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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES AUDITORÍA INTERNA Informe de Auditoría Interna “Análisis del control interno del proceso de emisión de actas y seguimiento de acuerdos del Consejo Nacional de Rectores” INF-021 (12-2008) Diciembre, 2008
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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Análisis del control interno del proceso de
emisión de actas y seguimiento de acuerdos del
Consejo Nacional de Rectores”
INF-021 (12-2008)
Diciembre, 2008
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1
1.1 ORIGEN: ...................................................................................................................... 1
1.2 OBJETIVOS ................................................................................................................. 1
1.2.1 GENERAL ............................................................................................................ 1
1.2.2 ESPECÍFICOS ...................................................................................................... 1
1.3 ALCANCE ................................................................................................................... 1
2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN ................................................... 2
3. ASPECTOS DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO RELEVANTES
EN EL ESTUDIO ................................................................................................................. 2
4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS .............................................................................. 5
5. HALLAZGOS ................................................................................................................... 6
6. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 10
7. ANEXOS……………………………………………………………………………......11
8. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN……………………………………………………..13
Análisis del control interno del proceso de emisión de actas y seguimiento de acuerdos del Consejo Nacional de Rectores
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1. Introducción
1.1 Origen:
El estudio se realizó en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno
Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el período 2008, con el fin de
evaluar la eficacia y eficiencia del control y seguimiento de los acuerdos del CONARE. La
selección del proceso a auditar se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por la
Auditoría Interna.
Las actividades realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto
al jerarca y demás órganos de la administración activa.
1.2 Objetivos
1.2.1 General
Evaluar el manejo físico y digital de las actas del CONARE y el seguimiento de los acuerdos del
Consejo.
1.2.2 Específicos
• Verificar el consecutivo de los folios y de las actas del período 2008
• Verificar las firmas respectivas de las actas.
• Verificar que los acuerdos del Consejo hayan sido informados oportunamente.
• Verificar el seguimiento dado a los acuerdos del Consejo.
• Analizar el resguardo de los documentos físicos.
• Documentar el procedimiento utilizado para la emisión de las actas.
1.3 Alcance
El estudio realizado comprendió un análisis de las actividades de control aplicadas en el proceso
de emisión de actas y seguimiento de los acuerdos tomados por el CONARE.
El período del estudio fue de enero 2008 a diciembre 2008, período que comprende un libro de
actas del CONARE (Del acta 01-08 al acta 41-08)
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2. Responsabilidad de la Administración
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta auditoría para llegar a los
resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno sobre
el proceso de emisión de actas y seguimiento de los acuerdos del Consejo Nacional de Rectores
durante el período 2008, el cual fue evaluado de conformidad con las normas y técnicas de
auditoría generalmente aceptadas y emitidas por la Contraloría General de la República.
3. Aspectos de la Ley General de Control Interno relevantes en el estudio
3.1 Regulaciones de la Ley General de Control Interno
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno
existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, cinco componentes
funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo,
Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Ambiente de Control: “Conjunto de factores del ambiente organizacional que deben
establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir
el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno y para una
administración escrupulosa.” (inciso e) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Valoración del Riesgo: “Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la Institución,
tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben
ser realizados por el jerarca y los titulares subordinados, con el fin de determinar cómo se deben
administrar dichos riesgos.” (inciso f) artículo 2, Ley General de Control Interno).
Actividades de Control: “Políticas y procedimientos que permiten obtener la seguridad de que
se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República, por los
jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del sistema de control
interno.” (inciso g) artículo 2, Ley General de Control Interno)
Sistemas de información: Conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar,
almacenar, y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida
en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de
los objetivos trazados…” (artículo 16 Ley General de Control Interno).
Seguimiento: “Entiéndase por seguimiento de control interno las actividades que se realizan
para valorar la calidad del funcionamiento del sistema de control interno, a lo largo del tiempo;
así mismo, para asegurar que los hallazgos de la auditoría y los resultados de otras revisiones se
atiendan con prontitud...” (artículo 17, Ley General de Control Interno).
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3.2 Responsabilidad por el sistema de control interno
Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del
jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de
control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa
realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.
3.3 Deberes del Jerarca y los titulares subordinados en el sistema de Control Interno:
Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control
interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá
cumplir, entre otros, los siguientes deberes:
[…]
a) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones
formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la auditoría
externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.
[…]
Artículo 16. Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que
permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta
como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente,
recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el
desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.
Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la
información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás
aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información
registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre
otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; así mismo, que la información sea comunicada a la administración activa
que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional,
de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
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3.4 Los informes de auditoría:
Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de
auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la
siguiente manera:
a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la
fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de
ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la
auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del
informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.
b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además,
deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones
alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente
fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá
apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones
alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las
propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los
artículos siguientes.
El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado
correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al
jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable
de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las
recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá
ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo
debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.
Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.
Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la
auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su
comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y
para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República,
dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de
inconformidad indicadas.
La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del
jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez
completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente
lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas
en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de
septiembre de 1994.
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3.5 Causales de Responsabilidad Administrativa:
Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales
previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.
[…] Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que
injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les
asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las
recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les
puedan ser imputadas civil y penalmente.
4. Procedimientos Aplicados
4.1 Entrevista
Se realizó una entrevista con el Director de OPES, quien se encuentra designado por los señores
Rectores como encargado de ejecutar los acuerdos del CONARE.
4.2 Revisión de documentos:
Se revisaron las actas impresas y las digitales emitidas durante el período 2008, las cuales
fueron facilitadas por la secretaria de actas.
4.3 Matriz de cumplimiento:
Se elaboraron matrices de cumplimiento para verificar la aplicación de lo que establece la Ley
General de la Administración Pública y el reglamento de las sesiones del CONARE en el
manejo de actas. Además se elaboró una matriz para verificar la ejecución y comunicación de
los acuerdos del Consejo.
4.5 Matriz de hallazgos:
Del desarrollo del estudio se obtuvieron algunas oportunidades de mejora, que se presentan en
los hallazgos del informe, y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.
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5. Hallazgos
Hallazgo 1: Inobservancia sobre lo dispuesto en el Reglamento de las Sesiones del
CONARE y la Ley General de Administración Pública
Condición
Como resultado de la prueba de control que se realizó a las actas impresas al momento de la
revisión, (de la 01-08 a la 17-08) se observó lo siguiente:
a) Las actas no indican el lugar donde se celebró la sesión.
b) Se observó que las actas no son aprobadas en la sesión ordinaria siguiente, ocasionando
que en algunos casos se acumularan hasta 3 actas de sesiones consecutivas sin aprobar, tal
es el caso del acta de la sesión 09-08 en la cual se aprobaron las actas 05-08, 06-08, 07-08,
y no así la 08-08, la cual se aprobó hasta la sesión 10-08.
c) Las actas emitidas no están quedando debidamente firmadas y formalizadas, ya que se
observó que las mismas no cuentan con un refrendo que de fe de la aprobación y la validez
legal del documento, por lo que existen acuerdos que no fueron acordados en firme y al no
estar el acta firmada, los mismos pueden ser considerados nulos, según lo que establece el
Reglamento de las Sesiones del CONARE.
d) A la fecha de nuestra revisión se encontraban impresas menos del 50% del total de actas
del período.
Causa
Falta de procedimientos formales y designación de tareas específicas en cuanto al proceso de
emisión de las actas del Consejo
Efecto
a) Posibles atrasos en la ejecución de los acuerdos, dado que algunas actas son aprobadas
hasta tres sesiones posteriores a su realización.
b) Falta de confiabilidad en las actas, dado que se aprueban, sin estar impresas y no se plasma
la firma de las personas correspondientes.
c) Conflictos de responsabilidad y de derechos, derivados de la falta de firmas de las actas
aprobadas.
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Recomendación
a) Indicar el lugar donde se realizan las sesiones del CONARE en las actas.
b) Establecer un procedimiento formal para la elaboración, revisión y aprobación de las actas,
de manera que las actas aprobadas queden debidamente firmadas en un tiempo razonable
posterior a la realización de la sesión respectiva
Criterios
De conformidad con lo que establece la siguiente normativa:
Ley General de la Administración Pública:
Artículo 56-
1. De cada sesión se levantará una acta, que contendrá la indicación de las personas
asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los
puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido
de los acuerdos.
2. Las actas se aprobarán en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación
carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los
miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los
miembros del Colegio.
3. Las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren
hecho constar su voto disidente
Reglamento de Sesiones del Consejo Nacional de Rectores:
ARTICULO 7.- De cada sesión se levantará un acta, que contendrá lugar, hora y número
de sesión, la indicación de las personas asistentes, los puntos conocidos con su
correspondiente deliberación y el contenido de los acuerdos resultantes.
ARTICULO 9.- Las actas deben ser aprobadas en la siguiente sesión ordinaria. Los
acuerdos se considerarán firmes con la aprobación del acta correspondiente, salvo los
que el Consejo declare firmes por acuerdo unánime, los cuales podrán ser comunicados
de previo a la aprobación del acta respectiva por razones de necesidad o urgencia
institucionales o para evitar lesiones o perjuicio al derecho de terceros. Sin el acta
debidamente firmada y formalizada, de acuerdo con este Reglamento, los acuerdos que no
fueron declarados firmes serán absolutamente nulos. Las actas deberán ser firmadas por
el Presidente del Consejo y por el Director de OPES.
Ver comentarios del auditado en la sección 7. Anexos
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Hallazgo 2: Se observó que no existe un seguimiento formal de los acuerdos del
CONARE
Condición
Del análisis realizado sobre el seguimiento de los acuerdos del CONARE, se observó lo
siguiente:
a) No se obtuvo evidencia de que exista un procedimiento escrito sobre el proceso de emisión
de actas, comunicación y seguimiento de los acuerdos del Consejo, que facilite la labor de
los funcionarios involucrados en el proceso.
b) No se obtuvo evidencia de la designación formal a un funcionario, de la tarea de dar
seguimiento a los acuerdos del Consejo, por lo que no se evidenció la existencia de un
seguimiento constante de los acuerdos del CONARE.
c) No se documentan adecuadamente las ejecuciones de los acuerdos.
d) Carecen de un control formal que les confirmen la ejecución de los acuerdos, ya que
actualmente se dan como ejecutados, según el criterio del Director o del Asesor Legal.
e) Se observó que no se cuenta con herramientas o sistemas de información que faciliten el
seguimiento de los acuerdos del Consejo.
Causa
Falta de procedimientos y designación de tareas específicas en cuanto al proceso de emisión y
seguimiento de acuerdos del Consejo.
Efecto
a) Que no se ejecuten los acuerdos del Consejo en forma oportuna o que se omita su ejecución.
b) Posibles conflictos de responsabilidad.
c) Falta de información oportuna.
Recomendación
a) Establecer procedimientos para la emisión de actas, comunicación y seguimiento de
acuerdos del Consejo.
b) Designar formalmente un funcionario para dar seguimiento a los acuerdos del Consejo.
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Criterios
De conformidad con lo que establece el Manual de Normas de Control Interno:
4.4. Responsabilidad delimitada:
La responsabilidad por cada proceso, actividad, operación, transacción o acción
organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente
comunicada al funcionario respectivo, según el puesto que ocupa.
4.8. Documentación de procesos y transacciones:
Los controles vigentes para los diferentes procesos y actividades de la institución, así
como todas las transacciones y hechos significativos que se produzcan, deben
documentarse como mínimo en cuanto a la descripción de los hechos sucedidos, el efecto
o impacto recibido sobre el control interno y los objetivos institucionales, las medidas
tomadas para su corrección y los responsables en cada caso; asimismo, la documentación
correspondiente debe estar disponible para su verificación.
Y lo establecido en la Ley General de Control Interno en los siguientes artículos:
ARTÍCULO 8.- Concepto de sistema de control interno
Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones
ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la
consecución de los siguientes objetivos:
...
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
...
ARTÍCULO 16.—Sistemas de información.
Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa
tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de
actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de
modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo
de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha
gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la
información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás
aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la
información registrada....
Ver comentarios del auditado en la sección 7. Anexos
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6. Conclusiones
Siendo que las actas son el documento oficial mediante el cual se da fé de lo ocurrido durante
las sesiones del Consejo Nacional de Rectores, donde se establecen las deliberaciones y
decisiones tomadas por sus miembros, respecto a situaciones y trámites propios de su naturaleza
es que después de haber realizado este estudio concluimos que el proceso de emisión y
seguimiento de acuerdos necesita fortalecerse por lo siguiente:
- Las actas aprobadas por el Consejo no se encuentran debidamente firmadas por las personas
correspondientes, lo que contraviene lo establecido en el Reglamento de Sesiones del
CONARE.
- En algunos casos, los plazos para la aprobación de las actas son relativamente extensos.
- Se debe formalizar el proceso de emisión de las actas, de manera que los funcionarios
involucrados en el mismo, tengan clara su intervención y responsabilidad.
- El proceso de comunicación de acuerdos se realiza de manera satisfactoria, sin embargo se
debe establecer un procedimiento en el cual se establezca que de toda comunicación
referente a acuerdos tomados por el CONARE, debe enviarse una copia a la secretaría de
actas, sección responsable de la comunicación de acuerdos, con el fin de que se respalde el
proceso ejecutado y el responsable del mismo.
- El seguimiento a la ejecución de los acuerdos del CONARE, debe realizarse de forma
oportuna y constante, de manera que se pueda llevar un control fiable y documentado del
cumplimiento de lo acordado por los Rectores.
- La magnitud de los asuntos vistos por sesión en el Consejo, ha aumentado de manera
significativa, por lo tanto sería importante, considerar la adquisición o desarrollo de un
sistema informático, que facilite el seguimiento de los acuerdos tomados en cada sesión, así
como la designación formal de una persona encargada de realizar este proceso.
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7. Anexos
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8. Plan de Implementación
Nº Hallazgo
Riesgo Comentarios de la
Administración
Plan de
Implementación Responsable
Fecha Estimada de
Implementación
1.
Inobservancia sobre lo dispuesto en el
Reglamento de las Sesiones del
CONARE y la Ley General de
Administración Pública
Medio
2. Se observó que no existe un seguimiento
formal de los acuerdos del CONARE. Medio
