“COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA”

Morales Sánchez Alberto

Garcia Santillan Yarelli

Juarico Martínez Alejandra

Páez Moreno Estela

Transferencia de información de un emisor a un receptor.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

EMISOR

MENSAJE

RECEPTOR

PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas.

Especialmente, la comunicación es necesaria:

1) Para establecer y diseminar las metas de una empresa;

2) Desarrollar planes para su logro;

3) Organizar los recursos humanos y otros de la manera mas eficiente y efectiva;

4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización;

5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el que las personas quieran contribuir, y

6) Controlar el desempeño.

El proceso administrativo

Integración de personal

Planeación Organización Dirección Control

Ambiente externo

*clientes

*proveedores

*accionistas

*gobiernos

Idea Codificación

Emisor

Transmisión del mensaje

Recepción Decodificación

Comprensión

Receptor

Ruido

Realimentación

EL EMISOR DEL MENSAJE

La comunicación empieza con el emisor que:

Desea expresar un pensamiento o idea que se codifica o se interpreta de manera que sea entendida por el receptor.

USO DE UN CANAL PARA TRANSMITIR EL MENSAJE

Información Canal Emisor

Receptor

Mensaje oral o escrito

Transmisión por medios virtuales, digitales

Se pueden utilizar 2 o más canales

La selección apropiada del canal es vital para una comunicación efectiva

EL RECEPTOR DEL MENSAJE

El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos.

La comunicación precisa solo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al menos similar, a los símbolos que componen el mensaje.

RUIDO

El ruido es cualquier cosa que entorpece la comunicación.

Un ruido o un ambiente confinado

La falta de atención puede provocar una recepción imprecisa

La comprensión es obstaculizada por prejuicios

REALIMENTACIÓN Para verificar o comprobar la

efectividad de la comunicación, la persona debe tener REALIMENTACION.

No debemos dar por hecho o estar seguros de que un mensaje ha sido bien transmitido o que ya fue entendido, hasta que es confirmado mediante realimentación

FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES

Factores que afectan el proceso de comunicación

Educacionales, Sociológicos, Político-legales y Económicos

Distancia geográfica

Tiempo (información sin precisión)

Tecnología

Se deben tomar medidas para resolver los problemas o prevenirlos

COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes.

Es preciso determinar qué tipo de información necesita un gerente para una toma de decisiones efectiva.

LA NECESIDAD DE SABER DE LOS GERENTES

Información necesaria para desempeñar funciones y actividades gerenciales.

¿Qué es lo que en verdad necesito saber para mi trabajo?

¿Qué sucedería si no recibo esta información con regularidad?

EL FLUJO DE LA ORGANIZACIÓN

ASCENDENTE

DESCENDENTE

HORIZONTAL

DIAGONAL

En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones:

Hacia arriba,

Hacia abajo y

Cruzada.

La comunicación debe estar bien distribuida para el buen funcionamiento de la empresa, esto quiere decir que la comunicación debe existir desde la cabeza de la empresa hasta los subordinados.

COMUNICACIÓN DESCENDENTE

La comunicación descendente fluye de personas de los más altos niveles a los inferiores en la jerarquía organizacional.

COMUNICACIÓN ASCENDENTE

La comunicación ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional.

Los medios típicos de comunicación ascendentes son:

Sistemas de sugerencias

Sistemas de quejas

Sesiones de asesoramiento

Reuniones de grupo

Ombudsman

Requiere de un ambiente donde los subordinados se sientan libres para comunicarse

COMUNICACIÓN CRUZADA

Combina el :

Flujo horizontal

Flujo diagonal

COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL

Los medios de comunicación escrita y oral tienen características favorables y desfavorables; pero juntos se complementan y a menudo se presentan juntos, además se le puede emplear ayuda visual para una comunicación muy completa y fácil de entender.

COMUNICACIÓN ESCRITA

La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar:

Registros,

Referencias y

Defensas legales.

La comunicación escrita también puede promover:

Uniformidad en política y

Procedimiento y en algunos casos,

Reducir costos.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ESCRITA

Utilizar palabras y frases sencillas

Palabras cortas y familiares

Presentar ilustraciones y ejemplos; gráficas

Utilizar oraciones y párrafos cortos

Utilizar verbos activos, como “El gerente proyecta...”

Evitar palabra innecesarias

COMUNICACIÓN ORAL

Reunión de dos personas

Presentación de un gerente ante una audiencia grande.

La comunicación oral hace posible el rápido intercambio con realimentación inmediata.

El efecto de la interacción frente a frente puede ser notado.

Una reunión con el superior puede dar al subordinado una sensación de importancia.

SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORAL

Comuníquese con una audiencia grande como lo haría en una conversación de uno a uno

Cuente una historia, una anécdota y presente ejemplos

Haga pausas, no se apresure

Utilice ayudas visuales

Comunique seguridad y establezca confianza con una voz fuerte y clara, buena postura y una sonrisa

Utilice un lenguaje florido

COMUNICACIÓN NO VERBAL

BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIÓN

Una estructura de organización mal diseñada no comunica con claridad las relaciones organizacionales.

Las barreras pueden estar en:

El emisor,

En la transmisión del mensaje,

En el receptor, o

En la realimentación

FALTA DE PLANEACIÓN

Dar los motivos de un mensaje

Seleccionar el canal mas apropiado y escoger el momento indicado:

Comprensión

DISTORSIÓN SEMÁNTICA

Barrera a la comunicación efectiva

Puede ser deliberada o accidental

Las palabras pueden evocar diferentes respuestas

Gobierno: Interferencia o gasto deficitario .

Ayuda, igualación y justicia.

“Vendemos por menos”

MENSAJES MAL EXPRESADOS

No importa cuán clara este la idea en la mente del emisor de la comunicación, el mensaje puede estar marcado por:

Palabras mal escogidas,

Omisiones,

Falta de coherencia,

A la organización,

Estructura extraña de la frase,

Perogrulladas,

Verborrea innecesaria y

Dejar de aclarar sus implicaciones

PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN Y MALA RETENCIÓN

Mensaje menos y menos preciso.

La mala retención es un problema serio.

Repetir el mensaje y

Utilizar varios canales

ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIÓN PREMATURA

“Son muchos los que hablan, pero pocos los que escuchan”

Hay personas que entran a un análisis con comentarios que no tienen relación con el tema que se trata, exponiendo sus propios problemas u opiniones, en estas situaciones todas las personas involucradas en la conversación quieren dar a conocer su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una tendencia común es juzgar, aprobar o desaprobar lo que se dice, más que tratar de comprender el marco de referencia de quien habla y así poder llegar a un común acuerdo.

COMUNICACIÓN IMPERSONAL

Mejorar la información no requiere de medios de comunicación costosos y sofisticados

Para una comunicación efectiva se requiere:

Contacto frente a frente

Ambiente de apertura y confianza

Disposición de los superiores

DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR

La desconfianza puede ser el resultado de un comportamiento inconsciente del superior.

La luz de amenazas ya sean imaginarias o reales.

Un clima de confianza, que facilite una comunicación abierta y sincera

SOBRECARGA DE INFORMACIÓN

Ignorar cierta información

Se abruman con demasiada información que al procesarla se pueden cometer errores

Se pueden demorar el proceso asimilación y entendimiento de la información

Se filtra la información

Escape (Ignorar la información)

OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN

Percepción selectiva

Influencia de la actitud (falta de objetividad)

Diferencias de estatus y poder entre el emisor y el receptor

Cuando la información tiene que pasar por varios niveles organizacionales, tiende a distorsionarse

GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN

Aclarar el propósito del mensaje

Utilizar codificación inteligible

Consultar los puntos de vista de otros

Considerar las necesidades de los receptores

Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad

Obtener realimentación

Considerar la emociones y motivaciones de los receptores

Escuchar

MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN

Las organizaciones adoptan cada vez más dispositivos electrónicos que mejoran la comunicación.

Equipo electrónico incluye:

Computadores centrales

Minicomputadoras

Computadoras personales

Sistema de correo electrónico

EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y EL TRABAJO EN REDES

El procesamiento de datos electrónicos

Manejar grandes cantidades de datos y poner la información al alcance de un gran número de personas

Nuevas graficas de computadora pueden informar visualmente en segundos

La nueva tecnología de la información cambia la comunicación de manera fundamental

La contratación externa es facilitada por una comunicación más rápida y mejor.

CONCLUSIÓN

La comunicación es importante en el funcionamiento interno de la empresa y en la interacción con el ambiente externo.

En una organización los gerentes deben tener la información necesaria para hacer un buen trabajo.

Lograr que el personal de la organización colabore satisfecho con ella y por lo tanto sus actividades hacia la empresa sean positivas mediante la aportación de todo su apoyo