CONFIRMACIONES DE SALDOS

La Técnica de Confirmación consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor se ajusta a la realidad.

La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución.

Entre estas confirmaciones tenemos 

Confirmación Positiva: Solicita al deudor que notifique directamente al auditor si la información es correcta o no. Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas. 

Es preferible utilizar la forma positiva cuando exista un pequeño numero de cuentas de relativa importancia o cuando aparezcan errores en las cuentas

En la práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar la validez de la prueba. 

Ejemplo de confirmación positiva:

OFICIO REMISORIO

OFI MUEBLES LTDAAvenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2.00B

Señores

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de

sus estados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma

AUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01).

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la

mayor brevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se requieren

una serie de datos relativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31

de 2.00A, utilizando el sobre porteado que también se anexa.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales

beneficiosas para ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro.

Atentamente,

OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓN

Gerente

OFIMUEBLES LTDAAvenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 2.00B

SeñoresMUEBLES Señoriales S.A.Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de susestados financieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firmaAUDITORES ANDINOS LTDA. (Avenida 26 # 1-01).

De acuerdo a los registros de la empresa, el saldo a diciembre 31 de 2.00A a nuestrofavor ascendía a la suma QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($540.000.oo).

En el supuesto que el saldo transcrito anteriormente no coincida con los registros de suempresa, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayorbrevedad posible a estos últimos, el volante adjunto, utilizando el sobre porteado quetambién se anexa. De no obtener ninguna respuesta en un plazo de quince díasdespués de recibida la presente comunicación, consideraremos que el saldoanteriormente citado es correcto.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosaspara ambas partes. La presente no es una cuenta de cobro

Atentamente,OFIMUEBLES LTDA

RAÚL PATRÓNGerente

Formato De Respuesta

Ciudad y fecha

AUDI TORES ANDI NOS LTDA.

Avenida 26 # 1-01

Ciudad

I nformamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUI NI ENTOS CUARENTA MI L PESOS

($540.000.oo) que aparece en los libros de OFI MUEBLES LTDA. al 31 de diciembre de 2.00A es:

Correcto _ _ _ _ _

I ncorrecto _ _ _ _ _ (En este caso, por favor indicar las causas a continuación)

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Atentamente,

MUEBLES SEÑORI ALES S.A.GERENTE

(Firma y sello)

Confirmación Negativa

Se utiliza para los casos de grandes volúmenes de cuentas a confirmar, el auditor gana mucho tiempo estudiando solamente las respuestas inconformes, la forma negativa solicita una respuesta únicamente si la información es incorrecta. Se envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten solamente las personas cuyo saldo no esté conforme con el de la empresa. 

Ejemplo de confirmación Negativa:

OFI MUEBLES LTDAAvenida 5 No. 11-102

Enero 5 de 200B

SeñoresMUEBLES SEÑORI ALES S.A.Santa Fe de Bogotá D.C.

Estimados señores:

En esta época, nuestra empresa se encuentra llevando a cabo la Auditoría anual de sus estadosfinancieros a diciembre 31 de 2.00A, la cual es realizada por la firma AUDI TORES ANDI NOSLTDA. (Avenida 26 # 1-01).

Por esta razón, nos permitimos solicitarles comedidamente, se sirvan enviar con la mayorbrevedad posible a estos últimos, el volante adjunto en el cual se solicitan una serie de datosrelativos al saldo de su apreciable cuenta, cortado a diciembre 31 de 2.00A, utilizando el sobreporteado que también se anexa.

Su pronta respuesta nos permitirá mantener unas relaciones comerciales beneficiosas paraambas partes. La presente no es una cuenta de cobro (Cuando se circularizan Cuentas porCobrar)

Atentamente,

OFI MUEBLES LTDARAÚL PATRÓN

Gerente

Formato de respuesta

OFI MUEBLES LTDAAvenida 5 No. 11-102

Ciudad y fecha

AUDI TORES ANDI NOS LTDA.Avenida 26 # 1-01Ciudad

I nformamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo por valor de QUI NI ENTOS CUARENTAMI L PESOS ($540.000.oo) que aparece en los libros de OFI MUEBLES LTDA. Al 31 dediciembre de 2.00A NO ES CORRECTO por las siguientes razones:

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Atentamente,

MUEBLES Señoriales S.A.GERENTE

(Firma y sello)

De acuerdo a la forma de enviar la solicitud:

Confirmación Abierta: Cuando no se incluye el monto del saldo que se está corroborando.  Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando de confirman activos.

Ejemplo de confirmación abierta:

Formato de Respuesta

MUEBLES SEÑORIALES S.A.

Ciudad y fecha

AUDITORES ANDINOS LTDA.Avenida 26 # 1-01Ciudad

Informamos a Uds. que el saldo a nuestro cargo que aparece en los libros a 31 dediciembre de 2.00A asciende a la suma de_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _($_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ )

Atentamente,

MUEBLES SEÑORIALES S.A.GERENTE

Confirmación Cerrada

Cuando se incluye el monto del saldo a corroborar.  Esta técnica se usa tanto para activos como pasivos pero es de utilización preferencial cuando se confirman pasivos. Los ejemplos de confirmación positiva y negativa presentados anteriormente son ejemplos de confirmación cerrada.

También se puede concluir que toda confirmación negativa debe ser necesariamente cerrada.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR

Respecto al Control Interno.

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

3. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.

4. Revisar que exista un sistema completo de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

5. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

6. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.7. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de

seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado

del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores

9. Controlar el efectivo recibido de proveedores.10. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y

documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.11. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.12. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de

Inversiones en Empresas Relacionadas.13. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con

atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas.14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos

de las cuentas por cobrar.15. Verificar que existan los registros de deudas para con la empresa de los

propios trabajadores de la empresa.16. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido

debidamente calculados.17. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de

arriendo respectivo. 18. En el caso que existan reclamos de cobros a compañías de seguros, verificar

las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.

19. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores.

Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito.

20. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución.

21. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio

Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para

verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos.3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación

de deudores incobrables.4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables.6. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a

cancelar una deuda.7. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables.

CONCLUSIÓN

Respecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA PARA VENTAS

1. Examinar las transacciones de ventas 2. Comparar las facturas con los registros de envíos 3. Determinar que se realizan los envíos solamente de los pedidos autorizados4. Determinar que se han recibido todos los ingresos a cobrar5. Determinar que el total de los ingresos no incluye partidas impropias 6. Examinar el corte de los envíos y los registros de recepción 7. Verificar basándose en pruebas las sumas de los registros de ventas8. Determinar que los envíos se facturan con prontitud9. Examinar autorizaciones de abonos 10. Verificar basándose en pruebas, los precios de las facturas con las listas de

precios 11. Verificar las sumas y multiplicaciones de las facturas12. Referenciar los registros de ventas al mayor13. Examinar los descuentos14. Examinar los diversos ingresos informados

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA INVENTARIOS Y COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS

Los procedimientos de auditoría para la verificación de los inventarios y el costo de son los siguientes:

A. Considerar el control interno sobre los inventarios y el costo de los bienes vendidos

1. Obtener un conocimiento del control interno sobre el inventario y el costo de los bienes vendidos.

2. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas adicionales de controles para los inventarios y el costo de los bienes vendidos.

3. Realizar pruebas de controles adicionales para aquellos controles que los auditores piensan considerar para soportar sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control.

4. Revaluar el riesgo de control y modificar pruebas sustantivas para los inventarios y el costo de los bienes vendidos.

B. Realizar pruebas sustantivas de los inventarios y de las transacciones del costo de los bienes vendidos

5. Obtener listados de inventario y conciliar con los mayores.

6. Evaluar la planificación del cliente del inventario físico.

7. Evaluar las bases y métodos de fijación de precios de inventarios.

8. Realizar procedimientos analíticos.

9. Revisar los compromisos de compras y de ventas.

10. Evaluar la presentación en los estados financieros de los inventarios y del costo de los bienes vendidos, incluida la revelación adecuada.

A. CONSIDERAR EL CONTROL INTERNO SOBRE LOS INVENTARIOS Y EL COSTO DE LOS BIENES VENDIDOS.

1. Obtener una comprensión del control interno. Al obtener una comprensión del control interno sobre el inventario, los auditores deben familiarizarse completamente con lo procedimientos de compra, recepción, almacenamiento y distribución de bienes, y controlar la producción y obtener un conocimiento del sistema de contabilidad de costos y de los registros de inventario permanente.

Los auditores deben considerar también la protección física de los inventarios. Cualquier deficiencia en las instalaciones de almacenamiento, en el servicio de guarda o en el manejo físico que puede conducir a pérdidas por mal clima, incendio, inundación o robo, pueden merecer la atención de la gerencia.

Después de que los auditores han obtenido un conocimiento de los controles relacionados con los efectos por cobrar y las ventas, considerarán los tipos de de errores que pueden ocurrir.

2. Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles adicionales.- Después de obtener un conocimiento del control interno sobre los inventarios y el costo de ventas, los auditores determinan sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control para las diversas afirmaciones de los estados financieros.

3. Realizar pruebas adicionales de controles.

Las pruebas dirigidas hacia la efectividad de los controles ayudan a evaluar el control interno y a determinar si los auditores pueden soportar sus niveles evaluados y planificados del riesgo de control para las afirmaciones sobre las cuentas del inventario y del costo de los bienes vendidos. A medida que los auditores obtienen un conocimiento del control interno se realizan ciertas pruebas de controles; estas pruebas fueron descritas en nuestro análisis de ese proceso. Los siguientes son ejemplos de pruebas adicionales típicas:

a. Examinar aspectos significativos de una muestra de transacciones de compras.

El registro apropiado de las transacciones de compra y de los desembolsos de efectivo es esencial para que los registros de contabilidad sean confiables.

b. Probar el sistema de contabilidad de costos.

Los registros de contabilidad de costos pueden ser controlados por las cuentas del mayor general, o manejados independientemente del sistema de contabilidad general.

4. Revaluar el riesgo de control y modificar pruebas sustantivas.

La descripción y pruebas de los controles al control interno del cliente sobre los inventarios y el costo de los bienes vendidos proporcionan a los auditores evidencia sobre las debilidades y fortalezas del sistema. Con base en esta información, los auditores revalúan el riesgo de control para las afirmaciones de los estados financieros sobre inventarios y costo de los bienes vendidos.

5. Obtener listados de inventario y conciliar con los mayores.

El auditor obtendrá una planilla que detalle los listados de inventario, que será conciliada con el mayor general y con los mayores auxiliares apropiados. La naturaleza de los listados variará, dependiendo del producto que se venda.

La meta de los auditores al realizar este paso es asegurar que los registros del inventario coincidan con lo que está registrado en los estados financieros.

6. Evaluar la planificación para el inventario físico.

 Al planificar el inventario físico, el cliente debe considerar muchos factores, como

a) seleccionar la fecha o fechas mejores,

b) suspender la producción en ciertos departamentos de la planta,

c) separar los bienes obsoletos o defectuosos,

d) establecer un control sobre el proceso de conteo mediante el uso de etiquetas u hojas de inventario,

e) alcanzar el corte apropiado de las transacciones de venta y de compra y

f) contratar servicios de ingenieros o de otros especialistas para determinar la cantidad o calidad de algunos bienes o materiales.

7. Evaluar las bases y métodos para la fijación de precios del inventario.

Los auditores son responsables de determinar si las bases y los métodos para la fijación de los precios del inventario están en concordancia con los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados.

8. Realizar procedimientos analíticos.

Los errores materiales del inventario pueden ser revelados por procedimientos analíticos diseñados para establecer la razonabilidad general de las cifras del inventario. Por ejemplo, pueden identificarse e investigarse casos de aumentos o disminuciones importantes en las cantidades de diversos tipos o clases de inventarios, en comparación con las cantidades del año anterior.

9. Revisar los compromisos de compra y de venta.

Generalmente, hay registros de los compromisos de compras vigentes fácilmente disponibles, puesto que esta información es esencial para la gerencia, al mantener un control diario de la posición de inventario y del flujo de efectivo de la compañía.

Los compromisos de ventas están reflejados por la acumulación del cliente de los pedidos de ventas no diligenciados. Las pérdidas inherentes en los contratos de ventas firmados son generalmente reconocidas en la valuación de inventarios por el menor valor entre el costo o el mercado definiendo mercado como el valor realizable neto de los bienes en proceso o inventarios de bienes terminados aplicables a los compromisos o contratos de ventas.

Los auditores deben revisar las estimaciones de costo del cliente para estos pedidos de ventas. Si los costos totales estimados para producir los bienes pedidos exceden los precios de ventas fijos, la pérdida indicada y un pasivo relacionado deben ser registrados en los estados financieros para el periodo corriente.

10. Evaluar la presentación en los estados financieros de los inventarios y el costo de los bienes vendidos, incluido su concepto sobre si la revelación es adecuada.

Uno de los factores más importantes en la presentación apropiada de los inventarios en los estados financieros es la revelación del método o métodos para la fijación de precios de inventario en uso.

INVENTARIO FISICO

FECHA DE REALIZACION DEL INVENTARIO

El Auditor debe insistir en que el recuento físico o la extrapolación se lleve a cabo en una fecha próxima al final del ejercicio, a no ser que la estimación de costos de inventario y la contabilización del mismo pueda proporcionar unos resultados fiables y puedan verificarse suficientemente las operaciones intermedias.

INSTRUCCIONES PARA EL INVENTARIO FISICO

Es conveniente que previamente el auditor compruebe que la planificación se esta desarrollando debidamente, ya que si durante el proceso de recuento no existe un control estricto y si las descripciones de los artículos son poco claras y convincentes, el auditor podría no tomar los resultados como base.

Lógicamente, la realización del recuento de inventario debería tener lugar bajo la supervisión general del contador, que es el más interesado en la exactitud de los estados financieros de la empresa.

El personal de fábrica conoce bien las existencias y es el que mejor puede identificar los artículos al efectuar el recuento. Por lo tanto, un procedimiento ideal consistiría en coordinar el trabajo de los departamentos de fábrica y contabilidad.

Para efectuar el recuento de almacenes (materias primas), es obligatorio que el encargado del almacén no intervenga en los recuentos llevados a cabo en su propia área.

El auditor debe anotar cualquier falta substancial de independencia u otro conflicto básico de finalidad en las tareas del recuento.

El empleo de unos métodos de almacenamiento idóneos en fabrica, deposito, almacén o en cualquier otro lugar, permiten efectuar unos recuentos de inventario sin problemas.

En un área de inventario bien arreglada el auditor puede llevar a cabo rápidamente los recuentos de prueba y comprobar visualmente que en ellos se han incluido todos los artículos.

RECUENTO DE INVENTARIO.

A continuación se presenta una lista de cuestiones importantes que deben tener presentes el auditor y su personal al observar los recuentos y sus métodos en la empresa cuando se está llevando a cabo el inventario físico.

1. Obtener una copia de las instrucciones del inventario físico con la suficiente antelación con respecto a la fecha de inventariado para estudiarlas y hacer las recomendaciones oportunas.

2. Obtener copias de la disposición física de todas las fábricas, en donde muestren los números y descripciones de los departamentos, así como los nombres de sus respectivos encargados.

Anotar en las hojas de deposición de fabrica los valores aproximados tal y como aparecen en el ultimo inventario, de forma que las áreas de mayor importancia reciban la atención que merecen.

3. Distribuir el personal de auditoria de forma que todas las áreas importantes queden cubiertas. Hacer las gestiones necesarias para facilitar la comunicación de los asistentes con el auditor encargado mediante los sistemas de “llamada propia” y similares. En fabricas de cierta envergadura pueden haber perdidas de tiempo debido a la incapacidad para establecer tal comunicación.

4. Cerciorarse de que todos los asistentes cuentan con la formación necesaria en las áreas que le han sido asignadas, la forma en que deberían seleccionar los artículos para llevar a cabo las pruebas de recuento, la cantidad aproximada de estas que deberían seleccionar y como de deberían listar los valores del recuento.

5. Realizar un seguimiento para determinar si existe un control estricto sobre las etiquetas; las mismas que la empresa debe tener en un numero suficiente previamente enumeradas y bajo el control absoluto del Supervisor de la empresa.

6. Tomar medidas oportunas para cubrir las áreas de recepción y entrega de mercadería; estas áreas deberán visitarse al inicio del recuento y nuevamente e al final.

7. Averiguar si existen mercaderías consignadas o consignadas a terceros y cerciorarse de que durante los cómputos se tiene el cuidado de anotar aquellos productos de los que existe evidencia de que se trata de mercancías consignadas, pero que no obstante pueden haber sido etiquetados como contados.

8. Indicar a los asistentes que presten atención para detectar los errores en los recuentos y den parte de los mismos a los encargados de su corrección. Los errores más corrientes se producen debido al registro erróneo de unidades,

9. Plantear cuestiones referentes a los materiales que parezcan obsoletos, estropeados o de venta difícil; aunque esto no se haya indicado en la etiqueta. Las etiquetas deberían tener un color diferente y distintivo entre un año y otro.

10. Tomar las medidas necesarias para efectuar la verificación de “inclusión erróneo de artículos” en los departamentos donde ya se ha realizado el recuento físico parar evitar que se preparen etiquetas de forma clandestina.

11. Al concluir el recuento, revisar los papeles de trabajo para comprobar su integridad y preparar un breve resumen de los trabajos realizados anotando aquellas cuestiones que se han de revisar.

CORTE DE OPERACIONES DEL INVENTARIO

El corte de operaciones adecuado es tan importante como el obtener unas cifras de recuento de inventarios, si no es que mas, para determinar cifras variables.

La planificación debería permitir:

a) Un corte de operaciones adecuado de las recepciones, salidas y transferencias de inventarios.

b) La tramitación de todos los documentos de recepción, solicitudes, documentos de expedición y otros no procesados en relación con los movimientos de inventario.

Si se quiere obtener unas comparaciones significativas entre la cantidad que aparece en el Mayor y el recuento actualizado, deben haberse valorado todos los movimientos hasta el punto de interrupción y los asientos deben aparecer anotados en la cuenta del Mayor General.

El auditor debe visitar los lugares donde se rellenan los documentos de movimiento de existencias para registrar el número secuencial del último número empleado antes de que comenzaran los recuentos.

Debe efectuar también un seguimiento de todos los recibos empleados para comprobar que sirven de base para la anotación y ajuste de los registros de inventario al cerrar los libros.

PRUEBAS SOBRE EL CORTE DE OPERACIONES DEL INVENTARIO

PASOS PARA DETERMINAR SI SE HA LOGRADO UN CORTE DE ORPERACIONES ADECUADO.

A continuación se muestra una lista de los pasos de auditoria diseñados para determinar si se ha logrado un corte de operaciones adecuado de las operaciones , salidas y transferencias de inventarios:

Cerciorarse mediante los impresos de recepción de que se efectúa el registro de los artículos recibidos antes y después del recuento físico en le periodo debido.

• Cerciorarse de que se efectúa el registro de los albaranes de salida o conocimientos de embarque que hayan tenido lugar antes y después de la fecha de recuento de inventario en las cuentas de ventas y en otras que no sean de inventarios ene el periodo correspondiente.

• Seleccionar las operaciones de los registros de cuentas a pagar o desembolsos

• Examinar facturas y documentos de recepción de los proveedores; para cerciorarse de que los registros en las cuentas de Inventario y Cuentas a pagar han tenido lugar en el periodo debido.

• Seleccionar operaciones del Diario de Ventas, documentos de salida y facturas de venta para asegurarse del correcto registro de ventas, CxC, costo de artículos vendidos y eliminación de artículos de inventario en el periodo correspondiente.

• Cotejar las transferencias de Inventario internas, entre divisiones y entre fábricas, con la información homologa que aparece en las demás filiales.

ACTA DE CIERRE DE TOMA DE INVENTARIOS

Ambato, 15 de diciembre del 2009

En NUTRIVET S.A., siendo las ocho de la mañana del presente año se reunieron en las oficinas de la empresa, ubicada en la ciudad de Ambato, el Abogado Juan Torres, notario público, el Sr. Sebastián Herrera, Representante legal de la empresa, la doctora Mónica López, contadora general y el Sr. Carlos Supe, Bodeguero con el objeto de hacer constar que las actividades respectivas inherentes a la toma de inventarios físicos de mercaderías existentes en la bodega de NUTRIVET S.A. se realizaron conforme Al instructivo que elaboro para tal efecto.Se asiente en el presente documento que siendo las ocho de la mañana del día martes 15 de diciembre del presente año se inicio la toma de inventarios físicos de mercaderías en las bodegas de NUTRIVET S.A. correspondiente al primer trimestre del presente año. Y siendo las tres de la tarde del día martes 15 de diciembre del presente año se concluyo las actividades en la bodega de la empresa cuyos bienes fueron identificados con los números de inventarios respectivos.Se manifiesta en la presente acta que la doctora Mónica López, contadora general, en representación del órgano interno de control de la institución para sancionar el evento referido.Sr. Carlos Supe, Bodeguero como manifiestan en la presente acta haber recibido a entera satisfacción los listados para realizar el conteo respectivo de inventarios así como los originales de la documentación generada en la toma de inventarios, la cual deberá entregar el día siguiente del cierre de la conciliación contable del inventario, como lo señala el instructivo elaborado para este efecto.El listado dado de Baja es el siguiente:

ARTICULOS DADOS DE BAJACODIGO DETALLE DIFERENCIAS

CANTIDAD COSTOINIA001 INDUMIX AVICOLA SOL. 20GR. 34 $ 12,92INPU002 PURGANA + VITAMINAS 37 $ 25,53INCA002 CALCIO INYECTABLE FC.X

100ML.3 $ 8,40

AVRHA01 RHANTIDIARREICO VET ORAL 20 GRS.

50 $ 22,00

RPMAE001 MULTIVIT. AVICOLA + ELEC. 20 GR.

22 $ 4,40

INIVP05 INVERMECTINA 1,87% + VIT. BI2 GEL

114 $ 234,82

SUMAS: 260 $ 308,07

Se asienta en la presente acta que las aclaraciones a los faltantes o sobrantes, que se determinaron como resultado de la toma de inventarios quedan a cargo del Se. Carlos Supe Bodeguero.

No habiendo mas asuntos que tratar, se concluye al presente documento firmado de conformidad por los participantes siendo las cinco de la tarde del día miércoles 16 de diciembre del presente año, citados ene el Proemio de esta acta.

Ab. Notario Publico Sr. Gerente de NUTRIVET S.A.

Sra. Contadora General Sr. Bodeguero