CONSEJOS PARA EL GESTOR DE PROYECTOS

Debe ser proactivo y no reactivo

l Líder de Proyecto no debe ser como un bombero que anda por el

proyecto apagando incendios. Su misión es la de prevenir que algún

desastre ocurra, previendo las situaciones más diversas y estructurando

planes para enfrentarlas.

Ante una situación de riesgo o complicada, el buen Líder de Proyecto no

pregunta ¿Qué vamos a hacer?, sino que recurre a su plan de contingencias y

sigue los procedimientos allí consignados. Se requiere mucha experiencia para

identificar todos los riesgos que pueden afectar un proyecto al principio de éste,

es una labor que no debe ser menospreciada y estar constantemente con los

sentidos bien puesta para detectar la ocurrencia de una situación riesgosa.

Recompensar el esfuerzo

Los miembros del equipo de trabajo no son simples recursos que ejecutan unas

funciones asignadas, son personas que tienen una serie de expectativas ante la

labor que desarrollan. Como lo indican varias teorías del comportamiento

E

humano, un empleado no sólo trabaja por un salario, también lo hace por

garantizarse una seguridad social y un reconocimiento profesional.

Todo esfuerzo o labor realizada, merece una recompensa para quien se ha

dedicado con empeño a llevarla a cabo. El Líder de Proyecto debe inclinarse por

el crecimiento personal y profesional de los miembros de su equipo y una forma

de hacerlo es dando el reconocimiento adecuado a cada quien por los esfuerzos

realizados.

Responsabilidad

La responsabilidad es una cualidad inherente a cualquier persona que desempeña

un cargo determinado, sin embargo, para un Líder de Proyecto esta característica

se extiende a todos los elementos relacionados con la ejecución de un proyecto.

Es así como el Líder de Proyecto debe asumir la responsabilidad por las

equivocaciones o errores que puedan cometer los miembros del equipo de

trabajo, como una planeación inadecuada, fallas en la comunicación del estado

del proyecto, malos pronósticos, y otros muchos posibles eventos.

De igual forma, la calidad del producto o productos finales del proyecto están

bajo la responsabilidad del Líder de Proyecto. Es inaceptable que el máximo

responsable del proyecto desvíe su responsabilidad señalando a otras personas

de las posibles fallas que puedan presentarse, pues es su obligación tomar los

correctivos necesarios para evitar que tales situaciones sucedan.

Entregarse totalmente

Todo proyecto debe ser para el Líder de Proyecto como la obra maestra para un

artista, es decir, debe apasionarse con el proyecto, vivir el proyecto,

entusiasmarse con el proyecto, dar lo mejor de sí para lograr los objetivos y

entregar hasta la última gota de sudor para ver el proyecto concluido.

Todo lo anterior se logra con dedicación y entrega. Una frase muy popular

afirma que: “los grandes inventos se logran con un 1% de imaginación y un 99%

de transpiración”, dando a entender que el esfuerzo y el trabajo son los factores

que contribuyen en gran medida al resultado final. De alguna forma, ésta

sentencia puede ser aplicada a la Administración de Proyectos, pues sin trabajo

constante y comprometido por parte quienes laboran en la ejecución de un

proyecto, difícilmente podrían cumplirse las metas propuestas.

Metódico

Un Líder de Proyecto organizado tiene una metodología para cada una de las

actividades que desarrolla en función de su rol. Por ejemplo, tiene un método

para el discurrir de las reuniones de trabajo, se basa en métodos ya definidos que

le permitan crear el plan del proyecto, del mismo modo, sigue los parámetros

establecidos para informar sobre el estado del proyecto, también sigue un marco

de referencia para evaluar las propuestas de los proveedores y muchas otras

actividades que requieren el seguimiento de un proceso ordenado y definido.

Las metodologías y estándares adoptados son herramientas de gran utilidad en el

desarrollo de las funciones de un Líder de Proyecto, pues sirven de soporte y

guía, facilitando y agilizando los procesos a ejecutar.

Asumir la realidad

Aceptar hechos y circunstancias de la forma en que se presentan, con realismo,

sin perder el tiempo lamentando los errores del pasado o pensando que todo

hubiese sido mejor de tal o cual modo, son características de una persona realista

que sabe afrontar las situaciones en su justa medida. El Líder de Proyecto debe

aceptar la realidad tal cual ella es, sin fanatismos o especulaciones y con la mente

puesta en los objetivos del proyecto.

En la vida cotidiana de cualquier persona, siempre se presentarán hechos y

circunstancias que no son posibles remediar, sin embargo, aceptarlas en su

contexto real es un buen inicio para seguir adelante. Nadie está exento de crisis

familiares, personales, financieras, laborales o de cualquier tipo. El Líder de

Proyecto debe ser el faro y guía para superar cualquier dificultad que se presente

durante la ejecución del proyecto.

Sentir y mostrar optimismo hacia el proyecto

¿Qué pensaría usted de un Líder de Proyecto que no cree en los objetivos del

proyecto ni en las capacidades de los miembros de su equipo y que sólo espera

como resultado un fracaso?. Este Project Manager, prácticamente debería ser

relevado de su posición, pues si él como máximo responsable no tiene el grado

mínimo de confianza, el proyecto fracasará evidentemente.

El Líder de Proyecto siempre debe esperar lo mejor del proyecto y de los

miembros de su equipo de trabajo, por lo que debe confiar en las habilidades de

sus recursos y en el potencial de cualquier persona relacionada con el proyecto.

El optimismo trae consigo la energía necesaria para lograr los objetivos que se

pretenden alcanzar; así que es necesario contagiar a los miembros del equipo de

ese espíritu entusiasta, de tal forma que ellos también crean en sí mismos y en los

propósitos que han sido trazados.

Líder de Proyecto precavido vale por dos

El buen Líder de Proyecto no permite que ciertas situaciones o acontecimientos

que tienen alta probabilidad de ocurrencia lo tomen por sorpresa. Por tal razón,

siempre está analizando factores de riesgo y evaluando las medidas necesarias

que deben ser tomadas en el caso de ocurrencia de una situación fortuita.

Hay que reconocer que no es posible el evitar que algunas situaciones ocurran,

pues no está en las manos del Líder de Proyecto esa potestad, pero lo que si

debe ser posible, es el prever la forma de enfrentar esas situaciones una vez que

han sido detectadas y evaluadas.

Bajo ninguna circunstancia debe dejarse a la suerte a al azar el éxito de un

proyecto, son muchos los factores en juego para permitir que situaciones no

previstas den al traste con los resultados del mismo, acabando con recursos y

esfuerzos invertidos.

Tolerancia

Un Líder de Proyecto debe saber aceptar las diferencias culturales y de opinión

que puedan existir entre los miembros de su equipo o los interesados en el

proyecto, pues en primera instancia debe comprender que nadie es poseedor de

la verdad absoluta y el análisis de cualquier punto de vista es válido para

enfrentar una situación determinada.

La aceptación de la diversidad de opiniones que puedan existir respecto a un

tema, sin el portar el grado o nivel de quienes las expresan, se resumen en una

sola palabra: Tolerancia.

Es imposible que todas las personas relacionadas con un proyecto sean ajustadas

a un molde determinado y que todos piensen de la misma manera. Es necesario

que aquellas diferencias de cultura, opinión o personalidad contribuyan a

enriquecer los resultados el proyecto y no sean una carga pesada para el logro de

los objetivos.

Respeto por los demás

La Administración de Proyectos no es una ciencia fría que sólo esté limitada a

analizar, planear y controlar las actividades de los proyectos; es una actividad

que incluye muchos factores metodológicos y técnicos, sin embargo, son las

personas el componente más valioso de un proyecto.

Es por ello que el Líder de Proyecto debe interactuar con todas las personas de

una forma respetuosa, dándoles la dignidad y el trato educado que se merecen

como seres humanos, evitando hacer comentarios sobre defectos o

comportamientos de los ausentes y exaltando siempre las virtudes de cada cual.

Incluso al momento de tener una observación hacia algún integrante de su

equipo, obviamente debe hacérselo saber pero anteponiendo un

comportamiento respetuoso, sin necesidad de exponer o menoscabar la dignidad

del individuo.

Aunque los anteriores párrafos parezcan ser tomados de un tratado de moral,

hay que tomar en cuenta que también hacen parte del comportamiento que

debe tener un buen Líder de Proyecto, cuya demostración de ética debe estar

implementada en cada actividad que realiza.

El don de saber delegar

Un Líder de Proyecto debe reconocer que él no es la estrella del equipo y que

sólo es un miembro más del grupo de trabajo, cuya misión es la de coordinar las

actividades propias del proyecto. El Líder de Proyecto que lleva a cuestas toda la

carga sin permitir que otras personas intervengan o contribuyan con su aporte,

está cometiendo un grave error.

No debe tomar todas las decisiones por sí solo, confiando únicamente en su

propio criterio, desechando las opiniones de otras personas con un mayor

conocimiento técnico y casi creando un culto a su persona.

El Líder de Proyecto que actúa con sensatez, sabe confiar en las personas que

pueden tomar decisiones con un mayor nivel de conocimiento técnico, y por tal

razón, sabe delegar ciertas funciones que otros pueden desempeñar de una mejor

manera. Lo anterior no significa que el Líder de Proyecto estará jugando un

papel pasivo en tales circunstancias, por el contrario, asume la responsabilidad

por los resultados derivados de una actividad delegada.

Implementación del auto aprendizaje

El auto estudio es la capacidad de aprender un tema específico por cuenta

propia, sin esperar a recibir la enseñanza por parte de alguien más. En nuestros

días existen muchas posibilidades de obtener información y conocimiento

haciendo uso de las modernas tecnologías disponibles. Si un Líder de Proyecto

no desea quedarse en el camino muy pronto, debe adquirir cierta auto

motivación por estudiar los temas en los que es necesario mejorar o adquirir el

conocimiento.

Pero ¿cómo auto motivarse?, ¿cómo y cuándo estudiar y qué temas? No existe

una única respuesta para éstas preguntas, pues depende de los vacíos y

expectativas de cada quien. Por lo tanto, hacer una lista de aquellos temas en los

cuales se tienen lagunas, o aquellos en los cuales se desea profundizar; sería de

gran utilidad, pues serían las asignaturas pendientes de aprobar. Como buenos

Líderes de Proyectos, podemos crear un “Plan de Carrera”, generar un proyecto

cuyos objetivos sean los de aprobar tales asignaturas, en lo posible, con metas

cuantificables. En cuanto a la disciplina de estudio, es recomendable proponerse

una hora diaria para estudiar, o el tiempo que nuestras obligaciones nos

permitan, lo más importante es permanecer en continuo crecimiento.

Investigador

La curiosidad forma parte de la naturaleza del hombre y ha permitido que el ser

humano adquiera el conocimiento necesario para evolucionar constantemente.

De igual forma el Líder de Proyecto está llamado a ser inquieto y tener la

capacidad de adquirir conocimiento nuevo y valioso que le permita estar a la

vanguardia de los temas más influyentes en su labor cotidiana. Evaluar nuevas

herramientas, investigar sobre nuevas tecnologías, indagar nuevos conceptos,

preguntar a los colegas sobre cómo trabajan, en fin, buscar aquel conocimiento

que permita replantearse continuamente su rol como Gerente de Proyectos.

No es fácil adquirir la disciplina de un investigador, y mucho menos, la

perseverancia necesaria para descubrir o apropiarse de un conocimiento, pero si

es posible forjarse una actitud de compromiso frente a lo novedoso y

desconocido.

El don del buen negociador

Haciendo un pequeño ejercicio de símil, podríamos decir que el Líder de

Proyecto es como aquella persona que está en un mercado en el medio de la

calle, realizando actividades de compra y venta de varios tipos de productos.

Con el patrocinador acuerda recursos para el proyecto; con los stakeholders

define el alcance, con los miembros del equipo valida tiempos y costos de las

actividades, participa en los procesos de selección de proveedores, entre otros.

Lo anterior obliga al Líder de Proyecto a aprender sobre tácticas y técnicas de

negociación, a saber exponer sus argumentos con suficiente criterio, a no

comprometerse con requerimientos imposibles de cumplir, a no permitir la

imposición de razonamientos no objetivos, a no permitir presiones para aceptar

ofertas o propuestas sin el suficiente análisis, en fin, aprender sobre todo aquello

que signifique ser un buen negociador para impedir que por algún descuido algo

salga mal en el proyecto.

Flexibilidad

Aquella figura filosófica que enseña que un roble puede ser arrancado de tajo

ante un viento fuerte por estar erguido y no someterse a la fuerza con que el éste

le golpea puede ser aplicable a la forma como recibimos los acontecimientos que

se presentan en nuestra vida cotidiana.

El Administrador de Proyectos siempre estará expuesto a las modificaciones de

las condiciones en cualquier aspecto, ya sea laboral, de mercado, familiar o

personal. Ante cualquier cambio que represente un atentado a la denominada

“zona de comodidad”, en donde se siente tan a gusto, es necesario adaptarse a

con la mayor rapidez y flexibilidad posible, pues no es viable estar remando en

contra de la corriente cuando se presentan circunstancias que definitivamente no

se pueden controlar.

En la tarea de coordinar el equipo de trabajo también es necesario ser flexibles

ante las situaciones propias de los miembros del equipo, por ejemplo, permisos

para estudiar o diligencias personales, obviamente, sin que esto altere o afecte el

curso normal del proyecto.

Actualización y profesionalización permanente

El Líder de Proyecto debe estar siempre en la cresta de la ola de las nuevas

tecnologías, las metodologías y de todo aquello que represente un avance en la

disciplina de la Administración de Proyectos. En los tiempos modernos la

volatilidad es el pan nuestro de cada día y cada vez se definen más estándares y

los existentes son sometidos a una constante revisión, por lo que es

imprescindible que el Director de Proyectos busque una constante actualización

de sus conocimientos.

Los miembros del Project Management Institute tienen acceso a una gran

cantidad de documentos y libros que permiten estar al tanto de las últimas

tendencias en las diversas vertientes que forman parte de esta disciplina. Cientos

de Project Managers alrededor del mundo comparten sus experiencias y

conocimientos con la comunidad de socios del PMI, lo cual resulta ser una

herramienta muy valiosa para el desarrollo profesional de un Líder de Proyecto.

De igual forma, es muy recomendable la participación en cursos, seminarios y

simposios relacionados con el tema, pues es la gran oportunidad de interactuar

con otros colegas y recoger de viva voz las enseñanzas y experiencias que afloran

en tales eventos.

Además de estar actualizado en cuanto a temas relacionados con la

Administración de Proyectos, dentro de su permanente capacitación, el Líder de

Proyecto también debe estar al tanto de los últimos acontecimientos

relacionados con el tipo de negocio en el que se desenvuelve o de la legislación

relacionada con la empresa u organización a la que presta sus servicios.

El Project Manager es entonces una especie de esponja que debe tener la

habilidad de absorber los conocimientos que sean necesarios para garantizar su

éxito como Líder de Proyecto.

Amplia visión

Aunque no se trata de ser brujo o adivino, el Líder de Proyecto debe ser capaz

de visualizar el término del proyecto antes de que éste inicie, lógicamente todos

sus pensamientos y acciones están dirigidos a la entrega del producto, pero sin

descuidar el presente pues reconoce que el día a día irá conformando la

estructura para acabar con éxito determinado proyecto.

De forma metafórica, el Líder de Proyecto es el dueño de un telescopio que le

permite observar cualquier situación futura con todos los detalles.

Esta visión de largo plazo es una habilidad muy importante que debe desarrollar

el Líder de Proyecto, pues le permitirá anticiparse a los hechos, corregir

desviaciones futuras y tomar decisiones con suficiente criterio. Es una búsqueda

permanente del porvenir, teniendo en cuenta circunstancias y situaciones futuras

que permiten remover obstáculos del camino antes de tropezarse con éstos.

Un buen Líder de Proyecto sabe anticiparse a los hechos y tiene todo preparado

para afrontar las situaciones futuras; sabe qué pasará mañana, qué sucederá la

próxima semana, qué se espera para el próximo mes. No se trata de adivinar el

futuro en una bola de cristal o de consultar el destino con un charlatán, es un

análisis serio y detallado de todo aquello que podría llegar a presentarse durante

el curso del proyecto.

El rol de conciliador

En cualquier actividad del quehacer humano es inevitable que surjan conflictos

por razón de criterios encontrados, choques culturales, temperamentos,

diferencias personales y por un sinnúmero de circunstancias que se entretejen en

las relaciones humanas. El Líder está llamado a evitar que este tipo de situaciones

afecten al proyecto tratando de conciliar posiciones contrarias.

Lo anterior no significa que el Líder de Proyectos sea un mediador o un árbitro

para resolver diferencias personales, pues los problemas deben ser solucionados

por las partes interesadas; sin embargo, siempre deben procurarse las vías y

soluciones para que el proyecto no se vea afectado por éste tipo de

circunstancias.

Por otro lado, el Líder de Proyectos debe estar en la capacidad de armonizar las

expectativas, requerimientos y deseos de los stakeholders con lo que el proyecto

puede ofrecer. Por ejemplo, si un cliente propone un requerimiento que va más

allá de los recursos asignados al proyecto, o si existe una solicitud por parte de

un miembro del equipo de trabajo que no es posible satisfacer, éstas deben ser

consideradas con argumentos creíbles y razonables de tal forma que el interesado

o el miembro del equipo de trabajo puedan comprender la posición del Líder del

Proyecto.

No improvises

Un Director de Proyectos experimentado sabe que la improvisación es sólo para

los trovadores y no está dispuesto a tomar decisiones sin labores de análisis y

planeación previas; sin investigar sobre el impacto y los riesgos generados por

cualquier acción u omisión. Un buen Gerente de Proyectos no piensa que “las

cargas se arreglan por el camino” como solían decir los antiguos arrieros.

Cuando un Director de Proyectos decide improvisar, simplemente está creando

un mayor nivel de riesgos, atentando contra los objetivos y metas del proyecto,

pues acciones no medidas y sopesadas generan incertidumbre, contribuyen al

caos y pueden terminar por hacer no viable el proyecto.

Es necesario tener mucho cuidado con la improvisación y no permitir que

miembros del equipo u otros stakeholders vayan por la vida improvisando sin

ninguna clase de responsabilidad, es nuestra obligación como Directores de

Proyectos el evitar que estas situaciones se presenten y tomar todas las medidas

necesarias para lograr éste objetivo.

Comunícate eficientemente con tus stakeholders y colaboradores:

Un Gerente de Proyectos pasa la mayor parte del tiempo en comunicación con

los stakeholders, con los miembros del equipo, con el sponsor, con los customers

y con agentes externos al proyecto; pues una de sus funciones principales es

convertir los datos relativos al proyecto en información útil para cualquier

persona interesada en el desarrollo del mismo. Por esto, una virtud del Gerente

de Proyectos es la de ser un buen comunicador que sabe expresar y transmitir las

ideas y resultados, con facilidad de expresión y dominio de herramientas que le

sirven de ayuda en este propósito.

De igual forma, el Gerente de Proyectos sabe interpretar el lenguaje verbal y no

verbal, conoce el significado de gestos y modos de expresión, es claro y sin

ambigüedades, con buena redacción y ortografía, incluso, con capacidad de

sostener conversaciones en otros idiomas (por lo menos en inglés).

El Gerente de Proyectos debe saber transmitir al equipo de trabajo los

requerimientos y necesidades de la alta dirección de la empresa, y de igual

forma, informa a la alta dirección sobre las inquietudes del equipo de trabajo.

La relación con los stakeholders debe ser de manera abierta, clara y concisa, con

mucha cordialidad y espíritu de trabajo en equipo.

Estar atento en la elección del equipo

Si no intervienes en la elección de la gente que formará tu equipo tienes más

riesgo de pagar los platos rotos. Siempre que se puede procura involucrarte en

esta decisión.

Aprende a decir que no.

Es imposible quedar bien con todos y cada uno de los stakeholders. Ofrecerles

"las perlas de la virgen" y decir que sí a todo sólo te meterá en problemas.

Recomendaciones al ejecutar un proyecto

Para todos los desarrolladores de software dedicados a la administración de

proyectos, aquí les traemos unas breves recomendaciones que deben tener en

cuenta a la hora de ejecutar un proyecto:

Considerar siempre el calendario y los eventos significativos o de

trascendencia.

Considerar siempre el esfuerzo de trabajo, el presupuesto real, y el

espacio.

Considerar siempre las metas, los requerimientos y los entregables.

Nunca hacer cambios en los requerimientos sin ajustar el tiempo, costo y

alcance.

Identificar riesgos y realizar planes de respaldo.

Nunca saltar la etapa de diseño, esta ahorrará tiempo en el futuro.

Realizar una buena documentación de código.

Conservar el equipo, ventas y clientes enlazados.

Regularmente evaluar y mejorar la productividad.

Trabajar en equipo es una habilidad, apréndela, enséñala y mejórala.

Cuando estés estancado en algo, para ahorrar tiempo, pregunta a otros

para obtener ayuda.

Probar tu implementación antes de que la liberes al equipo de pruebas.

Realizar un documento de lecciones aprendidas del proyecto y

mantenerlo actualizado.

Cuando el riesgo en el Proyecto es la ausencia

imprevista del Project Manager

Una de las actividades que realiza el Project Manager junto a su equipo es

identificar aquellos eventos que puedan ser una amenaza u oportunidad para

alcanzar los objetivos del proyecto (costos, tiempo, calidad). Las actividades para

identificar, calificar, seleccionar y mitigar riesgos son constantes durante todo el

proyecto. Desde el inicio hasta el final. Pero es usual que dentro de esos

escenarios eventuales no se prevea la ausencia imprevista del Project Manager.

Pues si… el PM también es un riesgo.

En días pasados un colega PM se ausentó de manera sorpresiva y obviamente no

planificada. El PM se convirtió en un riesgo no identificado. Tampoco sabíamos

cuando se reincorporaría. Urgentemente el PM seleccionado, para hacerse

responsable, debe obtener información de manera rápida sobre:

¿Qué es el proyecto?

¿Quién es el cliente?

¿Cuál es el estatus actual?

¿Quién está en el equipo y qué está haciendo?

¿Qué compromisos hay con el cliente? ¿Qué se le debe entregar?

¿Cuáles son las fechas importantes?

La situación anterior se logra mitigar en gran medida tomando algunas acciones

prioritarias, tales como:

1. Tener un back up: En el caso de que falle el PM asignado, alguien pueda

asimilar la situación y tomar decisiones. (En una organización donde existe

una PMO es un poco más fácil porque se puede delegar.)

2. Estatus del Proyecto a la mano: Con un documento que indique cuales

son las actividades realizadas, las próximas, los hitos por concluir y el

avance del proyecto, el PM que tome el mando podrá tener una idea de

qué sucedió y deberá suceder en las próximos días.

3. Folder físico: actas de reunión, aprobaciones, documento de Alcance, etc.

4. Los archivos digitales ordenados: Saber donde están los archivos,

documentos aprobados, información del proyecto, etc. ayudará a

identificar cualquier fuente de información necesaria. (Algún documento

de apoyo que describa esta organización será de ayuda)

5. Mails accesibles: Tener acceso a los mails del proyecto para poder verificar

la información vital del proyecto, comunicaciones, aprobaciones, etc.

6. Cronograma público: Teniendo acceso al cronograma se podrá saber qué

se ha hecho, que se está haciendo y cuáles son los hitos.

7. Confianza en el equipo: Este tema es vital. El equipo sabe perfectamente

qué está haciendo y que mejor que ellos para ayudar dentro de la

organización. Una reunión con el equipo para evaluar la situación y

tomar medidas solucionará muchos inconvenientes.

8. Actitud del PM: El PM debe saber que en algún momento puede faltar y

debe organizar las cosas de tal forma que puedan ser accesibles y

entendibles por alguien más.

Cómo conducir entrevistas para reclutar (o traer a bordo)

nuevos recursos humanos

Regla número uno: detectar a aquella persona que tenga el perfil “Lista, y hace

las cosas” (smart, and gets things done). Joel Spolsky, desde su página Joel on

Software (¡todo un homenaje a Nueva York!), nos da su guía para conducir estas

entrevistas: “The Guerrila Guide to Interviewing”. He aquí la liga hacia la versión

original.

La buena noticia: ya hay un proyecto para traducir a Joel al castellano, y lo que

ya está traducido puede encontrarse en la siguiente wikipágina.

La mala noticia: la mayor parte de los artículos sólo son fragmentos, y la guía

para entrevistar no está traducida todavía.