Conceptos Basicos de Gestion Documental MILA

[ABRIL DE 2010]Centro Comercio y Servicios Programa de Servicios Administrativos Compilado por: Danilo Daniel Ulloque Grman Instructor de Archivstica. Profesional en Ciencias de la Informacin

COMPETENCIA DE ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

CONCEPTOS BSICOS DE GESTIN DOCUMENTALUNIDAD NO 02

CONCEPTOS BSICOS DE GESTIN DOCUMENTAL

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE Autor Danilo Ulloque

CARGO Instructor

DEPENDENCIA Centro Comercio y Servicios

FIRMA

FECHA Julio de 2009

Revisin

Aprobacin

Mara Cecilia Suarez

Coordinadora Programa Servicios Administrativos

Centro Comercio y Servicios

Julio de 2009

Compilado por: Instructor Danilo Ulloque, Profesional en Ciencias de la Informacin Pgina 2


TABLA DE CONTENIDO

0. INTRODUCCIN 1. GESTIN DE DOCUMENTOS 1.1. Concepto de Gestin Documental 1.2. Consideraciones Bsicas 1.2. Aspectos de Planeacin de PGD 2. PROCESOS ARCHIVISTICOS 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. Produccin de documentos Recepcin de documentos Distribucin de documentos Trmite de documentos Organizacin de documentos Consulta de documentos Conservacin de documentos Disposicin Final.

3. Glosario 4. Referencias Bibliogrficas



INTRODUCCINUn moderno Sistema de Gestin de documentos agiliza el trmite de los asuntos del Estado y es un firme obstculo para la corrupcin administrativa Archivo General de la Nacin

Un Programa de Gestin Documental se puede definir como el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. Con la implantacin de un programa de gestin documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos



necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el. Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental. Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera. Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin de la tabla de Retencin Documental, organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos. Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.



Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para la administracin e importantes para la cultura.

GESTIN DE DOCUMENTOS 1.1 CONCEPTO DE GESTIN DOCUMENTAL Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.



1.2. CONSIDERACIONES BSICAS Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los siguientes aspectos: Administrativos: Se refiere a situaciones administrativas de documentos en aspectos como la simplificacin de trmites y la administracin. contemplar las la gestin de transparencia, la eficiencia de la

Econmicos: Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin documental. Archivsticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. stos son: El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. 1.3. ASPECTOS DE PLANEACIN DE UN P.G.D Diagnstico: El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un plan de



accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un rgano coordinador de la gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin. Para realizar este diagnstico las entidades podrn retomar o actualizar los aspectos metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre la institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental y de las tablas de valoracin documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, con



compilacin de formas o formatos regulados, manual de funciones y tablas de retencin documental, tablas de valoracin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos. Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la instancia territorial correspondiente, las tablas de retencin y/o las tablas de valoracin documental, segn sea el caso. Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y funciones. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y dems normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formacin del archivo, control sobre la entrada y salida de los documentos, acceso a los documentos,



ordenacin y descripcin de los fondos de archivo, conservacin de documentos, adopcin de las normas tcnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinacin de la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participacin de la dependencia en los comits internos relacionados con la definicin de procesos y procedimientos, gestin de calidad, y comits de informtica, entre otros. Requisitos administrativos: Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones: La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la entidad, con el apoyo de la alta direccin. Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado).



Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras y suministros, la tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestin Documental. La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestin documental y la organizacin de los archivos, adems formacin en el rea de la auditoria de informacin y manejo de procesos. L

SABIAS QUE:

o se s p po dif ase er ta r e sy co mb tene ncia la no in r n s p cim m de ers "L ie po en los on nt r os de a c ri as o" po ca cos po el l co ara se pit no bre ad d no cte er al s s , m qui bil cim rst l s rir ie ica m sin o po nt lo y en o o de . re os r" dem El el es vo (T c q l of ocr on pob ue ucio fle t oc n r, ica im re tam ari ie 19 pu bi a 90 fu nto ed n en ) e te es n la de



Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nacin, en relacin con las caractersticas arquitectnicas y medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.

1.

PROCESOS ARCHIVISTICOS



La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la Gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. Para efectos de la conceptualizacin de un programa de Gestin Documental, se determinan los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico): 1. Produccin de documentos 2. Recepcin de documentos, 3. Distribucin de documentos, 4. Trmite de documentos, 5. Organizacin de documentos, 6. Consulta de documentos, 7. Conservacin de documentos 8. Disposicin final de documentos.



2.1. PRODUCCIN DOCUMENTAL

DEFINICIN: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. ACTIVIDADES La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Creacin y diseo de documentos. Medios y tcnicas de produccin y de impresin (mquinas de escribir y procesadores de texto). Determinacin y seleccin de soportes documentales (cintas magnticas, CD-ROM, discos pticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinacin de tamaos, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.



Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinacin de uso y finalidad de los documentos. Diplomtica en trminos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, caractersticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografa. Normalizacin de la produccin documental Identificacin de dependencias productoras. Definicin de tipologas documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el nmero de copias. Control de la produccin de nuevos documentos. Determinacin de la periodicidad de la produccin documental.

2.2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS



DEFINICIN: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. ACTIVIDADES En este proceso identificar las siguientes actividades: se pueden

Identificacin de medios de recepcin: mensajera, fax, correo tradicional, correo electrnico, pgina web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 1. Radicacin de documentos Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en los trminos establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo. Impresin de rtulo de la radicacin.



Registro impreso de planillas de radicacin y control.

2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificacin y confrontacin de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignacin de datos conforme al artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformacin del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelacin de documentos recibidos y enviados

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS



DEFINICIN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. ACTIVIDADES: La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribucin de documentos externos Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificacin de las comunicaciones. Organizacin de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignacin de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.



2. Distribucin de documentos internos Identificacin de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribucin de documentos enviados Definicin de medios de distribucin: personal, fax, correo tradicional, correo electrnico, apartado areo, trmite en lnea, pgina web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Mtodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestin del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guas y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organizacin mensajera externa. Registro de control de envo de documento



TRMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa. ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se sealan las actividades de: 1. Recepcin de solicitud o trmite Confrontacin y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trmite.



Identificacin del trmite. Determinacin de competencia, segn funciones de las dependencias. Definicin de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 2. Respuesta Anlisis de antecedentes y compilacin de informacin. Proyeccin y preparacin de respuesta. Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del asunto.

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los



documentos de una institucin, como integral de los procesos archivsticos

parte

ACTIVIDADES: El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organizacin de los archivos comprende los procesos archivsticos de:1.

Clasificacin documental. Proceso archivstico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad

Actividades: Identificacin de unidades administrativas y funcionales. Aplicacin de la tabla de retencin y/o valoracin de la dependencia. Conformacin de series y subseries documentales. Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin yo valoracin y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organizacin de los documentos.



2. Ordenacin documental: Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Actividades: Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformacin y apertura de expedientes. Determinacin de los sistemas de ordenacin. Organizacin de series documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos. Foliacin. 3. Descripcin documental: Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la gestin o la investigacin Actividades: Anlisis de informacin y extraccin de contenidos. Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios, Catlogos e ndices. Actualizacin permanente de instrumentos. Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD (G), Norma Internacional General de la Descripcin



Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la Norma NTC 4095, en ella se determina la formulacin de la informacin mediante veintisis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. La organizacin de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripcin. En la estructura de la Norma ISAD (G), los elementos se agrupan en siete reas de informacin: 1. rea de identificacin. 2. rea de contexto. 3. rea de contenido y estructura. 4. rea de condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacin asociada. 6. rea de notas. 7. rea de control de la descripcin. Un instrumento archivstico que permite la normalizacin de la gestin documental y la institucionalizacin del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retencin Documental, la cual acta en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas en los archivos.



Para estos efectos, la retencin de documentos: Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retencin y de valoracin documental (GRGA). La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposicin final. Actividades: Elaboracin de inventarios documentales. Organizacin y entrega de transferencias documentales. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD CONSULTA DE DOCUMENTOS:



DEFINICIN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. ACTIVIDADES: La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacin contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propsito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, correo electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, stas debern ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y slo se permitir



cuando la informacin no tenga carcter de reservado conforme a la Constitucin y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del rea, o al funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central o Histrico. La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices. Las actividades bsicas en esta fase son: 1. Formulacin de la consulta Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta. Determinacin de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones por reserva o por conservacin. Reglamento de consulta.



2. Estrategia de bsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de informacin. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicacin de los documentos.

3. Respuesta a consulta Atencin y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de prstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolucin. Implantacin de medios manuales o automticos para localizacin de informacin. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS

DEFINICIN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la



integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido ACTIVIDADES En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes. El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas. En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin del Sistema Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones: Diagnstico integral. Sensibilizacin y toma de conciencia. Prevencin y atencin de desastres. Inspeccin y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de reas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.



Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernacin (Determinacin de espacios y reas locativas, determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y almacenamiento). Apoyo a la reproduccin. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantacin de Planes de contingencia. Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes. DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

DEFINICIN: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.



Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD para la Administracin Pblica Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el proceso de valoracin para definir su conservacin permanente, reproduccin a travs de tecnologas y soportes, en cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, la eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigacin o la seleccin de algunas muestras representativas. Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta: Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin, evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeacin quienes



conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propsito de destruir los documentos originales debe ser una decisin que en la prctica garantice que la informacin reproducida y guardada por dichos medios ser perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarn hasta tanto no se venzan los periodos de prescripcin aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen tcnicas de reprografa vlidas sera conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomticos. ACTIVIDADES: 1. La conservacin total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura. (Mini- manual



tabla de retencin y trasferencias documentales: versin actualizada, AGN, 2001. P.88.) Recepcin de transferencias secundarias. Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservacin y preservacin de los documentos. 2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros soportes. Aplicacin de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoracin avalada por el Comit de Archivo. Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin. 3. Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente Aplicacin de mtodo elegido. Eleccin de documentos para conservacin total y/o reproduccin en otro medio.



4. Microfilmacin: Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. Determinacin de metodologa y plan de trabajo. Fines en la utilizacin de la tcnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalizacin: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda o interpretada por computador. Determinacin de la metodologa y plan de trabajo. Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso.



3. GLOSARIO

ARCHIVO: Uno o ms conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte de material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin para la persona o institucin que los



produce para los ciudadanos o para servir como fuente de historia. Reglamento General de Archivo GESTIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. PRODUCCION DOCUMENTAL: Generacin de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. RECEPCIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurdica. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. TRMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de su funcin administrativa.



GUIA DE DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la informacin que contienen. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido DISPOSICIN FNAL DE LOS DOCUMENTOS: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.

4. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS



ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Gua para la implementacin de un PGD .Archivo General de Colombia. Ao 2005 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Diccionario de terminologa archivstica Fotocopias entregadas por el instructor


Conceptos Basicos de Gestion Documental MILA

Documents

Transcript of Conceptos Basicos de Gestion Documental MILA