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COMPENDIO DE GUÍA DE AUTOAPRENDIZAJE

BASE DE DATOS

Elaborado por:

Profesor Jorge Jones

Profesor Miguel A. Urrutia

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OBJETIVO:

Mejorar el acceso a la información, a aquellos estudiantes que, por dificultades

de conectividad, y económicas que no puedan tener acceso a la plataforma que

usa el colegio (Microsoft Teams).

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ÍNDICE DE CONTENIDO

TEMAS PÁGINAS

MODELO RELACIONAL 5

RELACIÓN Y CARDINALIDAD 10

NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS 17

INTRODUCCIÓN AL LENGUAJE SQL 32

INTRODUCCIÓN A LAS CONSULTAS 39

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INFORMACIÓN PARA EL ESTUDIANTE:

• Este compendio de guías de auto instrucción se encuentra dirigidos a los estudiantes que por

motivos de: conectividad, y económicos no pueden tener acceso a la plataforma de Microsoft

Teams.

• El estudiante tiene el compromiso de visitar la página web del colegio, cuya dirección es

www.institutorubiano.com y descargar las guías hay publicada, en su dispositivo (Recuerdo que

él no deberá imprimir ningún documento, descarga y resuelve).

• Después de resuelta todas sus guías el estudiante deberá entregarla al profesor(a) de la asignatura

a través del correo institucional del profesor. El estudiante deberá buscar ese correo institucional

del profesor en la Página Web del colegio.

• Las guías tienen como última fecha de entrega del estudiante al profesor en la semana penúltima

antes que finalice el trimestre, esta fecha sería el plazo máximo de entrega.

• Este compendio de guías es el mismo que el docente ha publicado en la plataforma de Microsoft

Teams para el resto de los estudiantes que no han tenido problemas de conectividad.

• Solicitamos al Padre de Familia activar su compromiso de supervisión en casa.

Prof. Miguel Urrutia

[email protected]

Prof. Jorge Jones

[email protected]

[email protected]

http://www.institutorubiano.com/

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TEMA # 1 – “MÓDELO RELACIONAL”

OBJETIVO:

CONOCER Y APLICAR SOBRE EL MODELO RELACIONAL

LOGROS:

CONOCER Y APLICA EL MODELO RELACIONAL

MODELOS RELACIONALES

Los diagramas o modelos relacionales expresan las relaciones entre tablas de una estructura

de datos.

TRANSFORMACIÓN DEL MODELO ENTIDAD RELACIÓN AL MODELO RELACIONAL

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EJEMPLO DE MODELO RELACIONAL

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ACTIVIDAD # 1 “Modelo Entidad Relación y Modelo Relacional”

Estudiante: ___________________________________ Grupo:___________

Valor: 10 puntos Puntos Obtenidos: _______________

Pareo: Coloque al lado de cada enunciado de la Columna B los números de la Columna A con

que se Relacionan (1 Puntos cada uno).

COLUMNA A COLUMNA B

1, Entidad Creo el Modelo Entidad Relación.

2. Identificador Único Expresa las relaciones entre tablas.

3. Atributo Se toma la llave primaria de la tabla fuerte y se ingresa en la tabla débil.

4. Modelo Entidad Relación Creo El Modelo Relacional.

5. Modelo Relacional Se toma la llave primaria de la Tabla 1 y se inserta en la tabla de muchos.

6. Peter Chen Se crea una nueva tabla y la llave primaria de ambas tablas estarán en la tabla creada como llaves foráneas.

7. Edgar F. Codd Clave Primaria.

8. Relación (1:1) Es una herramienta para el modelo de datos, la cual facilita la representación de entidades de una base de datos.

9. Relación (1:N) Columna.

10. Relación (N:M) Tabla.

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TEMA # 2– “RELACIONES Y CARDINALIDAD”

RELACIONES y CARDINALIDAD

Existen muchas definiciones de cardinalidad, aunque todas vienen a decir lo mismo:

Cardinalidad en una relación es el número de veces que una entidad aparece asociada

a otra entidad.

Cardinalidad es el número de ocurrencias de entidad que se pueden asociar a otra a

través de una relación.

Cardinalidad es el número de instancias o elementos de una entidad que pueden

asociarse a un elemento de la otra entidad relacionada.

Las Relaciones nos permite definir Relación entre los elementos almacenados en varias tablas.

Las relaciones son como las reglas que rigen el modo en que los datos se conectan a la base de datos.

La relación entre dos tablas es única y se establece siempre a través de un campo común a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre, pero sí es aconsejable acostumbrarse a nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones.

Cuando se establece una relación entre tablas, una de ellas actuará como tabla principal y la otra como tabla relacionada.

LOS TRES TIPOS DE RELACIONES MAS COMUNES SON:

RELACIÓN UNO A UNO

Relaciona un único registro de la tabla principal con uno sólo de la tabla relacionada. Este tipo de relación produce el mismo resultado que si se unieran los campos de ambas tablas en una sola tabla.

RELACIÓN UNO A VARIOS

Es el tipo de relación más frecuente. Un único registro de la tabla principal se puede relacionar

con varios de la tabla relacionada. Este tipo de relación es la que utilizaremos la mayoría de las

veces.

RELACIÓN VARIOS A VARIOS

Un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la tabla relacionada y, además, un

registro de la tabla relacionada se relaciona con varios de la tabla principal. Este tipo de

relaciones se puede transformar en dos relaciones de tipo uno a varios, creando una tabla

intermedia de unión.

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CAMPO CLAVE O CAMPO LLAVE

Dentro de una entidad tiene que haber un atributo principal que identifica a la entidad y su

valor tiene que ser único.

Una clave puede estar compuesta por uno o más atributos.

EXISTEN DOS TIPOS DE CLAVES:

CLAVE PRIMARIA

Una clave primaria es un campo o grupo de campos que identifica de forma única a cada

registro dentro de una tabla.

Una clave primaria se ajusta a la definición de identificador, en cuanto a que determina de

forma única una instancia de una entidad.

La clave primaria se utiliza para identificar a un registro de manera única. También se le

conoce como identificador de la entidad. Cuando más de un elemento dato se utiliza para

identificar a un registro, se le denomina clave concatenada.

CLAVE SECUNDARIA O FORÁNEA

Clave foránea o secundaria (Foreign Key): es el valor o valores de una tabla que corresponde

con el valor de una clave primaria en otra tabla. Esta clave es la que representa las relaciones

entre las tablas.

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EJEMPLOS DE CARDINALIDAD ENTRE LAS TABLAS

13

MAS EJEMPLOS DE CARDINALIDAD ENTRE LAS TABLAS

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ACTIVIDAD # 2 “RELACIONES Y CARDINALIDAD”



Cierto o Falso: en el espacio de la derecha coloque una C delante de la proposición cierta o

una F delante de la falsa (10 puntos, 1 punto cada uno).

Cardinalidad en una relación es el número de veces que una entidad aparece asociada a otra

entidad.



Solo existen dos tipos de relaciones o cardinalidad.

Puede haber dos filas en una tabla que tenga la misma clave primaria.

La relación entre padre e hijos es una relación de uno a uno.

La relación de uno a muchos es cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con mas de un registro de la otra tabla y viceversa.

La relación uno a uno se da cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

La relación entre un árbol y las hojas es una relación de uno a muchos.

La relación entre Productos y Pedidos es una relación de uno a muchos.

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TEMA # 3 – “NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS”

OBJETIVOS:

CONOCER SOBRE EL PROCESO DE NORMALIZACIÓN.

LOGROS:

CONOCE Y APLICA LA NORMALIZACIÓN Y SUS DIFERENTES FORMAS DE

NORMALIZACIÓN.

NORMALIZACION

DEFINICION

OBJETIVOS

FORMAS DE NORMALIZACIÓN

18

FORMAS DE NORMALIZACION

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EJEMPLO PRÁCTICO DE NORMALIZACIÓN DE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

DE LA SIGUIENTE TABLA BASE APLICAR LAS TRES FORMAS DE NORMALIZACIÓN:

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RESUMEN DE LA PRIMERA FORMA NORMAL

26

RESUMEN DE LAS TRES FORMAS NORMALES

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ACTIVIDAD # 3 “RELACIONES Y CARDINALIDAD”





Cardinalidad en una relación es el número de veces que una entidad aparece asociada a otra

entidad.



Solo existen dos tipos de relaciones o cardinalidad.

Puede haber dos filas en una tabla que tenga la misma clave primaria.

La relación entre padre e hijos es una relación de uno a uno.

La relación de uno a muchos es cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con mas de un registro de la otra tabla y viceversa.

La relación uno a uno se da cuando un registro de una tabla solo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

La relación entre un árbol y las hojas es una relación de uno a muchos.

La relación entre Productos y Pedidos es una relación de uno a muchos.

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ACTIVIDAD # 4 “NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS”





Las Formas de Normalización son: Primera Forma Normal, Segunda Forma Normal, Tercera Forma Normal, Forma Normal Boyce Codd, Cuarta Forma Normal, Quinta Forma Normal.

La Normalización es el proceso mediante el cual se organiza la información, para evitar la redundancia de datos, para así obtener una base de datos optimizada.

Algunos de los objetivos de la Normalización son: evitar datos repetidos, mantener la integridad de los datos, Administrar el tamaño y peso de la base de datos, Proporcionar flexibilidad de acceso a la información.

Generalmente se aplican las seis formas de normalización de la base de datos.

En la Tercera Forma Normal establece que las columnas repetidas deben eliminarse y colocarse en una tabla separada.

En la Segunda Forma Normal todos los atributos o columnas deben depender de la llave Foránea.

Una relación, o una entidad o una tabla esta en primera forma normal si, y solo si, no tiene grupos repetitivos (datos atómicos).

En la Primera Forma Normal tenemos que crear una nueva tabla con la clave primaria de la tabla base y el grupo repetido.

En la Segunda Forma Normal debe quedar en cada una de las tablas una dependencia funcional transitoria.

En la Tercera Forma Normal todas las columnas que no son llaves son funcionalmente dependientes por completo de la llave primaria y no hay dependencia transitoria.

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ACTIVIDAD # 5 “NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS (Primera Forma Normal)”



ANALISIS Y DISEÑO. Analizar si la siguiente tabla base está en la primera forma normal y sino

no se encuentra aplicar la primera forma normal a cada una de las tablas sus relaciones y

cardinalidad.

ALUMNOS CODIGO NOMBRE APELLIDO DORMITORIO CURSO1 CURSO2 CURSO3

A-001 Jorge Jones A-301 Base de Datos

Redes I Programación I

A-002 Albert Einsten B-250 Física Matemática Robótica I

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ACTIVIDAD # 6 “NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS (Segunda Forma Normal)”



ANALISIS Y DISEÑO. Analizar si la siguiente tabla base está en la segunda forma normal y

sino no se encuentra aplicar la segunda forma normal a cada una de las tablas sus relaciones

y cardinalidad.

PRODUCTO ID Producto

Descripción Deposito Provincia Cantidad Costo Total

Monlc21 Monitor LCD Dep001 Panamá 100 200 20000.00

ProcIntel10 Procesador Intel

Dep001 Panamá 100 100 10000.00

LapHP15 Laptop HP Dep002 Chiriquí 20 1000 20000.00

LaptopAc09 Laptop Acer Dep002 Chiriquí 10 1000 10000.00

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ACTIVIDAD # 7 “NORMALIZACIÓN DE BASES DE DATOS (Tercera Forma Normal)”



ANALISIS Y DISEÑO. Analizar si la siguiente tabla base está en la tercera forma normal y sino

no se encuentra aplicar la tercera forma normal a cada una de las tablas relaciones y

cardinalidad.

CLIENTE ID Cliente

Nombre Apellido Saldo ID Vendedor

Nombre Vendedor

Apellido Vendedor

A-001 Jorge Jones 1000.00 YJ-215 Yanitza Jiménez

A-002 Ineth Atencio 400.00 RF-121 Richard Flores

A-003 Sara Campos 600.00 JD-450 Jennifer Dickens

A-004 Jade Lorenzo 2000.00 Jd-450 Jennifer Dickens

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TEMA # 4 – “INTRODUCCIÓN AL LENGUAJE SQL”

OBJETIVOS:

CONOCER SOBRE EL LENGUAJE SQL

LOGROS:

CONOCE Y APLICA LOS FUNDAMENTOS DEL LENGUAJE SQL.

INTRODUCCION A EL LENGUAJE SQL

¿Qué es el SQL ?

El SQL (Structured query language), lenguaje de consulta estructurado, es un lenguaje

surgido de un proyecto de investigación de IBM para el acceso a bases de datos relacionales.

Actualmente se ha convertido en un estándar de lenguaje de bases de datos, y la mayoría de

los sistemas de bases de datos lo soportan, desde sistemas para ordenadores personales,

hasta grandes ordenadores.

Por supuesto, a partir del estándar cada sistema ha desarrollado su propio SQL que puede

variar de un sistema a otro, pero con cambios que no suponen ninguna complicación para

alguien que conozca un SQL concreto.

Como su nombre indica, el SQL nos permite realizar consultas a la base de datos. Pero el

nombre se queda corto ya que SQL además realiza funciones de definición, control y gestión

de la base de datos. Las sentencias SQL se clasifican según su finalidad dando origen a tres

lenguajes’ o mejor dicho sublenguajes:

DDL (Data Description Language), lenguaje de definición de datos, incluye órdenes para

definir, modificar o borrar las tablas en las que se almacenan los datos y de las relaciones

entre estas. (Es el que más varia de un sistema a otro)

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DCL (Data Control Language), lenguaje de control de datos, contiene elementos útiles para

trabajar en un entorno multiusuario, en el que es importante la protección de los datos, la

seguridad de las tablas y el establecimiento de restricciones en el acceso, así como

elementos para coordinar la compartición de datos por parte de usuarios concurrentes,

asegurando que no interfieren unos con otros.

DML (Data Manipulation Language), lenguaje de manipulación de datos, nos permite

recuperar los datos almacenados en la base de datos y también incluye órdenes para permitir

al usuario actualizar la base de datos añadiendo nuevos datos, suprimiendo datos antiguos o

modificando datos previamente almacenados.

Características del lenguaje

Una sentencia SQL es como una frase (escrita en inglés) con la que decimos lo que queremos

obtener y de donde obtenerlo.

Todas las sentencias empiezan con un verbo (palabra reservada que indica la acción a

realizar), seguido del resto de cláusulas, algunas obligatorias y otras opcionales que

completan la frase. Todas las sentencias siguen una sintaxis para que se puedan ejecutar

correctamente.

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Comandos DLL

Comando Descripción

CREATE Utilizado para crear nuevas tablas, campos e índices

DROP Empleado para eliminar tablas e índices

ALTER Utilizado para modificar las tablas agregando

campos o cambiando la definición de los campos.

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Comandos DML


SELECT Utilizado para consultar registros de la base de datos que satisfagan un criterio

determinado

INSERT Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos en una única operación.

UPDATE Utilizado para modificar los valores de los campos y registros especificados

DELETE Utilizado para eliminar registros de una tabla de una base de datos

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Cláusulas Las cláusulas son condiciones de modificación utilizadas para definir los datos que desea seleccionar o manipular.

Clausulas Descripción

FROM Utilizada para especificar la tabla de la cual se van a seleccionar

los registros

WHERE Utilizada para especificar las condiciones que deben reunir los

registros que se van a seleccionar

GROUP BY Utilizada para separar los registros seleccionados en grupos

específicos

HAVING Utilizada para expresar la condición que debe satisfacer cada

grupo

ORDER BY Utilizada para ordenar los registros seleccionados de acuerdo con

un orden específico

Operadores Lógicos

Operador Uso

AND Es el “y” lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad sólo si

ambas son ciertas.

OR Es el “o” lógico. Evalúa dos condiciones y devuelve un valor de verdad si alguna de

las dos es cierta.

NOT Negación lógica. Devuelve el valor contrario de la expresión.

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Operadores de Comparación

Operador Uso

< Menor que

> Mayor que

<> Distinto de

<= Menor ó Igual que

>= Mayor ó Igual que

BETWEEN Utilizado para especificar un intervalo de valores.

LIKE Utilizado en la comparación de un modelo

In Utilizado para especificar registros de una base de datos

Funciones de Agregado

Las funciones de agregado se usan dentro de una cláusula SELECT en grupos de registros para devolver un único valor que se aplica a un grupo de registros.


AVG Utilizada para calcular el promedio de los valores de un campo

determinado

COUNT Utilizada para devolver el número de registros de la selección

SUM Utilizada para devolver la suma de todos los valores de un campo

determinado

MAX Utilizada para devolver el valor más alto de un campo

especificado

MIN Utilizada para devolver el valor más bajo de un campo

especificado

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ACTIVIDAD # 8 “Lenguaje de Programación SQL”



Pareo: Coloque al lado de cada enunciado de la Columna B los números de la Columna A con

que se

Relacionan (1 Puntos cada uno). (Historia y Generación de las computadoras).

COLUMNA A COLUMNA B

1, Lenguaje SQL Lenguaje de Manipulación de datos.

2. Lenguaje DDL Lenguaje de Control de Datos.

3. Comando SELECT Utilizado para modificar los valores de los campos y registros especificados.

4. Comando INSERT Utilizado para eliminar registros de una tabla de una base de

datos. 5. COMANDO DELETE Utilizado para modificar las tablas agregando campos o

cambiando la definición de los campos. 6. COMANDO CREATE Utilizado para crear nuevas tablas, campos e índices. 7. COMANDO ALTER Utilizado para cargar lotes de datos en la base de datos en una

única operación.

8. COMANDO UPDATE Utilizado para consultar registros de la base de datos que satisfagan un criterio determinado.

9. Lenguaje DCL Lenguaje de Definición de Datos.

10. Lenguaje DML Lenguaje de Consulta Estructurado.

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TEMA # 5 – “INTRODUCCIÓN A LAS CONSULTAS”

OBJETIVOS:

CONOCER SOBRE LAS CONSULTAS

LOGROS:

CONOCE Y APLICA SOBRE LAS CONSULTAS.

introducción a las consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una

tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Según Access se puede definir una consulta como la unión de filas resultantes se denominan

consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias, las filas del resultado

de una consulta de resumen tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas

resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen

Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla

origen, entonces se va a originar una serie de restricciones que sufren las consultas de

resumen.

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TIPOS DE CONSULTAS

CONSULTA DE SELECCION

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene

los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede

actualizar los registros (con algunas restricciones). También puede utilizar una consulta de

selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de

totales.

CONSULTA DE PARÁMETROS

Una consulta de parámetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de

diálogo propio que solicita información, por ejemplo, criterios para recuperar registros o un

valor que desea insertar en un campo. Puede diseñar la consulta para que solicite más de un

dato; por ejemplo, puede diseñarla para que solicite dos fechas. Access puede entonces

recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas.

Las consultas de parámetros también son útiles cuando se emplean como base para

formularios, informes y páginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de

ingresos mensuales basado en una consulta de parámetros. Al imprimir el informe, Access

muestra un cuadro de diálogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe.

Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente.

LAS CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de

manera que su análisis sea más sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una

suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de

información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la

parte superior.

LAS CONSULTAS DE ACCIÓN

Una consulta de acción es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos

registros en una sola operación. Hay cuatro tipos de consultas de acción:

• Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por

ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se

fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se

eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.

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• Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una

o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los

productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de

una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los

datos de las tablas existentes.

• Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al

final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y

una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes.

Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea

anexarla a la tabla Clientes.

• Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una

parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles

para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access

o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

LAS CONSULTAS SQL

Una consulta SQL es una consulta creada con una instrucción SQL. Puede utilizar el Lenguaje

de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y

administrar bases de datos relacionales, como Access.

Cuando se crea una consulta en la vista Diseño de la consulta, Access construye en segundo

plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayoría de las propiedades de

consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseño de la consulta tienen cláusulas y

opciones equivalentes a las que están disponibles en la vista SQL. Si lo desea, puede ver o

editar la instrucción SQL en la vista SQL. Sin embargo, después de hacer cambios en una

consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tenía en la vista Diseño.

Algunas consultas SQL, denominadas consultas específicas de SQL, no se pueden crear en

la cuadrícula de diseño. En el caso de las consultas de paso a través, consultas de definición

de datos y consultas de unión, debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL.

En el caso de las subconsultas, la instrucción SQL se escribe en la fila Campo o en la fila

Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Crear una consulta de selección sencilla

Cuando quiera seleccionar datos específicos de uno o varios orígenes, use una consulta de

selección. Una consulta de selección le ayuda a recuperar únicamente los datos que le

http://www.blogger.com/blogger.g?blogID=6257636059078610314

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interesen y a combinar datos de varios orígenes. Puede usar tablas y otras consultas de

selección como orígenes de datos para una consulta de selección. En este tema se facilita

una descripción general de las consultas de selección y se indican los pasos para crear una

en vista Diseño o mediante el Asistente para consultas.

Información general

Normalmente, cuando se utilizan datos, no se trabaja con todo el contenido de una tabla. Por

ejemplo, si se usan datos de una tabla denominada Contactos, lo más habitual es limitarse a

un registro específico o al número de teléfono. A veces, es posible que se quieran combinar

datos de más de una tabla, como la información del cliente con los detalles del pedido.

Seleccione los datos que desea usar mediante una consulta de selección.

Una consulta de selección es un objeto de base de datos que muestra información en Vista de

hoja de datos. Una consulta no almacena datos, sino que muestra aquellos almacenados en

tablas. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una

combinación de ambas.

Ventajas de usar una consulta

Una consulta le permite:

▪ Ver los datos únicamente de los campos que le interesen. Al abrir una tabla, verá todos

los campos. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de campos.

Nota: Una consulta solo muestra datos, no los almacena. Al guardar una consulta, no se

guarda una copia de los datos.

▪ Combinar datos de varios orígenes. Normalmente, una tabla solo muestra los datos

almacenados. Una consulta le permite seleccionar campos de diferentes orígenes y

especificar cómo se debe combinar la información.

▪ Usar expresiones como campos. Por ejemplo, puede usar la función Fecha como

campo, o utilizar la función Formato en un campo para controlar el formato de los datos

en los resultados de la consulta.

▪ Ver los registros que cumplan criterios específicos. Al abrir una tabla, verá todos los

registros. Una consulta es una buena manera de guardar una selección de registros.

Pasos básicos para crear una consulta de selección

Puede crear una consulta de selección en la vista Diseño o mediante el Asistente para

consultas. Algunos elementos de diseño no están disponibles cuando se utiliza el asistente,

pero puede agregarlos más adelante en la vista Diseño. Aunque los dos métodos son

ligeramente diferentes entre sí, los pasos básicos son los mismos:

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1. Elija las tablas o consultas que desea usar como orígenes de datos.

2. Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir.

3. Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta (opcional).

Una vez que haya creado una consulta de selección, ejecútela para ver los resultados. Para

ejecutar una consulta de selección, ábrala en la vista Hoja de información. Si guarda la

consulta, puede reutilizarla siempre que lo necesite, por ejemplo, como origen de datos de un

formulario, informe u otra consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección

Puede usar el Asistente para consultas para crear automáticamente una consulta de

selección. Al usar el asistente, tiene menos control sobre los detalles del diseño de la

consulta, pero la consulta se suele crear más rápidamente que si no usó el asistente. Además,

el asistente puede detectar algunos sencillos errores de diseño y solicitarle que realice otra

acción.

Si utiliza campos de orígenes de datos que no están relacionados entre sí, el Asistente para

consultas le preguntará si desea crear relaciones. El asistente abrirá la Ventana Relaciones,

pero tendrá que reiniciar el asistente si edita alguna relación. Por lo tanto, antes de ejecutar el

asistente, considere crear las relaciones necesarias para su consulta.

USAR EL ASISTENTE PARA CONSULTAS

1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas y

en Aceptar.

3. A continuación, agregue campos. Puede agregar hasta 255 campos de 32 tablas o

consultas.

Para cada campo, realice estos dos pasos:

a. En Tablas/Consultas, haga clic en la tabla o consulta que contiene el campo.

b. En Campos disponibles, haga doble clic en el campo para agregarlo a la lista

de Campos seleccionados. Si desea agregar todos los campos a la consulta,

haga clic en el botón con el corchete angular derecho doble (>>).

c. Cuando haya agregado todos los campos que desee, haga clic en Siguiente.

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4. Si no ha agregado campos numéricos (campos que contienen datos numéricos), vaya

al paso 9. Si ha agregado campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la

consulta devuelva detalles o datos de resumen.

Siga uno de estos pasos:

a. Si desea ver registros individuales, haga clic en Detalles y, después,

en Siguiente. Vaya al paso 9.

b. Si desea ver datos numéricos resumidos, como promedios, haga clic

en Resumen y, después, en Opciones de resumen.

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5. En el cuadro de diálogo Opciones de resumen, especifique los campos que desea

resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos.

Para cada campo numérico, elija una de las funciones siguientes:

a. Sum La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

b. Prom La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

c. Mín La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

d. Máx La consulta devuelve el valor más alto del campo.

6. Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un

origen de datos, seleccione la casilla Contar los registros de nombre de origen de

datos adecuada.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de resumen.

8. Si no ha agregado un campo de fecha y hora a la consulta, vaya al paso 9. Si ha

agregado un campo de fecha y hora a la consulta, el Asistente para consultas le

pregunta cómo desea agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, supongamos que ha

agregado un campo de número ("Price") y un campo de fecha y hora

("Transaction_Time") a la consulta y, a continuación, ha especificado en el cuadro de

diálogo Opciones de Resumen que desea ver el valor promedio del campo de número

"Price". Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de

resumen para cada valor de fecha y hora único, para cada día, para cada mes, para

cada trimestre o para cada año.

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Seleccione el período de tiempo que desea utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y,

a continuación, haga clic en Siguiente.

Nota: En la vista Diseño, puede usar una expresión para agrupar valores en función del

período de tiempo que desee. No obstante, el asistente solo ofrece estas opciones.

9. En la última página del asistente, agregue un título a la consulta, especifique si desea

abrirla o modificarla y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Si elige abrir la consulta, esta muestra los datos seleccionados en la vista Hoja de datos. Si

elige modificar la consulta, esta se abre en la vista Diseño.

Crear una consulta en la vista Diseño

Puede usar la vista Diseño para crear manualmente una consulta de selección. Al usar la vista

Diseño, tiene más control sobre los detalles del diseño de la consulta, pero es más fácil

cometer errores de diseño y puede tardar más tiempo en usar el asistente.

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Crear una consulta

Paso 1: Agregar orígenes de datos

Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados

Paso 3: Agregar campos de salida

Paso 4: Especificar criterios

Paso 5: Resumir datos

Paso 6: Ver los resultados

Paso 1: Agregar orígenes de datos

Al usar la vista Diseño, para agregar orígenes de datos, se agregan los orígenes de datos y

los campos en pasos independientes. Sin embargo, siempre puede agregar más orígenes de

datos más adelante si así lo desea.

1. En el grupo Otros de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de consulta.

2. Haga doble clic en cada origen de datos que desee usar o seleccione cada origen de

datos y, a continuación, haga clic en Agregar.

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Combinaciones automáticas

Si agrega orígenes de datos relacionados entre sí, las relaciones se agregarán

automáticamente a la consulta como combinaciones. Las combinaciones especifican cómo se

deben combinar los datos de orígenes relacionados. Access también crea automáticamente

una combinación entre dos tablas si estas contienen campos con tipos de datos compatibles y

uno de los campos es una clave principal.

Es posible que desee ajustar las combinaciones que Access crea. Access determina qué tipo

de combinación crea en función de la relación que esta representa. Si Access crea una

combinación, pero no hay ninguna relación definida, Access crea una combinación interna.

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Si al agregar los orígenes de datos, Access crea automáticamente las combinaciones

correctas, puede ir directamente al Paso 3: Agregar campos de salida.

Utilizar el mismo origen de datos varias veces

En algunos casos, desea unir dos copias de la misma tabla o consulta, denominada

autocombinación, que combina registros de la misma tabla cuando hay valores coincidentes

en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla empleados en la

que el campo jefe de cada registro de un empleado muestra el identificador de su jefe en lugar

del nombre. Puede usar una combinación automática para mostrar el nombre del jefe en el

registro de cada empleado.

Al agregar un origen de datos por segunda vez, Access agrega _1 al nombre de la segunda

instancia. Por ejemplo, si ha agregado la tabla Empleados dos veces, la segunda instancia se

denominará Empleados_1.

Paso 2: Combinar orígenes de datos relacionados

Si los orígenes de datos que agrega a una consulta ya están relacionados, Access crea

automáticamente una combinación interna para cada relación. Si se aplica la integridad

referencial, Access muestra también un "1" sobre la línea de la combinación para indicar la

tabla del lado "uno" de una relación de uno a varios y un símbolo de infinito (∞) para indicar la

tabla del lado "varios".

Si agrega consultas a su consulta y no las ha relacionado, Access no creará automáticamente

combinaciones entre dichas consultas, ni entre las consultas y tablas que no estén

relacionadas. Si Access no crea combinaciones cuando agrega orígenes de datos, deberá

agregarlas usted mismo. Los orígenes de datos que no estén combinados con otros orígenes

de datos pueden causar problemas con los resultados de la consulta.

Es posible que también quiera cambiar el tipo de una combinación de interna a combinación

externa para que la consulta incluya más registros.

Agregar una combinación

▪ Para agregar una combinación, arrastre un campo de un origen de datos hasta el

campo correspondiente de otro origen.

Access muestra una línea entre los dos campos para señalar que se ha creado una

combinación.

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Cambiar una combinación

1. Haga doble clic en la combinación que desea cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Revise las tres opciones del cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

3. Haga clic en la opción que quiera usar y, después, haga clic en Aceptar.

Cuando las combinaciones se hayan completado, agregue los campos de salida. Es decir, los

campos que contienen los datos que quiere incluir en los resultados de la consulta.

PASO 3: AGREGAR CAMPOS DE SALIDA

Puede agregar fácilmente un campo desde cualquiera de los orígenes de datos que haya

agregado en el paso 1.

▪ Para agregar un campo, arrástrelo hacia abajo desde un origen de datos del panel

superior hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño del panel inferior en la ventana

de diseño de la consulta.

Si sigue este método para agregar un campo, Access rellena automáticamente la fila Tabla de

la cuadrícula de diseño para reflejar el origen de datos del campo.

Sugerencia: Si desea agregar rápidamente todos los campos a la fila Campo de la cuadrícula

de diseño de la consulta, haga doble clic en el nombre de la tabla o consulta en el panel

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superior para resaltar todos los campos de ese origen y, a continuación, arrástrelos todos a la

vez hacia abajo hasta la cuadrícula de diseño.

Usar una expresión como campo de salida

Si desea realizar cálculos o usar una función para generar un resultado de la consulta, puede

usar una expresión como un campo de salida. La expresión puede usar los datos de

cualquiera de los orígenes de datos de la consulta, además de funciones, como Formato o

EnCad, y puede contener operadores constantes y aritméticos.

1. En una columna vacía de la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón

derecho en la fila Campo y, después, haga clic en Zoom en el menú contextual.

2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue la expresión. Anteponga la expresión con el

nombre que desea utilizar en la expresión de salida, seguido de dos puntos. Por

ejemplo, si quiere etiquetar la expresión "Última actualización", inicie la expresión

con Última actualización.

Nota: Puede usar expresiones para realizar una amplia variedad de tareas. No obstante, este

artículo no incluye una explicación exhaustiva de las expresiones

PASO 4: ESPECIFICAR CRITERIOS

Este paso es opcional.

Use criterios para limitar los registros que devuelve la consulta, en función de si los valores de

campo cumplen sus especificaciones.

Especificar criterios para un campo de salida

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios del campo que contiene

los valores que desea limitar, escriba una expresión que los valores de campo deben

cumplir para incluirlos en los resultados. Por ejemplo, si quiere limitar una consulta a

los registros cuyo valor de campo Ciudad es Las Vegas, escriba Las Vegas en la

fila Criterios de dicho campo.

2. Especifique los criterios alternativos en la fila O, bajo la fila Criterios.

Si especifica criterios alternativos, un valor de campo puede cumplir cualquiera de los criterios

de la lista e incluirse en el resultado de la consulta.

Criterios para varios campos

Puede usar los criterios con varios campos. Si opta por esta opción, todos los criterios en una

fila Criterios u O determinada deben ser verdaderos para que se incluya el registro.

Especificar criterios mediante un campo que se quiere incluir en el resultado

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Puede agregar un campo al diseño de la consulta sin incluir sus datos en el resultado de la

consulta. Realice esta acción si desea usar los valores del campo para limitar los resultados

de la consulta pero no desea verlos.

1. Agregue el campo a la cuadrícula de diseño.

2. Desactive la casilla del campo en la fila Mostrar.

3. Especifique los criterios como lo haría para un campo de salida.

PASO 5: RESUMIR DATOS

Este paso es opcional.

Puede que desee resumir los datos, especialmente si son numéricos. Por ejemplo, es posible

que quiera ver el precio medio o las ventas totales.

Para resumir los datos en una consulta, use la fila Total. De manera predeterminada, la

fila Total no se muestra en la vista Diseño.

1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña

Diseño, haga clic en Totales.

Access muestra la fila Total en la cuadrícula de diseño de la consulta.

2. Para cada campo que desee resumir, seleccione la función que se usará en la lista de

la fila Total. Las funciones disponibles dependen del tipo de datos del campo.

PASO 6: VER LOS RESULTADOS

Para ver los resultados de la consulta, haga clic en Ejecutar en la pestaña Diseño. Access

muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos.

Para realizar más cambios en la consulta, haga clic en Inicio > Vistas > Vista Diseño para

volver a la vista Diseño.

Modifique los campos, las expresiones o los criterios y, a continuación, vuelva a ejecutar la

consulta hasta que devuelva los datos que desee.

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ACTIVIDAD # 9 “INTRODUCCIÓN A LAS CONSULTAS”





Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,

modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Una consulta de parámetro es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operación

Las Consultas de Acción se clasifican en: Consulta de eliminación, Consulta de actualización, Consulta de datos anexados, Consulta de creación de tabla.

Las Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas.

Las consultas de selección se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su análisis sea más sencillo.

La función Máx devuelve la consulta con el valor más bajo del campo.

Las Consulta de eliminación realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas.

Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.

Microsoft Access es un Sistema Gestos de Base de Datos (SGBD).

Las consultas no son objetos de una base de datos.

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