espacios

Necesidades de formación

Limitaciones organizativas

Restricciones presupuestarias

Gestión compleja

Fragilidad de materiales

Rápida obsolescencia de formatos

Carencia de planes de actuación

Dificultades para la planificación preventiva

Rutinas viciadas y falta de protocolos de buenas

prácticas

AMENAZAS

Situación de crisis y contención presupuestaria

Escasez de personal cualificado

Baja tasa de reposición de personal

Limitaciones organizativas

Deficiencias en el currículo educativo

Escasa proyección externa

Incremento excesivo de la demanda

Espacios muy sensibles

Dificultades para afrontar el reto de la digitalización

Variables medioambientales desfavorables

Cuadro 2. Departamento de Preservación y Conservación de Fondos

Análisis DAFO (Debilidades - Amenazas - Fortalezas - Oportunidades)


•Garantizar la conservación, integridad y mantenimiento de las colecciones de la

Biblioteca Nacional

•Facilitar el acceso a los contenidos, incrementar el número y variedad de los usuarios y

mejorar la calidad de los servicios ofrecidos

•Desarrollar los flujos de trabajos necesarios para facilitar la comunicación transversal

•Mejorar la calidad de las instalaciones, prácticas y actitudes para reducir el deterioro de

los fondos.

•Convertir a la Biblioteca Nacional de España en el centro de referencia nacional para la

conservación de materiales bibliotecarios y documentales

•Normalizar los métodos de conservación como parte integrante de los procesos

bibliotecarios

•Identificar problemas y dificultades con el fin de prevenir soluciones.

•Evaluar resultados y recuperar información para la programación del siguiente Plan de

preservación de acceso.

3. El establecimiento de un programa marco: Las metas


4. El plan de preservación de la BNE. Objetivos estratégicos

Objetivo estratégico 1: Establecimiento de Planes de Conservación por Fases.

Línea estratégica 1.1: Identificación de los elementos responsables de la

destrucción en las salas de depósito de las sedes de Recoletos y Alcalá.

Línea estratégica 1.2: Estudio de las necesidades de las colecciones de

documentos no textuales. Colecciones audiovisuales.

Línea estratégica 1.3: Identificación de los principales conjuntos a

conservar en las sedes de Recoletos y Alcalá.

Línea estratégica 1.4: Fijación de las líneas básicas de las políticas de

conservación.



Objetivo estratégico 2: Asegurar la creación de un medio ambiente sano para

la conservación de las colecciones documentales de la Biblioteca Nacional.

Línea estratégica 2.1: Evaluación de equipos para el control climático en las

salas de depósito de las sedes de Recoletos y de Alcalá de Henares.

Línea estratégica 2.2: Mejora de la calidad del aire de las salas de los

depósitos de Recoletos y de Alcalá de Henares.

Línea estratégica 2.3. Creación de depósitos de seguridad para la

conservación de originales de cámara y activos digitales.

Línea estratégica 2.4: Programa de eliminación de mobiliario en mal estado o

inadecuado.

Línea estratégica 2.5: Reubicación de ejemplares mal colocados por falta de

espacio.

Línea estratégica 2.6: Elaboración de los Manuales de Prevención de

Desastres de la Biblioteca Nacional para las sedes de Recoletos y de Alcalá

de Henares.



Objetivo estratégico 3: Asegurar la conservación física de las colecciones

Línea estratégica 3.1: Conservación Inmediata de Colecciones: limpieza.

Línea estratégica 3.2. Creación de un servicio de mantenimiento en depósitos

y de reparaciones menores.

Línea estratégica 3.3: Desarrollo de programas específicos de conservación.

Línea estratégica 3.4: Desarrollo del plan de contenedores de preservación.



Objetivo estratégico 4: Incrementar el peso de las actividades de preservación

en el desarrollo de las actividades bibliotecarias internas.

• Línea estratégica 4.1: Desarrollo de los campos 583 y 585 para la

descripción del estado físico del ejemplar.

• Línea estratégica 4.2: Definición y creación de los flujos de trabajo

para la racionalización de los trámites, procesos administrativos y

gestión de documentos del Departamento de Preservación y

Conservación con el resto de unidades del la BNE.

• Línea estratégica 4.3: Sensibilización acerca de los problemas de

preservación.



Objetivo estratégico 5: Identificar el grado de protección de los documentos

para determinar su nivel de acceso.

• Línea estratégica 5.1: Constitución de un equipo interdepartamental

que establezca las pautas para determinar el grado de protección de

los ejemplares.

• Línea estratégica 5.2: Establecimiento de los niveles de protección.

• Línea estratégica 5.3: Establecimiento de las medidas de acceso y

salvaguardia según el de protección de cada documento.

• Línea estratégica 5.4: Identificación de ejemplares según el grado de

protección.

• Línea estratégica 5.5: Establecimiento de medidas de control para

préstamos a exposiciones.

• Línea estratégica 5.6: Establecimiento de medidas de acceso de

acuerdo con los niveles de protección.


Los niveles de protección y qué implican

Nivel 6: Documento emblemático. Son aquellos documentos que, sea cual sea su estado de

conservación, antigüedad, o grado de demanda, caracterizan a la BNE. No deben pasar

de un número muy limitados de documentos (el máximo aconsejable no debería ser

mayor de 25), y su carácter de emblemático deberá ser aprobado por el Patronato.

Nivel 5: Documento restringido. Ejemplar único, impreso o manuscrito en mal estado de

conservación

Nivel 4: Documento reservados. Ejemplar único, en buen estado de conservación y ejemplar

múltiple en mal estado de conservación

Nivel 3: Documento característico. Ejemplar múltiple, impreso, en buen estado de conservación

que conserva una característica destacable como, por ejemplo, encuadernación

histórica o relevante

Nivel 2. Documento controlado. Todos los ejemplares editados con anterioridad a 1959 y

ejemplares únicos impresos en buen estado de conservación

Nivel 1. Documento accesible. Todos las obras posteriores a 1959 exceptuando documentos de

especial valor, como libros de artista o clasificados en las categorías 6 a 3. Ejemplares

múltiples, al menos dos de ellos se encuentran en buen estado de conservación.



Objetivo estratégico 6: Establecimiento de los protocolos de actuación para la

digitalización sistemática de las colecciones.

• Línea estratégica 6.1: Definición de las prioridades de digitalización

• Línea estratégica 6.2: Establecimiento de los protocolos de actuación

en los procesos de digitalización

• Línea estratégica 6.3: Definición de los flujos de trabajo en los

procesos de digitalización

• Línea estratégica 6.3: Definición de los protocolos de acceso y uso a

los activos digitales

• Las líneas estratégicas 6.2, 6.3 y 6.4 deben desarrollarse de acuerdo

con las pautas recibidas de la Dirección de la Biblioteca Digital.


2.4. Objetivos estratégicos a medio y largo plazo

Línea estratégica A: Cooperación con las Bibliotecas Públicas del

Estado mediante la creación de Grupos de Trabajo.

Línea estratégica B: Creación un grupo de trabajo en red de ámbito

Ibérico con las Bibliotecas Regionales y la Biblioteca Nacional de

Portugal.

Línea estratégica C: Creación de un grupo de trabajo sobre

preservación en ABINIA.

Línea estratégica D: Formación de profesionales españoles y

extranjeros en materia de preservación y conservación.

Línea estratégica E: Consolidación de la participación de la Biblioteca

Nacional en diferentes proyectos internacionales –Programa PAC,

ECPA, LIBER, etcétera.

Línea estratégica F: Desarrollo de los textos sobre conservación,

restauración y encuadernación en la página Web y en Intranet.

Línea estratégica G: Investigación de técnicas y materiales de

conservación en colaboración con otras instituciones científicas.



Conclusiones

• El desarrollo bibliotecario de cada país y el papel que el estado otorga a

sus instituciones culturales es el elemento de base para el desarrollo de

planes de preservación a escala nacional. Un sistema infrautilizado o

infravalorado sólo puede cumplir misiones de bajo nivel.

• La preservación es misión fundamental de las bibliotecas patrimoniales

al garantizar la pervivencia de la memoria histórica, su difusión y

acceso.

• La integración de las actividades de preservación en el contexto

bibliotecario es la vía para su correcto desarrollo.

• El trabajo debe ser planificado mediante un plan estratégico que

asegure su continuidad.


Arsenio Sánchez Hernampérez

Departamento de Preservación y Conservación de Fondos

[email protected]

Pº de Recoletos 20 -22

28071 Madrid

España

T +34 915 807 846

www.bne.es

http://www.bne.es/es/Inicio/index.html

http://www.bne.es/es/Inicio/index.html

Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro

Education

Transcript of Conservación en la Biblioteca Nacional de España: problemática y planes de futuro