¿Que es la comunicación efectiva?

Es la comunicación que a través de buenas destrezas yformas de comunicación, logra el propósito de lo que sequiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicaciónefectiva el trasmisor y el receptor codifican de maneraexitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambosentienden el mensaje transmitido.

“explorar las condiciones que acen posible la comunicación sea provechosa y eficaz”.

Los seres humanos estamos inmersos a la comunicacióncomo peses en el agua, generalmente nos movemos entrepalabras .

A través de la palabra:

Pensamos

Nos comunicamos

Reflexionamos

Nos expresamos

Opinamos

Nos peleamos o discutimos

Incluso nos distanciamos de lo que verdaderamente nosinteresa.

De hecho si nos detenemos a pensarlo un instante… todas laspersonas que consiguen un éxito sólido y un respeto duraderosaben comunicar de manera efectiva, sus ideas, propósitos yemociones.

Las personas NO expresamos verbalmente la mayoría denuestros sentimientos, sino que emitimos continuos mensajesemocionales no verbales, mediante

Gestos

Expresiones de la cara

Las manos

El tono de voz

La postura corporal

Los silencios

Cada persona es un continuo emisor de mensajes afectivos

Concejos:

Intenta NO utilizar mensajes “tu”, como : tú eres… es quetu… (esto produce que las personas se pongan a ladefensiva)

Intenta NO usar “siempre”, “nunca”, “nada”, “todo”, como:siempre estas igual… todo lo haces mal… (las personas sesienten heridas).

NO criticar a la persona, sin antes criticar a la conductora

Imagen DirectivaEs un fragmento óptico de la realidad hechomaterial posee, en su propia materialidad, unaindependencia respecto a las apariencias quevehicula (lo que posibilita la existencia de unahistoria de las representaciones visuales).

Para tener una imagen directiva se necesita:

1) Las palabras.2) El tono de las palabras.3) Lenguaje corporal.4) Lo que entusiasma al cliente.5) Los apoyos visuales.6) La imagen.7) Comunicación no verbal.8) La ropa.9) protocolo.

Protocolo Directo

Un protocolo es el conjunto de normas para comunicarse doso más entidades (objetos que se intercambian información).

LOS ELEMENTOS QUE DEFINEN UN PROTOCOLO SON:- Sintaxis: formato, codificación y niveles de señal de datos.- Semántica: información de control y gestión de errores.- Temporización: coordinación entre la velocidad y ordensecuencial

Conducción De Presentación Orales Y Escritos

Las diferencias entre una presentación oral adecuada y unapresentación oral profesional son muy sutiles. Sin embargo,es relativamente fácil llegar a desarrollar una presentaciónaltamente profesional si se le planifica de antemano y sepractica.

El objetivo de este informativo es explicitar aquellos factoresque conducen a una presentación efectiva y exitosa.

Al prepararse para una presentación oral de un trabajo,debe considerar una minuciosa planificación delesquema a seguir, con la finalidad de encontrar unóptimo del tiempo de presentación antes de efectuarsela misma. Deje lo menos posible a la improvisación, yaque por lo general ésta trae consigo pérdida de tiempo.Si es posible, ensaye su presentación antes deefectuarla, y realice en ese tiempo los ajustesnecesarios.

Elementos De Una Presentación Efectiva

* Profundidad de la investigación* Ética* Diseño* Eliminar Distracciones* Presentación* La audiencia

Seis pasos para lograr una presentación efectiva

1. Empiece por el principio2. Sea informativo, No abrumador3. Prepare una visión general de la presentación4. Prepárese para su presentación como si usted fuera un actor.5. Párese y haga su presentación de manera clara y comprensible6. Tenga un plan B.

Conducción De EntrevistasEntrevista Como una herramienta que permite recabarinformación e indagar diversas áreas de un modo detalladocomo parte de un proceso que conduce a la toma dedecisiones en el ámbito administrativo de la Organizacion.El entrevistador debe tener bien claros sus objetivos. Una delas partes compra un producto y la otra vende. Se adapta adiferentes ámbitos y circunstancias, basada en un diálogodonde sus participantes hablan, intercambian palabras,gestos, silencios. El entrevistado también evalúa alentrevistador según sus intereses tanto profesionales comomateriales.

Conducción de la Entrevista1. Explicar con toda amplitud el propósito y alcance del estudio (Honestidad).2. Explicar la función propietaria como analista y la función que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad).3. Hacer preguntas específicas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos).4. Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad).5. Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).6. Ser cortés y comedio, absteniéndose de emitir juicios de valores. (Objetividad).7. Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestión.8. Escuchar atentamente lo que se dice, guardándose de anticiparse a las respuestas (Comunicación).

Como Planear Y Conducir Una Entrevista

Una entrevista es eficaz si logra el objetivo de comunicar mutua información sobre el tema invocado, dentro de un período de tiempo razonable.

Objetivos:* Determinar las calificaciones del entrevistado en lo profesional* Determinar aptitud/actitud del entrevistado para desempeñarse en la tarea

Preparación del entrevistador:* Conducción de la entrevista* La técnica de escuchar* La técnica de interpretar en el momento* La técnica de evaluar a posterior

Preparación de la entrevista:La preparación es fundamental para lograr el objetivo. Se deberecordar las normas básicas de cortesía y consecuencias legalesque pudieran derivarse de este trabajo. Preparar una estrategia através de la lectura del CV, se debe contar con los antecedentesdel empleado en la desvinculación como en la evaluación de

desempeño.Se debe realizar en privado, el entrevistado debe abrirse alentrevistador quien debe propiciar su apertura yespontaneidad. Se debe sentir cómodo ya así mostrar suverdadero perfil y que piense menos en las consecuenciasnegativas que puedan tener sus comentarios acerca de sí mismo.El entrevistado debe sentirse cómodo, las técnicas son variadas ydepende del entrevistador.

Conducción De Juntas

Cuántas veces hemos llevado a cabo juntas de trabajo en lasque el común denominador es pérdida de tiempo y falta desolución del problema a tratar. Una junta de trabajo es unareunión entre colaboradores (empleados y jefes) con unobjetivo común, en un mismo espacio y a un determinadotiempo. Las juntas de trabajo pueden llevarse a cabo parasolucionar algún problema, revisar resultados, darleseguimiento a planes anteriores o generar algún nuevo plan.

ejemplo:

“Vamos a la junta semanal, ¡otra vez!, ¿Tú sabes para quevaya a ser? Sólo es para perder el tiempo, ya que nuncallegamos a nada” ¿Le suena conocida la historia? Muchasjuntas de trabajo son altamente improductivas porque losque acuden a ellas adolecen de cuatro factoresindispensables para que se dé una buena junta de trabajo.Estos factores son: un antecedente para los participantes, unobjetivo común, un moderador/facilitador y una conclusióncon su minuta.

Juntas Efectivas

Una herramienta vital para la administración de proyectosestriba en contar con un método definido para efectuarjuntas. Este método estandarizará el proceso de llevar a cabojuntas, minimizará el desperdicio y promoverá la ejecuciónefectiva de tareas críticas.

Como Llevar Acabo Una Junta Efectiva

Paso 1

Haz que cada reunión importe, o no hagas ningunareunión. Decide si una junta es necesaria e invita sólo ala gente necesaria. Cantidades masivas de tiempo valiosose pierden sólo porque los administradores piensan queel tiempo cara a cara en sí es importante o porque seacostumbraron a una rutina particular.

Paso 2

Define las metas y distribuye la agenda desde antes.Crea una estructura para tu junta. Simplemente establecerun resultado ideal usualmente inspira a los participantes yhace las juntas más productivas. Al final, lo que remarca esuna característica que toda junta debe tener: una meta.Antes de que empiece la reunión, asegúrate de que todosentienden los objetivos haciendo una agenda.

Paso 3

Sé dueño de tu reunión, ponte a cargo ymantén la juntaen movimiento. Las buenas juntas son producto de unbuen liderazgo. Ponte a cargo y deja en claro que pretendesmantener la conversación oportuna, útil y relevante.Demuéstrale a tus colegas que respetas su tiempoasegurándote de que haya algún reloj visible para todos.Mantenerse en el tema es la clave para sostener un horario.Si la conversación se sale del carril, reenfoca al grupodiciendo algo como: ‘Interesante, pero no creo que estemosavanzando en nuestros objetivos con eso.

Paso 4

Obtén la información constructiva que necesitas detodos los presentes. Dado que el punto de una reuniónes una comunicación de dos sentidos, es crucial obtenerinformación honesta de todos. Es la responsabilidad dellíder de la reunión hacer que todos sean escuchados. Paracrear un consenso o llegar a una decisión de grupo, evitademostrar demasiado tu opinión; es fácil para un líderreprimir una discusión si todos asumen que la conclusiónya está determinada. Evita la tentación de descartar ideasinmediatamente – incluso cuando sean terribles.

Paso 5

Cierra con un plan de acción, trata de asegurarte quetodos se vayan sabiendo cuál es el siguiente paso.También termina la junta preguntándole a todos si piensanque la junta fue útil y si no, que se puede hacer mejor lasiguiente vez. Dale seguimiento por tu cuenta analizandoque se puede hacer para mejorar tus técnicas para unareunión efectiva.

Paso 6

Mantente al tanto del progreso de las cosas que sedecidieron en la junta. También mantén al grupoinformado del desarrollo. Esto ayudará a que organices lasiguiente junta más efectivamente.

Paso 7

Asegúrate de que tu junta no sucedió en aislamientodejándole saber a las personas adecuadas qué sedecidió y qué pasará después. Es fácil salir de la sala dejuntas, volver a tu escritorio e inmediatamente olvidar cadacambio, decisión y nueva idea que tu grupo haya acordado.Asegúrate de tener un sistema para mantenerte al tanto delo que se decidió y de las asignaciones que todos acordarontomar, para que puedas darle seguimiento y mantener lascosas en movimiento, incluso si no envías minutascompletas sobre la reunión.

Consejos: Prepara tu junta, lo que usualmente es olvidado por muchos.

Deja que todos los participantes den retroalimentación sin sentirseavergonzados o insultados.

Una herramienta excelente para tener una junta efectiva es usar OARR:Objetivos, Agenda, Roles y Responsabilidades. Primero, tu junta debe tener unobjetivo. Si tienes una junta sólo para repartir información, no hagas que lagente pierda su tiempo con una junta. Envíales un email informativo. Elobjetivo debe ser un componente activo y, de ser posible, un producto para sermostrado: ‘determinar los objetivos trimestrales para el equipo’. La agenda esuna lista de temas que los ayudarán a llegar a ese objetivo, con un límite detiempo para mantenerlos en el tono correcto. Por ejemplo, ‘1.Revisar el estatusde las metas trimestrales pasadas (15 mins), 2.Mesa redonda para sugerir metas(20 mins), 3.Escoger las 5 mejores metas (10 mins), etc. Para Roles yResponsabilidades, determina quién va a llevar la reunión, quién va tomarapuntes, quién va a asignar las acciones o tareas resultantes de la junta.

Asegúrate de empezar y terminar la reunión a tiempo.

Equipo 5 Comunicación Efectiva

Integrantes:

Ana Paola Sánchez Cárdenas

Juan Carlos Martínez Oviedo

María Del Rocio Rosas Vargas

José David Marroquín Cruz

Daniel Marroquín Cruz