Como Hacer Eventos Exitosos

8/11/2019 Como Hacer Eventos Exitosos

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Cmo hacer

Eventos exitosos

Gua completa para organizar congresos,seminarios, conferencias, convenciones y

reuniones especiales

ELIANA GHERARDI


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AGRADECIMIENTOS

Este libro es el producto de aos de estudio, observacin y trabajo en un rea de actividad de

gran inters y creciente importancia social. No lo hubiera podido escribir sin la valiosacolaboracin de muchas personas, quienes hicieron posible, a lo largo de este camino, larecopilacin y organizacin de la informacin, pero sobre todo el ganar la necesariaexperiencia que el texto condensa. Por ello doy las gracias especialmente a mi maestra DianaFeo de Tamayo.

A Maruja Beracasa, Isabel Martnez, Alberto Landaeta, Manuel Bronstein, Otto RodrguezArmas, Berta Garca, Miriam Talavera, Alberto Aristeguieta, Rmulo Ferrer, Marco Palavicini,Vctor Mendoza, Valby Rangel, Frank Barreto, jess Ernesto Ortiz, Luis Eduardo Rodrguez y atantos otros que laboran en empresas que prestan servicios relacionados con esta actividad:transporte, agencias de festejos, hoteles, servicios audiovisuales, sonido, guas, intrpretes,secretarias, agencias de viaje, lneas areas, imprentas, agencias de publicidad.

Agradecimiento que extiendo a Agustn Zavala, Aura M. Bavaresco de Prieto y a GledyMedrano, por su motivacin y ayuda en la preparacin del libro.


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INTRODUCCIN

Entre otras cosas que han dejado sobre l su huella profunda, el que termina ha sido el siglodel avance cientfico y tecnolgico, del progreso econmico y del desarrollo cultural extendido.Como se ha dicho tantas veces, si a algn adulto ilustrado le fuese dada la oportunidad de

haber vivido los inicios del siglo y estar hoy con vida y lucidez como para presenciar el final deste, seguramente no reconocer en lo que hoy ve, especialmente en los tres camposmencionados, lo que su memoria le mostrase como rasgo de ese pasado. Ha sido reconocidotambin que esos y muchos otros cambios se han acelerado, en especial en la segunda mitadde la centuria, hecho que da a nuestro siglo una significacin y una especificidad nicas que,en muchos sentidos y para muchos, es motivo de orgullo sobre el discurrir de la humanidad.

Los congresos, las convenciones, los simposios, en fin, los eventos o reuniones de variadanaturaleza y motivacin, sin los cuales esos avances se habran producido con mayoresdificultades o lentitud, sirvieron como recursos eficientes para exponer estos adelantos en

diferentes lugares y mltiples formas, para lograr el conocimiento mutuo y la articulacininstitucional de los artfices de esos progresos, y facilitaron el dominio de nuevas tcnicas y elconocimiento de nuevos productos e ideas.

En este sentido se puede afirmar que el siglo XX ha sido el siglo de las reuniones cientficas,empresariales, culturales, polticas y hasta religiosas. Quizs el mejor smbolo de esto loconstituye la Organizacin de las Naciones Unidas y su extensa red de asociaciones afiliadasque han institucionalizado y celebran con regularidad y en distintos lugares eventos sobretpicos muy diferentes.

Naturalmente, no ha sido casual que esta proliferacin de reuniones y eventos se hayaproducido en el presente siglo. Aparte de los progresos en los campos sealados -queencuentran en esas reuniones un escenario ptimo y un acicate institucional- cabe mencionardos avances suplementarios que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de dichoseventos. Nos referimos a los progresos en materia de transporte y comunicaciones. Losprimeros, en particular el transporte areo, ciertamente han acortado considerablemente lasdistancias, contribuyendo a hacer de nuestro planeta, otrora un agregado de regiones ycomunidades esencialmente desvinculadas, "la aldea global" de la que habl Mac Luhan. Eltransporte ha facilitado el desplazamiento de viajeros, impulsados no tanto por la necesidadeconmica apremiante, sino principalmente por el deseo de conocer o el afn de aventuras;

permitiendo dar forma a una actividad que lleva tambin el sello de este siglo: el turismo, alcual los eventos aportan una dimensin familiar.

Por su parte, los avances en la telefona y en otras formas de comunicacin a distancia, a la parque aportan su propia contribucin al acortamiento de la distancia, han dado a los hechos queregistran una expresin de actualidad casi absoluta, pues, cualquiera sea el lugar del planetadonde esos hechos ocurran, estamos en capacidad de conocerlos en forma casi simultnea.Para los congresos y eventos las telecomunicaciones son de mucha utilidad por dos razonesprincipales: una es de carcter general y se expresa en las ventajas obvias para susorganizadores, pues permite hacer efectivos con gran rapidez los contactos con ponentes,

expositores, participantes e instituciones auspiciantes, prcticamente con independencia dellugar en el cual residan. La otra razn es de un carcter ms especfico: la comunicacin ha


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hecho posible la celebracin de reuniones a distancia, en especial las teleconferencias yvideoconferencias.

Para algunos analistas, en la medida: en que internet prosiga su evolucin y aumente la red deinvestigadores vinculados por computadoras en la actual "autopista de la informacin" -con

fcil acceso a correo electrnico y a una base de datos virtualmente infinita-, los congresos,seminarios y conferencias, tal como los conocemos, irn perdiendo vigencia instrumental yutilidad prctica. Los que se inclinan por este argumento creen que la capacidad de internetpara vincular investigadores, estudiantes e instituciones gubernamentales y empresas privadasconvertir en innecesaria o superflua la realizacin de este tipo de eventos.

Estas opiniones, afortunadamente minoritarias, dejan de lado, sin embargo, hechos de muchasignificacin que son inherentes a los congresos y otras reuniones y que estn en la base de la justificacin esencial para su realizacin. El primero y principal es la humana, vieja y sananecesidad de intercambiar "de t a t" con nuestros semejantes. Cualquiera puede encender

una computadora e iniciar y mantener un dilogo a distancia con otro(s) cibernauta(s), conmayor o menor regularidad y con mayor o menor inters. Ese intercambio puede seraltamente gratificante y conducir a conclusiones de gran valor personal, pero por muysatisfactorios que sean esos dilogos o intercambios, estarn siempre incompletos: no tendrnel "toque personal", o lo tendrn slo en forma parcial, que es inseparable del intercambio queacompaa al apretn de manos, de conversar mirndose el rostro, del reencuentro con amigoso colegas ... y es, precisamente, ste savoir vivre que usualmente se asocia al dilogo enpersona o a la presencia en vivo lo que los eventos hacen posible, a veces con modestia, perocasi siempre con eficacia.

La segunda razn no es menos importante. Los congresos, simposio s y dems reuniones afinesson muy dinmicos en la asimilacin de los cambios tcnicos que inciden sobre la naturalezaoperacional de sus actividades, como la teleconferencia o videoconferencia. Cosacomprensible porque una parte importante de esas actividades generalmente tiene que vercon la presentacin o exposicin de imgenes y contenidos conceptuales. Por ello se ha venidoproduciendo una fusin operacional o simbiosis entre el modo de operar de internet y lacultura que subyace en la organizacin y realizacin de esas reuniones, lo que ocurre porqueambas instancias o dominios se complementan.

Visto a futuro, lo que esto indica es que los eventos que trasciendan un cierto umbral de

costos y posean, en funcin de sus objetivos temticos, un atractivo apreciable encontrarn eninternet tanto un cauce privilegiado para sus convocatorias, como recursos insustituibles parasu desenvolvimiento. En otras palabras, en la medida en que internet 'contine potenciando sucapacidad para vincular diferentes comunidades de inters, crear oportunidadessuplementarias para construir y fortalecer relaciones y enriquecer la experiencia cotidiana delos individuos, y en esa misma medida, sin duda, las reuniones de que hablamos soldarn anms su destino al de la red. Naturalmente, como suele ocurrir en las naciones, elaprovechamiento de esta simbiosis va a estar afectado por las desigualdades econmicasexistentes entre ellas, as como por los impactos diferenciales que en el campo de la culturaprovoquen esas desigualdades.


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En verdad, lo que estas y otras razones nos indican es que casi con seguridad en el futuro loscongresos, convenciones y dems eventos especiales experimentarn un desarrolloconsiderable, lo que incidir favorablemente tanto en sus instancias organizativas o deplanificacin, como en sus realizaciones concretas. Perspectiva comprensible si recordamosque, en opinin de muchos estudiosos, estamos apenas en los umbrales de la llamada"sociedad de la informacin", cuya materializacin plena supondr colectivos humanos mscalificados que los ahora existentes y un orden econmico y sociocultural orientado por elconocimiento tcnico especializado.

Finalmente, y en lo que respecta a nuestro pas, cuyo nivel de desarrollo econmico y social hasufrido una desdichada contraccin, que seguramente es temporal, estamos en capacidad deafirmar que la llamada "industria de eventos" ha avanzado a paso firme, lo que permite quepblicamente se le reconozca su estatus especial como tcnica con perfil propio y biendefinido, que aglutina en su seno a un nmero reducido pero creciente de profesionales degran experiencia y motivacin. A pesar de lo cual, desafortunadamente, se siguen realizandocongresos y reuniones afines en forma improvisada o sin contar con el necesarioasesoramiento. Fue precisamente esta constatacin, que no causa sorpresa a quienes nosmovemos en el medio, lo que me llev al convencimiento de que era conveniente trabajar enla elaboracin de un texto o manual que haga claros los diferentes pasos que han de darquienes se arriesgan en un oficio que, a simple vista, parece sencillo, pero que una vezacometido se muestra exigente y complejo, incluso en aspectos aparentemente de merodetalle.

Este libro ha sido escrito pensando, principalmente, en las personas que se ven confrontadas,muchas veces en forma involuntaria, con la urgencia de organizar y de llevar a cabo eventospara la institucin en la que trabajan, y para lo cual la ms de las veces slo cuentan con unagran dosis de buena voluntad. Confo en que en sus pginas encuentren conceptos claros de loque significan los congresos y otras reuniones, as como de las diferentes etapas que han detransitar en la materializacin de la idea. Al redactarlo siempre tuve en mente la realidadeconmica y socio institucional de nuestro pas, pues es ste el contexto nacional en el que,con seguridad, se mover la mayora de sus lectores. Sin embargo, para quienes estninteresados en avanzar en el conocimiento sistemtico y ms profundo de una disciplina quese ha hecho cada vez ms slida, se anexan al final del libro informaciones de carcterinstitucional y bibliogrfico de gran utilidad.

Espero igualmente que este libro sea til a los estudiantes universitarios en el campo de laadministracin de empresas tursticas, y tambin para mis colegas especializados en laplanificacin de congresos y otros eventos similares. Por experiencia s que muchos de ellospodran redactar valiosos manuales sobre una materia a la cual han dedicado aos y esfuerzos;sin embargo, diversos motivos han impedido que ello sea as. Yo me he atrevido y confo enque los frutos de mi trabajo sean satisfactorios.


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Captulo I

Naturaleza y razn de ser de los congresos y eventos especiales

Definiciones bsicas.

Tipos de eventos: congresos, seminarios, convenciones, jornadas, foros, cursos.

En consonancia con la creciente complejidad de la vida econmica y social contempornea,eventos como las conferencias, congresos, simposios y seminarios han ido imponindose comotcnicas de trabajo de grupo que permiten a empresas, instituciones y asociaciones de todandole plantear y resolver problemas, tanto de carcter general como especfico, confrontar y

discutir ideas sobre temas de naturaleza e inters muy variado o analizar reas temticasespecializadas. Esto ha hecho que la planificacin y gestin operacional de estos eventos sehayan convertido en una actividad altamente especializada, de uso frecuente, que requiere deun conocimiento ad-hoc y de un personal con un perfil profesional claramente tipificado.

La justificacin de los eventos de este tipo y la popularidad de que disfrutan no son arbitrarias.Han demostrado claramente su utilidad prctica como un medio de gran eficacia paratransmitir nuevas informaciones, operar como un foro para el intercambio de ideas yexperiencias y favorecer el desarrollo de vnculos o conexiones interpersonales ointerinstitucionales. Los congresos y eventos especiales son un instrumento efectivo para

fortalecer la organizacin y alcance de los negocios, el desarrollo de la vida social y el avancedel conocimiento cientfico y tcnico.

Son muchas las motivaciones que determinan la realizacin de un congreso, una conferencia oun simposio, sin embargo puede aceptarse como un resumen adecuado de esas motivacionesla que hizo el conocido escritor norteamericano Alvin Tofler, cuando seal que la gente asistea congresos y eventos bsicamente por tres razones:

l. Para obtener informacin formal de la gente que est hablando en el presdium.

2. Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de vista y establecer contactos ms

permanentes.

3. Por recreacin, para cambiar de rutina y por los usuales programas sociales que todos loseventos normalmente incluyen.


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En el trmino evento se engloba, por consiguiente, una serie amplia de actividades queadoptan formas muy variadas, las cuales podemos clasificar de acuerdo con sus objetivos:

Educativo (aprendizaje): Congreso, curso, simposio, seminario, mesa redonda, taller, foro,conferencia, exposicin, convencin, campamento, entre otros. Social: fiestas en general (Da

de la Secretaria, Fin de Ao), aniversarios, homenajes.

Turismo: viaje de familiarizacin, tours, campamentos. Deportivo: campeonato y/o juegos,olimpada. Cultural: festival, concurso, saln, exposicin. Informativo: reunin, convencin,asamblea. Motivacional: viaje de incentivo.

Religioso: peregrinaciones.

Poltico: asambleas, mtines.

El comn denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como escenarios

privilegiados en los cuales se vinculan las personas o las instituciones que ellas representan, searticulan intereses comunes y se produce un intercambio de informacin y conocimientos. Lagran mayora de esos eventos sirve para poner en contacto a personas que residen dentro deun mismo pas; sin embargo, algunos autores hacen una divisin de los eventos segn elmbito geogrfico que abarca, por lo cual es posible hablar de eventos locales, regionales,nacionales, mundiales e internacionales.

A pesar de la diferencia en cuanto al objetivo que se persigue, los elementos bsicos paraorganizar, planificar y desarrollar los eventos son similares. Por ello, salvo casos especiales ysujetos a los ajustes de rigor, se podrn aplicar indistintamente las tcnicas que expondremos

en los prximos captulos.

La razn de ser del evento, la justificacin del mismo, es la primera condicin que debe tenerseen cuenta a la hora de acordar su realizacin. Y aunque a primera vista pareciera fcil decidirsobre la conveniencia de la realizacin del evento, en la prctica esto no resulta tan sencillo, loque ayuda a explicar el porqu de tantos fracasos en esta materia. No slo son muy variadoslos tipos de eventos, tambin lo son los tipos de instituciones y las motivaciones esenciales destas. El "secreto" del xito de un evento est en saber conciliar las caractersticas y modos deoperacin de estas ltimas con los propsitos y objetivos que la(s) institucin(es) se plantee(n)mediante su realizacin. A estos fines el punto clave consiste en determinar el objetivo real

que nos motiva a organizar el evento.


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TIPOS DE EVENTOS (TERMINOLOGA)

Como hemos sealado ya, quizs el rasgo ms llamativo de los eventos sea su diversidad deformas. Esto se debe a que es una prctica social sujeta a cambios continuos que permitenincorporar innovaciones en su manera de operar y elevar la eficacia de sus fines. Por ello,

mientras que la organizacin de congresos y otras reuniones fue ayer una formapredominante, hoy ya no lo es. Esto ayuda tambin a explicar por qu no se dispone dedefiniciones unvocas de estos eventos. Las que ofrecemos a continuacin tienen un sentidoconvencional, pero no universal, resumiendo diferentes fuentes de informacin.

Congreso

En esta actividad, se suelen reunir cientos e incluso miles de personas pertenecientes a ungrupo cientfico, cultural, religioso, etc. (que no se congregan habitualmente) para informarsey/o deliberar sobre algn tema en especfico. Un congreso suele durar de tres a siete das

segn la amplitud del programa, lapso en el cual se desarrollan mltiples actividades, en formasimultnea en la mayora de los casos, tales como conferencias, mesas redondas, talleres,foros, sesiones de trabajos libres. Los congresos mundiales o internacionales suelen realizarsecada dos aos y en algunas ocasiones cada ao, los congresos nacionales suelen ser anuales.

Tanto la fecha de realizacin de este tipo de evento como el tema del mismo suelen fijarse conun mnimo de anticipacin.

Jornada

Es una reunin de mucho menor envergadura y menos formal que un congreso. Se trata de

desarrollar en uno o ms das un tema monogrfico.

Convencin

Es una reunin formal, con carcter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes agrupos sociales, polticos, econmicos o empresariales, destinada a suministrar informacinsobre una situacin particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas o mtodosde trabajo, hacer pblico algn proceso, mtodo o sistema productivo innovador orevolucionario, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar problemas especficos.Su duracin se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.

Seminario

Tiene por objeto la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajodebidamente planificadas. Es muy importante que los miembros (suele ser un grupo reducido)tengan intereses comunes en cuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollodel tema exige la bsqueda o investigacin en diferentes fuentes, las actividades sonplanificadas en la primera sesin, los resultados y conclusiones son responsabilidad de todo elgrupo. Al final se hace una sesin de resumen y evaluacin del trabajo realizado. La duracindel seminario puede ser de varios das.


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Simposio

Es un tipo de reunin en donde un equipo de expertos, en nmero reducido y de formasucesiva, explica a la audiencia aspectos de un tema por 15 o 20 minutos cada uno. En lossimposios se suele participar por expresa invitacin de los organizadores. Las opiniones de los

expertos pueden ser coincidentes o no, lo importante es que el contraste de ideas permitaenriquecer el dominio de la temtica abordada. Corrientemente, los participantes puedenhacer preguntas que los expositores deberan responder, pudiendo intervenir nuevamentepara hacer aclaratorias, comentarios, agregar algo, hacer preguntas entre s, sin dar lugar adiscusiones. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador delevento hace un resumen o sntesis de las principales ideas expuestas y de las conclusiones msrelevantes.

Mesa redonda

Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus puntos de vista divergentes ocontradictorios sobre un mismo tema, la confrontacin de puntos de vista permitir alauditorio obtener una informacin ms amplia. El coordinador abre la sesin, fija las pautas detiempo para cada expositor y una vez finalizadas las exposiciones efecta un breve resumen delas ideas principales expuestas por cada uno de ellos, as como un resumen general, luego seinvita al auditorio a efectuar preguntas. En este tipo de evento la figura del coordinador esmuy importante, debe ser un experto en el tema, poseer dominio de grupo y ser totalmenteimparcial. Este tipo de evento suele ser muy utilizado en medios como la televisin, donderesaltan su valor y utilidad en la discusin de temas de gran inters pblico.

PanelVarios expertos discuten un tema en forma de dilogo o conversacin ante una audiencia detamao variado. Es una tcnica ms informal y flexible, ya que de lo que se trata es deconversar y debatir entre s el tema. Se caracteriza por la espontaneidad y el dinamismo. Eneste tipo de evento el coordinador tiene una tarea muy importante, ya que debe intervenirpara efectuar preguntas, orientar el dilogo hacia aspectos no tratados y centrar laconversacin cuando se desva. Unos minutos antes de terminar el dilogo, el coordinadorinvita a los miembros a que hagan un resumen breve de sus ideas e invita al auditorio aformular preguntas o intercambiar ideas. Por ltimo, el coordinador destaca las conclusiones

ms importantes de la reunin.Foro

Es una reunin pblica informal, que se acomete sin poseer estructurado y preestablecido unorden del da; no hay lmites en cuanto a la participacin, su objetivo es el de ofrecer a todoslos asistentes una tribuna libre sobre un tema de inters comn, se permite la expresinabierta de ideas y opiniones. Un buen coordinador es fundamental para este tipo de actividad,pues debe controlar la participacin espontnea, imprevista, heterognea de un pblico aveces numeroso y desconocido. A travs del foro se pueden obtener las opiniones del grupoacerca de un problema, hecho o actividad, llegar a ciertas conclusiones generales y establecer


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los diversos enfoques que pueden darse a un mismo hecho o tema. Un foro incrementa laformacin de los participantes a travs de aportes mltiples.

Coloquio

Es una reunin semiformal constituida por un grupo de especialistas de reconocida trayectoriay que tiene por fin analizar e intercambiar ideas sobre un tema de mutuo inters.

Taller

Son reuniones formativas de trabajo prctico o manual, se vale de la combinacin de tcnicasdidcticas que propician el conocimiento a travs de la accin. En un taller todos losparticipantes son activos contando casi siempre con un instructor que los dirige. Un taller esuna actividad puntual y limitada en el tiempo sobre un tema concreto.

Curso

Su caracterstica principal es ser una actividad netamente didctica, tiene un programapreestablecido que debe ser desarrollado en su totalidad en el tiempo programado, losparticipantes son dirigidos por un facilitador o instructor.

Reunin

Es un trmino general que se da cuando se junta un nmero de personas a fin de trataraspectos de inters de un grupo de trabajo o para programar una actividad.

Teleconferencia y videoconferencia

Son reuniones a larga distancia, que gracias a los avances tecnolgicos permiten que expertossituados en diferentes lugares y sin desplazarse puedan a travs de la lnea telefnica ofrecersu opinin o punto de vista, o impartir, una conferencia o un curso. A diferencia de lateleconferencia, las video conferencias van acompaadas de imgenes. Esta modalidadpermite tambin el intercambio de ideas entre el pblico y el expositor y la formulacin depreguntas. Esto significa adems que, por estar el expositor o conferenciante en cualquierparte del mundo, se produce un ahorro muy sustancial de tiempo y dinero.

Charlas

Reunin informal de varias personas, en donde un experto conversa sobre un tema enparticular.

Conferencia

Es una tcnica expositiva centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una manerasistemtica informacin o contenidos tericos, generalmente de carcter especializado, a unpblico de dimensiones variadas. El conferenciante, previamente, debe considerar aspectostales como el tiempo de duracin, el tema a desarrollar y la justificacin 'del mismo. Laconferencia debe ser estructurada en tres partes: una introduccin al tema, el desarrollo del

mismo apoyado con ejemplos, demostraciones e ilustraciones, y para concluir se debe haceruna sntesis de lo expuesto. Luego se abre un perodo de preguntas y respuestas.


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Asamblea

Reunin general y formal de una asociacin, un club, una organizacin o compaa cuyafinalidad es la de decidir sobre polticas a seguir, elegir comits, aprobar balances,presupuestos. La asamblea usualmente sigue ciertas reglas de procedimientos. Su frecuencia,

as como la hora y el lugar se establecen segn la necesidad.

Briefing

Reunin muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamientos a seguir o dar a conoceralguna informacin a un grupo de trabajo.

Exposicin

Es una actividad en la cual se muestran productos y/o servicios, adems converge el dilogo deinformal a formal con la visualizacin. Hay diferentes tipos de exposicin segn la duracin de

las mismas: permanentes, temporales y ambulantes. Las exposiciones son un excelente mediode comunicacin social y un punto clave de la promocin y divulgacin bien de una empresa ode un producto especfico. La mayora de las exposiciones no estn orientadas a materializarventas concretas de los productos o servicios expuestos o divulgados en ellas, y cuando estoocurre y se cierra el negocio el comprador recibe el producto en fecha posterior a la misma. Esuna actividad muy importante para establecer contactos.

Feria

Son exposiciones de productos y/o servicios de una actividad seleccionada, con el fin de

promocionada y comercializada. A diferencia de las exposiciones, en las ferias el participante ovisitante pueden adquirir y llevar consigo los productos en venta.

Festival

Esta modalidad de evento se utiliza con el fin de promover una cierta actividad; algunosejemplos son los festivales de la cancin, los gastronmicos, de cine, teatro, etc. Suelen serabiertos al pblico y congregar gran cantidad de personas.

Concurso

Se trata de una actividad para estimular la participacin de un pblico especfico. Como primerpaso a seguir, hay que crear un reglamento y designar un jurado calificador.

Viajes de incentivo

Es una modalidad de viajes que ofrece una organizacin o una empresa y que puede tener unade estas dos finalidades: premiar a un empleado o a un grupo de empleados por un esfuerzoespecial de trabajo o inducidos a que hagan un esfuerzo adicional.


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Viajes de familiarizacin (Fam. trip)

Un hotel, un complejo turstico, un centro de congresos o lneas areas invitan a operadoresde turismo, agencias de viajes o empresas organizadoras de eventos a distintas actividades yencuentros, con la finalidad de promocionar el lugar y los servicios.

Fiestas

Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo. Su razn de ser es la creenciageneralizada de que "siempre hay algo que celebrar". Tienen un gran valor porque muchasveces se conocen nuevas personas o se retorna el contacto con amigos o familiares que hacaalgn tiempo no veamos. A travs de ellas se formulan nuevos proyectos, ocurren cosasinusuales, divertidas y constructivas.


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Captulo II

Actividades principales Los comits

Seleccin de fecha y lugar El programa

El xito de cualquier actividad depende de las personas que en ella intervienen y de lascircunstancias en las cuales se lleva a cabo. Sin embargo, puede afirmarse que en lo esencialese xito se logra cuando hay una planificacin. Planificar implica realizar accionesestableciendo dnde se est y adnde se quiere llegar, por lo que es muy importantedeterminar entonces el objetivo que queremos obtener del evento a organizar.

El objetivo de la reunin es clave, ya que l constituye el hilo conductor que une a todos losparticipantes. Un evento bien dirigido y organizado, pero sin un objetivo comn compartidopor los asistentes, conduce a una serie de inconvenientes y conflictos que seguramenteterminarn en fracaso. Esto es cierto incluso en reuniones de carcter poltico, sindical oreligioso, en muchas de las cuales puede parecer a primera vista que predominan los interesescontrapuestos. Sin embargo, examinadas a fondo, es siempre posible observar en ellasobjetivos comunes, compartidos por el colectivo de participantes.

Realizar un evento implica considerar de manera explcita un conjunto de elementosrelacionados directamente con la naturaleza y caractersticas del mismo, o dar respuesta

concreta a interrogantes planteados por esos elementos. Entre los aspectos a tomar en cuentatenemos:

El ente organizador o patrocinador:

Importancia de las instituciones en el medio.Influencia econmica, cultural, cientfica o poltica.

La temtica del evento:

Importancia econmica, acadmica, social, cientfica, etc.Novedad del tema.

Los objetivos:

Especficos o generales.Duraderos o circunstanciales.


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Los expositores o ponentes:

Nivel de conocimientos o experiencia.Reconocimiento e influencia tcnica, social y poltica.

Los participantes:

Inters en el tema.Nivel de conocimientos.Caractersticas socioculturales.

Lugar o ambiente de trabajo del evento:

Pas.Localidad.Tipo de instalacin.

Duracin y fecha del evento:

Das, semana, mes.Perodos vacacionales o de labor.

Costos:

Montos presupuestados.Descuentos especiales.

Los eventos deben planificarse con suficiente antelacin para su buen desarrollo. A veces es

imposible una buena planificacin por falta de tiempo y habr que abordarlo de la mejormanera posible, reemplazando formulas idneas por otras sustitutivas. Cuanto ms complejasea la reunin ms tiempo se necesita para su preparacin. Un estudio de tiempos para elcomienzo de la preparacin har que el evento llegue a buen trmino. Hay que tener encuenta el tiempo que se tarda en cada uno de los pasos a seguir, procurando contemplar losmrgenes suficientes para los imprevistos que puedan surgir.


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El comit organizador

Es sin duda una etapa determinante la escogencia de las personas que ocuparn puestos enun comit. Las personas deben conocer los objetivos y metas de la reunin y con base en esospropsitos coordinar sus acciones en forma positiva y constructiva. Un comit organizador

debe estar integrado como mnimo por cinco personas: un presidente, un vicepresidente, unsecretario, un tesorero y un vocal. La presidencia es ocupada, generalmente, por el ms altoejecutivo de una empresa, de una asociacin, el gerente de una compaa o el secretarioejecutivo de una institucin acadmica, segn los casos. Debe ser una persona que goce demucho prestigio y credibilidad dentro de su cargo o especialidad.

Las personas que se escojan para formar parte de un comit organizador deben:

Estar personalmente motivados y entusiasmados. Tener un alto sentido deresponsabilidad.

Ser personas creativas.

Tener el tiempo suficiente para dedicarlo a esta responsabilidad.

Presidente honorario

ste es un cargo honorfico que se asigna normalmente a alguna personalidad nacional oextranjera, presidente de una institucin o asociacin. Generalmente se trata de una personade mucha categora y de renombre en el mbito social, poltico o cientfico, y que se hacepresente en la inauguracin del evento.

Principales actividades del comit organizador:

1. Disear la programacin estratgica del evento. Designar los miembros y lasrespectivas funciones de los comits y subcomits.

2. Escoger el lugar y la fecha en que se realizar. Elaborar el programa general delevento.

3. Hacer el organigrama general y el cronograma de todas las actividades.

4. Escoger a las asociaciones, empresas y/o personas que auspicien y patrocinen elevento.

5. Elaborar el presupuesto general del evento y solicitar su aprobacin en los nivelescorrespondientes.

6. Planificar las acciones a desarrollar para llevar a buen trmino la celebracin delevento.

7. Mantener el seguimiento de las actividades desarrolladas por los comits.


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8. Convocar a los representantes de los comits a reuniones peridicas para evaluar losresultados de las actividades desarrolladas.

9. Considerar y aprobar las sugerencias y recomendaciones de los comits.

10. Aprobar la incorporacin o desincorporacin de los miembros de los comits.11. Definir la poltica del sector en el evento.

12. Definir los medios y la frecuencia de la promocin. Elaborar el presupuestopreliminar y el definitivo. Mantener un control permanente sobre las finanzas. Preparar elinforme final y las recomendaciones, una vez concluido el evento.

Durante la etapa de planificacin se establecen claramente los objetivos y el plan general detrabajo del evento a organizar. La evaluacin de los objetivos y planes incluye una serie deacciones primarias. Con la separacin, clasificacin y agrupacin de acciones se inicia la

primera etapa de la divisin de funciones.

La divisin, clasificacin y agrupacin de funciones estn sujetas a una serie de factores, talescomo: el objetivo y la complejidad del evento, la cantidad de participantes, el programageneral, los recursos humanos y econmicos con que se cuenta, entre otros. :

El presidente del comit organizador, en el plazo ms breve, debe convocar a su primerareunin con el objeto de proceder a constituir los dems comits. A travs de estassubdivisiones o comits lo que se hace es asignar responsabilidades, claro est que ste no esun nico modelo a seguir, ya que en algunas ocasiones slo tres o cuatro personas hacen todo

el trabajo de organizacin y coordinacin. Las siguientes son las funciones que generalmentese les asignan a los comits.

Comit de programa

Este comit presta apoyo al comit organizador en todo lo concerniente a la estructuracin delprograma general del evento. Entre sus principales funciones tenemos:

1. Preparar un cronograma de actividades, estableciendo fechas topes.

2. Estructurar el programa tcnico:

3. Escoger los temas a tratar y las actividades a realizar. Seleccionar a losconferenciantes y/o ponentes. Seleccionar coordinadores de actividades.

4. Elaborar las bases para la presentacin de trabajos. Establecer los mecanismos parala preseleccin y hacer la seleccin final de los trabajos.

5. Enviar las cartas de invitacin y de confirmacin. Solicitar con antelacin lasponencias y los trabajos, as como un breve curriculum vitae y una fotografa de los ponentes einvitados especiales.


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6. Entregar las ponencias y trabajos al comit organizador dentro del plazo establecidopara su reproduccin y distribucin.

7. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de acompaantes.

8. Fijar fechas de reuniones peridicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas yprogramar acciones pendientes.

9. Mantener informado al comit organizador a travs de reuniones peridicas.

Comit de finanzas

Para la ejecucin de todo evento se requieren recursos econmicos y saber cmo distribuidosde acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Dentro de las funciones de este comit

estn:1. Elaborar el presupuesto preliminar y el definitivo. Buscar los recursos econmicos

que sean necesarios. Abrir las cuentas bancarias.

2. Mantener reuniones peridicas con el comit organizador.

3. Establecer las prioridades de los gastos. Efectuar los pagos.

4. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados.

Comit de apoyo y/o de servicios generales

Este comit debe prestar apoyo permanente al comit organizador en todo lo referente a laplanificacin y logstica de las actividades relacionadas con la celebracin del evento. Entre susprincipales funciones estn:

1. Reservacin del centro de convenciones. Montaje de los salones.

2. Alquiler del equipo de sonido.

3. Alquiler de todos los equipos audiovisuales. Grabacin de los discursos.

4. Reproduccin del material.

5. Disponibilidad de plataformas, andamios, tablones, etc. Organizacin y contratacindel personal tcnico. Alquiler de materiales.

Comit de promocin y relaciones pblicas Diseo y elaboracin del logotipo.

1. Diseo y elaboracin del afiche, los programas, folletos, papelera especial,invitaciones, distintivos, todo lo relacionado con impresos.


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2. Promocin interna y externa.

3. Diseo y elaboracin de las pancartas.

4. Diseo y compra de todo el material promocional. Planificacin. y coordinacin del

protocolo. Coordinacin de informacin y entrevistas con los medios de comunicacin.5. Coordinar los programas especiales para el comit organizador, los conferenciantes

e invitados especiales. Redaccin y/o revisin de los discursos de inauguracin y clausura.

6. Seleccionar y adiestrar el personal especializado que trabajar durante el evento.

7. Coordinar la entrega del material de inscripcin. Elaborar los instructivos.

8. Coordinar los actos de inauguracin y clausura. Escoger los obsequios a repartir.

Comit de transporte

1. Coordinacin general de todo lo referente al transporte areo, terrestre y martimo.

2. Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.

3. Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comit de seguridad

1. Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como delos delegados y o participantes.

2. Vigilancia de las instalaciones y de los equipos hasta su reintegro a la empresa o alos prestatarios de los servicios.

3. Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevencin de incendios.

4. Coordinar los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comit de recepcin

1. Funciona como el anfitrin. Es el responsable de dar la bienvenida a todos losparticipantes.

2. Recibir a los invitados especiales.


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3. Brindar toda la informacin tanto de las actividades del evento como otra que searequerida por los delegados e invitados.

Comit de registro1. Coordinar todo lo referente a la inscripcin. Disear las planillas de inscripcin.

Entregar el material.

2. Suministrar informacin.

Comit de alojamiento

1. Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje. Contratar los servicios dealojamiento.

2. Distribuir las habitaciones.

3. Asignar habitaciones a los invitados especiales.

Comit de alimentos y bebidas

1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos,

cenas, refrigerio s, etc. Organizar los horarios.

2. Seleccionar el men.

Comit de damas

1. Coordinar el programa de acompaantes.

2. Cooperar en la recepcin y despedida de los invitados y participantes.

3. Solicitar obsequios y donaciones. Colaborar en la decoracin.

4. Ayudar en la organizacin del programa social.

Organizadores profesionales de eventos

Segn sea el tamao del evento, no slo en cantidad de personas sino tambin en cuanto acomplejidad, se hace. Indispensable contratar los servicios de una empresa o una personaorganizadora profesional de eventos que se encargar de la coordinacin general del mismo.


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La organizacin de eventos como profesin est reconocida mundialmente por distintasasociaciones. Entre las principales organizaciones de este tipo podemos mencionar laInternational Asociation Professional Congress Organizer (lAPCO) y la International Congressand Conferences Asociaton (lCCA). En Venezuela existe la Asociacin Venezolana deOrganizadores de Congresos y Afines (AVOCA). A los organizadores profesionales se lesdenomina Professional Conferences Organizas (PCO), Organizadores Profesionales deReuniones (OPR) o Meetings Plannen (MP) (en el Anexo N 3 de este libro se ofrece una listade las principales asociaciones que operan en el sector).

Cuando un comit organizador solicita los servicios profesionales para la organizacin de suevento, es recomendable que se evalen las diferentes alternativas de la oferta y que seescojan personas u empresas de reconocida trayectoria tanto en el mbito nacional comointernacional, o bien que pertenezcan a alguna de las asociaciones anteriormentemencionadas, ya que en los ltimos aos personas con vagos conocimientos en la materia sevenden como expertos. La seleccin de la empresa responsable de la planificacin gestin delevento es, sin ninguna duda, una tarea exigente que obliga a tomar en cuenta numerososelementos o factores que tienen que ver con el xito del mismo.

Por su parte, cuando se decide contratar para esas tareas a un organizador profesional,conviene tener presente que ste no puede ser cualquier profesional, ya que se requiere deuna persona muy organizada y ordenada, eficiente, responsable, que posea tambin muchaimaginacin, previsin, paciencia, flexibilidad, buen humor, cortesa, mucha energa,adaptabilidad, conocimiento de idiomas y condiciones fsicas ptimas. No se puede olvidar quela organizacin y realizacin exitosa de un evento son una tarea altamente exigente tanto en elplano fsico como en el psicolgico.

El grfico 1 muestra la estructura de actividades de la industria de los congresos. Como es fcilde ver, ella pone de relieve el carcter diferenciado de sus principales actividades y actores, loque indica que se caracteriza por poseer un amplio esquema de divisin del trabajo. Laimportancia de las actividades, las funciones y el papel de los diferentes actores es variable, sinembargo todos deben confluir operacionalmente para poder garantizar el xito de la reunin.


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CUNDO, CMO, DNDE

Seleccin de la fecha

La escogencia de la fecha a efectuar nuestro evento es de una importancia vital, en este

sentido se debe tener en cuenta:

1. Si hay suficiente margen de tiempo para la organizacin requerida.

2. Evitar coincidencia de fechas con otras actividades similares o de la mismaespecialidad.

3. Cerciorarse de que no haya conflicto con las fechas de celebraciones religiosas,fiestas nacionales o regionales. Si coincide con las tradicionalmente utilizadas en el pasado, encaso de un evento que se repita.

4. Las condiciones climatolgicas.


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5. Ventajas en cuanto a las temporadas tursticas: alta y baja.

6. Horario y frecuencia de los transportes (aviones, barcos, ferries, trenes, autobuses).

7. Si es mejor programar las actividades durante la semana o a finales de sta.

8. Si se trata de un evento de tipo acadmico deben examinarse las fechas quecorresponden a los finales de trimestres o semestres universitarios, de aquellos centros a losque pertenecen personas que se desea invitar a participar, revisar tambin las fechas de losexmenes.

Seleccin del nombre

Escoger un nombre es de vital importancia: debe ser corto y llamativo pero tambin adecuadoal objetivo que se persigue. Adems, conviene ubicarlo en el contexto local, regional, nacional,internacional, por ejemplo: del Caribe, panamericano, mundial, etc.

Seleccin del lugar o sede

Escoger el lugar o sede del evento es muy importante y no debe ser decidido a la ligera o porsimple gusto. El entorno fsico puede facilitar o inhibir las actividades programadas. Al elegirdnde realizar nuestro evento, debemos tomar en consideracin los siguientes aspectos:

1. El lugar geogrfico (pas, ciudad).

2. El lugar fsico o las instalaciones donde se llevar a cabo: centro de convenciones,hoteles, instituciones educativas, agencias de festejos, instalaciones deportivas, etc. A estos

fines se debe efectuar un anlisis de las necesidades requeridas.

3. Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones. Facilidades de estacionamiento.

4. Comodidad para los usuarios.

5. Servicios que presta.

6. Los equipos que posee.

7. Los costos.

En la mayora de los pases cuando se decide hacer un evento se evalan las diferentesalternativas de lugares donde hacerlo, hasta conseguir el sitio que preste todos los servicios yque se adapte a los requerimientos. En Venezuela, la mayora de los eventos suelen realizarseen hoteles; en menor medida se hace uso de instalaciones universitarias o centros ad-hoc(como es el caso del Parque Central, en Caracas). Recientemente se inaugur el Palacio deEventos ubicado en Maracaibo, estado Zulia, y desde hace aproximadamente tres aos seencuentra operando una parte del Centro de Convenciones de la ciudad de Mrida.

Hay otros factores que son importantes sealar al momento de escoger una sedeinternacional, y surgen muchos interrogantes tales como: Podrn todos los delegados einvitados obtener el visado?


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Si se requiere de mucha promocin

Resulta accesible el sitio seleccionado para los medios de comunicacin nacionales einternacionales?

Cuenta con los medios apropiados para la transmisin de noticias? Recibir el apoyolocal que requiere?

La variedad en eventos y sus particularidades hace que la sede que es ideal para una reuninno lo sea para otra. No hay sede que sea perfecta para todo tipo de reuniones.

EL PROGRAMA

El diseo del programa

El diseo del programa es la base del evento. Si ha sido bien estructurado y cumple con losobjetivos trazados, entonces nuestra reunin ser un xito; de no ser as, desafortunadamenteno llenar las expectativas y puede provocar frustraciones o fracasos.

Corrientemente los eventos de mayor trascendencia comprenden tres tipos principales desesiones, lo que da lugar a varios programas particulares:

1. Programa tcnico o cientfico. Programa social.

2. Programa para acompaantes. Visitas tcnicas.

3. Programa turstico.

La combinacin equilibrada de estos elementos es de mxima importancia, siendo clave paragarantizar el xito de la reunin.

Programa tcnico o cientfico

El diseo del programa tcnico de un evento requiere de mucho conocimiento del tema, ascomo de una serie de componentes que da la experiencia. Disear un excelente programa,definir con precisin el tema bsico del evento, escoger unos extraordinarios conferenciantes,

determinar el nmero de sesiones, designando sus respectivos presidentes y moderadores, noson tareas fciles.

El comit de programa tiene bajo su responsabilidad el diseo y la estructuracin del mismo,por lo que debe de antemano conocer y estar muy claro en el objetivo principal, a fin de poderseleccionar los temas adecuados y cubrir las expectativas que tienen los participantes.

No existe una nica definicin del programa tcnico ni un solo tipo de comit de programa. Enfuncin del objetivo del evento y de otras consideraciones importantes, son muchas las vas atravs de las cuales se llega a la definicin o formulacin ms adecuada de ese programa, ascomo a la conformacin del comit que tendr a su cargo las tareas contempladas. En todocaso, lo que s es imprescindible es que las personas que integren el comit, en especial el


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presidente del mismo y los moderadores y relatores, sean individuos que tengan autoridadprofesional en su especialidad. Esto es muy importante porque a menudo es necesariodirigirse a personal experto, que puede o no ser miembro de la asociacin que convoca elevento, solicitndole formalmente su colaboracin profesional (ponencias, papers,comentarios por escrito, etc.) y esto se ve facilitado por la calidad y el reconocimientoacadmico o profesional de los miembros del comit.

Al estructurar y dar forma al programa conviene tener en cuenta los siguientes criterios:

1. Abarcar temas muy puntuales.

2. Las sesiones de trabajo no deben tener una duracin superior a las dos horas ymedia o tres, con el consiguiente descanso.

3. Seleccionar buenos conferenciantes y excelentes moderadores.

4. Si el evento tiene una duracin de cinco o ms das, y sesiones previstas tanto en lamaana como en la tarde, es aconsejable dar medio da libre.

5. Se debe fijar el horario teniendo en cuenta las costumbres del lugar, as como lascondiciones climatolgicas.

6. Es muy importante el dinamismo que se le imprima al programa, cuando se trata deactividades muy largas, tanto en das como en horas, se recomienda alternar diferentestcnicas.

7. La puntualidad es muy importante, se debe comenzar a la hora estimada y se debeconcluir, de igual manera, a la hora pautada.

8. Dejar libre el tiempo necesario para un descanso y poder tomar un refrigerio, hacerllamadas telefnicas o simplemente compartir.

9. Si se planifican actividades consecutivas o simultneas, y hay que ir de una sala a laotra, se recomienda pautar el tiempo suficiente para el traslado.

10. No estructurar muchas sesiones simultneas, ya que se crea confusin entre losdelegados, se hace difcil escoger a cul asistir (especialmente si todas las sesiones son muy

interesantes). Despus de los almuerzos las actividades deben ser muy dinmicas,preferiblemente interactivas.

11. Si la actividad dura varios das, no se debe programar la actuacin de todos losconferenciantes "estrella" en un solo da y mucho menos en actividades simultneas.

De igual modo conviene tener presente que la relacin de intercambio entre los expositores ysu audiencia es crtica para el aprendizaje de los conocimientos impartidos en el evento. Eneste sentido la Dra. Sara R. Torrence, experta en organizacin de eventos, cita, en su libro Howto Run Seientifie and Ieehnieal Meetings, las siguientes estadsticas que indican el porcentajediferencial de captacin audiovisual de las personas, segn el tipo de actividad que realizan alasistir a congresos, charlas o seminarios:


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ACTIVIDAD % DE CAPTACION

Or solamente 10

Ver solamente 30

Or y ver 50

Or, ver y hablar 70

Or, ver, hablar y hacer 90

Lo que esta informacin pone de relieve es que si los organizadores de eventos deseanrealmente que la audiencia aprenda, retenga informacin y acte en funcin de lo que haaprendido en la reunin es recomendable, entonces, combinar actividades cognoscitivas, noconcentrndose en una o dos de ellas.

Las sesiones de apertura y clausura son muy importantes, razn por la cual siempre esconveniente organizarlas del modo ms memorable posible. Por ello, a los fines de hacerlasimpactantes no deben ser muy prolongadas, sino ms bien cortas (de no ms de dos horas deduracin).

Se deben enviar las cartas de invitacin a cada expositor, explicando con mucha claridad:

1. El tema sugerido a tratar.

2. La fecha, el lugar y la hora en que va a hacer la presentacin.

3. Tiempo a utilizar.

4. Tipo de auditorio al que se va a dirigir. Trminos en los cuales se hace la invitacin.

Es tambin muy importante enviar el esquema preliminar del programa, as como indicarcules otros temas y ponentes se han seleccionado. Tambin se debe informar culesorganismos o asociaciones estn auspiciando y patrocinando el evento.

Luego que los expositores y/o ponentes aceptan su participacin se procede a enviar otracarta de confirmacin, en la que se les informar de otros detalles, tales como si se requierepasaporte, visa, vacunas o de algn permiso especial, tambin se les notificar la fecha lmitepara que enve la ponencia o algn material que deba distribuirse. Igualmente, se le solicitarun breve curriculum vitae y fotografa si es necesario. Es til y conveniente que el comitorganizador mantenga una constante comunicacin con los ponentes.

El invitado y/o ponente deber solicitar, con antelacin y por escrito, informacin sobre todoslos requerimientos: equipos audiovisuales, transporte, alojamiento, alimentacin, etc., para l

y sus acompaantes. Deber informar, adems, si requiere algn tipo de seguridad.


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Cuando el comit organizador asume el pago de los gastos de transporte y alojamiento de losponentes, debe informarles con mucha claridad las condiciones de los mismos: lugar dondedebe retirar los boletos y hotel en el cual se hospedar; y si tambin se incluyen las comidas obien se le van a entregar viticos al llegar. En caso de honorarios profesionales: la cantidad acancelar, en qu tipo de moneda y de qu manera se va a efectuar el pago.

El moderador

Es bastante frecuente que la funcin o papel del moderador, coordinador y/o presentador enlos eventos, no se tome con la debida seriedad. De all que muchas veces no se le daimportancia a la formacin profesional de la persona que se escoge, porque se tiene el malconcepto que cualquiera puede cumplir ese rol. En eventos de cierta envergadura se requiereque la persona sea un especialista en el tema que se va a tratar, que tenga buen timbre de voz,

buena diccin, seguridad de s mismo y sea una persona ecunime. En reuniones pequeasgeneralmente esa funcin la asume la misma persona que convoca. En muchos cursos elprofesor puede actuar como moderador.

Las funciones del moderador son las siguientes:

1. Abrir la sesin.

2. Presentar a los ponentes.

3. Ceder la palabra a quien vaya a participar. Moderar el coloquio.

4. Invitar al receso y/o refrigerio.

5. Invitar a continuar las sesiones.

6. Cerrar la sesin.


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Programa social

Las actividades sociales de quienes intervienen directamente en congresos, convenciones,seminarios, talleres, etc.; '0 de quienes los acompaan a estos eventos, han ido ganandoimportancia progresivamente, al punto de que su organizacin requiere de dedicacin y

esfuerzos especiales. Por esta razn las actividades sociales deben contemplarse en elpresupuesto a objeto de garantizar su realizacin. En verdad, gran parte del xito de loscongresos, seminarios y jornadas dependen de una buena seleccin y organizacin delprograma social. ste est condicionado por el tipo de evento que se est organizando y elpropsito principal es lograr integrar en las reuniones o actos previstos a todos los delegados yparticipantes, y a los acompaantes cuando los haya.

Esto contrasta con lo que ocurra en un pasado no tan remoto, cuando el programa social delevento se limitaba a un gesto de bienvenida, hospitalidad o reconocimiento pblico a los

participantes, por ejemplo, una cena, un concierto, visitas a sitios histricos, etc. Por elcontrario, hoy en da el programa social es parte integral del evento, y tiene gran valor eimportancia, especialmente en lo relacionado con las relaciones interpersonales.

Para los responsables de elaborar el programa social son dos los factores clave a tener encuenta: la duracin del evento y el presupuesto de gastos. La influencia de la duracin delevento se ejerce en dos sentidos: por una parte, mientras ms prolongado sea ste, mayorser la necesidad de disponer de un amplio programa social, como condicin para evitar fasesprolongadas de inactividad, e incluso de franco aburrimiento, entre los participantes yacompaantes. Por otra parte, mientras ms dure el evento mayores sern las exigencias de

socializacin de quienes asisten al mismo, razn por la cual un buen organizador siempredeber estar atento para prever el tipo de actividad social o de distraccin que permitasatisfacer esas exigencias.

A su vez, la incidencia del factor presupuestario sobre el diseo del programa social es clara, yaque si los organizadores disponen de recursos financieros ser mucho ms 'fcil diversificar lasactividades contempladas en ese programa. Por el contrario, un presupuesto muy austerolimita fuertemente estas posibilidades. En el caso extremo, lo imperdonable sera no incluir enel presupuesto general del evento un mnimo de recursos para atender actividades de tantaimportancia. Para evitar situaciones de este tipo, es muy corriente que el costo de los

programas sociales sea incluido en el costo de inscripcin del delegado, o bien, como se hahecho cada vez ms frecuente, que esos gastos sean patrocinados por una o varias empresas oinstituciones.

Cualquier actividad del programa social, en especial la de bienvenida o clausura, sea un coctelde recepcin, una cena de gala o una noche tpica, debe ser organizada con mucha dedicacin,pues conviene convertida en un evento grato que se recuerde por mucho tiempo.

Para cada reunin social a realizar se debe escoger el sitio ms adecuado. Generalmente elbrindis de bienvenida se suele hacer en el mismo lugar donde se desarrolla el evento o en el

hotel donde se encuentren alojados la mayora de los participantes. Otras actividades puedenser programadas en otros lugares.


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Al organizar el programa social se recomienda:

1. Escoger y reservar por escrito los salones, teatros, etc., con suficiente antelacin.

2. Seleccionar el rea para realizar los refrigerios. Enviar carta confirmando losservicios solicitados, as como los costos y forma de pago.

3. Operar de igual modo para la contratacin de grupos musicales, cantantes,orquestas, etc.

4. Cercano al evento, enviar carta confirmando la hora exacta y el lugar, as comotodos los servicios requeridos. Asegurar flexibilidad en los horarios.

5. Seleccionar adecuadamente las comidas y bebidas, y determinar el tipo de servicio

que se requiere. Conocer las costumbres alimentarias de los invitados especiales yparticipantes.

6. Informar a los participantes sobre estas actividades, hora de comienzo y finalizaciny el tipo de vestuario que debe llevar.

7. Elaborar y repartir las invitaciones.

8. Elaborar y vender las entradas en caso de que no estn incluidas en la cuota deregistro.

9. Cuidar con mucho esmero cada detalle en la organizacin de estos eventos.Los tipos de eventos sociales ms frecuentes son:

Recepcin de bienvenida

Es un encuentro que, segn el caso, puede ser informal y realizarse la vspera del evento,cuando ya estn abiertas las inscripciones de los delegados, o bien el mismo da en que seinaugura e instala el evento. Su propsito es el de permitir a los participantes un primercontacto con el personal de secretara, con los expositores y/o con los colegas participantes,en especial con quienes vienen del exterior. sta es una actividad de mucha utilidad cuando se

trata de eventos internacionales, ya que ayuda al proceso de instalacin de los participantes,permitindoles, de ser necesario, resolver problemas que pueden haber surgido con motivodel traslado al pas sede. Casi siempre la recepcin de bienvenida incluye un buffet o un coctel.

E l evento cultural

Se ha convertido en una actividad casi obligada en los eventos con una duracin de tres acuatro das. Cuando el evento es de carcter internacional y generalmente participan personasque hablan diferentes idiomas, conviene realizar una actividad que no implique ningnproblema en este sentido, por ejemplo, un concierto, un ballet o un espectculo musical. A los

fines de reducir los costos conviene que los organizadores lleguen a acuerdos operativos coninstituciones que, en el momento del evento, presenten este tipo de espectculo. En este caso


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es fcil conseguir descuentos importantes en los precios de las entradas, logrando que elespectculo se presente con exclusividad a los participantes. Otro tipo de actividad culturalque goza de mucha popularidad es la apertura nocturna de un museo, convenida con losresponsables de ste y con carcter de exclusividad para los participantes del evento.

Desayunos

Existen diferentes maneras de hacerlos, pueden ser tipo bujjet o servido especialmente. Ladecisin que se adopte depender de la cantidad de personas que van a asistir y la hora de laactividad programada despus del desayuno.

Refrigerios

A media maana y a mitad de la tarde se realiza un receso, se ofrece caf, t y jugos en ambasocasiones, con psteles salados en la maana y galletas o pasteles dulces en la tarde.

Almuerzos

Si hay dos horas o menos entre las sesiones de maana y tarde y no existen suficientesrestaurantes cercanos al sitio del evento para la cantidad de participantes, entonces lo msconveniente es contratar los almuerzos con casas especializadas. Naturalmente, el precio delos mismos deber incluirse en la cuota de inscripcin. Esto permite economas de costo ygarantizar un mnimo de calidad en las comidas.

Tambin encontramos la modalidad almuerzo-conferencia : sta se utilizaespecialmente en eventos de poca duracin o cuando se invita a algn expositor afamado.

Suites de hospitalidad

Es comn que las empresas contraten este servicio al hotel, bien por un da o por todos los quedure el evento, con el objetivo de invitar y atender a los delegados que les interesen o bien asus clientes. Una desventaja de este tipo de actividad es que se corre el riesgo de no saberexactamente cuntas personas asistirn al mismo, ya que en ellos resulta sumamente difcilcontrolar la asistencia.

Programa de acompaantes

Como un complemento, y a menudo como una extensin del programa social, se lleva a caboel llamado programa para acompaantes, el cual conlleva el diseo de un plan de actividadesorientadas a hacer lo ms grata posible la estancia de los familiares o amigos que suelenacompaar a quienes participan en los eventos. Con esto los organizadores del eventoprocuran reforzar el espritu de grupo y mantener la solidaridad y cohesin entre losparticipantes. Algunas de las actividades contempladas en este tipo de programa tienen uncarcter prcticamente exclusivo para estos acompaantes, pues tienen lugar en horas en lasque el evento propiamente dicho se est realizando. Otras son compartidas con quienes tienen

un inters puntual en el evento en s.


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La naturaleza de las actividades contempladas en el programa para acompaantes suele sermuy variada, sin embargo predominan las visitas guiadas a la ciudad donde se realiza elevento, o a sitios de inters histrico o turstico situados en lugares cercanos a la ciudad sede.Tambin suelen incluirse visitas a museos, galeras, centros comerciales, teatros, espectculosmusicales o artsticos y restaurantes de comida tpica.

En el caso de estas visitas, y con miras a evitar que se trate a los acompaantes como simplesturistas, conviene organizar las excursiones teniendo siempre en cuenta:

1. El tiempo que se tarda en ir y regresar a los lugares seleccionados.

2. La duracin de los paseos.

3. Se debe ser cuidadoso con todo lo relativo a la logstica de estos paseos, enparticular con los autobuses, conductores y guas.

4. Cuando asisten nios hay que planificar actividades relacionadas con su edad.

5. Analizar el promedio de las edades de los acompaantes para saber qu actividadesse pueden programar. La nacionalidad, o si es un evento nacional conocer el estado del queproceden.

6. Tomar en cuenta si hay mayora de mujeres o de hombres entre los participantes.

7. Solicitar por escrito la visita a los lugares previstos. Adquirir previamente lasentradas.

8. Contratar salones y/o espacios si se requieren.

9. Enviar carta de confirmacin indicando con exactitud la fecha, hora y la cantidad depersonas que asistirn a esa actividad.

10. Determinar el tipo y cantidad de medios de transporte.

11. Designar el personal de guas de protocolo y tursticas que acompaarn a estegrupo.

12. En el lugar del evento prever un saln en donde se registren, se les haga entrega

del programa, puedan obtener informacin cada vez que lo requieran o bien puedan esperar aldelegado.

13. Prever obsequios.

Visitas tcnicas

En algunos eventos se organizan actividades de ndole tcnica relacionadas con el evento. As,se planifican visitas a fbricas y/o establecimientos. Estas actividades suelen ser organizadas y

financiadas por empresas.


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Programa turstico

Dentro del marco del tema general que estamos tratando, el motivo turstico es un apndicede la participacin en el evento, por lo que se suele aprovechar esta oportunidad paraplanificar actividades de turismo en fecha previa o posterior al evento. Estos paseos son una

excelente oportunidad para mostrar las bellezas naturales y la cultura del lugar a delegados einvitados, sitios de inters que muchas veces son desconocidos.

Se recomienda contratar los servicios de una agencia de viajes o una empresa especializada deturismo, para que se puedan planificar los tours con antelacin y hacer las reservaciones detodos los servicios requeridos.

Se debe enviar a los delegados toda la informacin detalladla y con suficiente tiempo deanticipacin, de manera que estn en capacidad de tomar la mejor decisin.

Captulo III

Las cuatro fases de la organizacin

A. El espacio. El material impreso

B. La promocin. Los equipos

C. Los participantes. Preparacin del ambiente

D. Los recursos humanos

Todos los congresos, simposios u otros eventos, por grandes o pequeos, sencillos o complejosque sean, deben organizarse con suficiente anticipacin para poder garantizar su buendesarrollo. Como ocurre con casi todas las acciones humanas, el tiempo casi siempre es elfactor enemigo, y por ello se impone una adecuada planificacin de las diversas actividades


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que el evento presupone. Cada organizador debe revisar con mucho detenimiento los pasosque deben darse, pues no conviene comenzar demasiado pronto los preparativos, y muchomenos demasiado tarde, de forma que no llegara a estar todo preparado en su debidomomento.

Desde luego que los perodos de preparacin dependen de la magnitud del evento, de lacantidad de invitados y de la complejidad de la logstica.

La experiencia indica que en el caso de un evento inter nacional se requiere como mnimo de 1ao, siendo el lar so ideal 2 aos. Si se tratara de eventos nacionales, se requiere de 8 meses a1 ao, y si, por ejemplo, fuera una convencin de ventas de una gran empresa es necesario unperodo de 3 a 4 meses.

Por otra parte, ciertos pasos son condicin previa de otros, por lo que deben estar completospara comenzar el siguiente.

La organizacin de eventos se realiza en cuatro fases:

La primera fase se refiere a las mltiples actividades mencionadas en los captulos anteriores.Una vez que surge la necesidad de realizar un evento, se conforma el comit organizador, seselecciona el tipo de evento considerando el objetivo bsico del mismo, se le da un nombre, seescoge una fecha, se comienza a estructurar el programa, se elige el lugar, se decide de qu

manera y quin va a realizar el trabajo de organizacin y coordinacin, se determina quin va aauspiciar y patrocinar el evento y se formula el primer presupuesto.

La segunda fase es propiamente a la etapa de organizacin, planificacin y promocin. En ellase determinan los aspectos fundamentales del evento, y culmina justo cuando se inician ensentido prctico las actividades que lo definen. Como veremos luego, de esta etapa depende lamayor parte del xito. Por ello es necesario planificar cuidadosamente cada paso y prever cadadetalle, procurando minimizar los imprevistos siempre presentes durante el desarrollo delevento.

La tercera fase se inicia al comenzar el evento, es cuando se ejecutan todas las actividadesprogramadas y planificadas en la etapa anterior y las propias del momento de la realizacin delmismo. Es aqu donde se comprueba si el trabajo realizado. durante das, meses o aos deorganizacin ha sido realmente efectivo. Es una etapa de mucho riesgo que debe tratar deexcluir, o cuando menos minimizar, todo elemento de improvisacin. Cada paso, cadaactividad, cada detalle, deben estar totalmente bajo control.

La cuarta fase tiene que ver con la finalizacin del evento y se denomina postevento. En estafase se desarrollan las siguientes actividades:

a. La cancelacin de pagos pendientes a proveedores, personal y cierre de cuentas con

el centro de convenciones.


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b. Agradecimientos: es algo inexcusable, por parte de los organizadores, no enviar unacarta o nota de cortesa a todas aquellas personas que hicieron posible que la reunin sedesarrollara conforme estaba previsto (auspiciantes, patrocinadores, ponentes, directivos delcentro de convenciones, entre otros).

c. Evaluacin: se debe evaluar el cumplimiento de objetivos, as como el lugar escogidoy el servicio prestado por parte de las empresas proveedoras. Conclusiones: toda reunin hade tener unas conclusiones que puedan reflejarse en un acta, en un informe, en un dossier,una nota de prensa o un libro de inters general para los participantes o directivos de laorganizacin promotora.

d. Con el fin de planificar los tiempos requeridos por las actividades, se recomiendautilizar algunas herramientas como es la grfica de Gantt que muestra de forma sencilla lostiempos de realizacin, comienzo y terminacin de cada una de las tareas que conlleva laorganizacin del evento y sus interdependencias (ver grfico).

En este captulo trabajaremos bsicamente sobre la segunda y tercera de las fasesmencionadas, es decir sobre la planificacin, organizacin, promocin y gestin operacional delos eventos. Explicaremos las actividades a realizar y los detalles a considerar a la hora detomar decisiones.

EL LUGAR DONDE SE DESARROLLAR LA ACTIVIDAD

Uno de los primeros interrogantes que deben responder los organizadores es

Dnde realizar el evento?

En algunos casos (dependiendo de los requerimientos de nuestro evento) tenemos unsinnmero de espacios entre los cuales escoger, mientras que en otros se debe adaptar elevento al espacio que ms se adecue. Generalmente escogemos entre: centros deconvenciones, hoteles, centros de adiestramiento, universidades, salones de agencias defestejos, resorts, posadas, barcos, etc.

Una vez seleccionado el lugar 'que ms se adapta a las necesidades y/o requerimientos delevento diseado, se efecta una reunin con los ejecutivos o encargados del centro deconvenciones, hotel o lugar escogido como sede del evento, en la cual se procede a

determinar todas las necesidades o requerimientos inherentes a su realizacin y que deben sersatisfechos.


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A continuacin ofrecemos una lista que puede ayudar en esta tarea:

1. Ubicacin. Seguridad.

2. Capacidad de la(s) sala(s) de reunin plenaria o principal.

3. Adecuacin del espacio para el uso de equipos audiovisuales.

4. Salones para reuniones ms pequeas y simultneas.

5. Salas para presentacin de trabajos libres y/o posters. Salas para actividadescomplementarias, tales como comit organizador, prensa, organizador (PCO: ProfessionalCongress Organizer), oficina para secretara tcnica (secretarias, fotocopiadora, reproduccinde documentos), recepcin de audiovisuales, agencia de viajes o lnea area, banco y/o casade cambio. Confort de las sillas.

6. Altura del techo, tipo de lmparas. Iluminacin.7. Ventilacin.

8. Ambientacin y decoracin. Flexibilidad.

9. Limpieza.

10. Insonorizacin.

11. Espacio para el rea de inscripciones, informacin, entrega de material.

12. rea para refrigerios.

13. Espacio para colocacin de cabinas de interpretacin simultnea y entrega deaudfonos.

14. Depsitos.

15. rea para exposicin.

16. Aire acondicionado y/o calefaccin. Rampas.

17. Ascensores.

18. Escaleras.

19. Estacionamiento.

20. Baos.

21. Telfonos.

22. Primeros auxilios.


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Luego de verificar los espacios necesarios, se debe enviar una comunicacin con el fin dereservar cada rea en la fecha exacta en que se va a usar. En este primer acercamiento se tratade prever con el mximo de precisin todas las necesidades que se han de satisfacer. Debeestar claro, sin embargo, que a medida que se acerca la fecha de realizacin del evento se_ vanafinando detalles. Los congresos nacionales y/o internacionales en los cuales participan ungran nmero de personas son los que requieren mayor espacio para funcionar, por esta raznsuele ser ilimitada la oferta de lugares adecuados. En cambio los eventos pequeos tienenmayor nmero de opciones. De all que la experiencia, el profesionalismo y el ingenio delorganizador (PCO) sean muy importantes a la hora de escoger la sede.

Determinados y reservados los espacios se procede a firmar el contrato. Es muy importantedejar muy bien especificados los espacios y en qu fecha se van a utilizar, as como su costo yforma de pago.

Cercano al evento se suele enviar una carta confirmando todo lo contratado, solicitando los

servicios de limpieza, indicando las horas en que deben estar listos los salones, as como elservicio permanente de agua. A los fines de evitar equvocos e inconvenientes, se anexanplanos especificando el tipo de montaje en cada rea, la distribucin del presdium, solicitudde la ctedra (preferiblemente con luz), decoracin (en caso de que se requiera) bien conplantas, flores o algn objeto.

Debe estar claro que equipar y preparar las salas de trabajo, y naturalmente disponer delpersonal que garantice su operatividad, es una funcin a la cual no se puede restarimportancia. En relacin con esos preparativos es clave la determinacin del tipo de montajeque mejor satisfaga las necesidades de las salas de trabajo y eventos sociales. Con el propsito

de ilustrar sobre modelos alternativos de montaje de las salas se anexan algunos de losesquemas o modelos de mayor uso.


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EL MATERIAL IMPRESO

Bajo. este rengln se incluye un conjunto. importante y variado. de actividades y servicios quedeben ser satisfechos de la mejor manera.

El logotipo

Es usual que para cada evento se escoja una imagen grfica. Cuando el evento es promovidopor empresas, instiitucio.nes o. asociaciones se utiliza el logotipo que generalmente lasidentifica. En cambio hay otras actividades en do.nde es necesario crear toda una imagen. Paraconseguir la imagen adecuada se sugiere contratar los servicios de empresas o. perso.nasespecializadas, aunque si hay suficiente tiempo. se puede programar un concurso. Loimportante es que el logotipo sea llamativo y fcil de reproducir en cualquier material aimprimir.

La papelera

Al disponer del logotipo se procede a disear la papelera que ser usada para todas lasactividades relacionadas con el evento. Bsicamente consta de papel tamao. carta y sobres.

El afiche o pster

Algunos eventos utilizan como material promocional los afiches. Si es as, es importante quesean llamativos y ofrezcan una informacin bsica, tal como: quin organiza y auspicia elevento, cundo y dnde se va a realizar y los nmeros de telfonos donde se pueda requeririnformacin adicional y/o realizar la inscripcin.

Programa preliminar

Es aquel que se elabora y distribuye en las primeras etapas de organizacin y promocin delevento, contiene la informacin sin detalles, de carcter muy general sobre las actividades quese van a desarrollar en el transcurso del mismo. Puede decirse que ofrece una vistapanormica del evento.

Planilla de inscripcin

Los formatos a elaborar suelen ser muy variados, sin embargo, los ms frecuentes se orientana obtener informacin del siguiente tipo:

1. Nombre completo de quien se registra. Organizacin, empresa, institucin ocompaa a la que pertenece.

2. Direccin completa.

3. Categora: si es invitado) conferenciante, delegado. El tipo de inscripcin que seelige.

4. Acompaante.


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5. Fecha de llegada y salida. Medio que utiliza para llegar.

6. Seleccin de programas sociales y tursticos.


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Al recabar la informacin conviene siempre tener presente que lo mejor y ms conveniente esadoptar un enfoque sencillo, evitando complicaciones innecesarias que desagraden a losparticipantes.

Planilla de trabajos libres

Las planillas de trabajos libres o abstract se disean y distribuyen cuando los delegadospueden participar en las sesiones de trabajos libres, las cuales estn concebidas y se ejecutanbsicamente como un estmulo a la investigacin y a nuevas propuestas. Son actividades quegozan de mucha popularidad y contribuyen a ampliar la participacin en el evento. La planillaque se utiliza con esos fines tiene un formato internacional estn dar; lo que vara es el textode las palabras clave y temas. Generalmente se imprime en un solo color y sobre papel bond.Debe ser enviada con el programa preliminar, ya que debe ser devuelta por lo menos dos otres meses antes del evento, de manera que el comit de programa las evale, clasifique ydetermine las sesiones en las que se presentarn.


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Programa (impreso) definitivo

Es uno de los documentos de ms valor y ampliamente utilizado en el transcurso de un evento.Es el programa oficial del mismo y contiene toda la informacin adicional que se les puedasuministrar a los delegados. Existen muchos diseos y formas, as como opiniones, en cuanto

al formato, sin embargo la tendencia es a elaborar uno que se pueda llevar en un bolsillo o enla cartera con facilidad. A cada tipo de evento se debe adaptar su propio tipo de programa.

Para el programa definitivo se recomienda:

1. Usar un diseo de portada similar al utilizado en el programa preliminar.

2. Colocar el logotipo y nombre del evento. Fecha y lugar en que se realiza el evento.Lista de miembros del comit organizador. Palabras de bienvenida.

3. Programa.

4. Esquema.

5. Programa social.

6. Programa de acompaantes. Informacin general.

7. Libro de resmenes. Este libro se entrega junto con el programa en el momento dela inscripcin; en l se recopilan todos los resmenes de los trabajos libres que han sidoaceptados por el comit de programas. Es muy sencillo y su portada debe ser similar al dellibro de programa.

Lista de participantes

Es una lista que se debe distribuir preferiblemente al inicio del evento, contiene los nombresde todas las personas que asisten, as como invitados especiales, conferenciantes ymoderadores. Es recomendable colocar, al lado del nombre del participante, su direccin (dehabitacin, trabajo y correo electrnico).

Tarjetas de invitacin

De acuerdo al grado de formalidad las invitaciones se debern realizar en papel o cartulina ms

fina, el texto debe ser muy preciso, indicando cundo, cmo y dnde se realizar la actividadque da lugar a la invitacin, as como el motivo de la misma.

Tickets

En muchas ocasiones se distribuyen a los delegados y sirven para entrar a un almuerzo oalguna actividad que hayan adquirido aparte del registro general, o bien para los traslados. Sonmuy sencillos y se elaboran en cartulina.

Distintivos

Es la identificacin personal de los asistentes a un evento. Esto permite que los participantesestn identificados para poder entrar y salir libremente de las instalaciones o para que se


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conozca con quin se est hablando. Los datos fundamentales a incluir en el distintivo son ellogotipo y el nombre del evento, el nombre del participante; en algunos casos se incluyeadems el pas o regin de donde proviene aqul o la empresa que representa. En eventosdeportivos se suele agregar otras informaciones como el tipo de sangre y grupo sanguneo alque pertenece, si es alrgico a algn medicamento. En eventos donde la seguridad es extrema,por ejemplo eventos de Estado, los distintivos llevan la fotografa, numero de cdula y loslugares a los cuales se tiene acceso.

Hoy en da existe una gama infinita de tipos, tamaos y materiales con los cuales se puedenelaborar los distintivos, desde los impresos en papel o cartulina, hasta los similares a lastarjetas de crdito.

Cartulinas de identificacin o identificadores

El objeto de stas es dar a conocer la identidad de la persona que expone o que participa en la

reunin. Generalmente se le coloca el nombre de la persona en letras visibles, tambin sepuede incluir el nombre del pas y/o de la empresa que proviene y/o el cargo. Se elaboran encartulina blanca o de color, doblada en tres, formando un prisma triangular, o bien pueden serrealizados en acrlico' o metal introducindose una tira de papel.

Certificados de asistencia

Pueden ser desde una simple comunicacin en papelera del evento, en la cual losorganizadores certifican que la persona ha asistido al evento, o bien pueden ser un poco msformales elaborados en cartulina. Deben incluir el nombre y logotipo del evento, fecha y lugar,el nombre de la persona a la que se otorga el certificado y la firma de quien se determine.Generalmente son entregados al finalizar la ltima sesin del evento.

Diplomas y reconocimientos

Los diplomas o certificados de este tipo suelen ser muy cotizados, dependiendo naturalmentesu categora de la importancia del evento. En su elaboracin conviene utilizar un papelespecial. Deben llevar toda la informacin relativa al evento y el nombre de quien recibe elreconocimiento.

Material para los participantes

Se suele entregar una carpeta, un maletn o un bolso en el cual se le coloca todo el material:libreta, bolgrafo, programa, invitaciones, tickets, documentos, etc.

LA PROMOCIN

Esta es una actividad estratgica en la planificacin del evento. El primer paso se refiere acmo disear una campaa para "venderlo" y as lograr la asistencia deseada. Un evento es unproducto nuevo, por lo tanto es, en gran medida, desconocido; los consumidores son laspersonas que a l asistirn. La promocin o venta del mismo se puede hacer por varias vas.


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Invitacin directa/personal

Para ello habr que recolectar todas las listas de posibles participantes con su direccin deoficina, habitacin o electrnica. Se enviar a travs del correo, mensajeros, serviciosespeciales, etc., una comunicacin o el programa preliminar adjuntando, adems, la planilla de

inscripcin.

Medios impresos

Nos referimos a prensa, revistas especializadas, publicaciones. Para ello habr que disearunos artes de los anuncios; es indispensable que contengan el logotipo, nombre, fecha, lugar,institucin promotora y auspiciante(s), los temas principales, costo de inscripcin (en algunoscasos), invitados especiales, conferenciantes; en fin deben ser elaborados en la forma msatractiva posible. Tambin se debern escoger los das y fechas ms apropiados para supublicacin.

Afiches y/o posters

En muy importante determinar los espacios y lugares donde colocar los afiches. Su uso estampliamente explicado en el punto sobre material impreso.

Entrevistas y envo de informacin a emisoras de radio y televisin

Segn las caractersticas del evento, deben buscarse los programas cuya temtica sea afn ycontactar a los productores a fin de informarles del evento, as como sugerir invitar a losprogramas a los organizadores y/o participantes.

Cuas promocionales en radio y televisin

Es conveniente contar con el asesoramiento de profesionales tanto para la elaboracin decuas como para elegir el medio adecuado.

Los PARTICIPANTES

Registro/Inscripcin

Aunque se enviaran previamente las planillas de inscripcin y los participantes estuvieranregistrados, hay que establecer un rea en la entrada de los salones para el registro oinscripcin. Para esta actividad se requiere de un personal gil y que tenga el don de tratar conel pblico, y si se trata de un evento internacional debe hablar varios idiomas. Mientras mscapaces y experimentadas sean estas personas ms gil ser el proceso de registro. Esta rease puede dividir en dos para que el proceso de inscripcin sea lo ms fluido posible: una, paraaquellas personas que no se han registrado y debern hacer todo el proceso completo, desdellenar la planilla de inscripcin hasta cancelar, retirar el material y el distintivo, y otra rea paraaquellas que se han registrado previamente y slo debern retirar el material y distintivo.


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Invitados especiales

Los invitados especiales son aquellas personas que por su prestigio, nombrada oreconocimiento cientfico, social o poltico, le confieren importancia y notoriedad al evento. Enalgunos casos son invitados con todos los gastos pagos por parte del comit organizador, en

otros, se hacen presentes por sus propios medios. En todo caso, segn el tipo de evento y de laposicin del invitado, habr que considerar los siguientes aspectos:

1. Nombre completo y ttulos oficiales. Nombre de los acompaantes.2. Hacer los arreglos pertinentes al viaje.3. Notificar al hotel, a las autoridades etc., de la presencia del(os) invitado(s).4. Designar a la gua de protocolo y al comit de recepcin que acudir a recibirlos.5. Adquirir los obsequios o regalos.6. Inspeccionar personalmente las habitaciones o suites. Proveerle en la habitacin

de todo el material relativo al evento, as como una carta de bienvenida, material

informativo de la ciudad o del pas, y peridicos. Colocarle en la habitacin,flores, frutas, chocolates y/ o quesos.

7. Hacer los arreglos de paseos o tours o para alguna actividad en especial.8. Hacer los arreglos para entrevistas y/o ruedas de prensa solicitadas por el

invitado o por los medios de comunicacin.9. Cuando se trate de personas catalogadas en un momento determinado como

importantes (VIP' very important person) no se debe descuidar ningn detalle,hay que estar constantemente pendientes de los requerimientos paracomplacerlos y hacerlos sentir lo mejor atendidos posible.

Alojamiento

La eleccin del alojamiento, tanto de los invitados especiales como de los ponentes, delegadosy acompaantes, es una cuestin muy importante que obliga a tener en cuenta variasconsideraciones de tipo prctico y psicolgico. La seleccin vara enormemente de unos casosa otros, en funcin del tipo de evento, la categora de los delegados y las disponibilidades dealojamiento existentes. Es difcil dar unas normas concretas, aunque es conveniente tener encuenta:

1. Mximo confort posible.2. La ubicacin.3. Los servicios que ofrece.4. La limpieza.5. Estacionamiento.6. Seguridad.

Es importante sealar que la mayor

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