Como nos ayuda Alfresco en la seguridad del archivo electrónico
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XX Jornadas de Archivos Universitarios
Como Alfresco nos ayuda a la seguridad en el cumplimiento de normativas y de almacenamiento de documentos de archivo.
Universidad de Navarra, 7 de mayo de 2014
Jose CarrascoSkype: [email protected]
Alfresco y el módulo de Record Management
La plataforma abierta paragestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
Modelo de subscripción + Open Source+ Una fracción del coste de un ECM propietario
Simple en su despliegue y uso+ Pensado para el usuario final+ Se ejecuta en plataformas de código abierto
Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM+ Líderes en el soporte de estándares abiertos
Alfresco en cifras
4.000 mill. archivos
7 millones usuarios
3.000 empresas
180 países
El 70% de las organizaciones que utilizan Alfresco tienen más de 10.000 empleados.
Un gran ejemplo de organización con muchos usuarios son las universidades. Por su carácter Open Source, sus interfaces de conexión y su integración con soluciones de e-learning,
Alfresco es una de las soluciones preferidas por los grandes centros educativos
Solución 360º
Servicios
Documentales de Usuario
Servicios
Documentales de Repositorio
Servicios
Documentales de Archivo
Tramitación ColaboraciónCaptura
AuditoriaPolíticas …Búsquedas Transformaciones
Integración
Clasificación y Archivado
Cuadro de clasificación
Descripción
Tipos documentales
Preservación
Calendario de conservación
Eventos
Auditoria
Destrucción
Disposición
Transferencia
El Ciclo de vida …
•Captura •Creación•Formularios•Escáneres•Correo electrónico
Generación
•Tramitación•Revisión•Colaboración•Aprobación•Flujos de trabajo
Tramitación y
colaboración •Publicación•Web•Movilidad•Portales
Distribución
•Archivo•Conservar•Espurgo y Custodia•Disposición•Destrucción
Almacenamiento y custodia
Auditoria y Seguimiento
(Del documento vivo al documento de archivo)
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De
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Archivo Archivo Multimedia Archivo longevo Otros
Calendario de conservación
Cuadro de clasificación
Reglas Flujos de trabajo Seguridad
Modelo de datos Catalogación
Políticas
Auditoria Estructuras
Archivo histórico
IndexaciónAlmacenamiento
RDBMS
MetadatosUsuarios
.
Sistemas propios
Plataforma tecnológica
Versiones
Estructuras
SeguridadY
AuditoriaBúsqueda Automatización Administración
Cómo Alfresconos ayuda a securizar nuestro archivo ?
Módulo RMDiseñado para:
• Documentos confidenciales• Información sensible
Asegura que:
• La información no es alterada• Protege ante la perdida de información• Protege su distribución• Asegura la integridad de datos• Asegura la autenticidad
Se encarga de :
• Mantener y preservar la documentación de archivo
• Gestionar el ciclo de vida• Controlar las políticas establecidas y
normativas• Controlar la accesibilidad de los datos• Controla el modo en que los
documentos de archivo se transfieren a terceras partes
• Almacenar documentos de archivo electrónico y referencias a documentos de archivo físico
Acceso y Seguridad• Puede tener diferentes
políticas según la sensibilidad de los documentos de archivo:
• Seguridad por serie, expediente o documento de archivo
• Políticas de almacenamiento según la criticidad de los contenidos
• Encriptación de metadatos concretos
• Tablas de apoyo dependiendo del perfil
• Posibilidad de comportamientos propios de la organización,
• Eg. Confidencial• Eg. Propio
• Existen más de 50 permisos especiales, p.eg:
• Extender periodo de retención o bloqueo
• Crear, modificar documentos de archivo o cerrar expedientes
• Destruir tipos de referencias, • Destruir documentos de archivo• Programar reglas
• Modelo extensible para necesidades propias
• Visores propios para evitar la descarga
Auditoria y Autenticidad• Sistema de auditoria
configurable y adaptable
• Se pueden auditar cualquier acción dentro del repositorio
• Registra que se ha hecho y por quien
• Planificación de la auditoria• Se puede integrar con
sistemas externos
• Aplica a todos los elementos
• Metadatos• Documentos de archivo• Expedientes , • Series y sub-series
• Informes • Interfaz de usuario• Genera informes de auditoria
con intervalos de fechas• Se pueden exportar estos
informes de auditoria como documentos de archivo y archivarlos
• Filtro por tipo de evento , usuario o fecha
• Firma digital• Preparado para integrar con
suites de firma electrónica como @Firma
• Preparado para implementar firmas y refirmados mediante el calendario de conservación
Integridad • Modelo de datos
• Tipos documentales propios para Record Management
• Capacidad de encriptar metadatos
• Herencia en tipos documentales
• Subtipos y aspectos• Obligatoriedad de describir los
documentos añadidos al archivo
• Behaviours• Referencias (relaciones entre
registros)
• Automatización• Se pueden automatizar tareas
para simplificar el archivado• Reglas de comprobación de
metadatos y contenidos
• Automatizar la creación• Automatizar el archivado y la
descripción• Cuadro de clasificación
dinámico
• Relaciones• Padre / Hijo• Bidireccionales• Definidas por el usuario
Integridad Disposición
• Relacionado a nivel de categorías• Permite políticas de:
– Retención– Disposición
• Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido
Observación de Registros
• El sistema es capaz de identificar los documentos que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión.
Eventos
• Definidos por el usuario• Definidos por el sistema• Permiten ser enlazados a las
planificaciones de disposición• Gran conjunto de eventos
predefinidos:– Caso terminado– Obsoleto– Reasignación– Preparado para disposición
Localización de documentos• Almacenamiento
• Capacidad de integrar con cabinas a nivel de políticas de retención
• Capacidad de utilizar diferentes dispositivos de almacenamiento según cualquier criterio del modelo documental
• Documentos seguros• Documentos pesados• Documentos en soporte
multimedia
• Record Management in place
• Posibilidad de crear referencias en espacios colaborativo fuera del archivo
• Visor para ver documentación sin capacidad de descarga
Transferencia
• Capacidad de "transferir" documentos al final del ciclo de disposición.
• Control de transferencias
http://www.alfresco.com/RMassessment