compartidos/ACTA 069... · Web viewPor todo lo anterior, reitera su expresa solicitud dentro de...

REUNIÓN DEL DIRECTORIO LEGISLATIVO

SESIÓN ORDINARIA Nº 069-2019

1 DE OCTUBRE DEL 2019

Acta de la reunión ordinaria celebrada por el Directorio Legislativo a las diez horas con cincuenta y cinco minutos del primero de octubre del dos mil diecinueve. Presentes los señores diputados Carlos R. Benavides Jiménez, Presidente (quien se retira del salón de sesiones antes de la discusión del artículo 9); Zoila Volio Pacheco, Vicepresidenta; Laura Guido Pérez, Primera Secretaria; Carlos Avendaño Calvo, Segundo Secretario; Paola Valladares Rosado, Primera Prosecretaria y Otto R. Vargas Víquez, Segundo Prosecretario. Asimismo, estuvo presente el señor Antonio Ayales Esna, Director Ejecutivo.

ARTÍCULO 1.- Se lee y aprueba el acta de la sesión ordinaria No 068-2019, celebrada por el Directorio Legislativo el 24 de setiembre del 2019.

ARTÍCULO 2.- Se recibe a los diputados Mileidy Alvarado Arias y David Gourzong Cerdas,

quienes exponen al Directorio Legislativo la necesidad de que se reforme el Reglamento de Transportes a fin de flexibilizar los horarios y el número de giras, en virtud de que la redacción actual limita su trabajo.

Solicitan que se haga un análisis de los horarios y las posibilidades, dentro de lo que permite la normativa vigente y que se les ayude en la labor que deben desempeñar en sus comunidades.

Al respecto el señor Presidente manifiesta que se hace necesario realizar una reunión donde participe la Administración, a fin de buscar los puntos de encuentro entre lo solicitado por los señores diputados y lo que permite la normativa.

ARTÍCULO 3.- SE ACUERDA: Avalar las recomendaciones vertidas por los asesores de este Directorio Legislativo al Reglamento para el proceso de reclutamiento y selección de funcionarios interinos de la Asamblea Legislativa y, en consecuencia, se modifica el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo artículo 9 de la sesión ordinaria No 219-2018, celebrada el 26 de abril del 2018, fin de que dicho cuerpo normativo se lea integralmente de la siguiente manera:

REGLAMENTO PARA EL PROCESO DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS INTERINOS DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

ARTÍCULO 1.- Mediante el presente reglamento se busca regular el procedimiento de reclutamiento y selección de los funcionarios interinos de la Asamblea Legislativa, con fundamento en lo que al respecto establece la Ley N° 4556, Ley de Personal de la Asamblea Legislativa.

El presente procedimiento únicamente contemplará lo relativo al reclutamiento y selección de postulantes para llenar plazas de interinos en plaza vacante o interinos por sustitución por

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períodos iguales o mayores a un mes calendario y se realizará mediante un proceso de dotación abierto mediante el que se buscará generar un registro de postulantes. Se exceptúan de la limitación de nombramiento por al menos un mes los puestos de agente de seguridad.

El Directorio Legislativo podrá determinar no realizar un nombramiento interino, cuando dicho acto no afecte el funcionamiento institucional.

ARTÍCULO 2.- Conceptos:

Base de datos de oferentes: Base de información que contiene datos personales como el nombre, número de cédula, correo electrónico y datos previamente verificados como hoja de delincuencia, cumplimiento de los requisitos mínimos y la clase y atinencia en la que puede ser escogido.

Escogencia: Elección por parte del Directorio Legislativo como Órgano Colegiado, con fundamento en el registro de postulantes que conforme el Departamento de Recursos Humanos.

Interino en puesto vacante: Nombramiento temporal para satisfacer una necesidad institucional mientras se realiza concurso interno para el nombramiento en propiedad.

Interino por sustitución: Nombramiento temporal que se realiza mientras retorna el titular del puesto, que se encuentra incapacitado, con permiso sin goce de salario o con licencia y cuya ausencia es superior a un mes calendario. Por la vía de excepción se podrán autorizar nombramientos por sustitución en periodos de vacaciones superiores a quince días para funcionarios de las clases de Ujieres y Agentes de Seguridad.

Oferta de Servicios: Documento que contiene los datos requeridos y requisitos mínimos para formar parte del registro de postulantes.

Postulante: Persona que se registró con los requisitos mínimos de clase para integrar el registro de los postulantes.

Reclutamiento: Divulgación abierta para comunicar a los interesados que tengan los requisitos indicados que pueden ser partícipes de este proceso.

Registro de postulantes: Padrón que contiene el registro de los interesados cuyos requisitos mínimos de clase han sido corroborados por el Departamento de Recursos Humanos para poder integrarla.

Selección: Corroboración de los requisitos mínimos para incluirlos en las diferentes clases de puestos.

ARTÍCULO 3.- Los objetivos del presente reglamento son:

a) Regular y ordenar el proceso de reclutamiento y selección de los postulantes interinos en la Asamblea Legislativa.

b) Satisfacer las necesidades del servicio público mediante la incorporación de capital humano necesario para ocupar los puestos interinos vacantes o interinos por sustitución.

c) Garantizar los principios de publicidad, objetividad y transparencia en los procesos para interesados en participar en el reclutamiento institucional y conformación del registro de postulantes para interinazgos en las dos modalidades.



d) Mantener un registro actualizado de oferentes para los diferentes puestos administrativos institucionales

ARTÍCULO 4.- Por tratarse de un procedimiento para regular lo relativo a la dotación de postulantes para nombramientos interinos, no se contemplará en este reglamento lo relativo al proceso de selección y dotación del personal regular o en propiedad para ingreso al régimen estatutario, el cual se realizará de conformidad con lo establecido en la Ley N° 4556, Ley de Personal de la Asamblea Legislativa así como en el Reglamento de Selección y Nombramiento de Personal mediante Concurso Interno de la Asamblea Legislativa, aprobado por el Directorio Legislativo en la Sesión Ordinaria N° 170-2013 celebrada el 30 de abril de 2013 y publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 126 del 2 de julio de 2013.

Los nombramientos de los funcionarios de confianza de la Institución, por su parte, se realizarán según lo dispuesto en los artículos 44 y siguientes de la Ley N° 4556, Ley de Personal de la Asamblea Legislativa, por lo que tampoco estarán cubiertos por este instrumento normativo.

Asimismo, se exceptúa la aplicación de este procedimiento a los puestos de ujier.

ARTÍCULO 5.- La designación de funcionarios interinos en plaza vacante o por sustitución será competencia del Directorio Legislativo según lo dispuesto en el artículo 25 del Reglamento de la Asamblea Legislativa. Para tales efectos se deberá contar con un registro de postulantes por la clase o clases del puesto y atinencia.

ARTÍCULO 6.- Corresponderá al Departamento de Recursos Humanos de la Institución la preparación y el mantenimiento del registro de postulantes para atender las necesidades institucionales por clase y atinencia, en función del perfil de los puestos y de lo que se estipula en el Manual Descriptivo de Clases Administrativas-Asamblea Legislativa.

Para tales efectos, dicho departamento tendrá a su cargo todo lo relativo a la realización, ejecución y desarrollo del proceso de reclutamiento y de selección del capital humano, el cual se realizará por medio de atestados, en forma abierta y en fechas determinadas, garantizando la transparencia en el proceso, así como los principios de publicidad y objetividad al momento de formar el registro de postulantes. Extraordinariamente el Directorio Legislativo podrá ordenar la actualización del registro cuando las necesidades institucionales lo ameriten.

ARTÍCULO 7.- La conformación del registro de postulantes se realizará a través de convocatorias promovidas por el Departamento de Recursos Humanos, cuya publicación será realizada mediante la forma que esta dependencia estime oportuna, en el tanto cumpla con los principios de objetividad, razonabilidad, interés institucional y publicidad. Para tales efectos se utilizarán los medios usuales o cualquier otro que se estime pertinente.

Los funcionarios legislativos podrán solicitar su incorporación al registro de postulantes en cualquier momento.

El proceso de reclutamiento conllevará la necesidad de publicar que la Institución estará recibiendo ofertas de servicio y atestados originales para corroborar requisitos y conformar un registro de postulantes para la designación de funcionarios temporales por sustitución o interinos en plaza vacante.

Cada convocatoria tendrá como respaldo un cartel en el que se indicarán los requerimientos de inscripción, los requisitos mínimos para participar en cada clase y demás información pertinente, así como las fechas y los trámites que se deberán seguir para completar dicho proceso de reclutamiento.



ARTÍCULO 8.- Una vez publicados los avisos o convocatorias correspondientes, el Departamento de Recursos Humanos recibirá las ofertas de servicio y verificará la información de todos los postulantes y los clasificará según las clases y niveles para los que el oferente califique. Para tales efectos se tomará en cuenta, únicamente el cumplimiento de los requisitos mínimos de clases, según lo dispuesto en la normativa que regula su categorización.

Una vez sistematizadas las ofertas recibidas, se conformará una base de datos con el registro de postulantes, el cual será el insumo para el nombramiento en plazas interinas vacantes o por sustitución por parte del Directorio Legislativo.

ARTÍCULO 9.- Para poder nombrar de manera interina sea en plaza vacante o por sustitución, el Directorio Legislativo deberá garantizar que la persona a designar haya sido declarada como elegible por encontrarse dentro del registro de postulantes que al efecto mantiene el Departamento de Recursos Humanos y porque cumple con los requisitos necesarios para la clase de puesto a nombrar. No procederá el nombramiento en condición de interino si la persona no se encuentra debidamente inscrita y técnicamente seleccionada en dicho registro.

Sin embargo, si el Directorio Legislativo considerara oportuno que un puesto sea modificado temporalmente de clase o atinencia, para atender alguna necesidad de la Administración, podrá indicarlo así al Departamento de Recursos Humanos, de previo al proceso de escogencia, para que la lista de postulantes elegibles sea acorde con los requisitos del puesto a nombrar.

ARTÍCULO 10.- Son motivos para excluir a un oferente del registro de postulantes:

a) El suministro de datos falsos de forma dolosa o intencional, en cualquiera de los documentos aportados en la oferta de servicios y/o atestados;

b) Dejar de reunir cualquiera de los requisitos exigidos para ingresar a laborar a la Institución;

c) La falta de interés de permanecer en el registro de postulantes, lo que deberá indicar de manera explícita, o por la no presentación a las citas programas para la atención de alguna de las etapas del proceso;

ARTÍCULO 11.- Será responsabilidad del Departamento de Recursos Humanos mantener actualizado el registro de postulantes, por lo que cada dos años, cuando el Manual Descriptivo de Clasificación de puestos sea modificado y afecte el registro existente, o cuando las necesidades institucionales lo demanden, deberá alimentar y actualizar el proceso de reclutamiento descrito, con la finalidad de renovar la base de datos de cita. De igual manera será su responsabilidad hacer del conocimiento del Directorio Legislativo, de manera periódica y oportuna, el registro de postulantes vigente y actualizado, para que este cuerpo colegiado pueda tomar decisiones informadas al momento de realizar las designaciones que correspondan.

Tratándose de funcionarios legislativos, estos podrán solicitar su incorporación al registro de postulantes en cualquier momento, de acuerdo con la información que conste en su expediente personal.

ARTÍCULO 12.- La oferta de servicios que se entregue por parte del oferente o aspirante pasa a ser propiedad de la Asamblea Legislativa y tendrá en el registro de postulantes una vigencia de 6 años. Una vez caducado dicho registro se deberá proceder a la destrucción respectiva.

ARTÍCULO 13.- El nombramiento de cualquier persona seleccionada podrá ser anulado si con posterioridad a su designación se llega a comprobar que en su selección influyó alguna forma de fraude o engaño intencional de parte del servidor.



ARTÍCULO 14.- Será nulos los nombramientos que se realicen contraviniendo las normas previstas en esta reglamentación. Toda acción que pudiera derivarse de tal nombramiento, será responsabilidad del funcionario que omitió las formalidades exigidas por el presente reglamento.

ARTÍCULO 15.- La utilización de la base de datos permitirá la inclusión y actualización de los interesados que cumplan con los requisitos mínimos para la clase o clases. Esta base de datos permitirá filtrar a los candidatos por la clase y atinencia necesaria para ocupar un puesto en cualquiera de las modalidades, permitiendo remitir al Directorio Legislativo por orden alfabético, los oferentes necesarios para un grupo laboral.

ARTÍCULO 16.- El Directorio Legislativo solicitará al Departamento de Recursos Humanos el registro para el nombramiento de que se trate, señalando la clase y atinencia que se requiera. El Departamento de Recursos Humanos enviará la totalidad de ofertas que cumplan con los requisitos de clase y atinencia solicitados que se encuentren en el registro. El Directorio Legislativo escogerá del registro enviado y comunicará al Departamento de Recursos Humanos de su escogencia que a su vez le informará al seleccionado vía correo electrónico de la decisión del máximo órgano colegiado. Se otorgará al elegido un máximo de tres días hábiles para formalizar su aceptación sino se excluye del registro de elegibles y nuevamente se realiza el procedimiento anterior.

ARTÍCULO 17.- Si el interesado acepta, deberá presentarse con todos sus atestados en la fecha que el Departamento de Recursos Humanos indique y con los formularios internos requeridos debidamente llenos para proceder con el trámite del nombramiento temporal.

ARTÍCULO 18.- Los nombramientos de funcionarios interinos por sustitución o en plaza vacante, no se aplicarán de manera retroactiva, sino que podrán regir a partir del primer día hábil siguiente a su designación por parte del Directorio Legislativo en el tanto se cumpla con la comunicación formal al postulante y la aceptación del nombramiento por parte de este.

TRANSITORIO ÚNICO.

Mientras el Departamento de Recursos Humanos no tenga implementado el registro de oferentes a que hace referencia este reglamento, el Directorio podrá realizar los nombramientos interinos cuando las necesidades institucionales lo demanden

ARTÍCULO 19.- El presente reglamento rige a partir de su publicación en el diario oficial La Gaceta. ACUERDO FIRME.

_____________________________Nota: La diputada Laura Guido Pérez, Primera Secretaria plantea que con la aprobación de este reglamento se viene a abonar a las mejores prácticas para realizar los diferentes nombramientos en la Institución y con ello fortalecer los objetivos del Índice de Gestión Institucional de la Contraloría General de la República.

Asimismo, el señor Presidente plantea que este es un gran avance en la transparencia que debe primar en los diferentes procesos de reclutamiento de personal de la Institución, pues genera claridad en los procedimientos y la certeza de que se está incorporando a la labor parlamentaria a los mejores postulantes a los diferentes puestos. -738, 739-

ARTÍCULO 4.- Se conoce oficio OTVV-2S-007-19, con fecha 25 de setiembre del 2019,

suscrito por el diputado Otto Roberto Vargas Víquez, mediante el cual



indica que estará atendiendo una invitación oficial del Congreso de Rusia (Cámara Alta del Congreso), para visitar Rusia del 12 al 18 de octubre en calidad de miembro del Grupo de Amistad Parlamentario Costa Rica-Rusia.

La finalidad de la visita se encuentra relacionada con el seguimiento a la agenda de Cooperación Parlamentaria que mantenemos con esa Nación. Cabe aclarar que la parte rusa no cubrirá los gastos de hospedaje y alimentación durante su estadía.

Agrega que del 9 al 11 de octubre asistirá a la Conferencia Mundial de la Red Parlamentaria Global de la OCDE (Meeting of the OECD Global Parliamentary NetWork), según el programa adjunto. Manifiesta que, para la asistencia a esta importante conferencia, viajará el próximo 3 y tiene el regreso el 20 de octubre, según los boletos aéreos suministrados por la Embajada de Gran Bretaña y copia de los cuales adjunta. Indica que, durante su estancia en esa conferencia, los gastos de hospedaje y alimentación serán cubiertos por los organizadores de la actividad.

SE ACUERDA: Autorizar la participación del diputado Otto Roberto Vargas Víquez para que atienda la invitación cursada por el Congreso de Rusia (Cámara Alta del Congreso), para visitar ese país del 12 al 18 de octubre del 2019, con la finalidad de que dé seguimiento a la agenda de cooperación parlamentaria que mantenemos con esa nación.

Asimismo, en virtud de que el diputado asumirá de su propio peculio los gastos de boleto aéreo, únicamente se le otorga la póliza de viaje y los viáticos correspondientes (sin hospedaje), de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos y con el itinerario de vuelo. Finalmente, a la luz de lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento de la Comisión Permanente Especial de Relaciones Internacionales, una vez concluida la participación del legislador en dicha actividad, se le solicita remitir a esa instancia legislativa el respectivo informe de misión.

ARTÍCULO 5.- Se conoce oficio GVV-PLN-482-2019, con fecha 24 de setiembre del 2019, suscrito por el diputado Gustavo Viales Villegas, mediante el cual solicita autorización para participar en el Foro Pro Artsakh de Cooperación para Justicia y Paz, a celebrarse en la República de Armenia, del 10 al 14 de octubre del 2019.

Las fechas de viaje serán entre el 7 y el 17 de octubre del 2019 inclusive. La invitación es suscrita por el señor Masis Mayilian, Ministro de Relaciones Exteriores de la República de Artsakh y el señor Hagop Der Katchadurian, Presidente de ANC International ARF-Dashnaktsutyun Bureau.

Esta invitación fue cursada a la diputada Hernández Sánchez, Jefa de Fracción del PLN; sin embargo, ella no podrá asistir y se la ha trasladado por la temática que trata.



Los gastos por concepto de tiquetes aéreos y alojamiento serán cubiertos por la organización y los viáticos de ser necesario por el suscrito; por tanto, requiere que se autorice a la Administración el trámite de la póliza de viaje para las fechas correspondientes.

SE ACUERDA: Autorizar la participación del diputado Gustavo Viales Villegas en el Foro Pro Artsakh de Cooperación para Justicia y Paz, a celebrarse en la República de Armenia, del 7 al 17 de octubre de 2019.

Asimismo, en virtud de que el ente organizador cubre todos los gastos, únicamente se autoriza la correspondiente póliza de viaje. Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento de la Comisión Permanente Especial de Relaciones Internacionales, una vez concluida la participación del legislador en dicha actividad, se le solicita remitir a esa instancia legislativa el respectivo informe de misión. ACUERDO FIRME. -722-

ARTÍCULO 6.- Se conoce nota con fecha 23 de setiembre del 2019, suscrita por los diputados Ana Lucía Delgado Orozco, Otto Roberto Vargas Víquez, Carolina Hidalgo Herrera, Erick Rodríguez Steller e Ivonne Acuña Cabrera, mediante el cual solicita cancelar el seguro de viaje, una vez que ha sido aprobada su participación como diputados de la República en la Red Parlamentaria de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE), de conformidad con las fechas establecidas para esa actividad.

SE ACUERDA: Autorizar la participación de los diputados Ana Lucía Delgado Orozco, Otto Roberto Vargas Víquez, Carolina Hidalgo Herrera, Erick Rodríguez Steller e Ivonne Acuña Cabrera en la reunión semestral de la Red Parlamentaria Global de la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE), que se realizará en la sede de esta entidad en París, Francia del 9 al 11 de octubre de 2019.

Asimismo, en virtud de que el ente organizador cubre todos los gastos, únicamente se acuerda autorizar la correspondiente póliza de viaje. Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento de la Comisión Permanente Especial de Relaciones Internacionales, una vez concluida la participación de los legisladores en dicha actividad, se les solicita remitir a esa instancia legislativa el respectivo informe de misión. ACUERDO FIRME. -719-

ARTÍCULO 7.- Se conoce oficio PVR-PAC-204-2019, con fecha 23 de setiembre del 2019, suscrito por la diputada Paola Vega Rodríguez, mediante el cual indica que del 8 al 10 de octubre se estará desarrollando PreCop25 en el Centro Nacional de Convenciones, actividad que posiciona al país como uno comprometido con los procesos multilaterales y como un líder global climático. Esta actividad precede a la conferencia de las partes de la Convención Marco de las Naciones Unidas para el Cambio Climático (COP25), que se realizará en Chile en diciembre.



Agrega que es vicepresidenta por Centroamérica de la Red Parlamentaria de Cambio Climático de ParlAméricas y co-organizadora; por esta razón solicita colaboración de la Asamblea Legislativa para transportar a uno de los organizadores representante de ParlAméricas, un diputado representante del Gobierno de Chile y una Senadora representante del Gobierno de México.

El traslado sería desde el Aeropuerto Internacional Juan Santamaría hasta Hotel Wyndham Herradura, y posteriormente al Centro Nacional de Convenciones y viceversa; esto de acuerdo con itinerario de arribo que detallada a continuación:

Jorge Andrés Mora Núñez (ParlAméricas), llegará el 5 de octubre al mediodía en el vuelo AC1806 y su salida será el lunes 14 de octubre a las 6:30 am en el vuelo UA1097.

Diputado del Parlamento de la República de Chile, Jorge Rathgeb Schifferli, llegará el 8 de octubre a las 11:46 am en el vuelo CM0795 y su salida será el 11 de octubre a las 12:44 pm en el vuelo CM0796.

Senadora de Estados Unidos Mexicanos, Verónica Camino Farjat. (Vuelo por definir). Los detalles del arribo de la Senadora Mexicana a Costa Rica y agenda de PreCop25, para efectos de traslados hacia el Centro de Convenciones, será compartido con prontitud.

SE ACUERDA: Con base en la solicitud de la diputada Paola Vega Rodríguez, mediante oficio PVR-PAC-204-2019, autorizar el uso de vehículos institucionales para el transporte de uno de los organizadores representante de ParlAméricas, un diputado representante del Gobierno de Chile y una Senadora representante del Gobierno de México quienes participarán en la actividad de PreCop25, actividad precedente a la Conferencia de las Partes de la Convención Marco de las Naciones Unidas para el Cambio Climático (COP25), a saber;

Sr. Jorge Andrés Mora Núñez, Representante de ParlAméricas

Sr. Jorge Rathgeb Schifferli, Diputado del Parlamento de la República de Chile.

Sra. Verónica Camino Farjat, Senadora de Estados Unidos Mexicanos.

Se instruye a la Unidad de Transportes para que coordine el traslado de los invitados, de acuerdo con los itinerarios.

Esta actividad se realizará del 8 al 10 de octubre, en el Centro Nacional de Convenciones, actividad que posiciona al país como un líder global del cambio climático. ACUERDO FIRME. -723-

ARTÍCULO 8.- Se conoce oficio AL-FPUSC-47-OF.RPF-127-2019, con fecha 26 de setiembre del 2019, suscrito por el diputado Rodolfo Peña Flores, mediante



el cual indica que considerando que ha sido designado en calidad de representante de este Congreso Legislativo, como candidato para ocupar la vacante de la Cuarta Comisión Permanente de las Naciones Unidas, que le corresponde al Grupo Geopolítico de América Latina y el Caribe (GRULAC), cuya elección se llevará a cabo durante la 141 Asamblea y reuniones conexas de la Unión Interparlamentaria, a celebrarse en Belgrado – Serbia, del 13 al 17 de octubre de 2019, solicita autorizar su participación.

Agrega que está dispuesto a cubrir el costo de los tiquetes aéreos, por tanto, solicita autorizar los gastos de hospedaje, alimentación y la póliza respectiva, únicamente.

Manifiesta que el día 12 es la celebración de la reunión del GRULAC, en la que es necesario asistir, por lo que su participación sería del 12 al 17 de octubre inclusive, y para atender ese compromiso en tiempo –debido a las horas de viaje y las conexiones- debe trasladarse dos días antes; es decir, el 10 de octubre del 2019.

SE ACUERDA: Autorizar la participación del diputado Rodolfo Peña Flores en la 141 Asamblea y reuniones conexas de la Unión Interparlamentaria, a celebrarse en Belgrado – Serbia, del 12 al 17 de octubre del 2019.

Asimismo, se acuerda autorizar al legislador Peña Flores la póliza de viaje y los viáticos correspondientes, de conformidad con lo que establece el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos y con el itinerario de vuelo.

Se ratifica el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 9 de la sesión Nº 010-2014, en el sentido de que el legislador que cancele algún viaje autorizado por el Directorio Legislativo, deberá asumir de su propio peculio el costo del boleto aéreo siempre y cuando este haya sido formalmente emitido por la agencia de viajes correspondiente.

Asimismo, los itinerarios no podrán ser variados, una vez que hayan sido avalados por el despacho del legislador en la hoja de “solicitud de información requerida para la compra de tiquetes aéreos”.

Finalmente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Reglamento de la Comisión Permanente Especial de Relaciones Internacionales, una vez concluida la participación del legislador en dicha actividad, se le solicita remitir a esa instancia legislativa el respectivo informe de misión. ACUERDO FIRME. _________________________Nota: El diputado Carlos Ricardo Benavides Jiménez, se retira del salón de sesiones. -724-

ARTÍCULO 9.- Se conoce oficio AL-DA-FUSC-No.163-2019, con fecha 25 de setiembre del

2019, suscrito por la diputada María Inés Solís Quirós y la señora Susana Rodríguez Zúñiga, Jefa y Directora Administrativa de la Fracción del Partido



Unidad Socialcristiana, respectivamente, mediante el cual de conformidad con los términos del oficio AL-FPUSC-47-OF-RPF-123-2019 del diputado Rodolfo Peña Flores, solicitan someter a conocimiento y aprobación del Directorio Legislativo la prórroga del nombramiento del funcionario Byron Andrés Alfaro Marín, cédula 1-1668-0013, en el puesto No. 112274 de Asesor de Fracción Política 2, a partir del 18 de setiembre del 2019 y hasta el 30 de abril del 2022.

El funcionario Alfaro Marín fue nombrado por el Directorio Legislativo en sesión ordinaria No. 054-2019 del 18 de junio del 2019 hasta el pasado 17 de setiembre y según se indica en la nota del diputado Peña Flores, el funcionario no ha dejado de laborar para el despacho, por lo que se solicita proceder con la prórroga de su nombramiento. SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por la diputada María Inés Solís Quirós y la señora Susana Rodríguez Zúñiga, Jefa y Directora Administrativa de la Fracción del Partido Unidad Socialcristiana, respectivamente, prorrogar el nombramiento del funcionario Byron Andrés Alfaro Marín, cédula 1-1668-0013, en el puesto No. 112274 de Asesor de Fracción Política 2, a partir del 18 de setiembre del 2019 y hasta el 30 de abril del 2022. ACUERDO FIRME. -725-

ARTÍCULO 10.- Se conoce nota con fecha 17 de setiembre del 2019, suscrita por un grupo de funcionarios de la Unidad de Ujieres, mediante el cual solicitan que se tome un acuerdo donde se dé la directriz a las autoridades correspondientes para nombrar en propiedad a los funcionarios que tienen entre 2 y 12 años de estar interinos en un código libre y asignado a la fecha a ellos, esto por cuanto consideran que ya ha sido demasiado tiempo en esa condición.

Agregan que esa inestabilidad les ha provocado problemas a todo nivel, en razón de que las entidades bancarias y otras solicitan para créditos como los de vivienda, que la persona esté en propiedad.

Indican que esto ya se está dando en otras Instituciones del Estado (Ministerio de Educación) por lo que adjuntan información reciente de personal que ha estado interino muchos años.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emitan el criterio correspondiente en conjunto, trasladar a los Departamentos de Recursos Humanos y Asesoría Legal, copia de la nota suscrita por un grupo de funcionarios de la Unidad de Ujieres, mediante el cual solicitan que se nombre en propiedad a funcionarios que tienen entre 2 y 12 años de estar en condición de interinos. ACUERDO FIRME. -726-

ARTÍCULO 11.- Se conoce oficio AL-DRHU-OFI-1274-2019, suscrito por el señor Hugo

Cascante Micó, Director del Departamento de Recursos Humanos, mediante el cual, en atención a la solicitud del Directorio Legislativo de efectuar reclutamiento para satisfacer los nombramientos interinos en plazas vacantes y por sustitución, indica que con respecto al puesto N° 112280 de Secretaria de Parlamento, se efectuó la divulgación y el reclutamiento interno, se analizaron las solicitudes y se tiene que: tres funcionarios de la



Institución solicitaron participar en la nómina, sin embargo, una vez revisados los expedientes personales, no se logró demostrar el cumplimiento de los requisitos estipulados.

Por lo anterior se recurrió a la bolsa de empleo, la cual cuenta con personas que han manifestado su interés de que se les considere en algún puesto de la Institución, en su mayoría se trata de personas externas y el reclutamiento se realiza contra revisión de los currículos que han enviado vía digital. De dicha revisión se escogieron los siguientes currículos que se ajustan a la clasificación que interesa.

Se coordinó con la Directora del Departamento de Informática con el fin de que conozca sobre el procedimiento aplicado y emita criterio con respecto a la nómina conformada.

NOMBRE CÉDULA PREPARACIÓN ACADÉMICA Y EXPERIENCIA

Adriana Balma Curcó

1-1235-0252

SecretariadoEscuela Boston Business College

Experiencia:

-Ingeniería Técnica de Proyectos ITP S.A. PUESTO: Gestora de calidad regional en la actualidad.

-Ente Costarricense de Acreditación, ECA (2011-2018) Encargada de la Unidad de Logística.

-Walmart México y Centroamérica (6 años). Puesto desempañado: Auditoría Mercancías Generales.

-Universidad Corporativa Wal-Mart Costa Rica, 200 horas (pasantía estudiantil) Asistente Administrativa

Joselyn Cascante Jiménez 1-1683-0722

Técnico Medio Secretariado EjecutivoColegio Técnico Profesional Vázquez de Coronado 2017

Experiencia:

Cajera: Penny Lane Sport. Temporada navideñaRecepcionista: Universidad de Costa Rica. pasantíaCajera: Arenas Skate and Surf. Temporada 2016Secretaria: Universidad de Costa Rica, práctica profesional

Karen Fallas Acosta

1-1589-0136 Técnico Medio Secretariado EjecutivoColegio Técnico Profesional de San Sebastián,2017

Experiencia:

-Almacén Mozel S.A. (2018-a la fecha) Auxiliar de planillas-Financial & Logistics Services (2017-2018) –Generalista de



Talento de Talento Humano.-Asamblea Legislativa (2017) Secretaria-Importadora y Distribuidora Miski S.A. (2014-2017) Servicio al Cliente

Millie Ramírez Briancesco

1-0834-0832

Secretariado Ejecutivo Academia Comercial Moderna Ávila 1992Secretariado Ejecutivo Bilingüe y Relaciones PúblicasInstituto Jiménez1993-1994

Experiencia:

-Centro de Cáncer Metropolitano (julio 2016-a la fecha) coordinadora de Educación e Investigación.-Colegio de Médicos y Cirujanos de Costa Rica (2015-2016) coordinadora Oficina Asuntos Legislativos y Gubernamentales-Club Unión (2013-2014) Jefe de Relaciones Públicas Presidencia.-Banco Bancrecen (1996-1999) Asistente de Gerencia General-BICSA (1993-1994) Recepción y atención al cliente, secretaria Gerencia Financiera.-Banco Continental (1990-1993) Recepción y atención al cliente

Anisley Sánchez Tijerino

1-1720-0961

Técnico Medio en Secretariado EjecutivoColegio Técnico Profesional de Pavas 2017

Experiencia:

-La Irex de Costa Rica, (octubre 2017) pasantía laboral-Ministerio de Educación (setiembre 2016) pasantía laboral

Al respecto la señora Ana Castro Directora Departamento de Informática en reunión en dicho departamento manifestó su interés de que se tome en cuenta a la oferente Millie Ramírez Briancesco, para ocupar el puesto objeto de esta propuesta.

Este estudio se realiza en base al currículo presentado por los oferentes sin la confrontación de los atestados originales. Se adjuntan los currículos correspondientes.

SE ACUERDA: Dictar la siguiente resolución:

1. Que ha sido una práctica de este Directorio Legislativo, promover la transparencia en el proceso de nombramientos interinos a fin de contar con los mejores candidatos a ocupar puestos vacantes.

2. Que mediante oficio AL-DRHU-OFI-1274-2019, el Director del Departamento de Recursos Humanos envió una lista de elegibles a ocupar por sustitución el puesto No 112280.



3. Que de las candidatas, la señora Millie Ramírez Briancesco, cédula No 1-834-832, se considera la más apta a los intereses institucionales.

POR TANTO, el Directorio Legislativo, con base en la información remitida por parte del Departamento de Recursos Humanos, mediante oficio AL-DRHU-OFI-1274-2019, acuerda tomar las siguientes disposiciones:

1. Reasignar temporalmente el puesto No 112280 Profesional 1 A a Secretaria de Parlamento, en el entendido de que se le garantiza a la titular del puesto la clasificación en el momento de su regreso.

2. Nombrar a la señora Millie Ramírez Briancesco, cédula No 1-834-832, en el puesto No 112280 de Secretaria de Parlamento, en sustitución de la señora Jeannette Gámez Herrera, quien disfruta de un permiso sin goce de salario. Rige a partir del 2 de octubre del 2019 y hasta el regreso de la titular del puesto.

La señora Ramírez Briancesco estará destacada en el Departamento de Informática.

Este nombramiento queda sujeto a la verificación de los requisitos por parte del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME. -727 (b)-

ARTÍCULO 12.- SE ACUERDA: Autorizar al diputado Carlos Ricardo Benavides Jiménez,

en su calidad de Presidente de la Asamblea Legislativa, a suscribir el siguiente convenio:

CONVENIO DE PRÉSTAMO DE BIENES CULTURALES ENTREEL MUSEO NACIONAL DE COSTA RICA Y

LA ASAMBLEA LEGISLATIVAConvenio No. -2020

Entre nosotros, Rocío Fernández Salazar, casada, cédula de identidad N° 1-0455-0911, Licenciada en Ciencias de la Comunicación Colectiva, vecina de Moravia, en condición de Directora General, según Resolución del Despacho de la Ministra de Cultura y Juventud Nº DM-162-2018, del 11 de mayo del 2018, ostentado la representación judicial y extrajudicial, con facultades de Apoderada Generalísima sin Límite de Suma del Museo Nacional de Costa Rica, cédula jurídica 3-007-075500, de acuerdo al artículo 15 inc.1 del Reglamento del Museo Nacional, Decreto Ejecutivo N° 11496-C del catorce de mayo de 1998, reformado por Decreto Ejecutivo N° 33565-C, del 15 de enero de 2007 y en adelante denominado “El Museo Nacional de Costa Rica” y Carlos Ricardo Benavides Jiménez, casado, abogado, con cédula N°6-0248-0942 y vecino de Llorente de Tibás actuando en calidad de Presidente de la Asamblea Legislativa para el periodo 2019-2020 con poder suficiente para este acto, de conformidad con el artículo 12 de la sesión ordinaria del Directorio Legislativo No 069-2019, celebrada el 1 de octubre del 2019, en adelante denominada “La Asamblea Legislativa”; acordamos efectuar el presente convenio de préstamo temporal de bienes culturales de las colecciones del Museo Nacional de Costa Rica con fines de exhibición, en atención a las siguientes cláusulas:



PRIMERA: ANTECEDENTES

I. Que mediante oficio AL-DREJ-OFI-0210-2019 el señor Antonio Ayales Esna en su calidad de Director Ejecutivo de la Asamblea Legislativa, solicita a la Directora General del Museo Nacional de Costa Rica, el préstamo de varias esferas de piedra precolombinas.

I I . Que en el Decreto No. LX de 4 de mayo de 1887, se crea el Museo Nacional como un “establecimiento público en donde se depositen y clasifiquen todos los productos naturales y artículos que deben servir de base para el estudio de la riqueza cultural del país”

III. Que la Ley No. 1542, del 7 de marzo de 1953, en el artículo 1 señala lo siguiente:

“El Museo Nacional de Costa Rica es el centro encargado de recoger, estudiar y conservar debidamente ejemplares representativos de la flora y la fauna del país, y de los minerales de su suelo, así como de sus reliquias históricas y arqueológicas, y servirá como centro de exposición y estudio. Con ese objeto, y a fin de promover el desarrollo de la etnografía y la historia nacionales, aprovechará la colaboración científica que más convenga a sus propósitos.”

IV. Que el Decreto Ejecutivo No.11496 del 14 de mayo de 1980 y sus reformas:” Reglamento del Museo Nacional” señala en su artículo 8, incisos 4 y 6, lo siguiente:

“Son atribuciones de la Junta Administrativa del Museo Nacional, las siguientes:

4) Velar por el adecuado cumplimiento de la Ley número 6703, Ley de Patrimonio Arqueológico, así como de toda otra legislación actual o futura relacionada con la materia, sin perjuicio de los deberes que correspondan a otras instituciones u órganos.

6) Elaborar y aprobar proyectos destinados a mejorar la calidad del servicio prestado por el Museo Nacional y los Museos Regionales, así como propuestas que contribuyan al conocimiento de la riqueza cultural y científica del país “

V. Que el Decreto Ejecutivo no. 33565-C del 13 de febrero del 2007 señala que:

“Son funciones y atribuciones del Director General:

1) Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del Museo Nacional, con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, salvo que la junta conforme a lo previsto en el artículo 4, traslade para casos concretos esa representación a su Presidente.”

VI. Que la Asamblea Legislativa puede celebrar convenios con otras entidades públicas cuando se requiera para el cumplimiento de sus funciones.

VII. Que la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional realizan labores en conjunto para la promoción, protección y exhibición de las esferas precolombinas.



VIII. Que el Museo Nacional le puede prestar bienes a otros órganos y entes públicos y a sujetos privados siempre y cuando los fines sean para la “promoción de estudio y exhibición de sus bienes”, ello formalizado mediante un convenio de préstamo temporal, por un plazo razonable, siempre y cuando el prestatario tome las medidas para garantizar la conservación de los bienes. (En este sentido Opinión Jurídica 033-2003 del 24 de febrero del 2003 de la Procuraduría General de la República y por la Contraloría General de la República mediante oficio DAGJ-699-2003).

IX. Que la Contraloría General de la República, mediante oficio 5478 del 26 de mayo del 2003 comparte la opinión jurídica emitida por la Procuraduría General de la República, “en el sentido de que existe fundamento jurídico suficiente para que ese Museo facilite en calidad de préstamo temporal, bienes de su acervo...

Para todos estos supuestos deberá necesariamente suscribirse un convenio entre ambas partes, y fijar un plazo razonable de devolución y donde se fijen las condiciones del préstamo, debiendo el prestatario adoptar todas las medidas necesarias para garantizarle le correcta conservación de los bienes y de las instalaciones”.

X. Que de conformidad con el Reglamento de Refrendo de la Contrataciones de la Administración Pública R-CO-33-2006, publicado en La Gaceta del miércoles 15 de marzo del 2006, modificado mediante Resoluciones R-CO-7-2007, publicada en La Gaceta No. 145 del viernes 27 de julio del 2007, en concordancia con el Decreto No. 32299-C, correspondiente al Reglamento de aprobación contractual interna del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes publicado el 29 de agosto del 2006 en La Gaceta No. 165, y del oficio No.12531 de la Contraloría General de la República del 22 de octubre del 2007 la Aprobación Interna del Convenio de Préstamo estará a cargo de la Asesoría Legal del Museo Nacional de Costa Rica.

XI. Que el Museo Nacional de Costa Rica y la Asamblea Legislativa cumplen con una finalidad de interés general en el desempeño de las funciones encomendadas tendientes a la satisfacción del interés público, ambas promueven la protección, conservación, la educación, la ciencia y la difusión del patrimonio cultural del país.

XII. Que el texto del convenio fue aprobado por el Directorio Legislativo en el artículo 12 de la sesión ordinaria No 069-2019, celebrada el 1 de octubre del 2019.

XIII. Que la petición planteada por La Asamblea Legislativa fue conocida y analizada por la Junta Administrativa y en sesión ordinaria, …… celebrada el………… acordó:

En atención a lo expuesto, es que el Museo Nacional y la Asamblea Legislativa resuelven suscribir el presente convenio de préstamo temporal de bienes patrimoniales y de cooperación, el cual se regirá por las siguientes cláusulas:

PRIMERA: OBJETO.

El Museo Nacional facilitará a la Asamblea Legislativa, en calidad de préstamo temporal, y únicamente para efectos de exhibición en el jardín externo del nuevo edificio, los bienes que a continuación se describe y se adjunta las fotografías en el anexo No. 1:



No. de Registro Descripción Circunferencia en

metrosDiámetro en

metros Radio en metros Volumen metros cúbicos

Peso en toneladas

1 31951Esfera de piedra

precolombina(1. FO-E56-2012)

5,54 1,76 0,8822 2,8742 8,5537

2 31952Esfera de piedra precolombina(2. FO-E56-2012)

4,38 1,39 0,6971 1,4183 4,2207

3 31953Esfera de piedra

precolombina(3.FO-E56-2012)

5,75 1,83 0,9151 3,2083 9,5479

SEGUNDA: PLAZO DEL CONVENIO.

El plazo del préstamo será por cinco años contados a partir del momento en que el presente convenio cuente con la aprobación de la Junta Administrativa del Museo Nacional y la firma de las partes. TERCERA: PRÓRROGA.

Si la Asamblea Legislativa no comunica por escrito al Museo Nacional, o el Museo Nacional no comunica el requerimiento de finalizar el contrato al cumplir el plazo, el convenio se tendrá por prorrogado automáticamente por seis periodos iguales. En todo caso y en relación con la cláusula décimo segunda y décimo cuarta, el Museo Nacional se reserva el derecho de darlo por finalizado y solicitar la devolución de los bienes prestados por el presente convenio, en cualquier momento, sin responsabilidad alguna.

CUARTA: EJECUCION DEL CONVENIO

El convenio se ejecutará en el tanto existan los recursos económicos para darle contenido a las gestiones de traslado e instalación de las esferas, tanto en lo que le compete a la Asamblea Legislativa como al Museo Nacional.

QUINTA: COOPERACIÓN.

En la medida de las posibilidades, tanto el Museo Nacional como la Asamblea Legislativa, brindarán cooperación en las materias de especialidad de cada uno, en estos casos, toda la documentación relacionada con las solicitudes y cooperación ejecutada será incorporada al presente convenio como un anexo.

SEXTA: OBLIGACIONES GENERALES DEL PRESTATARIO.

La Asamblea Legislativa en su carácter de prestatario deberá asumir plenamente:

La responsabilidad y obligación total y absoluta respecto a los bienes que recibe en calidad de préstamo temporal, excepto en casos de fuerza mayor.

a. La obligación de garantizarle al Museo Nacional las mejores condiciones de conservación, vigilancia, seguridad e integridad física o material de los bienes.



b. Facilitarle al Museo Nacional la inspección de los bienes, previa coordinación de las partes, ya sea en forma verbal o escrita, cada vez que así se requiera por parte del Museo Nacional.

c. Acoger las recomendaciones que emita el Museo Nacional para mejorar la exhibición, conservación, seguridad u otro aspecto relacionado con los bienes.

d. Otorgar los respectivos créditos a favor del Museo Nacional en la cédula explicativa y en cualquier material escrito, gráfico o fotográfico en el cual se utilice.

e. Entregar de inmediato los bienes que requiera el Museo Nacional, previa comunicación por escrito, debidamente razonada.

f. Cooperar con el Museo Nacional en la medida de sus posibilidades para la protección y recuperación de bienes que forman parte del patrimonio nacional arqueológico.

g. Acoger la recomendación del Museo Nacional respecto a las bases para colocar cada una de las esferas.

h. Colocar iluminación en el lugar en donde se ubicarán las esferas.

i. Tomar las medidas de seguridad adecuadas para garantizar la salvaguarda de la integridad de los bienes.

j. Colocar las esferas de acuerdo con las especificaciones y diseños que constan en el anexo No. 2 del presente convenio.

k. Coordinar con el Museo Nacional cuando se requiera de intervención en las esferas, ya sea para limpieza o para el mantenimiento de las áreas en donde se exhibirán.

SETIMA: CONDICIONES Y PLAZO DE ENTREGA

El Museo Nacional será el encargado del traslado de las esferas, para lo cual el personal del Departamento de Protección del Patrimonio Cultural del Museo Nacional supervisará y colaborará en el momento de cargar, descargar e instalar de los bienes en las bases donde se exhibirán y hará entrega de los bienes mediante un recibo con el reporte de conservación de cada uno de los bienes. Estos documentos serán anexos (anexo No. 3) del presente convenio e incluirán las fotografías necesarias para documentar el estado de conservación de cada uno de los bienes. La Asamblea podrá retirar las esferas inmediatamente después de que el presente convenio se encuentre vigente.

OCTAVA: INTERVENCIÓN- RESTAURACIÓN

En el caso de que los informes de inspección del Museo Nacional y de la Asamblea Legislativa reporten la necesidad de intervención o restauración esta será llevada a cabo por profesionales del Museo Nacional, para lo que la Asamblea Legislativa se compromete a brindar todas las facilidades del caso y los materiales necesarios. La limpieza de las esferas será realizada por personal del Museo Nacional, previa coordinación con la Administración de la Asamblea Legislativa, para lo cual brindará la colaboración necesaria.

NOVENA: FISCALIZACIÓN



Le corresponderá al Museo Nacional, por medio del personal del Departamento de Protección del Patrimonio Cultural, y a la Asamblea Legislativa por medio de su fiscalizador del convenio que corresponderá al director del Departamento de Servicios Generales, lo siguiente:

a. Verificar las condiciones ambientales de conservación y seguridad que ofrezca el lugar donde se exhiban los bienes objeto del presente préstamo temporal, pudiendo el Museo Nacional solicitar por escrito, el mejoramiento de dichas condiciones, a lo cual la Asamblea Legislativa se compromete a colaborar en la medida de las posibilidades.

b. Firmar el recibo de entrega y el reporte del estado de conservación de los bienes objeto del préstamo.

c. Realizar inspecciones en conjunto, previamente coordinadas.

d. Programar las labores de coordinación y cooperación a que se refiere la cláusula cuarta.

e. Notificar a la Comisión Arqueológica Nacional el traslado y ubicación de las esferas precolombinas.

DÉCIMA: INFORME DE DAÑOS

Cualquier daño, deterioro o pérdida que sufra el bien, debe de ser comunicado de inmediato a la Dirección General del Museo Nacional, teléfono 2221-4429, correo electrónico direcció[email protected], para que este tome las medidas del caso, debiendo resarcir la Asamblea Legislativa los daños y perjuicios ocasionados. DÉCIMA PRIMERA: USO DEL BIEN

No podrá darse a los bienes prestados un uso o destino diferente del previsto en este instrumento convencional. La Asamblea Legislativa no podrá retirar los bienes de exhibición, salvo que de previo y por escrito, le informe el motivo al Museo Nacional y este lo autorice.

DÉCIMA SEGUNDA: CRÉDITOS

Se autoriza la toma de fotografías y filmaciones del bien prestado con fines publicitarios y educativos, no lucrativos. Al pie de página, en la cédula explicativa y en los agradecimientos se deberá indicar: Colección Museo Nacional de Costa Rica.

DÉCIMA TERCERA: DEVOLUCIÓN DEL BIEN

La Asamblea Legislativa deberá devolver los bienes prestados al final del plazo del presente convenio, salvo que se tenga por prorrogado; en todo caso, el Museo Nacional puede en cualquier momento solicitar la devolución anticipada de los bienes prestados, sin responsabilidad alguna, en cuyo caso deberá comunicarlo por escrito a la Asamblea Legislativa con al menos cinco días hábiles de anticipación.

DÉCIMA CUARTA: CORRESPONDENCIA Y NOTIFICACIONES

Las partes señalan las siguientes direcciones para recibir cualquier tipo de comunicación o notificaciones. En caso de que una de ellas cambie la dirección aquí indicada, deberá comunicarlo por escrito a la otra con al menos quince días naturales de anticipación. En el mismo acto deberá señalar la nueva dirección para oír notificaciones. Si la parte que cambia la



dirección para oír notificaciones no cumple con lo señalado en esta cláusula, para todos los efectos se tendrá como dirección correcta la que aquí se señala, o la última que le ha comunicado por escrito la otra parte y que consta en el expediente administrativo.

Museo Nacional de Costa RicaDirección General

Apartado postal 749-1000 San José, Costa RicaFacsímil 2223-7427Teléfono 2221-4429

Correo electrónico [email protected]

Asamblea LegislativaDirección del Departamento de Servicios Generales

Teléfono 2243-2498Correo electrónico: [email protected]

DÉCIMA QUINTA: INCUMPLIMIENTO DEL CONVENIO - RESOLUCIÓN

El Museo Nacional se reserva el derecho de rescindir o resolver unilateralmente el presente convenio por motivo de incumplimiento, causa de fuerza mayor, caso fortuito o cuando así convenga al interés público, decisión que se comunicará por escrito a la Asamblea Legislativa.

DECIMA SEXTA: CONTROVERSIAS

En caso de presentarse controversias o diferencias que pudieran derivarse de este convenio, de su ejecución, liquidación o interpretación, en principio serán resueltas por las partes en un término de 30 días calendario. Si ello no fuera posible, dicha controversia será resuelta de conformidad con el ordenamiento jurídico costarricense, según lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley de Contratación Administrativa de Costa Rica y el artículo 12 de su Reglamento.

DECIMA SETIMA: CESIÓN DE DERECHOS

Los derechos y obligaciones conferidas por el presente convenio son intransferibles.

DÉCIMA OCTAVA: ANEXOS

Se incorporan al convenio como documentos anexos y formarán parte del mismo los recibos, reportes del estado de conservación, fotografías de los bienes e informe de su estado reportes de inspección y cualquier otro documento relacionado.

DÉCIMA NOVENA: ESTIMACIÓN

Este convenio por su naturaleza es de cuantía inestimable por tratarse de bienes que forma parte del patrimonio nacional arqueológico.

VIGÉCIMA: VIGENCIA

El convenio entrará en vigencia una vez que haya sido aprobado por la Junta Administrativa del Museo Nacional y suscrito por ambas partes

Leído lo escrito por ambas partes, manifestamos que lo aprobamos y declaramos conocer los alcances de este convenio, en fe de lo cual lo firmamos en tres ejemplares en español, de igual tenor y validez, el día ……………………………… del 20…



Se encarga al Departamento de Asesoría Legal de la Asamblea Legislativa para que formalice el presente convenio. ACUERDO FIRME. -730, 729, 728-

ARTÍCULO 13.- Se conoce oficio AL-DALE-PRO-0209-2019, con fecha 24 de setiembre del 2019, suscrito por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoría Legal, mediante el cual se refiere al acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 4 de la sesión ordinaria N° 066-2019, celebrada el 10 de setiembre del 2019, en relación con el oficio AL-DFIN-OFI-0367-2019, suscrito por el señor Mario Delgado Umaña, Director del Departamento Financiero, quien recomienda el traslado de recursos presupuestarios para garantizar el traslado de las esferas precolombinas al nuevo edificio legislativo, producto del convenio de préstamo entre el Museo Nacional y la Asamblea Legislativa.

Para tales efectos, el Director de Financiero propone la presentación de una moción al proyecto de Presupuesto de la República del año 2020, que se discute actualmente en la Comisión de Asuntos Hacendarios, rebajando el monto presupuestado para la Asamblea Legislativa y aumentando en esa misma cantidad el presupuesto del Museo Nacional, para ser usado en el transporte de tales esferas hasta el nuevo edificio legislativo.

A. Antecedentes

En artículo 4 de la sesión ordinaria N° 065-2019 del 6 de setiembre de 2019, el Directorio Legislativo avaló suscribir un “Convenio de préstamo de bienes culturales entre el Museo Nacional de Costa Rica y la Asamblea Legislativa”, para que ese órgano del Ministerio de Cultura y Juventud otorgara en calidad de préstamo temporal y únicamente para efectos de exhibición en el jardín interno del nuevo edificio, cuatro esferas precolombinas, que se encuentran ubicadas en el Museo Nacional.

El convenio inicialmente incluía otras tres esferas precolombinas, para un total de siete objetos arqueológicos, pero tres de estas deben ser trasladadas desde una propiedad privada al Museo Nacional, porque se encuentran en manos de tenedores particulares debidamente acreditados ante el Museo. Debido a una falta de contenido presupuestario para pagar el transporte necesario de dichas esferas, fueron excluidas del convenio en cuestión, para suscribir otro posteriormente, en tanto se cuenta con los recursos económicos para hacer frente al costo mencionado.

B. Préstamo de material arqueológico

La Ley sobre Patrimonio Nacional Arqueológico, N° 6703 del 19 de enero de 1982, establece en su artículo 1, que: “…constituyen patrimonio nacional arqueológico, los muebles o inmuebles, producto de las culturas indígenas anteriores o contemporáneas al establecimiento de la cultura hispánica en el territorio nacional, así como los restos humanos, flora y fauna, relacionados con estas culturas.”

Por su parte, los artículos 5 y 9 de esa misma Ley disponen que el Museo Nacional tiene la facultad de otorgar permiso a depositarios de bienes arqueológicos debidamente registrados1 y asimismo a solicitarles que éstos le sean prestados a efectos de exhibirlos, de manera tal que “…si el depositario se negara, perderá ese carácter, pasando los objetos arqueológicos a manos del



Museo Nacional. En todo caso, esta institución deberá tomar todas las medidas necesarias, para garantizar la seguridad e integridad material de tales bienes.”

Lo anterior, con excepción de los bienes arqueológicos que hayan cumplido con los requisitos exigidos por esa ley, pero que son de propiedad particular, porque fueron adquiridos, hallados o traspasados antes de la Ley N° 7 del 06/10/1938.

Con respecto a la transferencia de custodia de bienes arqueológicos a otras instituciones del Estado, esta puede ser posible conforme lo señala el convenio suscrito por la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional, y como lo ha señalado la Procuraduría General de la República en la opinión jurídica OJ-033-2003 del 24 de febrero de 2003, donde se refiere a la posibilidad que tiene el Museo Nacional de prestar bienes de su acervo, según se lee de seguido:

“Esta facultad que tienen los entes públicos de acordar convenios entre sí, se deriva del inciso c) del numeral 2 de la Ley n.° 7494. Ahora bien, este tipo de préstamo necesariamente debe subsumirse dentro de los fines del Museo Nacional; es decir, dentro de las actividades de promoción de estudio y exhibición de sus bienes. Más aún, en el acto que se autoriza el préstamo temporal de los bienes de su acervo o de sus instalaciones, el órgano competente tendrá que justificar por qué ese acto se encuentra dentro de sus fines. Además, se debe firmar un convenio entre ambas partes, el préstamo deberá ser por un plazo razonable y, el prestatario deberá, previamente, adoptar todas las medidas necesarias para garantizar la correcta conservación de los bienes y de las instalaciones. Una vez vencido el plazo y satisfecho el fin (de estudio, exhibición o promoción, etc.), los bienes deberán de retornar inmediatamente a las instalaciones del Museo Nacional de Costa Rica.”

De la misma forma lo confirma la Ley sobre Patrimonio Nacional Arqueológico, N° 6703 del 19 de enero de 1982, que establece el deber de garantizar la óptima conservación de los objetos que son incluidos dentro de los convenios de préstamo temporal entre las instituciones estatales, ya sean entes y órganos públicos, entidades privadas creadas o autorizadas por ley, cuyos fines coinciden con los del Museo Nacional de Costa Rica, Asociaciones de desarrollo integral de las reservas indígenas y a las personas físicas y jurídicas que forman parte de la comunidad científica. C. Acerca de la moción para modificar el Presupuesto del 2020

Conforme el criterio del Departamento Financiero, contenido en el citado oficio AL-DFIN-OFI-0367-2019, esa unidad señala que: “…en cumplimiento con la normativa vigente, recomienda utilizar una moción al proyecto de ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio económico del año 2020, proyecto 21.568. La moción debe indicar que se disminuya del proyecto de presupuesto de la Asamblea Legislativa (Programa Presupuestario 002), recursos de la subpartida 1.03.04, Transporte de Bienes, por la suma de ¢4.0 millones y se aumenten los egresos presupuestarios del Museo Nacional (programa presupuestario 751) mediante una trasferencia corriente.”

La moción que se plantea presentar tiene por objeto que se modifique el Título 101 denominado Asamblea Legislativa, Programa 002-00, código de partida presupuestaria número 1030400111201120 denominada Transporte de bienes.

Esta partida tiene un total proyectado de gasto para el 2020, de ¢56.964.000 y su objeto es, conforme información suministrada por el Departamento de Análisis Presupuestario, contar con el contenido presupuestario requerido para el traslado de los bienes propiedad de la Asamblea Legislativa, al nuevo edificio que ocupará la institución. Literalmente, la moción de cita, contendría lo siguiente:

“ASAMBLEA LEGISLATIVA___________________SESIÓN ORDINARIA No 069-2019


MOCION N° _________EXPEDIENTE N° 21.568

Presentada por varios diputados

Para que se modifiquen los artículos 2 y 3 del proyecto en la forma que se indica a continuación:

REBAJAR:

Título 101Asamblea Legislativa

Programa 002-00

Asamblea Legislativa Código Descripción Monto ¢10304 001 1120 1120 Transporte de bienes 4.000.000 Total rebaja 4.000.000

AUMENTAR: Título 213

Ministerio de Cultura y JuventudPrograma 751-00

Conservación del Patrimonio Cultural

CódigoDescripción Monto ¢

60102 001 1310 3320 220 Museo Nacional de Costa Rica (Incluye ¢4.000.000 para traslado de esferas precolombinas al nuevo edificio legislativo, según convenio de cooperación institucional entre la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional)

4.000.000

Total aumentar 4.000.000 A partir de lo indicado, nuestras observaciones serían las siguientes:

1. La moción propuesta señala que modifica los artículos 2 y 3 del presupuesto ordinario en discusión.

El artículo 2 del proyecto de ley de presupuesto incluye el plan de gastos ordinarios y extraordinarios del Ministerio de Cultura Juventud y Deportes, programa presupuestario número 1.1.1.1.213.000, que contiene la partida presupuestaria 6010200113103320220 para gastos de operación del Museo Nacional de Costa Rica, la cual corresponde al rubro Trasferencias corrientes a órganos desconcentrados, y tiene un total de gasto estimado para el año 2020 de 3.488.100.000, en cumplimiento de la Ley N° 7429, Ley de Donaciones al Museo Nacional de Costa Rica del 14/06/1994 y el Decreto N° 11496 Decreto Ejecutivo N°. 11496-Reglamento del Museo Nacional de Costa Rica del 14 de mayo de 1980 y los artículos N°22.23 y 24 del Título IV de la Ley N° 9635 Ley fortalecimiento de las finanzas públicas” del 3 de diciembre de 2018.

El artículo 3 del proyecto de presupuesto incluye el plan de gastos ordinarios y extraordinarios de la Asamblea Legislativa, para el Ejercicio Económico del 2020 del Programa Presupuestario



1.1.1.1.101.000 de la ASAMBLEA LEGISLATIVA que contiene la partida número 10304 001 1120 1120 denominada transporte de bienes, a la cual se le rebajaría la suma de 4 millones de colones.

Una vez revisada la moción propuesta y el proyecto de presupuesto ordinario, se observa que efectivamente las partidas incluidas en la moción que nos ocupa, coinciden con el detalle del proyecto de cita.

2. La moción cumple con los principios presupuestarios que establece la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131 que citamos a continuación, por constituir parámetros que permiten resguardar el procedimiento de modificación de las normas presupuestarias y que limitan el actuar de la administración para garantizar una gestión eficiente, eficaz y enfocada en resultados:

Principio de equilibrio presupuestario. El presupuesto deberá reflejar el equilibrio entre los ingresos, los egresos y las fuentes de financiamiento.

Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa. Las asignaciones presupuestarias del presupuesto de gastos, con los niveles de detalle aprobados, constituirán el límite máximo de autorizaciones para gastar. No podrán adquirirse compromisos para los cuales no existan saldos presupuestarios disponibles. Tampoco podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios.

3. La moción propuesta no implica aumentar la partida presupuestaria de la deuda, sino que lo que se pretende es dar una autorización para trasladar parte del monto de una partida presupuestaria de una institución a otra institución del Poder Ejecutivo, lo cual acata las normas técnicas y los lineamientos de política presupuestaria correspondientes.

4. Se solicitó vía correo electrónico al señor Rodolfo Camacho, funcionario del Área de Presupuesto del Departamento Financiero, que nos indicara cómo se determinó que el monto a requerir es de ¢4 millones, tal y como lo establece la moción. Su respuesta fue la siguiente:

“…no existe una cotización a la fecha; sino el criterio experto de funcionarios del Museo Nacional, de la Unidad Administradora del Proyecto (que conduce la construcción equipamiento del Edificio) y del ICE que han estimado el traslado y las acciones orientadas a dejar el lugar en las mismas condiciones en la cifra de ¢4.0 millones. Tal criterio ha sido externado en las sesiones del Comité Ejecutivo para la construcción de la Sede Legislativa”

5. Acerca de las razones que justifican el debido cuidado con que debe actuar la Administración al tutelar, proteger, conservar, incluso transportar bienes de alto valor cultural para el país, estas constan en nuestra legislación y en la jurisprudencia, tal y como el principio preventivo en materia arqueológica, citado en la resolución de la Corte Plena de las 13:00 horas de 12 de mayo de 1989 , ejerciendo control de constitucionalidad, y que explica de manera clara la importancia de proteger los bienes arqueológicos de manera activa y preventiva. En lo que interesa, dice así:

“El principio preventivo en materia arqueológica. La importancia de los bienes arqueológicos y su carácter de bienes dominiales crea a cargo del Estado una serie de obligaciones dirigidas a su efectiva tutela, elemento común de los derechos de la llamada tercera generación. En temas de tanta relevancia y delicada protección, no puede concebirse que las autoridades administrativas intervengan una vez que el daño ha sido causado, por cuanto los daños pueden resultar irreversibles y de muy



grandes proporciones. En el caso de los bienes arqueológicos existe una única posibilidad, su protección efectiva o su pérdida irremediable.”

Lo anterior, confirma la necesidad de que el transporte sea especializado para que los bienes sean resguardados con todas las medidas necesarias que permitan tener seguridad y un resultado óptimo en su traslado.

6. Finalmente, la moción que nos ocupa, expresamente dispone que se incluyen ¢4.000.000 para traslado de esferas precolombinas al nuevo edificio legislativo, según convenio de cooperación institucional entre la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional. Esto quiere decir, que para poder ejecutar dichos fondos y por ende, hacer efectivo el traslado de las esferas de la propiedad privada en que se encuentran al edificio legislativo, se requiere que exista en forma previa, un convenio de cooperación institucional en el que se faciliten a la Asamblea Legislativa, en calidad de préstamo, las tres esferas que no fueron incluidas en el primer convenio suscrito recientemente.

Las tres esferas que fueron excluidas del anterior convenio, son las siguientes

No. de Registro

Descripción Circunferencia

Diámetro

Radio Volumen Peso

1 31951 Esfera de piedra precolombina (1.FO-E56-2012)

5,54 1,76 0,8822 2,8742 8,5537


4,38 1,39 0,6971 1,4183 4,2207


5,75 1,83 0,9151 3,2083 9,5479

Reiteramos que, de no concretarse dicho convenio, no es posible ejecutar lo correspondiente al trasladado presupuestario derivado de la moción que nos ocupa, ni el traslado físico de las esferas.

D. Conclusión

Es nuestro criterio que la aprobación de la moción consultada procede dentro del marco de las potestades de los legisladores; sin embargo, de previo a su ejecución, debe estar debidamente suscrito el convenio de cooperación institucional entre la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional a que hace referencia dicha moción, para el traslado de las esferas precolombinas al nuevo edificio legislativo.

SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el señor Freddy Camacho Ortiz, Director a.i. del Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio AL-DALE-PRO-0209-2019, instruir a la Administración para que presente la siguiente moción al proyecto de Presupuesto de la República del 2020, que se discute actualmente en la Comisión de Hacendarios:

“ASAMBLEA LEGISLATIVA MOCION N° _________

EXPEDIENTE N° 21.568



Presentada por varios diputados

Para que se modifiquen los artículos 2 y 3 del proyecto en la forma que se indica a continuación:

REBAJAR:

Título 101Asamblea Legislativa

Programa 002-00

Asamblea Legislativa Código Descripción Monto ¢10304 001 1120 1120 Transporte de bienes 4.000.000 Total rebaja 4.000.000

AUMENTAR: Título 213

Ministerio de Cultura y JuventudPrograma 751-00

Conservación del Patrimonio Cultural

CódigoDescripción Monto ¢

60102 001 1310 3320 220 Museo Nacional de Costa Rica (Incluye ¢4.000.000 para traslado de esferas precolombinas al nuevo edificio legislativo, según convenio de cooperación institucional entre la Asamblea Legislativa y el Museo Nacional)

4.000.000

Total aumentar 4.000.000

Lo anterior a efecto de que se haga efectivo el traslado de tres esferas que se encuentran en una propiedad privada, cuyo convenio de cooperación institucional fue avalado por este Directorio Legislativo en la presente sesión. -742, 743-

ARTÍCULO 14.- Se conoce oficio AL-DVAD-OFI-0210-2019, con fecha 24 de setiembre del

2019, suscrito por el señor Pedro Solano García, Director de la División Administrativa, mediante el cual indica que la Unidad de Seguridad y Vigilancia cuenta con una plataforma tecnología que permite la confección de carnés institucionales mediante el módulo de credencialización, dado lo anterior, el Departamento de Recursos Humanos ha estado remitiéndole a esa unidad las solicitudes de carnés que se presentan para que realicen la confección de estos, debido a que por ajustes presupuestarios se le comunicó al Departamento de Recursos Humanos que no se podía atender la solicitud de recursos financieros para llevar a cabo la contratación correspondiente con la empresa que se encargaba de la emisión de los carnés.

Los que está confeccionando la Unidad de Seguridad y Vigilancia, los hace con un bagde, que es un dispositivo electrónico que permite brindar la posibilidad de impresión de los carnés al personal legislativo, que además



funciona como llave electrónica que permite el acceso a las zonas que se habiliten. Estos badge son reutilizables y pueden servir también como control de ingreso y salida de las instalaciones. El costo aproximado del badge, accesorios e impresión es de ¢6.000.

El artículo 21 de la sesión del Directorio Legislativo No 147-2001, celebrada el 26 de junio del 2001, indica lo siguiente:

SE ACUERDA: Acoger la recomendación externada por el Departamento de Recursos Humanos, mediante oficio DRH-2284-2001 del 21 de junio del 2001, por lo que, a partir del 1 de julio del 2001, todo aquel funcionario legislativo que desee renovar su carné de identificación deberá cubrir, de su propio peculio, el costo de la reposición ante la empresa que se encarga de confeccionarlo. Para tal efecto se instruye al Departamento de Recursos Humanos para que lleve un estricto control con respecto a la asignación de este tipo de documento. ACUERDO FIRME.”

Por lo tanto, resulta necesario dejar sin efecto el acuerdo transcrito y emitir un nuevo acuerdo que establezca lo siguiente:

“A partir de la aprobación del nuevo acuerdo, todo aquel funcionario legislativo que desee renovar su carné, por motivos de extravío o faltas al deber de cuidado en su uso, deberá asumir, de su propio peculio, el costo de la reposición del mismo, de acuerdo al costo que represente para la Administración tal reposición. Actualmente el costo es de ¢6000, sin embargo, anualmente se realizarán los ajustes que corresponda. Se exceptúa del pago de renovación, aquellos casos en que la misma se produzca en función del desgaste natural que sufra el carné por el uso cotidiano del mismo, para lo cual, se deberá presentar el carné que se desea sustituir”.

El costo de reposición se deberá cancelar ante el Departamento Financiero y el retiro del mismo deberá efectuarse en el Departamento de Recursos Humanos.

SE ACUERDA: Con base en el criterio vertido por el señor Pedro Solano García, Director de la División Administrativa, mediante oficio AL-DVAD-OFI-0210-2019, modificar el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo artículo 21 de la sesión del Directorio Legislativo No 147-2001, celebrada el 26 de junio del 2001, para que se lea de la siguiente manera:

“Instruir a la Administración para que, en adelante, todo aquel funcionario legislativo que desee renovar su carné, por motivos de extravío o faltas al deber de cuidado en su uso, asuma de su propio peculio su reposición, de acuerdo con el costo que represente para la Administración (actualmente ¢



6.000.00). Este precio deberá ajustarse anualmente, según corresponda.

Se exceptúa del pago de renovación por motivos del desgaste natural que sufra el carné por el uso cotidiano, para lo cual, se deberá presentar el que se desea sustituir”. -740-

ARTÍCULO 15.- Se conoce oficio DRTCH-097-2019, con fecha 24 de setiembre del 2019,

suscrito por el diputado Roberto Thompson Chacón, mediante el cual solicita dejar sin efecto el convenio de cooperación institucional para el préstamo de la funcionaria Ana Cristina Araya Amador, del Ministerio de Justicia y Paz a la Asamblea Legislativa.

Lo anterior debido a que el cambio de Viceministro de Justicia le generó nuevas funciones a la señora Araya Amador que hacen imposible su préstamo a la Asamblea Legislativa. Este convenio había sido aprobado en el artículo No. 17 de la sesión ordinaria No. 048-2019, celebrada el 14 de mayo del 2019.

SE ACUERDA: Con base en la solicitud planteada por el diputado Roberto Thompson Chacón, mediante oficio DRTCH-097-2019, dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 17 de la sesión No. 048-2019, en el que se aprobó el convenio de cooperación institucional para el préstamo de la funcionaria Ana Cristina Araya Amador, del Ministerio de Justicia y Paz a la Asamblea Legislativa. ACUERDO FIRME. -731-

ARTÍCULO 16.- Se conoce oficio CRI-INT-088-2019-2020, con fecha 26 de setiembre del 2019, suscrito por la señor Noemy Montero Guerrero, Jefa de Área, Comisión Relaciones Internacionales, mediante el cual indica que en relación con la celebración del “Seminario regional sobre la estructura y funcionamiento de la Unión Interparlamentaria (UIP) para hispanohablantes”, a celebrarse en Costa Rica los días 27 y 28 de noviembre de 2019, cuya realización fue avalada por el Directorio Legislativo durante su sesión ordinaria No 053-2019 del 11 de junio de 2019, previa solicitud formal y debida valoración; de la manera más respetuosa me permito solicitar sus buenos oficios para presentar los siguientes requerimientos ante el Directorio legislativo para su realización, e informarle que tendría una participación de aproximadamente treinta y cinco personas.

Uso del salón de Expresidentes de la República durante los días 27 y 28 de noviembre en un horario de 9 a.m. a 7 p.m. No omito manifestar que está previamente reservado; sin embargo, hay que tener en cuenta que estaría en uso durante la sesión de Plenario, lo que debería tener su respectiva autorización para no tener inconvenientes durante la marcha de la actividad.

Ofrecer 2 coffee breaks cada día uno en la mañana y otro en la tarde.

Un cóctel de bienvenida o de clausura.



Transporte aeropuerto - hotel - aeropuerto, de preferencia al personal de la Unión Interparlamentaria. Si es posible al resto de delegados.

Transporte hotel - Asamblea Legislativa - hotel. No omito manifestar que se está tratando de conseguir un hotel lo más cercano posible.

Autorizar el uso de un espacio que contemple computadora, impresora, teléfono con salida internacional por si fuera necesario hacer alguna llamada e internet. Habiendo conversado con la Dirección del Departamento de Comisiones, se puede facilitar un espacio en la Comisión de Relaciones Internacionales y Comercio Exterior, que tiene lo requerido, o bien habilitar un espacio dentro del mismo salón de Expresidentes de la República.

Suministro de papel, lapiceros, carpetas, colocar una pantalla grande para la orientación de la conferencia, las presentaciones en power point y los anuncios de la sesión. De ser posible una pantalla de televisión tamaño apropiado mirando hacia el podio para servir de monitor visual para los panelistas.

Una mesa principal equipada con al menos 3 micrófonos y un micrófono para cada 3 asientos en los escritorios de los delgados.

Servicios de fotografía, grabación de videos y sonido.

Facilitar servicios de comunicaciones: como boletines de prensa, entrevistas en los medios, redes sociales.

Medidas de seguridad.

Disponer de servicios de primeros auxilios en caso de que se requiera.

Confección de carnés para los participantes (este trabajo se puede hacer conjuntamente con mimeógrafo sin que signifique un costo monetario adicional).

Cualquier otro apoyo logístico que no esté contemplado acá y que sea necesario.

SE ACUERDA: En el marco de la realización del “Seminario regional sobre la estructura y funcionamiento de la Unión Interparlamentaria (UIP) para hispanohablantes”, a celebrarse en Costa Rica los días 27 y 28 de noviembre de 2019, se acuerda autorizar los siguientes requerimientos:

Uso del salón de Expresidentes de la República los días 27 y 28 de noviembre en un horario de 9 a.m. a 7 p.m.

2 coffee breaks cada día, uno en la mañana y otro en la tarde.

Un cóctel de bienvenida o de clausura.



Transporte aeropuerto - hotel - aeropuerto, de preferencia al personal de la Unión Interparlamentaria y si las posibilidades lo permiten, al resto de delegados.

Transporte hotel - Asamblea Legislativa - hotel.

Autorizar el uso de un espacio que contemple computadora, impresora, teléfono con salida internacional por si fuera necesario hacer alguna llamada e internet en la Comisión de Relaciones Internacionales y Comercio Exterior, que tiene lo requerido, o bien dentro del mismo salón de Expresidentes de la República.

Suministro de papel, lapiceros, carpetas, colocar una pantalla grande para la orientación de la conferencia, las presentaciones en power point y los anuncios de la sesión. De ser posible una pantalla de televisión tamaño apropiado mirando hacia el podio para servir de monitor visual para los panelistas.

Una mesa principal equipada con al menos 3 micrófonos y un micrófono para cada 3 asientos en los escritorios de los delgados.

Servicios de fotografía, grabación de videos y sonido.

Facilitar servicios de comunicaciones como boletines de prensa, entrevistas en los medios, redes sociales.

Medidas de seguridad.

Disponer de servicios de primeros auxilios, en caso de que se requiera.

Confección de carnés para los participantes.

Se encarga al Departamento de Relaciones Públicas, Prensa y Protocolo coordinar la logística en la realización de dicha actividad. -741-

ARTÍCULO 17.- Se conoce nota con fecha 27 de setiembre del 2019, suscrita por la señora Katia Mora Badilla, quien es Odontóloga desde el 2001, graduada de la Universidad de Costa Rica, como consta en el currículo adjunta.

Solicita que se le informen, con base en la relación armoniosa de los artículos 27 y 41 de la Constitución política, artículos 32 de la Ley de Jurisdicción constitucional en concordancia con el artículo 6 de la Ley reguladora del derecho de Petición, las razones por las cuales no se le consideró para ocupar en la plaza de odontología del Área de Salud de la Asamblea Legislativa, lugar donde laboró e hizo carrera administrativa desde el 18 de enero del 2017 al 31 de julio del mismo año, en modalidad de sustitución por incapacidad de la señora Jiménez, mientras ella convalecía de su dolencia.

Indica que durante ese periodo de trabajo atendió el promedio de 12 pacientes diarios como se le pedía e incluso a veces atendía a más



pacientes mientras se podía, cumplió con los deberes que se le pidieron y no tuvo ninguna queja de ninguno de los pacientes o de sus jefes inmediatos por la labor realizada. Se le realizó la evaluación de desempeño donde salió con calificación de 95 %. Sus funciones principales durante ese periodo fueron, la atención primaria y de prevención de la salud dental tareas cumplidas a cabalidad según muestran las estadísticas mensuales y las metas establecidas durante ese periodo.

Según consta en su hoja de vida, laboró en su consulta privada Clínica Dental Familiar y en la Clínica de ortodoncia Sáenz Dental en San Francisco de Dos Ríos desde el año 2001, laboró en modalidad de odontología de empresa en las fincas Piñera Caribe en Guácimo y Piñera Parismina en la Roxana de Guápiles y en Bananatica una finca bananera en la misma zona de la Roxana de Guápiles.

Toda esa información consta en la hoja de vida entregada en Recursos Humanos desde enero del 2017 y actualizada en el documento entregado al Dirección de Servicios de Salud desde que empezó el proceso para aplicar a esta plaza.

Por todo lo anterior, reitera su expresa solicitud dentro de término legal que contemplan los dos últimos artículos mencionados en líneas precedentes y se le indiquen los motivos de hecho y de derecho para no habérsele considerado y dejarla fuera de la posibilidad de trabajar en dicha plaza.

SE ACUERDA: Con el propósito de que emita el criterio correspondiente, trasladar al Departamento de Asesoría Legal copia de la nota suscrita por la señora Katia Mora Badilla, quien solicita se le informen las razones por las cuales no se le consideró para ocupar en la plaza de odontología del Área de Salud. ACUERDO FIRME. -732-

ARTÍCULO 18.- Se conoce oficio AL-AUIN-OFI-0099-2019, con fecha 24 de julio del 2019, suscrito por el señor Avelino Álvarez Vega, Auditor Interno, mediante el cual remite el informe sobre auditoría relacionado con el Índice de Gestión Institucional de la Asamblea Legislativa. La Auditoría Interna agradece someter este documento a consideración del Directorio Legislativo el Informe AL-AUIN-INF-0007-2019, denominado “Informe de auditoría de carácter especial sobre el proceso de conformación del expediente que sustenta los resultados del Índice de Gestión Institucional de la Asamblea Legislativa y las acciones pendientes de acreditar”.

En este trabajo, la Auditoría Interna examinó el proceso de conformación del expediente que sustenta los resultados reportados sobre la gestión de la Asamblea Legislativa en el Índice de Gestión Institucional (IGI) elaborado por la Contraloría General y las acciones pendientes de acreditar, ante la importancia del índice como un instrumento que permite conocer si las medidas implementadas por la entidad para fortalecer su gestión en las áreas de planificación, gestión financiero-contable, control interno, contratación administrativa, presupuesto, tecnologías de información, servicio al usuario y recurso humano están siendo efectivas para el



cumplimiento de los objetivos institucionales. Asimismo, porque permite anticipar riesgos que podrían derivar en debilitamiento del control interno y consecuentemente una gestión institucional deficiente.

En virtud de las debilidades identificadas, la institución debe enfocarse en implementar acciones de mejora para fortalecer la gestión administrativa.

La auditoría fue realizada por la Licda. Marley Fernández Díaz, Subauditora Interna, con la supervisión del Lic. Avelino Álvarez Vega, Auditor Interno.

La Auditoría Interna queda a disposición de la Primera Secretaría y del Directorio Legislativo, para aclarar o ampliar cualquier aspecto del informe que eventualmente se estime pertinente.

AUDITORÍA INTERNAAL-AUIN-INF-0007-2019

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL PROCESO DE CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE QUE SUSTENTA LOS RESULTADOS DEL ÍNDICE DE

GESTIÓN INSTITUCIONAL DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA Y LAS ACCIONES PENDIENTES DE ACREDITAR

Resumen Ejecutivo

¿QUÉ EXAMINAMOS?

El proceso de conformación del expediente que sustenta los resultados reportados sobre la Gestión de la Asamblea Legislativa en el Índice de Gestión Institucional elaborado por la Contraloría General y las acciones pendientes de acreditar.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE?

El índice de Gestión Institucional (IGI), es un instrumento que permite conocer si las medidas implementadas por la entidad para fortalecer su gestión en las áreas de planificación, gestión financiero-contable, control interno, contratación administrativa, presupuesto, tecnologías de información, servicio al usuario y recurso humano están siendo efectivas para el cumplimiento de los objetivos. Asimismo, permite anticipar riesgos que podrían derivar en debilitamiento del control interno y consecuentemente una gestión institucional deficiente. Por esto la institución debe enfocarse en las debilidades señaladas e implementar acciones de mejora para fortalecer la gestión administrativa.

¿QUÉ ENCONTRAMOS?

El análisis permitió determinar que producto de la autoevaluación efectuada por la Asamblea Legislativa en el IGI 2018, se reportó a la Contraloría una calificación de 89.6 puntos de los 100 posibles. No obstante, una vez sometida por primera vez a verificación física del soporte documental por parte del equipo fiscalizador de dicho ente, en 48 casos el ente contralor informó, que no encontró documentación suficiente e idónea que sustente la calificación asignada por la propia institución. Con motivo del faltante de documentos probatorios, el ente contralor ante la falta de congruencia con los criterios a los que se refiere el instrumento de evaluación utilizado por esta, recalificó a la institución en este índice, pasando la calificación a 46,70 puntos.



De la verificación efectuada por esta Auditoría Interna sobre los 48 casos recalificados, se identifica que solo uno de ellos fue acreditado como de no aplicación y 47 fueron recalificados a negativos; para estos 47, se determina que, en 14 casos, la carpeta no contiene al menos un documento de respaldo. En otros 4 casos la información no presenta la validez requerida, ya sea porque no está oficializada, no presenta las firmas, sellos, o aprobación por la autoridad institucional competente, o no fue sometida a la divulgación correspondiente.

En los casos restantes se identificó que, si bien se aportó información, esta resultó insuficiente ya sea porque no contiene el detalle específico solicitado en el Instructivo para completar el IGI 2018, no guarda relación con el tema consultado, no corresponde al año evaluado, incluye direcciones electrónicas que no complementan otros documentos o son simples imágenes que solo referencian sistemas o documentos.

Pese a la calificación negativa que remitió el órgano contralor, la gestión efectuada por la Auditoría Interna de la Asamblea permitió obtener la autorización de ese órgano, para adicionar información que permitiera la revaluación de algunos aspectos evaluados de los cuales existe en la institución el sustento documental requerido. Esto permitió incrementar la calificación final a 60.4 puntos, atribuibles en su mayoría al aporte documental que se brindó en el factor de Tecnologías de Información.

La calificación final obtenida en el IGI 2018, ubica a la Asamblea por encima solo de 21 de las 158 de entidades evaluadas y le permite obtener la posición 111 considerando la repetición de calificación de algunas instituciones. Además, la sitúa en la posición 23 de un total de 29 respecto a la clase a que pertenece. También la sitúa distante del 75,3 de calificación promedio del Sector Público Costarricense, y la coloca aún más distante del 77.8 de calificación promedio que obtiene Gobierno Central.

La calificación alcanzada es atribuible principalmente a la falta de acreditación en temas asociados a los factores de “Servicio al Usuario”, “Financiero Contable” y “Control Interno”, en los cuales no se logra acreditar acciones sobre varios temas de gestión consultados.

Las debilidades identificadas se fundamentan en los limitados mecanismos de planificación, control y evaluación implementados para ejercer la labor de revisión, supervisión, aprobación y aval de los documentos que respaldan la gestión y que permiten dar cumplimiento a los requisitos básicos para acreditar la suficiencia y validez de la información, según los criterios predefinidos por el órgano contralor en el instructivo, así como para reconocer los casos en que la institución no cumple con lo requerido y debe implementar los esfuerzos y las acciones que orienten a la institución a su logro futuro. Así también obedece a la falta de compromiso de algunos de los encargados departamentales asociados a los respectivos factores evaluados, al remitir información que no cumple con la calidad pertinente y los criterios definidos en el instructivo remitido por parte del enlace del IGI definido internamente.

Adicionalmente, obedece a la falta de sensibilización y seguimiento por parte del nivel superior hacia los diversos responsables, en que se manifieste la importancia del índice asociada a cada uno de los ocho factores evaluados, ya que al respecto no existen comunicados escritos de esa naturaleza, que refieran la relevancia de documentar la gestión evaluada según las instrucciones del enlace asignado, de los propios instrumentos remitidos por la Contraloría y con la calidad y oportunidad requerida.

Lo anterior provoca que no se cuente con la certeza de que la documentación del proceso de acreditación esté completa o del todo la práctica que aborda cada ítem del cuestionario no se haya realizado, implicando ello que no se pueda dar garantía plena de los actos de la gestión



institucional, relacionadas con las prácticas que aborda el IGI; a su vez podría generar atraso en la implementación de acciones para corregir inconformidades, así también podría debilitar la eficacia y eficiencia de las operaciones institucionales. Al respecto, existe un riesgo significativo de obtener resultados similares en la evaluación de la gestión de los años siguientes, si persisten las debilidades señaladas, para acreditar las acciones de la Administración. Conviene resaltar que los resultados del índice al revelar la gestión institucional, potencian además el riesgo de afectar la imagen institucional ante la ciudadanía.

Por la importancia del factor “Control Interno”, se analizaron los temas pendientes de este factor y se estableció que cerca del 45% de estos aparecen pendientes. En el análisis se identificó entre otros, que no se aportó la información solicitada relacionada al Sistema Específico de Valoración de Riesgos, ante el desconocimiento del propio responsable del proceso, pese a que esta información desde el año 2012 había sido debidamente aprobada por el Directorio Legislativo.

Adicionalmente, en este factor no fue posible acreditar que se efectuara el análisis anual de los riesgos institucionales asociado a la política de riesgos. Dicha omisión corresponde a un inadecuado seguimiento al SEVRI y falta de cumplimiento de la responsabilidad asignada al Departamento de Desarrollo Institucional y en específico al Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, a cargo del proceso. La inacción en la actualización de los riesgos institucionales por varios períodos, conforme lo establece la normativa, impide a la Administración detectar oportunamente controles establecidos con base en riesgos, que han perdido vigencia e implantar los que sean necesarios conforme la política de riesgos y dinámica institucional, en detrimento del sistema de control interno.

En cuanto a la evaluación anual de control interno institucional que por ley está obligada la Administración Activa a realizar, se comprobó que para el año 2018, no se formuló y aportó un plan de mejora institucional con base en los resultados de esta evaluación. La omisión de formular el respectivo plan de mejora, obedece a que no se formuló y estableció una estrategia de seguimiento completa del sistema de control interno.

¿QUÉ SIGUE?

La Dirección Ejecutiva deberá elaborar y ejecutar en coordinación con las correspondientes Direcciones que participan como administración activa en la conformación del expediente IGI y, con la participación del enlace definido para elaborar este índice, la estrategia de mejora para subsanar las debilidades o inconformidades determinadas y corregir eventuales desvíos que alejen a la organización del cumplimiento de objetivos, a partir de la evaluación de la gestión institucional 2018, que contemple al menos la programación de acciones específicas para acometerlas, los funcionarios responsables de la implementación asociados a los diferentes factores en que se mostraron temas con incumplimiento. Además, considere los componentes críticos de éxito, recursos necesarios, metas y plazos para su cumplimiento

Además, deberá instruir al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para definir e implementar procedimientos y mecanismos de planificación y control interno, para que la información básica del soporte documental del expediente del IGI que cada año se conforme, sea suficiente, competente y pertinente, para minimizar el riesgo de ocurrencia de errores subyacentes ante la falta de esta información fundamental para acreditar la gestión institucional asociada a la Evaluación del IGI. Además, deberá instruir al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para mantener como práctica conducir el proceso de valoración de riesgos institucional al menos una vez al año, dirigir mantener y perfeccionar el SEVRI, mediante un apropiado seguimiento.



Finalmente deberá formular y ejecutar en coordinación con las correspondientes direcciones administrativas a quienes se giran las recomendaciones resultantes de la autoevaluación de control interno y, con la participación del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, una estrategia para que cada año se complemente la autoevaluación con un plan de mejora institucional, aprobado por el jerarca, que incorpore al menos las recomendaciones emitidas, las acciones específicas programadas, los funcionarios responsables de su implementación y los plazos para su cumplimiento AL-AUIN-INF-0007-2019.

AUDITORÍA INTERNAINFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL PROCESO DE

CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE QUE SUSTENTA LOS RESULTADOS DEL ÍNDICE DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA Y LAS ACCIONES PENDIENTES

DE ACREDITAR

1. Introducción

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. La Contraloría General de la República ha asumido el compromiso de informar sobre el desarrollo y los resultados de la gestión institucional pública, para tales efectos ha implementado el Índice de Gestión Institucional (IGI), instrumento que tiene como fin recopilar información sobre los avances de las instituciones públicas en el establecimiento de medidas para fortalecer su gestión, en temas como la planificación, la gestión financiero-contable, el control interno, la contratación administrativa, el presupuesto, las tecnologías de información, el servicio al usuario y el recurso humano.

1.2. El índice configura una herramienta que permite a la administración examinar y valorar la incidencia de los factores que recoge sobre la eficiencia, la transparencia, la ética y prevención de la corrupción, en procura de un buen gobierno. Cabe destacar que los tópicos incorporados en el instrumento de evaluación se han considerado fundamentales para la gestión pública y guardan relación con los procesos que, a criterio del órgano contralor y de un conjunto de auditores internos, revisten mayor riesgo e interés por su incidencia en el desempeño institucional2.

1.3. El IGI promueve una base de gestión en las entidades públicas costarricenses. Para ello, examina sobre la existencia de aspectos formales básicos para potenciar el desempeño institucional, que, aunque por sí solos no garantizan el éxito en la operación, determinan un umbral mínimo acorde con el marco normativo, la técnica y las sanas prácticas3.

1.4. La Unidad de Control Interno Institucional aplicó el Índice de Gestión para el año 2018. Dicho

instrumento fue modificado por la Contraloría respecto al que venía aplicando, manteniendo el nivel de objetividad que requiere el ejercicio, en procura de la mejora continua de la gestión y de una mayor capacidad evaluativa. Se agregó, para este período, el Instructivo para completar el IGI 2018 General, que amplió sobre la calidad de la información que se debe presentar para respaldar las respuestas afirmativas4 que se consignan en la herramienta de evaluación.

1.5. Ante la importancia que reviste para la Asamblea Legislativa el resultado que revela el Índice de la Gestión Institucional, cobra particular relevancia conocer el proceso seguido para el levantamiento y sistematización de la información que respalda las respuestas que sustentan ese resultado y tener presente las acciones pendientes de acreditar, para superarlas en procura del fortalecimiento del Sistema de Control Interno5 Institucional.



1.6. En virtud de lo indicado, la Auditoría Interna incorporó en su Plan de Trabajo para el año 2019, la presente auditoría de carácter especial, la cual se realiza de conformidad con las competencias conferidas a este órgano en la Ley General de Control Interno N.° 8292.

OBJETIVOS

1.7. El objetivo de la auditoría consiste en determinar si la Administración Activa implementó un proceso apropiado para sustentar los resultados reportados sobre la Gestión de la Asamblea Legislativa, según el Índice de Gestión Institucional elaborado por la Contraloría General de la República.

1.8. Contribuir en el fortalecimiento de los procesos institucionales de dirección o gobierno, gestión de riesgos y control interno.

ALCANCE

1.9. La auditoría comprende la revisión del proceso implementado en la Asamblea Legislativa para documentar los resultados presentados en el Índice de Gestión Institucional 2018, conforme el instructivo propuesto por la Contraloría General de la República, ampliándose en los casos que se consideró necesario.

1.10. La auditoría se realizó de acuerdo con lo establecido en las Normas generales de auditoría para el Sector Público y las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público.

CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

1.11. Para el desarrollo de esta auditoría se emplearon, entre otros criterios de auditoría, los siguientes:

a) Instructivo de la Contraloría General de la República para completar el IGI 2018.

b) Ley General de Control Interno N° 8292.

c) Normas de control interno para el Sector Público.

d) Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional.

METODOLOGÍA APLICADA

1.12. Se utilizaron para el desarrollo de este trabajo, entre otras técnicas de auditoría, las siguientes:

a) Análisis de la normativa legal y técnica aplicable en congruencia con los objetivos de la presente auditoría.

b) Solicitudes de información a la Administración, con el fin de disponer de datos suficientes para realizar los análisis respectivos.



c) Aplicación de entrevistas a funcionarios relacionados con el proceso de conformación del expediente del IGI

d) Revisión de la información contenida en el expediente de información de la Asamblea en los temas objeto de análisis.

e) Uso de herramientas automatizadas para el procesamiento y el análisis de datos.

f) Elaboración de cuadros y tablas para mostrar los resultados obtenidos de diferentes análisis realizados sobre los temas objeto de fiscalización.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.13. Los principales resultados consignados en este informe se expusieron verbalmente a los licenciados Antonio Ayales Esna y Ricardo Castro Calvo, Director Ejecutivo y Jefe del Área de Control Interno y Valoración de Riesgo, respectivamente, en la reunión efectuada el 17 de julio de 2019 en las oficinas de la Dirección Ejecutiva.

1.14. El borrador del presente informe se entregó en esa misma fecha al Director Ejecutivo, mediante el oficio AL-AUIN-OFI-0094, con el propósito de que se formularan y remitieran a esta Auditoría en el plazo de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de la conferencia final, las observaciones que se consideraran pertinentes sobre su contenido con la respectiva documentación de respaldo.

1.15. En el plazo definido para la presentación de dichas observaciones, no se recibieron comentarios que modifiquen los resultados de este informe. Por su parte, el Director Ejecutivo, mediante el oficio AL-DREJ-OFI-0979-2019 del 23 de julio de 2019, trasladó a este órgano asesor la sugerencia del Jefe del Área de Control Interno del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, para considerar en el informe la ampliación del plazo de atención de las recomendaciones propuestas, lo cual fue avalado por la Auditoría. Adicionalmente, para que la Auditoría Interna contemple incluir en sus recomendaciones más apoyo de recurso humano al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, así como para desarrollar e implementar nuevas herramientas tecnológicas, lo cual a criterio de esta Auditoría no es posible incluir dado que trasciende el tema auditado debido a que dichos aspectos no se desprenden de este informe. Cabe destacar, por el contrario, que las recomendaciones hacen referencia a una labor compartida con el personal de las unidades administrativas institucionales y la Dirección Ejecutiva para la atención de los aspectos susceptibles de mejora.

2. Resultados

LA EVALUACIÓN DEL ÍNDICE DE GESTIÓN

Suficiencia e idoneidad documental para sustentar la gestión institucional que acredita los resultados consignados en el Índice de

Gestión

2.1. Con base en la información interna y según instrumentos establecidos por la Contraloría, se reportó al órgano contralor que la institución completó el cuestionario del Índice de Gestión Institucional de la Asamblea 2018, obteniéndose como resultado una calificación de 89.6 puntos, se preparó el expediente que sustenta las respuestas anotadas en ese cuestionario



y que está disponible para revisión por parte de los verificadores que eventualmente se designen para ello. Dicha calificación de acuerdo con los datos históricos reportados a ese órgano ha sido la de mayor puntuación.

2.2. No obstante, la calificación remitida según la evaluación interna efectuada por la institución, una vez sometida por primera vez a verificación física del soporte documental por parte del equipo fiscalizador de la Contraloría, en 48 casos el ente contralor no encontró documentación suficiente e idónea para corroborar o sustentar las respuestas afirmativas y las que se consideraron no aplicables a la institución, que aparecían en el instrumento aplicado. Es decir, no existe evidencia de que se cumple con la gestión evaluada.

2.3. Con motivo del faltante de documentos probatorios, el ente contralor recalificó un total de 48 preguntas, por no ser congruentes con los criterios a los que se refiere el instructivo del IGI 2018. Dicha recalificación consistió en pasar 41 respuestas que fueron acreditadas como afirmativas a negativas, así como también se reclasificó a negativas, 6 de las respuestas que se consignaron como de no aplicación a la Asamblea. En solo uno de los casos el criterio de respuesta afirmativa fue cambiado a “no aplica”.

2.4. Como se detalla en el cuadro N°1, las 47 preguntas del IGI recalificadas a negativas, corresponden en su mayoría a cinco de los ocho factores evaluados, los cuales fueron resaltados en el cuadro para su identificación, en ellos al menos cinco de los temas o preguntas resultaron con incumplimiento.

2.5. Al respecto se determinó que en el expediente digital conformado en primera instancia se

infringieron criterios básicos para acreditar la respuesta afirmativa y de no aplicación a la institución, de preguntas que fueron consignadas por la Administración, dado que en 9 de las respuestas afirmativas y 5 en que se indicó no aplica a la institución, no se crearon las respectivas carpetas, con al menos un documento de respaldo como se solicitó en el instructivo para acreditar la respuesta.

2.6. Asimismo, se identificó en otras 4 respuestas, que la información incorporada al expediente no fue acreditada por el órgano contralor ya que esta no presenta la validez requerida, porque no está oficializada, no presenta las firmas, sellos, o aprobación por la autoridad institucional competente, o no fue sometida a la divulgación correspondiente. 2.7.

Resultados

LA EVALUACIÓN DEL ÍNDICE DE GESTIÓN

Suficiencia e idoneidad documental para sustentar la gestión institucional que acredita los resultados consignados en el Índice de Gestión

2.1. Con base en la información interna y según instrumentos establecidos por la Contraloría, se reportó al órgano contralor que la institución completó el cuestionario del Índice de Gestión Institucional de la Asamblea 2018, obteniéndose como resultado una calificación de 89.6 puntos, se preparó el expediente que sustenta las respuestas anotadas en ese cuestionario y que está disponible para revisión por parte de los verificadores que eventualmente se designen para ello6. Dicha calificación de acuerdo con los datos históricos reportados a ese órgano ha sido la de mayor puntuación.



2.2. No obstante, la calificación remitida según la evaluación interna efectuada por la institución, una vez sometida por primera vez a verificación física del soporte documental por parte del equipo fiscalizador de la Contraloría, en 48 casos el ente contralor no encontró documentación suficiente e idónea para corroborar o sustentar las respuestas afirmativas y las que se consideraron no aplicables a la institución, que aparecían en el instrumento aplicado. Es decir, no existe evidencia de que se cumple con la gestión evaluada.

2.3. Con motivo del faltante de documentos probatorios, el ente contralor recalificó un total de 48

preguntas, por no ser congruentes con los criterios a los que se refiere el instructivo del IGI 2018. Dicha recalificación consistió en pasar 41 respuestas que fueron acreditadas como afirmativas a negativas, así como también se reclasificó a negativas, 6 de las respuestas que se consignaron como de no aplicación a la Asamblea. En solo uno de los casos el criterio de respuesta afirmativa fue cambiado a “no aplica”.

2.4. Como se detalla en el cuadro N°1, las 47 preguntas del IGI recalificadas a negativas, corresponden en su mayoría a cinco de los ocho factores evaluados, los cuales fueron resaltados en el cuadro para su identificación, en ellos al menos cinco de los temas o preguntas resultaron con incumplimiento.

2.5. Al respecto se determinó que en el expediente digital conformado en primera instancia se infringieron criterios básicos para acreditar la respuesta afirmativa y de no aplicación a la institución, de preguntas que fueron consignadas por la Administración, dado que en 9 de las respuestas afirmativas y 5 en que se indicó no aplica a la institución, no se crearon las respectivas carpetas, con al menos un documento de respaldo como se solicitó en el instructivo para acreditar la respuesta.

2.6. Asimismo, se identificó en otras 4 respuestas, que la información incorporada al expediente no fue acreditada por el órgano contralor ya que esta no presenta la validez requerida, porque no está oficializada, no presenta las firmas, sellos, o aprobación por la autoridad institucional competente, o no fue sometida a la divulgación correspondiente.

2.7. Las pruebas efectuadas en las restantes respuestas que fueron reclasificadas y para las cuales, si se creó una carpeta con información, reveló que la información contenida en éstas no es congruente con la pregunta y criterios probatorios solicitados en el instructivo IGI para sustentar las respuestas afirmativas incluidas en el cuestionario utilizado por la Contraloría para evaluar la gestión institucional.

2.8 En la figura N°1 se ilustra que la información contenida en las carpetas presenta al menos alguna de esas limitaciones que le impiden acreditar el cumplimiento de los criterios evaluados.

2.9. La Auditoría Interna confirmó que para la conformación del expediente si bien el equipo a cargo del IGI remitió a los respectivos encargados por factor, las herramientas del cuestionario e instructivo diseñado por la Contraloría y se giraron algunas instrucciones7, no se elaboró un plan en que se establecieran actividades relevantes a efectuar, para garantizar razonablemente la conformación eficaz del expediente, tales como:

a) Reuniones de sensibilización simultáneas con todos los directores departamentales

asociados a los ocho factores evaluados, los directores de la División Administrativa y Dirección Ejecutiva, para enfatizar sobre la importancia del IGI y de la calidad del soporte documental con ajuste a los criterios definidos en el instructivo del IGI facilitado por la CGR, que debe aportarse para la evaluación que reporta el nivel de gestión institucional.



b) Solicitud formal a otras dependencias relevantes como la Auditoría Interna y la Asesoría Legal que, si bien no están sometidas directamente a la evaluación, intervienen en los diferentes procesos institucionales y pueden aportar a nivel de consulta u a otra.

c) Programación de espacios de capacitación y consulta sobre los aspectos contenidos en el Instructivo para completar el IGI 2018, con énfasis en la participación y responsabilidades de los funcionarios y unidades que intervienen en las actividades para completar el cuestionario, la calidad de la información que se debe presentar para respaldar las respuestas afirmativas y de no aplica y una breve explicación de las preguntas y documentos probatorios exigidos.

d) Programación de fechas de validación con los respectivos responsables y expertos en los ocho tópicos que estarían siendo evaluados.

e) Selección y comunicación del método para recopilar la información y Sistema de información gerencial para asegurar el correcto y efectivo trasiego de la información.

f) Definición específica y formal del sustituto experto que atienda las consultas y brinde soporte para la preparación de la documentación en caso de ausencia del titular designado.

g) Mecanismos de control y evaluación, así como de seguimiento, para asegurar que cada una de las respuestas acreditadas como afirmativas y de las que se considere no aplicables a la institución, esté respaldada con una carpeta que contenga al menos un documento que la sustenta, que cumple con los criterios probatorios solicitados en el instructivo IGI y dentro de ellas consta la información que cumple al menos con criterios de validez tales como firma, aprobación y divulgación según corresponda en cada caso.

h) Identificación al menos de los aspectos relevantes que podrían afectar el resultado positivo en la calidad y suficiencia de la información.

2.10. Lo indicado no es congruente con las acciones que de acuerdo con el Instructivo del Índice de Gestión Institucional 2018, debían desempeñar los contactos a lo interno que suministran las respuestas a cada una de las interrogantes del IGI, el funcionario designado por la institución encargado del proceso del IGI, que cumple un rol de enlace a lo interno y externo a la Asamblea y el revisor del cuestionario.

2.11. El Instructivo establece que corresponde al enlace establecer los contactos a lo interno para obtener las respuestas a cada una de las interrogantes del IGI, así como los documentos digitales que respalden las respuestas afirmativas y las que se consideraron no aplicables a la institución. Asimismo, instituye que el expediente con la información de respaldo del cuestionario debe contener al menos un documento de sustento para cada respuesta afirmativa o que se considere inaplicable la pregunta a la institución; así como agrega “... tenga presente que en el caso de que no exista documentación de respaldo para una pregunta en el expediente, al momento de conducir la eventual verificación la respuesta se computará como negativa.” Si algunos de los contactos a lo interno o el titular pertinente responsable de la gestión del factor que evalúa el órgano contralor no aportaron al menos un documento de soporte válido, no cabría responder las interrogantes con un “Si” o un “No aplica”, como efectivamente ocurrió; lo cual también en ausencia de una verificación de calidad razonable por parte del enlace y el revisor de la información del cuestionario, que hubiere detectado oportunamente la insuficiencia y falta de idoneidad de la documentación, para corroborar las respuestas a las interrogantes del IGI y por lo tanto permitido actuar para exigir la documentación válida pertinente, deviene en una responsabilidad compartida.



2.12. Además, la situación descrita no es conforme a las Normas de Control Interno para el Sector Público, que en su numeral 1.2.b señala que el SCI de cada organización debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales.

2.13. Asimismo, es contrario a lo indicado en el numeral 4.4 de dichas normas, en cuanto a la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, de diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se mantenga y custodie información de calidad sobre el desempeño institucional.

2.14. Contraviene también las normas 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, sobre los deberes de contar con información que posea las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente; recopilar, procesar y generar información, en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales y asegurar que la información posee características que la hacen útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.

2.15. La falta de sustento documental para acreditar las respuestas que fueron consignadas como afirmativas deriva en una disminución en la puntuación general, consignada en 89,60 puntos según la autoevaluación. La nueva calificación institucional en este índice según reportó el ente fiscalizador fue de 46,70 puntos.

2.16. Pese al vencimiento del plazo límite definido para aportar información al expediente del IGI, en atención a la solicitud efectuada por la Auditoría Interna de la Asamblea, la Contraloría autorizó adicionar información que no fue inicialmente consignada. El equipo a cargo del IGI gestionó con los directores departamentales aportar la información y notas explicativas que a su criterio y de los expertos en los temas evaluados, pudiera ser sometida a reconsideración por el ente contralor.

2.17. Dicha revaloración permitió un incremento en la calificación final al pasar de 46.7 puntos a 60.4 puntos, lográndose una mejoría de 13.7 puntos atribuibles en su mayoría al factor de Tecnologías de Información que logró acreditar 12 respuestas afirmativas.

2.18. Cabe destacar que de acuerdo al Índice de Gestión 2018, en la clasificación general de 158 de entidades que aportaron sus respuestas, la calificación de 60.4 ubica a la Asamblea por encima solo de 21 de ellas y le permite obtener la posición 111 considerando la repetición de calificación de algunas instituciones. Además la sitúa en la posición 23 de un total de 29 instituciones de acuerdo a la clase a que pertenece10. Se encuentra distante de alcanzar la calificación promedio del Sector Público Costarricense, que según el IGI 2018 fue de un 75.3, y más distante de la calificación de Gobierno Central establecida en un 77.811.

2.19. Como se evidencia en el cuadro N° 2, la calificación general obtenida luego de la

revaloración, se ve afectada principalmente por los factores de “Servicio al Usuario”, ___________________SESIÓN ORDINARIA No 069-2019


“Financiero Contable” y “Control Interno” en los cuales no se logra acreditar acciones sobre los temas de gestión consultados en un 76.9%, 46.2% y 43.8% respectivamente.

Para el Factor “Tecnologías de Información” si bien obtiene 87.5 puntos12, la calificación más alta de los factores evaluados en el año 2018, esta solo se logra a partir de una segunda remisión de documentación posterior a la fecha límite establecida por la Contraloría. Se acredita en 12 de los temas consultados, las acciones que demuestran el cumplimiento de la gestión.

2.21. Las debilidades identificadas se fundamentan en los limitados mecanismos de planificación, control y evaluación implementados para ejercer la labor de revisión, supervisión, aprobación y aval de los documentos que respaldan la gestión y que permiten dar cumplimiento a los requisitos básicos para acreditar la suficiencia y validez de la información, según los criterios predefinidos por el órgano contralor en el instructivo, así como para reconocer los casos en que la institución no cumple con lo requerido y debe implementar los esfuerzos y las acciones que orienten a la institución a su logro futuro.

2.22. Adicionalmente, obedece a la falta de sensibilización y seguimiento por parte del nivel

superior hacia los diversos responsables, en que se manifieste la importancia del índice asociada a cada uno de los ocho factores evaluados, ya que al respecto no existen comunicados escritos de esa naturaleza, que refieran la relevancia de documentar la gestión evaluada según las instrucciones del enlace asignado, de los propios instrumentos remitidos por la Contraloría y con la calidad y oportunidad requerida.

2.23. Así también obedece a la falta de compromiso de algunos de los encargados

departamentales asociados a los respectivos factores evaluados, al remitir información que no cumple con la calidad pertinente y los criterios definidos en el instructivo remitido por parte del enlace del IGI definido internamente.

2.24. Lo anterior provoca que no se cuente con la certeza de que la documentación del proceso de acreditación esté completa o del todo la práctica que aborda cada ítem del cuestionario no se haya realizado, implicando ello que no se pueda dar garantía plena de los actos de la gestión institucional, relacionadas con las prácticas que aborda el IGI; lo cual a su vez en etapas subsiguientes, podría generar atraso en la implementación de acciones para subsanar o corregir inconformidades y por lo tanto tardanza en el cierre de brechas con respecto a los criterios que se manejan en el IGI, así también podría debilitar la eficacia y eficiencia de las operaciones institucionales.

2.25. Al respecto, existe un riesgo significativo de obtener resultados similares en la

evaluación de la gestión de los años siguientes, si persisten las debilidades señaladas, para acreditar las acciones de la Administración. Conviene resaltar que los resultados del índice al revelar la gestión Institucional, potencian además el riesgo de afectar la imagen institucional ante la ciudadanía.

Acciones pendientes de acreditar, conforme evaluación del Índice de Gestión

2.26. La tabla N° 1 contiene el comportamiento de la evaluación del Índice de Gestión por factor, para los años 2017 y 2018, observándose un significativo nivel de variación entre ambos. Para el año 2018 la calificación obtenida en los factores “Control Interno”



“Servicio al Usuario”, “Financiero Contable” y “Contratación Administrativa” se ve considerablemente disminuida en relación con las puntuaciones registradas en el año 2017.

2.27. De igual forma el gráfico N°1 ilustra, como los datos reportados entre los años 2014 al 2017 presentan un comportamiento creciente en casi todos los factores evaluados, no así para el año 2018. Cabe destacar que las calificaciones obtenidas previas al año 2018, fueron el resultado de autoevaluaciones, ya que es hasta el año 2018 en que el órgano contralor efectuó directamente una revisión física al expediente institucional conformado para sustentar la evaluación del Índice.

2.28. En el anexo N°1 se detallan por factor los temas que fueron registrados como pendientes de gestión según la evaluación IGI 2018.

2.29. A partir del análisis efectuado por la Auditoría Interna, se identificó que en el factor de “Control Interno” cerca del 45% de los temas evaluados en el IGI 2018 aparecen pendientes. Por la importancia de dicho componente en la gestión institucional, se analizaron particularmente algunos de estos temas.

2.30. Del análisis se comprueba que no se aportó al IGI, información solicitada relacionada a la gestión del Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI)13 como lo son el “Marco Orientador” y “Metodología de Riesgos”. La presente auditoría evidencia que el desconocimiento sobre la existencia de dicha documentación por parte del propio responsable del proceso limitó su entrega, pese a que esta documentación había sido debidamente aprobada por el Directorio Legislativo desde el año 201214.

2.31. Adicionalmente en este factor de “Control Interno”, no fue posible acreditar que se efectuara el ejercicio de valoración de los riesgos institucionales durante el año 2018, tal como lo requería la evaluación del IGI, ya que el último informe efectuado por el Área de Control Interno y Valoración de Riesgo en esa materia corresponde al año 2014. Además, dicho informe debía establecer una concordancia con la política de valoración de riesgo establecida en el Marco Orientador del SEVRI, lo cual no resulta factible ya que como se indicó era desconocido por el actual funcionario a cargo del proceso.

2.32. Lo indicado contraviene los artículos 14 (inciso c) y 19 de la Ley General de Control Interno; así como los numerales 3.1 y 3.2 de las Normas de Control Interno para el Sector Público y 2.6, 2.7, 4.1 a 4.8 de las Directrices para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI, en cuanto al deber del jerarca y los respectivos titulares subordinados de adoptar las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable.

2.33. Los artículos 14 (inciso c) y 19 de la Ley General de Control Interno y numeral 2.7 de las Directrices para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI, establecen el deber y la responsabilidad al jerarca y los titulares subordinados de adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable, dentro de lo cual, entre otras actividades corresponde:

“c) Evaluar y dar seguimiento al Sistema para verificar su eficacia y eficiencia en relación con el objetivo indicado en la directriz 2.3.



d) Verificar el cumplimiento de las responsabilidades establecidas en relación con el Sistema referidas en las directrices 3.2. y 3.3.

e) Tomar las medidas necesarias tendientes a fortalecer y perfeccionar el Sistema y al cumplimiento de la presente normativa.

f) Comunicar a los sujetos interesados el estado del SEVRI y de las medidas que ha tomado para su fortalecimiento.”15

2.34. El numeral 3.1 de las Normas de control interno para el Sector Público indica que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben definir, implantar, verificar y perfeccionar un proceso permanente y participativo de valoración del riesgo institucional, como componente funcional del SCI. Las autoridades indicadas deben constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure.

El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer y poner en funcionamiento un sistema específico de valoración del riesgo institucional (SEVRI), que debe presentar las características e incluir los componentes y las actividades que define la normativa específica aplicable. Asimismo, debe someterse a las verificaciones y revisiones que correspondan a fin de corroborar su efectividad continua y promover su perfeccionamiento, según lo dispone el numeral 3.2 de las Normas de control interno para el Sector Público.

2.36. El numeral 2.6 de las Directrices para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI, emitidas por la Contraloría General de la República, señala que sus componentes y actividades se establecen de forma permanente y sus actividades se ejecutan de manera constante.

2.37. Los numerales 4.1 a 4.8 de las Directrices para el establecimiento y funcionamiento del SEVRI se refieren al funcionamiento de este sistema, específicamente a la ejecución de las actividades para la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales.

2.38. Dicha omisión corresponde a un inadecuado seguimiento al SEVRI y falta de

cumplimiento de la responsabilidad asignada al Departamento de Desarrollo Institucional y en específico al Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, a cargo del proceso de conducir el proceso de valoración de riesgos institucional y dirigir el mantenimiento y perfeccionamiento de ese sistema, de conformidad con lo que establecen sus funciones, la política de valoración de riesgos y los numerales 2.4.3.1.8, 2.6.10 y 2.6.12 del Marco orientador y actualización de la metodología para la administración y evaluación del riesgo de la Asamblea Legislativa, respectivamente; compromiso que es compartido con las autoridades que tienen responsabilidad en el debido funcionamiento del SEVRI.

2.39. Si bien es cierto el jerarca y los titulares subordinados son los responsables del establecimiento y adecuado funcionamiento del SEVRI y les corresponde constituirse en parte activa del proceso que al efecto se instaure; el Área de Control Interno y Valoración de Riesgos es el órgano designado para contribuir con ellos en el acometimiento de sus responsabilidades, obligado a cumplir un rol importante de liderar, coordinar y colaborar con las autoridades institucionales en este proceso, así como de dar seguimiento también al Sistema de Valoración de Riesgos y asesoría a las unidades organizacionales.



2.40. La inacción de la administración en la actualización de los riesgos institucionales por varios períodos, conforme lo establece la normativa, le impide a la Administración detectar oportunamente aquellos controles establecidos con base en riesgos, que han perdido vigencia e implantar los que sean necesarios frente a la dinámica institucional, lo que no coadyuva al fortalecimiento del sistema de control interno institucional. Esto es así, porque las medidas de administración de riesgos determinadas mediante la del SEVRI son la base para el establecimiento de las actividades de control, pues éstas tienen entre sus características la de responder al riesgo. Asimismo, la demora o suspensión señalada limita la retroalimentación del proceso de planificación, ya que los resultados de la valoración de riesgos aportan elementos para que el jerarca y los titulares subordinados estén en capacidad de revisar, evaluar y ajustar periódicamente los enunciados y supuestos que sustentan los procesos de planificación estratégica y operativa institucional, para determinar su validez ante la dinámica del entorno y de los riesgos internos y externos, tal como lo establece el numeral 3.3 de las Normas de control interno para el Sector Público.

2.41. Además, la postergación de la revisión de riesgos, no permite dar seguimiento al menos al nivel de riesgo, los factores de riesgo, el grado de ejecución de las medidas para la administración de riesgos y la eficacia y la eficiencia de las medidas para la administración de riesgos ejecutadas y, por lo tanto, no se genera información para ajustar de forma continua dichas medidas y evaluar y ajustar los objetivos y metas institucionales. Se deduce de lo anterior también un incumplimiento de la normativa legal y técnica.

2.42. La importancia de valorar los riesgos anualmente radica en que los riesgos son cambiantes, por eso se estima necesario tener en operación el SEVRI y ejecutar sus 7 actividades, con el fin de determinar medidas para gestionar los riesgos relevantes y sus eventuales impactos; además, se requiere que los participantes en el proceso de valoración de riesgos documenten lo actuado y sus resultados, y que lo comuniquen oportunamente a quienes corresponda, según lo señala el cuestionario del IGI.

2.43. En cuanto a la evaluación anual de control interno institucional que por ley está obligada la administración activa a realizar, se comprobó que para el año 2018, no se formuló y aportó un plan de mejora institucional con base en los resultados de esta evaluación, que esté debidamente aprobado por el jerarca, incorpore las oportunidades de mejora identificadas, las acciones programadas para acometerlas, los responsables de la implementación y plazos para su cumplimiento, a efecto de corregir o subsanar las debilidades o inconformidades detectadas, en temas como los destacados en la tabla N°2.

Para que el seguimiento del sistema de control interno sea efectivo es necesario complementar el ejercicio de autoevaluación anual, con la aplicación del deber del jerarca y los titulares subordinados de implantar los resultados en este caso de la evaluación efectuada por la administración activa, en procura de perfeccionar el sistema de control interno y corregir eventuales desvíos que alejen a la organización del cumplimiento de objetivos.

2.45. La formulación del plan de mejora y su implementación se constituye en un instrumento esencial para el seguimiento del SCI y aseguramiento de la implantación de las mejoras que fortalezcan el sistema de control interno. A ese plan debe dársele seguimiento para garantizar que se cumpla.



2.46. Sobre la responsabilidad del seguimiento del SCI, la LGCI establece en el artículo 10, la

responsabilidad que poseen el jerarca y los titulares subordinados sobre el establecimiento, mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación del sistema de control interno institucional, así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

2.47. El jerarca y los titulares subordinados se apoyan en el Área de Control Interno y

Valoración de Riesgos del Departamento de Desarrollo Institucional, para descargar responsabilidades.

2.48. Corresponde a esa dependencia brindar seguimiento al Sistema de Control Interno y como parte de este conducir y coordinar la autoevaluación anual del sistema de control interno y promover la formulación del plan de mejora pertinente; así como dar asesoría a los órganos en materia de control interno, en atención a sus funciones establecidas en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa.

2.49. La situación descrita respecto a la no existencia del plan de mejora de la autoevaluación 2018, como instrumento útil para el seguimiento, no es congruente con lo señalado en el artículo 17 incisos b) y c) de la LGCI, que establece como deber de la administración activa realizar, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable, mediante la implementación de los resultados de las evaluaciones, así como en el artículo 10 de la Ley General de Control Interno y los numerales 6.1, 6.2 y 6.4, respecto a la responsabilidad del mejoramiento y la realización de las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

2.50. La omisión de formular un plan de mejora con base en los resultados de la autoevaluación anual del sistema de control interno obedece a que no se formuló y estableció una estrategia de seguimiento completa del sistema de control interno.

2.51. Lo anterior conlleva el riesgo de que se retarde el cumplimiento o del todo no se ejecuten algunas acciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno y de un eventual incumplimiento normativo.

2.52. Además, a pesar de que la Auditoría Interna remitió información para acreditar ante la Contraloría, que efectivamente la máxima autoridad de la Asamblea es informada por lo menos una vez al año, sobre las disposiciones y recomendaciones giradas a la Asamblea por el órgano contralor16, se comprobó que esta no fue incorporada por el encargado del IGI y responsable del factor “Control Interno”, en el expediente que debía revalorar la Contraloría para contrarrestar la calificación negativa que en este tema se había obtenido inicialmente.

2.53. Por otra parte, en el factor de “Servicio al usuario” se identifica que se obtiene la calificación más baja, tan solo 23.1 de los 100 puntos posibles en la evaluación del IGI 2018, lo que refleja la existencia de una importante lista de temas pendientes de atender en la gestión institucional los cuales se detallan en el anexo N°1. Destacan entre ellos los siguientes:

Garantizar la aceptación de documentos firmados digitalmente.



b) Establecer el marco para la atención de denuncias y de las obligaciones asociadas al derecho de petición.

c) Efectuar evaluaciones periódicas de la satisfacción de los usuarios.

d) Verificación del cumplimiento de las regulaciones vigentes en materia de simplificación de trámites y la generación de planes tendentes a mejorar los temas evaluados.

2.54. Así también en el factor “Contratación Administrativa”, se evidencia algunos de los principales temas en que la Administración requiere implementar acciones o aportar prueba al respecto de su cumplimiento, tales como:

a) Regulaciones internas para estimar y estandarizar el tiempo que podría requerir un funcionario o equipo en la realización de las diferentes actividades relacionadas con el proceso de contratación administrativa.

b) Inclusión en la normativa interna o procedimientos escritos relacionados con el proceso de admisibilidad de ofertas de una definición de límites máximos y mínimos de los precios aceptables para los bienes y servicios que adquirirá, derivados del estudio de razonabilidad de precios.

c) Incorporación de regulaciones específicas sobre reajuste de precios en la

normativa interna y/o procedimientos escritos sobre contratación administrativa.

2.55. Acerca de la relación de los factores evaluados con los criterios de Eficiencia, Transparencia y Prevención de la corrupción, se observa en la tabla N°3, que a nivel general las principales debilidades de la gestión están asociadas a la eficiencia de la institución; en 7 de los ocho factores evaluados, las calificaciones obtenidas no superan los 50 puntos de los 100 posibles.

2.56. Así también en cuanto al criterio de “transparencia” se observa resultados de 25 puntos en materia de Contratación Administrativa y Servicio al Usuario. En cuanto a la prevención los factores con menores calificaciones fueron Financiero Contable y Servicio a Usuario.

2.57. Tal como se ilustra en la tabla N°4, son 45 los temas evaluados que finalmente mantuvieron calificación negativa en la evaluación IGI 2018, estos se muestran clasificados por factor de evaluación y criterios de Eficiencia, Transparencia y Prevención de la corrupción. Los mismos se detallan en el anexo N° 1 de este documento para mayor abundamiento. Del análisis se desprende que 49% de estos temas están asociados a la eficiencia de la gestión

2.58. La determinación de 45 prácticas que no fue posible acreditar que se cumplieran contraviene lo dispuesto en los numerales 4.1, 4.2 y 4.5 de las Normas de control interno para el Sector Público, referidos a que la Administración debe contar con actividades de control pertinentes, congruentes con los riesgos que se pretende administrar, con el propósito de contribuir a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI, orientar la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional y coadyuvar al logro de los objetivos institucionales; así como afecta la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, a quienes corresponde, en el ámbito de sus



competencias, establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento, según lo dispone el artículo 10 de la Ley General de Control Interno y el numeral 1.4 de las Normas precitadas.

2.59. La falta de adecuados mecanismos de supervisión y seguimiento continuo sobre los temas comentados inciden de forma negativa en la gestión institucional, en consecuencia coadyuvan a que los resultados revelen vulnerabilidades en el cumplimiento de los aspectos formales que debe cumplir la institución de acuerdo con el marco normativo que la rige, específicamente en los ocho procesos institucionales calificados y los tres grandes objetivos definidos: la eficiencia, la transparencia y la prevención de la corrupción, lo cual afecta de una u otra forma su capacidad de gestionar lo público respecto de cada uno de esos tres grandes orientadores establecidos.

3. Conclusiones

3.1. El índice de Gestión Institucional 2018 muestra el grado de cumplimiento de la Gestión en cada uno de los ocho factores considerados. La identificación de seis factores con calificaciones inferiores a 70 es indicativo de oportunidades de mejora en la capacidad de gestión de la Asamblea Legislativa de acuerdo con lo establecido en el marco jurídico, técnico y sanas prácticas.

3.2. La gestión efectuada resulta insuficiente para acreditar por medio de información idónea el cumplimiento de una parte importante de los criterios evaluados en el IGI. Se hace manifiesta la necesidad de implementar acciones inmediatas en los temas evaluados en que los resultados revelan carencias en la gestión institucional y en la forma en que se documenta la gestión institucional.

3.3. La calidad de la información es una variable que afecta directamente la rendición de

cuentas sobre el desempeño institucional e indirectamente la eficacia y eficiencia de la gestión, lo cual se ve reflejado en el resultado obtenido en el IGI. Al respecto, identificar, capturar y contar con información relevante, procesada y comunicada oportunamente, por medio de canales correctos, facilitará responder en forma efectiva y disminuirá el riesgo institucional de no reportar la gestión real efectuada por la administración. Es importante recordar, en virtud del marco de responsabilidad indicado en la LGCI, que la administración debe enfatizar la responsabilidad del personal frente a la información que procesa y que es remitida a otras instancias.

3.4. Conviene mencionar la importancia de establecer procedimientos y mecanismos de

planificación y control interno para brindar garantía razonable de la información básica del soporte documental que justifique y ampare las acciones de la administración, dado que los resultados revelan importantes debilidades. A su vez orientar las acciones al perfeccionamiento del sistema de control interno con el fin de corregir eventuales desvíos que alejen a la organización del cumplimiento de objetivos.

3.5. Así también es preciso resaltar la importancia de la gestión de riesgos, tema primordial en el quehacer institucional, al permitir de una forma sistemática, objetiva y mensurable la identificación, análisis, evaluación, administración, revisión, documentación y comunicación de los riesgos institucionales, que en caso de materializarse tendrían



consecuencias desfavorables en el cumplimiento de los objetivos de la entidad y que requiere a la Administración Activa asumirla, darle seguimiento y hacerla efectiva como un proceso activo, permanente y continuo, cuyas actividades se ejecutan de manera constante, en procura del funcionamiento adecuado del SEVRI y el cumplimiento del ordenamiento normativo que lo exige.

3.6. La ausencia de un plan de mejora institucional con base en los resultados de la autoevaluación anual de control interno 2018, no coadyuva al apropiado seguimiento del sistema de control interno y aseguramiento de la implantación de las mejoras que fortalezcan ese sistema.

3.7. El reto para la administración consiste en asumir la responsabilidad de retomar las respuestas cuyos resultados fueron negativos en la evaluación del IGI, para implementar las acciones requeridas y orientar los esfuerzos hacia la mejora continua, dotando los recursos necesarios en procura de obtener resultados satisfactorios en los diversos factores que se evalúan con este Índice.

3.8. La Auditoría advierte a los órganos de la administración activa sobre las posibles consecuencias de la inacción u omisiones determinadas, en el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico, o bien cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable, lo que podría generar responsabilidades administrativas, en coherencia con lo que establece el artículo 39 de la Ley General de Control Interno.

4. Recomendaciones

Con el propósito de coadyuvar en el fortalecimiento de los procesos institucionales de dirección o gobierno, gestión de riesgos y control interno, la Auditoría Interna emite las siguientes recomendaciones:

AL DIRECTORIO LEGISLATIVO

4.1. Girar instrucciones a la Dirección Ejecutiva con el propósito de que adopte las acciones que sean pertinentes para implementar las recomendaciones dirigidas a esa instancia administrativa, incluidas en este informe. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación se solicita a la Dirección Ejecutiva remitir un oficio a la Auditoría Interna, en el que se comunique lo dispuesto por el Directorio Legislativo. Dicha remisión deberá efectuarse en un lapso no mayor de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se adopte el respectivo acuerdo. (Ver párrafos del 2.1 al 2.58).

AL LIC ANTONIO AYALES ESNA EN SU CALIDAD DE DIRECTOR EJECUTIVO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO

4.2. Elaborar y ejecutar en coordinación con las correspondientes Direcciones que participan como administración activa en la conformación del expediente IGI y, con la participación del enlace definido para elaborar este índice, la estrategia de mejora para subsanar las debilidades o inconformidades determinadas y corregir eventuales desvíos que alejen a la organización del cumplimiento de objetivos, a partir de la evaluación de la gestión institucional 2018, que contemple al menos la programación de acciones específicas para acometerlas, los funcionarios responsables



de la implementación asociados a los diferentes factores en que se mostraron temas con incumplimiento. Además, considere los componentes críticos de éxito, recursos necesarios, metas y plazos para su cumplimiento.

Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación el Director Ejecutivo deberá remitir a la Auditoría Interna, a más tardar el 30 de setiembre de 2019, un oficio en el que haga constar la elaboración de la estrategia, y una certificación de su implementación al 18 de diciembre de 2020. (Ver párrafos del 2.1 al 2.59).

4.3. Instruir al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional a fin de que elabore e implemente, procedimientos y mecanismos de planificación y control interno, para que la información básica del soporte documental del expediente del IGI que cada año se conforme, sea suficiente, competente y pertinente, para minimizar el riesgo de ocurrencia de errores subyacentes ante la falta de esta información fundamental para acreditar la gestión institucional asociada a la Evaluación del IGI, en cumplimiento de los numerales 1.2 b), 4.1, 4.2, 4.4, 5.6.1 y 5.6.3 de las Normas de control interno para el Sector Público.

Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, el Director Ejecutivo deberá remitir a esta Auditoría Interna a más tardar el 13 de setiembre de 2019 un oficio donde se haga constar la instrucción al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, para la elaboración de los procedimientos y mecanismos de planificación y control interno solicitados; al 30 de octubre de 2019 un oficio en el cual conste que fueron definidos y aprobados por la autoridad competente y al 15 de enero de 2020 un oficio en que se acredite la implementación solicitada. (Ver párrafos del 2.1 al 2.25)

4.4. Girar instrucciones al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional para que mantenga como práctica permanente el conducir el proceso de valoración de riesgos institucional al menos una vez al año, así como dirigir el mantenimiento y perfeccionamiento del SEVRI de manera continua, mediante un apropiado seguimiento, a fin de contribuir con el jerarca y titulares subordinados a que se cumpla con lo dispuesto en los artículos 14, 18 y 19 de la Ley de General de Control Interno, los numerales 3.1, 3.2 y 3.3 de las Normas de Control Interno para el Sector Público y 2.6, 2.7, 4.1 a 4.8 de las Directrices generales para el establecimiento y funcionamiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional; además de acatar sus responsabilidades establecidas en las funciones de esa dependencia, la política de valoración de riesgos y los numerales 2.4.3.1.8, 2.6.10 y 2.6.12 del Marco orientador y actualización de la metodología para la administración y evaluación del riesgo de la Asamblea Legislativa.

Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, se solicita remitir un oficio a la Auditoría Interna, en el que se comunique la instrucción señalada al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, en un lapso no mayor de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha en que se adopte el acuerdo del Directorio Legislativo, a que se refiere la recomendación 4.1 de este informe. (Ver párrafos del 2.29 al 2.42).

4.5. Formular y ejecutar en coordinación con las correspondientes direcciones administrativas a quienes se le giran las recomendaciones resultantes de la autoevaluación de control interno y, con la participación del Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, una estrategia para que cada año se complemente la autoevaluación con un plan de mejora institucional, aprobado por el jerarca, que incorpore al menos las recomendaciones emitidas, las acciones específicas programadas para acometerlas, los funcionarios responsables de su implementación y los plazos para su cumplimiento, considerando los recursos institucionales disponibles, así como proporcionarle debido seguimiento, todo con el fin de corregir las debilidades detectadas, fortalecer el sistema de control interno y coadyuvar a asegurar el cumplimiento de los artículos 10 y 17 de la



Ley General de Control Interno y los numerales 6.1, 6.2 y 6.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público. Además, instruir al Departamento de Desarrollo Estratégico Institucional, para que le dé debido seguimiento al cumplimiento de la estrategia solicitada y presente informes de avance a la Dirección Ejecutiva y al Directorio Legislativo con la periodicidad que se defina en cada caso, en observancia de las funciones del Área de Control Interno y Valoración de Riesgos, descritas en el Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa y en los mismos numerales precitados.

Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación, el Director Ejecutivo deberá remitir a la Auditoría Interna a más tardar el 30 de setiembre de 2019, un oficio en el que haga constar que se formuló y aprobó la estrategia y se instruyó al responsable para el correspondiente seguimiento de la estrategia y la presentación de informes de avance. Además, deberá remitir una certificación de su implementación al 31 de agosto de 2020. (Ver párrafos del 2.43 al 2.51).

En virtud de la importancia de implementar las recomendaciones contenidas en el presente informe de la Auditoría Interna, se considera conveniente recordar a la administración lo dispuesto en los artículos 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, sobre el trámite y los plazos que deben observarse para la atención de las recomendaciones y el párrafo primero del artículo 39 de esa misma Ley, sobre posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

Para tales fines se transcriben los enunciados de los artículos precitados:

“Artículo 37. — Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente.

Artículo 38.— Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas.

La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428, de 7 de setiembre de 1994.

Artículo 39. — El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.

Esta Auditoría Interna se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la implementación de las recomendaciones emitidas en este informe.

SE ACUERDA: Tomar las siguientes disposiciones:

1. Avalar la recomendación planteada por la Auditoría Interna, mediante informe AL-AUIN-INF-0007-2019, denominado “Informe de auditoría de carácter especial sobre el proceso de conformación del



expediente que sustenta los resultados del Índice de Gestión Institucional de la Asamblea Legislativa y las acciones pendientes de acreditar” y, en consecuencia se instruye al Director Ejecutivo para que adopte las acciones que sean pertinentes para implementar las recomendaciones dirigidas a esa instancia administrativa, incluidas en este informe.

Asimismo, se solicita a esa dependencia remitir un oficio a la Auditoría Interna, en el que se le informe del presente acuerdo.

2. Solicitar al Departamento de Asesoría Legal que realice una

investigación preliminar a fin de establecer los eventuales responsables de que la Asamblea Legislativa descendiera en el Índice de Gestión Institucional.

En dicha investigación se deberá realizar una revisión de los procedimientos, y establecer los eventuales responsables de entregar la información sin haber sido previamente revisada. -755, 756-

ARTÍCULO 19.- Se conoce oficio AL-AUIN-OFI-0121-2019, con fecha 20 de agosto del 2019, suscrito por el señor Avelino Álvarez Vega, Auditor Interno, mediante el cual plantea un requerimiento de espacio físico para las oficinas de esa Unidad de Control, apropiado y congruente con la función orgánica conferida por ley.

La Auditoría Interna remite a la Primera Secretaría el presente documento, agradeciéndole su colaboración con el propósito de que se someta a conocimiento del Directorio Legislativo, a efecto de que disponga las previsiones que considere pertinentes, con el fin de dotar a este órgano asesor de un espacio físico apropiado y congruente con la función orgánica que le confiere la Ley, para lo cual se permite exponer las siguientes consideraciones

I. DEPENDENCIA ORGÁNICA DE LA AUDITORÍA INTERNA AL DIRECTORIO LEGISLATIVO

El Manual de Funciones y Estructura de la Organización Técnico-Administrativa de la Asamblea Legislativa, dispone que la Auditoría Interna es un órgano asesor adscrito al Directorio Legislativo y le asigna en la estructura organizacional aprobada (Anexo 1 de este documento), una línea de dependencia jerárquica directa respecto de esa instancia superior institucional, relación que resulta coherente con lo previsto en la Ley General de Control Interno N° 8292.

La citada ley instituye a los entes del Sector Público, la obligación de disponer de sistemas de control interno, entendidos éstos como la serie de acciones ejecutadas por la Administración Activa3, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los objetivos institucionales relacionados con la protección y conservación del patrimonio público; confiabilidad y oportunidad de la información; eficiencia y eficacia de las operaciones y, el cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico.

En el artículo 9, la referida normativa legal identifica a la Administración Activa y Auditoría Interna como los componentes orgánicos de los sistemas de control interno, estableciéndoles en los



numerales siguientes, responsabilidades y funciones que resultan distintas entre sí pero complementarias para alcanzar los fines organizacionales.

También establece, en los artículos 24 y 25, previsiones para lograr el equilibrio entre ambos componentes del sistema de control interno, a fin de que éstos desarrollen sus competencias en forma apropiada, para lo cual otorga a la Auditoría Interna una posición relevante en el modelo de organización al supeditar la dependencia orgánica del auditor y Subauditor internos al máximo jerarca institucional, estrictamente para los asuntos administrativos; asimismo, confiere al órgano fiscalizador la potestad de ejercer sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto del jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

El tema de la especial vinculación de las auditorías internas respecto del jerarca institucional, ha sido abordado por la Contraloría General de la República, la cual ha señalado que dicha condición es conceptualizada para fortalecer la función del órgano fiscalizador, de modo que se permita y facilite su relación con instancias de alto nivel, a fin de asegurar el apoyo y la cooperación necesarios para el ejercicio efectivo de las actividades de control; en ese sentido, también ha indicado el órgano contralor que:

“… la Auditoría Interna se encuentra investida de ciertas condiciones particulares que el ordenamiento jurídico le ha dado y que le permiten un trato diferenciado con respecto a otras unidades administrativas dentro de la institución en que se ubica. Además su dependencia es directa en relación con la jerarquía del órgano u (sic) ente, es un colaborador de la administración activa para el alcance de los objetivos institucionales mediante la evaluación de esa actividad administrativa con un enfoque de mejora, de administración de riesgos y de control, con orientación hacia el cumplimiento del ordenamiento técnico y jurídico que corresponda, siempre sustentada y fortalecida con los principios de independencia y objetividad otorgados a dicha Auditoría Interna para la ejecución de sus competencias.” (Oficio de la CGR N° 08766 / DFOE-IFR-0238 del 19 de junio de 2015)

La posición que ostenta la Auditoría Interna en la estructura organizacional de la Asamblea Legislativa responde a esa condición fundamental prevista en la Ley, para que el órgano fiscalizador pueda cumplir con sus competencias, libre de injerencias y restricciones que eventualmente comprometan su independencia funcional y de criterio y, en consecuencia, el cumplimiento de sus fines.

Además, es concordante con lo dispuesto en los numerales 1110 y 1110-1 “Independencia dentro de la organización” de las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, que se refieren a la posición organizacional que las auditorías internas deben ocupar dentro de una organización, señalando que ésta debe ser lo suficientemente relevante para promover la independencia y garantizar una amplia cobertura de la auditoría, así como la adecuada consideración de las comunicaciones del trabajo y de las acciones apropiadas sobre las recomendaciones efectuadas, de modo tal que el órgano fiscalizador cuente con la autoridad necesaria para cumplir con sus responsabilidades libre de interferencias.

II. RESPONSABILIDAD POR LA ASIGNACIÓN DE RECURSOS A LAS AUDITORÍAS INTERNAS

El artículo 10 de la LGCI dispone que el jerarca y los titulares subordinados serán los responsables de establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional, del cual las auditorías internas constituyen un componente orgánico. Entre los requisitos fundamentales para el funcionamiento del referido sistema, se encuentra la asignación de recursos necesarios y suficientes a las auditorías internas, condición que, según ha indicado el órgano contralor, debe



verse como una previsión legal para que éstas puedan cumplir con sus competencias, por cuanto les permite ejercer con la debida oportunidad, cobertura y disponibilidad, la actividad fiscalizadora.

La precitada normativa legal contempla dicha previsión al referirse en su artículo 27 al deber del jerarca y de los titulares subordinados de asignar los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros, necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.

III. UBICACIÓN FÍSICA DE LAS OFICINAS DE LA AUDITORÍA INTERNA

La Auditoría Interna de la Asamblea Legislativa se constituyó en el año 1983, fecha a partir de la cual se iniciaron los esfuerzos por conformar el equipo de trabajo y espacio físico apropiado para la instancia fiscalizadora, conceptualizada desde ese momento en la estructura organizacional, como un órgano asesor de alto nivel del jerarca.

6 Día en que empezó a regir el nombramiento de la persona que se desempeñaría como primer Auditor Interno de la institución, según se consignó en el acuerdo del Artículo 1 de la sesión del Directorio Legislativo N°025 del 29 de setiembre de 1983. El primer reglamento sobre la organización y el funcionamiento de la Auditoría se aprobó en la sesión del Directorio Legislativo N° 037 del 24 de febrero de 1988.

En esa oportunidad, tomando en cuenta la distribución física de la Asamblea Legislativa en diversos edificios, la Administración adoptó las previsiones para dotar de oficinas a la Auditoría Interna, en un espacio físico ubicado relativamente cerca del Directorio Legislativo, circunstancia que se mantuvo por muchos años.

No obstante, en el año 2010, dando prioridad a las necesidades de los legisladores de ese período y como una de las últimas dependencias en ser movilizada, porque en principio las decisiones estaban orientadas a que no se reubicara a la Auditoria Interna; finalmente fue trasladada al área del sótano del edificio denominado Oficentro Los Yoses, localizado a más de un kilómetro de distancia de las oficinas centrales y del jerarca institucional -incluso prescindiendo por un lapso del mobiliario apropiado para el desempeño de sus funciones.

Actualmente, las instalaciones en que se encuentran las oficinas de la Auditoría Interna afectan desfavorablemente el desempeño de sus funciones, ya que no reúnen las condiciones idóneas, entre otras, por las siguientes razones:



La Dirección de la Auditoría Interna y sus áreas Operativa, Financiera, de Tecnologías de Información y Especial y de Servicios Preventivos, han debido distribuirse separadamente en dos recintos independientes, lo que resulta desfavorable para la integración del personal y va en detrimento de la eficiencia; El edificio presenta condiciones sonoras, provenientes tanto de agentes externos como internos, que influyen en forma negativa en la labor que desempeña el personal y en el resguardo y garantía de la confidencialidad de la información que se maneja en la unidad, característica fundamental durante el desarrollo de los servicios de auditoría; Con regularidad se presentan problemas con el fluido eléctrico y la conectividad a la red. El personal y la documentación están permanentemente expuestos a la humedad que, junto a la interrupción en ocasiones de los servicios de agua, afectan las necesidades básicas de los funcionarios y su salud; Además, en oportunidades se perciben malos olores provenientes de la red de aguas sanitarias y las tuberías de desagüe, que afectan con mayor intensidad al personal de la Auditoría Interna, dada la ubicación de las oficinas de este órgano asesor en el sótano del edificio, espacio que normalmente no es diseñado para albergar oficinas y mantener personas durante muchas horas, sino para disponer otras facilidades como bodegas o parqueos. En adición a las restricciones comentadas, debe indicarse que la disposición geográfica de la Auditoría Interna, que no guarda congruencia con la posición que ostenta en la estructura organizacional, obstaculiza la fluidez de la comunicación e interrelaciones que deben tener las auditorías internas a todo nivel de la institución, cómo órgano asesor del Directorio Legislativo y, afecta la eficiencia de la labor auditora, situación que además podría generar una percepción negativa sobre la labor realizada y afectar negativamente la motivación del personal.

Esa ubicación física de la Auditoría disgregada del jerarca, podría tener una incidencia desfavorable en su imagen y en la forma en que las instancias auditadas conceptualizan y visualizan la gestión de este órgano fiscalizador, traduciéndose en un riesgo de subestimación del resultado de la labor que desarrolla como coadyuvante del jerarca institucional y de la Administración Activa; riesgo que, a nuestro criterio, se ha visto materializado en situaciones presentes, entre otros aspectos, en la falta de oportunidad de la entrega de información, respuesta de requerimientos y en la atención de las recomendaciones emitidas.

Lo señalado, debilita la actividad de control y fiscalización de la Auditoría Interna y en consecuencia, propicia el menoscabo del sistema de control interno y de la fiscalización de la Hacienda Pública; de ahí la importancia de que, desde la instancia superior, se adopten las decisiones necesarias para que se consideren las condiciones particulares que el marco legal le otorga a la Auditoría Interna, de manera que su espacio laboral le permita y facilite una interrelación eficiente y oportuna con los órganos de alto nivel y sea visualizada conforme las potestades y competencias que le confiere el ordenamiento jurídico, situación que contribuye a su posicionamiento en la entidad, al fortalecimiento del impacto e influencia de su labor en la organización y refuerza el apoyo a su gestión y al nivel que tiene, en favorecimiento del sistema de control interno institucional.

Según pudo evidenciar esta Auditoría Interna, en otras instituciones públicas las unidades auditoras dependen orgánicamente del máximo jerarca y, consecuentemente con la posición que ocupan en la estructura organizativa, sus oficinas se encuentran ubicadas a mínima distancia de este.



En razón de lo expuesto y considerando el avance en el proceso de construcción del nuevo edificio parlamentario que albergará, entre otras dependencias, al máximo jerarca institucional al cual se encuentra adscrita esta unidad fiscalizadora, la Auditoría Interna estima pertinente requerir a esa instancia superior institucional que se le tome en cuenta en la distribución y designación de las oficinas que se dispongan en las instalaciones de la nueva sede legislativa, garantizándole de esta forma un espacio físico apropiado y congruente con la función orgánica que le confiere la Ley General de Control Interno; además apreciará que se le comunique lo que esa instancia disponga acerca de lo solicitado.

SE ACUERDA: A fin de que dé respuesta a la solicitud planteada, trasladar a la Administración, copia del oficio AL-AUIN-OFI-0121-2019, con fecha 20 de agosto del 2019, suscrito por el señor Avelino Álvarez Vega, Auditor Interno, mediante el cual plantea un requerimiento de espacio físico para las oficinas de esa Unidad de Control. resuelto

Se levanta la sesión a las 12:20 m.d.



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