Congresos Convenciones y Reuniones

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  • dilas 1'

    Organizacin y operacin deeventos especialesopmr..

    Diana Pea Guzmn

    000151

  • SERIE TRILLAS TURISMO

    El avance del turismo en el mundo,pero especialmente en los pasesindustrializados del rea occidental, hapropiciado el surgimiento de estudiosdescriptivos y analticos que pretendenexplicar las caractersticas esencialesde dicho fenmeno. ste no es slo dendole social y econmica, sino tambinde carcter cultural, ya que por mediode l, y de una forma agradable, esposible adquirir nuevos conocimientosy obtener experiencias inolvidables. Laexigencia de analizar, sistematizar yplanificar lo referente a la prestacin yel consumo de servicios responde a losrequerimientos de crecimiento deeste sector.

    Editorial Trillas, consciente de latrascendencia econmica que revistepara nuestro pas y para el resto deAmrica Latina el desarrollo de laindustria turstica, ofrece a sus lectoresuna serie de obras orientadas a impulsaresta actividad.

    Los autores, un destacado equipode profesionales con gran experienciaen el campo, se proponen cubrir lasnecesidades de los estudiantes yprofesionales de las carreras de turismoen sus niveles tcnico y superior, ascomo satisfacer la demanda bibliogrficagenerada por el rea de capacitacin.Para lograrlo, disearon una serie deobras que cubren las reas principalesde la actividad turstica.

  • A mi padre Eleazar (q.e.p.d.), quien con su maravilloso ejemplo de amor, honestidad yrespeto hacia los dems, dej una huella imborrable y difcil de ignorar.

    A mi madre Gozos, con quien tengo la dicha de compartir este esfuerzo.

    A mi adorada hija Arnzazu, luz e inspiracin constante.

    A mi esposo Jess San Segundo Fernndez, quien me ha brindado el apoyo yla paciencia necesarios para la realizacin de este libro.

    t cl 11,101

  • Congresos,convencionesy reuniones

    Organizacin y operacin deeventos especiales

    Diana Perla Guzmn

    "OrEDITORIAL

    TRILLASMexito Argentna. EspaaCoiombia, Ruano Rico, Venezuela 1 .2)

  • Catalogacin en la fuente

    Pea Guzmn, DianaCongresos, convenciones y reuniones.

    Organizacin y operacin de eventos especiales. --Mxico : Trillas, 2004.

    239 p. : ; 24 cm. -- (Trillas turismo)Bibliografa: p. 225-227Incluye ndicesISBN 968-24-7146-X

    1. Congresos y convenciones. I. t. II. Ser.

    D- 659.2'P562c LC- HF5438.8.M4'P4.2

    La presentacin y disposicin en conjunto deCONGRESOS, CONVENCIONES Y REUNIONES.ORGANIZACIN Y OPERACIN DE EVENTOS ESPECIALESson propiedad del editor. Ninguna parte de esta obrapuede ser reproducida o trasmitida, mediante ningn sistemao mtodo, electrnico o mecnico (incluyendo el fotocopiado,la grabacin o cualquier sistema de recuperacin y almacenamientode informacin), sin consentimiento por escrito del editorDerechos reservados 2004, Editorial Trillas, S. A. de C. V.,Av. Ro Churubusco 385, Col. Pedro Mara Anaya,C.P. 03340, Mxico, D. F.Tel. 56 88 42 33, FAX 56 04 13 64

    Divisin Comercial, Calz. de la Viga 1132, C.P. 09439Mxico, D. F., Tel. 56 33 09 95, FAX 56 33 08 70

    www.trillas.com.mx

    Miembro de la Cmara Nacional de laIndustria Editorial, Reg. nm. 158

    Primera edicin, octubre 2004ISBN 968-24-7146-X

    Impreso en MxicoPrinted in Mexico

    Esta obra se termin de imprimirel 29 de octubre del 2004,en los talleres de Rodefi Impresores, S. A. de C. VSe encuadern en Acabados Finos, Rustica e Impresin, S. A. de C. V.BM2 80 TASS

  • AACVB Asian Association of Convention and Visitors Bureaus.ACE Association for Conference and Events.

    ACOM Association for Convention Operation Management.AIA Austral Asian Incentive Association.

    AIIC Association Internationale des Interprtes de Confernce (Asociacin Inter-nacional de Intrpretes de Conferencias).

    AIPC Association Internationale des Palais de Congrs (Asociacin Internacionalde Palacios de Congresos).

    AONTES Association of Official Tourist Office Representatives in Switzerland.ASAE American Society of Association Executives.

    AWTE Association of Women Travel Executives.BACD British Association of Conference Destinations.

    CET Commission Europenne Du Tourisme.CHA Caribbean Hotel Association.

    COCAL Confederation of Latin American Associations of Congress Organizers.COTAL Confederation of Latin America Tourism Organizations.

    CTO Caribbean Tourism Organization.CVB Convention and Visitors Bureau.

    DACSS Dutch Association of Convention Services Suppliers.EFCT European Federation of Conferences Towns.

    EIBTM European Incentive & Business Travel & Meetings Exhibition.EICC Edinburgh International Conference Centre (Centro Internacional de Confe-

    rencias Edimburgo).EMILG European Meetings Industry Liason Group.

    ESAE European Society of Association Executives.ETAG European Tourism Action Group.

    ETB English Tourist Board.ETC European Travel Comission.EVA Exhibition Venues Association.FAIB Federation of International Associations Establish in Belgium.

    HSMAI Hospitality Sales an Marketing Association International.IACB International Association of Convention Bureaus.

    IACVB International Association of Convention and Visitors Bureaus.IAEM International Association for Exposition Management.

    IAF International Association Forum.

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  • IAPCO International Association of Professional Congress Organizers.ICCA International Congress and Convention Association.

    IFWTO International Federation of Women's Travel Organizations.IHEI International Hotels Environment Initiative.

    IH&RA International Hotel & Restaurant Association.ITMA Incentive Travel and Meetings Association.

    IT&ME Incentive Travel & Meeting Exhibition.JMIC Joint Meetings Industry Council.MCB Madrid Convention Bureau.MIA Meetings Industry Association.

    MIAA Meetings Industry Association of Australia.MPI Meeting Professionals International.

    OMT Organizacin Mundial del Turismo.OPC Organizador Profesional de Congresos.

    PATA Pacific Asia Travel Association.PCMA Professional Convention Management Association.

    SAE Society of Association Executives.SCB Spain Convention Bureau.

    SCIB Switzerland Convention & Incentive Bureau.SEO Society of Event Organizers.

    SITE Society of Incentive Travel Executives.UTA Union of International Associations.

    USTS United States Travel Service.WATA World Association of Travel Agencies.

    6 SIGLAS

  • SiglasIntroduccin

    Cap. 1. Definicin de trminosCongresos, convenciones y reuniones, 13. Las reuniones mscomunes, 17. Segmentos empresariales y sociales que organi-zan reuniones, 27.

    Cap. 2. Importancia del turismo de reunionesOrigen y evolucin de las reuniones, 31. Crecimiento, 42. Ven-tajas e impacto, 58.

    Cap. 3. Organizacin de un eventoPlanificacin, 75. El comit organizador y sus funciones, 77.

    Cap. 4. La gerencia de grupos y convenciones en un hotelFunciones de la gerencia de grupos y convenciones, 116. Ter-minologa de grupos en un hotel, 118. Procedimientos y for-matos, 122.

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    Cap. 5. El marketing del turismo de reuniones 157Factores que los clientes consideran para elegir el pas y la ciu-dad sede, 157. Organizacin de los pases y ciudades anfitrio-nas, 165. La oficina de convenciones, 171. Papel que desem-pea un organizador profesional de convenciones (OPC), 184.Organizacin de los negocios anfitriones, 196. Diseo actualde las instalaciones para reuniones, 218.

    Bibliografa 225ndice onomstico 229ndice analtico 231

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  • El turismo ha adquirido gran importancia en la economa de cualquierpas o lugar de destino, ya que genera utilidades, aumenta los ingresos pbli-cos, fomenta la actividad empresarial, favorece la generacin de empleos yaporta divisas que ayudan a equilibrar la balanza de pagos.

    El turismo de reuniones es un subsector del turismo que cada vez adquieremayor relevancia porque contribuye a la diversificacin del producto turstico,y en algunos pases su aportacin se calcula hasta en 25 %; sin embargo, paraque esta importante rea se desarrolle, es necesario reunir ciertas condicionesde infraestructura, calidad y capacitacin del personal que son imprescindiblespara que se haga efectiva.

    No obstante, las instituciones que imparten cursos de turismo se ven limi-tadas en la enseanza de este tema, en particular por dos razones importantes:la primera, se debe a la falta de bibliografa para profundizar en el tema, y lasegunda, a que las investigaciones y estadsticas acerca del turismo de reunio-nes son escasas, irregulares y heterogneas, incluso dentro de un mismo paso continente, provocando que a menudo se subestime el gran valor y tamaode esta industria y que los alumnos carezcan de parmetros de comparacin ointers de investigar por s mismos.

    Tuve la oportunidad de estudiar un posgrado en Gerencia Hotelera en laUniversidad Politcnica de Madrid, Espaa, gracias al apoyo que me brind elInstituto Tecnolgico de Acapulco, y realizar investigaciones acerca de la impor-tancia del turismo de reuniones, lo cual me permiti complementar este trabajo.Los datos estadsticos y comparaciones que se realizan se basan en datos delpas referido, en virtud de que en Mxico no fue posible conseguir informacinal respecto, ni en la Secretara de Turismo de Mxico ni en el estado de Guerrerodebido a que esta es un rea totalmente inexplorada.

    De esta manera, encontrarn datos sobresalientes principalmente de Es-paa, cuya economa gira alrededor del turismo y que sin duda alguna sirvende referencia y ejemplifican la importancia del turismo de reuniones a nivelmundial, pues tanto Francia como Espaa, pases que ocupan los primeroslugares en turismo internacional y sobre todo en turismo de reuniones, se preo-cupan da a da por emplear las mejores estrategias de mercado para atraer este

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  • subsec