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Conduccio n de reuniones de trabajo Guía breve para ejecutivos y participantes

Este documento fue elaborado como resumen para el curso de Desarrollo de Habilidades

Directivas tomado del libro de Whetten y Cameron del mismo nombre.

26-11-2012

Contenido Razones por las cuales la habilidad de dirigir una reunión de trabajo es crucial .............................. 1

Las 5 “p” de las reuniones .............................................................................................................. 1

I. Propósito ................................................................................................................................ 1

II. Participantes .......................................................................................................................... 1

III. La planeación ........................................................................................................................ 2

IV. Participación ......................................................................................................................... 2

V. Perspectiva ............................................................................................................................ 3

Guía de los participantes: ........................................................................................................... 3

Bibliografía ................................................................................................................................. 4

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Reuniones efectivas

Razones por las cuales la habilidad de dirigir una reunión de trabajo

es crucial 1. Tiempo que los directores dedican a las reuniones 2. Costo de las reuniones 3. Toma de decisiones 4. Desperdicio de tiempo

Las 5 “p” de las reuniones

I. Propósito 1. Función de una reunión:

1.1. Hacer anuncios (caso excepcionales se justifica) 1.2. Tomar decisiones 1.3. Hacer lluvia de ideas

2. Justificación de una reunión Cuando surjan alguna de las siguientes condiciones: 2.1. Compartir información 2.2. Construcción de compromiso 2.3. Difusión de información y retroalimentación 2.4. Solución de problemas

II. Participantes Importante determinar 1. Tamaño, 1.1. Número de personas que deben asistir 1.2. Ideal número impar 2. Composición 2.1. Homogeneidad vs. Heterogeneidad 2.2. Competencia vs. Cooperación 2.3. Actividad vs. Proceso 3. Habilidades de los participantes 3.1. Los conocedores del problema 3.2. Los creativos 3.3. Los que controlan los recursos 3.4. Los arzobispos

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III. La planeación 1. Algunos errores:

- Todos los participantes entienden el problema - Sobre cargar la agenda de la reunión

2. Reglas para planear una reunión: 2.1. La mitades: Los temas se hacen llegar a los participantes a la mitad del inérvalo de tiempo entre la última reunión y la siguiente

2.2. Los sextos: - Dos tercios del tiempo en la agenda actual - El tercio restante en dos sextos: Un sexto para la agenda pasada y la otra para el seguimiento. El otro sexto dedicarlo a la lluvia de ideas para el futuro

2.3. Los informes: Suprimir la ronda de informes y organizarla en temas específicos como por ejemplo anuncios, seguimiento, decisiones, lluvia de ideas. 2.4. Los tres cuartos: Enviar información después de transcurrido las tres cuartas partes del tiempo entre la última reunión y la que sigue.

2.5. La agenda: Escribir la agendas con verbos. 2.6. Los tercios: Manejarse los períodos así: - Inicio: Temas instructivos - Trabajo arduo: Temas de decisión - Descompresión: temas de discusión 2.7. Resumen ejecutivo 2.8. Campana de la agenda: - Minuta - Anuncios - Temas de decisión modestos - Temas de decisión moderados - Temas difíciles - Temas de discusión - Temas triviales 2.9. Integridad de la agenda: respetar la agenda 2.10. Integridad temporal: respetar el tiempo 2.11. Minutas: deben tener las siguientes características: - Relevancia - Reflejas las decisiones, conclusiones y acuerdos - Colocar los nombres y tiempos de ejecución a los responsables

IV. Participación 1. Presentar a los participantes 2. Dejar claro reglas: uso del teléfono, tiempos, secretario, etc. 3. Reglas de decisión 3.1. Regla extensiva: Ganan por mayoría 3.2. Regla intensiva: Gana la que muestra más interés 3.3. Regla de participación: Los que deben realizar una acción toman la decisión.

3.4. Regla Experto: Gana la opción de parte quien tiene los argumentos legales y científicos

3.5. Regla Poder: El jefe toma la decisión 3.6. La mejor regla: La del consenso

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4. Utilizar medios audiovisuales 5. Alentar y Controlar la participación 5.1. Hacer preguntar abiertas 5.2. Utilizar lenguaje coloquial 5.3. Aliente a compartir experiencias personales 5.4. Utilizar ejemplos de su propia experiencia 5.5. Hacer contacto visual 5.6. Pregunte al equipo sus reacciones a los comentarios de otros participantes

5.7. Invitar a otros (cuando sea pertinente) a contestar las preguntas que hagan al que conduce la reunión

5.8. Atender y entender los sentimientos del grupo 5.9. Un líder facilita la reunión y no la domina. 6. Resumir: 6.1. Decisiones tomadas 6.2. Tareas asignadas 6.3. Progreso alcanzado 6.4. Aspectos claves discutidos 6.5. Lo aprendido en la reunión

V. Perspectiva Evaluar las reuniones. Puede utilizar “Mantener”, “Detener”, “Iniciar”

Guía de los participantes: 1. Determinar la pertinencia o necesidad de asistir a una reunión 2. Prepararse 3. Puntualidad 4. Pedir aclaración de los puntos ambiguos 5. Sea preciso y vaya al grano 6. Escuche 7. Apoye a los demás miembros del equipo 8. Participe equitativamente 9. Haga que los desacuerdos se basen en principios 10. Compórtese de forma tal que mejore el desempeño del grupo

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Bibliografía Whetten David, Cameron, Kim. Desarrollo de Habilidades Directivas, 8ª. Edición