Cómo se calcula la Retención en la Fuente sobre la Prima Legal de Servicios?

El cálculo de la retención en la fuente sobre la Prima legal de

servicios varía dependiendo si el asalariado pertenece al

sector privado o al sector público. Además, en los del sector

privado el cálculo varía si el asalariado está sometido al

procedimiento 1 o al procedimiento 2.

Los pagos por concepto de Prima Legal de Servicios que reciben cada

semestre los asalariados son pagos que se consideran también como

otro ingreso tributario más  en el mes en que los reciba y por tanto

quedarían también sujetos a la Retención en la Fuente.

Sin embargo, las normas contenidas en los Articulos 385 y 386 del

Estatuto Tributario indican que la Prima Legal de Servicios tendrá un

tratamiento especial a la hora de efectuarse dicho cálculo pues se

tendrían que tomar en cuenta distintas variables.

En tales normas encontramos las siguientes instrucciones (citamos sólo

la parte pertinente):

“ARTICULO 385. PRIMERA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN. Para

efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el

procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:

Procedimiento 1.

Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los

intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del

sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener”

mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual

correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador,

directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se

realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá

calcularse así:

….

Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector

privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el

que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva

prima.”

“ARTICULO 386. SEGUNDA OPCIÓN FRENTE A LA RETENCIÓN.

El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2

Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de

los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente

es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables

efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes,

el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al

trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas…”

De acuerdo con lo anterior, se puede concluir lo siguiente:

1. Tratándose de trabajadores del sector privado, y sometidos a

retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de su

prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles

primas extralegales que le lleguen a dar) no se suma con los

demás pagos laborales del mes sino que se depura por

aparte (en forma independiente). De esa forma se podrá definir

si luego de depurado ese pago de la prima legal, el mismo arroja

o no un valor que sí termine sujeto a Retención en la fuente

dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario (nota:

recuérdese que en esa tabla solo los pagos laborales gravables

que superen 95 UVT son los que empiezan a generar Retención

en la Fuente; en el 2009 eso sería: 95 x  $23.763 = $2.257.000;

consulta nuestra herramienta: “Modelo para depuración de

salarios y obtención retenciones en la fuente durante el 2009-

procedimiento 1”)

2. Tratándose de trabajadores del sector privado sometidos a

retención en la fuente por el procedimiento 2, o de trabajadores

del sector público sometidos al procedimiento 1 ó 2, su prima

legal de servicios sí se suma en una única base con los

demás pagos labores del mes para hacer entonces una única

depuración y obtener así un único valor de pagos laborales

gravables en el mes (consulta también nuestra herramienta:

“Modelo para definir porcentaje fijo de retención sobre salarios-

procedimiento2-durante 2009”)

Ejemplos prácticos

Para ilustrar mejor lo anterior, podemos plantear los siguientes

ejemplos:

a) Con el procedimiento 1 (artículo 385 del Estatuto Tributario)

Un trabajador tiene un salario mensual de $3.000.000. En el mes de

junio de 2009 le liquidan y pagan una prima legal de $1.500.000 y una

prima extralegal de $1.500.000. Su aporte obligatorio a fondo de

pensiones es el 5% de sus salarios (incluido el 1% de aporte al Fondo de

Solidaridad), y su aporte obligatorio a la EPS es el 4% de su salario.

Dicho trabajador tiene autorizado que mensualmente le descuenten

$700.000 con destino al fondo de pensiones voluntarias, pero para el

mes de junio de 2008 decide aportar no sólo $700.000 sino $1.000.000.

Este trabajador no efectuó pagos por préstamos de vivienda ni por salud

prepagada o educación de sus hijos y esposa en el año anterior (en

nuestro caso, en el año 2008), razón por la cual no tiene valores para

disminuir con tales pagos la base gravable de cada mes del 2009.

Los cálculos serían:

Concepto Sueldos ordinarios, más las primas Extralegales

Prima legal

Total devengado

Valor recibido 4.500.000 1.500.000 6.000.000

Menos: Ingresos no gravados

-Aportes (obligatorios y voluntarios) a fondos de

pensiones o a las cuentas de ahorro AFC (no

pueden exceder del 30% valor recibido en el mes)

(1.150.000) 0 (1.150.000)

Subtotal 1 3.350.000 1.500.000 4.850.000

Menos : Rentas exentas (25% del subtotal 1 sin exceder de  $240 UVT, osea, 240 x  $23.763 = $5.703.000; ver numeral 10 del art.206 del ET)

(838.000) (375.000) (1.213.000)

Subtotal 2 2.512.000 1.125.000 3.637.000

Menos: Pagos por intereses en crédito de adquisición de vivienda hechos durante 2008 Ó los pagos por salud prepagada, seguros de salud y gastos de educación de su esposa e hijos en el 2007 (si se escoge esta ultima deducción, el  valor de la misma no puede exceder del 15% de subtotal 2)

(0) (0) 0

Menos: Pagos por el aporte obligatorio a salud (Ver concepto DIAN 43973 de mayo 28 de 2008, aclarado con el concepto 066667 de Julio 11 de 2008; consulta nuestro anterior editorial: “Aportes obligatorios a salud son una deducción y no un ingreso no gravado”)

(120.000) (o) (120.000)

Subtotal 3 (“pago gravable”) 2.392.000 1.125.000 3.517.000

El subtotal 3 se busca en la tabla del art.383 del Estatuto Tributario, pues es un procedimiento 1, y la Retención en la fuente a practicar es…

26.000 0 26.000

Obsérvese que el valor del subtotal 3 se busca, para cada columna, en

forma independiente dentro de la tabla del artículo 383 del Estatuto

Tributario. Y de allí se desprende el hecho de que sobre los salarios más

la prima extralegal sí hay retención, pero que la prima legal, por arrojar

una “base gravable” inferior a 95 UVT, entonces no tiene retención.

Si el valor de la prima legal se hubiera sumado en forma conjunta con

los otros pagos del mes, entonces se le hubiera terminado practicando

una Retención de $239.000, es decir, una retención en exceso de

$239.000 – $26.000 = $213.000.

b) Con el procedimiento 2

Supóngase que este mismo trabajador no estuviese sometido al

procedimiento 1 de Retención en la Fuente sino al procedimiento 2. Y

supóngase además que el porcentaje fijo que se le determinó en

diciembre de 2008 para ser aplicado en cada uno de los 6 meses del

periodo enero a junio de 2009 fue de 5,70%.

Con esos cambios en el ejercicio, la parte final de los mismos cálculos anteriores cambiaría así:

Concepto Sueldos ordinarios, más la prima legal, más las primas extralegales

Subtotal 3 (“pago gravable”) 3.517.000

Al subtotal 3 se le aplica el % fijo, y la Retención en la fuente a practicar es…

200.000

Nótese como en el procedimiento 2 la prima legal sí se une con los

demás pagos laborales del mes para formar una única base gravable

(aunque si se quisiera depurar en columna aparte, el resultado final

sería el mismo pues a cada “base gravable” se le aplicaría el mismo

5,70% de retención…)