¿CÓMO REALIZO UN DESCARTE? Lic. Beatriz Rico Cárdenas

¿CÓMO REALIZO UN DESCARTE?

Lic. Beatriz Rico Cárdenas

DEFINICIÓNSe entiende por descarte, el retirar materialdocumental de la colección vigente de la biblioteca,principalmente por:

• Uso limitado.

• Contenido obsoleto.

• Ser material cuya condición, ya no justifica su reparación o almacenamiento.

EVALUACIÓN de la colección, aspectos importantes• La revisión del acervo es una actividad constante y continua.

• Identificar los temas demandados por los usuarios.

• Ubicar los títulos más solicitados y sus condiciones físicasAún cuando el acervo sea muy solicitado y éste se encuentra en malas condiciones,hay que considerar el proceso de descarte o en su defecto restaurarlo.

• Evaluar la carencia temática, en ciertos títulos.

• Localizar los títulos que permanecen “intactos”.

• Localizar los títulos que tienen varios ejemplares y no tienen demanda. Establecer la política de dejar 2 ejemplares. Y seguir observando su movimiento.

• Apoyarse de la última confrontación de acervo‐catálogo (Inventarios) >En reparación,perdidos, extraviados, etc.

FUN

CIÓ

N D

E U

TIL

IDA

D

PLANEACIÓN DEL DESCARTE

• Programarlo por lo menos una vez al año,o determinar un periodo específico deacuerdo a las necesidades de cadabiblioteca.

• Planear la fecha en que se llevará a cabo, afin de no suspender el servicio.

• Destinar una o dos semanas y trabajar poráreas y/o colecciones.

1. ¿Cuáles son los criterios que se deben tomar en cuenta, sin temor a estar haciendo algo incorrecto?‐ Mencionados en la evaluación de colecciones

2. ¿Quién debe descartar?‐ El personal bibliotecario y académico

TEMORES PARA EL DESCARTE

CRITERIOS GENERALES PARA EL DESCARTE

1.‐ INFORMACIÓN OBSOLETA•Materiales cuya fecha de edición sea mayor a 10 o 15 años.A excepción de los considerados “CLÁSICOS”, o“HISTÓRICOS” en las diversas áreas del conocimiento.También es importante considerar que no se debendescartar materiales que no tengan sustitución.

2.‐ CONTENIDO INEXACTO Y DE POCO VALOR• Materiales con contenidos tratados de forma superficial.


3.‐ CONTENIDO ACUMULATIVO• Ejemplos: Anuarios y Directorios.

4.‐ “FORMATO” OBSOLETO E INCOMPATIBILIDAD DEL EQUIPODISPONIBLE• Ejemplos: Cintas, videos, discos.Nota: De ser posible, copiarlos en otro formato, siempre y cuandola información sea pertinente.


5.‐MATERIAL INCOMPLETO.• Revistas, fascículos sueltos o descontinuados, quepor falta de continuidad en la numeración, ya norepresentan la importancia del conjunto.

Ejemplos: Revistas y periódicos, enciclopedias,anexos de libros.

Recordar que: La importancia de las PUBLICACIONES

PERIÓDICAS, radica en su “ACTUALIDAD”.

6.‐MATERIALES NO USADOS

• Que no han sido utilizados en los últimos 5 años.(ni en sala, ni a domicilio).

• Tomar en cuenta algunos temas que pierdenvigencia, por ejemplo: Computación, libros detexto, leyes e impuestos.

• Materiales que están en bodega, pendientes deprocesar y de ser puestos en servicio.

• Solicitar al Departamento de Operación deBibliotecas y Desarrollo Normativo, un reporte deuso de la colección.



• De edición, mala impresión,encuadernación muy rústica, Papelresquebrajado.

• Mal uso, mutilados, desencuadernados,rayados, sucios y que no tienenposibilidad de ser reparados.

• Deterioro por agentes naturales y por eltranscurso del tiempo: hongos,humedad, papel ácido (amarillento),apolillados, mojados, etc.

7.‐MATERIAL DAÑADO, POR AGENTES FÍSICOS Y /O AMBIENTALES

EJEMPLO DEL COLOR DEL PAPEL ÁCIDO


8.‐MATERIALES QUE NO SEAN PERTINENTES AL NIVEL DE USUARIO, ESTO ES:• No deben ser altamente especializados si la comunidad no losrequiere.

• Ni de bajo nivel, si la comunidad es altamente especializada.9.‐ DUPLICADOS EXCESIVOS:• Materiales que sobrepasan el número de copias al número deusuarios que hacen uso de ellos.

• Las excepciones serán para títulos de alto uso.

NOTA: En el caso de revistas, es recomendable conservar un fascículopor número publicado.


10.‐ DONACIONES.•Materiales que se reciben por donación, sin previaselección del bibliotecario y que contengan informaciónirrelevante para la comunidad usuaria.

11.‐ IDIOMA.•Materiales que estén publicados en idiomas diferentes a losque domina la comunidad usuaria.

REPORTE DE ALEPH: INCLUYE TODO TIPO DE MATERIAL

Title Collection Desc Material Type Desc

Author Primary CallNo Desc

PublicationDate

UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.6 “ CERO “IGUAL A :

UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.8 QUE NO TIENEUNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.4 FECHAUNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.12 0UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.7 0UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.10 0UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.5 0UNIVERSO MECANICO Mediateca Material visual INSTITUTO LATINOAMERICANO DE LA COMUNICACION EDUCATIVA V 531 U58 VOL.1 0Un minutero / Jean Pierre Colección de Reserva Libro Fournigault, Jean Pierre TK9965 F68 1996 AL SER University Physics Colección de Reserva Libro Young, Hugh D. QC21.2 Y68 1996 DE RESERVAUniversity Physics Colección General Libro Young, Hugh D. QC21.2 Y68 1996 DEBERÍAUniversity physics experiments for scientists and engineers

Colección de Reserva Libro Becker, Jurgen QC786.75 B42 1992 TENER AL MENOS

Unix System V Colección de Reserva Libro Gimenez Lorenzo, Antonio P. QA76.76.063 G55 1992 CONSULTASUnix System V Colección General Libro Gimenez Lorenzo, Antonio P. QA76.76.063 G55 1992 EN SALAVIDEO ENCICLOPEDIA HISTORIA DE MEXICO

Mediateca Material visual GRUPO EDITORIAL MEXICANO V 972.061 H588 VOL.4 0

VIDEO ENCICLOPEDIA HISTORIA DE MEXICO

Mediateca Material visual GRUPO EDITORIAL MEXICANO V 972.061 H588 VOL.2 0

La civilización Maya / Colección Consulta Libro Morley Sharer, Robert. F1435 M7518 1946THE THEORY OF GROUPS and QUANTUM MECHANICS

Colección Posgrado y Tecno Avanzada

Libro WEYL, HERMANN POS QA171 .W3513 1950 1950Manual de proyectos de desarrollo económico: /

Colección Consulta Libro Melnick, Julio HC162 .M44 1958 1958Breve hsitoria de la revolución mexicana

Colección de Reserva Libro Silva Herzog, Jesús F1234 S54 1972 1960ALGEBRA SUPERIOR Colección de Reserva Libro ALBERT, ADRIAN A QA155 A42 1961Lógica matemática Colección General Libro Ferrater, Mora José QA9 F47 1994 1962Introducción al Análisis Matricial Colección General Libro Bellman, Richard Ernest

1920.QA263 .B45 1965 1965

Cómo plantear y resolver problemas /

Colección General Libro Pólya, George 1887‐1985 QA11 .P6418 2010 1965Motores de combustion interna : Colección General Libro Obert ,Edward Frederic TJ785.O21 O23 1997 1966Guide to cost reductiom through critical path scheduling /

Colección Consulta Libro Riggs, James L. C HD69.P7 R48 1966 1970Economía Política : Colección de Reserva Libro Lange, Oskar Richard HB179.P7 L3518 1995 1989Economía Política : Colección General Libro Lange, Oskar Richard HB179.P7 L3518 1995 T.II 2010Economía Política : Colección de Reserva Libro Lange, Oskar Richard HB179.P7 L3518 1995 T.II 2011Physics and technology of semiconductor devices /

Colección General Libro Grove, Andrew S. TK7871.85 G76 1967 2011

Title00 CollectionDesc

Material Type Desc

Author Primary CallNo Desc

Publication Date

REPORTE DE ALEPH: MATERIAL NO UTILIZADO

Observar que los “no utilizados”, pueden ser de años anteriores y recientes.

TÍTULO DE LAS COLUMNAS DEL REPORTE de ALEPH

INGLÉS ESPAÑOL

CURRENT SUBLIBRARY DESC NOMBRE DE SUB‐BIBLIOTECATITLE TÍTULO

COLLECTION DESCRIP DESCRIPCIÓN DE LA COLECCIÓNMATERIAL: TYPE DESC TIPO DE MATERIAL

AUTHOR AUTORPRIMARY CALL CLASIFICACIÓN

PUBLICATION DATE FECHA DE PUBLICACIÓNHISTORY ITEM‐BARCODE CÓDIGO DE BARRAS

Presentado en forma ascendente por fecha de publicación

12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE1. Contemplar en el Programa Operativo Anual esta actividad.

Elegir el periodo, considerando aspectos como: meses en que se reciben nuevasadquisiciones, periodos vacacionales, etc.

“Evaluación de la colección”.

UTILIZAR Aleph, marcar USO DE SALA y PRÉSTAMO A DOMICILIO, registrar todas suscolecciones.

Solicitar a Dirección de Bibliotecas el Reporte de Aleph: “MATERIALES sin Uso”

Solicitar el apoyo de las Autoridades y de la Academia

2. PREPARACIÓN (solicitar: cajas, hilo, equipo de cómputo, coordinar al personal, etc.)

3. Hacer barrido de la colección, separar de la estantería y colocar en cajas.

12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE

4. Solicitar apoyo de las academias, para revisión del acervo susceptible a descartar.

5. Requisitar el formato: 2RLD).

6. MARCAR en Aleph> en Edo. De Proceso> con ”descarte” cada Código de Barras, para que estos yano se desplieguen en el Catálogo al Público (OPAC).

7. Colocar acervo descartado en cajas de archivo y pegar relación de lo que contiene cada caja(Formato 2RLD).

8. Elaborar el ACTA en el formato llamado: “DICTAMEN DE AFECTACIÓN” con los totales y firmas.

12 PASOS PARA REALIZAR EL DESCARTE

9. Elaborar oficio dirigido al titular de la “Dirección de Recursos Materiales y Servicios”,con atención al jefe de la “División de Infraestructura Física”, a fin de contar con unafecha para la recepción del material descartado.Nota: Marcar copia a la Lic. Beatriz Elizundia Balcázar, Encarda de la Dirección deBibliotecas.

10. Para efectos del Reporte Mensual de Información Bibliotecaria Institucional, es desuma importancia adecuar las cifras de títulos y volúmenes en “Existencia Total”.

11. Solicitar mediante oficio a la Dirección de Bibliotecas, la baja del acervo descartado delsistema Aleph 500.Nota: Anexar en CD, relación en formato Excel con los números de adquisicióndescartados.

12. Verificar la Baja.

FORMATOS A UTILIZAR 2 RLD = Relación de Libros para Descartar 1DA = DICTAMEN DE AFECTACIÓN (Acta)

11 COLUMNAS DEL FORMATO 2RLDNOMBRE DE COLUMNA OBSERVACIONES EJEMPLONo. PROGRESIVO • Cuidar la continuidad para poder obtener el total general DE ITEMS descartados. 1, 2, 3,………….

CLASIFICACIÓN• Ordenar por clasificación el acervo. • Verificar que coincida la columna “Área de Conocimiento” (Tema).

HF QA QA 130 320 340

TÍTULO • No abreviar las 2 o 3 primeras palabras.• Si el título es muy largo o lleva Subtítulo, terminarlo con 3 puntos suspensivos.

Física general para p…

AUTOR• Decidir sin van a incluir punto final a todos los nombres completos de pila.• Empezar siempre por los apellidos.• Lo que si lleva punto final, es la LETRA INICIAL del nombre o del segundo apellido.

Olivares Canseco, J.

EDITORIAL • Describirla directamente sin agregar palabras como: Eds., Ed., E. eds. McGraw H. / Pearson

AÑO / No. DE EDICIÓN• Sólo incluir el año, (mismo que es MUY IMPORTANTE para determinar la obsolescencia).• El Número de edición es opcional, separado por una diagonal. Nota: no agregar la abreviatura: ed. 1975 / 3ª.

No. DE ADQUISICIÓN

• Anotarlo, como está registrado en el Sistema ALEPH. Es decir, con prefijo de biblioteca, guion medio (cero, sin cero) y el número de adquisición.

• Recordar que esta columna es de suma importancia, ya que será utilizada para que posteriormente borrar los ítems del sistema.

39‐12501902480273395

CAUSA DE BAJA • 1)Obsolescencia, 2)Exceso de ejemplares, 3)Fuera del área, 4)Mutilados, 5)Otro idioma. OBSOLETO

No. De CAJA • Anotar tantas veces como sea necesario, hasta que se llene cada caja. 8

ÁREA DEL CONOCIMIENTO

• ‐Checar que coincida con la Clasificación y registrar una de las 3 áreas.SI‐> QA 6 = FÍSICO MATEMÁTICASNO‐> QA 6 = ECONOMÍANOTA: Este dato es necesario para el área de Control Patrimonial.

‐ FÍSICO MATEMÁTICAS‐MÉDICO BIOLÓGICAS‐ CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS

COSTO • No incluir el símbolo de $.• Se debe anotar siempre un dato; Si se desconoce el valor real, registrar $1.00.• Nos indica que se trata de una adquisición con presupuesto del Instituto y no de una DONACIÓN.

$1.00

Nota: No dejar en blanco ninguna celda

OBSERVACIONES GENERALES EN EL FORMATO 2RLD

LOGOTIPOS DEL ENCABEZADO

Tener cuidado de CAMBIAR la dependencia por la que corresponda, QUITAR:• Secretaría de Servicios Educativos • Dirección de Bibliotecas

FIRMAS Y NOMBRES DEL PIE DE PÁGINA

• Sólo colocarlas al final de un conjunto de hojas que conforman una caja y rubricar todas y cada una de las hojas.

No. DE HOJA • Vigilar la numeración de cada una.

MATERIALES QUE NO SE DESCARTAN• Títulos de gran valor para la investigación.• Títulos insustituibles.• Títulos de interés local.

NO SE RECOMIENDA :• DESCARTAR MÁS DEL 5% DE LA COLECCIÓN.

TIPO DE INFORMACIÓN

CRITERIOS DE DESCARTE DESTINO FINAL

DE CONTENIDO(A)

Obsoleto No actualizado Folletos y trípticos (archivo vertical) Publicaciones periódicas “sueltas” Películas de formato antiguo CD incompletos (en caso de series) y/o rayados

DESCARTE DEFINITIVO

FÍSICOS Y AMBIENTALES Mal uso: (Mutilados, desencuadernados) Agentes ambientales: ( Hongos, acidez o humedad) DESCARTE DEFINITIVO

FUNCIONALIDAD EN EL SERVICIO

(B)

Problemas de edición (impresión deficiente, obras sin copyright

Engargolados > ya que además requieren de cajas para almacenarlos)

DESCARTE DEFINITIVO

DE CONTENIDO(B)

Baja o nula consulta Obras muy especializadas En otros idiomas Ajeno a los planes de estudio:

De carácter proselitista, libros “antiguos” o raros, textos personalizados, cuadernos de trabajo, tesis de otras escuelas,etc.

TRANSFERENCIA

FUNCIONALIDAD EN EL SERVICIO

(A)

Exceso de ejemplares Obras de gran formato TRANSFERENCIA

DESTINO FINAL

Lic. Beatriz Rico Cárdenas Departamento de Operación de Bibliotecas

y Desarrollo NormativoExt. 54314 y 54345

e-mail: [email protected]

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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