Comunicación Organizacional Matriz DOFA

Dayana Karina Páez Quintero.Comunicadora Social

Comunicación Organizacional Entendida como la planeación de estrategias dentro de las

empresas para favorecer el clima organizacional, con miras a mejorar la productividad a través del fortalecimiento de una cultura de comunicación, trabajo en equipo, inducción acertada, información interna, capacitación y medios de comunicación interna; acciones que contribuyen a que las organizaciones logren sus objetivos en un ambiente positivo para la productividad y la calidad.

COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL1.La comunicación interna, que es aquella que busca dinamizar los conceptos, los afectos, las actitudes y los comportamientos de los sujetos y los grupos que integran una organización, con el fin de lograr que éstos se identifiquen, se corresponsabilicen, y aumenten su productividad en el logro de las metas y objetivos de la misma organización. 2.La comunicación corporativa (relaciones públicas, creación de imagen), es aquella que se dedica a crear, promover y mantener la imagen de la empresa, así como de establecer relaciones amistosas, efectivas y de cooperación entre la organización y sus públicos internos, externos y especiales. De la misma manera, en este rubro entra lo referente a los esfuerzos que se realizan por lograr la responsabilidad social de las organizaciones.3.La comunicación mercadológica o publicitaria, que es la que busca vender los productos o servicios de la organización y lograr su aceptación y la fidelidad de los públicos o clientes externos.

COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

•La comunicación interna•La comunicación corporativa •La comunicación mercadológica o publicitaria

EJEMPLO DE LA MALA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Video

Ese no es mi problema

PLANEACIÓN ESTRATEGICA “Proceso mediante el cual se obtiene, procesa y analiza la información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad para anticipar y decidir el direccionamiento de la institución hacia el futuro.“

(Serna Gómez, H., Gerencia Estratégica, 3R Editores)

Mi planeación estratégica Estrategias

competentes para alcanzar los objetivos

Empresa

Plan de acción de las

actividadesBuenas decisiones Logro de los

objetivosActuación adecuada

PLANEACIÓN ESTRATÉGICAEn el momento de diseñar una estrategia empresarial es necesario integrar varios factores como: Mercadeo, producción, recursos humanos y finanzas. Dicho plan de trabajo se alcanzan cuando se logran al establecer la Visión, Misión, Objetivos, Metas y Políticas. Estas permiten que se obtengan elementos sistémicos que marquen el rumbo adecuado a seguir, logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice.Para alcanzar dicho propósito a nivel empresarial existen varias matrices que permiten analizar el entorno y diseñar la mejor estrategia para lograr los objetivos propuestos.1.Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)2.Matriz PEYEA (Matriz de Posición de Estrategias y la Evaluación de la Acción)3.Matriz MGC ( Matriz del Grupo Consultivo)4.Matriz IE (Matriz Interna y Externa)5.Matriz MCPE (Matriz Cuantitativa de la Planificación Estratégica)

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

El punto de partida de la planificación estratégica es reconocer que existen fuerzas en el entorno interno y el entorno externo, que actúan influenciando (obstaculizando o impulsando) la concreción de los propósitos básicos, misión, visión y objetivos estratégicos de la organización.Antes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar un diagnóstico, el análisis DOFA es el método mas sencillo y efectivo para decidir sobre el futuro de la organización, es una estructura conceptual que realiza un análisis sistemático y situacional, que facilita la adecuación de las amenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internas de la organización.

MATRIZ FODA (DOFA)El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumos necesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la información necesaria para implementación de medidas correctivas y la generación de nuevos proyectos de mejora.Esta matriz es una herramienta ideal para afrontar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones estratégicas y alcanzar la misión, por medio de la determinación de las necesidades y elementos que constituyan un apoyo o una desventaja al propósito planteado en la organización. Las fortalezas con las que cuenta la organización y las limitaciones que obstaculizan el cumplimiento de sus objetivos estratégicos son parte del mundo interno de la institución, y las oportunidades y amenazas en cambio tienen lugar en el mundo externo de la institución.

En donde tenemos ventajas competitivas en las cuales nos podemos apoyar. La parte positiva de la organización a nivel interno.

Situaciones o tendencias que se encuentran por fuera de la compañía o proceso, para sacar ventaja competitivas como: menor costo, rentabilidad y participación en un mercado mayor

Áreas en las que tenemos problemas y limitan el éxito general de las empresas, áreas, departamento o procesos, representan una desventaja interna para alcanzar los objetivos

Situaciones o tendencias que ocurren el mundo exterior que podrían influenciar el comportamiento del mercado o nuestros objetivos

VENTAJAS DEL ANÁLISIS FODA

Entre algunas ventajas de este tipo de análisis se encuentra las siguientes• Facilitan el análisis del quehacer empresarial que por atribución debe cumplir la empresa, producto o servicio•Facilitan la realización de un diagnóstico para la construcción de estrategias que permitan reorientar el rumbo empresarial, al identificar la posición actual y la capacidad de respuesta de ante la realidad interna y externa.

De esta forma, el proceso de planeación estratégica se considera funcional cuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, el impacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y el aprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de los objetivos, la Misión y Visión del Instituto.

¿CÓMO SE ELABORA?A) Análisis Interno.- Para el diagnóstico interno es necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el

logro de los objetivos (fortalezas), y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva (debilidades). Como ejemplos podemos mencionar: Recursos humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos tecnológicos, etc.

Fortalezas Debilidades

¿Ventajas de la propuesta? ¿Desventajas de la propuesta?

¿Capacidades? ¿Falta de fuerza competitiva?

¿Ventajas competitivas? ¿Aspectos Financieros?

¿Recursos, activos, gente? ¿Motivación, compromiso, liderazgo?

¿Experiencia, conocimiento, datos? ¿Acreditación, etc?

Marketing – alcance, distribución (Conocimiento de Marca) ¿Continuidad, robustez de la cadena de suministros?

¿Precio, valor, calidad? ¿Reputación, presencia y alcance?

¿Acreditaciones, calificaciones, certificaciones? ¿Procesos y sistemas, etc?

¿Cobertura gerencial, sucesión? ¿Cobertura gerencial, sucesión?

¿Ubicación geográfica? ¿Vulnerabilidades propias conocidas?

EL FUTURO PERTENECE AQUELLOS QUE VEN DE

LAS DEBILIDADES, OPORTUNIDADES

ANTES QUE SE VUELVAN OBVIAS

B) Análisis Externo.- Para realizar el diagnóstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de su entorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; así como las tendencias del contexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, con estos dos elementos se podrá integrar el diagnóstico externo. Algunos ejemplos son: el Sistema político, la legislación, la situación económica, la educación, el acceso a los servicios de salud, las instituciones no gubernamentales, etc.

•Ejercicio práctico Acerías Paz del Rio

Oportunidades Amenazas¿Desarrollos del mercado? ¿Efectos políticos?

¿Vulnerabilidades de los competidores? ¿Efectos legislativos?

¿Desarrollos tecnológicos e innovaciones? ¿Efectos ambientales?

¿Tácticas - sorpresa, grandes contratos, etc? ¿Intenciones de los competidores?

¿Volúmenes, producción, economías? ¿Demanda del mercado?

¿Influencias estacionales, del clima, o de la moda? ¿Mantener las capacidades internas?

¿Desarrollo de negocios o de productos? ¿Economía – local o extranjera?

¿CÓMO SE ELABORA?C)Se vacía la información que se ha obtenido en los pasos A) y B) en el formato de tabla que se presenta en el numeral 3 “Formato”.. FormatoVacíe la información que ha obtenido en los pasos A) y B) del apartado “2. ¿Cómo se elabora?”, en una tabla de la siguiente manera.

D) Cruzar cada uno de los factores (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) de manera que puedan utilizar esta información para ayudarle a desarrollar una estrategia que maximice las fuerzas y oportunidades; para así, reducir las debilidades y amenazas que no permiten obtener los objetivos planteados.

ANALISIS POSITIVO NEGATIVO

INTERNO FZAS DEBILIDADES

EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS

LA MATRIZ FODAAl tener ya determinadas cuales son las FODA, nos permite determinar los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio de mayor concentración en dónde se determine, teniendo como referencias a la Misión y la Visión, cómo afecta cada uno de los elementos de FODA. Después de obtener una relación lo más exhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto de quedarnos con los que revisten mayor importancia para la institución.(1) La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs- Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institución que estuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarse en una situación totalmente precaria. De hecho, tal institución tendría que luchar por su supervivencia o llegar hasta su liquidación. Pero existen otras alternativas. (2) La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades –vs- Oportunidades), intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una empresa podría identificar oportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que le eviten aprovechar las ventajas del mercado. El resultado final de este ejercicio será la presentación de una serie de propuestas estratégicas que contribuyan a la integración y fortalecimiento de la empresa, producto o servicio

LA MATRIZ FODA(3) La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa en las fortalezas que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Su objetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo, no significa necesariamente que una empresa fuerte tenga que dedicarse a buscar amenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezas de una institución deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.(4) La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier empresa le agradaría estar siempre en la situación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es decir aplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs-Oportunidades) Tales instituciones podrían echar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad del mercado para sus productos y servicios. Las empresas exitosas, aún si ellas han tenido que usar de manera temporal alguna de estrategias, siempre hará lo posible por llegar a la situación donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar las oportunidades. Si tienen debilidades, esas instituciones lucharán para sobreponerlas y convertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas y estas se usarán para poder enfocarse en las oportunidades

MATRIZ DOFATIPO ESTRATÉGIAS DESCRIPCIÓN

FO (Maxi- Maxi) OFENSIVAS Obtener el máximo provecho de una situación favorable del entorno en uso de fortalezas internas

FA (Maxi - Mini) DEFENSIVAS Trata de disminuir el mínimo impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezas

DA (Mini – mini) SOBREVIVENCIA Destinadas a eludir los efectos de las situaciones negativas del entorno y disminuir debilidades

DO (Mini – maxi) RETROALIMENTACIÓN Tratan de aprovechar una situación positiva del entorno para corregir

MATRIZ DOFA

* Ejercicio práctico análisis DOFA Ocaña

LA MATRIZ FODA

Luego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves, se continua con las correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y las oportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planear detalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización de las amenazas.Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estas sean objetivas, controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerle seguimiento con base indicadores de gestión. Deben ser acciones precisas a ejecutar, no se debe caer en actividades genéricas o intangibles que puedan resultar incontrolables o imposible de cerciorar a cabalidad su gestión.

LA MATRIZ FODAEl proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:1.Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno) y sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa) 2.Se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.3.Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.4.Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.5.Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su alcance y factibilidad.

VIDEO DE EJEMPLO DOFA

ANÁLISIS CARRO BBC 190M DE MERCEDES – BENZ

EJEMPLO: Análisis DOFA de un HospitalFORTALEZAS (+) DEBILIDADES

(-)

INTERNAS

F1) Apertura al cambio por parte del personal.F2) Buena ubicación de la empresaF3)Buena percepción de la calidad de servicios y productos recibidosF4) El 90 % del personal cuenta con título profesional o técnico

D1) El personal esta desmotivado.D2) El edificio es pequeñoD3) Alta burocracia y exceso de papeleo.D4) La oferta del hospital está desfasada con la demanda

EXTERNAS

OPORTUNIDADES (+).

O1) Apoyo del gobierno localO2) Alta necesidad identificada por parte de los usuarios O3) Poca competenciaO4) Tiene proyectos patrocinados con recursos internacionales

ALTERNATIVAS FORTALEZA/OPORTUNIDADES (MAXI

– MAXI)1. Fortalecer el personal para que este más capacitado en técnicas interactivas de mejora de calidad (O1,F3 O2, F4)Existe conexión con otros proveedores para cubrir las necesidades de los usuarios (F3, F1, O1,O3)

ALTERNATIVAS DEBILIDADES / OPORTUNIDADES (MINI – MAXI)

1.Remodelar las instalaciones con fondos locales y ayuda internacional.

(D2,D4,O1,D1)

AMENAZAS (-)1.Bajo ingreso de los usuarios2.Acceso al hospital en mal estado3.Sueldos bajos4.Falta de presupuesto5.Los proveedores no confían en la forma de pago

ALTERNATIVAS FORTALEZA/AMENAZAS (MAXI- MINI)1.Recuperación de costos por medicamentos y servicios de laboratorio con cuotas de los usuarios2.Pago de incentivos al personal basado en su

desempeño (F3,A2,F4,A3, F3,A1)

ALTERNATIVAS DEBILIDADES/AMENAZAS (MINI-

MINI)1. Revisión de procedimientos para disminuir los costos y los tiempos de espera, para mejorar la percepción de los usuarios sobre la calidad del servicio

( D4,A4,D1,A3)