Gerenciamento de Aquisições em Projetos

São Paulo - GEEP T3

Composteira At Home

A empresaO objetivo do projeto “Composteira at Home” é criar um protótipo comercializável de um equipamento móvel, de alto valor agregado e baixo consumo de energia que permite gerar adubo orgânico a partir de lixo orgânico.

A necessidade do negócio é atender um nicho de mercado de empresas e residências que geram muito lixo orgânico, e que comumente realizam o descarte incorreto destes resíduos.

Apresentam o processo biológico aeróbico pelo qual se estabilizam e transformam os resíduos orgânicos em fertilizantes orgânicos, que podem ser utilizados para melhorar a fecundidade do solo.

A compostagem

Ana Carolina Morábito

Alunos:

Guilherme AnobileBarbara Faian França

Willy Kurt Leistner Giacon Stella Galvão

WBS e pacotes Make or Buy:

Critérios Make or Buy:

# CRITÉRIO JUSTIFICATIVA

1 Capacidade TécnicaO foco do time do projeto é cuidar do negócio/tecnologia e não das questões com a

montagem.

2 Compartilhar os Riscos Para o negócio, foi identificado que é mais vantajoso compartilhar alguns riscos.

3 Trabalho em Paralelo Dividir as atividades entre parceiros permitirá reduzir o tempo de entrega do projeto.

4 Redução de CustoSerá mais barato externalizar algumas atividades do que aumentar a quantidade de

colaboradores.

5 Foco no NegócioExternalizando algumas tarefas, manterá o foco da empresa do desenvolvimento do

negócio e tecnologia.

6 Fornecimento EspecializadoTer o serviço fornecido por empresa do setor de montagens com habilidades

especializadas.

7 Equipe reduzidaA Contratação de serviço externo permite manter o negócio com um time reduzido

atendendo aos itens 1, 4 e 5 principalmente.

Mapas das Aquisições:

Número Item a Ser Contratado Ref. na WBS Vendor List Cronograma Orçamento Critério M/B

RFP-1 Montagem Eletrônica 1.4.1A- EletrônicaB- EletrônicaC- Eletrônica

1 - Mês R$ 1.000,00 1,2,3,4,5,6,7

RFP-2 Montagem Elétrica 1.4.2X- MontagensY- MontagensZ- Montagens

1 - Semana R$ 2.000,00 1,2,3,4,5,6,7

RFP-3 Montagem Mecânica 1.4.3C - EletrotécnicaD - EletrotécnicaE - Eletrotécnica

1 - Mês R$ 3.000,00 1,2,3,4,5,6,7

RFP-4 Patente 1.5.2H - ConsultoriaI - ConsultoriaJ - Consultoria

2 - Mês R$ 2.500,00 6,2

RFP-5 Certificação 1.5.3H - ConsultoriaI - ConsultoriaJ - Consultoria

1 - Mês R$ 2.500,00 6,2

WBS Revisada:

Registro de Riscos (RR):

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta

- Mau contato nos conectores elétricos

- Testes de qualidade antes do processo produtivo;- Selecionar materiais de alta qualidade.

PLAN,ET,PQ

- Falta de componente durante do processo de montagem

- Selecionar mais de um fornecedor;- Ter um estoque mínimo. PLAN,ET,PQ

- Má qualidade de material detectado na entrega

- Realizar testes de qualidade préviamente;- Realizar teste de qualidade durante o

Processo.PLAN,PQ,CONT,ADM

- Atraso na entrega da peça- Investigar o time e engajamento do

fornecedor préviamente;- Controle rígido do processo produtivo.

PLAN,PQ,CONT,ADM

- Mau funcionamento do motor- Seleção de motor de alta qualidade;- Realizar testes prévios.

PLAN,ET,PQ

- PLAN: no planejamento do projeto;- ESP: nas especificações;- PQ: na escolha das empresas;- CONT: em cláusulas contratuais;- ADM: na administração do contrato

LEGENDA:

Declaração de Trabalho (DT):

Ítem Escolhido: Montagem Elétrica

Funções Requeridas Qualidade Prazos Suporte- Montagem elétrica;- Assistência técnica; - Fornecimento e montagem do motor;- Cabeamento;- Crimpagem de Chicote - Sistema de proteção;- Certificação do aterramento e isolamento elétrico;- Montagem do Painel elétrico;- Entregar o Cabeamento já montado Junto ao painel;- Teste de operacional.

Todos os itens relacionados nas funções requeridas sejam realizados sem falhas, somente utilizar equipamentos e/ou materiais novos

Entregar a parte elétrica montada e funcionando em até 5 dias úteis após o pedido

Segunda a sexta (das 8h as 18h) por telefone e presencial

Treinamentos Manutenção Garantia Local Entrega

Repassar as funcionalidades e informações de uso e montagem do equipamento entregue, apresentar modo de operação, identificar falhas, capacitar técnicos a identificar falhas e soluções

Espera-se troca de equipamento por completo

2 anos Sede da Contratante

WBS da Declaração de Trabalho(DT):

Critérios Eliminatórios:

• Não possuir débitos jurídicos;

• Ter funcionários fora do regime CLT;

• Não ter endereço na região da grande São Paulo;

• Possuir ao menos um engenheiro;

• Todo o time técnico deve possuir no mínimo formação

técnica;

• Ter no mínimo 5 anos de atuação de mercado;

• Ter experiência de no mínimo 5 anos de montagem de

equipamentos.

Critérios Eliminatórios:

• Maior tempo de experiência no segmento;

• Menor preço em relação aos concorrentes;

• Melhor qualidade comparado aos concorrentes;

• Melhor nível de organização no laboratório técnico;

• Melhor demonstração de profissionalismo;

• Maior capacidade de volume de entregas.

Decisão de exposição da DT:

Para a aquisição da montagem elétrica, nos critérios de avaliação

será divulgada a declaração de Trabalho.

Como a montagem elétrica não irá expor segredos do negócio e

teremos como prioridade a qualidade nos serviços não foi

identificado problemas em divulgar a DT.

Sistema de Pontuação Completo:

Caberá ao Gerente de Projetos, Equipe de Projetos e Departamento Financeiro a tomada de decisão sobre o fornecedor mais adequado, com base no Sistema de

Pontuação supracitado.

SISTEMA DE PONTUAÇÃO

Critério Avaliado Peso Média

Entendimento dos serviços pedidos 20 -

Tempo de atuação no mercado 10 -

Proposta entrega no prazo 15 -

Apresentação da proposta 5 -

Qualificação do corpo técnico 25 -

Logística 5 -

Precificação 20 -

Total 100 -

Documentos de Aquisição Adotados:

Será utilizado uma RFP no intuito de informar algumas especificações potenciais

para a elaboração das futuras propostas a serem enviadas pelo fornecedor.

A referida RFP deverá conter:

• Nome da empresa;

• Contatos;

• Introdução contendo o contexto geral da aquisição;

• Declaração de Trabalho;

• Recursos necessários;

• Critérios de avaliação;

• Cronograma;

• Formato de proposta; e

• Condições de contrato.

Meio Adotado Para Envio do Convite:

A solicitação da proposta deverá contemplar as seguintes etapas:

1.Pesquisas online preliminares, visando a obtenção de

fornecedores de montagem elétrica ;

2.Envio de Carta Convite através de e-mail, aos fornecedores

identificados durante pesquisa online;

3.Divulgação em sites específicos, objetivando a ocorrência de

competitividade em potenciais fornecedores do mesmo segmento

(em paralelo ao item anterior).

Tipo de Contrato:

O Contrato será formal e direcionado à prestação de serviços,

contendo preços fixados para tal serviço e materiais relacionados.

Os requisitos a serem incluídos no contrato deverão estabelecer

principalmente:

• Confidencialidade das informações;

• Garantia do serviço prestado;

• Capacitação e legitimação do fornecedor; e

• Validade do serviço.

Atitudes e Fiscalização Adotadas:

• Acompanhar recebimento dos materiais e conhecer o itinerário da

transportadora;

• Realizar vistoria aos equipamentos e materiais recebidos e quando

necessário realizar inspeção em fábrica;

• Manter controle sobre os valores pagos;

• Registrar alterações de aquisições informando a sua origem se de cunho

técnico ou administrativo;

• Conhecer o contrato;

• Realizar reunião com a contratada;

• Manter registrada ocorrências com a contratada;

• Registrar as lições aprendidas;

• Finalizar contrato.

Relatórios para Controlar a Aquisição:

• Relatório semanal de evolução das atividades contratadas x atividades

realizadas.

• Relatório diário de ocorrência, caso ocorra.

• Relatório de controle de mudanças.

• Boletim de Medição de testes de qualidade a cada etapa concluída e

atividades monitoradas.

• Relatório mensal de desempenho do fornecedor, com escopo , qualidade,

cumprimento cronograma e custos.

• Controle de pagamentos de acordo com as especificações do contratos.

• Controle e gerenciamento de registros de todos os documentos pertinentes

ao fornecedor.

Fluxograma de controle de Contrato e Kick Off:

Assinatura

do contrato

Reunião de

Kick-off**

Interpretação

do contrato

Início da

execução

do projeto

Aplicação das

ferramentas

de gestão*

Resultado

satisfatório ?

Status Report

Semanal emitido pelo

gestor do contrato

Registro lições

aprendidas

Encerramento

Listagem

problemas

ocorridos

Identificação

dos problemas

Definição e registro

das ações a serem

tomadas

Implementação

das mudanças

Sim

Não

* Vide slide 20.

** Objetivo e importância do projeto, Escopo, Milestones, Informações dos clientes e milestones, papéis e responsabilidades, plano de comunicação, multas, processos de gerenciamentos do contratos e mudanças, premissas e restrições.

Fluxograma de encerramento do contrato:

Encerramento

por Terminação Documentações da Aquisição coletadas*+

Escopo completado

Obrigações cumpridas

Pendências concluídas

Reunião de encerramento /

Auditoria de Aquisições

Verificação e validação das

documentações

Assinatura do Termo

de Aceite

Registro de lições

aprendidas

Relatório de

resultados

finais do projeto

OK ?

Sim

Não

* Contratos e Aditivos

Cronogramas

Documentações técnicas

Atas

Relatório de ocorrências

Relatório de medição consolidado

Relatório de mudanças consolidado

Relatório de pagamentos consolidado

Lições aprendidas

Arquivar

registros do projeto

Encerramento formal

dos Contratos e

encerramento

formal do projeto

Sumário PGA – Plano de Gerenciamento das Aquisições:

• WBS e pacotes Make or Buy;

• Critérios Make or Buy;

• Mapas das Aquisições;

• WBS Revisada;

• Registro de Riscos (RR);

• Declaração de Trabalho(DT);

• WBS da Declaração de Trabalho(DT);

• Critérios Eliminatórios;

• Critérios Classificatórios;

• Decisão de exposição da DT;

• Sistema de Pontuação Completo;

• Documentos de Aquisição Adotados;

• Meio Adotado Para Envio do Convite;

• Tipo de Contrato;

• Atitudes e Fiscalização Adotadas;

• Relatórios para Controlar a Aquisição;

• Fluxograma de controle de Contrato e

Kick Off; Fluxograma de encerramento

do contrato.

Muito obrigado!

A combinação acessível entre

tecnologia e sustentabilidade