LA

COMUNICACIÓN

ESCRITA, Y

PROCESO DE

ARCHIVO.

¿Por qué es importante conservar determinadas comunicaciones escrita?

Permanencia: Constancia:Absolutamente todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente.Y permite mejorar el funcionamiento del registro y duración que le otorga existir en un documento escrito.

Es la garantía que hace constar algún hecho, y su utilidad de dejar constancia de las transacciones realizadas.

LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

…

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL IMPLICA CINCO ETAPAS:

• creación o recibo

• archivo y protección

• utilización

• transferencia

• eliminación

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA OFICINA:

Todo documento comercial (carta, factura, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación de un negocio.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa; se elaboran en original y tantas copias como

comprobantes de que hubo una transacción y la copia sirve de evidencia de esa operación.

LA COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA…

EQUIPOS Y MATERIALES

ARCHIVADORES:

TARJETEROS…

MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

CORRESPONDENCIA

LA CORRESPONDENCIA ESCRITA ES LA PIEDRA

ANGULAR DE LA COMUNICACIÓN EN LOS

NEGOCIOS.

RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:

Las asistentes o secretarias deben:

-Sellarla y registrarla.

-Leerla y verificar que sea parte de la oficina.

-Jerarquizarla: la que debe contestar ella y la que debe atender su jefe.

-Contestar y mecanografiar la que nosotros atendemos.

-Sintetizar la información de la otra.

-Buscar los expedientes correspondientes, si ya existen.

-Presentarla al jefe y recibir instrucciones o dictado.

-Mecanografiar o capturarla y revisarla antes de presentarla a firma.

-Separar y repartir las copias; o sacarlas.

-Colocar la copia en “expedientes”, para su seguimiento.

-Elaborar un acuse de recibo, si es necesario.

-Archivar la copia.

Después de que una asistente ejecutiva o secretaria recibe una carta con el sello de

la fecha, procede a:

-Registrarla.

-Colocarla en su bandeja de entrada.

-Transferencia a su jefe, para que esté la lea, y pueda dictar una respuesta.

-Archivar el documento, una vez cumplidos los pasos anteriores; para ello lo marca y autoriza su archivo. Esta anotación se conoce como iniciales de AUTORIZACIÓN PARA ARCHIVAR UN DOCUMENTO, y va en la esquina superior izquierda.

 

PASOS EN EL PROCEDIMIETNO DE ARCHIVO:

•Inspección

•Clasificación

•Codificación

•Distribución

•Archivo

LA CARTA COMERCIAL

LAS PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL

SON:

• MEMBRETE

• FECHA

• DESTINATARIO

• VOCATIVO

• TEXTO

• DESPEDIDA

•ANTEFIRMA

•PUESTO DE RESPONSABILIDAD

•FIRMA

•REFERENCIAS FINALES

• INICIALES DE RESPONSABILIDAD

LOS ESTILOS DE CARTA:

LOS TRES MAS ESTILOS USADOS SON:

• ESTILO BLOQUE

• ESTILO BLOQUE MODIFICADO

• ESTILO SEMIBLOQUE

PUEDEN CONTENER…

PUNTUACIÓN:

• ABIERTA

• CERRADA O COMPLETA

• MISTA O ESTÁNDAR

LOS DIFERENTES TIPOS DE CARTAS:

• CARTA DE PRESETACIÓN

• CARTA DE REFERENCIA

• CARTA DE SOLICITUD

• CARTA COMERCIAL

• CARTA DE AGRADECIMIENTO

• CARTA DE DESPIDO

• CARTA DOCUMENTO

• CARTA FORMA

• CARTA DE TRABAJO

• CARTA DE EMPRESA

• CARTA DE CONTRATO