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12 Consejos para organizar un evento de empresaTe explicamos todo lo que debes tener en cuenta para que tu evento de empresa sea un xito.

12Consejosparaorganizaruneventodeempresa 2

Tabladecontenidos

1.Paraqusirveuneventocorporativoycmoorganizarlosatisfactoriamente

2.Lasventajasdeloseventosdeempresa

3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos

4.Beneficiosyventajasdeunplanteamientoptimodelosobjetivos

5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades

6.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(I)

7.Elcontenidodelevento.Configuracinyrecursos(II)

8.Losnuevosformatosdeeventos

9.Lacomunicacinpreviaalevento

10.Lacomunicacinpostevento

11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos

12.Perspectivas,oportunidadesyaspectosdemejoraenloseventoscorporativos

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1. Para qu sirve un evento de empresa y cmo

organizarlosatisfactoriamente

Con una facturacin anual superior a los 5.000 millones de euros y un porcentaje

de penetracin en el total del sector turstico de ms cercano al 12%, la

organizacin de eventos en Espaa se ha convertido en un sector econmico

potentsimo, con unas perspectivas de crecimiento, a pesar de las crisis, realmente

envidiables. Prcticamente todas las empresas y compaas aspiran a organizar

uno o varios eventos anuales de calidad e impactantes, invirtiendo para ello mucho

esfuerzo y dinero. Pero por qu son tan importantes los eventos?, cules son

sus ventajas? cmo hay que organizarlos? A continuacin, ofrecemos las

respuestasaestasyotraspreguntas.

Paraqusirveprincipalmenteunevento?

Independientemente de la forma que adopten: congreso, jornada, meeting, etc., los eventos o reuniones de empresas son instrumentos de comunicacin muy potentes y eficaces. Su principal utilidad es establecer, potenciar e intensificar los contactos personales, tanto externo como internos. Es lo que se conoce como networking.

El networking es un elemento clave en cualquier estrategia de crecimiento o desarrollo de una empresa, puesto que permite, entre otras cosas, obtener reconocimiento y protagonismoenelsector,aumentarventasyexplorarnuevaslneasdenegocio.

Otrasventajasadicionales

Adems de para posibilitar y potenciar las relaciones cara a cara (face to face), los eventosdeempresatienenotraseriedeventajascomo:

Mejorarelambientelaboralyfomentarlasrelacionesentrelosempleadosdeunamismaempresa.

Generarydifundircontenidocorporativo. Potenciarlosnegociosylasventas. Premiarlogrosyreconocerxitos



Cmoorganizaradecuadamenteunevento

Aunque a priori pueda parecer sencillo, lo cierto es que organizar eficazmente un evento no es una tarea sencilla. Para considerar un evento como exitoso, este debe servir para generar contactos de valor y lograr otros objetivos como: aumentar ventas, generar contenidos con valor aadido y ofrecer una imagen positiva de la empresa organizadora.

Otra cuestin bsica es controlar los gastos y adecuar el presupuesto correctamente con elobjetivodelograrunaretornopositivodelainversin.

Principalestrucosyestrategias

A continuacin, citamos los que, a nuestro parecer, son las estrategias y trucos ms adecuadosparalograrelxitoenlaorganizacindecualquiertipodeevento.

1.Definirlosobjetivosadecuadamente

Detallar los objetivos del evento de la forma ms pormenorizada posible, de manera que se puedan medir cualitativa y/o cuantitativamente es fundamental para que, posteriormente, el desarrollo del acto sea sencillo, fluido y adecuado al mensajequesequiereofrecer.

2.Priorizarelcontenidosobreelcontinente

Por encima del lugar y el escenario donde se realice (lo que se conoce como continente), lo verdaderamente importante de un evento son los temas que se tratenylaformadeexponerlos,esdecir,elcontenido.

Un buen contenido nos servir para lograr y mantener contactos de calidad y alcanzarunaverdaderarentabilidadyeficacia.

3.Utilizarlatecnologa

Hoy en da la tecnologa aplicada a eventos est muy desarrollada y se pueden conseguir uno resultados, tanto de creacin y difusin de contenidos como estticosrealmenteespectaculares.

Las posibilidades son ilimitadas y en constante evolucin: videos tridimensionales, videoconferencias en alta calidad, clases on line, mapping, etc. Estas tcnicas abre un gran espectro de propuestas originales e imaginativas y



nuevosformatos.

4.Mantenerunflujodecomunicacin

No solo es importante el evento en s, sino que hay que generar un flujo de comunicacin constantes, que hoy en da es muy fcil gracias a las redes sociales, para alargar al mximo la experiencia y mantener un nexo de unin con clientes y colegas.

5.Administraradecuadamentelosgastos

Ceirse al presupuesto es, y mucho ms en tiempos de crisis y recortes, no solamente una cuestin deseable, sino una autntica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todas las cuestiones y factores, utilizar algn software especficos y, en ciertos casos, recurrir a asesoramiento externo.

6.Aadirunplusdeoriginalidad

Con el objeto de llamar la atencin, mejorar la experiencia de los asistentes y dejar huella en la memoria de los asistentes, hay que aportar un plus de originalidad y decantarse por opciones que se salgan un poco de los planteamientos estandarizados o demasiado vistos.

7.Recurriraempresasespecializadas.

La complejidad de determinados eventos hace muy conveniente y recomendable recurrir a empresas especializadas en su organizacin. De esta forma, se gana en calidad, originalidad, control del presupuesto final y optimizacin de recursos.

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Una forma muy efectiva de conectar con la audiencia y llamar su

atencin es la contratacin de recursos humanos externos: ponentes

de prestigio, presentadores, speakers y hasta humoristas o actores

A lo largo de los diversos captulos de este eBook se desarrollan estos y otros aspectos relacionados con la organizacin de eventos, con un enfoque eminentemente prctico y poniendo el acento en las claves y trucos para definir y conseguir objetivos, plantear estrategias, elegir las tcnicas adecuadas y lograr rentabilidad.

2.Lasventajasdeloseventosdeempresa

Se calcula que, nicamente en Espaa, la organizacin de eventos de empresas

genera un volumen de negocio de aproximadamente 5.000 millones de euros. Esta

considerable cifra se justifica por la gran importancia de estas actividades para

fomentar y fortalecer relaciones interpersonales, fidelizar y, en definitiva, cerrar

ventasyhacernegocios.

Ventajasdeloseventoscorporativos

El concepto de evento corporativo engloba desde reuniones a cenas de empresa, pasando por meetings, conferencias, congresos, simposiums y hasta actividades ldicas para los empleados.

Sea cual sea su forma o tipologa, este tipo de actos ocupan un lugar muy importante en las estrategias de comunicacin de las empresas por las ventajas que enumeramos a continuacin:

1) Los eventos, reuniones y otros actos son instrumentos de comunicacin muy eficacestantoanivelinternocomoexterno.

Esto significa que son muy positivos tanto para dar a conocer los productos o servicios de la empresa a clientes reales y potenciales y a otras compaas del sector, como para poner en marcha campaas de informacin internas y estrechar lazos entre los propios empleados.



2)Posibilitanyfomentanlasrelacionesinterpersonales

Los eventos de empresa son una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos o networking, conociendo en persona a clientes, colegas y otros profesionales.

3)Mejoranlamotivacinyelclimalaboral

Pocas actividades pueden ser ms efectivas para motivar a los empleados y ayudarles a recuperar fuerzas o a combatir el estrs provocado por la rutina laboral diaria que, por ejemplo, un congreso o meeting donde se combine ocio y trabajo en un destino atractivo.

Otra variante puede ser la organizacin de una actividad ldica, como un campeonato de paintball o una jornada gastronmica, donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de estrechar lazos, limar asperezas y conocerse en la esfera personal y no solo en la laboral. Las posibilidades son infinitas.

4)Sirvenparapremiarlogrosoreconocerxitos

La organizacin de una cena especial o una fiesta puede ser el contexto ideal para reconocer, agradecer y festejar en grupo determinados logros y objetivos alcanzados por un profesional, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.



5)Potencianlosnegociosylaventa

Desde un punto de vista cuantitativo, el beneficio principal de los eventos es que permiten, por la intensidad de los contactos que se consiguen y por su efecto promocional, aumentar ventas y hacer negocios.

Pese al auge de las nuevas tecnologas y el entorno virtual, el

face to face contina siendo uno de los mtodos ms eficaces para

conseguir nuevos clientes y cerrar acuerdos comerciales

Organizar un evento rentable y eficaz no es una tarea fcil, puesto que hay que considerar e interrelacionar factores muy diversos: cuestiones tcnicas y de recursos humanos, adecuacin al presupuesto, definicin de objetivos, etc. En los prximos captulos, vamos a exponer una serie de consejos, eminentementes prcticos, a tener muyencuentaenlaorganizacindeestetipodeactos corporativos.

3.Cmodefiniradecuadamentelosobjetivos

Como ocurre con cualquier proyecto, los objetivos son la parte ms importante de

un evento. Definirlos clara y detalladamente es fundamental para poder desarrollar

adecuadamente el resto de etapas del evento y tomar las decisiones correctas,

tantoanivelestratgicocomoorganizativo.

Consejosquepuedenayudaradefinirobjetivos

A la hora de planificar los objetivos de un evento, reunin, cena de empresa, actividad ldica o cualquier otro acto de este tipo, conviene tener muy presente los siguientes puntos:

1)Pensarenunosobjetivoslomsconcretosydetalladosposibles

Hay que huir de las generalidades del tipo con este congreso quiero aumentar ventas y mejorar mi red de contactos. Los objetivos deben ser mucho ms claros y concretos. Por ejemplo, nuestra meta es aumentar un 10-15% las ventas anuales de un producto especfico, por ejemplo un software financiero, tras realizar una presentacin del mismo o vamos a organizar un congreso de tres



das en un hotel de lujo para aumentar nuestra red de proveedores y clientes entre 300 y 400 personas.

2)Plantearsudefinicinbajounprismacualitativoy/ocuantitativo

En la medida de lo posible, los objetivos deben poder medirse de una forma cuantitativa: porcentaje de ventas conseguido, nmero de servicios contratados, profesionales concretos aadidos a nuestra red corporativa, etc.

Existen determinados objetivos, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o la intensificacin del compaerismo tras una actividad de recreo o ldica, que son muy difciles de computar con cifras y datos numricos concretos. No obstante, siempre se pueden valorar de manera cualitativa con encuestas, observacin de la actitud de los empleados, etc.

3)Buscarobjetivosquesirvanparainfluirenuncolectivo

Los eventos son actos de comunicacin en vivo que, fundamentalmente, sirven para lograr que un determinado colectivo pase a la accin.

Teniendo en cuenta esta mxima, se trata de definir objetivos que concreten el tipo de accin: comprar un producto, fortalecer relaciones de fidelidad, activar contactos, adquirir conocimientos, cambiar actitudes, potenciar competencias, mejorar la cohesin de un equipo de trabajo, etc.

4)Priorizarloscontenidossobrelosaspectosformales



Para que los objetivos deseados sean realmente realizables, estos tienen que estar ms enfocados y centrados en los contenidos del evento que en las cuestiones puramente formales.

Este planteamiento supone un cambio muy notable respecto a lo que se haca hasta hace poco, que era otorgarle mayor importancia al lugar o espacio, el catering, la decoracin o la animacin, que a los temas a tratar en el evento y la manera de exponerlos.

En los ltimos aos se ha puesto de moda el concepto de

Meeting Architecture, el cual potencia y prioriza los contenidos de

los eventos para lograr los objetivos, por encima de los aspectos

meramente formales o continente

La definicin concreta, detallada, medible cuantitativa y cualitativamente y con un enfoque hacia los contenidos de los objetivos de un evento conlleva unas serie de beneficios y ventajas que vamos a explicar en el prximo captulo.

4. Beneficios y ventajas de un planteamiento ptimo de

losobjetivos

La definicin adecuada de los

objetivos de un evento, para cuya

consecucin es muy recomendable

el seguimiento de los consejos

explicados en el captulo anterior,

supone una serie de ventajas y

beneficios tanto en la esfera

organizativa, como en la

consecucin de las metas marcadas

yelahorrodecostes.

Ventajasdeunbuenplanteamientodelosobjetivos

Los ventajasybeneficiosde una definicinptimadeloscontenidosse pueden



dividir en estos cuatro grupos:

1)Desarrollomuchomssencillodelpropioevento

Si los objetivos son coherentes, realistas y con un buen planteamiento formarn un base muy slida sobre la que desarrollar y organizar fcilmente todo el evento. Cuando se tiene muy claro para qu se quiere organizar un determinado evento y qu se pretende conseguir es sencillo elegir el tipo de actividad corporativa ms adecuada, el lugar adecuado, a quin invitar, el contenido a tratar y cmo presentarlo.

2)Consecucinefectivadelasmetas

La nica forma de conseguir una meta, en este caso corporativa o empresarial, es tener muy claro los objetivos a alcanzar. Si adems estos objetivos se rigen por el concepto y el marco terico del Meeting Architecture, las opciones de, finalmente, lograr dichas metas se multiplican.

El Meeting Architecture viene a potenciar por encima de todo los objetivos y el contenido de cualquier evento: concepto creativo, flujo de comunicacin, ponentes, formatos de exposicin, formas de interactuacin con los asistentes, etc.

3)LograrunRetornodelaInversin(ROI)adecuado

La organizacin de cualquier evento lleva aparejado un gasto, que puede ser muy variable pero que, en cualquier caso, siempre supone un esfuerzo econmico para las empresas.

Obviamente, todas las empresas y compaas quieren recuperar esa inversin, lo que se conoce como ROI, y esto solo es posible si se alcanzan esos objetivos previamente definidos y luego se cuantifican a travs de una serie de indicadores.

Como consecuencia de la crisis econmica y los ajustes

presupuestarios, hoy en da las empresas suelen calcular y medir con

mucho rigor y tendencia a la austeridad qu tipos de eventos se

hacen, por qu se hacen, cunto cuestan y, sobre todo, qu retorno

o rentabilidad se espera conseguir



4)Evitarconsecuenciasnodeseadas

Los eventos se organizan con la esperanza de obtener beneficios pero, aunque parezca paradjico, a veces tienen un efecto totalmente contrario y acaban proyectando una imagen negativa de la empresa, ya sea en los propios empleados, clientes, proveedores u otros profesionales.

Por ejemplo, una actividad mal planteada puede dar la sensacin de derroche de recursos o de mala gestin (algo totalmente desaconsejable en tiempos de ajustes de presupuesto o plantilla) u ofrecer una imagen de caos y descontrol si la organizacin es deficiente. De ah la importancia mayscula de definir al mximo los objetivos para evitar los desajustes y errores de planteamiento y ejecucin.

Como hemos visto, la concrecin de unos buenos objetivos es una etapa previa totalmente fundamental para la posterior organizacin de un evento o reunin corporativa de manera fluida, eficaz y rentable.

5.Elcontinentedelevento.Lasnuevasposibilidades

Hasta hace muy poco, la inmensa mayora de eventos se celebraban en hoteles,

pero hoy en da existen multitud de espacios alternativos que pueden aportar un

plus aadido de originalidad y capacidad de impactar. Esto significa que, a travs de la eleccin de un espacio o continente diferente, se ha abierto una puerta ms de creatividad que ayude a crear una experiencia distinta y ms gratificante del acto.

Elhoteloviejocontinente

Desde siempre, el hotel ha sido el espacio clsico para la organizacin de eventos tanto internos (reuniones, congresos, cenas y fiestas de empresa, etc.) como externos (presentaciones de productos, demostraciones, etc).

De hecho, hoy en da sigue siendo profusamente utilizado por sus muchas ventajas:

Es una apuestaclsicaysegura. Se cuenta con todos los servicios y comodidades: salas espaciosas y

habilitadas, recursos tecnolgicos, posibilidad de preparar y servir almuerzos,



aperitivos y pernoctaciones, etc. Precio cerrado, ya que se suele ofertar un pack de reunin por personas

asistentes que incluye todo lo necesario: alquiler de la sala, proyectores audiovisuales y otros recursos tecnolgicos, servicio de comidas, etc.

Lasalternativas

En los ltimos tiempos han surgido un sinfn de nuevas posibilidades, tanto de hostelera como en organizacin de eventos, que han conseguido romper el monopolio de los hoteles. Nos referimos a:

Espacios singulares: castillos, conventos, antiguas fbricas, museos Fincas, masas. Pisos particulares tipo lofts. Etctera.

Las posibilidades son mltiples y la lista crece sin cesar, puesto que a los propietarios de estos lugares les interesa acondicionarlos y alquilarlos para pernoctaciones y/o eventos con el fin de sacarles un rendimiento econmico que ayuden a su mantenimiento.

Aunque estos nuevos espacios suelen resultar ms caros que el

clsico hotel, a veces suponen un ahorro en decoracin adicional, del

tipo flores y otros ornamentos, porque ya la llevan incluida o bien la

espectacularidad del lugar lo hace innecesario



Ventajasdeloslugaressingulares

Celebrar un evento en una finca rstica, un museo o hasta un faro tiene las siguientes ventajas:

Supone un plus de originalidad y creatividad, por lo que se consigue mucho ms impacto que en los espacios tradicionales, como hoteles o restaurantes.

La experiencia del evento es mucho ms gratificante y se mantiene por ms en la memoria de los asistentes. Adems, estos tendern a comentarlo con otros colegas de profesin y amigos, logrando una repercusin adicional del acto.

Se pueden conseguir efectos decorativos diferentes y muy interesantes sin necesidad de un gran desembolso econmico.

El concepto de continente abarca no solo el espacio, sino tambin la decoracin: iluminacin, ornamentacin adicional, audiovisuales, etc. Para lograr los mejores efectos conviene buscar la originalidad de la mano de profesionales especializados y, en el caso de elegir espacios alternativos, trata de aprovechar las caractersticas arquitectnicas de cada lugar y la singularidad de espacio. Es importante usar elementos decorativos personalizados y adaptados al medio, como por ejemplo una tenue iluminacin con velas.

6.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(I)

Como hemos comentado, tanto las empresas que encargan eventos como las que

los organizan han ido desplazando del continente al contenido los recursos

utilizados, el inters y la importancia otorgada, entendiendo que lo que se trate en unactoesprioritarioparalaconsecucindelasmetasyobjetivos.

A medida que el contenido ha ido ascendiendo en la escala de importancia y consideracin por parte de las empresas, este ha ido creciendo en calidad, sofisticacin y variedad de formatos y recursos utilizados.

Loscuatrovectoresdeloscontenidos

En la actualidad, el contenido de un evento, reunin o cualquier otra actividad corporativa puede representarse como una figura geomtrica con cuatro vectores, cuya correcto tratamiento y potenciacin adecuada y equilibrada dar como resultado un cuadrado



perfecto. Es decir, un evento bien planteado y organizado y alienado con los objetivos y pretensiones.

Estas cuatro lneas maestras de configuracin de los contenidos de un evento son: la idea, los recursos multimedia, las actividades colectivas y los recursos humanos externos.

1)Laidea

El contenido de cualquier evento debe basarse en una idea que sea clara, potente, fcil de recordar para lo asistentes y que est presente en todo el proyecto.

Las empresas quieren comunicar muchas cosas, pero la

experiencia nos demuestra que la mente humana es bastante limitada

y no suele retener demasiadas ideas ni prestar atencin durante

mucho tiempo

Otras caractersticas de esta idea central dels evento es que se trate de un concepto creativo y que se mantenga durante la totalidad del flujo comunicativo. Dicho flujo no tiene lugar solamente durante el tiempo que dure el acto, sino tambin antes y despus del mismo.

Por ltimo, tambin es importante crear un slogan o claim fcil de recordar que sirva para sintetizar, en una sola frase, la clave principal y la filosofa del evento, as como un logo atractivo.

2)Recursosmultimedia

Actualmente, los impresionantes avances tecnolgicos permiten la creacin de contenidos altamente impactantes y eficaces muy valorados por la audiencia y de una espectacularidad y belleza esttica extraordinaria.

De entre las muchas posibilidades destacaramos, por su impacto en los asistentes, las siguientes :

1. Proyeccin de videos ms o menos sofisticados en 2D y, ltimamente, tambin en 3D.

2. Realidad aumentada, que constituye un versin an ms realista y



espectacular de la imagen tridimensional.3. Hologramas. Imgenes de gran impacto que dan la falsa sensacin de que

las personas se encuentran levitando.4. Mapping. Es el ltimo grito y consiste en la proyeccin de imgenes en 3D

sobre cualquier tipo de superficie.

Para lograr el mximo impacto e intensificar el inters de los asistentes de un evento es recomendable combinar el uso del mayor nmero de recursos tecnolgicos posibles, aunque, obviamente, todo depende de las posibilidades econmicas de la empresa organizadora.

En el prximo captulo desarrollamos los otros dos puntos bsicos del contenido: las actividades colectivas y los recursos humanos externos.

7.Elcontenidodelevento:configuracinyrecursos(II)

En el captulo anterior hablamos de dos aspectos relativos a los contenidos de los

eventos corporativos: la idea y los recursos multimedia. A continuacin, vamos a

tratar las actividades colectivas y los recursos humanos externos, que son las dos

lneasovectoresquecierranelproceso.



3)Lasactividadescolectivas

Los asistentes a un evento, especialmente cuando se trata de un acto de carcter interno, no pueden convertirse en meros espectadores pasivos. Tienen que implicarse y participar de manera protagonista para romper el hielo, fomentar relaciones y ayudar a completar el conjunto de contenidos de la accin comunicativa. Si no es as, el acto habr resultado fallido e incompleto y no se habrn conseguido las metas y objetivos en todo su nivel y potencial.

Este tipo de actividades dinmicas y grupales, conocidas tambin como team building, pueden configurar por s mismas el acto en su totalidad, como una ginkama o un taller de cocina o de botnica o ser solo una parte del evento, por ejemplo una interactuacin inducida con los ponentes, una votacin o el envo de comentarios a travs de algn medio digital.

Laformacinexperiencial

En ocasiones, en determinados actos la frontera entre lo ldico y lo formativo se diluye, teniendo lugar lo que se conoce como actividades de formacin experiencial, que son herramientasmuyeficacesparamejorarcompetenciasyhabilidades.

La formacin experiencial se utiliza en actos internos dirigidos a los empleados de la empresa. Normalmente se organizan cuando se ha detectado un problema, por ejemplo de comunicacin o de ausencia de un lder destacado, en el conjunto de los empleados de una empresa o en un equipo o departamento concreto. Consiste en poner en marcha algn tipo de taller o construccin de un proyecto conjunto y observar el comportamiento de las personas. Esto permite sacar conclusiones a posteriori, discutirlas en grupo y detectar carencias o posibilidades de mejora para luego implantarlas realmente en la empresa.

4)Losrecursoshumanosexternos

Se trata de contratar a profesionales para dinamizar el acto, entretener, aportar valor aadido, capta la atencin y sorprender. Estos recursos humanos adicionales ayudan enormemente a transmitir eficazmente el mensaje deseado por la compaa, por lo que cada vez son ms utilizados en los eventos externos dirigidos al cliente final.

Para este tipo de esfuerzos se pueden contratar personas expertas, conocidas o con gran experiencia en una determinado sector o conocimiento con el objetivo de que



realicen intervenciones de carcter formal. Dentro de este grupo se encontraran: gurs o tericos de una determinada materia y tambin, profesionales o exprofesionales de prestigio en una actividad laboral o deportiva.

En una lnea de actuacin totalmente distinta, y con distintos objetivos, muchas veces se recurre a speakers, presentadores o conductores, humoristas o artistas que sirven para dar una visin del evento mucho ms desenfadada y cercana al show.

Los organizadores ms atrevidos se atreven a ir un paso ms all y llegan incluso a organizar gags con actores especializados en comunicacin corporativa para explicar ideas y conceptos de manera teatralizada y humorstica.

Aunque algunas empresas comienzan a estar ms abiertas a

las propuestas originales y la innovacin, todava hay mucho temor a

organizar actividades diferentes y tomar decisiones arriesgadas, por

lo que lo ms habitual sigue siendo el contenido estndar y los

eventos tradicionales

Un contenido de un evento acorde a los objetivos y filosofa de la empresa y que sepa utilizar, en su justa medida, los recursos y herramientas existentes (profesionales de la animacin, alta tecnologa y actividades colectivas) es una garanta de xito para los organizadores de cualquier evento. Si adems se le aade, siempre en su justa y equilibrada medida, alguna idea innovadora e incluso transgresora, conseguiremos aumentar el impacto y elevar la satisfaccin de los asistentes.



8.Losnuevosformatosdeeventos

Las conferencias tradicionales, donde una serie de ponentes daban largos

discursos, de forma unidireccional y prcticamente sin apoyos visuales (o como

mucho con algunas diapositivas) han pasado la historia. De las manos de los

nuevos avances tecnolgicos, actualmente priman nuevos formatos basados en la

interactividad y el feedback con la audiencia, el dinamismo, la brevedad y el uso de

contenidosaudiovisuales.

Losnuevosformatosdeevento

Hoy en da, la mayora de eventos o reuniones corporativas se caracterizan por el uso de los nuevas tecnologas: aplicaciones para tablets y smartphones, contenidos audiovisuales, videoconferencias en tiempo real, etc., el ritmo cada vez ms rpido y la combinacin de tcnicas.

En esta lnea de protagonismo de las nuevas tecnologas y del uso de la imagen por encima de los textos y los discursos tradicionales se estn imponiendo una serie de nuevos formatos, entre los que destacan:

PresentacionesPechaKucha

Formato de presentacin en el cual se expone un contenido de manera sencilla e informal y de una forma muy rpida y dinmica, puesto que se limita el nmero de diapositivas a 20 y la duracin a 10 minutos.

Se trata de un trmino de origen japons que imita el sonido de una conversacin y en un principio se utilizaba para presentaciones artsticas y creativas, aunque en los ltimos tiempos se ha trasladado, con gran xito y aceptacin, al mundo de los negocios.

ConferenciasTED

Se trata de exposiciones muy cortas y visuales caracterizadas por ser directas, espontneas y bidireccionales, as como por el uso de elementos visuales simples y eficaces.



Videoconferencias

En un principio se utilizaban simplemente para poder seguir el discurso de ponentes que no podan acudir presencialmente evento. Actualmente, debido al desarrollo de softwares especficos para conferencias web, como Webex o Gotomeeting, es posible combinar el uso de video y audio en alta definicin, con la posibilidad de compartir todo tipo de archivos e interactuar en directo con los asistentes mediante voz, audio o chats.

Aplicacionesparasmartphonesytablets(Apps)

Desde sus propios dispositivos mviles, los usuarios pueden implicarse al mximo e interactuar en el evento con comentarios, votaciones, descargarse informacin, etc. Existen incluso aplicaciones que permiten que los asistentes a una determinada actividad participen en ginkamas y otros juegos interactivos con opciones, incluso, de geolocalizacin.

Webinars

Actividades formativas on line donde se utiliza el escritorio del ordenador a modo de pantalla interactiva.

Formatoshbridos

La tendencia actual de muchos eventos es ser hbridos, mezclando actividades y exposiciones presenciales con videoconferencias y otros formatos virtuales.

Aunque las videoconferencias y otros formatos no presenciales tienen gran aceptacin, son muy cmodos y permiten ahorrar costes al evitar desplazamientos y pernoctaciones, en ningn caso van a sustituir las reuniones presenciales, puesto que siguen siendo la



mejor forma de: fidelizar clientes, conseguir contactos y hacer negocios face to face. Esto significa que quelosformatosvirtualestienenunfuncincomplementaria.

9.Lacomunicacinpreviaalevento

Con anterioridad a la organizacin del propio evento, es muy importante llevar a

cabo un trabajo de comunicacin previo con el objeto de generar inters sobre el

mismo, captar ponentes y asistentes y facilitar la consecucin de contactos y el

intercambiodeinformacin.

Laimportanciadelaetapaprevia

Un evento no se circunscribe nicamente a las tres o cuatro horas que dura un meeting o reunin o a los pocos das en que tiene lugar un congreso. Todo el proceso previo de comunicacin, promocin y publicidad es absolutamente bsico para lograr el xito, y estas etapas de trabajo estn al mismo nivel de importancia que el evento en s mismo.

Mediante un adecuado trabajo y tratamiento de la fase de comunicacin previa es posible conseguirlos siguientesobjetivos:

Un conocimiento adecuado del evento entre las personas potencialmente interesadas.

La captacinde los asistentesyponentes que nos interese. Saber qu tipos de eventos, formatos o temas suscitan ms inters para,

posteriormente, organizarelactodeacuerdoaestaslneas. Facilitar la creacindecontactos y el intercambiodeinformacin.

Herramientasdecomunicacin

Actualmente, existen una serie de herramientas al alcance de todos, fciles de usar y la mayora de ellas gratuitas con las que poder llevar a cabo eficaces y potentes estrategias de comunicacin.

Websoblogs

Se trata de un formato ya veterano, profusamente utilizado desde el mismo nacimiento de Internet, pero no por ello menos efectivo. A travs de la web o blog del evento se pueden hacer muchas cosas: colgar informacin, interactuar con los



usuarios interesados en el evento, preguntarles cuestiones y recoger comentarios o sugerencias para luego incorporarlos al acto.

Redessociales

El Social Media o utilizacin de las redes sociales con fines promocionales o publicitarios ha cambiado radicalmente las formas de organizar un evento. Hoy en da, es muy sencillo y til crear un perfil especfico en Facebook y Twitter para informar sobre un evento y captar asistentes. A partir de este punto, lo ideal es tratar de viralizar la informacin, para lo que tambin se puede abrir un canal de video, en YouTube por ejemplo, con el fin de que llegue al mximo de gente posible.

Teasers

Otra estrategia publicitaria es la creacin de un teaser (normalmente un video) donde se ofrece informacin parcial del evento, en un tono de intriga, misterio o humor, para crear expectativas y curiosidad entre los potenciales asistentes, que pueden ser reales o virtuales.

Sistemasdegestindecitasprevias

Uno de los objetivos y motivaciones ms importantes de muchos de los profesionales que acuden a un evento es ampliar su red de contactos o networking. A travs de webs, redes sociales y aplicaciones especficas para dispositivos mviles se puede potenciar y facilitar la consecucin de contactos mediante sistemas de gestin de citas previas, aproximacin de intereses e intercambio de mensajes e informacin.

Los sistemas de gestin de citas previas estn todava en una

fase muy incipiente, por lo que sera muy interesante su desarrollo

para que los asistentes a un determinado evento o reunin se

pudiesen asegurar las entrevistas o contactos con los profesionales

por los que estn verdaderamente interesados



Un adecuado trabajo de comunicacin preevento acta como un potente imn con el que captar o atraer: asistentes, ponentes, contactos de inters profesional (networking) inters, expectativas y tambin sugerencias y comentarios de utilidad.

10.Lacomunicacinpostevento

La organizacin de un evento supone un esfuerzo, tanto de horas de trabajo como

econmico, que puede llegar a ser muy elevado. Por este motivo, se debe intentar

alargaralmximolaexperienciadelmismomediantelacomunicacinpostevento.

Elcontenidoeselrey

Como ocurre con Internet, el rey de los eventos tambin es el contenido. Obviamente, durante cualquier acto de empresa, ya sea un meeting, un congreso, un seminario o unas jornadas se crea contenido de mayor o menor calidad.

Para que este contenido sea til, es fundamental darle, en primer lugar, el tratamiento y formato o formatos adecuados y luego difundirlo, en la medida y cadencia justa, para que acte como recordatorio atravsdelossiguientescanales.

Redessociales

Una excelente estrategia post-evento es mantener viva las redes sociales que se han creado en el proceso de comunicacin previa, o bien poner en marcha



nuevas, donde mantener en contacto a los asistentes sin lmites temporales.

A travs de esta red se puede ir enviando, peridicamente y con carcter recordatorio si lo consideramos apropiado, todo tipo de informacin relacionada con este evento y, si procede, con nuevas ediciones: documentos en pdf, vdeos, presentaciones en streaming, etc.

Utilizacindecontenidoscomorecordatorio:making of,fotos,etc.

Crear un making off en forma de video o montaje fotogrfico que resuma el acto y utilizarlo como excusa para seguir manteniendo contacto con el cliente es fundamental. Tambin se pueden utilizar otros formatos de contenido, como newsletters, eBooks, etc. Lo importante es darle pequeos estmulos al clientes que acten como nexo de unin entre empresa y usuario clientes y aporten algn valor aadido.

Utilizacindeleventocomomarketingdecontenidos

El contenido generado en un evento puede utilizarse dentro de una estrategia de marketing de contenidos, que consiste en detectar las necesidades de informacin de los clientes u otros profesionales y entregrsela de manera relevante y en el formato adecuado para as generar contactos, ventas, negocios o mejorar las relaciones internas.

11.Cincoconsejosparaadministrarlosgastos

El coste de un evento puede oscilar desde una cantidad mnima para una simple

cena de empresa, a una partida muy importante si, por ejemplo, se trata de un

congreso de una semana en un hotel de lujo en un paraje extico. Aunque el coste

de un evento es relativo, ya que todo depende de los beneficios que se consigan,

siemprehayquetratar,ymsenpocasdecrisis,deahorrarcostes.

Cincoconsejosparacontrolarelpresupuesto

A continuacin desvelamos una serie de consejos o trucos o claves para ahorrar y optimizar gastos en la organizacin de un evento.



1)IncluirelRetornodelaInversin(ROI)comounobjetivobsico

Cuando deciden organizar un evento, todas las empresas intentan conseguir un beneficio con el mismo, es decir, lograr un ROI positivo. Dicho retorno no siempre es fcil de calcular, ya que a veces se trata de beneficios intangibles, como por ejemplo la mejora del ambiente laboral o una mejora en la percepcin de la marca.

De cualquier modo, siempre es primordial plantear el ROI como un objetivo bsico del evento y tratar de medirlo de una manera cuantitativa o cualitativa utilizando diversas herramientas, como tests o encuestas. De esta manera, es posible saber, aunque sea de forma aproximada, qu porcentaje de los objetivos se han conseguido realmente, lo que servir para hacer ajustes o mejoras de cada a otros actos.

Una dificultad aadida para calcular el ROI, es que el evento

normalmente forma parte de una estrategia de marketing global que

incluye otras canales y medios, por lo que es muy complicado

determinar qu porcentaje de logros corresponde realmente al propio

acto

2)Invertirmsenelcontenidoynotantoenelcontinente

Aunque ltimamente esta mentalidad est cambiando, an hoy existe una tendencia en centrar la atencin y lo recursos en el espacio o lugar donde tiene lugar el evento y en los aspectos puramente formales, como la decoracin. Esto es un error, puesto que, como hemo visto a lo largo del eBook, la verdadera importancia est en los contenidos y es ah donde conviene enfocar los esfuerzos humanos y econmicos.

3) Tratar de potenciar las relaciones personales tanto en el propio evento como en lasetapaspreypost

Por encima incluso de los contenidos generados, lo ms importante de los eventos lo constituyen las relaciones personales o networking. Por ello, es importante potenciarlas mediante un buen servicio de relaciones pblicas y con las nuevas tecnologas: redes sociales, webs, apps. Este cuestin tienen la gran ventaja aadida de no ser necesario disponer de un gran presupuesto.



4)Potenciarlosrecursoshumanosexternosparaconectarconlaaudiencia

La contratacin de un buen presentador o moderador o un speaker que tenga empata y sepa conectar y crear impacto en los asistentes es la mejor inversin que podemos hacer. Es ms, si contamos con suficiente presupuesto se puede traer a un grupo de actores, animadores o humoristas, buscando siempre la originalidad y llamar la atencin dentro de unos cnones de calidad y buen gusto.

Es ms conveniente realizar una esfuerzo econmico en la contratacin de los servicios de estos profesionales que en la puesta en escena: iluminacin, decorados, etc., ya que con estos efectos es mucho ms difcil conseguir impactar en la audiencia y dejar huella en su memoria.

5)Valorarlatotalidaddegastosdelproyecto

En la organizacin de un evento, sobre todo cuando se trata de un acto de una cierta complejidad, entran en juego muchos factores, todos ellos generadores de gastos: organizacin, alquiler del espacio, decoracin, audiovisuales, estrategias de comunicacin de antes y despus del evento, logstica etc.

Para calcular costes y administrar el presupuesto de forma completa, exacta y realista es indispensable valorar todos y cada uno de los aspectos. Mediante la utilizacin de algn software especfico (programa o aplicacin) se consigue simplificar y optimizar estetipodeclculos.



Uno de estos softwares es Captio www.captio.net, una aplicacin para dispositivos mviles que permite gestionar de forma automatizada los pequeos gastos relacionados con los eventos: taxis, restaurantes aparcamiento, etc., de una forma totalmente automatizada y sin necesidad de guardar los justificantes o tiques. Con Captio, los empleados solo tienen que fotografiar los tiques con su propio smartphone y el sistema se encarga de extraer automticamente la informacin, almacenarla en la nube, generar la nota de gasto con un solo click y validarla. Adems, esta informacin digital est homologada y es totalmente vlida a efectos legales y de la Agencia Tributaria.

El seguimiento de estas recomendaciones es la mejor estrategia para controlar los gastos y aumentar las posibilidades de conseguir un beneficio o retorno que se ajuste lo ms posible los objetivos previamente definidos.

12. Perspectivas, oportunidades y aspectos de mejora

enloseventoscorporativos

Los datos hablan por s solos de la extraordinaria importancia empresarial y

econmica de los eventos. Segn datos de la IBTA (Asociacin Ibrica de Gestores

de Viajes de Negocio) las empresas espaolas invierten en reuniones y

convenciones ms de 5.000 millones al ao sin contar PYMES y multinacionales,

por lo que la cifra final es mucho mayor. Por otra parte, se calcula que un 12% de la

recaudacin turstica en Espaa est relacionada con los actos corporativos. Otro

dato, en este caso de fuera de nuestras fronteras, es que el sector de los eventos

ocupaeltercerpuestodegeneracindePIBenlosEEUU.

Perspectivasdefuturo

La magnitud de estos datos hacen que, pese a la crisis, el futuro de los eventos, especialmente en Espaa por su potencial turstico y magnficas infraestructuras, solo puede ser visto de formapositivayhalagea.

La captacin de clientes potenciales y la necesidad de aumentar los contactos personales cara a cara (face to face) con otros profesionales, en definitiva lo que se



conoce como networking, sigue siendo, pese al desarrollo de los canales virtuales, el objeto de deseo de las empresas.

Y como est demostrado que la mejor forma de hacer networking son los eventos y reuniones, su crecimiento est plenamente garantizado.

Oportunidades

El contexto para desarrollar el negocio del sector de los eventos presenta retos pero tambin grandes oportunidades, sobre todo por los grandes avances tecnolgicos en distintas esferas y niveles.

Hoy en da es posible conseguir espectaculares decorados con impactantes efectos audiovisuales, intercambiar informacin de toda clase en las redes sociales, celebrar videoconferencias, impartir clases on line con la mxima calidad y un largo etctera. Y todo ello, adems, sinnecesidaddedisponerdeungranpresupuesto.

Interactuar con los asistentes, impactarles, llamar su atencin, dejar huella en su memoria y generar contenido de calidad y valor aadido se encuentra ms al alcance que nunca. No existen otros lmites que la propia imaginacin y el deseo de romper moldes y salirse un poco de lo estndar y seguro.

Las posibilidades en cuanto a ubicaciones, escenarios, tcnicas y estrategias y tecnologa a utilizar son hoy en da innumerables y en constante crecimiento y evolucin. Esta variedad es, sin duda, positiva porque abre un amplio abanico a la creatividad y a la consecucin de actos originales y de calidad. Pero por otra parte, las incontables opciones a escoger y estrategias a implantar, as como los innumerables aspectos a considerar han aumentado mucho la complejidad del proceso de organizacin de cualquierevento.

Ante esta nuevas situaciones y formas mucho ms estimulantes, pero a la vez complicadas, de enfrentarse a la puesta en marcha de un acto corporativo, lo ms recomendables es contratar los servicios de empresas especializadas en la organizacin de eventos. Es la mejor va para asegurarse el xito, la adecuacin a los objetivos y el control del presupuesto.



Aspectosdemejora

Aunque se trate de un sector en constante desarrollo, existen una serie de aspectos que todava necesitan de un buen empuje y mucho trabajo para alcanzar el nivel deseable:

Actividades ldicas. Se recurre demasiado a las opciones estndar como: un mago, una persona que haga malabares o un grupo de mariachis. En este aspecto, hay que ser mucho ms innovador y tomar decisiones un poco ms arriesgadas.

Contenidos. No se estn aprovechando en todo su potencial las posibilidades actuales de generacin, difusin y creacin de nuevos formatos.

Networking previo. Aunque ya se estn dando algunos pasos en este sentido, an hay mucha labor pendiente en lo que respecta al desarrollo de aplicaciones informticas que potencien los contactos, la concertacin de reuniones y el intercambio de informacin antes del evento, para que cuando se celebre sea mucho ms fcil y efectivo

tener los encuentros y entrevistas personales que de verdad nos interesa.



Agradecimientos:

FernandoLeMonnier

Business Development Manager en Eventoprix.es.Eventoprix es una plataforma integral de organizacin y gestin on line de eventos.



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