Cómo preparar una presentación

Prepara tu Presentacin en

25 PasosIvan Carnicero

Prepara tu Presentacin en 25 Pasos 2

speakerslab

Si te has descargado esta gua es porque t quieres ser profesional cuando presentas. Quieres evitar esa impresin de ponente que improvisa sin xito, que aburre, que apenas consigue nada de lo que pretende pese a las horas que dedica a preparar su presenta-cin.

Quieres ser ms rpido y eficaz cuando preparas tus presentaciones. No quieres tener esa sensacin de por dnde empiezo y la peor todava creo que me estoy dejando algo

Espero que esta gua te sirva de orientacin para ordenar y organizar tu trabajo. Es un sistema no temporizado porque creo que, si cada presentacin es un mundo, la vida de cada ponente es un universo.

As que dedica a la preparacin el tiempo que t quieras (o puedas!). Mi gua te ayudar a que las horas, das o semanas que inviertas sean lo ms eficientes posible.

Adems, encontrars al final un check-list que puedes imprimir cada vez que te encar-guen una presentacin. salo como herramienta y vers cmo facilita tu trabajo.

A prepararse!

Preprate para el xito

Las improvisaciones son mejores cuando se las prepara.

William Shakespeare


speakerslab

La fase ms costosa en tiempo y esfuerzo, as como la habitualmente ms olvidada, es la de la planificacin. Preparar una presentacin adecuadamente aumenta el xito en la misma.

Los imprevistos pueden suceder, y suceden. Sin embargo, est en nuestra mano reducir al mnimo la probabilidad de que ocurran, con una buena planificacin.

Cunto tiempo dedicaras a preparar tu presentacin?

Y ojo!, preparar tu presentacin no consiste en hacer un PowerPoint.

En realidad es imposible estipular un tiempo estndar. Pero s podemos asegurar que cuanta ms prevencin ms oportunidades de xito.

Dependiendo de tu nivel de exigencia, el tiempo destinado a la preparacin nunca ser suficiente o, en el mejor de los casos, ser suficiente cuando tengas la absoluta certeza de que vas a arrasar.

Podemos distinguir tres fases en la planificacin, cada una consecuencia de la anterior:

La primera tarea pasa por definir claramente el mensaje que ayudar a conseguir el obje-tivo. Es importante que ese mensaje sea concreto, simple y adaptado al tipo de audiencia en que queremos influir. Si usamos un lenguaje incomprensible para ella, o condensa demasiado contenido en pocos minutos, es muy fcil que el pblico desconecte.

Recuerda: escuchar no es lo mismo que leer. Por eso es preciso redactar un mensaje para ser escuchado: directo y sencillo.


speakerslab

Tambin debes tener en cuenta cunta informacin deseas transmitir. Generalmente, una presentacin debera encerrar una idea principal y un par de secundarias que apo-yen a la principal. Todo debe girar en torno a esas ideas y recurrir a ellas continuamente para que, al terminar, esas ideas sean conclusiones resonando en la cabeza de nuestros oyentes.

Una vez, tengas claro el eje central de tu idea te tocar escribir el argumento de tu presentacin.

Tras elaborar el contenido de tu presentacin, prepara los recursos que te ayudarn a reforzar el mensaje para conseguir tu objetivo. Es vital que estos recursos no sean llama-tivos o incoherentes, o distraern y alejarn a la audiencia de tu mensaje.

Son muchos los recursos a tener en cuenta y que pueden, en multitud de ocasiones, con-vertirse en claves del xito o del fracaso de una idea por muy buena o mala que sta sea.

Los recursos que un ponente puede y debe controlar a la hora de presentar empiezan por l mismo: su voz, sus movimientos, su mirada son algunos de ellos. Aunque otros elementos pueden mejorar considerablemente el impacto que la presentacin ejercer sobre el pblico, como el espacio, el tiempo, los elementos audiovisuales o la interaccin con la gente.

Repasa todos estos recursos, incluido el Powerpoint, que no es el centro de tu presentacin, sino un recurso ms.

Finalmente, es fundamental disear una herramienta que te permita evaluar la eficacia de la presentacin y saber si generaste el impacto o reaccin deseada.

Sin una evaluacin desaparece la posibilidad de medir la efectividad del proyecto, de me-jorarlo o de corregirlo. Necesitamos un sistema que mida el retorno.


speakerslab

A menudo ser sencillo. Si pretendes convencer a tu audiencia de que tome una decisin, la propia decisin revelar tu eficacia. En otros momentos ser difcil y quizs debers crear encuestas posteriores, por ejemplo.

En cualquier caso, no pierdas de vista esta parte de la presentacin, porque har que la siguiente vez sea mejor.

Si no evalas tus resultados, nunca mejorars en tus pre-sentaciones.

Como los buenos viajeros, aprende a disfrutar de la planificacin tanto o ms que del propio viaje.

Sistematiza la accin

Si tuviera ocho horas para talar un rbol, dedicara seis a afilar el hacha.

Abraham Lincoln


speakerslab

En el siguiente cuadro te resumo las acciones involucradas en la preparacin de una pre-sentacin. Como mapa de viaje puede serte muy til complementando a la gua.

A continuacin compartir contigo un mtodo a seguir para crear tus presentaciones. ste es mi orden, el que me resulta til para no dejarme detalles cuando me enfrento a una presentacin.

T eres libre de adaptarlo a tu manera de trabajar. Se trata de estar cmodo y trabajar con ganas para conseguir un resultado satisfactorio.

Sigue los 25 pasos

Antes que toda otra cosa la preparacin es la clave del xito.

Alexander Graham Bell


speakerslab

1. Marca tu objetivo

Delimita claramente la finalidad del proyecto, qu esperas de tu audiencia, qu emocio-nes o reacciones deseas obtener de los oyentes.

El objetivo nunca es que el orador quede bien, que el mensaje se entienda o que a la au-diencia le guste tu presentacin.

La presentacin no es el fin en s mismo, sino un instrumento de comunicacin para conseguir algo. Ese algo debe determinarse imperiosamente antes de empezar a trabajar la charla. Y es que durante el proceso de definicin del objetivo podras entrever que la presentacin no es el mejor instrumento para conseguir dicho objetivo. De ser as, an estaras a tiempo de cambiar de estrategia y ahorrarte la prdida de tiempo y esfuerzo que conlleva realizar una presentacin ineficaz.

Ms sobre por qu marcar un objetivo en http://speakerslab.es/como-se-si-he-hecho-una-presentacion-eficaz/


speakerslab

2. Averigua cosas sobre tu audiencia

Es para ellos para quien llevas a cabo tu trabajo, en serio no te interesa saber quines son?

Cuanto ms los conozcas ms fcil resultar ponerte en su piel para anticipar sus reac-ciones y adaptar tu mensaje.

Por un lado, averigua sus expectativas y motivos: por qu vienen, quin les convoca, qu saben de antemano, qu relacin tienen con la institucin a la que representas o en la que hospedas tu presentacin.

Tambin te ayudar conocer datos sobre ellos: sus edades, por qu vienen, en qu traba-jan, cules son sus intereses, qu relaciones existen entre ellos, de dnde proceden.

Tu labor es tratar de obtener una radiografa lo ms completa posible. Si alguien organiza el evento y cuenta contigo, esa persona puede ayudarte.

Sobre todo, recuerda que la mayor parte del pnico escnico reside en el miedo a lo desconocido, as que cuanto ms averiges sobre quienes vienen, menos desconocidos sern.


speakerslab

3. Haz tu lista de ideas

Es la hora de recopilar informacin. Anota cuanto se cruce en tu cabeza que pudieras incluir en tu presentacin.

Piensa en aquello que puede serte til: conceptos, vdeos, casos, ancdotas, ejemplos, preguntas, noticias, soluciones, datos, grficos, factoides.

Por ahora tu misin es acumular material ya tendrs tiempo para filtrar ms adelan-te, porque es difcil brillar cuando tu punto de partida son cuatro ideas dispersas que apenas se tocan entre s.

La genialidad surge mientras buceas entre un ocano de ideas.


speakerslab

4. Agrpalas en bloques

Probablemente hayas decidido recopilar todo lo importante o interesante, pero no siem-pre es lo necesario para conseguir tu objetivo. Lo primero que necesitas es detectar tus ideas principales.

En todo relato siempre hay unas ideas principales, ntimamente ligadas con el objetivo, y unas ideas secundarias con la funcin de apoyar, justificar y enriquecer las principales.

Te propongo un ejercicio para seleccionar tus ideas: piensa cmo agrupar toda la infor-macin reunida en bloques. Y para ello necesitas un ejercicio de mind-mapping.

Agrupa tus ideas en tres, cuatro o cinco montones diferenciados. Piensa en la idea princi-pal y las secundarias a la hora de construir los grupos.

Sintete libre de trabajar descabelladamente con tus ideas durante este paso. Es un mo-mento creativo! As que cuanto ms flexible seas, conseguirs resultados ms originales.

Intenta no tirar por la va fcil, esa que desemboca en chascarrillos, argumentos y carac-tersticas que conoce todo el mundo y que a todo el mundo aburre. En cambio, anota los resultados ms interesantes (por tiles o por llamativos) y sigue combinando las ideas un rato extra, incluso cuando creas que tienes en tu mano las ganadoras.


speakerslab

5. Localiza las ideas principales

Piensa en cul es la idea principal de cada bloque, en cul de esas ocurrencias engloba o resume al resto.

Quizs acabes con dos grupos, quizs tres, quizs muchos ms. Marca la idea principal de cada grupo y habrs encontrado los bloques relevantes para tu presentacin.

Ahora empecemos con las restricciones.

Hemos finiquitado la fase de echar a volar la imaginacin y comienza la de concretar: independientemente de los bloques que obtuvieras, destaca solo un mximo de cuatro.

Si tienes ms de cuatro bloques frena un instante y sigue analizando. Quiz podras jun-tar algunos grupos o quiz son poco esenciales y sera mejor eliminarlos.

Encomindate a este esfuerzo porque tu audiencia no podr asimilar y retener demasia-da informacin al transmitirla oralmente. Tu misin en este paso es asegurar que caben tus ideas principales en la poca informacin que puedes brindar a tu pblico. Por eso, la clave reside en que tus mensajes sean pocos y directos.


speakerslab

6. Estructura tu presentacin

Para que tu audiencia digiera tu discurso tendrs que encontrar un hilo argumental que relacione las ideas principales entre s. Si ellos encuentran el sentido aquello que les es-ts presentando, tu mensaje ser fcilmente comprendido, retenido y recordado.

Piensa que tu audiencia carece de mando a distancia con el que pausar, avanzar o re-troceder como cuando ve una pelcula. Si se lo complicamos, perder el hilo.Y eso no te interesa, verdad?

Recuerda que tras tu presentacin hay un objetivo a conseguir con tu audiencia. Una vez definidos tus dos, tres o cuatro bloques principales, analiza qu relacin tienen entre ellos. Algunas relaciones clsicas son:

Problema/Solucin es la Reina de las Estructuras, un tipo de presentacin infalible, pero si tu tema da para otra estructura, adelante!

Todo cuanto sorprenda a la audiencia juega a tu favor.


speakerslab

7. Escribe la historia

Ya hemos establecido una estructura. Ahora viene lo ms trabajoso y, sin embargo, lo que te crear ms satisfaccin.

Elaborars una historia. Ser el texto que te acompaar en la presentacin y captar la atencin de tu pblico; tu herramienta para conseguir tu objetivo.

Recrate en la escritura de ese mensaje. Haz que est ntimamente ligada a la solucin de la situacin crtica que hemos creado y debemos resolver, y refurzalo en la conclu-sin.

Como la intencin es esa, es mala idea comenzar presentando un producto para luego continuar explicando qu problemas soluciona.

Siempre es ms efectivo presentar los problemas primero y acabar hablando de la solu-cin presentando nuestro producto, por ejemplo.

Y cuntas pginas tienes que escribir? Una referencia en la que confiar es acercarse a las 100 palabras por minuto que dure tu presentacin.

Ms sobre cmo persuadir con storytelling en http://speakerslab.es/trucos-de-storytelling-para-tus-presentaciones/


speakerslab

8. Aade una apertura y un cierre

La apertura es tu tarjeta de presentacin y tiene el objetivo de conectar a la audiencia con el contenido de la presentacin.

Algunas cosas que evitar durante una apertura son:

Lasauto-presentaciones(siempreesmejorserpresentado!).

Losagradecimientos.

Losmensajesdemodestia(mesorprendequehayatantagenteinteresadaenescu-charme, espero hacerlo bien).

Ensearlastripasdelapresentacin(coneldiscursodehoypretendo,montamosesta presentacin para, intentaremos transmitirles).

Ylasjustificaciones(mehandichoquetenaquehacerlo,mehepreparadodurantemuchos meses el tema).

La apertura deber ir al grano para conectar cuanto antes con el pblico, y cuanto ms cerca est el arranque del saludo mejor.

En el cierre los nervios son menos que al inicio, por eso se le otorga tanta importancia. Sin embargo, es completamente determinante, ya que un mal cierre puede arruinar la presentacin.

El cierre siempre debe contener la conclusin con la que pretendes que la audiencia se marche. Si hubiera una ronda de preguntas, gurdate siempre la conclusin de tu presen-tacin para el final.

Cierra con un muchas gracias o apyate con la comunicacin no verbal, pero nunca, nunca, digas ya he terminado o similares.


speakerslab

9. Ajusta tu ritmo leyendo en voz alta

Aquello de las 100 palabras por minuto es una orientacin, una referencia. Pero solo cuando leas tu presentacin en voz alta podrs obtener una estimacin aproximada de cunto durars sobre el escenario.

As pues, cronmetro en mano y a leer!

Eso s, no leas de cualquier manera. Lee en voz alta, como si tuvieras a tu audiencia de-lante. Eso te permitir saber de entrada si tu charla es demasiado larga o corta.

Aunque es un buen indicador de partida, tampoco te lo tomes exactamente al pie de la letra. Durante la presentacin no leers nada (si acaso, el teleprompter a modo de apun-tador) y, por supuesto, tampoco debes aprenderte tu discurso de memoria.

Pero este ejercicio te servir para esclarecer si existen ideas o detalles sin cabida porque se comen el tiempo o, por el contrario, si resulta que te falta material y tu presentacin se queda muy corta de duracin.


speakerslab

10. Crea el contenido de tu Power-Point

Es demasiado habitual que la audiencia tenga que elegir entre leer la pantalla y escuchar al ponente. La mayora de las personas son visuales y elegirn leer. Entonces el ponente pasa a ser un elemento secundario y se convierte en la banda sonora de aquello que el pblico est observando.

Si eso ocurre, el ponente deja de controlar la presentacin para convertirse en un obst-culo que distrae a un pblico que trata de leer, tapando la pantalla o pasando de diaposi-tiva antes de tener tiempo de leerla.

Para evitar esta situacin, el PowerPoint debe usarse como apoyo visual para conceptos clave que refuerzan el discurso sin quitarte protagonismo.

El PowerPoint no debera ser, en ningn caso:

Elguiondelapresentacin.ste,debeestarentufichadeponente.

Elrepositoriodedatos.Podranincluirseenladocumentacin.

Ellugarparalosesquemascomplejos.Cuantomscomplejosea,msexplicacinnecesitar y, al final, todo girar en torno a la pantalla.


speakerslab

11. Afina el diseo de las diapositivas

Si podemos expresar nuestra idea con una foto, una palabra o un smbolo Para qu aadir nada? El arquitecto Miles van der Rohe deca que Menos es ms. Opta por su lema a medida que construyas tu PowerPoint.

Restringetusopciones:Escogeunaodosfuentes,unmximodetrescoloresbsicosy utiliza siempre los mismos.

Evitalosfondosyefectosquedificultenlalecturadeltexto.Lassombrasyefectos3Densucian la diapositiva. Elimina lo prescindible.

Usaimgenesatractivasydecalidad,sinpixelarodeformadas,yevitalosclipartsysu aura de chapucera.

Diseaslideslimpiaseimpactantes.Evitalogos,ttulos,subttulos,mrgenes,lneasy cuanto cargue visualmente sin ofrecer nada nuevo.

Anotalasbuenascombinacionesdecoloresdediseoqueveasenrevistas,publici-dad, etc. Prioriza la legibilidad y la comodidad del ojo sobre tu diapositiva.

Pensar en qu sentir tu audiencia cuando vea tu presentacin te ayudar a disear tus slides.

Ms sobre cmo mejorar tu PowerPoint en http://speakerslab.es/no-dejes-que-un-powerpoint-arruine-tu-presentacion/


speakerslab

12. Comprtelo con un diseador para que te asesore

Si el diseo no es lo tuyo, seguro que conoces a alguien que puede echarte una mano a construir tu PowerPoint o, al menos, a darte su opinin cuando le ensees el que t confeccionaste.

No se trata de hacer virgueras. Se trata de que estticamente est equilibrado y sea atractivo. Con un solo vistazo, quien trabaje en el mundo audiovisual te dar unos cuan-tos consejos concisos para mejorar tu trabajo.

Aprovecha esa informacin porque en dos o tres presentaciones podrs aplicar t mismo esos trucos que te darn un resultado ms profesional.

Recuerda que una presentacin de impacto requiere de un esfuerzo extra y que ste te ser recompensado diferencindote de otros ponentes.

Esa es la clase de impresin con clase y excelencia que buscas causar en tu audiencia!


speakerslab

13. Trabaja tu voz leyendo en voz alta

Tu mensaje es cada vez ms redondo. Aun as, recuerda que la principal herramienta para transmitirlo no es el PowerPoint, sino t mismo.

Dedica un tiempo a leer el discurso, recrate para descubrir cmo dotar al discurso del ritmo que atrape a la audiencia, captando su atencin y conducindola a la venta, la moti-vacin, la alarma o cualquiera que sea tu propsito.

Pon atencin a frases que te complican la vida. Si te atascan, qutalas. Busca las mejores entonaciones y empieza a acomodarte con tu discurso.

Se trata de que lo hagas tuyo y seas lo ms natural posible. Recuerda que tu audiencia est a cierta distancia. Habla un poco ms lento, un poco ms alto y un poco ms claro que en una conversacin normal.

Ms sobre cmo utilizar tu voz enhttp://speakerslab.es/las-claves-del-uso-de-la-voz-en-una-presentacion/


speakerslab

14. Lesela a otros para mejorarla

Otro ejercicio positivo ser lerselo a otras personas para ver qu tal entienden ellas lo que han odo.

Pueden orientarte con tu comunicacin y con la entonacin que puede transformar por completo el sentido de una frase, adems de tambin es una forma estupenda de poner a prueba tu mensaje.

Pregntale a tus interlocutores qu entendieron, qu es lo ms importante, qu recuer-dan ms o mejor y a qu conclusiones llegaron y qu impresiones conclusiones e impre-siones grabaste en ellos.

Esos datos te brindarn muchsima informacin y te ser til para dar un giro de timn si fuera necesario.

Recuerda que aunque ests practicando ante una audiencia de mentirijilla, sus emocio-nes y sensaciones son reales. Asimismo, intenta escoger personas que coincidan con el perfil de tu futuro pblico para que sus sensaciones sean lo ms parecidas posible a las que experimentarn aquellas personas a las que hables finalmente.


speakerslab

15. Crea tus fichas y ensaya con ellas

Ni se te ocurra salir con el discurso tal cual est escrito. No porque quieras demostrar nada, sino porque tratar de ajustarse exactamente con las mismas palabras al discurso te va a complicar la tarea y sonars totalmente artificial. No te interesa.

Solo necesitas un guion resumido, algo que quepa en un formato mximo de Din-A5. Debe ser manejable y permitirte ver todo el contenido en un vistazo rpido.

Prepralo unos das antes y utilzalo para ensayar, no lo estrenes el da de la presenta-cin.

Te recomiendo esto porque habrs adquirido memoria visual suficiente, sabiendo a qu altura de tu hoja o tablet debes recurrir para cada uno de tus puntos, y las sensaciones tctiles te ayudarn en el momento real, llevndote ms cerca de aquellos momentos del ensayo en tu casa o despacho donde te sentas a salvo.


speakerslab

16. Ensaya delante de un espejo

Cuando comunicamos, lo hacemos a travs de ms que palabras. Nuestra voz, nuestros gestos, nuestra mirada o nuestra manera de vestir, por poner algunos ejemplos, tam-bin lanzan mensajes claros a nuestro interlocutor. Esos mensajes silenciosos parten de nuestro subconsciente y pueden revelar nerviosismo, duda o dejadez.

Hasta ahora solo has puesto en prctica tu voz. Es hora de analizar el resto de tu comu-nicacin no verbal.

Ese anlisis solo podrs realizarlo vindote reflejado en un espejo. Fjate en tu postura, en tus manos, en tus expresiones faciales. Analzate como si fueras otra persona. Cmo te ves? Te ves convincente? Te ves inseguro? Te ves ansioso? Te ves soso?

Cambia aquello que no te convence, un detalle cada vez. Repite con cada cambio hasta que sientas que has encauzado tus gestos y coletillas fsicas. Luego repite tres o cuatro veces ms y asegrate de que tienes tus espaldas cubiertas.


speakerslab

17. Aade las diapositivas a tu ensayo

Si te he pedido que ensayes sin PowerPoint es para no condicionar tu presentacin a ese elemento auxiliar. Si trabajas siempre con las diapositivas tu cerebro se acomodar y dejar que las pantallas marquen el ritmo.

Qu poca conviccin emana del ponente que solo habla tras cada pantalla en funcin de lo que sta muestra!... Y qu pereza da escucharlo, no?

Si vas a usar PowerPoint, su contenido debe estar en tu cabeza. Deberas ser capaz de presentar sin mirar una sola vez tus diapositivas.

Esa es una de las razones por las que siempre recomiendo que tengas pocas diapositivas y con poco contenido.

Recuerda: el PowerPoint no es tu gua; es parte de tu escenografa.

Ms sobre cmo apoyarse en PowerPoint adecuadamente enhttp://speakerslab.es/5-razones-leer-diapositivas-te-perjudica


speakerslab

18. Grbate y analiza posibilidades de mejora

Ya tienes tu texto, tu comunicacin y tu PowerPoint. Ahora grbate. Qu mejor ejercicio de empata con la audiencia que verte como espectador?

Eso s, este ejercicio va ms all de grabarte y regodearte en tu interpretacin. Mrcate unos tems para observar!:

DominastelPowerPointoalainversa?

Tuposturaeserguida,relajadaysegura?

Tusmovimientossoncontroladosyfirmes?

Laexpresindetucararefuerzatumensaje?

Tusmanossemuevenporencimadelacinturacongestosdeapoyonorepetitivos?

Utilizaslamiradaylasonrisaadecuadamente?

Ms sobre el lenguaje del cuerpo enhttp://speakerslab.es/los-peores-errores-de-lenguaje-corporal-en-las-presentaciones


speakerslab

19. Piensa si tus participantes necesi-tarn documentacin de apoyo

Cul es el fallo habitual? Hacer un nico documento (un PowerPoint) que sirve de pre-sentacin visual, de guion para el ponente (que lo tiene impreso con sus notas) y de documentacin de apoyo para el pblico (que tambin lo tiene impreso).

Hay que entender que estos tres elementos tienen funciones y usuarios diferentes. As que cmo puede ser que el mismo documento sirva para los tres casos?

Respuesta: no sirve.

Entiendo que es trabajoso, pero estamos creando presentaciones de valor que requieren de un esfuerzo extra para destacar y convertirse en una presentacin que no sea una ms del montn.

As que si crees que tu audiencia necesita informacin por escrito prepara un documento especialmente para ellos.


speakerslab

20. Decide qu medios tcnicos usars

Haz una previsin de qu medios necesitars. No cuentes con que la organizacin sepa qu usars porque a menudo ser precisamente al contrario y tendrs que conformarte con lo que tengan.

Eso s, si t decides lo que necesitas y lo pides con antelacin es ms fcil que te lo con-sigan.

No esperes al da de la presentacin para pedir un cable para conectar tu iPad porque probablemente te quedes sin cable, sin iPad y sin posibilidades de proyectar tu estupen-da presentacin audiovisual.

Ms sobre la ayuda de la Vista Moderador enhttp://speakerslab.es/vista-moderador-powerpoint


speakerslab

21. Guarda tus diapositivas en difer-entes formatos y sitios

Hasta cuando lleves tu ordenador, puede fallar. Y si falla tendrs que recurrir a otro ordenador. Es el momento perfecto para descubrir que,ay! Qu aqu no est instalada la ltima versin de Office!

Lleva tus diapositivas en diferentes formatos. Abiertos como los de OpenOffice, cerrados como los *.pps de Office, en HTML5, en PDF

La previsin te ahorrar ms de un gran disgusto!

Por la misma razn, ni se te ocurra llevarlo todo solo en un pendrive. Puedes enviarte el material de tu presentacin al correo, dispones de Dropbox, Google Drive o Slideshare para almacenar material en Internet, las memorias SD son baratsimas e incluso existen unos trastos muy tiles llamados Chromecast. Usa todas las alternativas en tu mano para tener un plan b (y c, y d, y z, si hiciera falta), por si falla tu primera intencin.


speakerslab

22. Visita la sala para ver lo que te vas a encontrar

Visitar el espacio con anterioridad ayuda a reducir el estrs propio de la presentacin y a organizar el espacio.

La disposicin de la audiencia puede cambiar mucho la dinmica de la sesin. Si se prev un debate dentro de la presentacin, por ejemplo, las sillas en fila dificultarn que se genere. Sin embargo, una disposicin en semicrculo ayudarn.

Por otro lado, revisa el mobiliario con el que contarn los participantes: sillas de brazo, butacas, pupitres, etc. As sabrs si tendrn posibilidad de tomar notas y si estarn ms o menos cmodos. Eso tambin puede ayudarte a estimar el tiempo que pueden estar ante nosotros sin impacientarse.

Tambin es importante conocer si el lugar cuenta con tarima o no, si hay atril o mesa, cunto espacio existe para moverse. Toda esta informacin es vital para prever la comu-nicacin no verbal ms adecuada.

Adems, es una ventaja conocer la acstica o el tamao de la sala, y te indicarn cunto debers elevar la voz o si sern necesarios equipos de audio.

Piensa en la disposicin de la sala ideal. Recuerda qu OBJETIVO te marcaste al principio como tu brjula para tomar todas de las decisiones.


speakerslab

23. Haz una prueba con los medios tcnicos

Los elementos tcnicos permiten mejorar la profesionalidad de la ponencia. Sin embargo, pueden acabar convirtindose en una desventaja, pues cuantos ms elementos introdu-ces, ms posibilidades de error entran en juego y hay que valorar.

Si tienes la oportunidad, es recomendable supervisar personalmente todos los elemen-tos tcnicos. Y no slo ahora. El da de la presentacin ve con tiempo suficiente al lugar del evento antes de que tu pblico comience a llegar. Repite cuanto puedas los siguientes pasos:

Pruebalosmicrfonospreviamentesiloshay.Mejorqueseandecorbataquedemano; las manos ocupadas restan naturalidad gestual.

Pruebaelordenadorqueusars,elmandoparapasarlasdiapositivas,compruebacmo funciona el proyector y qu iluminacin necesitars para evitar reflejos en la panta-lla.

Miracmoregularlatemperatura.Necesitasqueesotambinjuegueatufavor.Sihace demasiado calor la gente se adormece y si hace fro la gente estar deseando salir. Una temperatura inadecuada puede hacerte perder toda la atencin del pblico.

Por mi experiencia te dira que las cosas de la tcnica son las que suelen jugar las peores pasadas. Intenta probar todo con anterioridad y tener, en el momento de la verdad, la manera de contactar con el responsable de estos temas para solventar cualquier posible fallo lo antes posible.


speakerslab

24. Define tu aspecto como ponente

La primera impresin en una presentacin es especialmente importantsima. El tiempo entre el contacto visual con el pblico hasta que interactas con l suele ser largo.

Durante ese rato, el pblico piensa una y otra vez sobre cmo va a ser la presentacin en funcin de la imagen del ponente.

Por lo general, se busca la neutralidad para que nada sea ms protagonista que el propio mensaje.

Haz una lista y destaca de tu armario qu ropa te pondrs. Piensa qu aspecto te favore-ce, qu peinado usars, qu maquillaje aplicars, la clase de accesorios que encajarn o si usars o no reloj, por ejemplo.

Cuantos ms detalles anotes ahora menos cosas de las que despistarte despus.

Ms sobre cmo vestirte enhttp://speakerslab.es/como-visto-presentacion-publico


speakerslab

25. Descansa y preprate para una presentacin de xito!

Si has llegado hasta aqu haciendo todas las tareas, no tienes nada que temer. Tu presen-tacin saldr genial.

Ahora concntrate en descansar y estar fresco. Olvdate de realizar tareas estresantes y dale un respiro a tu cerebro. Elige una pelcula ligera, una novela que no te enganchar, da un paseo largo y tranquilo o cualquier cosa que sea placentera para ti.

Ni se te ocurra quedarte repasando las notas hasta las tantas. Quiz eso te funcionara en los exmenes, pero te garantizo que en las presentaciones no funciona: tienes que estar 100% despierto, fresco y rpido en cada minuto.

Cena ligero para no pasar una mala noche e intenta dormir las horas que el cuerpo te pide.

Buenas noches y reljate, que maana te espera un triunfo!

Utiliza tu Checklist

El xito no se logra slo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de mtodo y de organizacin.

J.P. Sergent


speakerslab

Presentacin:Fecha de exposicin:

Marca tu objetivo. F

Averigua cosas sobre tu audiencia. F

Haz tu lista de ideas. F

Agrpalas en bloques. F

Localiza las ideas principales. F

Estructura tu presentacin. F

Crea una historia. F

Aade una apertura y un cierre. F

Ajstala a tu tiempo leyndola en voz alta. F

Crea el contenido de tu powerpoint. F

Afina el diseo de las diapositivas. F

Comprtelo con un diseador para que te asesore. F

Trabaja tu voz leyndola en voz alta. F

Lela a otras personas para mejorarla. F

Crea tus fichas para ensayar con ellas. F

Practica tu comunicacin no verbal delante de un espejo. F

Aade las diapositivas a tu ensayo. F

Grbate y analiza posibilidades de mejora. F

Piensa si tus participantes necesitarn documentacin de apoyo. F

Decide qu medios tcnicos utilizars. F

Guarda tus diapositivas en diferentes formatos. F

Visita la sala para ver cmo es. F

Haz una prueba con los medios tcnicos. F

Define el aspecto con el que vas a presentar. F

Descansa y preprate para una presentacin de xito! F

Ve a por todas

"El xito consiste en vencer el temor al fracaso."

Charles Augustin Sainte-Beuve


speakerslab

Probablemente, si has llegado con inters hasta este punto, es que eres lo suficiente-mente responsable con tus proyectos. De hecho, muy posiblemente, con tu posicin profesional o tu experiencia personal hayas desarrollado ciertas habilidades y trucos que evitan que tus presentaciones sean catastrficas.

Pero aun as, quieres hacerlo mejor. Adivino si te digo que echas de menos la conexin con el pblico? Es lo que le pasa a la mayora que presenta aceptablemente.

Por qu estas personas, pasan el trmite pero no consiguen presentaciones brillantes? Porque no arriesgan. Se encorsetan en sus formatos habituales, hacen lo que ven que el de al lado ha hecho y ofrecen presentaciones en serie, las del montn.

Es imposible que una presentacin del montn cautive al pblico.

Cuando la audiencia est harta de ver el tpico powerpoint, con la tpica estructura y la tpica retahla de convencionalismos, tiene que luchar internamente por prestar atencin porque su cerebro le dice: esto no es importante, no me parece nada nuevo, ya sabemos lo que es, podemos prescindir de esto.

Pero romper con lo habitual, con lo que todo el mundo hace, requiere un riesgo. Como con todo en la vida. Pero ese riesgo es tan grande?

Seamos racionales, analicemos las posibles consecuencias de tu atrevimiento y nos daremos cuenta de que no pueden ser tan graves. Al contrario, las ventajas suelen ser mayores que los riesgos porque la audiencia est deseando que alguien piense en ellos, que se lo hagan pasar bien, que lo ilusionen

Si el pblico percibe que nos hemos currado una presentacin pensando en lo que ellos necesitan en vez de en lo que el ponente le parece cmodo, lo va a agradecer y va a ser muchsimo ms benvolo de lo que lo sera en una presentacin del montn.

As que depende de ti: no quieres hacer un esfuerzo por dejar de estar en las del montn y pasar al de las brillantes?


speakerslab

Ivan Carnicero, experto en comunicacin y formador

por vocacin, ayuda a empresas y profesionales que

necesitan mejorar sus estrategias de comunicacin

para construir el futuro que desean.

Est especializado en la creacin y exposicin de

contenidos en presentaciones en pblico utilizando las

ms actuales tcnicas.

Desde SpeakersLab.es, investiga, divulga y ofrece

servicios para afrontar presentaciones comerciales,

corporativas o inspiradoras con el mayor xito.

Prepara tu Presentacin en 25 Pasos de Ivan Carnicero

Todo el contenido de este ebook es propiedad de Ivan Carnicero Moriana.Imgenes de kantver - Fotolia.com

IVAN CARNICERODelicies, 808940 Cornell - [email protected]

Gracias por leerme!Cuntame qu te ha parecido o comntame tus dudas. Nos vemos en speakerslab.es

Twitter: @speakerslab_es

Mail: [email protected]

Blog: http://www.speakerslab.es/blog

Cómo preparar una presentación

Documents

Transcript of Cómo preparar una presentación