COMUNICACIÓN: FACTOR CLAVE DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Tradicionalmente, la comunicación se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de información mediante habla, escritura u otro tipo de señales". Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor.

TIPOS DE COMUNICACIÓNLingüística escrita: cuando el código empleado es

lingüístico escrito. Por ejemplo, la correspondencia por carta.

Lingüística oral: cuando el código empleado es lingüístico oral. Por ejemplo, cuando conversamos.

No lingüística visual: cuando el código empleado es no lingüístico visual. Por ejemplo, la publicidad.

No lingüística gestual: cuando el código empleado es no lingüístico gestual. Por ejemplo, los gestos que utilizamos a diario.

No lingüística acústica: cuando el código empleado es no lingüístico acústico. Por ejemplo, la sirena de la ambulancia.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

Comunicación Intrapersonal - Unidimensional.

Comunicación Interpersonal - Bidimensional. Comunicación Masiva - Tridimensional.

COMUNICACIÓN INTRAPERSONAL

A través de él se manifiesta una conversación profunda y personal. Un emisor es receptor de su propio mensaje. El hablante es, al mismo tiempo, audiencia.

COMUNICACIÓN INTERPERSONAL

La comunicación interpersonal es la forma más primaria, directa y personal de la comunicación. Ella ofrece la oportunidad de que usted y otras personas puedan verse, compartir ideas, interrumpir o suspender el diálogo.

COMUNICACIÓN MASIVADespués de la escritura cuneiforme, se produjo una revolución cultural con la invención de la imprenta (siglo XV). Gracias a ella, la palabra escrita pudo llegar a miles de personas, comenzó a hacerse masiva o planetaria. Surgieron luego: el periódico, el alfabeto Morse, el telégrafo y más tarde: el cinematógrafo, la telegrafía sin hilos, la radio, el radar y en 1.940 la televisión.

COMUNICACIÓN DESCENDENTEDe superior a subordinado. La que baja de

unidades administrativas superiores a las unidades inferiores (de gerente a subgerente, de jefe de unidad a jefe de sección, etc.). El mensaje generalmente contiene órdenes, instrucciones, normativas, etc.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

De subordinado a superior. Es contraria a la anterior. Va de unidades administrativas inferiores a las unidades superiores. El mensaje generalmente contiene informes, relaciones de cuentas, solicitudes, etc.

COMUNICACIÓN HORIZONTAL

Entre personas de igual nivel jerárquico. Circula en la empresa entre unidades de una misma jerarquía administrativa (de gerente a gerente, de sección a sección).

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

“Conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que la organización cumpla mejor y más rápido los objetivos”

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INTERNA

Actividades que se realizan dentro de una organización para mantener las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por medio de la circulación de mensajes originados por los diversos medios de comunicación, con el objetivo de proveer comunicación, unión, motivación y así alcanzar las metas establecidas por la organización.

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL EXTERNA

Actos comunicativos dirigidos a públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar las relaciones públicas y así proyectar mejor la imagen corporativa de la organización.

RELACIONES PÚBLICAS

Actividades y programas de comunicación creados para sostener buenas relaciones con los diferentes públicos de la organización.

PUBLICIDAD

Mensajes emitidos a través de medios masivos de difusión con el objetivo de incrementar la venta de los productos o servicios de la organización.

PUBLICIDAD ORGANIZACIONAL

Actividad de las relaciones públicas, que evoca en los públicos una imagen favorable de la organización.

La necesidad de la comunicación al interior de la organización

En toda institución es importante el "clima organizacional", éste se refiere al ambiente existente entre los miembros de una organización, y está estrechamente ligado al grado de motivación de los empleados e indica aquellos aspectos de la organización que desencadenan diversos tipos de motivación entre sus miembros.

El clima organizacional es favorable cuando proporciona la satisfacción de las necesidades personales y la elevación moral de los miembros.Desfavorable cuando la motivación es escasa ya sea por frustración o por impedimento para la satisfacción de las necesidades, entonces sobreviene la apatía, el desinterés, etc.

¿Por qué una Estrategia de Comunicación Interna?Una estrategia de comunicación interna permitirá

entonces el desarrollo de un sistema comunicativo confiable para compartir los planes, los problemas y los logros de la organización.

Una estrategia de comunicación que además de potenciar las relaciones interpersonales posibilitaría a sus trabajadores y trabajadoras orientarse hacia lo que sucede en momentos en que los cambios pueden parecer arbitrarios o violentos;

también es importante que ellos y ellas puedan cuestionar lo que sucede y se sientan escuchados y escuchadas en un ambiente democrático interno.

Problemas generados por la falta de una comunicación interna Falta de identificación con la misión institucional. Ausencia de un proceso de inducción o bienvenida para el nuevo

personal de la institución. Ausencia de mecanismos de integración del trabajo de los

diferentes centros. Focalización de la información, no baja a los niveles inferiores. Prácticas verticalistas y centralistas en el manejo de la

información institucional. Incumplimiento de procedimientos. Fallas en los mecanismos de convocatoria a reuniones. Incumplimiento de decisiones acordadas en reuniones de comités. Problemas de relaciones interpersonales no resueltas. Falta de capacitación de personal que tiene relaciones con los

usuarios y usuarias de la institución. Pocos espacios para la integración del personal. Desinformación y circulación de rumores sobre situación laboral

del personal

El Liderazgo en la Organización.

El líder no lo es por su capacidad o habilidades, sino porque estas características son percibidas por el grupo como las necesarias para lograr el objetivo.

El líder se diferencia de los demás miembros de un grupo o de la sociedad por ejercer mayor influencia en las actividades y en la organización de estas.

El líder adquiere status al lograr que el grupo o la comunidad logren sus metas. Su apoyo resulta de que consigue para los miembros de su grupo , comunidad o sociedad más que ninguna otra persona.

El líder tiene que distribuir el poder y la responsabilidad entre los miembros de su grupo.

La motivación consiste fundamentalmente en mantener culturas y valores corporativos que conduzcan a un alto desempeño, es por esto que es necesario pensar en qué puede hacer uno por estimular a los individuos y a los grupos a dar lo mejor de ellos mismos, en tal forma que favorezca tanto los intereses de la organización como los suyos propios.

Métodos de MotivaciónUtilizar el dinero como una retribución y

un incentivoDesarrollar el sentido de compromisoMotivar a través del trabajo mismoRetribuir y reconocer el logro

La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organización tienen en común; ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones.  Las organizaciones de éxito al parecer tienen fuertes culturas que atraen, retienen y recompensan a la gente por desempeñar roles y cumplir metas.

La filosofía de una persona ofrece lineamientos para la conducta. El estilo se refiere a la forma en que se hace algo.

La cultura puede abordarse desde dos aspectos:CULTURA OBJETIVA: Hace referencia

al historial de la empresa, sus fundadores y héroes, monumentos y hazañas, ritos, ceremonias, artefactos, colores, símbolos arquitectura, señales, instituciones.

CULTURA SUBJETIVA: Esta dado por: Supuestos compartidos – como pensamos aquí Valores compartidos – En que creemos aquí Significados compartidos – como

interpretamos las cosas Entendidos compartidos – como se hacen las

cosas aquí Imagen corporativa compartida - como nos

ven

Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visión y se desarrolla a través de la comunicación

Recomendaciones para una comunicación eficaz en la organizaciónEl gerente debe

comprometerse en la filosofía y el comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es esencial para el logro de las metas de la organización.

Asociar las acciones con las palabras.

Énfasis en la comunicación cara a cara.

Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización.

Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.

Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que cada departamento o empleado necesita.

Luchar porque la información fluya continuamente

La carencia de estrategias comunicativas al interior de la institución, genera lentitud en los procesos y en las acciones.

Un factor clave en la información es que sea confiable para que actué como puente de unión entre el ambiente y la organización, es decir que a mayor información confiable menor es la inseguridad laboral.