CONOCIMIENTOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD

PresupuestoSoportes contables

Libros contablesInformes y estados financieros

Contabilidad es la metodología mediante la cual lainformación financiera y las transaccioneseconómicas de una empresa son registradas paraser interpretadas y comunicadas: esto con el fin deque sea utilizada por los gerentes, inversionistas,autoridades gubernamentales , las asambleas ytodos los demás usuarios dueños de las empresas einteresados en la información de cada entidad, sirvecomo ayuda para la toma de decisiones en cuanto aasignación y utilización de recursos.

CONTABILIDAD

Libro diario: Este libro permite detallar loscomprobantes diarios en forma cronológica con elfin de obtener los datos resumidos para registrar ellibro mayor y balances.

Libro Mayor y Balances: Es el resumen delmovimiento mensual de las cuentas, sirve paraextraer de allí los balances generales y de prueba ylos estados de resultados.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libro de inventarios y balances: Corresponde allibro que de acuerdo al artículo 52 del código decomercio todo comerciante al iniciar el negocio.Por lo menos una vez al año debe elaborar uninventario y un balance que le permitan conocer lasituación del negocio, el cumplimiento de estaobligación deberá dejar constancia en este libro.

LIBROS DE CONTABILIDAD

Libros auxiliares: No requieren registro y sellevan en forma permanente y detallada porcada cuenta contable, son ejemplo de ellos ellibro de caja, el libro de bancos, el libro decuentas por cobrar, entre otros.

Otros: Libros de actas de asamblea general desocios y libro de registro de socios oaccionistas.

LIBROS DE CONTABILIDAD

La información que se consigne en los libros de contabilidad debeestar soportada mediante comprobantes externos o internos. Loslibros de contabilidad por sí mismos no son prueba si no estánsoportados por los documentos idóneos que respalden las cifrascontenidas en ellos.La legislación tributaria Colombiana, establece que en el evento enque los valores registrados en los libros de contabilidad, difieran delos valores contenidos en los comprobantes y soportes contables,prevalecerán estos últimos, por lo que resulta de suma importanciaconservar debidamente cada uno de los documentos que dieronorigen a los valores registrados en los libros.

SOPORTES DE CONTABILIDAD

La empresa se ve obligada a medir elresultado de su gestión cada cierto tiempo, yasea por razones administrativas, legales,fiscales o financieras. Al tiempo que empleapara realizar esta medición se le llamaperiodo, el cual generalmente comprendedoce meses, y recibe el nombre de ejercicio,llamado también periodo contable, ejerciciocontable o ejercicio económico.

PERIODO DE TIEMPO

EL BALANCE GENERAL: Es un resumen de todo lo que tiene la empresa, de lo que debe, de lo que le deben y de lo que realmente le pertenece a su propietario.Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo.

Partes conforman el balance general : Activos Pasivos Patrimonio

LOS ESTADOS FINANCIEROS

Es todo lo que tiene la empresa y posee valor como:El dinero en caja y en bancos, las cuentas por cobrar a los clientes (cuotas de administración), las materias primas en existencia o almacén, las máquinas y equipos, los vehículos, los muebles y enseres (escritorios, sillas, archivadores, etc), las construcciones y terrenos.

Los activos de una empresa se pueden clasificar en orden de liquidez en las siguientes categorías: Activos corrientes, Activos fijos y otros Activos.

ACTIVOS

Son aquellos activos que son más fáciles paraconvertirse en dinero en efectivo durante elperíodo normal de operaciones del negocio.Estos activos son:a. Caja

Es el dinero que se tiene disponible en el cajón del escritorio, en el bolsillo y los cheques al día no consignados.

ACTIVOS CORRIENTES

b. BancosEs el dinero que se tiene en la cuenta corriente del banco.c. Cuentas por CobrarEs el saldo de recaudar de las ventas a crédito y quetodavía deben los clientes, letras de cambio, lospréstamos a los operarios y amigos. También se incluyenlos cheques o letras de cambio por cobrar ya sea porqueno ha llegado la fecha de su vencimiento o porque laspersonas que le deben a usted no han cumplido con losplazos acordados.

ACTIVOS CORRIENTES

d. InventariosEs el detalle completo de las cantidades y valorescorrespondientes de materias primas, productos enproceso y productos terminados de una empresa.En empresas comerciales y de distribución tales comotiendas, graneros, ferreterías, droguerías, etc., noexisten inventarios de materias primas ni de productosde proceso. Sólo se maneja el inventario de mercancíasdisponibles para la venta, valoradas al costo.

ACTIVOS CORRIENTES

Es el valor de aquellos bienes muebles einmuebles que la empresa posee y que lesirven para desarrollar sus actividades.- Maquinaria y equipo- Vehículos- Muebles y enseres- Construcciones- Terrenos

ACTIVOS FIJOS

Para ponerle valor a cada uno de estos bienes, se calcula el valor comercial o de venta aproximado, teniendo en cuenta el estado en que se encuentra a la fecha de realizar el balance. En los casos en que los bienes son de reciente adquisición se utiliza el valor de compra.Los activos fijos sufren desgaste con el uso. Este desgaste recibe el nombre de “depreciación”

OTROS ACTIVOSSon aquellos que no se pueden clasificar en las categorías de activos corrientes y activos fijos, tales como los gastos pagados por anticipado, las pólizas o seguros.

ACTIVOS CORRIENTES

2. PASIVOSEs todo lo que la empresa debe. Los pasivos de unaempresa se pueden clasificar en orden de exigibilidaden las siguientes categorías: Pasivos corrientes, pasivosa largo plazo y otros pasivos.

2.1. PASIVOS CORRIENTESSon aquellos pasivos que la empresa debe pagar en unperíodo menor a un año.

2.2 PASIVOS A LARGO PLAZOSon aquellos activos que la microempresa debepagar en un período mayor a un año, tales comoobligaciones bancarias, etc.

2.3. OTROS PASIVOSLos anticipos, ejemplo claro es cuando se adelantancuotas de administración.

a. SOBREGIROSEs el valor de los sobregiros vigentes en la fecha derealización del balance.

b. OBLIGACIONES BANCARIASEs el valor de las obligaciones contraídas (créditos) conlos bancos y demás entidades financieras.

c. CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORESEs el valor de las deudas contraídas por compras hechasa crédito a proveedores.

d. CUENTAS POR PAGAREs el valor de otras cuentas por pagar distintas a las deproveedores, tales como los servicios públicos, seguridadsocial, honorarios, etc.f. PRESTACIONES Y CESANTÍAS CONSOLIDADASRepresenta el valor de las cesantías y otras prestaciones quela empresa le debe a sus trabajadores. La empresa debeconstituir un fondo, con el objeto de cubrir estasobligaciones en el momento.g. IMPUESTOS POR PAGAR

Es el saldo de los impuestos que se adeudan en la fecha derealización del balance, impuesto de renta.

3. PATRIMONIOEs el valor de lo que le pertenece al empresario en la fecha derealización del balance. Se clasifica en:

CAPITAL: Es el aporte inicial hecho por el empresario para poneren funcionamiento su empresa.

RESERVAS: La comunidad de propietarios debe mantener deforma constante la cuantía obligatoria de la dotación del fondode reserva que está establecida por la ley en el 5% de la cantidadaprobada para el último presupuesto ordinario de la comunidad.

UTILIDADES DEL PERIODO ANTERIOREs el valor de las utilidades obtenidas por la empresa en el periodo inmediatamente anterior.

UTILIDADES DEL PERIODOSon las utilidades del periodo actual.

Es un estado financiero que muestra los ingresos deuna organización como también sus gastos durante unperiodo. También se llama estado de ingresos y egresos,estado de ingresos y gastos o estado de resultados.Los Ingresos son los incrementos en los beneficioseconómicos, producidos a lo largo del periodo contableen forma de entradas.Gastos son los decrementos en los beneficioseconómicos, producidos a lo largo del periodo contable,en forma de salidas.

ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS

Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipado de losingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar,un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante unperíodo, por lo general en forma anual.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos,las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades yevaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines,puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen alos ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, encuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresossuperan a los gastos).

EL PRESUPUESTO

Los objetivos que se pretenden lograr y controlarcon la elaboración, diseño e implementación delos presupuestos son los siguientes:

Obtener una guía de acción.Permitir comparar lo real con lo planificado.Evaluar la actuación de la compañía.Optimizar el empleo económico de los recursos.

OBJETIVOS

Las funciones que desempeñan los presupuestos dependenen gran parte de la propia dirección de la empresa. Lasnecesidades y expectativas de los directivos y el uso quehagan de los presupuestos. De manera ideal la gerenciaespera que la función presupuestal proporcione:

Una herramienta analítica, precisa y oportuna.El soporte para la asignación de recursos.Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos.

LOS PRESUPUESTOS