Como nos ayuda Alfresco en la seguridad del archivo electrónico

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XX Jornadas de Archivos Universitarios Como Alfresco nos ayuda a la seguridad en el cumplimiento de normativas y de almacenamiento de documentos de archivo. Universidad de Navarra, 7 de mayo de 2014 Jose Carrasco Skype: jcarrasko [email protected]

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Presentación para la XX Jornadas de Archivos Universitarios, Universidad de Navarra, 7 de Mayo 2014. Rápido resumen de cómo Alfresco nos ayuda a securizar los documentos de archivo mediante el módulo de Record Management. Información sobre el programa : http://www.unav.edu/web/archivo-general/xx-jornadas-de-archivos-universitarios/programa

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XX Jornadas de Archivos Universitarios

Como Alfresco nos ayuda a la seguridad en el cumplimiento de normativas y de almacenamiento de documentos de archivo.

Universidad de Navarra, 7 de mayo de 2014

Jose CarrascoSkype: [email protected]

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Alfresco y el módulo de Record Management

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La plataforma abierta paragestión de contenidos críticos y la colaboración documental.

Modelo de subscripción + Open Source+ Una fracción del coste de un ECM propietario

Simple en su despliegue y uso+ Pensado para el usuario final+ Se ejecuta en plataformas de código abierto

Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM+ Líderes en el soporte de estándares abiertos

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Alfresco en cifras

4.000 mill. archivos

7 millones usuarios

3.000 empresas

180 países

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El 70% de las organizaciones que utilizan Alfresco tienen más de 10.000 empleados.

Un gran ejemplo de organización con muchos usuarios son las universidades. Por su carácter Open Source, sus interfaces de conexión y su integración con soluciones de e-learning,

Alfresco es una de las soluciones preferidas por los grandes centros educativos

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Solución 360º

Servicios

Documentales de Usuario

Servicios

Documentales de Repositorio

Servicios

Documentales de Archivo

Tramitación ColaboraciónCaptura

AuditoriaPolíticas …Búsquedas Transformaciones

Integración

Clasificación y Archivado

Cuadro de clasificación

Descripción

Tipos documentales

Preservación

Calendario de conservación

Eventos

Auditoria

Destrucción

Disposición

Transferencia

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El Ciclo de vida …

•Captura •Creación•Formularios•Escáneres•Correo electrónico

Generación

•Tramitación•Revisión•Colaboración•Aprobación•Flujos de trabajo

Tramitación y

colaboración •Publicación•Web•Movilidad•Portales

Distribución

•Archivo•Conservar•Espurgo y Custodia•Disposición•Destrucción

Almacenamiento y custodia

Auditoria y Seguimiento

(Del documento vivo al documento de archivo)

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Archivo Archivo Multimedia Archivo longevo Otros

Calendario de conservación

Cuadro de clasificación

Reglas Flujos de trabajo Seguridad

Modelo de datos Catalogación

Políticas

Auditoria Estructuras

Archivo histórico

IndexaciónAlmacenamiento

RDBMS

MetadatosUsuarios

.

Sistemas propios

Plataforma tecnológica

Versiones

Estructuras

SeguridadY

AuditoriaBúsqueda Automatización Administración

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Cómo Alfresconos ayuda a securizar nuestro archivo ?

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Módulo RMDiseñado para:

• Documentos confidenciales• Información sensible

Asegura que:

• La información no es alterada• Protege ante la perdida de información• Protege su distribución• Asegura la integridad de datos• Asegura la autenticidad

Se encarga de :

• Mantener y preservar la documentación de archivo

• Gestionar el ciclo de vida• Controlar las políticas establecidas y

normativas• Controlar la accesibilidad de los datos• Controla el modo en que los

documentos de archivo se transfieren a terceras partes

• Almacenar documentos de archivo electrónico y referencias a documentos de archivo físico

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Acceso y Seguridad• Puede tener diferentes

políticas según la sensibilidad de los documentos de archivo:

• Seguridad por serie, expediente o documento de archivo

• Políticas de almacenamiento según la criticidad de los contenidos

• Encriptación de metadatos concretos

• Tablas de apoyo dependiendo del perfil

• Posibilidad de comportamientos propios de la organización,

• Eg. Confidencial• Eg. Propio

• Existen más de 50 permisos especiales, p.eg:

• Extender periodo de retención o bloqueo

• Crear, modificar documentos de archivo o cerrar expedientes

• Destruir tipos de referencias, • Destruir documentos de archivo• Programar reglas

• Modelo extensible para necesidades propias

• Visores propios para evitar la descarga

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Auditoria y Autenticidad• Sistema de auditoria

configurable y adaptable

• Se pueden auditar cualquier acción dentro del repositorio

• Registra que se ha hecho y por quien

• Planificación de la auditoria• Se puede integrar con

sistemas externos

• Aplica a todos los elementos

• Metadatos• Documentos de archivo• Expedientes , • Series y sub-series

• Informes • Interfaz de usuario• Genera informes de auditoria

con intervalos de fechas• Se pueden exportar estos

informes de auditoria como documentos de archivo y archivarlos

• Filtro por tipo de evento , usuario o fecha

• Firma digital• Preparado para integrar con

suites de firma electrónica como @Firma

• Preparado para implementar firmas y refirmados mediante el calendario de conservación

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Integridad • Modelo de datos

• Tipos documentales propios para Record Management

• Capacidad de encriptar metadatos

• Herencia en tipos documentales

• Subtipos y aspectos• Obligatoriedad de describir los

documentos añadidos al archivo

• Behaviours• Referencias (relaciones entre

registros)

• Automatización• Se pueden automatizar tareas

para simplificar el archivado• Reglas de comprobación de

metadatos y contenidos

• Automatizar la creación• Automatizar el archivado y la

descripción• Cuadro de clasificación

dinámico

• Relaciones• Padre / Hijo• Bidireccionales• Definidas por el usuario

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Integridad Disposición

• Relacionado a nivel de categorías• Permite políticas de:

– Retención– Disposición

• Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido

Observación de Registros

• El sistema es capaz de identificar los documentos que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.

Eventos

• Definidos por el usuario• Definidos por el sistema• Permiten ser enlazados a las

planificaciones de disposición• Gran conjunto de eventos

predefinidos:– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición

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Localización de documentos• Almacenamiento

• Capacidad de integrar con cabinas a nivel de políticas de retención

• Capacidad de utilizar diferentes dispositivos de almacenamiento según cualquier criterio del modelo documental

• Documentos seguros• Documentos pesados• Documentos en soporte

multimedia

• Record Management in place

• Posibilidad de crear referencias en espacios colaborativo fuera del archivo

• Visor para ver documentación sin capacidad de descarga

Transferencia

• Capacidad de "transferir" documentos al final del ciclo de disposición.

• Control de transferencias

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http://www.alfresco.com/RMassessment

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