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UNIDAD CENTRALIZADA DE

COMPRAS GUBERNAMENTALES

1 CONCEPTO DE MANUAL 2

2 NORMATIVIDAD 3

3 OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE COMPRAS 4

4 ATRIBUCIONES Y DESCRIPCION DE PUESTOS 5-9

5 ORGANIGRAMA 10

6 RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 11-13

8 AUTORIZACIONES Y FIRMAS 14

INDICE

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CONCEPTO

El manual de organización es un documento de apoyo a la gestión

pública, el cual contiene información básica sobre las diversas unidades

administrativas que integran el nuevo aparato público; contribuye a la

orientación del personal, ya sea el existente o de nuevo ingreso,

proporcionando a la vez, un esquema funcional para efectos de realizar

estudios de reestructuración administrativa cuando sea necesario.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Y PROCEDIMIENTO

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FEDERAL:

Art. 115, F II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

ESTATAL:

Art. 34, 35, 36, 55, 58-72 de la LEY DE COMPRAS GUBERNAMENTALES,

ENAJENACIONES Y CONTRATACION DE SERVICIOS DEL ESTADO DE

JALISCO Y SUS MUNICIPIOS.

MUNICIPAL:

Art. 132 del REGLAMENTO DEL GOBIERNO Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

DEL MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS:

Art. 9, 10, del REGLAMENTO DE COMPRAS Y ADQUISICIONES DEL

MUNICIPIO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

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NORMATIVIDAD

GENERAL:

Llevar a cabo la administración de los recursos materiales del H. Ayuntamiento,

así como establecer los mecanismos que permitan una coordinación con las

diferentes Áreas sobre abastecimiento de faltantes.

ESPECIFICOS:

Minimizar los gastos de adquisiciones con un mejor y óptimo manejo de

recursos materiales en el H. Ayuntamiento.

Eficientar la disposición de los materiales y su calidad.

Otorgar un servicio eficiente y de calidad.

METAS:

Establecer controles por productos que permitan identificar aquellos artículos

de mayor rotación, así como los que los soliciten para poder planear a corto,

mediano y largo plazo las adquisiciones de materiales.

Obtener un Padrón de Proveedores para elegir de entre ellos con cuál

realizar las compras considerando precio, calidad, crédito y eficiencia en el

servicio y lograr que esto se traduzca en un ahorro considerable para el

Municipio.

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OBJETIVOS DE LA UNIDAD

CENTRALIZADA DE COMPRAS

NOMBRE DEL PUESTO: Encargado de la unidad de compras

AREA: Municipio de San Martín de Hidalgo, Jalisco.

FUNCION ESPECÍFICA:

Establecer controles por productos que permitan identificar aquellos artículos

de mayor rotación, así como los que los soliciten, para poder planear a corto,

mediano y largo plazo las adquisiciones de materiales.

Obtener un Padrón de Proveedores para elegir de entre ellos con cuál

realizar las compras considerando precio, calidad, crédito y eficiencia en el

servicio y lograr que esto se traduzca en un ahorro considerable para el

Municipio.

Cotización de materiales necesarios para que se realicen las actividades en

el H. Ayuntamiento.

Realización de Licitaciones y todo su proceso.

Realizar un inventario mensual y llevar su control.

Compra de materiales.

Recepción de materiales.

Entrega de materiales a las diferentes Áreas.

Coordinación con las diferentes Áreas.

Entrega de Vales para compras.

ATRIBUCIONES Y

DESCRIPCION DE PUESTOS

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NOMBRE DEL PUESTO: Auxiliares de la Unidad de Compras

AREA: Municipio de San Martín de Hidalgo, Jalisco.

FUNCION ESPECÍFICA:

Actualización del padrón de proveedores.

Realización de Licitaciones y todo su proceso.

Control de inventario.

Recepción de materiales.

Resguardo de materiales.

Entrega de materiales a las diferentes Áreas.

RANGO DE EDAD: De 23 años en adelante.

ESTUDIOS REQUERIDOS: Preparatoria

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NATURALEZA DEL PUESTO:

o Directivo

o Analítico

o Permanente

o Supervisión

o operativo

periodo constitucional

TIPO DE TRABAJO:

Oficina

o Campo

o Ambos

HABILIDADES QUE REQUIERE EL PUESTO:

Manejo de computadora e impresora.

Realización y Control de Inventarios.

APTITUDES PERSONALES QUE REQUIERE EL PUESTO:

Capacidad de planeación, organización y previsión.

Facilidad de la palabra y actitud de servicio.

Trabajo en equipo.

Manejo de personal.

Trabajo bajo presión.

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A la Unidad Centralizada de Compras le corresponde:

Participar en la comisión de adquisiciones, en la determinación de las bases

generales para los bienes o servicios que requieran las demás Áreas del H.

Ayuntamiento, así como programar y llevar a cabo dichas adquisiciones y

suministros.

Programar y llevar a cabo las adquisiciones y suministros que requieran

todas las áreas del Municipio.

Fijar bases generales a las que deberán sujetarse las diferentes áreas de la

Administración Pública para la adquisición de equipos de cómputo, así como

recibir dicho Equipo de los Proveedores, adecuarlos y entregarlos al área

correspondiente.

Instrumentar, realizar y coordinar las acciones y programas de

mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo propiedad

del H. Ayuntamiento.

Programar y ejecutar el mantenimiento correctivo y preventivo en

coordinación con las dependencias del H. Ayuntamiento a los vehículos

propiedad del Municipio.

Administrar, controlar y asegurar la conservación y mantenimiento de los

bienes muebles e inmuebles del Patrimonio Municipal y fijar las bases

principales para el control y mantenimiento de los mismos.

Las demás que le determinen el cabildo, Presidente Municipal y demás Leyes

y Reglamentos aplicables en la materia.

8

A la Unidad Centralizada de Compras le corresponde además, participar en la

comisión de adquisiciones, en la determinación de las bases generales para los

bienes o servicios que requieran las demás Áreas, así como programas y llevar a

cabo dichas adquisiciones y suministros; instrumentar, realizar y coordinar las

acciones y programas de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de

cómputo propiedad del H. Ayuntamiento así como de los vehículos, administrar,

controlar y asegurar la conservación y mantenimiento de los bienes muebles e

inmuebles del patrimonio municipal y fijar las bases principales para el control y

mantenimiento de los mismos y realizar peritajes de los bienes muebles e inmuebles

enajenados por el H. Ayuntamiento.

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ORGANIGRAMA ESPECÍFICO

H. AYUNTAMIENTO

PRESIDENTE MUNICIPAL

HACIENDA MUNICIPAL

RESPONSABLE DE HACIENDA

MUNICIPAL

UNIDAD CENTRALIZADA DE

COMPRAS GUBERNAMENTALES

ENCARGADO Y AUXILIARES DE

LA UNIDAD DE COMPRAS

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H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD AUTORIZACIÓN DE PARTES

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Mediante solicitud y autorización de la comisión de adquisiciones, si son costos mayores.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD COTIZACION DE MATERIALES

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

VER CON DIFERENTES PROVEEDORES EL COSTO DE LOS PRODUCTOS Y MATERIALES, PARA DETERMINAR CON QUIEN HACER LAS ADQUISICIONES.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

QUE REALIZA LA UNIDAD

CENTRALIZADA DE COMPRAS

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DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD ABASTECIMIENTO DE MATERIALES

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Poder tener un stand de mercancía necesaria para el desempeño de las demás Áreas y así brindar un mejor servicio.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Recibir de los diferentes Proveedores la mercancía que nos envían, revisando la factura que coincida con el producto enviado.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD RESGUARDO DE MERCANCÍA

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Estar al tanto del cuidado de todo el material en existencia y distribuirlo conforme se valla necesitando en cada Área.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

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DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD ENTREGA DE MATERIAL

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Se describe en un vale interno los materiales necesarios por cada área, en dicho vale se anota el área que recibe, la fecha de entrega, la firma de quien entrega el material, el nombre y firma de quien lo recibe, concluyendo así con la entrega del material.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

DEPENDENCIA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

ACTIVIDAD COORDINACIÓN CON LAS DIFERENTES ÁREAS

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Tener suficiente comunicación con todas las áreas del H. Ayuntamiento para que nos hagan llegar las diversas actividades que realizan y así en coordinación con Hacienda Pública y la Unidad de Compras, dar la pauta para dotar y determinar la entrega de los materiales necesarios para el buen funcionamiento y desempeño del Gobierno Municipal.

ENCARGADO DE SU REALIZACIÓN

H. AYUNTAMIENTO DE SAN MARTÍN DE HIDALGO, JALISCO.

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AUTORIZACIÓN

____________________________________________________

L.C.P.A. MOISES RODRIGUEZ CAMACHO

PRESIDENTE MUNICIPAL

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AUTORIZACIÓN

________________________________________________

L.C.P. MARIA ELENA MAGALLANES ROBLES

ENC. HACIENDA MUNICIPAL

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ELABORACIÓN

___________________________________________________

C. JESÚS ALFREDO VÁZQUEZ MARISCAL

ENC. DE LA UNIDAD CENTRALIZADA DE COMPRAS GUBERNAMENTALES

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AUTORIZACIÓN Y FIRMAS

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