Presentaciones efectivas 2014/Ene

1

Resumen— La creación de presentaciones efectivas y el hablar en público son habilidades que requieren práctica. A su vez, existen técnicas que ayudan al orador a que el público capte su idea. El presente artículo entrega algunos consejos para mejorar su desempeño e indica los factores que usted deberá evitar. Índice de Términos— Exposición, Ideas, Presentación INTRODUCCIÓN La realización de presentaciones es algo que nos acompaña en muchas etapas de nuestras vidas. Desde el colegio, la universidad, el ámbito laboral, conferencias técnicas, etc. la exposición de distintos temas a un público es una tarea que requiere de un grado de técnica. Tener la habilidad para que, a través de las presentaciones o exposiciones, las personas tomen las ideas, es algo que requiere práctica, habilidades naturales y algunas técnicas.

En general, el objetivo de una presentación es que los asistentes compren las ideas propuestas, este punto es clave y relevante conceptualmente. La sutiliza está en que, para que las personas cojan las ideas, se requiere necesariamente que éstas sean mostradas, expuestas y explicadas por el expositor. No basta con sólo exponer las ideas, éstas deben conceptualizarse utilizando como medio de comunicación la presentación o exposición. CONSEJOS PARA UNA PRESENTACION EFECTIVA

A. Factores que favorecen su desempeño

Para realizar una presentación efectiva se debe tener presente que ésta no sólo es un arte que requiere habilidades innatas, sino también de técnica. (Cicerón en la antigua Roma, escribió los primeros tratados al respecto). En el proceso de la elaboración de una presentación o exposición, se juega gran parte del éxito del expositor. A continuación, se indican algunos puntos que usted debe tener en consideración en el proceso de elaboración de una presentación efectiva. • Definir la audiencia, cuál es su tamaño, cómo está

compuesta la audiencia, cuánto saben del tema que se va a presentar. (Ej.: Gerentes de área, 10 personas, Gerentes de

RR.HH., de Finanzas y de Contratos, conocimiento básicos del tema técnico a tratar)

• Definir el objetivo de la presentación. El objetivo sería la respuesta a la pregunta ¿Qué quiero que la audiencia haga al final de la presentación? (Ej.: Que se autorice la compra de un producto)

• Definir el tiempo de la presentación. En general, el tiempo está previamente definido.

• Definir las ideas más importantes de la presentación a través de un diagrama. Este diagrama debe incluir: la idea general de la presentación, las ideas principales que sostienen la idea general, las ideas que complementan las ideas principales, y el detalle. Este diagrama no se muestra en la presentación.

• Llevar el diagrama anterior a una estructura de láminas que contenga como mínimo: introducción, desarrollo y conclusión.

• Dedicarse al análisis de la información y la preparación de la exposición siempre en forma simultánea. Hacerlo de esta manera, hará que usted elabore la presentación con tiempo suficiente, evitándose con ello cometer errores y omitir aspectos relevantes de su presentación.

• No se debe dar por hecho que la audiencia sabe del tema que se va a presentar, por esta razón, se deben incluir los argumentos que sostienen el punto de vista o la conclusión.

• Tener cuidado con el contraste de colores de las letras y del fondo (colores inadecuados), evitar láminas sobrecargadas de información, no incluir textos ilegibles.

• Considerar que “el tema” no es el “objetivo” de la presentación. (Ej.: El tema de la exposición es el accidente con tiempo perdido acaecido en otra empresa y aquí el objetivo es que algo similar no ocurra en la nuestra)

• En la parte superior de cada una de las láminas de la presentación, se debe incluir el mensaje que se quiere enviar.

• Se recomienda trabajar directamente sobre el editor de presentaciones (Ej.: PowerPoint) para presentaciones de menos de 30 minutos. Para presentaciones sobre 30 minutos se recomienda utilizar la metodología de storyboard.

Consejos para realizar presentaciones efectivas Víctor Barrientos Boccardo

victorbarrientos75@hotmail.com

Presentaciones efectivas 2014/Ene

2

B. Factores que perjudican su desempeño

Así como en la elaboración de una presentación se deben tener presente los aspectos que la favorecen, es de igual importancia estar atentos a no incorporar aspectos que la perjudican. Estos errores pueden hacer que todo un trabajo previo termine siendo opacado. Algunos de los puntos a tener en consideración son los siguientes:

• En general los expositores suelen exceder los tiempos

asignados. El tiempo, la audiencia y el contenido de la presentación deben estar siempre coordinados. (Ejemplos: a) buena coordinación: Exponer en 30 minutos a los gerentes el plan de inversión del año siguiente b) mala coordinación: Exponer en 5 minutos a los ayudantes mecánicos sobre la política de recompra de deuda en el extranjero de la compañía)

• El hecho de mostrar demasiada escritura en las láminas es algo que se debe evitar. Lo deseable es que cada lámina de una presentación contenga un mensaje, que es el que queremos transmitir.

• Un error común en los expositores es el uso de muletillas. (Ej: Muletillas como “eeeee” ó “por cierto”)

• En forma habitual se utilizan gráficos, fotografías y tablas en algunos casos ilegibles o poco apropiadas para una presentación. Esto se debe a que, en general, los gráficos y tablas son realizados en Excel y luego pegados a la presentación. La recomendación es que en el proceso de elaboración de la exposición, los apoyos visuales sean confeccionados especialmente para ello.

• Frecuentemente los expositores leen lo que está escrito en las láminas de su presentación. Lo correcto es que las láminas de la presentación deban reforzar lo que dice el orador.

• En algunas ocasiones nos encontramos con oradores muy planos, poco entretenidos y fomes. Aquí, si usted no es una persona que tenga encanto y simpatía en forma natural con el público, no tiene más opciones que practicar, siguiendo los consejos indicados anteriormente.

CONCLUSIONES

El realizar presentaciones que hagan que las personas

acepten ideas, si bien no es sencillo, los consejos anteriores le ayudarán a conseguir dicho objetivo. Como es bien sabido, aparte de las habilidades innatas, se requiere práctica y técnica para adquirir estas destrezas.

REFERENCIAS

S. Kanel, “Curso: Presentaciones Efectivas”, Programme for Management Excellence, Universidad Adolfo Ibañez, Viña del Mar, 2008 Autor Víctor Barrientos es Ingeniero Civil Mecánico de la Universidad de Chile, Diplomado en Gestión de Activos y Mantenimiento de la Universidad Santa María, con más de 12 años de experiencia en mantenimiento de equipos móviles en empresas mineras de extracción de mineral metálico y no metálico.