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REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIÓN ORDINARIA Nº 130-2020

8 DE OCTUBRE DEL 2020

Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las nueve horas con treinta minutos del ocho de octubre del dos mil veinte. Presentes los señores diputados Eduardo Cruickshank Smith, Presidente; Ana Lucía Delgado Orozco, Primera Secretaria y María Vita Monge Granados, Segunda Secretaria. Asimismo, estuvo presente el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo.

ARTÍCULO 1. - Se conoce oficio AL-DRHU-OFI-1071-2020, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director a.i. del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual remite el reclutamiento interino para el puesto del Director del Departamento de Recursos Humanos.

SE ACUERDA: Posponer para una próxima sesión que celebre este Órgano Colegiado, el conocimiento y resolución del oficio AL-DRHU-OFI-1071-2020, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director a.i. del Departamento de Recursos Humanos, relativo al nombramiento interino del puesto de Director del Departamento de Recursos Humanos.

ARTÍCULO 2.- Se conoce oficio AL-DALE-PRO-0211-2020, suscrito por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual indica que con correo electrónico de las 11:38 horas, recibió, por parte de la señora Fanny Alvarado Calvo, Ejecutiva de Fideicomisos del BCR, borrador de “Acuerdo de utilización de espacios para servicios complementarios Edificio Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011”, propuesto por dicha entidad bancaria, en relación con la instalación de una cafetería y kiosco de alimentos en el nuevo edificio arrendado por la Asamblea Legislativa al Fideicomiso Inmobiliario AL BCR 2011.

Dicho documento cuenta con la revisión del señor German Brenes Roselló, abogado de Fidecomisos del BCR, segun consta en correos electrónicos de las 17:41 horas del 24 de setiembre y 9:04 horas del 25 de setiembre, dirigidos a su despacho.

A continuación, remite los antecedentes del caso:

ANTECEDENTES

1. La Asamblea Legislativa tiene interes en que un tercero brinde servicios complementarios o accesorios en dos areas específicas del nuevo edificio, sea, una cafetería en el piso N100 y un kiosco de alimentos en el piso N1700.

2. Como formas jurídica viables para disponer de bienes inmuebles de caracter publico, la normativa establece el arrendamiento, la concesión y el permiso de uso. Las dos primeras figuras conllevan la realización de una licitación publica, mientras que la ultima se concede, sin procedimiento concursal, por razones de oportunidad y conveniencia para el interes general. Recordemos la normativa sobre el particular:

________________________________SESIÓN ORDINARIA No 130-2020

8 de octubre del 2020Pagina No 1

b-1 Artículo 92 Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA): “El procedimiento de licitación publica debera observarse en los siguientes casos: (...) b) En toda venta o enajenación de bienes, muebles o inmuebles, o en el arrendamiento de bienes publicos, salvo si se utiliza el procedimiento de remate. c) En la concesión de instalaciones publicas. (...).”

b-2 Artículo 168 RLCA: “Concesión de instalaciones publicas. Para alcanzar un mejor cumplimiento del fin publico a que esta afecta una instalación, la Administración Publica podra, mediante licitación publica darla en concesión a personas físicas o jurídicas, con el objeto de que la exploten en la prestación de un servicio complementario del respectivo fin publico, a cambio de un precio que se determinara a traves del concurso respectivo. Dentro de las condiciones contractuales se deberan considerar los aportes de la Administración, como electricidad, agua, insumos, bienes muebles y utensilios. El concesionario tiene prohibido dar a esos bienes y materiales otros usos comerciales ajenos a la prestación del servicio, caso contrario se tendra como una causal de resolución contractual. La concesión de instalaciones publicas otorga al concesionario unicamente el beneficio de utilizar el bien por el plazo establecido y para el exclusivo cumplimiento del interes publico pactado. Cualquier estipulación en contrario se tendra por absolutamente nula. La concesión no generara relación de inquilinato, derecho de llave ni otro beneficio diferente del indicado. La Administración podra poner termino a la concesión, cuando lo estime necesario para la mejor satisfacción del interes publico. Lo hara mediante resolución motivada, previo aviso al concesionario, dentro del plazo establecido en el cartel y en su defecto con al menos tres meses de anticipación. Cuando las causas de la terminación del contrato no sean atribuibles al concesionario, se le debera indemnizar por los daños y perjuicios causados que reclame y demuestre haber sufrido.”

b-3 Artículo 169 RLCA: “Permiso de uso. En los bienes de dominio publico la Administración podra otorgar permisos de uso, los cuales seran motivados en razones de oportunidad o conveniencia para el interes general, siempre y cuando no implique una desmejora en la disposición del bien. En todo caso se entenderan otorgados a título precario, por lo que podran ser revocados por razones de oportunidad o conveniencia sin responsabilidad de la Administración. La revocación no debera ser intempestiva ni arbitraria y debera darse en todos los casos un plazo prudencial para el cumplimiento del acto de revocación.”

Sobre esta figura de permiso de uso, la División de Contratación Administrativa de la Contraloría General de la Republica, en oficio DCA-2154 de 17 de junio del 2019, indicó: “(...) En relación con esta figura, la Sala Constitucional mediante voto No. 2016-06295 las catorce horas treinta minutos del diez de mayo de dos mil dieciseis, dispuso: “El permiso de uso es un acto jurídico unilateral que lo dicta la Administración, en el uso de sus funciones y lo que se pone en manos del particular, es el dominio util del bien, reservandose siempre el Estado, el dominio directo sobre la cosa. La precariedad de todo derecho o permiso de uso, es consustancial a la figura y alude a la posibilidad que la administración, en cualquier momento lo revoque, ya sea por la necesidad del Estado de ocupar plenamente el bien, por la construcción de una obra publica al igual que por razones de seguridad, higiene, estetica, todo ello en la medida que si llega a existir una contraposición de intereses entre el fin del bien y el permiso otorgado, debe prevalecer el uso natural de la cosa publica. En consecuencia, el regimen patrio de los bienes de dominio publico los coloca fuera del comercio de los hombres y por ello los permisos que se otorguen seran siempre a título precario y revocables por la Administración, unilateralmente, cuando razones de necesidad o de interes general así lo señalan.” / Conforme con lo anterior, dada la regulación existente expuesta, así como la naturaleza del acto jurídico que se considera como unilateral de la Administración, no corresponde a este órgano contralor, autorizar la utilización de la figura, quedando bajo responsabilidad de la Administración la decisión de si otorga o no el citado permiso, tal como ya lo ha indicado esta División en los oficios No. 05087 (DCA-1388) del 18 de mayo de 2009, 07590 (DJ-3148) del 09 de agosto de 2010 y 11082 (DCA-2504) del 19 de Octubre de 2012. / No obstante lo anterior conviene traer a colación algunos lineamientos que este órgano contralor ha venido señalando en sus criterios sobre las características mas representativas de dicha figura: “1. Con su aplicación no se genera ningun derecho subjetivo a favor del particular o la



institución depositaria del bien, por eso cualquier reparación, arreglo o restauración que se realice en el inmueble se entiende que es a favor de la Administración propietaria del bien, desde el momento en que se efectuó. Esto obedece a que el permiso de uso constituye un derecho precario sobre el bien demanial. 2. Dado que es un título precario, la institución propietaria puede revocar en cualquier momento el permiso sin que esto acarree responsabilidad alguna de su parte, siempre que no se efectue arbitrariamente. 3. Los bienes objeto del permiso de uso, deben ser utilizados para cumplir con los fines propios de la institución publica titular del bien. 4. Es obligación de la Administración designar un órgano fiscalizador que vele porque el uso del bien sea conforme a los fines pactados, y que a su vez, el prestatario no vaya a efectuar acto alguno en perjuicio de la integridad o naturaleza del bien prestado, al tenor de lo dispuesto por el artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa. 5. Las personas que al efecto sean depositarias del bien por el permiso en precario, deben cubrir los gastos de mantenimiento y conservación, siendo responsables de todos los daños y perjuicios causados tanto a la Administración propietaria como a terceros por su uso incorrecto. 6. El permiso de uso, es una suerte de prestamo en precario y es un acto jurídico unilateral regulado por el artículo 154 de la Ley General de la Administración Publica, que por su naturaleza y las implicaciones que conlleva, requiere formalizarse para determinar los parametros o condiciones que deben ser cumplidos por el beneficiario durante el disfrute del bien. 7. Al ser el permiso de uso en precario un acto jurídico unilateral, la decisión que la Administración tome en ese sentido debe constar en una resolución debidamente motivada, en la cual se establezcan los parametros o condiciones que deben ser cumplidos por el beneficiario durante el uso del bien. 8. Dicha resolución debe ser emitida por quien tiene la potestad de disposición de los bienes de la entidad, sea el superior jerarquico de la institución. 9. Mediante el mismo, no se genera ningun derecho subjetivo a favor del particular o la institución usuaria del bien.” (Oficio 12071 (DCA-2684) del 09 de noviembre de 2012) / ii. Sobre propiedad del inmueble / Afirma la Administración y así lo hace constar con la respectiva certificación del Registro Nacional que el inmueble que se pretende dar en permiso de uso actualmente es propiedad de la Junta Administrativa del Liceo de Curridabat y que a la fecha se esta gestionando la segregación del terreno ante la DIEE a efecto de que el area que les corresponde sea puesta a su nombre. En ese sentido, se le recuerda a la Junta de Educación de la Escuela La Lía en Curridabat que no resulta jurídicamente posible disponer de un bien inmueble que no es de su propiedad, es decir, unicamente el propietario cuenta con la legitimación y competencia para decidir sobre el destino del bien inmueble, siempre dentro del marco de legalidad que cubre a esa Administración. (...).” (subrayado no es del original). c. Dado que la Asamblea Legislativa no es la propietaria del edificio donde se encuentran las areas de interes, en el oficio AL-DALE-PRO-0207-2019 de 24 de setiembre del 2019, esta Asesoría Jurídica llegó a la siguiente conclusión:

“(...) para que sujetos privados pongan en operación una cafetería y un quiosco de venta de alimentos preparados en el nuevo edificio arrendado por la Asamblea Legislativa, resulta viable la aplicación de la figura jurídica del permiso de uso. Evidentemente, en el tanto el Fideicomiso es el dueño del edificio, es el unico que puede disponer de el, por lo que le corresponde otorgar el permiso, mediante resolución razonada, en coordinación con las necesidades de la Asamblea Legislativa, quien figura como arrendataria del inmueble. Es importante recordar que debe verificarse que la funcionalidad y acabados del edificio no se deterioren con el permiso de uso que se otorgue. Dicho permiso es un acto de tolerancia que, entre sus principales características, contiene la precariedad y la inmediatez de la revocatoria. Si bien es cierto se trata de un acto jurídico unilateral que se otorga por resolución, requiere de formalizarse en un contrato, donde se establezcan los alcances del permiso de uso, las obligaciones del beneficiario, los gastos de mantenimiento y conservación a cargo del beneficiario durante el uso del bien, la responsabilidad por daños y perjuicios causados a la administración propietaria o a terceros por el uso incorrecto del bien, etc. Reiteramos, en el caso que nos ocupa, el permiso de uso debera ser otorgado por el Fideicomiso, como propietario del inmueble arrendado a la Asamblea Legislativa y se otorgara unilateralmente por resolución administrativa, formalizandolo mediante contrato.” (subrayado no es del original)



d. El Banco de Costa Rica (BCR) le hace llegar un documento-borrador a la Asamblea Legislativa, consistente en un acuerdo de utilización de espacios para servicios complementarios en el edificio arrendado por nuestra institución, en el cual destacan los siguientes aspectos:

d-1. El Fideicomiso, como propietario y arrendante del edificio, autoriza a la Asamblea Legislativa para que utilice y explote -con un eventual caracter comercial- dos areas del Edificio, con fines específicos. Sea, el Fideicomiso permite que la Asamblea Legislativa contrate a terceros para suplir dos servicios complementarios o accesorios que son: una cafetería en el piso N100, cuya area es de 193,87m2, así como un Kiosco en el piso N1700, en un area de 26,63 m2.

d-2. El acuerdo es accesorio de los principales: Fideicomiso y Arrendamiento.

d-3. La Asamblea Legislativa debera velar porque no dañen el edificio, su equipamiento y mobiliario, siendo la responsable de cubrir cualquier reparación. Se indica que para variaciones o remodelaciones (pintura, pisos, paredes, puertas, llavines, ventanas), se debe solicitar autorización al Fideicomiso.

d-4. Prohíbe expresamente que la Asamblea Legislativa subarriende total o parcialmente el edificio.

e. Si bien es cierto el acuerdo de utilización de espacios propuesto por el BCR le otorga a la institución la capacidad de contratar a terceros para que se encarguen de los servicios de cafetería y Kiosco, dicha autorización se ve limitada por las clausulas novena inciso i), así como la vigesima cuarta del contrato de arrendamiento, que prohiben ceder o traspasar los derechos y obligaciones que le otorga dicho contrato. Ademas, conforme al contrato de Fideicomiso Inmobiliario AL / BCR 2011 y al contrato de arrendamiento citado, la Asamblea Legislativa adquirio el compromiso de ser arrendataria del nuevo edificio, a partir del 1° de abril del ano 2020 y hasta por un periodo de sesenta y ocho meses. Por lo tanto, supletoriamente le resulta aplicable la Ley de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos, N° 7527, de la cual se destaca lo siguiente: “ARTICULO 78.- Prohibicion de ceder o subarrendar. El arrendatario no tiene la facultad de ceder el arriendo, ni de subarrendar o dar en usufructo, uso, habitación, comodato o fideicomiso el bien arrendado, a menos que medie una autorización expresa del arrendador. En caso de contravención, el arrendatario incurrira en desalojo en lo personal y el arrendador podra invocar la resolución del contrato. La tolerancia del arrendador no crea derechos en favor del arrendatario ni de terceros, hasta tanto no se produzca la prescripción.” (lo subrayado no es del original).

Debido a lo anterior y al acuerdo propuesto, se descarta el subarriendo. En cuanto a la concesión, es criterio de esta Asesoría que, para que la institución adquiera la facultad de concesionar dichas areas, requiere que se modifique, mediante adenda, el contrato de arrendamiento. Recordemos que el acuerdo propuesto por el BCR es accesorio de los contratos de Fideicomiso y de Arrendamiento y no tienen la facultad de modificarlos.

f. La autorización del Fideicomiso para contratar con terceros los servicios complementarios señalados es exclusiva para la Asamblea Legislativa, sea, nadie mas esta facultado para mediar en la contratación de esos servicios.

g. Respecto de lo externado verbalmente por miembros de Aselegis, en el sentido de que dicha asociación solidarista tiene interes en brindar el servicio del Kiosco sin ostentar animo de lucro, citamos a continuación lo consignado en el artículo 139 inciso i del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, a saber: “Objetos de naturaleza o circunstancia concurrente incompatibles con el concurso. La Administración, podra contratar de forma directa los siguientes bienes o servicios que, por su naturaleza o circunstancias concurrentes, no puede o no conviene adquirirse por medio de un concurso, así como los que habilite la Contraloría General de



la Republica: (...) i) Interes manifiesto de colaborar con la Administración. Los contratos de servicios y suministros con personas físicas, organizaciones no gubernamentales o entidades privadas que evidencien su afan de ayuda desinteresada total o parcialmente o hacerse sustituir por terceros en el ejercicio de los derechos o en el cumplimiento de las obligaciones que en el el constan, salvo acuerdo expreso entre las partes.” a la Administración y su ausencia de animo de lucrar en la respectiva operación. Se entiende que se esta en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Publica resulte inferior al valor real minimo de mercado en 30% o mas. El valor real minimo sera determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos segun sea ordenado por la propia Administración. Si se tratara de bienes inmuebles dicha valoración debera hacerla un funcionario de la propia entidad o en su defecto la Dirección General de Tributación.” Es decir, para aplicar este inciso, debera efectuarse un estudio de mercado donde se demuestre que los precios de los productos que pondria a la venta dicha Asociacion Solidarista tienen un valor de por lo menos 30% menor al valor real minimo de mercado.

CONCLUSIONES:

Conforme con lo anterior, se presentan las siguientes conclusiones:

1. No se tienen observaciones o sugerencias de correcciones al “Acuerdo de utilización de espacios para servicios complementarios Edificio Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011”.

2. Para que la Asamblea Legislativa, mediante resolución motivada del Directorio Legislativo, pueda otorgar el permiso de uso a un tercero en una o en las dos areas destinadas a servicios complementarios de cafetería y kiosco, necesita que se formalice el acuerdo propuesto por el Fiduciario. Recordemos que quien ostenta la legitimación para decidir sobre el destino del bien inmueble, es su propietario. Tengase presente que dicho permiso debe obedecer a criterios de oportunidad y conveniencia para el interes general y todos los terminos del mismo deberan plasmarse en un contrato suscrito entre la Asamblea Legislativa y el tercero, donde, entre otras consideraciones, se especificara que el depositario del bien por el permiso en precario debera cubrir los gastos de mantenimiento y conservación, así como el pago de los servicios publicos. Es importante destacar que el tercero dispuesto no tiene opción de subcontratar, por cuanto, se reitera, el permiso obedece a características propias del tercero que hacen que la institución lo considere conveniente para que brinde el servicio requerido.

3. En caso de que la institución este interesada en concesionar alguna de esas dos areas, debera, en primer termino, gestionar una adenda al contrato de arrendamiento, donde expresamente se le faculte, para luego tramitar la contratación mediante el procedimiento de licitación publica.

En ese mismo sentido se conoce oficio AL-DALE-PRO-0223-2020, suscrito por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual amplía el criterio externado mediante oficio AL-DALE-PRO-0211- 2020 del pasado 29 de setiembre, solicitud realizada de manera verbal, a fin de señalar, con mayor detalle, las rutas de acción a seguir por parte del Directorio Legislativo, en cuanto a las opciones para utilización de los espacios para servicios complementarios de cafetería y kiosco, en el nuevo edificio legislativo, al amparo del Fideicomiso Inmobiliario AL BCR 2011 y el documento-borrador “Acuerdo de utilización de espacios para servicios complementarios Edificio Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011” (en adelante, el “Acuerdo del BCR”).



Al respecto, y tal como se indicó en el oficio citado, y en lo que interesa, nuestra institución contaría, fundamentalmente, con dos opciones legales para autorizar a terceros a explotar esos espacios para servicios complementarios, a saber:

Concesión (arts. 92 y. 168 RLCA) Permiso de uso (art. 169 RLCA)

- Licitación (concurso, donde se escoge la mejor oferta, segun cartel)

- Se otorga por conveniencia y oportunidad (no requiere concurso)

- Lo otorga el D:L.- Se requiere adenda al contrato de arrendamiento.

- Lo otorga el D.L.- Resolución, debidamente motivada (fijar parametros y condiciones a cumplir por beneficiario).- D.L. debe aprobar, de previo, el “Acuerdo del BCR”.

- El concesionario debera pagar, a la A.L., un precio - Es gratuito- Beneficiario cubre gastos de conservación y mantenimiento, así como mobiliario que se requiera para brindar el servicio.

- Se establece un plazo de explotación - No existe plazo (es a título precario) - D.L. debe designar un órgano fiscalizador

Una tercera opción es la que establece el artículo 139 inciso i) del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa (RLCA), que regula la figura del “Interes manifiesto de colaborar con la Administración”, que se aplicaría cuando organizaciones no gubernamentales o entidades privadas evidencien un afan de ayuda desinteresada a la Administración y su ausencia de animo de lucrar en la respectiva operación. Se entiende que se esta en los supuestos anteriores, cuando el precio fijado por el particular a la Administración Publica resulte inferior al valor real mínimo de mercado en 30% o mas. El valor real mínimo sera determinado por los estudios de mercado que se hagan o, cuando la naturaleza del objeto lo permita, mediante una valoración hecha por peritos idóneos segun sea ordenado por la propia Administración.

En todo caso, para aplicar esas figuras, se requiere que nuestra institución apruebe el “Acuerdo del BCR”, para la utilización de los espacios para servicios complementarios; autorizandose al Presidente Legislativo a la firma respectiva.

Asimismo, y en esa misma dirección, resulta conveniente que el Directorio Legislativo autorice a la Administración a avanzar en los tramites necesarios para la explotación de esos servicios complementarios, segun mejor convenga a los intereses institucionales; incluyendo la negociación que se tiene en proceso con la Asociación Solidarista de la Asamblea Legislativa, que ha mostrado un mayor interes en el servicio de Kiosco. No obstante, sin detrimento de esa negociación dicha Asociación Solidarista, tambien se recomienda negociar con el Fideicomiso la adenda respectiva, para que el contrato de arrendamiento contemple la figura de la concesión de instalaciones publicas para servicios complementarios, para posibilitar, tambien, la explotación del servicio de cafetería, por parte del mejor oferente.

SE ACUERDA: Con base en los criterios vertidos por el Departamento de Asesoría Legal, mediante oficios AL-DALE-PRO-0211-2020 y AL-DALE-PRO-0223-2020, tomar las siguientes disposiciones:

1. De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 92 y 168 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, instruir a la Administración para que gestione ante el Fideicomiso la suscripción de una adenda al Contrato de Arrendamiento firmado, a la luz del Fideicomiso Inmobiliario AL/BCR 2011, con la cual se contemple la figura de concesión de instalaciones publicas para servicios complementarios.



2. Con el propósito de explorar la posibilidad de contar con un kiosco, solicitar a la Administración que mantenga conversaciones con eventuales interesados, a fin de determinar si conviene a los intereses de la Asamblea Legislativa la aplicación del artículo 169 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, para utilizar la figura de permiso de uso.

3. En caso de que efectivamente haya interes, se autoriza al Presidente de la Asamblea Legislativa a firmar la resolución debidamente motivada, previa revisión del Departamento de Asesoría Legal.

4. De manera paralela, se autoriza ademas al Presidente de la Asamblea Legislativa a firmar el siguiente acuerdo de utilización de espacios complementarios, documento que debe ser formalizado por el Departamento de Asesoría Legal de la Asamblea Legislativa:

ACUERDO DE UTILIZACIÓN DE ESPACIOS PARA SERVICIOS COMPLEMENTARIOSEDIFICIO FIDEICOMISO INMOBILIARIO ASAMBLEA LEGISLATIVA BCR 2011

Entre nosotros xxxxx, en calidad de representante legal del Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011 y xxx en su condición de representante de la Asamblea Legislativa de Costa Rica hemos convenido en suscribir el presente acuerdo de utilización de los espacios necesarios para la prestación servicios complementarios en el edificio del Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011, el cual se sustenta en las siguientes consideraciones y cláusulas:

JUSTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES

PRIMERO: La Asamblea Legislativa y el Banco de Costa Rica suscribieron a las once horas del veintisiete de setiembre de dos mil once, un contrato de fideicomiso con la finalidad de dotar al Primer Poder de la República de instalaciones adecuadas para el desempeño de sus labores.

SEGUNDO: El esquema de gestión definido en dicho acuerdo, implica la cesión del derecho de uso de los terrenos propiedad de la Asamblea Legislativa en favor del fideicomiso, quien bajo su riesgo consigue el financiamiento y construye un edificio, el cual es de su propiedad.

TERCERO: Posteriormente, el primero de febrero de 2018, el Fideicomiso suscribió un contrato de arrendamiento operativo con la Asamblea Legislativa, para que dicho Poder pueda hacer el uso y disfrute de las instalaciones, para el cumplimiento de los fines constitucionales que le han sido encomendados.

CUARTO: Según los términos pactados en el contrato de arrendamiento, es responsabilidad del propietario, es decir el Fideicomiso, velar por el adecuado mantenimiento del inmueble, el equipamiento y mobiliario.

QUINTO: La Asamblea Legislativa requiere establecer una serie de servicios accesorios que son necesarios para el mejor desempeño de sus funciones, tales como cafeterías, comidas para los empleados, fotocopiado, máquinas expendedoras de golosinas, café y cualquier otro similar.

SEXTO: El desarrollo de esos servicios puede requerir de la contratación de terceros que los brinden, incluso con una connotación comercial, lo cual no



está dentro de los alcances del Fideicomiso, pero sí requieren de uso de algunos espacios en el edificio, por lo cual es de suma relevancia definir la naturaleza jurídica de esta relación, así como los alcances de las responsabilidades de cada una de las partes.

SETIMA: Si bien es cierto el contrato de arrendamiento suscrito entre el Fideicomiso Asamblea Legislativa-BCR 2011 y la Asamblea Legislativa, el 1 de febrero de 2018, garantiza el uso y disfrute del inmueble por parte del Primer Poder de la República, a efecto de despejar cualquier duda, es importante regular de manera particular la explotación de áreas determinadas para servicios complementarios, a efecto de que se delimite como figura jurídica distinta de un subarriendo.

OCTAVA: De conformidad con el contrato de Fideicomiso y su derivado de arrendamiento, no es posible que la Asamblea Legislativa subarriende total o parcialmente el edificio, por lo que por este acuerdo únicamente estaría habilitada a la acudir a terceros para la prestación de servicios complementarios.

En razón de lo anterior, las partes convienen en fijar los acuerdos correspondientes, plasmados en las siguientes cláusulas:

PRIMERA: DEL OBJETO

El presente acuerdo tiene como objeto plasmar las obligaciones, recíprocas tanto para la Asamblea Legislativa, en condición de arrendatario como para el Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011 en condición de arrendador, para el adecuado uso y explotación de las áreas destinadas a los servicios complementarios, dentro del edificio propiedad del Fideicomiso.

SEGUNDA: ESPACIOS OBJETO DE ESTE ACUERDO.

Los espacios dentro del edificio propiedad del Fideicomiso, que la Asamblea Legislativa destinará para los servicios complementarios son los siguientes:

SERVICIO UBICACIÓN AREAKiosko N1700 26.63 m2Cafetería N100 193.87 m2

TERCERA: OBLIGACIONES DEL ARRENDATARIO

La Asamblea Legislativa, en condición de arrendatario, se compromete a destinar las áreas especificadas en la cláusula anterior, única y exclusivamente para los fines indicados y para ello se compromete a cumplir cabalmente con las siguientes obligaciones:

a) Evitar que sean utilizadas para fines distintos a los fijados en el presente acuerdo

b) Velar porque los encargados de explotar esas áreas o los usuarios no dañen, interfieran o afecten el adecuado uso del edificio, el equipamiento o el mobiliario del área designada o bien, de cualquier sector del edificio o sus equipos o mobiliario.

c) Cubrir, con sus propios fondos, los costos que conlleve la reparación de cualquier daño provocado por el arrendatario o bien por cualquier



persona física o jurídica que las explote. Para ello el Fideicomiso a través de la Unidad Administradora de Mantenimiento (UAM) hará un reporte de los daños y el costo que conlleva la reparación.

d) Hacerse responsable de la eventual contratación de personas físicas o jurídicas que brinden los servicios en las áreas designadas. Dicha relación contractual será entre la Asamblea Legislativa y el respectivo contratista, por lo que el Fideicomiso no asume, ni directa ni indirectamente, ninguna responsabilidad de los términos de dicha contratación, tanto en la selección del contratista, como en las eventualidades que se presenten durante el proceso de escogencia o la fase de ejecución contractual.

e) Acatar las instrucciones que gire el Fideicomiso, cuando detecte que el uso de esas áreas puede provocar daños o variaciones al edificio o los equipos o mobiliario.

f) Solicitar, previamente, al Fideicomiso autorización para realizar cualquier remodelación, obra o tarea que involucre variar las condiciones actuales de las áreas, esto incluye, entre otros, cambio de pintura, de pisos, de estructuras, paredes, puertas, llavines, ventanas. De previo a realizar cualquier variación, el representante del arrendatario solicitará por escrito la respectiva autorización, especificando en detalle en qué consisten las tareas.

g) Cubrir los gastos por servicios públicos asociados a la prestación de la actividad comercial en las áreas indicadas, incluyendo, pero no limitadas a: agua potable, electricidad, recolección de basura, telefonía, internet. Asimismo, será la responsable de obtener todos los permisos necesarios para las actividades a desarrollar, entre otros permisos municipales, patentes, permisos del Ministerio de Salud, habilitaciones del Ministerio de Hacienda, y cualquier otro.

h) En caso de devolución o no continuidad del uso de los espacios detallados en la cláusula segunda del presente acuerdo, es responsabilidad de la Asamblea entregarlos en el mismo estado en el que fueron recibidos inicialmente.

i) Cubrir los costos de mantenimiento preventivo o correctivo de cualquier equipo o mobiliario que se utilice para la explotación de los servicios complementarios brindados en los espacios indicados en la cláusula SEGUNDA de este acuerdo, sin perjuicio de la responsabilidad que asume por daños, según el inciso c de esta cláusula.

CUARTA: OBLIGACIONES DEL ARRENDADOR

El arrendador se compromete al cumplimiento de las siguientes obligaciones:

a) Garantizar al arrendatario el uso y disfrute de las áreas indicadas en la cláusula segunda.

b) Abstenerse de cobrar alguna suma por el uso y explotación tanto a la Asamblea Legislativa como a los terceros que brinden los servicios.



c) No interferir injustificadamente en la explotación comercial de las áreas cedidas.

d) Identificar los daños provocados a las áreas cedidas y calcular de manera justificada los costos que conlleva la reparación.

e) Llevar a cabo todas las reparaciones necesarias dentro de las áreas, con cargo a los recursos del Fideicomitente.

QUINTA: PLAZO.

El presente acuerdo perdurará por todo el periodo de vigencia del contrato de arrendamiento del edificio, suscrito entre la Asamblea Legislativa y el Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011, salvo las causas de extinción reguladas en la cláusula sexta de este acuerdo

SEXTA: CAUSAS DE EXTINCIÓN DEL PRESENTE ACUERDO

El presente acuerdo se extingue por las siguientes causas:

a) Finalización del contrato de arrendamiento suscrito entre la Asamblea Legislativa y el Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011.

b) Acuerdo de las dos partes, para lo cual se suscribirá un finiquito por terminación anticipada, en el que se definan los términos respectivos.

c) Por incumplimiento de las obligaciones por parte del arrendatario, para lo cual se deberá dar previamente una audiencia que le garantice su derecho de defensa.

d) La extinción del contrato de Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011

SETIMA: ACUERDOS RELACIONADOS Para todos los efectos, este acuerdo se considera accesorio de los contratos principales: Fideicomiso Inmobiliario Asamblea Legislativa BCR 2011 y contrato de arrendamiento operativo del nuevo edificio de la Asamblea Legislativa.

OCTAVA: ESTIMACION Por la naturaleza de este acuerdo, se considera gratuito.

NOVENA. Notificaciones. Para notificaciones las partes fijan los siguientes medios:Se debe poner la notificación nuestra y los firmantes-573 (b), 574 (b), 575 (b), 576 (b)-

ARTÍCULO 3.- Se conoce oficio AL-DALE-PRO-0207-2020, con fecha 25 de setiembre del 2020, suscrito por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 7 de la sesión No. 125-2020, celebrada el 3 de setiembre de los corrientes, en el que se solicita a ese despacho, criterio en relación con: “...cual es el principio de legalidad que atribuye a este Organo Colegiado el deber de aprobar los aumentos salariales de la Defensoria de los Habitantes. //Asimismo, es importante que



se defina la procedencia de aprobar dichos aumentos salariales toda vez de que existe para los Profesionales en Ciencias Medicas, una legislación especificas que los fija”.

Lo anterior, en atención al deber que le asiste al Directorio Legislativo de aprobar los aumentos salariales de la Defensoría de los Habitantes, así como la procedencia de aprobar la revalorización del salario base para la clase de medico G1, contenido en el acuerdo 2287-DH que se solicita aprobar.

Antecedentes

En cuanto al principio de legalidad que atribuye al Directorio Legislativo el deber de aprobar los aumentos salariales de la Defensoría de los Habitantes, tenemos que la Procuraduría General de la Republica (PGR), mediante dictamen C-202-96 del 16 de diciembre de 19961, conoció de ese asunto, ante consulta formulada por el Lic. Jose Luis Araya Alpízar, Director General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda.

Dicho Órgano efectuó un amplio analisis en relación a si la Defensoría de los Habitantes tiene las atribuciones necesarias para regular la materia salarial de sus funcionarios, de conformidad con el bloque de legalidad que sustentó su creación; analisis sobre el que fundamentaremos el presente criterio, ya que, pese a ser de vieja data, mantiene vigencia en relación con la normativa que lo sustenta y que no ha sido modificada, así como de las consideraciones jurídicas que resultan de aplicación para atender lo consultado.

Naturaleza jurídica y posición institucional de la Defensoría de los Habitantes.

Conforme al artículo 1 de la Ley de la Defensoría de los Habitantes, No 7319 del 17 de noviembre de 19922, se establece como atribución general que dicho órgano sera el encargado de proteger los derechos y los intereses de los habitantes; el cual velara porque el funcionamiento del sector publico se ajuste a la moral, la justicia, la Constitución Política, las leyes, los convenios, los tratados, los pactos suscritos por el Gobierno y los principios generales del Derecho. Así como promocionar y divulgar los derechos de los habitantes.

En cuanto a su funcionamiento, el parrafo primero del artículo 2 estipula que:

ARTICULO 2.- Independencia. La Defensoría de los Habitantes de la Republica esta adscrita a Poder Legislativo y desempeña sus actividades con independencia funcional, administrativa y de criterio.

Sobre este tema, en el dictamen C-202-96 que nos ocupa, la Procuraduría indicó lo siguiente:

Dicho artículo atribuye independencia a la Defensoría de los Habitantes. Pero no se trata de una independencia absoluta. Por el contrario, esa independencia esta determinada por la competencia legalmente atribuida. La norma es clara en ese sentido: "desempeña sus actividades" y estas actividades no son otras que las que puede realizar conforme la definición de competencia hecha por la ley. Es dentro de ese ambito competencial que cobra sentido la independencia "funcional, administrativa y de criterio", terminos que reproducen la situación institucional de la Procuraduría General de la Republica.

La independencia funcional significa la posibilidad de ejercicio de la competencia sin interferencias del órgano al cual se pertenece. Independencia de criterio que faculta para resolver sin sujeción a instrucciones, direcciones u órdenes emanadas del superior; es decir, la actuación de la Defensoría esta fundada en la valoración que ella misma haga y no en la apreciación de la Asamblea Legislativa. Independencia administrativa dirigida a asegurar el cumplimiento propio de la competencia atribuida.



Como lo señala el dictamen de cita, la "independencia" a que se refiere la Ley esta referida al ejercicio de la competencia funcional, al cumplimiento de las atribuciones legalmente otorgadas, mas no al ejercicio de potestades que no le son atribuidas por ley.

En esta medida, para efectos del presente estudio, resulta entonces importante determinar si la Defensoría de los Habitantes cuenta con las competencias para darse su propia clasificación salarial, así como para aplicar las revaloraciones e incentivos salariales sin autorización del Poder al que se encuentran adscritos.

En relación con la posibilidad de que un ente pueda regular la materia salarial de sus funcionarios, se debe indicar que ello gira en torno a la naturaleza jurídica que el ordenamiento le brinda, y que le permite a la entidad contar no solo con autonomía patrimonial, la cual conlleva una serie de poderes y deberes jurídicos, sino establecer con el Estado, una relación de confianza y tutela administrativa. Señala el Órgano Procurador, en el dictamen de cita, que la personalidad jurídica deriva de la Ley, lo que significa que un ente u órgano carece de competencia para atribuirse esa calidad y definir su propia naturaleza; a pesar de que el artículo 33 del Código Civil3 establece que el “Estado es de pleno derecho persona jurídica”.

Cuando el ordenamiento atribuye a una organización la condición de persona jurídica, la establece como un centro ultimo de poderes y de deberes jurídicos... Esa personalidad atribuye al ente una serie de deberes y derechos en forma independiente, justifica su autonomía patrimonial y marca la relación con el Estado: una relación de confianza, de tutela administrativa. Se sigue de lo anterior que, en principio, un órgano no es persona jurídica.

En orden a la atribución de la personalidad a los entes publicos, esa cualidad esta determinada por la ley de creación. Es decir, la personalidad jurídica debe derivar de la ley, lo que significa que un ente u órgano carece de competencia para atribuirse esa calidad y definir su propia naturaleza jurídica.

De lo dispuesto en el artículo 2 de cita, se puede determinar que la Defensoría de los Habitantes no fue creada bajo esta premisa de ser “persona jurídica”, sino como un órgano mas del Estado, “adscrita” al Poder Legislativo, cuyo fin ultimo es el de trasladar conductas y efectos jurídicos a la persona jurídica, sea el Estado. Esto permite concluir que la Defensoría es un órgano mas de la persona jurídica “Estado”, por lo que carece de personalidad jurídica propia.

Partiendo de lo indicado se observa que en la medida en que la Ley no le dio a la Defensoría de los Habitantes, la condición de persona jurídica necesaria que le permita determinar su regimen salarial propio, lo que queda por definir es si el artículo 2 que nos ocupa, contempla dentro de la independencia que ahí se le otorga, la posibilidad de aprobar el regimen y los componentes e incentivos salariales de sus colaboradores; siendo que sobre este elemento, la PGR en el dictamen C-202-96 de reiterada cita, hizo referencia expresa a los antecedentes legislativos de la Ley No 7319, los cuales permiten dilucidar dicha situación:

Resulta evidente que tanto los proponentes del proyecto de ley que dio origen a la Defensoría como los diputados que participaron en esa aprobación tenían claro el alcance de esa independencia. No puede ignorarse, al efecto, que el proyecto de ley original se refería a la materia de clasificación y valoración de los funcionarios de la Defensoría. El artículo 31 disponía: "El regimen de clasificación, revaloración, incentivos salariales, jubilaciones y pensiones de la Procuraduría General de la Republica sera aplicable al personal profesional de la Defensoría de los Habitantes".

La propuesta tenía como objeto asegurar una buena remuneración a los citados funcionarios, por lo que se propuso que dicho regimen fuera el que gozaba la Procuraduría en ese momento. Es importante recordar, ademas, que dicha disposición fue mantenida incluso luego de emitido el Dictamen de la Comisión Permanente de Gobernación y Administración, rendido con ocasión de lo resuelto por la Sala Constitucional en orden al proyecto de ley. No es sino en el tramite de



discusión de ese dictamen que se presenta una moción para eliminar la norma transcrita, que constituía el numeral 32. El expediente legislativo no permite determinar las razones por las cuales se presentó la moción y fue aprobada. Pero suponemos que esa eliminación no es sino la consecuencia de la declaratoria de inconstitucionalidad del artículo 36 de nuestra Ley Organica por parte de la Sala Constitucional.

Ahora bien, lo importante es que no se consideró que el establecimiento de ese regimen salarial estuviere cubierto por el concepto de independencia garantizado en el artículo 2o. Es decir, de la consagración de la independencia funcional y administrativa de la Defensoría no puede fundarse una pretensión de establecimiento de un regimen salarial, cualquiera que este sea, establecido y delimitado exclusivamente por la Defensoría.

Así las cosas, resulta claro que su independencia funcional y administrativa radica en la posibilidad de poder desempeñar sus actividades sin interferencia del ente al cual pertenece, es decir, que podra actuar de conformidad con lo que crea mas conveniente para asegurar el cumplimiento de las funciones que legalmente le fueron atribuidas y que, como se indicó se encuentran contenidas en el artículo 1 de la citada Ley, pero no tiene la Defensoría de los Habitantes la competencia legal para el establecimiento y otorgamiento del regimen salarial de sus funcionarios.

Siguiendo esta misma línea, debe tenerse presente que la independencia que la Ley le atribuye a ciertos órganos administrativos, como es el caso de la independencia funcional, administrativa y de criterio que deriva del artículo 2 de cita, es diferente de la autonomía administrativa que la Constitución da a ciertos entes. En este sentido, la PGR ha dicho lo siguiente sobre la autonomía administrativa:

En doctrina nacional se ha indicado que en nuestro ordenamiento jurídico la autonomía se manifiesta de tres formas: la administrativa, la política y la organizativa.

Se ha señalado que la autonomía en materia administrativa:

"(...) consiste en la posibilidad jurídica de que un ente realice su cometido legal por sí mismo sin injerencias de terceros.

En otros terminos, la autonomía administrativa es la capacidad de autoadministrarse, o sea, de realizar sin subordinación a ningun otro ente, el fin legal asignado por el ordenamiento.

Dentro de la autonomía administrativa estan incluidos no solo el ejercicio mismo de su función legal, sino, ademas, de sus actividades administrativas de apoyo a esta. Entre tales actividades de apoyo hay necesariamente que mencionar la administración de personal, así comode sus recursos financieros." (El resaltado no es del original) (HERNANDEZ VALLE, Ruben, Instituciones de Derecho Publico Costarricense, San Jose, Editorial EUNED, 1992, p.124 y 125)5. (El resaltado es añadido) Así las cosas, lo que la Defensoría de los Habitantes tiene es una independencia dada por ley, no una autonomía administrativa que le permita manejarse de manera independiente y autónoma a todo nivel. Partiendo de lo anterior, si la independencia de la que gozan no cubre la materia salarial no puede pensarse en que contaran con la libertad de fijar sus regímenes salariales.

Efectivamente, en el caso de la Defensoría, queda claro que no cuenta, dentro de su ley constitutiva, con disposición alguna que, de manera expresa6 le atribuya las competencias necesarias para el establecimiento del regimen salarial y de los incentivos económicos de sus servidores, por cuanto es un órgano adscrito a un Poder de la Republica y que, por ende, carece de facultad para fijar por si misma dicho regimen. Tengase, ademas, presente que la Sala Constitucional7 ha señalado que el fundamento para auto fijarse el regimen salarial radica en la propia independencia constitucional y, en el caso de la Defensoría de los Habitantes, es claro que no esta comprendida dentro de este supuesto, sea de órgano constitucional, y por ende no es titular de una autonomía constitucional, ya que se trata de un órgano creado por ley.



Señala el Procuraduría General de la Republica, en el dictamen C-202-96 de reiterada cita, que entonces, cada Poder establecido “constitucionalmente” puede determinar el regimen salarial de sus propios órganos y que, en el caso de la Asamblea Legislativa, le corresponde, ademas, establecer el regimen respecto de la Defensoría y sus funcionarios, sin que, en ausencia de una autorización legal para hacerlo, sea posible concebir que la propia Defensoría instaure ese regimen y disponga sobre el sistema salarial del personal a su servicio.

De todo lo indicado y siguiendo a la Procuraduría General de la Republica en su oficio C-202-96, se puede recapitular lo siguiente:

La Defensoría de los Habitantes es un órgano adscrito al Poder Legislativo, que carece de rango de órgano constitucional.

La independencia funcional, administrativa y de criterio que ha sido garantizada a la Defensoría de los Habitantes, por la Ley N° 7319 de 17 de noviembre de 1992, esta referida a la competencia legalmente asignada y a la satisfacción del fin publico que justifica su existencia. Se trata de una independencia legal en dichas areas y no de una autonomía administrativa que le permita actuar de manera independiente y autónoma.

11 de la Ley General de la Administración Publica establece que: “1. La Administración Publica actuara sometida al ordenamiento jurídico y solo podra realizar aquellos actos o o prestar servicios publicos que autorice dicho ordenamiento, segun la escala jerarquica de sus fuentes” 2. Se considerara autorizado el acto regulado expresamente por norma escrita, al menos en cuanto a motivo o contenido, aunque sea en forma imprecisa” Debido a lo anterior, ningun ente u órgano podra actuar si previamente no esta autorizado por Ley para cumplir su cometido.

7 "... Ademas, en el caso de los poderes, su propia independencia constitucional, garantizada en general por el artículo 9o de la Constitución y, en los del Poder Judicial y del Tribunal Supremo de Elecciones por las de los artículos 99 y siguientes, 152 y siguientes y 177 de la misma, así como sus propias normas organicas, imponen a sus jerarcas la atribución y la responsabilidad de fijar la remuneración, gastos de representación y otras facilidades inherentes a los cargos, de sus propios miembros y subalternos, dentro, naturalmente, de sus disponibilidades presupuestarias, independientemente, desde luego, de que sus montos puedan coincidir o no con los de los diputados". Sala Constitucional, Resolución N. 550-91 de 18:50 hrs. del 15 de marzo de 1991. Conforme con la naturaleza jurídica de ese órgano, no existe en la Ley7319, de cita, disposición legal alguna que le atribuya potestad para establecer el regimen salarial de sus funcionarios.

Segun lo expuesto, compete al Poder Legislativo, específicamente al Directorio Legislativo, como órgano superior maximo de la Institución, determinar el regimen salarial de los funcionarios de la Defensoría de los Habitantes, así como sus aumentos salariales, revaloraciones y demas elementos de la política salarial de dicha entidad. Sobre la necesidad de aprobar los aumentos para profesionales en ciencias medicas:

Dicho lo anterior, se procede a atender la segunda consulta, acerca de la procedencia y necesidad de que el Directorio Legislativo apruebe dichos aumentos salariales, toda vez de que existe para los Profesionales en Ciencias Medicas, una legislación específica que los fija, se debe tener presente lo siguiente:

Al respecto, la Ley de Incentivos a los Profesionales en Ciencias Medicas, No 6836del 22 de diciembre de 19828, regula la escala de salarios, así como los incentivos que reciben los medicos en el ejercicio de sus funciones.

Dispone dicho cuerpo legal, en sus artículos 2 y 3, que todas las entidades publicas empleadoras aplicaran a los profesionales en Ciencias Medicas, tanto las escalas de las categorías ahí



dispuestas, como los componentes fijos y los incentivos creados en dicha Ley; siendo que el artículo 5 detalla la composición del salario del medico, en los siguientes terminos:

Artículo 5o.- El salario del medico estara constituido por el sueldo base, los aumentos, sobresueldos y pluses, vigentes a la fecha, mas los incentivos que se crean por esta ley y que son los siguientes: un 5,5% por cada año de antiguedad en el servicio, incluido el trabajo realizado en cualquier institución del Estado; un 11% sobre el salario total por dedicación a la carrera hospitalaria; un 11% sobre el salario total por dedicación a la carrera administrativa; y un 3% por cada hora de consulta externa a partir de la quinta hora sobre el salario total.

(Nota de Sinalevi: Mediante el artículo unico de la ley N° 9121 del 11 de febrero de 2013, se interpretó de forma autentica este numeral en el sentido de que: "...los artículos 5 y 13 se refieren al salario total ordinario del profesional en ciencias medicas y este estara expresan en esta ley y los componentes fijos que se hayan incorporado al salario ordinario en virtud de otras leyes. En ese sentido, los rubros variables que se pagan por jornadas extraordinarias no forman parte del salario total ordinario")

En otras palabras, el salario de los profesionales en ciencias medicas, constituye una excepción a la pretensión de homogeneizar las escalas salariales de los funcionarios del Sector Publico, en razón de que, se ha dicho la Procuraduría General de la Republica:

El regimen retributivo o salarial que establece la Ley No 6836, constituye un mínimo de referencia para todas las instituciones o dependencias publicas que contraten profesionales en ciencias medicas que se encuentran expresamente amparados a dicho sistema (Resoluciones Nos 2004-00552 de las 09:00 horas del siete de julio de 2004, 2004-00900 de las 10:45 horas del 27 de octubre de 2004 y 2005-00351 de las 09:30 horas del 13 de mayo de 2005. En sentido similar el Voto No 28 del Tribunal de Trabajo, Sección Tercera, Segundo Circuito Judicial de San Jose, de las 10:10 horas del 23 de febrero de 2004; citadas en el dictamen C-428-2006 de 24 de octubre de 2006).

Como norma mínima, el regimen retributivo de la Ley No 6836, puede ser legítimamente complementado y superado con otros beneficios o incentivos económicos previstos normativamente en las instituciones o dependencias publicas que contraten a dichos profesionales; esto en el tanto se justifiquen objetiva y razonablemente, y no resulten ser de igual naturaleza a los que reconoce aquella ley (Dictamen C-299-2005 de 19 de agosto de 2005).

No cabe entonces la menor duda de que el salario de los profesionales en ciencias medicas esta constituido como mínimo por los rubros expresamente detallados en la comentada Ley de Incentivos, pero cada colectivo profesional tiene estructuras propias y tecnicamente definidas, que comprenden clasificaciones y valoraciones particulares, no necesariamente coincidentes entre ellos. Así, los pluses o incentivos salariales que se crean en dicha ley no le corresponden en su generalidad a todos los profesionales en ella enunciados, salvo el caso del ajuste automatico previsto por el numeral 12, y del incentivo por dedicación a la zona rural (arts. 10 y 19), que si se aplican a todos los grupos profesionales allí contemplados; los demas, el legislador los fue adjudicando concretamente a los diferentes colectivos o grupos de profesionales. Los artículos 5o, 6o, 7o, 8o y 9o se refieren a los medicos; el artículo 16 a los odontólogos; el ultimo parrafo del artículo 16 -reforma introducida por la Ley No 8423 de 7 de octubre de 2004- a los nutricionistas; el artículo 17 a los farmaceuticos, microbiólogos químicos y psicólogos clínicos; el artículo 18 a los microbiólogos, farmaceuticos y psicólogos clínicos, y el artículo 25 -introducido por la citada reforma por la Ley No 8423- a los profesionales en enfermería.10

Partiendo de lo indicado, se debe entender que, si bien a los profesionales en salud los cubre las consideraciones normativas de la Ley 6836, tanto las escalas salariales como los pluses o sobresueldos que ahí se regulan son adicionales a las que resulten de su relación de servicio ordinaria con la Administración.



Ahora bien, resulta importante anotar que, si bien dichos componentes salariales estan dispuestos por ley, su implementación no resulta de una aplicación directa ni de oficio por parte de las administraciones, sino que requiere de una revaloración salarial que debe tener el visto bueno del jerarca, ya que dicha revaloración a su vez tiene una incidencia en el índice salarial vigente, afectando el contenido presupuestario de la clase de puesto a revalorizar.

Una vez aprobado el ajuste salarial requerido, dicha aprobación es remitida al Ministerio de Hacienda, para que proceda con el ajuste presupuestario solicitado.

En este sentido, el Departamento de Recursos Humanos de nuestra institución, en atención a una consulta formulada por nuestro Despacho, indicó lo siguiente:

...sobre el tema de la clase de Medico G1 de la Defensoría de los Habitantes, he de indicarles que se requiere la aprobación del Directorio Legislativo en tanto que afecta el índice salarial correspondiente al formar parte de los salarios base de los puestos de dicha Institución. Queda claro que una vez que se apruebe la modificación al índice se comunica al Ministerio de Hacienda (por parte de la Defensoría) para que se proceda con el tramite presupuestario correspondiente, para lo cual Hacienda se basa en el respectivo acuerdo del Directorio para actualizar la relación de puestos de la Defensoría.

Así las cosas, la necesidad de aprobar los reajustes salariales de los profesionales en ciencias medicas de la Defensoría de los Habitantes, deriva de la obligación de realizar un tramite de ajuste presupuestario por modificación al índice salarial correspondiente; situación que, reiteramos, si bien deriva una autorización legal, su implementación requiere de la autorización del jerarca institucional, en este caso, del Directorio Legislativo, ya que, como se señaló en el apartado anterior, la Defensoría de los Habitantes no cuenta con las competencias para darse su propia escala salarial. Conclusiones:

De todo lo indicado se concluye que: El fundamento de legalidad que atribuye al Directorio Legislativo el deber de aprobar los aumentos salariales de la Defensoría de los Habitantes, se sustenta en lo establecido en el artículo 2 de la Ley de la Defensoría de los Habitantes de la Republica, No 7319, que estipula que se trata de un “órgano” “adscrito” al Poder Legislativo. En ese tanto, ese órgano no cuenta con norma legal habilitante que le permita, de manera independiente y autónoma, el establecimiento del regimen salarial y de los incentivos económicos de sus servidores; por lo que cualquier ajuste o reajuste en su escala o índice salarial, debera sujetarse a una autorización expresa de parte del Directorio Legislativo.

Ese artículo 2 de la Ley N° 7319 constituye, asimismo, el fundamento legal respecto de la procedencia de que el Directorio Legislativo deba aprobar la revalorización del salario base para la clase de medico G1 de la Defensoría de los Habitantes, contenido en el acuerdo 2287-DH, a pesar de que exista para los Profesionales en Ciencias Medicas, una legislación específicas que los fija. Si bien es cierto que por disposición de la Ley de Incentivos a los Profesionales en Ciencias Medicas, No 6836, esos profesionales se rigen por escalas salariales y cuentan con incentivos salariales adicionales a los ordinarios, la implementación de las revaloraciones que resultan de la aplicación de estos extremos laborales requiere de un tramite de autorización del jerarca, por ser un órgano adscrito al Poder Legislativo y no contar con norma habilitante para fijar o aprobar sus componentes salariales de sus servidores, ya que dichas revaloraciones conllevan un ajuste presupuestario, producto de una modificación del índice salarial institucional.

En ese mismo sentido se conoce oficio DAD-030-2020, suscrito por el señor Ronald Retana Perez, Director Administrativo de la Defensoría de los Habitantes, en el cual solicita la aprobación del Directorio Legislativo al



acuerdo 2287-DH, mediante el cual se revalora el salario base del puesto de Medico Asistente General G1, por el incremento en el costo de vida, correspondiente al año anterior.

El aumento había quedado pendiente a la espera de que la Dirección General de Servicio Civil emitiera la resolución pertinente.

Finalmente, el señor Ronald Retana Perez, Director Administrativo de la Defensoría de los Habitantes, con base en la observación hecha por el Departamento de Recursos Humanos de la Asamblea Legislativa sobre el valor de la anualidad para esta clase de puesto, solicita sustituir los dos índices enviados en el mes de julio, por los que adjunta a este mensaje; mismos que consignan el valor del aumento anual en colones, tal y como lo señala el Departamento de Recursos Humanos de la Asamblea Legislativa. SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio AL-DALE-PRO-0207-2020, avalar el acuerdo 2287-DH, emitido por la Defensoría de los Habitantes, por medio del cual se revalora el salario base del puesto de Medico Asistente General G1 de esa Institución, por incremento en el costo de vida, de conformidad con la resolución de la Dirección General de Servicio Civil DG 007-2020 de fecha 13 de enero del 2020, en la cual se determinó el incremento para las clases incluidas en las Ciencias Medicas de un 0.74% para el primer semestre del 2019 y de 0.73% para el segundo semestre del 2019, y se establece un aumento anual de ¢ 17.486,33, segun corresponda y posterior al 4 de diciembre del 2018. ACUERDO FIRME. -578-

ARTÍCULO 4.- Se conoce oficio AL-DDEI-OFI-069-2020, con fecha 29 de setiembre del 2020, suscrito por el señor Milton Madriz Cedeño, Director a.i. del Departamento de Desarrollo Estrategico Institucional, mediante el cual remite el criterio requerido por el Directorio Legislativo en el artículo 9 de la sesión ordinaria No 120-2020, relativo al puesto vacante No 110243 de Profesional Jefe 1.

En apego al mandado establecido y con la comprensión del caso y sus antecedentes, mismos que no entramos a analizar en este criterio, las direcciones de los departamentos de Financiero y Desarrollo Estrategico Institucional se dieron a la tarea, con los diferentes equipos tecnicos, a encontrar una solución integral y definitiva a los diferentes asuntos que se venían planteando.

De esta forma y luego de varias sesiones de trabajo, así como del respectivo analisis de procesos, se concluyó que la forma mas efectiva de resolver la problematica de dicho departamento de Financiero, era mediante una reorganización parcial de su estructura funcional y la consecuente propuesta de modificación del MaFE. Para estos efectos se debió levantar los procesos departamentales y seguir los siguientes objetivos:

1) Identificar los procesos desarrollados en el Departamento Financiero y los productos obtenidos.

2) Describir los procesos y la interacción de estos con las diferentes unidades organizacionales internas.

3) Realizar una propuesta de unificación de las Areas de Tesorería y de Control y Fiscalización de Pagos, con una sola jefatura, y sin perder los controles y las funciones del proceso.



4) Presentar una propuesta de ajuste del Manual de Estructura y Funciones de la Organización Tecnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, a partir del analisis de procesos y sesiones de trabajo.

Como parte del proceso de analisis, se procedió a conocer una propuesta elaborada por el departamento de Financiero, especialmente en lo relativo al levantamiento y analisis de procesos del Area de Control y Fiscalización de Pagos y de Tesorería.

1.- La propuesta presentada y conocida por el DEI es la siguiente (Se transcribe de manera literal):

OBJETIVO GENERAL

Establecer una estructura funcional del Proceso de Pagos en su conjunto que responda a criterios de eficiencia y eficacia, considerando ademas los cambios tecnológicos que ha sufrido el proceso de pago a partir de la firma de los diferentes convenios con la Tesorería Nacional y el Banco de Costa Rica para la ejecución de estos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

1) Identificar el o los procesos de pago desarrollados en el Departamento Financiero y los productos obtenidos.

2) Describir los procesos de pago ejecutados y la interacción de estos con las diferentes unidades organizacionales.

3) Realizar una propuesta de unificación de las Areas de Tesorería y Control y Fiscalización de pagos, con una sola jefatura, y sin perder los controles y las funciones del proceso.

4) Realizar una propuesta de ajuste del Manual de Estructura y Funciones de la Asamblea Legislativa a partir del analisis de procesos.

METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL LEVANTAMIENTO Y ANALISIS DE PROCESOS DEL AREA DE CONTROL Y FISCALIZACIÓN DE PAGOS Y TESORERIA

Cumpliendo con el acuerdo del Directorio Legislativo, oficio AL-DRLE-OFI-0439-2020, en el cual se transcribe artículo 9 de la sesión No. 120-2020 se procede con el levantamiento y analisis de procesos establecido como paso inicial para determinar la viabilidad de unificación de las Areas de Tesorería y Control y Fiscalización de pagos.

La metodología empleada es de caracter inductiva, conocida como aquel proceso de analisis que va de lo particular a lo general. Empleando el metodo inductivo cuando de la observación de los hechos particulares obtenemos proposiciones generales, o sea, es aquel que establece un principio general una vez realizado el estudio y analisis de hechos y fenómenos en particular.

La inducción es un proceso mental que consiste en inferir de algunos casos particulares observados la ley general que los rige y que vale para todos los de la misma especie.

Se utilizó dicha metodología por cuanto la investigación debe garantizar un proceso participativo y consultivo con los diferentes actores institucionales, segun fuese requerido.

La implementación de una metodología inductiva garantiza un mayor nivel de objetividad en la información y la validación de la misma in situ.

Se estableció como una actividad primordial del proceso, la participación de la jefe de las Area de Tesorería y Area de Control y Fiscalización de Pagos, así como los directores del Departamento



Financiero los cuales deben proporcionar la información suficiente con el objeto de una visón actualizada y fidedigna de cómo se estas ejecutando los procesos de Control y Fiscalización de pagos y Tesorería en la practica actualmente.

Las actividades realizadas para la recolección de la investigación dentro del marco de la metodología inductiva son:

1) Recopilación de información atinente a los procesos de Tesorería y Control y Fiscalización de Pagos

2) Discusión de la información existente, (Manual de Funciones y Estructura de la Organización Tecnico-Administrativa de la asamblea Legislativa.

3) Misión, Visión, Objetivo del Departamento Financiero

4) Reglamentación y Convenios que rigen los procesos de Control y Fiscalización de Pagos y Tesorería.

Misión del Departamento Financiero

Administrar, racionalmente, los recursos financieros, con el fin de contribuir en la toma de decisiones para el alcance de los objetivos y las metas Institucionales.

Visión del Departamento Financiero:

Ser un departamento en el cual los funcionarios esten comprometidos con la busqueda de la excelencia en los diferentes procesos, a efectos de brindar un servicio de calidad.

Objetivo General del Departamento Financiero

Administrar racionalmente bajo conceptos de control interno y fiscalización, los recursos financieros asignados por Ley a la Asamblea Legislativa para facilitar a la administración el alcance de sus objetivos basados en datos exactos, oportunos que faciliten la toma de decisiones

Justificación del Estudio para la Unificación de las Areas de Control y Fiscalización de pagos y Tesorería

El Departamento Financiero se encuentra ubicado dentro del Macroproceso Administrativo de la Asamblea Legislativa, desarrolla dicho departamento el proceso financiero contable, mismo que aparte de su característica sustancial, es un proceso crítico de la organización al soportar la responsabilidad no solo de programación sino la ejecución del Presupuesto Institucional que da soporte a todos los demas procesos institucionales.

Es importante indicar que el Departamento Financiero en los ultimos cinco años a sido obligado a reorganizarse internamente de manera informal debido a la jubilación de alrededor de 6 funcionarios y el fallecimiento de al menos dos funcionarios mas.

No obstante, a inicios del presente año la organización del Departamento Financiero mostró importantes debilidades en el clima organizacional que se originaron no solo a lo interno de la misma organización, sino que hubo factores externos que incidieron de forma negativa en la estabilidad del clima interno y el desarrollo de procesos claves como lo es el proceso de pago.

Es en este contexto que se presenta una situación particular y con la apertura de procesos administrativos internos que concluyeron en la sanción de una de las personas claves dentro de uno de los procesos mas críticos del Departamento como lo es el proceso de pago, obliga a la Dirección a tomar medidas sobre la marcha del quehacer interno y a valorar integralmente el proceso de pagos para poder responder adecuadamente a las obligaciones de pago institucionales todo dentro del marco de legalidad y control interno necesario.

Ante dicha coyuntura y teniendo en consideración las limitaciones de caracter presupuestario que vive el país y las dificultades internas de la institución la Dirección procedió a realizar una



valoración e identificación del flujo del proceso de pago de forma integral y considerando las modificaciones que ha sufrido este en la etapa final del pago, lo anterior al haberse firmado diferentes convenios que condujeron a la sistematización del proceso de pago en su totalidad, la Dirección procedió a solicitar a la jefatura del Area de Tesorería asumir la conducción total del proceso de pago desde el mes de marzo del 2020.

La anterior situación descrita y el mandato Legal de separación permanente de la funcionaria en cuestión, obligo a la Dirección a realizar de manera formal un planteamiento a la Administración Superior con el objeto de mantener la ejecución del proceso dentro del marco de legalidad oportunidad y eficiencia lo cual desemboco en la presente propuesta de reorganización parcial de los procesos de Control y Fiscalización de pago y Tesorería, solicitando la unificación del mismo y la reasignación hacia abajo del puesto de Jefatura a profesional, esto con el objeto de nombrar en dicho puesto a la funcionaria del Area Contable que una vez analizado los requisitos del puesto de Control y Fiscalización y las calidades y cualidades personales, se capacitó y habilitó para que permutara con la funcionaria que por mandato legal se trasladó de area.

La funcionaria que se trasladó a realizar dichas funciones de pago se autorizó los perfiles ante la Tesorería Nacional y la Dirección General de tributación Directa desde el 14 de julio del 2020, dicha decisión se tomó para no detener el proceso de pago.

COMPONENTES BASICOS DE LA ORGANIZACIÓN

ESTRUCTURA

En el campo de las organizaciones publicas, las estructuras son los elementos que conforman la organización formal, sus relaciones jerarquicas, líneas de dependencia y relación con otros elementos que conforman la organización. La estructura propuesta para el area se compone por una Jefatura que depende de la dirección departamental, ademas de seis funcionarios, cuatro profesionales y dos tecnicos, los cuales dependen directamente de la jefatura del area propuesta.

RECURSO HUMANO: Se refiere a las personas que trabajan permanentemente en la organización o tienen una relación directa con esta, mediante alguna relación laboral con la entidad y ejercen una influencia directa o indirecta en la gestión y desarrollo de la organización.

Nombre Grado Profesional Puesto Actividades Desarrolladas dentro delProceso

Guiselle Ruiz Obando

Licenciada en administración denegocios y economista

Jefe ProfesionalLicenciado 1

Liderar los procesos de Gestión de pagos yTesorería

Alex Peña CastroLicenciado en Administración. Profesional 2B Fiscalizador

Einar Jarquín Sancho

Bachiller en Administración Profesional 1B Fiscalizador



Marcela Hernandez Varela Licenciada en Contaduría Tecnica *

Elaboración de Acuerdos de pago y solicitudes de pagos, registradora de pagos en sistemas autorizados, encargada de la

declaración de la renta ante la DGT

Teresita Aleman Duran

Licenciada en Administración de Recursos Humanos Profesional 1b

Ejecutadora de pagos y atención de pagos en ventanilla

Fernando Camacho Flores Universidad incompleta Tecnico Asistente del proceso de pagos y atención

de pagos en ventanilla.

Liliam Calderón Montoya

Licenciada en Recursos Humanos Tecnico Asistente del proceso de fiscalización

*funcionaria a nombrar en el puesto propuesto al descender la jefatura a Profesional.

TECNOLOGIA: Se refiere a los conocimientos acumulados y desarrollados en el significado de la ejecución de la gestión (acervo de conocimientos) y por sus manifestaciones físicas derivadas (maquinas, equipos, instalaciones,) que constituyen un enorme complejo de tecnicas utilizadas para transformar en resultados los insumos recibidos, es decir, en los bienes y servicios publicos. Todas las organizaciones dependen de un tipo de tecnología o de una matriz de tecnologías para poder funcionar y alcanzar sus objetivos.

Reglamentación y Convenios que rigen los procesos de Control y Fiscalización de Pagos y

Tesorería

1. Ley General de la Administración Publica. 2. Ley General de Presupuestos Publicos 3. Ley General de la Contratación Administrativa 4. Código Comercio 5. Directrices de la Contraloría General de la Republica 6. Directrices del Ministerio de Hacienda 7. Directrices la Tesorería Nacional 8. Manual de Procedimientos para el visado presupuestario 9. Reglamento para el manejo de la Caja Chica 10. Manual de Procedimientos para el manejo de la Caja Chica 11. Reglamento de Transportes12. Reglamento de Taxis13. Reglamento de viaticos al exterior14. Reglamento de alimentación15. Reglamento de viaticos dentro de país 16. Convenio con la Tesorería Nacional para la utilización de la WEB Tesoro Digital 17. Convenio con el Banco de Costa Rica para utilización de la plataforma BCR Empresarial.

GESTIÓN:

Se refiere a cómo se formula y opera el servicio y el trabajo detallado de las organizaciones publicas. La gestión busca desarrollar el conocimiento en torno a los procesos que se dan en la organización. Con base en los elementos explicados, es propicia la oportunidad para fortalecer y aplicar innovaciones en el procedimiento de revisión y aprobación de nuevas estructuras que propicien una mayor eficiencia y eficacia de los procesos internos del Departamento Financiero.

INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE GESTION DE PAGOS Y TESORERIA

1- Pagos normales a proveedores vía Web Banking 2- Pagos adelantados a proveedores vía web Banking 3- Pago de planilla de diputados vía web Banking (Pago por adelantado) 4- Pago de prestaciones (Pago por adelantado) 5- Pagos de compras por caja chica a proveedores vía trasferencia BCR empresarial. 6- Pago viaticos y gastos de transporte a funcionarios en ventanilla 7- Pago de viaticos a Diputados vía transferencia BCR empresarial 8- Pago de taxis a funcionarios en ventanilla 9- Pago de vales en efectivo 10- Pago de CCSS y renta vía manual 11- Tramite de certificaciones de retenciones de la Renta a Proveedores 12- Recepción y Custodia de Garantías de cumplimiento y participación 13- Elaboración de reintegros de Caja Chica 14- Ingresos



DESCRIPCION GENERAL DE LOS PROCESOS Descripción del Proceso Pagos normales a Proveedores vía Web Banking

1. Se recibe en el area el expediente correspondiente a la solicitud de pago2. Se traslada a los fiscalizadores el expediente para clasificación de tipo de pago, analisis y autorización del

pago desde la óptica del cumplimento del bloque de legalidad.3. Una vez analizado y autorizado, si el pago procede se traslada el expediente a la funcionaria responsable de

elaborar los acuerdos de pago para su confección e inclusión en el sistema SIAF4. Elaborado el acuerdo de pago se traslada a los Fiscalizadores para la autorización formal del acuerdo física y

en el sistema SIAF5. Aprobado el pago se traslada al area contable para su registro y este lo traslada a la Dirección para su

aprobación en el SIAF6. Aprobado el acuerdo en el SIAF por la Dirección se traslada al area Presupuestaria para su visado físico y en

el SIAF, así como su inclusión en el Módulo de Poderes7. Se registra los acuerdos visados en el SIAF para control de envió y estatus de estos.8. Visado y registrado el acuerdo de pago se traslada junto al expediente completo a la secretaria para remitir a

firmas al Directorio Legislativo y la Dirección Ejecutiva.9. Recibidos y firmados los acuerdos de pago por el Directorio Legislativo se traslada a la funcionaria encargada

de elaborar los SPMPO (solicitudes de pago masivo de Poderes) para la confección del SPMPO.10. Elaborado el SPMPO se traslada nuevamente a los fiscalizadores para su autorización.11. Aprobados los SPMPO por los fiscalizadores se trasladan a los funcionarios encargados de ejecutar el pago.12. Los funcionarios encargados de ejecutar el pago verifican las cuentas clientes y giran la instrucción a la

funcionaria encargada de registrar los pagos vía Web Bankig.13. Una vez registrado el pago en la Web Banking se procede a su aprobación y depósito.14. Al día siguiente de ejecutado el pago se genera el comprobante del mismo y se procede a conciliar la

propuesta de pago contra el comprobante para verificar que no hay devoluciones. 15. Realizada la conciliación se procede a remitir vía correo electrónico a las areas de Contabilidad y Presupuesto

el comprobante de pago y archivar el expediente de pago.

Descripción del Proceso Pagos por adelantados a Proveedores vía Web Banking

1- Se recibe en la secretaria el expediente correspondiente a la solicitud de pago.

2- Se traslada a los fiscalizadores el expediente para clasificación de tipo de pago, analisis y autorización del pago desde la óptica del cumplimento del bloque de legalidad.

3- Una vez analizado y autorizado, si el pago procede se traslada el expediente a lafuncionaria responsable de elaborar los acuerdos de pago para su confección e inclusión en el sistema SIAF.

4- Elaborado el acuerdo de pago se traslada a los fiscalizadores para la autorización formal del acuerdo física y en el sistema SIAF.

5- Aprobado el pago se traslada al area contable para su registro y este lo traslada a la Dirección para su aprobación en el SIAF.

6- Aprobado el acuerdo en el SIAF por la Dirección se traslada al area presupuestaria para su visado físico y en el SIAF, así como su inclusión en el módulo de poderes.

7- Se registra los acuerdos visados en el SIAF para control de envió y estatus de estos.

8- Se procede a elaborar el SPMPO y se traslada nuevamente a los fiscalizadores para su autorización.

9- Aprobados los SPMPO por los fiscalizadores se traslada una copia del acuerdo visado y el SPMPO original a los funcionarios encargados de ejecutar el pago. El acuerdo original se traslada a la secretaria para remisión y recolección de firmas del Directorio y la Dirección Ejecutiva.

10- Los funcionarios encargados de ejecutar el pago verifican las cuentas clientes y giran la instrucción a la funcionaria encargada de registrar los pagos vía Web Banking.

11- Una vez registrado el Pago en la Web Banking se procede a su aprobación y depósito.

12- Al día siguiente de ejecutado el pago se genera el comprobante de este y se procede a conciliar la propuesta de pago contra el comprobante para verificar que no hay devoluciones.

13- Realizada la conciliación se procede a remitir vía correo electrónico a las areas de Contabilidad y Presupuesto el comprobante de pago y se deja a la espera el expediente de los acuerdos originales firmados para proceder con el archivo.



14- Se archiva el expediente de pago.

Pagos de compras por Caja Chica a proveedores vía trasferencia BCR empresarial

1- Se Recibe la Solicitud de Pedido aprobada junto a los documentos establecidos vía Reglamento de Caja Chica (Acta Recepción, Control Entrada) por parte de la Proveeduría para el pago del Bien o Servicios adquirido.Se procede a fiscalizar los documentos y autorizar el pago en el SIAF

2- Se confecciona plantilla de solicitud de pago y se traslada a la Contabilidad para Registro3- Se procede a la ejecución del pago vía transferencia bancaria.4- Se traslada una copia del comprobante de pago a la contabilidad para registro y se archiva el comprobante para

control.5- Se traslada a la jefe los documentos de pago para efectos de elaboración del Reintegro a la Caja Chica.

Pago viaticos y gastos de transporte a funcionarios en ventanilla

1- Se recibe la Solicitud de viaticos física y vía sistema aprobada por la Unidad de Transporte. 2- Se procede a su fiscalización y aprobación en el SIAF.3- Se genera vía sistema la plantilla de solicitud de pago.4- Se procede a la ejecución del pago vía ventanilla.5- Se resguardan los documentos para efectos de liquidación y reintegro de la

Caja Chica. Pago de viaticos a Diputados vía transferencia BCR empresarial

1- Se recibe la solicitud de viaticos física y vía sistema aprobada por el Area de Planillas segun itinerario y acuerdo de Directorio.

2- Se procede a su fiscalización y aprobación en el SIAF y en el sistema de viajes al exterior. 3- Se confecciona plantilla de solicitud de pago y se traslada a la Contabilidad para Registro. 4- Se procede a la ejecución del pago vía transferencia bancaria.5- Se traslada una copia del comprobante de pago a la contabilidad para registro y se archiva el comprobante para

control.6- Se traslada a la jefe los documentos de pago para efectos de elaboración del Reintegro a la Caja Chica.

Pago de Taxis a funcionarios en ventanilla

1- Se recibe la Solicitud de pago de taxi vía sistema aprobada Segun Reglamento de Taxis. 2- Se procede a su fiscalización y aprobación en el SIAF. 3- Se liquida en el sistema SIAF. 4- Se procede a la ejecución del pago vía ventanilla. 5- Se resguarda la documentación para efectos de reintegro de la Caja Chica.

Pago de Vales en efectivo

1- Se recibe la Solicitud de pago de compra por Vale vía sistema aprobada Segun Reglamento de pagos por Caja Chica.

2- Se procede a su fiscalización y aprobación en el SIAF.3- Se le entrega el Efectivo al Solicitante y firma recibido del vale4- El solicitante liquida el vale segun reglamento, se verifica que cumpla con los requisitos y se liquida en el sistema

SIAF.5- Se resguarda la documentación para efectos de reintegro de la Caja Chica

Pago de CCSS vía manual

1- Se recibe factura de cobro de la CCSS vía correo y vía Recursos Humanos2- Se traslada a los fiscalizadores para el analisis y autorización del pago desde la óptica del cumplimento del

bloque de legalidad3- Una vez analizado y autorizado, si el pago procede se traslada a la funcionaria responsable de elaborar los

acuerdos de pago para su confección e inclusión en el sistema SIAF4- Elaborado el acuerdo de pago se traslada a los Fiscalizadores para la autorización formal del acuerdo física y en

el sistema SIAF5- Aprobado el pago se traslada al Area contable para su registro y este lo traslada a la Dirección para su

Aprobación en el SIAF. 6- Aprobado el Acuerdo en el SIAF por la Dirección se Traslada al Area Presupuestaria para su Visado físico y en el

SIAF, así como su inclusión en el Módulo de Poderes 7- Se registra los acuerdos Visados en el SIAF para control de envió y estatus de estos.8- Se procede a elaborar el SPMPO y se traslada nuevamente a los Fiscalizadores para su autorización. 9- Aprobados los SPMPO por los fiscalizadores se traslada una copia del acuerdo visado y el SPMPO original a los

funcionarios encargados de ejecutar el pago. El acuerdo original se traslada a la secretaria para remisión y recolección de firmas del Directorio y la Dirección Ejecutiva.



10- Se procede a elaborar los SPMPO y recolección de firmas autorizadas para la ejecución del pago. Se remite al a Tesorería Nacional para que estos apliquen el pago.

11- Al día siguiente de ejecutado el pago se recibe de la Tesorería Nacional el comprobante de este y se procede a conciliar la propuesta de pago contra el comprobante para verificar que no hay devoluciones Realizadalaconciliaciónseprocedearemitirvíacorreoelectrónicoalas areas de Contabilidad y Presupuesto el comprobante de pago y se deja a la espera el expediente de los Acuerdos originales firmados para proceder con el archivo.

12- Se archiva el expediente de pago.

Tramite de certificaciones de retenciones de la Renta a Proveedores

1- Se recibe solicitud del Proveedor para certificación de renta retenidas 2- Se procede a realizar el estudio segun la solicitud 3- Se elabora informe de rentas retenidas 4- Se remite al departamento legal para efectos de certificación 5- Se remite a la Dirección Ejecutiva para firmas y remisión al Proveedor

Recepción y Custodia de Garantías de cumplimiento y Participación

1- Se recibe en ventanilla garantía de participación o cumplimento por parte del proveedor 2- Se procede a revisar la documentación 3- Se asigna un consecutivo a la garantía 4- Se elabora recibo de garantía al proveedor5- Se custodia garantía original o en efectivo en la bóveda institucional 6- Se remite copia del recibo de la garantía al area de Contabilidad y al Departamento Legal.7- Se registra en el inventario de Garantías.

Elaboración de reintegros de Caja Chica

1- Revisión de facturas 2- Liquidación en el SIAF de las facturas 3- Confección de las nominas 4- Preparación de la solicitud de reintegro 5- Remisión a presupuesto de solicitud de reintegro.

Ingresos

1- Se recibe vía correo aviso de cobro a funcionarios por sumas pagadas de mas2- Se recibe en ventanilla a funcionario solicitud de realizar pago 3- Se elabora recibo de ingreso por dinero segun partida presupuestaria que corresponda4- Se entrega original al funcionario y copia a contabilidad y copia para la Tesorería5- Se liquida los ingresos recibidos y se confecciona deposito al banco6- Se deposita en la Caja Unica del Estado.

Costos Económicos de la Propuesta

Respecto a este apartado es importante indicar que el salario promedio devengado por un profesional para ocupar el puesto de jefatura segun los requisitos requeridos de al menos cinco años de ejercer funciones de manejo de personal una vez obtenido el puesto de licenciatura implicaría un estimado promedio de salario de ¢ 2. millones de colones.

La disminución de la categoría de dicha plaza a nivel profesional segun los requerimientos del Departamento implica un ahorro a la administración de aproximadamente ¢12 millones anuales ya que la funcionaria propuesta para ocupar dicho puesto y que tiene mas de un mes de estar ejecutando las funciones, en la actualidad ocupa un puesto de tecnico y se encontraba ubicada en el area contable.

Como se puede observar la propuesta no solo resuelve los problemas de organización y distribución del personal de acuerdo con los perfiles requeridos y la fluidez de los procesos, sino que adicionalmente esta acorde con las políticas de ahorro dictadas por la Administración Superior.

Petitoria:

La Dirección del Departamento Financiero solicita se acoja la presente propuesta de reorganización parcial a la brevedad. Lo anterior con la finalidad de estar a derecho en la ejecución del proceso de pagos y en la asignación de las funciones al personal segun el perfil requerido, adicionalmente darle al area de Gestión de Pagos y Tesorería la estabilidad necesaria y la fluidez del mismos para la prestación del servicio.

Solicitar al Departamento de Recursos Humanos el analisis requerido para la reasignación hacia abajo del puesto de Jefatura del Area de control y fiscalización de pago y el nombramiento de la funcionaria Marcela Hernandez Varela quien en la actualidad esta ejecutando las funciones que estaban descubiertas.



2.- Tal como se indicó en el antecedente de este criterio, el DEI en conjunto con el equipo tecnico del departamento de Financiero procedió a efectuar una serie de reuniones tecnicas, especialmente no sólo para ventilar el alcance de la propuesta, sino ademas su viabilidad e implementación. -

Como parte de este mecanismo quedaron evidenciandos los procesos y se tomó la precaución que al desaparecer el Area de Fiscalización y Control de Pagos, no se viera comprometidos los alcances de las Normas de Control Interno para el Sector Publico, en lo que atañe a la materia de control.

En este sentido, superado el aspecto normativo, se procedió a aplicar la guía de llenado de la matriz de procesos y productos de la organización tecnico- administrativa (OTA), esto de conformidad con el acapite No. 6 “Normas de Actualización” del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Tecnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa (MAFE).

La guía matriz de procesos y productos fue debidamente llenada por el departamento de Financiero, lo que dio como resultado una actualización del MaFE, que se alinea completamente con la propuesta hecha por dicho departamento y con el cual no sólo se actualizan sus procesos, sino ademas sus funciones actuales.-

3.- Propuesta de modificación del MaFE concerniente al departamento de Financiero:

DEPARTAMENTO FINANCIERO1. MISIÓN Administrar, racionalmente, los recursos financieros, con el fin de contribuir en la toma

de decisiones para el alcance de los objetivos y las metas Institucionales.

2. FUNCIONES GENERALES 1. PROCESO DE GESTION DE PAGOS Y TESORERIA 2. PROCESOCONTABLE3. PROCESO PRESUPUESTARIO4. PROCESO DE PLANILLA DE DIPUTADOS 5. PROCESO DE ANALISIS FINANCIERO A LAS CONTRATACIONES INSTITUCIONALES.

3. DEPENDENCIA El Departamento Financiero depende jerarquicamente de la Dirección de la División Administrativa.

4. ESTRUCTURA INTERNA El Departamento Financiero esta integrado por el Area Presupuestaria, Area de Contabilidad, Area de Gestión de Pagos y Tesorería, y el Area de Planilla de Diputados.

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO FINANCIERO

5. FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS INTERNAS

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA PRESUPUESTARIA 1. Conducción y formulación presupuestaria. 2. Registro y control de la ejecución presupuestaria. 3. Visados presupuestarios. 4. Evaluación presupuestaria.



5. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA DE CONTABILIDAD

1. Registro y control del proceso contable. 2. Analisis económicos y financieros de las licitaciones. 3. Actualización del CONAFI. 4. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA GESTION DE PAGOS Y TESORERIA 1. Control y fiscalización de pagos.2. Ejecución de pagos.3. Conciliación y liquidación de pagos.4. Recepción, control y custodia de garantías.5. Registro y control de ingresos.6. Atención a usuarios.7. Proceso de cobro a diputados por consumo de combustible institucional. 8. Registro, control y supervisión de cuentas corrientes y caja única.9. Planificación, supervisión y control de los procesos. DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA PLANILLA DE DIPUTADOS

1. Elaboración de planilla de diputados.2. Elaboración de planilla de combustible de diputados.3. Tramite de adelanto de viaticos a diputados para viajes al exterior.4. Liquidación de viaticos a diputados para viajes al exterior.5. Elaboración de certificaciones para los diputados.6. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

4.- Recomendaciones

A partir del analisis de procesos efectuado por ambas instancias (departamento de Financiero y Desarrollo Estrategico Institucional), se sugiere al Directorio Legislativo, las siguientes recomendaciones, esto para su implementación:

1.- Se acoja la propuesta reorganizacional señalada en el punto No. 3 de este criterio y se instruya al departamento de Desarrollo Estrategico Institucional a efectos de que modifique el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Tecnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa (MAFE) en lo que corresponda.

2.- Dado que el departamento de Financiero entraría en un proceso de reorganización parcial, autorizar a la dirección departamental para que con apoyo del departamento de Recursos Humanos proceda a efectuar, con criterios de oportunidad y mejora continua, los ajustes administrativos y de recurso humano necesarios, esto con el afan de cumplir con el alcance de objetivos para cada una de sus areas. Se debera ademas redistribuir el personal del area que desaparece, conforme al ajuste señalado en esta propuesta.

3.- Se instruya a los departamentos de Financiero y de Desarrollo Estrategico Institucional a que en el plazo de seis meses, procedan a hacer la revisión de procesos y funciones del primero, a fin de ajustar u optimizar lo que corresponda en el MaFE.

SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el Departamento de Desarrollo Estrategico Institucional, mediante oficio AL-DDEI-OFI-069-2020, tomar las siguientes disposiciones:

1.- Avalar la siguiente estructura organizacional del Departamento Financiero:



DEPARTAMENTO FINANCIERO1. MISIÓN Administrar, racionalmente, los recursos financieros, con el fin de contribuir en la

toma de decisiones para el alcance de los objetivos y las metas Institucionales. 2. FUNCIONES GENERALES 1. PROCESO DE GESTION DE PAGOS Y TESORERIA

2. PROCESOCONTABLE3. PROCESO PRESUPUESTARIO4. PROCESO DE PLANILLA DE DIPUTADOS 5. PROCESO DE ANALISIS FINANCIERO A LAS CONTRATACIONES INSTITUCIONALES.

3. DEPENDENCIA El Departamento Financiero depende jerarquicamente de la Dirección de la División Administrativa.

4. ESTRUCTURA INTERNA El Departamento Financiero esta integrado por el Area Presupuestaria, Area de Contabilidad, Area de Gestión de Pagos y Tesorería, y el Area de Planilla de Diputados.

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO FINANCIERO

FUNCIONES DE LAS UNIDADES ORGANICAS INTERNAS

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA PRESUPUESTARIA 6. Conducción y formulación presupuestaria. 7. Registro y control de la ejecución presupuestaria. 8. Visados presupuestarios. 9. Evaluación presupuestaria. 10. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA DE CONTABILIDAD

5. Registro y control del proceso contable. 6. Analisis económicos y financieros de las licitaciones. 7. Actualización del CONAFI. 8. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA GESTION DE PAGOS Y TESORERIA 1. Control y fiscalización de pagos.2. Ejecución de pagos.3. Conciliación y liquidación de pagos.



4. Recepción, control y custodia de garantías.5. Registro y control de ingresos.6. Atención a usuarios.7. Proceso de cobro a diputados por consumo de combustible institucional. 8. Registro, control y supervisión de cuentas corrientes y caja unica.9. Planificación, supervisión y control de los procesos.

DEPARTAMENTO FINANCIERO AREA PLANILLA DE DIPUTADOS

1. Elaboración de planilla de diputados.2. Elaboración de planilla de combustible de diputados.3. Tramite de adelanto de viaticos a diputados para viajes al exterior.4. Liquidación de viaticos a diputados para viajes al exterior.5. Elaboración de certificaciones para los diputados.6. Planificación, supervisión y control de los procesos financieros de su competencia.

En virtud de lo anterior, se instruye al Departamento de Desarrollo Estrategico Institucional para que aplique las anteriores modificaciones al Manual de Funciones y Estructura de la Organización Tecnico- Administrativa de la Asamblea Legislativa (MAFE) en lo que corresponda.

2. Autorizar a la Dirección Departamental del Departamento Financiero para que, con apoyo del departamento de Recursos Humanos, proceda a efectuar, con criterios de oportunidad y mejora continua, los ajustes administrativos y de recurso humano necesarios. Esto con el afan de cumplir con el alcance de objetivos para cada una de sus areas. Se debera ademas redistribuir el personal del area que desaparece, conforme al ajuste señalado en esta propuesta.

En caso de requerirse movimientos de personal con impacto al presupuesto institucional (nombramientos, cadenas, etc.), estos quedaran a criterio de este Órgano Colegiado, como ente rector del recurso humano.

3.- Instruir a los departamentos Financiero y de Desarrollo Estrategico Institucional para que en un plazo de hasta seis meses y en caso de que sea necesario, realicen la revisión de procesos y funciones ordenadas, a fin de ajustar u optimizar lo que corresponda en el MaFE. ACUERDO FIRME. -581, 580-

ARTÍCULO 5.- Se conoce oficio AL-DAIT-OFI-0139-2020, suscrito por la señora Edith Paniagua Hidalgo, Directora del Departamento de Gestión Documental y Archivo, mediante el cual informa sobre los alcances del proyecto de Ventanilla Unica que había venido desarrollando el Departamento de Archivo, Investigación y Tramite, actualmente, Departamento de Gestión Documental y Archivo.

Indica la señora Paniagua Hidalgo que la Institución ha realizado varias gestiones para alcanzar el objetivo incluido en el Plan Estrategico Institucional PEI (vigente), cuyo enunciado de proyecto es: 1.2.2 Desarrollar y poner en producción el Módulo de Ventanilla Unica para Recepción del Proyecto de Gestión Documental.

Mediante el artículo 11 de la sesión 12-2018 de 18 de julio del 2018, se solicita al Director Ejecutivo que integre una comisión departamental con el propósito de que revise la normativa y genere un procedimiento para la atención y tramite de los documentos externos (tanto físicos como digitales) que ingresan a la Institución, de manera que se unifique la recepción y se



tenga un mayor control y seguimiento de su tramitación. En dicho procedimiento se debe dar especial atención a aquellos documentos que contengan información confidencial.

Posteriormente se consolida en el acuerdo de Directorio, del artículo 21 de la sesión 045-2019 de 29 de abril del 2019, donde se instruye a la administración para que se desarrolle dicho proyecto en el Departamento de Archivo y se acuerda la siguiente petitoria al entonces Director del Departamento de Archivo:

"De conformidad con el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo articulo 21 de la sesión No 045-2019 y a la luz de las recomendaciones planteadas por el senor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoria Legal, mediante oficio AL-DALE-OFI-0089-2019, le informo que el Sistema de Ventanilla Unica, asi como la recepción general de documentos externos en la plataforma, debera abarcar la correspondencia dirigida a los diputados.

En virtud de lo anterior, le solicito coordinar lo correspondiente con el Departamento de Informatica, en razón de ambas unidades conforman el Comite Director del Sistema de Gestión Documental.

Asimismo, le agradeceria, en coordinación con el Departamento de Asesoria Legal, elaborar un borrador para el Protocolo de Recepción de Documentos Externos, ─el cual debera entrar en funcionamiento en el nuevo edificio legislativo─, siguiendo preferentemente el modelo utilizado por la Contraloria General de la Republica, segun el documento aportado por esa institución (a efecto de lo anterior, se debera tener en consideración el apartado de “confidencialidad” contenido en el oficio del Departamento de Asesoria Legal)".

Como parte de la labor que desarrolla el Comite Director del Proyecto del Sistema de Gestión Documental, se elaboró el Protocolo de Ventanilla Unica para la recepción de documentos externos, que actualmente esta en la etapa de revisión final en el Departamento de Asesoría Legal.

Adicionalmente, en el mismo acuerdo, se recomienda que la Institución dote al Departamento de Archivo Investigación y Tramite del recurso humano necesario (4 plazas de nivel tecnico) y el equipamiento tecnico requerido para atender la Plataforma de Recepción de Documentos Externos. La recomendación es que tales plazas deberían obtenerse a traves de movimientos internos de personal.

Para atender el requerimiento del desarrollo del Proyecto Módulo de Ventanilla Unica para el proyecto de Gestión Documental se firmó el Contrato adicional de la licitación abreviada 2016LA-000020-01 “Consultoría para el desarrollo de la solución para la Gestión Documental en ePower”, hasta en un 45.97% segun el artículo 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, cuyo objetivo es:

El contratista” debe facilitar 17 licencias de Gestor de ePower y desarrollar eimplementar las mejoras del flujo de correspondencia Institucional y creación e implementación del flujo de Ventanilla Unica.

Al día de hoy la contratación citada se encuentra en una etapa avanzada, en pocas semanas se iniciara la fase de capacitación por parte de la empresa contratista la cual esta programada para para que inicie el próximo 9 de octubre con las pruebas de equipos y escaner.



Por la importancia que reviste para la Institución la implementación de Ventanilla Unica, como mesa de entrada de la documentación externa y en razón que actualmente se esta trabajando en su desarrollo e implementación a partir de noviembre 2020, solicitamos apoyo en relación con el personal que se debe designar para su atención.

Actualmente, se cuenta con dos personas que estarían destacadas en VU, una de ellas, se trasladó del Departamento de Servicios Generales y la otra es una plaza prestada del Departamento de Financiero, pese a que se ha hecho la solicitud formal para su traslado definitivo al Departamento no se ha logrado. Por otro lado, con la creación del Departamento de Gestión Documental y Archivo, se integraría la funcionaria Claudia Garnier, incluso estuvo en varias reuniones con la Empresa Contratista, sin embargo, fue trasladada al Departamento de Servicios Tecnicos.

Respetuosamente solicita apoyo con el fin de solventar el faltante de los dos funcionarios que integrarían Ventanilla Unica, sobre todo que en este momento que la Empresa contratista GSI estaría iniciando con las capacitaciones respectivas al personal que estaría destacado para atender Ventanilla Unica.

En nombre del Comite Director del Proyecto de Sistema de Gestión Documental, dejan su preocupación por el punto VI.- Sobre la ventanilla unica institucional y el sistema de gestión documental, del criterio tecnico sobre ajuste del Manual de Funciones y Estructura de la Organización Tecnico-Administrativa, relativo al Departamento de Gestión Documental y Archivo, emitido por el Departamento de Desarrollo Estrategico el día 30 de junio de 2020 AL-DDEI-OFI- 050-2020, el cual omite lo acordado por el Directorio Legislativo en el artículo 21 de la sesión 045-2019 de 29 de abril del 2019 y por ende todo el trabajo realizado y la contratación en ejecución.

En atención a este ultimo parrafo se sugiere derogar el punto 3 del acuerdo de sesión ordinaria No. 126-2020 celebrada por el Directorio Legislativo del 10 de setiembre del 2020, por generar contradicción con el acuerdo citado de abril del 2019 y el riesgo de la implementación de la Ventanilla Unica para la recepción de documentos externos. SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por la señora Edith Paniagua Hidalgo, Directora del Departamento de Gestión Documental y Archivo, mediante oficio AL-DAIT-OFI-0139-2020, dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el inciso 3, artículo 10 de la sesión No 126-2020, en el que se instauró una comisión tecnica para resolver de manera integral lo relativo a la Ventanilla Única Institucional. Asimismo, se solicita a esa dependencia remitir a conocimiento de este Órgano Colegiado el Protocolo de Ventanilla Única para la recepción de documentos externos.

En virtud de lo anterior, se encarga al Departamento de Desarrollo Estrategico Institucional, para que a la brevedad posible, remita a consideración de este Directorio Legislativo la estructura organizacional que debe tener la Ventanilla Única, a la luz del acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 11 de la sesión No 012-2018, unicamente como unidad dedicada a la atención y tramite de documentos externos (tanto físicos como digitales) que ingresan a la Institución, de manera que se unifique la recepción y se tenga un



mayor control y seguimiento de su tramitación. ACUERDO FIRME. -583,

582-

ARTÍCULO 6.- SE ACUERDA: A fin de dotar de personal a la ventanilla unica que

funcionara en la nueva sede legislativa, reasignar temporalmente el puesto No 014653 de Profesional Jefe 1 a la categoría de Profesional 2 B (especialidad Derecho), a partir del 1 de octubre del 2020 y hasta el regreso del titular de dicho código, en el entendido de que se le garantiza a este la clasificación y especialidad en el momento de su regreso.

Se instruye al Departamento de Recursos Humanos para que inicie de inmediato el proceso de reclutamiento para ocupar este código. ACUERDO FIRME. -577-

ARTÍCULO 7.- Se conoce oficio AL-DDEI-OFI-068-2020, suscrito por el señor Milton Madriz Cedeño, Director a.i. del Departamento de Desarrollo Estrategico Institucional, mediante el cual indica que, conformidad con el requerimiento hecho por la Dirección Ejecutiva y segun lo indicado en el Plan de Mejora IGI 2019, ítem 7.1, respecto de elaborar una Política Institucional de uso y obligatoriedad de firma digital, presenta la siguiente propuesta, la cual fue aprobada por el Comite Ejecutivo de Gestión Documental:

POLÍTICA PARA EL USO DE LA FIRMA DIGITALEN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

INTRODUCCIÓN

La Asamblea Legislativa tiene la responsabilidad de impulsar la incorporación de un Sistema de Gestión Documental, que asegure la sostenibilidad ambiental y buenas practicas de los modelos de cero papeles, brindando la mayor transparencia y eficiencia en los tramites que se realizan en la Institución, garantizando las condiciones de autenticidad y seguridad que proporcionan los documentos firmados digitalmente.

Conforme a la Ley No. 8454, de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, así como su Reglamento, La Asamblea Legislativa debe establecer las medidas necesarias para implementar el uso de la firma digital en la institución, que permitan llevar el control, registro, seguimiento, conservación y recuperación de la documentación e información que se genera y recibe de forma agil y oportuna; con el fin de promover el uso de las herramientas tecnológicas, garantizando la integridad, autenticidad y seguridad en la gestión documental.

DEFINICIONES

Autenticidad: Verificación de la identidad afirmada por la persona:

1) En el momento de registro, el acto de evaluar las credenciales de las entidades finales (esto es, suscriptores) como evidencia de la identidad afirmada;

2) Durante su uso, el acto de comparar electrónicamente la identidad y las credenciales presentadas contra los valores almacenados, para probar identidad.

Certificación: Proceso de creación de un certificado de llave publica para una entidad.

Certificado: La llave publica y la identidad de un suscriptor, junto con otra información, que se torna infalsificable al ser firmada con la llave privada de la autoridad certificadora que emitió ese certificado de llave publica.



Certificado digital: Un certificado digital o certificado electrónico es un fichero informatico firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación, considerado por otras entidades como una autoridad para este tipo de contenido, que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante, de forma que unicamente puede firmar este firmante, y confirma su identidad.

Dispositivo lector: Permite almacenar el certificado digital. Y es utilizada para generar su firma digital.

Documentos Electrónicos: Documento electrónico que asocia en forma directa con la identidad de una persona física, mediante su firma digital en un documento electrónico.

Firma digital: Cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. Una firma digital se considerara certificada cuando sea emitida al amparo de un certificado digital vigente, expedido por un certificador registrado.

Garantiza la integridad, autenticidad de los documentos, comunicaciones digitales, tendra la misma validez y eficacia jurídica de la firma manuscrita en cualquier documento, correo electrónico o comunicación interna.

PIN: Es la definición que la persona crea en un recinto privado para definir el PIN de la tarjeta mediante su huella dactilar, esta compuesto de seis numeros.

ANTECEDENTES:

Dentro de los procesos de modernización, la Asamblea ha desarrollado el Sistema de Gestión de Documento Electrónico, con el objetivo de llevar el control, registro, seguimiento, conservación y recuperación de la documentación e información que se genera y recibe en esta institución con las garantías y condiciones de la seguridad de la información en el ciclo de vida de los documentos que ofrece la firma digital.

El desarrollo del Sistema de Gestión de Documento Electrónico en la Asamblea, es una oportunidad para incorporar aspectos de sostenibilidad ambiental y buenas practicas de los modelos de cero papeles, bajo las condiciones de autenticidad y seguridad que proporcionan los documentos firmados digitalmente.

El tratamiento de los documentos en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico de la Asamblea, incorpora todas las condiciones y características de seguridad, autenticidad, integridad, respaldo legal, preservación, requeridas por la normativa vigente, integrada la Ley N°7202 Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, la Ley N°8454 de Certificados, Firma Digital y Documentos Electrónicos y su Reglamento y las directrices de la Presidencia de la Republica, particularmente las indicadas sobre el manejo de la documentación electrónica y la necesidad de reducción del uso de papel en las instituciones publicas.

Acuerdos del Directorio Legislativo:

Artículo 15 de la sesión ordinaria 126-2012 del 3 de julio de 2012. Artículo 11 de la Sesión 012-2018. Artículo 3 de la sesión ordinaria 038-2019 del 6 de marzo de 2019. Artículo 4 de la sesión ordinaria 042-2019 del 3 de abril de 2019. Artículo 5 de la sesión ordinaria 042-2019 del 3 de abril de 2019. Artículo 15 de la sesión ordinaria 045-2019 del 29 de abril de 2019. Artículo 6 de la sesión ordinaria 063-2019 del 13 de agosto de 2019. Artículo 15 de la sesión ordinaria 068-2019 del 24 de setiembre de 2019.

Plan de mejora del Índice de Gestión Institucional (IGI) de la Contraloría General de la Republica, que establece la elaboración de una Política Institucional de uso y obligatoriedad de Firma Digital en la Asamblea Legislativa, que posibiliten la tramitación de documentos mediante el uso de firma digital de las personas usuarias.

FUNDAMENTO LEGAL

La siguiente normativa faculta a la Administración a dictar las políticas necesarias para la aplicación de la legislación asociada a la firma digital:



1- Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, No. 8454, así como su Reglamento, facultan al Estado y a todas sus instituciones publicas para utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos dentro de sus respectivos ambitos de competencia, incentivar su uso para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones.

2- De conformidad con el inciso k) del artículo 4 de la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico Ley No. 7169, es deber del Estado impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la Administración Publica, a fin de agilizar y actualizar permanentemente, los servicios publicos en el marco de una reforma administrativa que ayude a lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia operativa.

3- Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202, su Reglamento y directrices del Archivo Nacional.

En razón de lo anterior, la Asamblea Legislativa, desde el año 2012 promueve el uso de la firma digital - tanto a lo interno (para sus funcionarios) como a lo externo (personas usuarias y otras instituciones), permitiendo un mejor, eficiente, eficaz, seguro y oportuno servicio a los funcionarios y ciudadanos.

CONSIDERANDO

I. Que el artículo 7 de la Directriz N° 67 -MICITT-H-MEIC, establece que en todos los casos donde las instituciones del sector publico costarricense adquieran la capacidad de firma digital para sus funcionarios, se entendera que el dispositivo seguro de creación de la firma digital certificada pasara a formar parte del patrimonio del funcionario publico, por ser considerado un bien personal indispensable para el ejercicio no solo de sus funciones publicas, sino tambien de sus derechos y de sus atribuciones individuales.

II. Que en el artículo 10 de la Directriz N° 67 -MICITT-H-MEIC, se insta a todas las instituciones del sector publico costarricense y a las empresas privadas, para que en la medida de sus posibilidades presupuestarias y dentro de la normativa jurídica vigente, contribuyan con el aporte de recursos económicos, logísticos y tecnicos para potenciar la exitosa emisión, implementación, adquisición y uso de los mecanismos de firma digital en Costa Rica.

III. Que la implementación de servicios o sistemas informaticos que utilicen la firma digital, implica un ahorro importante de tiempo y recursos que redundan en beneficios para la Administración Publica y el administrado, garantizando ademas una mayor transparencia en la ejecución y simplificación de los tramites que se ofrecen al ciudadano.

IV. Que para ejercitar la facultad que dispone el artículo 12 de la Ley Nº 8454. Se hace necesario que la Asamblea Legislativa emita regulaciones atinentes a la utilización de certificados digitales, en aras de asegurar su adecuada generación y uso, tanto en los tramites internos como con los sujetos pasivos, usuarios y proveedores que así se disponga, en aras de la agilización en la gestión de los asuntos.

V. Para efectos legales y administrativos, todos los documentos electrónicos asociados a una firma digital certificada se presumiran, vigentes al momento de su emisión, íntegro, autentico y de la autoría y responsabilidad de la persona que lo emite; siempre y cuando se ajusten a los procedimientos y controles dispuestos.

POR TANTO, se acuerda avalar la siguiente política:

POLÍTICA PARA EL USO DE LA FIRMA DIGITALEN LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

LINEAMIENTOS GENERALES DEL PLAN DE ACCIÓN

Esta política sera aplicada a todos aquellos usuarios externos e internos que realicen tramites con y para la Asamblea Legislativa, los cuales en su caso determinen necesario la utilización de la firma digital como parte de su gestión.

Esta política establece un marco para el uso de la firma digital en la Asamblea Legislativa, promoviendo las condiciones necesarias que garanticen la inalterabilidad, autenticidad, fiabilidad, integridad de los documentos y la protección de la disponibilidad documental acorde con lo



establecido en La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, así como su Reglamento.

OBJETIVO GENERAL

Normalizar a nivel institucional el uso de firma digital en la producción documental por parte del personal de la Asamblea Legislativa, los señores diputados y los tramites que realizan los usuarios externos, garantizando su conservación para futura referencia, asegurando su inalterabilidad, la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad documental.

Se excluye del punto anterior, lo indicado en el Artículo 113 del Reglamento de la Asamblea Legislativa, que establece que los proyectos seran presentados en formato impreso, debidamente firmado por el diputado o diputada que lo inicie o lo acoja, o por la Presidencia de la Republica y el correspondiente Ministerio de Gobierno, cuando el proyecto sea de iniciativa del Poder Ejecutivo. Que ademas dispone que, en caso de discrepancia entre el proyecto impreso y el proyecto digital prevalecera el impreso.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1- Promover el uso de la firma digital en documentos electrónicos.

2- Divulgar la Política Institucional para el uso de la Firma Digital en la Asamblea Legislativa y la normativa vigente, utilizando los medios de comunicación internos disponibles.

3- Garantizar los mecanismos adecuados para la conservación documental, asegurando la inalterabilidad, la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

LINEAMIENTOS:

La ejecución de las acciones para promover el uso de la firma digital, y aprobar su asignación, le corresponde a la Dirección Ejecutiva.

La Institución proveera el dispositivo de firma digital a los funcionarios (as) legislativos (as) y diputados (as), para el cumplimiento de las funciones inherentes a su cargo, con el fin de promover su uso en la documentación.

Es responsabilidad del usuario de la firma digital, el resguardo del dispositivo y la clave; en caso de perdida o extravío de la tarjeta o el lector u olvido el pin o bloqueo del dispositivo, debera asumir los gastos producidos.

Promover el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para facilitar la recepción y tramitación electrónica de sus gestiones en el Sistema de Gestión de Documento Electrónico y en aquellos que así se requieran.

Usos de la firma digita l: Los funcionarios deberan utilizar la firma digital para:

a) Gestión de la documentación interdepartamental y su posterior transmisión a traves del uso del Sistema de Gestión de Documento Electrónico y en aquellos que así se requieran.

b) Gestión de la documentación interna y externa a traves de la implementación de flujos de trabajo.

c) Remisión de la declaración jurada de bienes de la Contraloría General de la Republica.

d) Recepción y tramite de documentación firmada digitalmente de usuarios externos.

e) Gestión de los servicios implementados con firma digital para uso de usuarios a traves del sitio Web.

f) Tramites con los entes externos cuyas plataformas tecnológicas así lo soliciten.

g) Cualquier otro tramite que la Institución promueva.________________________________SESIÓN ORDINARIA No 130-2020


h) Para todos los efectos institucionales, los documentos digitales seran jurídicamente validos desde el momento de su suscripción digital.

Derechos y obligaciones

Derechos de los funcionarios. Los funcionarios, sometidos al proceso de certificado digital, tendran los siguientes derechos y obligaciones:

a) Poseer un certificado digital para el cumplimiento de las funciones inherentes a su cargo.

b) Que se le instale el certificado digital en la computadora que la Institución le haya asignado o en algun otro dispositivo que la persona colaboradora proporcione, bajo su responsabilidad.

SANCIONES

Las faltas contra lo establecido en esta política y sus lineamientos seran sancionadas de conformidad con las disposiciones establecidas en la normativa vigente y aplicable sin perjuicio de las responsabilidades civiles y penales que deba asumir quien infrinja la política.

Aspectos no regulados. Los que dispone la Ley Nº 8454 y su Reglamento, y demas normas legales y reglamentarias conexas

Rige a partir de su publicación. ACUERDO FIRME. -579-

ARTÍCULO 8. - Se conoce oficio UTRALEG-JD-069-09-2020, suscrito por la señora Maritza

Arias Chaves, Secretaria General de la Unión de Trabajadores Legislativos, UTRALEG, mediante la cual solicita la siguiente información:

1.- La remisión de los acuerdos del Directorio Legislativo donde se han modificado las atinencias, esto quiere decir, incluir o excluir las atinencias que se requieren en una plaza que se debe ocupar interina o en propiedad; desconoce si es por acuerdo de Directorio o por directriz de algun departamento en específico. Si existen esas modificaciones, nuestra consulta va sobre el rol de los respectivos colegios profesionales de esas atinencias; ¿y si se ha remitido a la institución algunas directrices con respecto a este tema?; ya que, por ejemplo, cuando se trata de dedicación exclusiva; en algunas clases profesionales, se exigen Licenciaturas y en otras unicamente con el bachillerato; lo cual, desde nuestra opinión, la valoración de la responsabilidad de algunos puestos nos parece que no es la adecuada.

2.- Cuales son los factores que se consideran para determinar la carrera administrativa de una persona que desea concursar en algun puesto, sea este interino o en propiedad? Se le comunica a las personas interesadas lo correspondiente?

Para UTRALEG este es un tema de mucha preocupación, si bien es cierto se labora en una institución política, las normativas y reglamentos relacionados a una elección de una persona participante, lo adecuado es que “tecnicamente”, ademas de otras valoraciones, sea lo que debe prevalecer; de ahí lo señalado por nuestra organización en el oficio UTRALEG-JD-060-08-2020 del 18 de agosto 2020 sobre la el Artículo 52 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica que dice:



“(..) Artículo 52.—Trafico de influencias. Sera sancionado con pena de prisión de dos a cinco años, quien directamente o por interpósita persona, influya en un servidor publico, prevaliendose de su cargo o de cualquiera otra situación derivada de su situación personal o jerarquica con este o con otro servidor publico, ya sea real o simulada, para que haga, retarde u omita un nombramiento, adjudicación, concesión, contrato, acto o resolución propios de sus funciones, de modo que genere, directa o indirectamente, un beneficio económico o ventaja indebidos, para sí o para otro.

Con igual pena se sancionara a quien utilice u ofrezca la influencia descrita en el parrafo anterior.

Los extremos de la pena señalada en el parrafo primero se elevaran en un tercio, cuando la influencia provenga del presidente o del vicepresidente de la Republica, de los miembros de los Supremos Poderes, o del Tribunal Supremo de Elecciones, del Contralor o el Subcontralor generales de la Republica; del Procurador General o del Procurador General adjunto de la Republica, del Fiscal General de la Republica, del Defensor o el Defensor Adjunto de los Habitantes, del superior jerarquico de quien debe resolver o de miembros de los partidos políticos que ocupen cargos de dirección a nivel nacional.”

3.- Cual es la valoración que tecnicamente se le adjudica a una persona que este concursando y que no necesariamente ha tenido personal a cargo, pero cuenta con el resto de los requisitos y su Atinencia es considerada; ¿frente a una persona que lo que ha realizado son coordinaciones de programas, proyectos? ¿Es valido que se compute una coordinación?

Si la anterior consulta es afirmativa, ¿Cual es el acuerdo del Directorio Legislativo que así lo indica? Este es otro tema de muchas quejas que personas afiliadas al sindicato nos han externado, ya que, en ocasiones, no se dan las rotaciones y lo que ha prevalecido es el “favoritismo”, lo cual discrimina y es injustificable cuando se ha realizado carrera parlamentaria de calidad.

Por ultimo, les enviamos nuestras sinceras felicitaciones por el acuerdo tomado por ustedes en la Sesión Ordinaria, articulo 3, N° 126-2020, del concurso de la Dirección de Recursos Humanos, esperamos en DIOS que prontamente veamos las demas plazas, otras de Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas y demas. El crecimiento ocupacional y profesional ha estado muy limitado en los ultimos años, la situación del país no abre muchas posibilidades y el que la clase trabajadora de la institución vea posibilidades en estos concursos, les llena de esperanzas.

En ese mismo sentido, se conoce oficio AL-DRHU-OFI-1074-2020, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director a.i. del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual se refiere a la solicitud planteada por la Unión de Trabajadores Legislativos, UTRALEG, mediante oficio UTRALEG-JD-069-09-2020.

En atención a las consultas de UTRALEG, se le indica lo siguiente en el orden que fueron expuestas:

1.- La remisión de los acuerdos del Directorio Legislativo donde se han modificado las atinencias,________________________________SESIÓN ORDINARIA No 130-2020


esto quiere decir, incluir o excluir las atinencias que se requieren en una plaza que se debe ocuparinterina o en propiedad; desconocemos si es por acuerdo de Directorio o por directriz de algun Departamento en específico. Si existen esas modificaciones, nuestra consulta va sobre el rol de losrespectivos colegios profesionales de esas atinencias; ¿y si se ha remitido a la institución algunas directrices con respecto a este tema?; ya que, por ejemplo, cuando se trata de dedicación exclusiva; en algunas clases profesionales, se exigen Licenciaturas y en otras unicamente con el bachillerato; lo cual desde nuestra humilde opinión, la valoración de la responsabilidad de algunos puestos nos parece que no es la adecuada.

Al respecto se informa que las atinencias para cada departamento son definidas por el Directorio Legislativo segun acuerdos puntuales. En ocasiones contra solicitud del jerarca departamental, en algunas contra criterio del Departamento de Recursos Humanos y en otras por determinación del mismo Directorio Legislativo. Con respecto al tema de los colegios profesionales, se les considera, sobre todo en la normativa que les rige, para diferentes efectos, bien sea atinencias, roles profesionales, dedicación exclusiva e incluso carrera profesional. De igual manera, en el Manual Descriptivo de Clasificación de Puestos Administrativos, se puntualiza la indicación de que las actividades deben circunscribirse a lo estipulado en los diferentes colegios profesionales, porque recordemos que se trata de un manual de clases que es mas general; no de puestos que es mas específico, es por ello que para cada caso es importante hacer larevisión correspondiente. Ademas de la normativa de los colegios profesionales se cuenta con otras fuentes de información, que en lo que a atinencias se refiere, brindan soporte a las recomendaciones que salen de este departamento, por ejemplo, los perfiles de salida de los profesionales de diferentes universidades nacionales; los perfiles de las funciones dispuestas en el departamento en cuestión y las currículasacademicas.

2.- Cuales son los factores que se consideran para determinar la Carrera Administrativa de una persona que desea concursar en algun puesto, sea este interino o en propiedad? ¿Se les comunicaa las personas interesadas lo correspondiente?

Para UTRALEG este es un tema de mucha preocupación, si bien es cierto se labora en una institución política, las normativas y reglamentos relacionados a una elección de una persona participante, lo adecuado es que “tecnicamente”, ademas de otras valoraciones, sea lo que debe prevalecer; de ahí lo señalado por nuestra organización en el oficio UTRALEG-JD-060-08-2020 del 18 de agosto 2020 sobre la el Artículo 52 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Publica que dice:

“(..)

Artículo 52.—Trafico de influencias. Sera sancionado con pena de prisión de dos a cinco años, quien directamente o por interpósita persona, influya en un servidor publico, prevaliendose de su cargo o de cualquiera otra situación derivada de su situación personal o jerarquica con este o con otro servidor publico, ya sea real o simulada, para que haga, retarde u omita un nombramiento, adjudicación, concesión, contrato, acto o resolución propios de sus funciones, de modo que genere, directa o indirectamente, un beneficio económico o ventaja indebidos, para sí o para otro. Con igual pena se sancionara a quien utilice u ofrezca la influencia descrita en el parrafo anterior. Los extremos de la pena señalada en el parrafo primero se elevaran en un tercio, cuando la influencia provenga del presidente o del vicepresidente de la Republica, de los miembros de los Supremos Poderes, o del Tribunal Supremo de Elecciones, del Contralor o el Subcontralor generales de la Republica; del Procurador General o del Procurador General adjunto de la Republica, del Fiscal General de la Republica, del Defensor o el Defensor Adjunto de los Habitantes, del superior jerarquico de quien debe resolver o de miembros de los partidos políticos que ocupen cargos de dirección a nivel nacional.”



En cuanto a los factores que se consideran para determinar la carrera administrativa de una persona que desea concursar en algun puesto, se debe aclarar que: los concursos se realizan para un nombramiento en propiedad. los nombramientos interinos estan mediados por reclutamiento que no precisamente lleva mecanismos de selección, lo que es prescindible es la constatación de requisitos de clase. Es por ello que se debe separar el tema de concurso para nombramiento en propiedad y reclutamiento para nombramiento interino. Para los nombramientos en propiedad, se recurre a lo estipulado en la Ley de Personal, en el capítulo VII:

CAPITULO VII

Promociones, Traslados y Nombramientos Interinos Artículo 13.- Se considera promoción, el paso de un servidor regular a un puesto de grado superior, en cualquier línea de actividad.

Artículo 14.- Las promociones se efectuaran mediante concurso interno de oposición de los servidores regulares, siempre que llenen los requisitos mínimos establecidos en el Manual. Dentro de las mismas bases del concurso, la Dirección General considerara las calificaciones periódicas de los interesados. Ademas, en la Institución se cuenta con el reglamento para concursos internos, mismo que fue de reciente modificación y esta en vías de publicación, segun acuerdo de la sesión ordinaria No. 123-2020 celebrada por el Directorio Legislativo el 20 de agosto del 2020, artículo 2.

Con respecto a los nombramientos interinos, tambien se cuenta con un reglamento que actualmente esta en implementación, (Gaceta No. 201 de 23 de octubre de 2019, N.° 06-19-20, sesión ordinaria No. 069-2019, celebrada por el Directorio Legislativo el 1° de octubre del 2019, artículo 3) dado que hasta este momento no se tienen los registros de postulantes oficializados, el Directorio Legislativo puede recurrir al unico transitorio de dicho reglamento:

TRANSITORIO UNICO.

Mientras el Departamento de Recursos Humanos no tenga implementado el registro de oferentes a que hace referencia este reglamento, el Directorio podra realizar los nombramientos interinos cuando las necesidades institucionales lo demanden. 3.- Cual es la valoración que tecnicamente se le adjudica a una persona que este concursando y que no necesariamente ha tenido personal a cargo, pero cuenta con el resto de los requisitos y su Atinencia es considerada; ¿frente a una persona que lo que ha realizado son coordinaciones de programas, proyectos? ¿Es valido que se compute una coordinación? Si la anterior consulta es afirmativa, ¿Cual es el acuerdo del Directorio Legislativo que así lo indica?

Este es otro tema de muchas quejas que personas afiliadas al sindicato nos han externado, ya que,en ocasiones, no se dan las rotaciones y lo que ha prevalecido es el “favoritismo”, lo cual discriminay es injustificable cuando se ha realizado carrera parlamentaria de calidad.

En cuanto a este tercer punto, en un proceso de reclutamiento para nombramiento interino, tal y como se indicó anteriormente, donde la selección se limita a la corroboración de requisitos, no se genera ningun tipo de puntuación o valoración, se tienen o no se tienen los requisitos. En un proceso de concurso interno, luego de la corroboración de requisitos se pasa al proceso de selección en el que, si es una variable que se debe tomar en cuenta, se podría puntuar aquellas condiciones extra requisitos que poseen los participantes. Esta selección se comunica de manera transparente a las personas. Lo importante es dejar en claro que los requisitos de clase deben cumplirse para un eventual nombramiento, sea interino o en propiedad.

Con respecto a la supervisión de personal, en el Manual Descriptivo de Clasificación de puestos esta definida la supervisión de personal de la siguiente manera: SUPERVISIÓN DE PERSONAL: Fase de la dirección que pretende una visión directa e inmediata de las tareas asignadas a los



individuos o grupos para asegurar su realización correcta y adecuada, tanto desde la perspectiva tecnica (ejecución de funciones y actividades) como administrativa (cumplimiento de todos los actos determinados por la administración para efectos de los controles y valoraciones correspondientes –evaluaciones del desempeño, permisos, aprobaciones para vacaciones, licencias solicitudes de estudios de reasignación, etc.).

Esta definición permite orientar los analisis que se realizan sobre ese tema en los diferentes casos.Por ultimo, les enviamos nuestras sinceras felicitaciones por el acuerdo tomado por ustedes en la Sesión Ordinaria, articulo 3, N° 126-2020, del concurso de la Dirección de Recursos Humanos, esperamos en DIOS que prontamente veamos las demas plazas, otras de Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas y demas. El crecimiento ocupacional y profesional ha estado muy limitado en los ultimos años, la situación del país no abre muchas posibilidades y el que la clase trabajadora de la institución vea posibilidades en estos concursos, les llena de esperanzas. Finalmente, es necesario aclarar que en el caso de la Dirección de Recursos Humanos lo que se ha realizado es un proceso de reclutamiento, no un concurso y responde a la necesidad de efectuar el nombramiento interino lo mas pronto posible.

SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio AL-DRHU-OFI-1074-2020, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director a.i. del Departamento de Recursos Humanos, y trasladarlo a conocimiento de la Unión de Trabajadores Legislativos. ACUERDO FIRME. -584-

ARTÍCULO 9.- SE ACUERDA: Ampliar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 4 de la sesión ordinaria No 126-2020, celebrada el 10 de setiembre del 2020, con el propósito de autorizar el tiempo extraordinario laborado por el señor Rodney Rojas López, puesto No 017307 de Profesional Jefe 1, durante el mes de agosto del 2020 (20 horas), en la atención de las multiples labores generadas por el traslado a la nueva sede legislativa. ACUERDO FIRME. -585-

ARTÍCULO 10.- SE ACUERDA: Modificar los acuerdos tomados por el Directorio

Legislativo en los artículos 1 de las sesiones No 119-2020 y No 120-2020, con el propósito de establecer que la autorización de ingreso a personas ajenas a la Institución, la otorgara el Director Ejecutivo. –NC-

ARTÍCULO 11.- Se conoce oficio AL-DPRO-OFI-0630-2020, suscrito por el señor Sergio Ramírez Acuña, Director a.i. del Departamento de Proveeduría, mediante el cual indica que al Departamento de Proveeduría le han sido cercenadas tres plazas de funcionarios, de las cuales solo se ha repuesto una recientemente.

Esto les ha afectado de manera notoria el desempeño del Departamento como tal, especialmente el Area de Compras, la cual en este momento tiene mas de ocho procedimientos de contratación pendientes y que no ha podido iniciar su tramite por falta de analistas, habida cuenta de que los existentes estan con su carga laboral al límite. Esto, finalmente, termina afectando a toda la institución como tal.

Con base en lo anterior, de manera solicita al Directorio Legislativo que apruebe el traslado de alguna plaza, o bien, el nombramiento de alguna de las plazas vacantes que estan sin nombramiento en la actualidad.

SE ACUERDA: Dar por recibido el oficio AL-DPRO-OFI-0630-2020, suscrito por el señor Sergio Ramírez Acuña, Director a.i. del Departamento de Proveeduría. -586-



Se levanta la sesión a las 10:10 a.m.



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