CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS EN PAPEL- CONSERVACIÓN DE PAPEL v/s CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS. - Origen...

Natalia Ríos Martínez,

Coordinadora Unidad de Conservación

Enero 2020

[email protected]

CONSERVACIÓN DE

ARCHIVOS EN PAPEL

CONTENIDOS

Conceptos generales de preservación y

conservación.

Factores de deterioro, gestión de riesgos y

medidas de prevención.

Técnicas y materiales básicos para la

conservación de documentos.

I Antecedentes y

Conceptos

Generales de la

Conservación

Periodo pre-científico: antigüedad-

mediados siglo XIX.

Atenea Partenos, Fidias,

446 aec.

Damofonte de Mesene, s. II aec.

Creación de tablillas de

arcilla y resguardo.

Intuición de proteger aquello

que se considera valioso.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS: Arte y Arquitectura.

Periodo científico: mediados siglo

XIX- actualidad.

John Ruskin (1819-1900): vestigio

material, ruina, memoria, huella,

profanación.

Eugène Emmanuel Viollet-le-Duc

(1814-1879): origen, interpretación,

recreación, intervención, rigor

histórico.


Periodo científico: mediados siglo XIX- actualidad.

- Camilo Boito (1836-1914):

- negación del final sin intervenir y

reconstrucciones falsa.

- intervenir y preservar autenticidad.

- restaurar entre comillas (signo). Distinguir

una palabra por el contexto en el que se

inserta.

- distinción de la intervención.

- conocimiento de la intervención.


Periodo científico: mediados siglo XIX- actualidad.

- Cesare Brandi (1906-1988):

- Italia fascista.

- Fundación del Istituto Centrale per il Restauro.

- Ministro de Educación Nacional, Giuseppe Bottai.

- “Teoría del Restauro”, 1962.

- Carta de Roma de 1972, define y unifica criterios de conservación

patrimonial.

- Carta de 1987 de la Conservación y Restauración.

CONSERVACIÓN EN CHILE.

- Década de 1980:

- Gobierno a través de la DIBAM.

- Apoyo técnico y financiero del Programa de las Naciones Unidas para el

Desarrollo (PNUD) y UNESCO.

- Guillermo Joiko Henríquez (1948-1988):

- 1973-1977, formación en el Istituto Centrale per il Restauro.

- 1978-1982, Centro Nacional de Restauración del Instituto Colombiano

de Cultura.

- 1982 crea el CNCR (lo dirige hasta 1988).

- 1985 inicia “Diseño del Programa y Bases para un Convenio de

Formación de Restauradores Profesionales en Chile”, entre PUC y

DIBAM.

- PUC entrega primera formación profesional en Chile, hereda la SEK.

- AGCR

CONSERVACIÓN EN CHILE.

- CNCR:

- Inicia como un sub-departamento especializado del Departamento de

Museos DIBAM, funcionando en el MNBA.

- Equipo profesional especializado: pintura, madera, papel y piedra.

Posteriormente pintura mural, arte rupestre, madera policromada y

cerámica arqueológica.

- Década de 1980 y 1990:

- Diversas alternativas de formación y especialización en el extranjero,

cursos y capacitación.

- Bibliotecología:

- Incorpora entrenamiento en técnicas de conservación

de papel básico y “conservación preventiva”.

Anglosajón: 2 conceptos, preservation,

entendida como sinónimo de

conservación preventiva y conservation,

como el conjunto de acciones y

tratamientos técnicos directos sobre los

documentos, lo que se refiere a la

restauración de los mismos.

APROXIMACIÓN A LOS CONCEPTOS PRESERVACIÓN,

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN EN ARCHIVOS.

Hispano: “Considera la existencia de

una única disciplina, la Conservación,

con dos vías de actuación bien

diferenciadas, la Preservación o

Conservación Preventiva y la

Restauración, cuyas medidas técnicas

en ambos casos, son entendidas de

idéntico modo que en el modelo

anterior”.

Allo Manero (1997): dos corrientes la del mundo anglosajón y la del mundo

hispano hablante.

Allo Manero (1997) forma de administrar fondos documentales y gestionar las

tareas de conservación, en un sentido mucho más amplio que solo técnico.

Adcock (2000) “Incluye todas las consideraciones administrativas y financieras,

además de estipulaciones sobre almacenamiento e instalaciones, recursos

humanos, políticas, técnicas y métodos tendientes a preservar las colecciones

albergadas en archivos y bibliotecas y la información contenida en ellas”.

Raymond (2002) conjunto de medidas necesarias que garantizan el acceso

permanente a los documentos, incluye la conservación,

entendida como los procedimientos precisos que evitan un deterioro.



PRESERVACIÓN

Raymond (2002) , algunas claves.

• Control de condiciones de almacenamiento (ambiente, seguridad, preparación frente a

desastres).

• Conservar el documento original, mediante los procedimientos técnicos específicos.

• Transferencia de contenido a soporte diferente. Mayor número de usuario, simultáneo y

remoto, además de minimizar uso físico.

• Organización documental, condición previa para la preservación, (registra y

controla el contenido de un archivo).



PRESERVACIÓN

Raymond (2002) , Organización Previa.



- No alterar la organización de un fondo documental.

- Reflejo físico de la organización intelectual.

Raymond elemento integrante de la preservación.

Muñoz medidas para estabilizar el soporte, no alterando material ni función,

manteniendo su estado vigente al momento de la intervención.

* Difiere de conservation que sí permite mayores

intervenciones.

La conservación es el límite conceptual de una variante u otra.



CONSERVACIÓN

“…cualquier intervención que, respetando los principios de la conservación y

sobre la base de todo tipo de indagaciones cognoscitivas previas, se dirija a

restituir al objeto, en los límites de lo posible, una relativa legibilidad y, donde sea

necesario, el uso”*.

Muñoz devolver algo a su estado inicial.

Allo Manero recuperar integridad física y funcional, corrigiendo alteraciones.

* “Carta de 1987 de la Conservación y Restauración de los Objetos de Arte y Cultura”.



RESTAURACIÓN

• Limitaciones en el ámbito archivístico.

• Soporte v/s información.



RESTAURACIÓN

En la tabla podemos

visualizar la

información aportada

por Allo Manero (1997),

Adcock (2000),

Raymond (2002) y

Muñoz (2014), de

forma integrada.



Un modelo teórico simple y que recoge todas

estas perspectivas, basado en estos

postulados, integrándolos de forma

complementaria y coherente, podría expresarse

como en el siguiente diagrama.



Preservación: el conjunto global que gestiona la conservación.

Conservación: los procedimientos directos e indirectos en torno al bien.

Restauración: modificaciones estéticas, restituye un estado anterior.



II Consideraciones

Preliminares

- CONSERVACIÓN DE PAPEL v/s CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS.

- Origen en el mundo del arte y la arquitectura.

- Híbrido entre conservación de papel y conservación preventiva.

Conservación de papel: Comprender los documentos de archivo

más allá de su materialidad. Objetos utilitarios, de registros y

fuentes de información, pruebas jurídicas; como las partes de un

todo.

Conservación preventiva: relaciones documentales,

la organización de los fondos documentales, el

acceso como eje, etc. Ejm: almacenamiento horizontal,

eliminación de elementos metálicos, agrupación por formato, etc.

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN EN

ARCHIVOS.

- Huella física como evidencia histórica. Ejm: documentos quemados,

documentos arrancados, Colonia Dignidad, etc..

- Obliga a tomar una postura que guíe las decisiones técnicas. Más que

soluciones, aparecen preguntas.

- Ha evolucionado a responsabilidades más complejas.

- No abandona el trabajo técnico original, pero no es eje central del trabajo.

- Se incorporan labores de gestión, administración de recursos, tecnologías,

tareas científicas.

- Conservación de manera global e integral.

- Gestión y criterios, no solo trabajo técnico.


ARCHIVOS.

- Material; el soporte en sí mismo, aspectos como tecnología,

características físico-químicas, análisis material, estado de conservación,

extensión, situación de almacenamiento, etc.

- Historia; recorrido temporal del archivo/fondo documental y origen de su

producción.

- Contexto; representa el contenido del entorno al bien, considerando que

el contexto le adiciona valores que solo por materialidad o historia, no

tiene.


ARCHIVOS.

Algunos aspectos prioritarios que se pueden considerar son:

1. Alto valor: aquellos documentos valiosos que deberá ser conservado por su alto

valor ya sea material, histórico, institucional, cultural, de procedencia, por contenido,

etc.

2. Puesta en valor: documentos que se utilizarán para ser difundidos, divulgados,

publicados o investigados.

3. Mantenimiento preventivo: documentos ya intervenidos que deberán ser sometidos

a un proceso nuevo de conservación, por fatiga de soporte original o de material

auxiliar.

4. Prioridad de daño: documentos inestables y potencialmente en riesgo de

alteraciones mayores.

5. Demanda: documentos que destacan por ser de mayor consulta entre

usuarios, cuya intervención significa alcanzar a un mayor número de beneficiarios.

PRIORIDADES DE TRABAJO.

- Trabajar desde la capas más externas de incidencia, en forma paralela al

tratamiento sobre el soporte.

- Privilegiar menor intervención, estabilización del material, sin borrar evidencia.

- Iniciar por el procedimiento más simple e ir ascendiendo en complejidad.

- Considerar a los documentos y sus complementos (contenedores, etiquetas,

marcas, etc.).

- Estabilizar los materiales y moderar el avance de deterioros, no ocuparnos de

eliminar elementos, ya que todo podría ser considerado memoria (ejm.: metales.)

- No alterar el estado de conservación de las piezas mediante un proceso de

restauración.

PRIORIDADES DE TRABAJO.

- Trabajar en equipos multidisciplinarios o cruzar campos de conocimientos con

otros profesionales.

- Trabajo bajo protocolos establecidos (esto es estandarizar las normas y

procedimientos en el lugar de trabajo).

- Utilizar lenguaje técnico (de procedimientos y materialidades).

- Mantener fluidez asociativa con organismos e instituciones que realicen la misma

labor.

- Regirse por criterios universales de procedimientos.

RECOMENDACIONES GENERALES.

- Material libre de ácido.

- Elementos metálicos.

- Conservación costosa.

ALGUNOS DE LOS GRANDES MITOS.

III Enfoque con

Gestión de

Riesgos.

Restauración: deterioro del soporte.

Conservación: causa inmediata.

Preservación: gestión de riesgos (causas primarias, agentes y variables).

* Chile recoge una tradición italiana y española, países

mediterráneos que no están particularmente preocupados de

extremos climáticos.

¿Qué trata cada uno?.

- Ayuda a determinar prioridades para tomar decisiones.

- Tratamientos a los riesgos y su reducción.

- Atacan las causas, a partir del estudio de los agentes de deterioro.

- Reduce los síntomas.

- Se basa en la intensidad y probabilidad.

- No se centra en los soportes.

- Ordenamiento de esfuerzos y recursos.

*MATERIAL-HISTORIA-CONTEXTO

Método de Gestión de Riesgos.

Método de Gestión de Riesgos.

- Agentes de deterioro (10): fuerzas físicas, actos vandálicos, fuego, agua,

plagas, contaminantes, luz y UV, temperatura, humedad relativa y disociación

/ ¿qué?.

- Tipos de suceso (3): extraordinario, frecuentes y continuos.

- Etapas de control (5): evitar, bloquear, detectar, responder y recuperar.

- Niveles (6): región, sitio, edificio, sala, mobiliario y embalaje.

Método de Gestión de Riesgos: El Puzzle.

Método de Gestión de Riesgos: Valoración de riesgos.

FUENTE: FUNDACIÓN HISTÓRICA TAVERA. 2000. Manual de planificación y prevención de desastres en archivos y bibliotecas. Madrid: Fundación Histórica Tavera / Fundación MAPFRE Estudios.

Método de Gestión de Riesgos: Valoración de riesgos.

Decisiones inadecuadas, prioridades no planificadas y

procedimientos erróneos en la conservación de

archivos, ocurren a diario, pero son indetectables.

IV Aplicaciones

Prácticas de la

Gestión de

Riesgos.

CASO: Fondo Colonia Dignidad.


Confección de nuevos contenedores, considerando:

- Tipología de contenedor original (sobre,

archivador, caja, etc).

- Número de Unidad de instalación asignado.

CASO: Fondo Departamento 50.

CASO: Depósito 14 y 15, ARNAD.

CASO: Fondo Cárcel Pública.

Solución ajustada a la realidad (personal, presupuestaria, espacial, mercado, etc.).

Tratamiento debe ser decidido por el objetivo.

Falta de recursos de cualquier tipo, no debe paralizar las tareas.

Ampliación de la cobertura, al menor costo posible.

Riesgo de pérdida de información, como eje central de las decisiones.

Conocimiento de necesidad específica, permite una respuesta específica.

Implementación de soluciones globales.

Considerar.

V Emergencias en

Archivos.

Definición de conceptos

Algunas emergencias:

- Inundaciones

- Incendios.

- Sismos.

- Huracanes.

- Plagas.

- Erupciones volcánicas.

Importancia de un Plan de Emergencias:

• Planificación se convierte en la única premisa para afrontar

con garantías situaciones de contingencia.

• Fomenta el trabajo en equipo y una visión realista.

• Limita los factores y prácticas que suponen los riesgos

potenciales.

• Previene pérdidas humanas, materiales y económicas.

• Permite un ágil restablecimiento del servicio.

Ejes Principales del Plan de Emergencias:

1. Planificación: Definición de objetivos, necesidades

y recursos para establecer protocolos que se

documentan.

2. Prevención: Uso de todos los recursos que eviten o

minimicen el impacto.

3. Rescate y recuperación: Protocolos diseñados para

salvar los fondos del desastre.

1. Planificación:

OBJETIVO: Coordinación y optimización de recursos

(humanos, económicos y técnicos).

1. Planificación: RESPONSABILIDADES.

- Puesta en marcha del plan, medidas correctoras y prioridades.

- Actuar, informar y evaluar situaciones en caso de riesgos.

- Traslado a lugares seguros, mediar en el rescate y la

rehabilitación.

- Inclusión de un especialista en restauración en este equipo.

- Capacitación permanente.

1. Planificación: Evaluación de Riesgos.

- Análisis de los factores climáticos y geográficos.

- Situación del edificio.

- Actualización de los planos de los espacios del edificio,

reflejando las vías de evacuación, la red eléctrica y la

canalización del agua.

- Localización de productos tóxicos.

1. Planificación: Evaluación de Riesgos.

• Planos del edificio.

• Cadenas de comunicación para activar en caso de emergencia,

que deben ser actualizadas (empresas, técnicos, etc.)

• Instrucciones para el personal (Ejm: información sobre

desconexión de aparatos o modo de evacuación, protocolos,

procedimientos de evacuación y reubicación de los fondos, zonas

seguras).

• Formularios para la evaluación de los daños y el análisis de la

respuesta.

• Póliza de seguros e información sobre redes institucionales

(técnicos, empresas de transporte y empresas suministradoras).




documentan.





2. Prevención:

OBJETIVO: Toma de conciencia y preparación del plan.

2. Prevención:

• Obras necesarias para paliar las deficiencias arquitectónicas y las

referidas a sus instalaciones y equipos técnicos.

• Vigilancia regular, mediante la eliminación de prácticas de riesgo e

inspecciones periódicas.

• Programas de formación continua e integral, destinados a todo el

personal del organismo.

Primeros auxilios

Reacción ante situaciones de riesgo

Funcionamiento de los sistemas de seguridad

Salvamento de materiales

Conocimiento de los fondos

• Rutina inspección (entorno, edificio equipamientos y sistemas).




documentan.





3. Rescate y Recuperación:

OBJETIVO: Activación de medidas y protocolos. Minimizar impacto en personas, edificio y fondos.

3. Rescate y Recuperación:

• La respuesta al desastre debe ser rápida.

• Actuación óptima por parte de todo el personal involucrado.

• Decisiones respecto del tratamiento a seguir (rescate, limpieza y secado)

se deben documentar, al igual que sobre los procesos de salvamento y

recuperación.

• La fotografía se convierte en un medio de prueba para la evaluación final

de las actuaciones.

VI Sugerencias

para Emergencias.

MATERIALES DE EMERGENCIA

El orden de las actividades muchas veces es simultáneo, el

entrenamiento y preparación periódica, es fundamental.

Medidas complementarias:

• Ubicar el archivo lejos de cauces de ríos o del mar.

• Mantener monitoreo constante y gestionar acciones correctivas.

• Reparar la infraestructura, antes de la época de lluvias.

• Revisar regularmente el sistema eléctrico. Evaluar la factibilidad de aumento

de consumo eléctrico y modificar el sistema, de ser necesario.


• Limpiar regularmente sistemas de evacuación de aguas, como sumideros,

desagües, canaletas, etc.

• Hacer inspecciones en las afueras del edificio, áreas verdes, desagües, etc.,

para detectar cualquier indicio de existencia de plagas.

• Hacer revisiones periódicas del edificio y estanterías.

• Señalizar las rutas de evacuación más seguras y rápidas hasta un lugar

resguardo.

• Mantener siempre sin obstáculos, pasillos y accesos.

• Anclar estanterías al suelo y techo para evitar volcamientos.


• Ubicar los objetos más pesados o que tengan riesgo de caer en las bandejas

más cercanas al suelo.

• Ubicar todos los objetos a 50 cm del suelo y los más delicados (fotografías por

ejemplo), en la zona céntrica de la estantería ya que corresponde a la zona

más segura respecto a una inundación.

• Ubicar elementos tóxicos o inflamables en gabinetes cerrados y en zonas del

edificio seguras y controladas, que no obstaculice las rutas de emergencia ni

que puedan afectarse por un evento de este tipo.

• Mantener los recintos limpios y despejados, sin basura ni elementos en el

suelo ni rincones.

• Mantener depósitos ventilados, con flujos de aire cruzado constante.


• Mantener una temperatura y humedad relativa estables, hacer monitoreo y

revisiones frecuentes para advertir fluctuaciones.

• Utilizar trampas adhesivas como dispositivos de control de insectos rastreros.

• Utilizar trampas de cebo como dispositivos de control de roedores.

• Capacitar al personal de aseo para que pueda identificar restos de plagas y

den aviso para una revisión más detallada.

• Tener extintores del tipo CO2 con carga al día, de un tamaño y función

adecuados, en zonas visibles y de fácil acceso.

• Capacitar al personal, de forma regular, en el uso de extintores y evacuación

segura.


• Realizar y evaluar simulacros de emergencia, de forma periódica.

• Conocer los planes territoriales sobre la forma de acción y actuación ante

situaciones de emergencia.

• Revisar diariamente los sitios web respecto a meteorología.

VI Condiciones

Mínimas para

Resguardo.

Control de Ambiente.

Control de Ambiente.

Procedimientos mixtos (énfasis en la gestión):

• Supervisión de condiciones, procedimientos y riesgos.

• Propuesta y creación de instructivos de buenas prácticas.

• Control y seguimiento de condiciones ambientales,

mediante equipamiento tecnológicos.

1. Infraestructura y Equipamiento.

1. Infraestructura y Equipamiento.

• Depósitos sólidos, funcionales.

• Instalación en todas las plantas.

• Paredes sólidas de al menos 20

cm de espesor.

• El cielo y muros internos con

pinturas impermeabilizantes.

• Piso resistente, sin desniveles,

con recubrimiento de alta

compresión.

• Estanterías metálicas, recubierta

con esmalte al horno, atornilladas

fijas al suelo y ensambles

redondeados.

2. Depósito y almacenaje.

• Los volúmenes no deben meterse a presión en estantes.

• Su posición óptima es vertical. En ángulo de 90°. Respeta medida lineal.

• Grandes formatos en forma horizontal*.

• Los formatos mayores nunca deben guardarse sobre uno de menor tamaño*.

3. Sistemas de emergencia.

4. Control de Plagas

5. Limpieza de recintos y equipamiento.

6. Norma para Obras Civiles.

7. Logística interna.

• Volumen y peso.

• Distribución de superficie.

• Ubicación de origen.

• Tránsito.

• Lugar de destino

Máximo aprovechamiento de la superficie sin

descuidar Estado de Conservación.

8. Manipulación, acceso y uso.

9. Tecnología de control: Luxómetro y Termohigrómetro

(portátiles)

9. Tecnología de control: Registrador de datos.

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