CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353

CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353

INFORME DE GESTION AGOSTO 2021

CONSEJO DE ADMINISTRACION AÑO 2021

Respetados señores del consejo y copropietarios:

Reciban un cordial saludo el presente informe tiene la finalidad de darles a conocer el trabajo

realizado entre el periodo comprendido del 01 al 31 de agosto de 2021, dando cumplimiento a las

normas contempladas en el Reglamento de propiedad Horizontal y de conformidad con la ley 675

de 2001 – Régimen de propiedad Horizontal, el administrador presenta al consejo de Administración

el informe resumen de los aspectos más relevantes de la función administrativa.

GESTION ADMINISTRATIVA

INGRESOS

Movimientos de la cuenta principal de la copropiedad para el mes de agosto de 2021 cuenta #

66802845-9 movimiento crédito ingreso $ 46.743.973, y con un debito (salida) de $42.365.995,

saldo final del periodo


Movimientos de la cuenta No 66886937-8 con un movimiento crédito (ingreso) $32.611 y con un

debito (salida) $0 con un saldo final $ 12.198.309

Movimientos de la cuenta No 66802846-7 con un movimiento crédito (ingreso) $90.001 y con un

debito (salida) 0 con un saldo final $ 477 CUENTA DE IMPREVISTOS.


COMPARATIVO INGRESOS CUENTA PRINCIPAL DE LA COPROPIEDAD 2021

INGRESO DE PARQUEADERO PARA EL MES DE AGOSTO DE 2021

CAJA GENERAL AGOSTO 2021

(+) SALDO EN CAJA CIERRE JULIO = $240.720 (+) INGRESO DE PARQUEADERO MES AGOSTO = $1.208.750 (-) DESEMBOLSO CAJA MENOR = $ 600.000 (-) CONSIGNACION CUENTA PRINCIPAL = $849.470 SALDO EN CAJA CIERRE AGOSTO = $0

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

INGRESO CTA PRINCIPAL $36.733.833 $36.505.785 $38.354.225 $35.042.016 $38.896.175 $56.670.479 $38.428.730 $46.743.973

$-

$10.000.000

$20.000.000

$30.000.000

$40.000.000

$50.000.000

$60.000.000

ING

RES

OS

INGRESO CTA PRINCIPAL

CIERRE CAJA GENERAL JULIO 240.720$

04/08/2021 INGRESO DE PARQUEADERO 1614-1641 181.000$ 421.720$

09/08/2021 DESEMBOLSO DE CAJA MENOR 300.000$ 121.720$


10/08/2021 CONSINACION CUENTRA PRINCIPAL 550.000$ 208.530-$



09/08/2021 DESEMBOLSO DE CAJA MENOR 300.000$ 16.470$



01/09/2021 CONSINACION CUENTRA PRINCIPAL 299.470$ -$

CIERRE CAJA GENERAL AGOSTO


MOVIMIENTOS CAJA MENOR AGOSTO 2021

1. REEMBOLSO DE CAJA MENOR

2. REEMBOLSO CAJA MENOR

PROCESO: AL-ADMON PH

SUBPROCESO: ADMINISTRATIVO

CODIGO: RCM-001

FECHA ELAB: 1/8/2021

PERIODO 01/08/2021 AL 31/08/2021

VR AUTORIZADO CM 300.000$

Fecha del pago

realizado con fondos

de la caja menor

Pagado a NIT Por concepto de

Tipo de

Documento

soportado Y

Número

Valor Pagado

3/8/2021 MAXI ARTICULOS DESECHABLES 52190188-9 BOLSAS DE BASURA KILO 50.000$

4/8/2021 TEXACO VILLA SOFIA 901467914 GASOLINA 9.000$

18/8/2021 MERCADOS CAS SAS 901220256-2 ESPOJAS ASEO 19.500$

19/8/2021 MERCADOS CAS SAS 901220256-0 CAFETERIA, PANELA, CAFÉ 49.650$

19/8/2021 YAQUELINE MOLINA 30081900 PAGO DE LA RETENCION DE JUNIO 58.000$

19/8/2021 LYM PAPELERIA 52896201 IMPRESIONES 1.300$

19/8/2021 EDISON FERNANDO MONSALVE CUERVO 1026564748-8SOLDADURA Y PINTADA DE MANILLA PORTON

VEHICULO80.000$

19/8/2021 FERREXPERTO 80828832 BARILLAS 19.500$

20/8/2021 FERREXPERTO 80828832 CEMENTO 3.800$

31/7/2021 PETROBRAS 900347993-3 GASOLINA 9.651$

Elaborado por Revisado: Aprobado: % Maximo Autorizado Reembolso

100%

Saldo de % Efectivo CM

Administradora Tesorera Presidente 0%

VALOR DEL REEMBOLSO (Vr de giro Ch)

Total 300.401$

Daniela Izquierdo Leidy Cardona Erika GarciaSaldo Efectivo CM -401$

300.401$

Detalle de los pagos realizados y soportados para solicitud de reembolso

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

No.:_____01_____ AÑO: ______2021______

Nit.: 900,640,353-5

CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO


(+) INGRESO DE CAJA MENOR $600.000

(-) GASTOS MES DE AGOSTO $ 517.701

SALDO EN CAJA MENOR $82.299

COMPARATIVO DE INGRESO DE PARQUEADERO DE VISITANTES

PROCESO: AL-ADMON PH

SUBPROCESO: ADMINISTRATIVO

CODIGO: RCM-001

FECHA ELAB: 1/8/2021

PERIODO 24/08/2021 AL 28/08/2021

VR AUTORIZADO CM 300.000$

Fecha del pago

realizado con fondos

de la caja menor

Pagado a NIT Por concepto de

Tipo de

Documento

soportado Y

Número

Valor Pagado

24/8/2021 HOMCENTER 800242106-2 KIT PULIDORA 147.900$

24/8/2021 LEONIDAS GARCIA 12001328 TRANSPORTE 2.400$

24/8/2021 DANIELA IZQUIERDO NOVOA 1033709075TRANSPORTE COMPRA PULIDORA E

IMPLEMENTOS TORRE 1212.000$

25/8/2021 LEONIDAS GARCIA 120001325LAMINA SUPER WOORD, 3 KILOS DE

CEMENTO, DISCO55.000$

SE GIRO VR DE 300,000 REEMBOLSO, SEGÚN RCM No.1 401$

Elaborado por Revisado: Aprobado: % Maximo Autorizado Reembolso

73%

Saldo de % Efectivo CM

Administradora Tesorera Presidente 27%

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

No.:_____02_____ AÑO: ______2021______

217.701$

Detalle de los pagos realizados y soportados para solicitud de reembolso

Total 217.701$

Daniela Izquierdo Leidy Cardona Erika GarciaSaldo Efectivo CM 82.299$

VALOR DEL REEMBOLSO (Vr de giro Ch)

Nit.: 900,640,353-5

CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

INGRESO PQ VISITANTES $- $14.000 $- $- $2.591.000 $817.500 $614.200 $1.208.750

$-

$1.000.000

$2.000.000

$3.000.000

Ingr

eso

de

visi

tan

tes INGRESO PQ VISITANTES


Se les informa que el ingreso de parqueadero de visitantes, se ha llevado un control estricto, con

vigilancia desde el mes de mayo de 2021, los meses anteriores no se reportaron ingresos por la

anterior administración.

NUMEROS CONSECUTIVO INGRESO DE PARQUEADEROS

CONSECUTIVOS INGRESO # RECIBOS

1614-1641 $ 181.000 28

1642-1675 $ 219.750 34

1676-1717 $ 271.000 42

1718-1755 $ 254.000 38

1756-1775 $ 128.000 20

1776-1803 $ 155.000 28

TOTAL $ 1.208.750

INGRESO ARRENDAMIENTOS SALON COMUNAL Y OTROS

1. PAPELERIA $700.000

2. SUPER MARKEY $3.000.000

3. SALON SOCIAL $500.000

4. VENTA DE CHIP $75.000

TOTAL, OTROS INGRESOS $4.275.000

Se les informa que el salón comunal se empezó a alquiler a partir del mes de agosto de 2021, todo

el dinero de arrendamientos de salones comunales y venta de chip son depositados a la cuenta

principal del conjunto.

PAGOS GENERALES AGOSTO 2021

A continuación, se enuncia los movimientos créditos o salidas de dinero de la cuenta

principal de la copropiedad No 668028459 en el mes de agosto 2021.

PROVEEDORES FIJOS PAGO AGOSTO

POLIZA AREAS COMUNES SERVIFIN $ 2.433.317

EMPRESA CEKAED $ 11.365.426

EMPRESA CEKAED ACUERDO DE PAGO $ 3.500.00

EMPRESA DE ASEO ASERVIP $ 6.205.631

DANIELA IZQUIERDO NOVOA ADMINISTRADOR $ 1.910.000

YAQUELIN MOLINA CONTADOR JUNIO Y JULIO $ 1.629.000

TOTAL $ 27.043.374


SERVICIOS PUBLICOS PAGO AGOSTO

CLARO INTERNET $ 133.730

ENERGIA CONDENSA $ 3.484.100

TOTAL $ 3.617.830

OTROS PAGOS Y MANTENIMIENTOS PAGO AGOSTO

MANTENIMIENTO TORRE 6 Y 7 TUBERIA GAS $ 7.300.000

MANTENIMIENTO CAJA TORRE 12 $ 280.000

MANTENIMIENTO ENREJADO $ 774.000

TOTAL $ 8.354.000

IMPUESTO PAGO AGOSTO

PAGO RETENCION $ 110.000

OTROS PAGOS PAGO AGOSTO

IMPLEMENTOS DE ASEO COPROPIEDAD $ 1.082.499

COMPRA COMPUTADOR CONTADOR $ 1.881.280

TOTAL $ 2.963.779

TOTAL PAGO MES DE AGOSTO $ 42.088.983

CUENTAS POR PAGAR A CIERRE 31 DE AGOSTO DE 2021

CUENTAS POR PAGAR VALOR

POLIZA AREAS COMUNES SERVIFIN $ 11.256.181

EMPRESA CEKAED $ 104.991.133

EMPRESA DE ASEO ASERVIP $ 8.541.456

DANIELA IZQUIERDO NOVOA ADMINISTRADOR $ 1.910.000

YAQUELIN MOLINA CONTADOR JUNIO Y JULIO $ 814.500

QV CONSTRUCCIONES $ 682.216

JYP SERVICIOS INTEGRALES $ 6.405.820

TOTAL $ 134.601.306


CARTERA MOROSA CIERRE 31 DE AGOSTO DE 2021

Cartera total para el mes de julio de 2021 $136.709.318, a continuación, enuncio los apartamentos

con deuda superior a 180 días, donde no formalicen acuerdos de pago con la administración se

remitirán con la empresa de cobranza.

INTERIOR APTO TOTAL INTERIOR APTO TOTAL 1 604 1.420.437 10 103 694.500

2 203 1.432.858 10 104 856.570

2 204 2.599.640 10 204 1.587.380

2 304 892.203 10 302 1.423.195 2 402 533.600 10 304 861.336

2 504 1.882.194 11 204 1.708.850

2 602 1.628.690 11 303 467.540

3 402 2.229.644 11 603 847.920 4 301 512.350 12 402 463.030

4 401 1.739.112 13 101 460.060

5 203 2.243.661 13 103 5.736.054

5 204 499.800 13 601 1.400.330 6 102 1.090.687 14 102 860.349

6 202 1.812.970 14 104 4.831.071

6 601 582.810 14 202 3.111.015

7 101 1.700.090 14 404 973.580 7 201 860.325 14 601 3.262.959

7 203 2.208.406 15 401 818.968

7 301 5.235.239 15 504 1.593.305

7 404 1.689.265 15 603 1.195.630 7 503 567.040 16 102 621.600

7 601 1.195.220 16 404 978.263

8 104 2.114.740 16 504 889.890 8 403 980.157 17 304 922.258

8 503 499.450 17 403 2.266.960

8 601 1.688.704 17 604 529.448

8 604 1.780.440 18 402 2.162.150

ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

VALOR $178.675.334 $167.769.434 $143.057.144 $138.348.258 $134.601.306

$-

$100.000.000

$200.000.000

VA

LOR

CUENTAS POR PAGAR COMPARATIVO


9 104 467.570 18 502 7.747.376

9 402 788.630 18 601 588.540

9 403 671.550 18 603 738.080 9 503 594.190 19 401 8.657.559

9 602 480.146 19 604 1.939.020

9 603 4.361.380

ENCUESTA APROBACION DECISIÓN POR COMUNICACIÓN ESCRITA

El día 25 de agosto se publicó en la página web la aprobación decisión por comunicación escrita conforme a la ley 675 de 2001 en sus artículos 43 y 45 1 Resolución 398 de 03-03-2020, Articulo 13”.

TEMAS PARA APROBACIÓN:

1. AUDITORIA EXTERNA: la administración y el consejo de administración solicitan a los propietarios la aprobación de la realización de la auditoría externa del conjunto residencial Almendro para los periodos comprendidos entre el 2016 al 2020, debido a algunas situaciones encontradas que requieren ser revisadas a profundidad y aclarar, así mismo con la finalidad de revisar toda la gestión financiera y administrativa en estos periodos, así como identificar las inconsistencias de manejo de efectivo y de los cumplimientos de las obligaciones con proveedores. Los costos de la auditoría externa estarán cubiertos con el presupuesto que se tiene aprobado para la revisoría fiscal y el cual no ha sido ejecutado ya que no tenemos revisor fiscal actualmente, costo de la auditoria $6.000.000.

2. ASAMBLEA EXTRAORDINARIA: La administración y el consejo de administración propone sea cancelada la asamblea extraordinaria que estaba programada para ser celebrada en este año, por las siguientes razones:

De ser aprobada la auditoria, los resultados de dicha auditoria serán entregados a finales del mes de noviembre, por lo cual se podría celebrar la asamblea extraordinaria en el mes de diciembre, con el fin de entregar a la asamblea los resultados de la auditoria, sin embargo, la administración y el consejo de administración, considera que celebrar una asamblea en el mes de diciembre, cuando se tiene próxima la asamblea ordinaria del mes de marzo son dos costos muy cercanos y son significativos para el conjunto, se solicita sea cancelada la asamblea extraordinaria y los resultados de la auditoria se puedan entregar en la asamblea ordinaria, que será celebrada de enero a marzo del próximo año.

Según el reglamento de propiedad horizontal de la copropiedad, Capitulo XI Articulo 62. Reuniones Extraordinarias: Tratándose de reuniones no presenciales, en el aviso de convocatoria se insertará el orden del día y en las mismas no se podrán tomar decisiones sobre temas no previstos. No se podrá aprobar cuota extraordinaria para la impermeabilización de la copropiedad en una asamblea virtual, solo en asamblea presencial debido a que el monto de la cuota extraordinaria supera 4 veces el valor de la administración enunciado en la ley 675 de 2001.


En virtud la situación del covid-19 no es posible realizar reuniones presenciales debido a que no contamos con el espacio exigido para la prevención, y su alquiler en otro sitio sería un sobre costo innecesario.

RESULTADOS DE LA ENCUESTA:

TOTAL VOTOS 206 APARTAMENTO / COEFICIENTE 42.56 %

1. De conformidad al numeral 1. ¿Aprueba usted la realización de la auditoría externa?

SI / 160

no / 46

TOTAL VOTOS = 206

2. De conformidad al numeral 2. ¿Está usted de acuerdo en cancelar la asamblea extraordinaria?

SI / 148

NO / 58

TOTAL VOTOS = 206

No se cumplió con el quórum requerido según la ley 675 de 2001, del 50 % más uno para la

realización de la auditoria y la cancelación de la asamblea extraordinaria, la administración y el

consejo de administración fijara fecha lo antes posible para la realización de la asamblea

extraordinaria, para la elección de revisor fiscal, aprobación de presupuesto y presentación de

empresas de impermeabilización.

COMUNICADOS

1. Comunicado representación legal actual

2. Cartera morosa cierre 31 de julio de 2021

3. Informe administrativo y contable cierre 31 de julio de 2021

4. Circular de Convivencia 01-2021

5. Aprobación de decisión comunicación escrita

ADMINISTRATIVO

1. Se realizó la compra del computador para la contadora, implementando el multiusuario al

software sisco.

2. Se implementó el reglamento de caja menor y acta de responsabilidad.

3. Se radico el derecho de petición a la Agrupación ciudad verde solicitando estado de cuenta

discriminado de cada propietario que tiene deuda de cuota en los periodos 2013 -2014


4. Se realizó la actualización de firmas en el banco, donde se activó el segundo toque para la

autorización de los pagos de la copropiedad por parte del consejo de administración.

MANTENIMIENTO Y ASEO GENERAL

1. Se realizó el mantenimiento más urgente del enrejado

2. Se realizó el mantenimiento de la caja de aguas residuales torre 12

3. Se realizó el arreglo de tubería de la torre 12 por filtración de agua.

4. Se realizó el decapado de las torres

5. Se guadaño el césped.

ASISTENCIA POLIZA AXA COLPATRIA Y SOLUCIONES RECLAMACIONES

1. Se realizó cambio de vidrio del apartamento 3104

2. Se realizó la asistencia del apartamento 2104 por humedad donde la póliza no cubre el daño.

3. Se realizó la asistencia del apartamento 14602 por humedad, se concluyó que ese daño es

por la canal y lo debe realizar la administración.

4. Se realizó cambio de vidrio apartamento 14102.

5. Se realizó asistencia del apartamento 12 102 y 12 103 por tubería área común se realizó el

procedimiento y arreglo por la póliza.

6. Se realizó asistencia del apartamento 6304 humedad baño social.

7. Se realizó asistencia al apartamento 12 104 por sonda eléctrica y taponamiento de tubería

interna.

8. Se realizó cambio de vidrio del apartamento 3202.

9. Se realizó solicitud cambio de vidrio apartamento 16204 pendiente cambio, por

disponibilidad de residente.

Cordialmente,

DANIELA IZQUIERDO NOVOA

Administradora y representante legal


Soacha, 14 de septiembre de 2021

Señora(es) ADMINISTRACION Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

Conjunto Residencial Almendro PH. Ciudad

Ref.: Informe Contable independiente correspondiente al mes de agosto de 2021

Dando cumplimiento al marco normativo que rige nuestra gestión como contador

público, en la ética profesional y control de calidad, e implementación de las niif’s a

nuestra profesión, a continuación, se presenta el informe contable correspondiente al mes de agosto de 2021 de la propiedad horizontal Conjunto Residencial Almendro

identificada con Nit No. 900.640.353-5, actividad principal está dedicada a la

administración de las expensas comunes de la propiedad horizontal residencial; donde

se dará a conocer las actividades contables más relevantes ejecutadas en el mes de la referencia:

1. IMPUESTOS.

Registro de los comprobantes de Egreso sistema sisco. Liquidación soportada de retención en la fuente. Registro de Retención en la fuente en la plataforma Dian.

2. CONTABLE ADMINISTRATIVO

Registro pagos en el sistema Sisco. Registro actualizado de parqueaderos motos y vehículos, bicicletero en el sistema sisco. Actualización de correos en el sistema sisco. Impresión y pdf de paz y salvos de pagos de cartera a agosto de 2021. Liquidación facturación de despensas, parqueaderos y otros. Cruce de anticipos, envió de liquidación final de facturación por mail a copropietarios, y

exportación de facturación para impresión. Registro de ingresos de despensas, parqueadero y otros en el sistema sisco, enviados por mail a

copropietarios. Descarga de informe de cartera en Excel. Descarga de cuentas por pagar en Excel. Contabilización Reembolsos mes de Agosto de 2021. Listado de morosos. Se contabilizó Arqueo de Caja mes de agosto de 2021. Se contabilizó salida de $300.000 de caja general para constitución de caja menor.


Se reclasifico cuenta de salones comunales según escritura de propiedad horizontal, en Salón Comunal 1, Salón Disponible 2(SP), Salón No. 3(p).

FINANCIERO Y FISCAL

Revisión de registro mes de agosto de bancos, y conciliación bancos. Exportación de Presupuesto aprobado vs ejecutado. Exportación flujo de efectivo.

RECOMENDACIONES

De acuerdo con los hallazgos encontrados para el mejoramiento de las actividades y

organización adecuada de la copropiedad, con el fin de que continúen acorde a las leyes

y las normas de información Financiera Niif grupo 3 contabilidad simplificada

correspondiente a propiedad horizontal y a la obligatoriedad de lo estipulado en la ley

675 de 2001 y conceptos emitidos por el consejo técnico de la contaduría, es necesario:

1. Es necesario conciliar los estados de cuenta según correo recibidos de algunos propietarios, esto debido a que en su momento fueron contabilizados y se encuentra en una cuenta puente de ingresos y no fueron cargados a pagos de cartera.

2. Presentar al final de cada semana el registro ingreso de bancos (Excel)

3. Presentar al final de cada semana cambios a los parqueaderos y novedades (Excel).

4. Presentar facturación de compras al final de cada semana con forma a la norma tributaria, soportes como: si posee personal pago de seguridad social (salud, pensión y riesgos) y parafiscales (en caso de que aplique), RUT.

5. Formato y soportes de reembolso de caja menor a cumplimiento del reglamento del mismo.

6. Se requiere publicar los pagos sin identificar en el banco para que los propietarios que posean el soporte se acerquen.

7. Valoración de tiempo completo para revisión general año 2021.

8. Para transparencia en el arqueo de caja, es recomendable que sea realizado por Tesorera, consejo de Administración.

9. Para control de caja menor, es recomendable que sea realizado por Tesorera, consejo de Administración.

10. Es recomendable el incremento de la base de caja menor para el mes de septiembre de 2021.

Pendientes próximo mes:

a. Aun falta por contabilizar bicicleteros meses de junio y julio de 2021.

b. Verificación del banco registros que aparecen en Excel y no en el extracto mes de agosto de 2021, pendiente respuesta del banco.

c. Depuración correos de Contabilidad, pendientes aun correos. d. Conciliar cuentas de pagar de proveedores. e. Conciliar algunas cuentas de cartera de propietarios que cuenta con errores. f. Pendiente revisión y reclasificación de cuentas de gastos esto con apoyo de administración.

g. Revisión de acuerdos de pago con el sistema.


h. Revisión cuenta de ciudad verde. i. Consultar listado de cuota de inasistencia en el 2021.

j. Revisión y ajuste de anticipos de administración y parqueadero, bicicletero 270595 de 2021.

Cordialmente,

Contadora Pública

Se adjunta Flujo de Efectivo y Presupuesto comparativo mes de agosto de

2021, comportamiento de ingresos, y pagos en el mes de agosto de 2021.

YAQUELINE MOLINA NAVARRO

CONJUNTO RESIDENCIAL ALMENDRO NIT. 900640353

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